1. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.5.Những yếu tố quan trọng để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ
kiểm soát nội bộ
Việc thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ đòi hỏi một số nguyên tắc chung:
• Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng;
• Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty;
• Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau;
• Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp;
• Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ;
• Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;
• Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;
• Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;
• Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp
kiểm soát nội bộ.
1.6. Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Sau hàng loạt những vụ bê bối lớn xảy ra trên thế giới trong ngành viễn thông kéo theo sự ra đi của một đại gia kiểm toán quốc tế cũng như nhiều yếu
tố bất ổn trong môi trường kinh doanh có tác động đến hoạt động của doanh nghiệp, các nhà quản trị chiến lược ngày nay quan tâm ngày càng nhiều hơn đến những vấn đề thể chế doanh nghiệp, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ trong quá trình thiết kế và thực thi chiến lược cho doanh nghiệp của mình. Không chỉ có vậy, không khí trong công chúng và các cơ quan quản lý nhà nước cũng nóng lên xoay quanh những vấn đề đầy tính thời sự này kéo theo sự ra đời của những đạo luật ngày càng mang tính “kiểm soát” hơn.
Những sự vụ kinh tế liên quan đến một số doanh nghiệp và tổ chức xảy ra trong thời gian vừa qua được báo chí đưa tin tại Việt Nam, xét trên góc độ quản trị kinh doanh, đã đến lúc cần đặt dấu hỏi lớn đối với vấn đề đạo đức nghề nghiệp trong doanh nghiệp, tổ chức và khả năng vận hành của những thiết kế hệ thống hiện có liên quan đến thể chế doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro cùng với tác dụng của những thiết chế giám sát từ bên ngoài. Những bài học đắt giá này không chỉ đơn giản là vấn đề của cải vật chất mà quan trọng hơn cả đó là vấn đề của niềm tin.
Trong khi đó, nhiều doanh nghiệp thường chờ đợi được hướng dẫn của nhà nước mà không chủ động thiết kế cho mình những hệ thống hữu hiệu. Đồng thời cũng không ít sự băn khoăn rằng không hiểu những hướng dẫn này được thiết kế dưới góc nhìn của “quản lý nhà nước” hay góc nhìn của “quản trị kinh doanh”. Dường như cũng chưa có sự rạch ròi lắm giữa những quy định mang tính luật pháp với những quy định nội bộ mà doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm thiết kế. Quả là môi trường kinh doanh sẽ rất buồn tẻ ví như hàng ngàn doanh nghiệp với quy mô khác nhau hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau của nền kinh tế lại cùng có chung một bản điều lệ hay một quy chế quản lý tài chính giống y hệt nhau được quy định cần phải áp dụng bởi một văn bản nào đó.
Vai trò của các hiệp hội và các tổ chức chuyên ngành trong việc xây dựng và đề xuất những mô hình thiết kế hệ thống cũng chưa được sôi động tạo
ra sự thiệt thòi cho môi trường hoạt động của doanh nghiệp và tổ chức xét trên góc độ chất lượng và tính cập nhật của những thiết kế này.
Cùng sự hiện diện và tham gia của những thiết chế bên ngoài, một trong những nội dung cơ bản để có thể đảm bảo rằng những “sự cố” khó có cơ hội để xảy ra trong doanh nghịêp và tổ chức đó là kiểm soát nội bộ.
Hơn nữa, các nhà quản trị doanh nghiệp luôn tìm ra những phương cách để có thể kiểm soát doanh nghiệp của mình ngày càng hữu hiệu hơn. Kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra cũng như tuân thủ tôn chỉ hoạt động của doanh nghiệp trong khi giảm thiểu những yếu tố xảy ra bất ngờ gây tác động xấu tới hoạt động của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị kinh doanh có thể ứng phó kịp thời với những thay đổi trong kinh tế và môi trường cạnh tranh, trong nhu cầu và những ưu tiên tiêu dùng của khách hàng cũng như nhìn nhận thấy những nhu cầu của những cải cách doanh nghiệp hướng tới tương lai phát triển của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ cũng góp phần tăng cường tính hiệu quả của hoạt động trong doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro mát tài sản và góp phần làm tăng thêm mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính cũng như công tác tuân thủ các quy định của pháp luật.
Cách hiểu về kiểm soát nội bộ cũng rất khác nhau đối với nhiều người trong đó có các nhà kinh doanh, các nhà hoạch định chính sách và các nhà nghiên cứu tạo ra sự nhầm lẫn trong quá trình áp dụng dẫn tới những bê bối trầm trọng trong doanh nghiệp. Điều này đã dẫn đến một đòi hỏi là cần phải có một tiếng nói chung trong vấn đề khái niệm mang tính chuẩn mực được nhiều người chấp nhận.
Hội đồng các tổ chức tài trợ Ủy ban Treadway (COSO) xây dựng mô hình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thừa nhận và áp dụng rộng rãi trên thế giới như những chuẩn mực của chất lượng kiểm soát nội bộ. Theo mô
hình này, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là “Quy trình do hội đồng quản trị, ban điều hành và các cá nhân thực thi, được xây dựng nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý đối với mục đích đạt được của những nội dung: (i) Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động; (ii) Mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính; và (iii) Tính tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành.”
Một hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là hữu hiệu khi được thiết kế bao gồm năm cấu phần sau đây nhằm trợ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu, chiến lược hay kế hoạch đã đề ra: