GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY CHỨNG KHOÁN ALPHA

Mục tiêu hoạt động của APSC Hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực chứng khoán; cung cấp các dịch vụđáp ứng nhu cầu đầu tư vào chứng khoán của các nhà đầu tư tổ chức và cá nhântrong và ngo

MỤC LỤC

Chương1:GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN ALPHA ……… 1

1 Giới thiệu về Công ty 1

2 Ngành nghề kinh doanh Công ty 2

2.1 Môi giới chứng khoán 2

2.1.1 Môi giới chứng khoán niêm yết/đăng ký giao dịch (NY/ĐKGD) 3

2.1.2 Môi giới chứng khoán chưa niêm yết/đăng ký giao dịch (OTC) 3

2.2 Đăng ký chứng khoán, lưu ký chứng khoán, thanh toán và bù trừ các giao dịch chứng khoán: 3

2.3 Tư vấn đầu tư chứng khoán, tư vấn tài chính doanh nghiệp và các dịch vụ tư vấn tài chính khác 4

2.3.1 Tư vấn đầu tư chứng khoán 4

2.3.2 Tư vấn tài chính doanh nghiệp và các dịch vụ tư vấn tài chính khác 4 2.3.2.1 Bộ phận tư vấn tài chính và quản trị doanh nghiệp 4

2.3.2.2 Dich vụ tư vấn tài chính khác 5

3 Cơ cấu tổ chức của APSC 7

Cơ cấu tổ chức, quản lý và kiểm soát của APSC 7

3.1 Đại hội đồng cổ đông 8

3.2 Hội đồng quản trị 9

3.3 Tổng Giám đốc điều hành 9

3.4 Ban kiểm soát 9

4 Mục tiêu, nguyên tắc, phạm vi hoạt động và hạn chế đối với APSC 9 4.1 Mục tiêu hoạt động của APSC 10

4.2 Nguyên tắc kinh doanh chứng khoán 10

4.3 Phạm vi hoạt động kinh doanh 10

4.4 Các quy định hạn chế 10

4.4.1 Quy định hạn chế đối với APSC 10

4.4.2 Quy định hạn chế đối với Tổng Giám đốc APSC và người hành nghề chứng khoán của APSC 11

5 Các kết quả chủ yếu mà APSC đã đạt được 11

5.1 Bảng kết quả kinh doanh năm 2008 11

5.2 Bảng kết quả kinh doanh năm 2009 13

5.3 Bảng kết quả kinh doanh năm 2010 14

Chương II: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY CHỨNG KHOÁN ALPHA 15

1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 15

1 1 Kiểm soát và cơ chế kiểm soát nội bộ của công ty chứng khoán 15

1.2 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ 18

1.2.1.Kiểm tra, kiểm soát trong quản lý 18

1.2.2 Loại hình kiểm soát 19

1.3 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ 20

1.4 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh 22

1.5 Những yếu tố quan trọng để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ 23

1.6 Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 23

1.7 Những yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 26

1.7.1 Môi trường kiểm soát 26

1.7.2 Thủ tục kiểm soát 29

1.7.3 Hệ thống kế toán 32

1.7.4 Kiểm toán nội bộ 33

2 Mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ của APSC 35

2.1 Ủy ban kiểm soát 35

2.2 Cơ cấu tổ chức của hệ thống kiểm soát nội bộ 36

2.3 Hệ thống kế toán 38

2.3.1 Khái niệm 38

2.3.2 Mục tiêu hệ thống kế toán 38

2.3.3 Các thủ tục kiểm soát 39

3 Mô tả hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quá trình cung cấp dịch vụ môi giới chứng khoán cho khách hàng 42

3.1 Sơ đồ vai trò của công ty chứng khoán trong thị trường chứng khoán 42

3.2 Sơ đồ giao dịch môi giới trên thị trường 43

3.3 Sơ đồ môi giới cổ phiếu 43

4 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ 44

4.1 Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên giấy tờ làm việc: 44

4.1.1 Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ 44

4.1.1.1 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ trên 2 mặt 44

4.1.1.2 Các phương pháp tiếp cận 44

4.1.1.3 Thể thức để đạt được sự hiểu biết về Hệ thống kiểm soát nội bộ44 4.1.2 Mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ trên giấy tờ làm việc 44

4.2 Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho các khoản mục trên Báo cáo tài chính 45

4.3 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát 46

4.4 Lập bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 46

5 Đặc điểm kinh tế kỹ thuật tác động đến hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty 46

6 Cấu tạo của hệ thống kiểm soát nội bộ 47

7 Xác định & đánh giá rủi ro của doanh nghiệp rủi ro của bộ phận & rủi ro của quy trình 53

7.1 Sử dụng các cơ chế kiểm soát 53

7.2 Nguyên tắc sử dụng cơ chế kiểm soát 54

7.3 Quy chế hoá các cơ chế kiểm soát 54

7.4 Bước chuẩn bị thiết lập hay hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ 54

7.5 Đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại của doanh nghiệp 55

8 Các bước triển khai việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp 55

8.1 Các bước triển khai 56

8.2 Những yếu tố chi phối sự thành công 56

8.3 Những vấn đề cần lưu ý 57

8.4 Vấn đề quản lý điều hành 58

9 Nhận xét 59

Chương III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA

CÔNG TY CHỨNG KHOÁN ALPHA 65

1 Một số định hướng phát triển của Công ty 65

2 Tính tất yếu phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty chứng khoán Alpha 66

3 Nguyên tắc cơ bản của việc hoàn thiện 67

4 Những giải pháp cụ thể 68

4.1 Chuẩn hóa hệ thống quy trình nghiệp vụ 68

4.2 Thiết lập bộ phận thông tin 70

4.3 Kiểm toán nội bộ 71

4.3.1 Vị trí của Kiểm toán nội bộ trong cơ cấu tổ chức 72

4.3.2 Đội ngũ kiểm toán viên 72

4.3.3 Kế hoạch kiểm toán nội bộ 72

4.3.4 Hoạt động của kiểm toán nội bộ 73

4.4 Kiểm tra giám sát 74

4.5 Giảm chi phí 74

5 Kiến nghị thực hiện giải pháp 75

5.1 Kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà nước 75

KẾT LUẬN 77

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 81

Chương I GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN ALPHA

1 Giới thiệu về Công ty

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN ALPHA

Tên tiếng Anh: ALPHA SECURITIES JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: APSC

Giấy phép kinh doanh số: 44/UBCK-GPHĐKD

Vốn điều lệ: 58,619,400,000 VNĐ

Trụ sở chính: Số 2 Phạm Ngũ Lão, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Điện thoại: (84.4) 39334666, Fax: (84.4) 39334668

Giấy phếp số 211/UBCK-GP ngày 16/03/2009 điều chỉnh giấy phépthành lập và hoạt động số 44/UBCK-GPHĐKD do chủ tịch Ủy ban chúngkhoán nhà nước cấp ngày 28/12/2006 được rút bớt nghiệp vụ tự doanh chứngkhoán.

Tổng số vốn điều lệ của Công ty theo Quyết định số 133/UBCK-GP do

Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước cấp ngày 18/6/2008 về việc sửa đổi một số nộidung Giấy phép thành lập và hoạt động kinh doanh chứng khoán số 44/UBCK-GPHĐKD ngày 28/12/2006 do UBCKNN cấp là 58.619.400.000VND ( không

có cổ phiếu ưu đãi )

Công ty Cổ phần Chứng khoán Alpha có trụ sở tại Số 02 Phạm Ngũ Lão,Phường Phan Chu Trinh, Quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

2 Ngành nghề kinh doanh Công ty

Theo quy định tại Giấy phép thành lập và hoạt động số GPHĐKD cấp ngày 28/12/2006 do UBCKNN cấp và theo quy định của LuậtChứng khoán số 70/2006/QH11, APSC được phép cung cấp các dịch vụ vềchứng khoán:

44/UBCK-2.1 Môi giới chứng khoán

Môi giới chứng khoán là hoạt động quan trọng và chiến lược của APSC.Với đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao

và có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề môi giới và kinh doanh chứng khoán,APSC đã có một số lượng lớn khách hàng thân thiết là các nhà đầu tư cá nhân

và tổ chức trong và ngoài nước

Dịch vụ môi giới chứng khoán do APSC thực hiện bao gồm:

2.1.1 Môi giới chứng khoán niêm yết/đăng ký giao dịch (NY/ĐKGD)

Khách hàng đến với APSC sẽ được hưởng dịch vụ môi giới chứng khoántrọn gói từ khi tìm hiểu, nghiên cứu và làm quen với thị trường chứng khoánViệt Nam cho đến khi chính thức tham gia vào thị trường

Bằng các phương tiện liên lạc truyền thống như trực tiếp, điện thoại, faxhay các phương tiện liên lạc hiện đại như email, internet, khách hàng sẽ luônnhận được thông tin diễn biến thị trường cũng như các thông tin liên quan đếnhoạt động đầu tư của mình một cách nhanh chóng và thuận tiện

2.1.2 Môi giới chứng khoán chưa niêm yết/đăng ký giao dịch (OTC)

Hoạt động môi giới chứng khoán OTC tại APSC được tổ chức chuyênnghiệp và bài bản, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp liên quan đến các giaodịch OTC của khách hàng Với thế mạnh là đội ngũ nhân viên môi giới năngđộng, hoạt bát và nhanh nhạy với thị trường, APSC góp phần tạo nên các cơhội gia tăng giá trị vốn đấu đầu tư cho khách hàng và tạo tính thanh khoản chotài sản là các chứng khoán chưa NY/ĐKGD do khách hàng đang nắm giữ

2.2 Đăng ký chứng khoán, lưu ký chứng khoán, thanh toán và bù trừ các giao dịch chứng khoán

Lưu ký chứng khoán là một hoạt động nghiệp vụ cơ bản của APSC Hoạtđộng lưu ký chứng khoán cung cấp cho khách hàng tiện ích ký gửi và bảo quảnchứng khoán cũng như thực hiện hộ khách hàng các quyền liên quan đến việc

sở hữu chứng khoán lưu ký

Với việc lưu ký chứng khoán sớm, APSC giúp khách hàng tham gia giaodịch ngay khi khi chứng khoán được niêm yết trong thời gian ngắn nhất chophép

Với việc lưu ký chứng khoán chưa NY/ĐKGD, ngoài tác dụng lưu giữ

và bảo quản khách hàng còn thường xuyên được cập nhật thông tin thị trường

về biến động giá chứng khoán mình đang nắm giữ, được tham gia vào một thịtrường chứng khoán phi tập trung đầy sôi động và hấp dẫn.

2.3 Tư vấn đầu tư chứng khoán, tư vấn tài chính doanh nghiệp và các dịch

vụ tư vấn tài chính khác

2.3.1 Tư vấn đầu tư chứng khoán

Tư vấn đầu tư chứng khoán là nghiệp vụ đặc biệt của APSC nhằm mangtới cho nhà đầu tư dịch vụ tư vấn đa dạng, chuyên sâu và hiệu quả Sản phẩmcủa APSC rất đa dạng như phân tích nền kinh tế, phân tích thị trường, phân tíchngành, phân tích nhóm cổ phiếu, phân tích cổ phiếu, trái phiếu … Với các hìnhthức tư vấn cũng rất đa dạng như tư vấn trực tiếp, hội thảo hay dưới dạng vănbản

Với các sản phẩm tư vấn chất lượng dựa trên các hoạt động phân tích vànghiên cứu chuyên sâu, khoa học trên cơ sở các thông tin độc lập, khách quan

và cập nhật nhất sẽ giúp cho khách hàng có thể đưa ra các quyết định đầu tưchính xác, kịp thời và hiệu quả

2.3.2 Tư vấn tài chính doanh nghiệp và các dịch vụ tư vấn tài chính khác

2.3.2.1 Bộ phận tư vấn tài chính và quản trị doanh nghiệp

Với tiến trình cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước, cổ phần hóa cácdoanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài cũng như nhu cầu huy động vốn để mởrộng sản xuất kinh doanh của các thành phần kinh tế, APSC xác định hoạt động

tư vấn là hoạt động then chốt cho sự thành công Với đội ngũ chuyên gia tư vấngiàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, APSC đã xây dựng những quy chuẩn

tư vấn hiện đại và đồng bộ, bao gồm:

• Xác định giá trị doanh nghiệp

• Tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp

• Tư vấn cổ phần hóa

• Tư vấn niêm yết

• Tư vấn các phương án tăng vốn cho doanh nghiệp

• Tư vấn quản trị doanh nghiệp

Khách hàng tư vấn của APSC là các tổ chức phát hành bao gồm cả các tổchức đã niêm yết và chưa niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam như:Công ty Cổ phần Hàng hải Hà Nội, Thủy điện Cần Đơn, Công ty Cổ phần Đầu

tư và phát triển nhà số 6 Hà Nội, Công ty Cổ phần Cơ giới và xây dựng ThăngLong, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nước sạch, Công ty

Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam, Hoàng Trà Co Ltd, Công ty Cổ phầnPhát triển Hàng hải, Dự án thủy điện Bắc Hà thuộc Tổng công ty Licogi… Sựthành công của các đối tác tư vấn sẽ tạo dựng uy tín của APSC trong hoạt động

tư vấn tài chính doanh nghiệp

2.3.2.2 Dich vụ tư vấn tài chính khác

a) Hoạt động đại lý phát hành

Với khả năng tạo lập các kênh phân phối bán buôn và bán lẻ trải rộngkhắp đất nước thông qua việc liên tục mở rộng và duy trì bền vững các mốiquan hệ với các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước, APSC thực hiện hoạtđộng làm đại lý cho các tổ chức phát hành và tổ chức thị trường mua bán lại(thị trường thứ cấp)

Hoạt động đại lý phát hành của APSC giúp khách hàng là tổ chức pháthành không những thành công trong việc đạt được mục tiêu huy động vốn màcòn giúp khách hàng cơ hội tiếp cận và bắt tay với các đối tác chiến lược lớn,góp phần tạo dựng doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh

b) Hoạt động nghiệp vụ giao dịch hợp đồng kỳ hạn

Nghiệp vụ giao dịch kỳ hạn (tiếng Anh gọi là Repo) tại Việt Nam hiệncòn rất mới mẻ và sơ khai Tại APSC, hoạt động nghiệp vụ giao dịch kỳ hạnđược các chuyên gia có kinh nghiệm từ những năm đầu hoạt động của thịtrường chứng khoán trong nước và có nghiên cứu chuyên sâu kinh nghiệm củacác thị trường chứng khoán tiên tiến thực hiện

Với nghiệp vụ giao dịch hợp đồng kỳ hạn, khách hàng hiện đang sở hữuchứng khoán chưa niêm yết đến với APSC không những chỉ được tiếp cậnthêm với một kênh cung cấp vốn là APSC mà còn được tham gia vào một thịtrường sôi động mới đó là thị trường mua bán lại hợp đồng Hoạt động nghiệp

vụ này tạo tính thanh khoản tối đa cho tài sản là các chứng khoán chưa niêmyết do khách hàng sở hữu

c) Hoạt động quản lý cổ đông

APSC nhận thực hiện quản lý cổ đông cho các tổ chức là doanh nghiệp

cổ phần với mức độ chuyên nghiệp hóa cao APSC hoạt động quản lý cổ đôngbằng các công việc như sau:

- Xây dựng và quản lý danh sách cổ đông theo đúng tiêu chuẩn quyđịnh của pháp luật hiện hành;

- Xây dựng quy trình và quản lý các hoạt động chuyển nhượng cổ phầncủa cổ đông;

- Thay mặt tổ chức phát hành thực hiện quyền liên quan đến việc sởhữu cổ phần cho các cổ đông của mình;

- Cùng với tổ chức phát hành xây dựng kế hoạch và tổ chức các sựkiện: lấy ý kiến cổ đông, tổ chức đại hội đồng cổ đông thường niên, tổ chức đạihội cổ đông bất thường, trình diễn năng lực doanh nghiệp

Bên cạnh đó, thông qua việc quản lý cổ đông và chuyển nhượng cổ phần,APSC tổ chức kết hợp các nghiệp vụ môi giới, bán hàng tạo tính thanh khoản

tối đa cho chứng khoán mình quản lý, tìm kiếm các cơ hội đầu tư theo yêu cầucủa cổ đông, trợ giúp tổ chức phát hành có đầy đủ thông tin cập nhật về thịtrường giao dịch cổ phiếu của công ty mình.

Với dịch vụ quản lý cổ đông do APSC cung cấp, khách hàng là tổ chứcphát hành khi đủ điều kiện luôn sẵn sàng về yêu cầu lưu ký và đăng ký lưu kýkhi gia nhập thị trường dành cho các công ty đại chúng cũng như thị trường tậpchung (thị trường dành cho các chứng khoán niêm yết/đăng ký giao dịch)

3 Cơ cấu tổ chức của APSC

Cơ cấu tổ chức, quản lý và kiểm soát của APSC

Cơ cấu tổ chức quản lý của APSC bao gồm

3.1 Đại hội đồng cổ đông

Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của APSC Đại hội cổ đông thườngniên được tổ chức mỗi năm một lần Đại hội đồng cổ đông phải họp thườngniên trong thời hạn bốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính Theo đề nghịcủa Hội đồng quản trị, có thể gia hạn, nhưng không quá sáu tháng, kể từ ngàykết thúc năm tài chính

3.2 Hội đồng quản trị

Hoạt động kinh doanh và các công việc của APSC phải chịu sự quản lýhoặc chỉ đạo thực hiện của Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan cóđầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh APSC trừ nhữngthẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị có trách nhiệmgiám sát Tổng Giám đốc điều hành và các cán bộ quản lý khác

3.3 Tổng Giám đốc điều hành

Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổđông, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của APSC đã được Hội đồngquản trị và Đại hội đồng cổ đông thông qua Quyết định tất cả các vấn đề khôngcần phải có nghị quyết của Hội đồng quản trị, bao gồm việc thay mặt APSC kýkết các hợp đồng tài chính và thương mại, tổ chức và điều hành hoạt động sảnxuất kinh doanh thường nhật của APSC theo những thông lệ quản lý tốt nhất

Thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và cán bộ quản lý được uỷthác có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ của mình, kể cả những nhiệm vụvới tư cách thành viên các tiểu ban của Hội đồng quản trị, một cách trung thực

và theo phương thức mà họ tin là vì lợi ích cao nhất của APSC và với một mức

độ cẩn trọng mà một người thận trọng thường có khi đảm nhiệm vị trí tươngđương và trong hoàn cảnh tương tự

3.4 Ban kiểm soát

APSC phải có Ban kiểm soát và Ban kiểm soát sẽ có quyền hạn và tráchnhiệm theo quy định tại Điều 123 của Luật Doanh nghiệp Thành viên của Hộiđồng quản trị, Tổng giám đốc điều hành và cán bộ quản lý phải cung cấp tất cảcác thông tin và tài liệu liên quan đến hoạt động của APSC theo yêu cầu củaBan kiểm soát

4 Mục tiêu, nguyên tắc, phạm vi hoạt động và hạn chế đối với APSC

4.1 Mục tiêu hoạt động của APSC

Hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực chứng khoán; cung cấp các dịch vụđáp ứng nhu cầu đầu tư vào chứng khoán của các nhà đầu tư tổ chức và cá nhântrong và ngoài nước; tư vấn tài chính doanh nghiệp; thực hiện các dịch vụ khác

có liên quan đến đầu tư; mang lại cổ tức cao cho các Cổ đông; thực hiện đầy đủcác nghĩa vụ đối với Nhà nước, tạo tích luỹ cho APSC nhằm phát triển kinhdoanh ngày càng lớn mạnh

4.2 Nguyên tắc kinh doanh chứng khoán

Tuân thủ pháp luật về chứng khoán và thị trường chứng khoán và cácpháp luật khác; Tuân thủ đạo đức nghề nghiệp; Liêm trực và thực hiện hoạtđộng kinh doanh một cách công bằng; Hoàn thành nghĩa vụ của mình vớikhách hàng một cách tốt nhất

4.3 Phạm vi hoạt động kinh doanh

APSC chỉ được phép lập kế hoạch và tiến hành tất cả các hoạt động kinhdoanh, cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính và dịch vụ tài chính khác trong nội

dung Giấy phép thành lập và hoạt động APSC chứng khoán và Điều lệ này phùhợp với quy định của Luật Chứng khoán và các văn bản pháp luật có liên quan.

Trường hợp APSC cung cấp dịch vụ, sản phẩm mới phải được Hội đồngquản trị phê chuẩn và được sự chấp thuận trước bằng văn bản của Ủy banChứng khoán Nhà nước

4.4 Các quy định hạn chế

4.4.1 Quy định hạn chế đối với APSC

- Không được đưa ra nhận định hoặc bảo đảm với khách hàng vềmức thu nhập hoặc lợi nhuận đạt được trên khoản đầu tư của mìnhhoặc bảo đảm khách hàng không bị thua lỗ, ngoại trừ đầu tư vàochứng khoán có thu nhập cố định;

- Không được tiết lộ thông tin về khách hàng trừ khi được kháchhàng đồng ý hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước cóthẩm quyền;

- Không được thực hiện những hành vi làm cho khách hàng và nhàđầu tư hiểu nhầm về giá chứng khoán;

- Không được cho khách hàng vay tiền để mua chứng khoán, trừtrường hợp Bộ Tài chính có quy định khác;

- Không được vi phạm các hạn chế khác do Ủy ban chứng khoánnhà nước quy định

4.4.2 Quy định hạn chế đối với Tổng Giám đốc APSC và người hành nghề chứng khoán của APSC

- Không được đồng thời làm việc cho tổ chức khác có quan hệ sởhữu với APSC chứng khoán nơi mình đang làm việc;

- Không được đồng thời làm việc cho APSC chứng khoán, APSCquản lý quỹ khác;

- Không được đồng thời làm Tổng giám đốc của một tổ chức chào

bán chứng khoán ra công chúng hoặc tổ chức niêm yết;

- Chỉ được mở tài khoản giao dịch chứng khoán cho mình tại chính

APSC

- Không được sử dụng tiền, chứng khoán trên tài khoản của khách

hàng khi không được khách hàng uỷ thác

5 Các kết quả chủ yếu mà APSC đã đạt được

5.1 Bảng kết quả kinh doanh năm 2008

đồng) Doanh thu hoạt động kinh doanh chứng khoán 22,123,766,637 các khoản giảm trừ doanh thu

Thu lãi đầu tư

Doanh thu hoạt động kinh doanh chứng khoán và lãi đầu tư 22,123,766,637 Chi phí hoạt động kinh doanh chứng khoán 10,408,361,996

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chứng khoán 71,664,420 Lợi nhuận ngoài hoạt động kinh doanh 6,951,917

Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 16,760,539

Lợi nhuận sau thuế 47,951,964

5.2 Bảng kết quả kinh doanh năm 2009

1 Doanh thu hoạt động kinh doanh chứng khoán 17.922.781.842

Trong đó:

- Doanh thu môi giới chứng khoán cho nhà đầu tư 11.881.530.385

- Doanh thu hoạt động đầu tư góp vốn 1.053.225.151

- Doanh thu hoạt động tư vấn tài chính 1.076.000.000

- Doanh thu khác (kinh doanh nguồn, quản lý sổ cổ

4 Chi phí hoạt động kinh doanh chứng khoán 9.284.811.084

7 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

5.3 Bảng kết quả kinh doanh năm 2010

Tên chỉ tiêu Số tiền (triệu đồng)

Doanh thu môi giới chúng khoán niêm yết 9.500

Doanh thu môi giới chúng khoán chưa niêm yết 100

Doanh thu hoạt động tự doanh, góp vốn 9.500

Doanh thu hoạt động tài chính và dịch vụ 6.500

Doanh thu hoạt động tư vấn 1.500

Chi phí hoạt động kinh doanh chúng khoán 10.000

Chương II ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG

TY CHỨNG KHOÁN ALPHA

1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

Nếu như hệ thống công ty chứng khoán được ví như “huyết mạch” củathị trường chứng khoán thì cơ chế kiểm soát được ví như “thần kinh trungương” của một công ty chứng khoán

1 1 Kiểm soát và cơ chế kiểm soát nội bộ của công ty chứng khoán

Uỷ ban tiêu chuẩn kế toán Australia (Australian Accounting Standards

Board) định nghĩa “Kiểm soát là khả năng của một thực thể trong việc chi phối

quá trình ra quyết định, trực tiếp hoặc gián tiếp, trong mối quan hệ với các chính sách tài chính và vận hành của một thực thể khác, qua đó tạo khả năng cho chủ thể đó vận hành theo các mục tiêu của chủ thể kiểm soát” Khái niệm

kiểm soát, do đó sẽ bao gồm 3 nội dung chủ yếu sau

Thứ nhất là khả năng kiểm soát liên quan đến năng lực của hội sở (được

ví như công ty mẹ) về quyền lực tài chính để có thể chi phối trực tiếp hoặc giántiếp quá trình ra quyết định của chi nhánh, công ty trực thuộc, công ty tham giagóp vốn (công ty con)

Thứ hai là lĩnh vực kiểm soát liên quan đến việc Hội sở sẽ kiểm soát các

chi nhánh, các công ty trực thuộc hoặc công ty tham gia góp vốn ở những khâunào, từ quyết định đầu tư, chiến lược phát triển, nhân sự cho đến các giao dịchhàng ngày như môi giới, tự doanh v.v

Kiểm soát nội bộ lại được hiểu theo nghĩa khác và gói gọn trong nội bộcủa một thực thể nào đó Nó liên quan đến những công việc mang tính tác

nghiệp cụ thể mà một bộ phận nào đó của công ty chứng khoán được giao thựchiện Cơ chế kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát vàthủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm quản lý và điều hành các hoạt động củacông ty chứng khoán Mục đích của kiểm soát nội bộ nhằm

- Sử dụng các nguồn lực và quản lý hoạt động kinh doanh của công tychứng khoán một cách hiệu quả

- Đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý đã được công tychứng khoán và các cơ quan quản lý có thẩm quyền ban hành được thực hiệnđúng thể thức và giám sát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ

chức, chính sách nhân sự, các quy định của pháp luật, các yêu cầu của kháchhàng và cổ đông

Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các giao dịchphát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho các cấp quản

lý ra quyết định mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của công tychứng khoán Chính vì thế, hệ thống kế toán là một mắt xích quan trọng của cơchế kiểm soát nội bộ

Thủ tục hay quy trình kiểm soát là trình tự và nội dung của các bướccông việc mà bộ phận kiểm soát nội bộ có thẩm quyền phải thực hiện để hoànthành trách nhiệm được giao Tuỳ từng lĩnh vực hoạt động của công ty chứngkhoán mà quy trình và thủ tục kiểm soát được tiến hành khác nhau Tuy nhiên,

dù thủ tục kiểm soát có khác nhau thì vẫn phải đảm bảo một số nguyên tắc cơbản như nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm vànguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Hoạt động kiểm soát của công ty chứngkhoán, do đó, sẽ được phân loại như sau

- Kiểm soát quản lý là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ của công tychứng khoán, do nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành.Kiểm soát quản lý diễn ra thường xuyên và là hoạt động quan trọng nhất trong

cơ chế kiểm soát nội bộ của công ty chứng khoán

- Kiểm soát xử lý được đặt ra để kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức làkiểm tra lại những công việc mà nhân viên công ty chứng khoán đã thực hiện

và đã được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợptrong báo cáo

- Kiểm soát để bảo vệ tài sản là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằmđảm bảo sự an toàn của tài sản và thông tin trong công ty chứng khoán

- Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với tất cả các hoatđộng và giao dịch diễn ra trong công ty chứng khoán

Dễ dàng nhận thấy, kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng đối với

sự an toàn và khả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của công tychứng khoán Việc xây dựng và thực hiện được một cơ chế kiểm soát nội bộphù hợp và hiệu quả sẽ cho phép các công ty chứng khoán chống đỡ tốt nhấtvới rủi ro

1.2 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2.1.Kiểm tra, kiểm soát trong quản lý

Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đãđịnh trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.Quá trình này bao gồm nhiều chức năng và có thể chia thành nhiều pha (giaiđoạn): ở giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêucần và có thể đạt tới, kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu, xâydựng chương trình, kế hoạch…Sau khi các chương trình kế hoạch đã kiểm tra

có thể đưa ra các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện Ở giai đoạn thực hiện,cần kết hợp các nguồn lực theo phương án tối ưu, đồng thời thường xuyên kiểmtra diễn biến và kết quả các quá trình để điều hoà các mối quan hệ, điều chỉnhđịnh mức và các mục tiêu trên quan điểm tối ưu hoá kết quả hoạt động…

Như vậy, kiểm tra không phải là một giai đoạn hay một pha của quản lý

mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này, bởi vậy cần quanniệm kiểm tra là một chức năng của quản lý Tuy nhiên, chức năng này đượcthể hiện rất khác nhau tuỳ thuộc vào loại hình cụ thể, vào truyền thống văn hoá

và những điều kiện kinh tế ở mỗi nơi trong từng thời kỳ lịch sử cụ thể

Về phân cấp quản lý, có rất nhiều mô hình khác nhau song chung nhấtthường phân thành quản lý vĩ mô (của nhà nước) và quản lý vi mô (của các đơn

vị cơ sở) Giữa hai cấp quản lý cơ bản nói trên còn có thể có cấp trung gian vừachịu sự quản lý vĩ mô của Nhà nước, vừa thực hiện chức năng quản lý ở cácđơn vị cơ sở Trong mọi trường hợp để đảm bảo hiệu quả hoạt động, tất yếumỗi đơn vị cơ sở đều tự kiểm tra mọi hoạt động của mình trong tất cả các khâu:

Rà soát tiềm lực, xem xét lại các dự báo, các mục tiêu và định mức, đối chiếu

và truy tìm các thông số về sự kết hợp, soát xét lại các thông tin thực hiện đểđiều chỉnh kịp thời trên quan điểm bảo đảm hiệu năng của mọi nguồn lực vàhiệu quả kinh tế cuối cùng của các hoạt động Công việc rà soát này có tên gọi

là kiểm soát nội bộ hay nội kiểm

1.2.2 Loại hình kiểm soát

Kiểm soát luôn luôn liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với các mục tiêu,trong khi đó tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạt Vìvậy, các hình thức thực hành kiểm soát cũng có thể thay đổi của các mục tiêu

đó Theo tác giả Victor Z.Brink và Herbert Witt thì nhìn chung có 3 loại kiểmsoát:

Kiểm soát hướng dẫn là loại kiểm soát thông qua định dạng những sự

kiện giúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt những mục tiêu lớnhơn Những hoạt động trung gian đó có thể rất rõ ràng hoặc rất rộng nhưng đặcđiểm chung là nó cảnh báo chúng ta cần có hoạt động quản lý kịp thời

Kiểm soát có không là loại hình kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ

chúng ta một cách máy móc, hay nói cách khác là giúp bảo đảm được nhữngkết quả mong muốn Với hình thức đơn giản nhất, nó có thể là một tiêu thứckiểm soát chất lượng mà thông qua đó chỉ có một bộ phận của sản phẩm đúngvới đặc điểm kỹ thuật mới có thể qua được

Kiểm soát sau hành động, loại kiểm soát này trùng với hai loại kiểm soát

đã nói ở trên nhưng nó được phân biệt là hoạt động quản lý xảy ra sau, và tiến

hành theo hình thức có hiệu quả nhất trong hoàn cảnh hiện thời Hoạt động đó

có thể là sửa chữa một sản phẩm hỏng hoặc động thay đổi một chủ trương haymột tiến trình Hoặc là hành động có thể thải hồi hay tái tuyển một nhân viên.Hoạt động sau sự việc có thể đã làm ngay hay phải nghiên cứu thêm và triểnkhai Công việc phân tích của kiểm toán viên nội bộ thường trực tiếp quyếtđịnh tới bản chất và phạm vi của loại hành động sau sự việc có hiệu quả nhất,

dù là hành động đó hướng về tương lai Ở đây kiểm soát cần được hiểu là xemxét lại quá khứ nhưng bao giờ cũng hướng vào cải tiến những hoạt động tươnglai

Theo mục đích của hoạt động kiểm soát, có thể phân loại hoạt động kiểmsoát thành: kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện Kiểm soát phòngngừa là hoạt động kiểm soát để ngăn chặn các rủi ro trước khi rủi ro có thể xảy

ra Kiểm soát phát hiện là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện lỗi sau khi vấn

đề xảy ra

Ngoài ra, phân loại theo chủ thể của hoạt động kiểm soát, có thể phânhoạt động kiểm soát thành 2 loại là kiểm soát từ phía bên ngoài (ngoại kiểm) vàkiểm soát nội bộ (nội kiểm) Kiểm là hoạt động kiểm soát được thực hiện bởicác chủ thể bên ngoài tổ chức, còn nội kiểm là hoạt động kiểm soát được thựchiện bởi các chủ thể trong tổ chức

1.3 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ

Thuật ngữ kiểm soát nội bộ được dùng để mô tả những phương pháp

và thực hành nội bộ có liên quan đến việc nhằm đạt tốt hơn các mục tiêucủa tổ chức thực hiện

Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức

và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm rabiện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của

đơn vị Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hướng tới các mục tiêu sau:

Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu

hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mụcđích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểmsoát thích hợp Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chấtkhác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng

Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ

máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành cácquyết định của các nhà quản lý Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảotính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động,phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh

tế, tài chính

Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ

được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp

lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải đượctuân thủ đúng mức Cụ thể:

 Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến cáchoạt động của doanh nghiệp;

 Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lậntrong mọi hoạt động của doanh nghiệp;

 Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báocáo tài chính trung thực và khách quan

Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:

Hoạt động kiểm soát nội bộ ra đời đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triểncủa hoạt động quản lý doanh nghiệp do vậy một mục tiêu quan trọng của hệthống kiểm soát nội bộ là đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

1.4 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh

Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế đểngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, vànhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập Một hệthống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:

 Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tàichính của công ty;

 Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ

ba hoặc nhân viên của công ty gây ra;

 Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gâytổn hại cho công ty;

 Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanhcủa công ty; và

 Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lýrủi ro chưa đầy đủ

Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thốngkiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khókhăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinhnghiệm giám sát trực tiếp của bản thân

Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổđông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tintưởng cao của cổ đông Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vữngmạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, vàđiều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài Các nhà đầu tư

sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn

1.5 Những yếu tố quan trọng để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ

Việc thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ đòi hỏi một sốnguyên tắc chung:

 Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạođức và phân công trách nhiệm rõ ràng;

 Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định

rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộcông ty;

 Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viênkhác nhau;

 Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thíchhợp;

 Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ;

 Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;

 Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;

 Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;

 Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện phápkiểm soát nội bộ

1.6 Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Sau hàng loạt những vụ bê bối lớn xảy ra trên thế giới trong ngành viễnthông kéo theo sự ra đi của một đại gia kiểm toán quốc tế cũng như nhiều yếu

tố bất ổn trong môi trường kinh doanh có tác động đến hoạt động của doanhnghiệp, các nhà quản trị chiến lược ngày nay quan tâm ngày càng nhiều hơnđến những vấn đề thể chế doanh nghiệp, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ

trong quá trình thiết kế và thực thi chiến lược cho doanh nghiệp của mình.Không chỉ có vậy, không khí trong công chúng và các cơ quan quản lý nhànước cũng nóng lên xoay quanh những vấn đề đầy tính thời sự này kéo theo sự

ra đời của những đạo luật ngày càng mang tính “kiểm soát” hơn

Những sự vụ kinh tế liên quan đến một số doanh nghiệp và tổ chức xảy

ra trong thời gian vừa qua được báo chí đưa tin tại Việt Nam, xét trên góc độquản trị kinh doanh, đã đến lúc cần đặt dấu hỏi lớn đối với vấn đề đạo đức nghềnghiệp trong doanh nghiệp, tổ chức và khả năng vận hành của những thiết kế

hệ thống hiện có liên quan đến thể chế doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ và quản

lý rủi ro cùng với tác dụng của những thiết chế giám sát từ bên ngoài Nhữngbài học đắt giá này không chỉ đơn giản là vấn đề của cải vật chất mà quan trọnghơn cả đó là vấn đề của niềm tin

Trong khi đó, nhiều doanh nghiệp thường chờ đợi được hướng dẫn củanhà nước mà không chủ động thiết kế cho mình những hệ thống hữu hiệu.Đồng thời cũng không ít sự băn khoăn rằng không hiểu những hướng dẫn nàyđược thiết kế dưới góc nhìn của “quản lý nhà nước” hay góc nhìn của “quản trịkinh doanh” Dường như cũng chưa có sự rạch ròi lắm giữa những quy địnhmang tính luật pháp với những quy định nội bộ mà doanh nghiệp là người chịutrách nhiệm thiết kế Quả là môi trường kinh doanh sẽ rất buồn tẻ ví như hàngngàn doanh nghiệp với quy mô khác nhau hoạt động trong nhiều lĩnh vực khácnhau của nền kinh tế lại cùng có chung một bản điều lệ hay một quy chế quản

lý tài chính giống y hệt nhau được quy định cần phải áp dụng bởi một văn bảnnào đó

Vai trò của các hiệp hội và các tổ chức chuyên ngành trong việc xâydựng và đề xuất những mô hình thiết kế hệ thống cũng chưa được sôi động tạo

ra sự thiệt thòi cho môi trường hoạt động của doanh nghiệp và tổ chức xét trêngóc độ chất lượng và tính cập nhật của những thiết kế này

Cùng sự hiện diện và tham gia của những thiết chế bên ngoài, một trongnhững nội dung cơ bản để có thể đảm bảo rằng những “sự cố” khó có cơ hội đểxảy ra trong doanh nghịêp và tổ chức đó là kiểm soát nội bộ

Hơn nữa, các nhà quản trị doanh nghiệp luôn tìm ra những phương cách

để có thể kiểm soát doanh nghiệp của mình ngày càng hữu hiệu hơn Kiểm soátnội bộ được thiết lập nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận đã

đề ra cũng như tuân thủ tôn chỉ hoạt động của doanh nghiệp trong khi giảmthiểu những yếu tố xảy ra bất ngờ gây tác động xấu tới hoạt động của doanhnghiệp Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị kinh doanh có thể ứng phó kịpthời với những thay đổi trong kinh tế và môi trường cạnh tranh, trong nhu cầu

và những ưu tiên tiêu dùng của khách hàng cũng như nhìn nhận thấy những nhucầu của những cải cách doanh nghiệp hướng tới tương lai phát triển của doanhnghiệp Kiểm soát nội bộ cũng góp phần tăng cường tính hiệu quả của hoạtđộng trong doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro mát tài sản và góp phần làm tăngthêm mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính cũng như công tác tuân thủ cácquy định của pháp luật

Cách hiểu về kiểm soát nội bộ cũng rất khác nhau đối với nhiều ngườitrong đó có các nhà kinh doanh, các nhà hoạch định chính sách và các nhànghiên cứu tạo ra sự nhầm lẫn trong quá trình áp dụng dẫn tới những bê bốitrầm trọng trong doanh nghiệp Điều này đã dẫn đến một đòi hỏi là cần phải cómột tiếng nói chung trong vấn đề khái niệm mang tính chuẩn mực được nhiềungười chấp nhận

Hội đồng các tổ chức tài trợ Ủy ban Treadway (COSO) xây dựng môhình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thừa nhận và áp dụng rộng rãitrên thế giới như những chuẩn mực của chất lượng kiểm soát nội bộ Theo mô

hình này, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là “Quy trình do hội đồng quản trị,

ban điều hành và các cá nhân thực thi, được xây dựng nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý đối với mục đích đạt được của những nội dung: (i) Tính

hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động; (ii) Mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính; và (iii) Tính tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành.”

Một hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là hữu hiệu khi được thiết kếbao gồm năm cấu phần sau đây nhằm trợ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu,chiến lược hay kế hoạch đã đề ra:

1.7 Những yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.7.1 Môi trường kiểm soát

Trước hết ta nghiên cứu khái niệm về môi trường kiểm soát: Môi trườngkiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị cótính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của cácloại hình kiểm soát nội bộ

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát

Các nhân tố của môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quanđiểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trongdoanh nghiệp Tính hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ phụthuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp đó Nếu các nhà quản lýcho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát đơn vị mình là quan trọng và không thểthiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì việc xây dựng một hệ thốngkiểm soát nội bộ cũng như việc vận hành hệ thống đó sẽ được quan tâm và tuânthủ của mọi thành viên trong đơn vị Ngược lại, nếu hoạt động này bị xem nhẹbởi các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ sẽkhông được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị Cácnhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm:

Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm

khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Cácquan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và

cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì các nhà quản

lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định,chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh

nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảmbảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyếtđịnh, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiệncác quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý còngóp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt độngtài chính kế toán của doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sựđiều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanhnghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống Thực hiện sự phân chiatách bạch giữa các chức năng, bảo đảm độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạokhả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc

Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả các nhà quản lýphải tuân thủ các nguyên tắc sau:

 Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạtđộng của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sựchồng chéo giữa các bộ phận;

 Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ,ghi chép sổ và bảo quản tài sản;

 Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt đượchiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

Chính sách nhân sự: sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền

với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểmsoát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động

của doanh nghiệp Nếu như nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trìnhkiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề racủa kiểm soát nội bộ Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vậnhành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viênkém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệthống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả.

Tóm lại, với những lý do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần cónhững chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt khenthưởng, kỷ luật nhân viên Công tác đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sựphải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phảimang tính kế tục và liên tiếp

Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch

sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cốđịnh đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tàichính, kết quả hoạt động, sự luân chuyển tiền trong tương lai và những nhân tốquan trọng trong môi trường kiểm soát Nếu việc lập và thực hiện kế hoạchđược tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽtrở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lýthường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tốảnh hưởng đến kế hoạch kịp thời

Uỷ ban kiểm soát: Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy

lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưngkhông kiêm nhiệm chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vựckiểm soát Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ, quyền hạn như sau:

 Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

 Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

 Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

 Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với cáckiểm toán viên bên ngoài

Tất cả các yếu tố trên là các yếu tố bên trong của đơn vị, ngoài các nhân

tố này còn các nhân tố bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việcthiết kế và hoạt động của các loại hình kiểm soát nội bộ

Môi trường bên ngoài: Các nhân tố thuộc môi trường bên ngoài tuy

không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đếnthái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế vậnhành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm nhân tố này baogồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà nước, ảnh hưởng củacác chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước,

Tóm lại, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnhhưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soátnội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức vềhoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lýdoanh nghiệp

1.7.2 Thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát hay các thể thức kiểm soát là những chế độ và thểthức, ngoài các nguyên lý phụ về môi trường kiểm soát và các đặc điểm của hệthống kế toán, đã được ban quản trị xây dựng để thoả mãn các mục tiêu của họ

Như vậy, các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý đơn vị thiết lập vàthực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ tục kiểm soát đượcthiết kế phù hợp với từng loại doanh nghiệp, từng loại nghiệp vụ cụ thể Tuynhiên, các thủ tục kiểm soát thường được thiết lập trong đơn vị dựa trên cácnguyên tắc cơ bản sau:

 Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách

nhiệm và công việc cần được chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiềungười trong bộ phận Mục đích của nguyên tắc này là không một cá nhânhay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của nghiệp vụ từ khâu đầu đếnkhâu cuối Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trongcông việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểmtra chéo

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về

trách nhiệm đối với một số công việc:

- Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ sách

- Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ sách kếtoán

- Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách

- Trách nhiệm phê duyệt nghiệp vụ và trách nhiệm thực hiện nghiệpvụ

- Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát

Nhìn chung nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệmcác nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụngquyền hạn

 Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Người quản lý cao nhất của đơn vị thông thường không thể và cũngkhông nên quyết định mọi vấn đề trong đơn vị mà phải thực hiện uỷ quyền chocác thuộc cấp một phần các công việc Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý,các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trongmột phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền này được tiếp tục mở rộng xuống

các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn màvẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh

tế phải được sự phê chuẩn đúng đắn Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việcquyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi quyền hạn được giao Sựphê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chínhsách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ

Ví dụ như việc xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố định, hạnmức tín dụng cho khách hàng, lãi suất tiền gửi, lãi suất cho vay Sự phê chuẩn

cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm:việc quy định chứng từ ghi sổ phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối vớitài sản và sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

- Các thủ tục kiểm soát chủ yếu

 Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu tài liệu liên quanđến đơn vị;

 Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán;

 Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học;

 Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết;

 Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán;

 Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;

 So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kếtoán;

 Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kếtoán;

 Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

1.7.3 Hệ thống kế toán

Thành phần quan trọng nhất của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

là hệ thống kế toán Hệ thống kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệthống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối

kế toán, các báo cáo tài chính Trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từđóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thuthập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức

đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chitiết:

Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp

vụ không có thực vào sổ sách đơn vị

Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp

Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài

khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán

Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực

hiện kịp thời theo quy định

Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào

sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên cácbáo cáo tài chính của doanh nghiệp

1.7.4 Kiểm toán nội bộ

Theo chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện Kiểm toán nội bộ

Hoa Kỳ ban hành năm 1978: “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc

lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức” Mục tiêu của kiểm toán

nội bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họmột cách hiệu quả

Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC), “kiểm toán nội bộ là một hoạt

động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”.

Như vậy, kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trongđơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầuquản trị nội bộ đơn vị

Kiểm toán nội bộ là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểmsoát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quansát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cảtính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểmsoát nội bộ Bộ phận kiểm toán hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có đượcnhững thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chấtlượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy

chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉphát huy tác dụng khi tuân thủ các nguyên tắc về tổ chức và hoạt động củakiểm toán nội bộ

- Nguyên tắc hoạt động của kiểm toán nội bộ

 Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao

đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải giao mộtquyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kếtoán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra;

 Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn nhữngnhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với cácquy định hiện hành;

- Phương thức hoạt động của kiểm toán nội bộ: từ bản chất của kiểmtoán nội bộ nên mối quan tâm của các kiểm toán viên nội bộ tập trung nhiềuhơn đến tính hiệu quả của các nghiệp vụ cơ bản và các hoạt động nghiệp vụ

đó góp phần như thế nào vào khả năng lợi nhuận và phúc lợi kinh tế của toàncông ty hay còn gọi là kiểm toán nghiệp vụ hay kiểm toán hoạt động Tuynhiên, ngoài kiểm toán nghiệp vụ, kiểm toán nội bộ cũng thực hiện kiểmtoán báo cáo tài chính

- Các mối quan hệ của kiểm toán nội bộ

Trong công ty, Kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp đủ cao, vàđược giao quyền hạn tương đối rộng rãi, hoạt động độc lập đối với các bộ phậnđược kiểm tra

Ngoài ra, Kiểm toán nội bộ còn có mối quan hệ với người giám sát bênngoài tổ chức và các kiểm toán viên bên ngoài

Các công ty tài chính là một doanh nghiệp kinh doanh trên lĩnh vực tiền

tệ, tín dụng Hệ thống kiểm soát nội bộ của các công ty này được thiết kế phùhợp với các đặc thù kinh doanh trên lĩnh vực nhạy cảm này

2 Mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ của APSC

2.1 Ủy ban kiểm soát

Mô hình tổ chức của Ủy ban kiểm soát

2.2 Cơ cấu tổ chức của hệ thống kiểm soát nội bộ

Cơ cấu tổ chức nói về cách phân quyền trong những bộ máy quản lý theonhững xu hướng khác nhau

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ tạo ra mộtmôi trường kiểm soát tốt và đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuốngdưới trong việc ban hành các quyết định

Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả phải tuân thủmột số nguyên tắc sau