5. Kiến nghị thực hiện giải pháp
5.1. Kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà nước
Môi trường bên ngoài, đặc biệt là hệ thống pháp luật về công ty chứng khoán ảnh hưởng trực tiếp đến việc xây dựng và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty. Do vậy, để có môi trường pháp lý ổn định, các cơ quan chức năng cần nhanh chóng hoàn thiện khung pháp lý, đồng bộ hóa các quy phạm pháp luật đồng hệ thống pháp luật phải phù hợp với thông lệ quốc tế, tạo môi trường tài chính minh bạch tạo môi trường cho các công ty chứng khoán trong xu thế hội nhập. Trên nền tảng khung pháp lý đồng bộ, ổn định tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ.
5.2. Kiến nghị với Công ty Chứng khoán Alpha
Công ty nên coi trọng hơn đến chính nhân sự, phải có kế hoạch về nhân sự rõ ràng, đảm bảo cung cấp đủ nguồn nhân lực phù hợp và có đủ trình độ chuyên môn cho từng vị trí trong Công ty. Bên cạnh đó, Công ty nên đẩy mạnh triển khai các hoạt động nhằm tạo lập “văn hóa doanh nghiệp” của Công ty mình. Điều này ảnh hưởng đến ý thức, của cán bộ, nhân viên đồng thời cũng tạo ra một môi trường làm việc tốt, góp phần đưa Công ty trở thành công ty chứng khoán chuyên nghiệp.
Cùng với sự phát triển về hoạt động và quy mô, cụ thể là việc cung cấp một số loại hình kinh doanh mới, hình thành các chi nhánh, Công ty nên nghiên
cứu triển khai mô hình quản trị rủi ro phù hợp với các quy định hiện hành, với đặc điểm hoạt động của Công ty và thông lệ quốc tế. Hệ thống quản trị rủi ro thiết lập theo nguyên tắc tập trung, ngành dọc, đảm bảo tính độc lập của hệ thống này với hệ thống kinh doanh.
Để đưa các quy trình nghiệp vụ và chuẩn hoá, Công ty nên sớm nghiên cứu triển khai, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong hệ thống. Hiện tại, Công ty đã thành lập ban nghiên cứu triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 nhưng chưa tiến hành triển khai. Cùng với việc chuẩn hoá quy trình nghiệp vụ, Công ty nên xây dựng bảng mô tả công viêc cho từng vị trí trong Công ty tăng tính hợp lý trong xắp xếp nhân sự, đồng thời làm cho mỗi nhân viên hiểu rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn đặc biệt là trách nhiệm đối với từng hoạt động mình tham gia.
Khi lộ trình hội nhập ngày càng đến gần, cùng với tự do hoá thương mại, dỡ bỏ những hàng rào bảo hộ thuế quan và phi thuế quan, bài toán để tồn tại, phát triển của các doanh nghiệp Việt Nam chỉ có một lời giải duy nhất đó là cải tiến, nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm dịch vụ đạt đến tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Chúng ta đã biết, mô hình quản lý chất lượng theo ISO 9000 đề cập đến những vấn đề chủ yếu, những tiêu chí cơ bản trong quản lý chất lượng, được coi là tập hợp các kinh nghiệm quản lý chất lượng tốt nhất được thực thi và được chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc gia của rất nhiều nước trên thế giới.
Công ty Chứng khoán Alpha hiện nay đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ cả về quy mô và hoạt động. Đây là giai đoạn bắt đầu cần phải thiết kế hệ thống kiểm soát đầy đủ và hiệu lực phục vụ nhu cầu quản lý. Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát khi quy mô của doanh nghiệp chưa quá lớn thì chi phí thấp hơn, khi Công ty phát triển mạnh mẽ, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được thiết lập tương xứng trên nền một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt.
KẾT LUẬN
Hoạt động kiểm soát nội bộ ra đời và phát triển theo nhu cầu của việc quản trị doanh nghiệp. Khi quy mô, hoạt động của doanh nghiệp càng lớn các nhà quản trị càng thấy được tầm quan trọng của nó. Tuy nhiên, một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt phải giúp nhà lãnh đạo nhận dạng và đo lường được các rủi ro có thể xảy ra đối với doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh.
Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh. Theo nghĩa rộng, kiểm soát nội bộ bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm soát sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty. Thông tin của người chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế … Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm soát.
Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty. Ngoài ra, bộ
phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luậtđể hệ thống kiểm soát nôi bộ hoạt động có hiệu quả, Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi.
Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hóa rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiêm soát nội bộ.
Kiểm soát nội bộ ra đời và phát triển theo nhu cầu của hoạt động quản lý. Khi quy mô của doanh nghiệp chưa phát triển về quy mô cũng như hoạt động, các nhà quản trị Công ty có thể kiểm soát được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách tương đối dễ dàng. Nhưng khi quy mô của doanh nghiệp phát triển hơn thì vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ thể hiện rõ ràng hơn bởi vì các nhà quản trị lúc này sẽ gặp khó khăn trong việc nhận dạng, giám sát và kiểm soát tất cả các rủi ro nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân, lúc này các nhà quản trị phải quan tâm đến việc xây dựng để dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi hoạt động của doanh nghiệp ngày càng phát triển, hoạt động kiểm soát nội bộ cũng phải phát triển tương ứng đáp ứng nhu cầu phát triển đó. Để có thể tin tưởng rằng hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại là hữu hiệu, các nhà quản lý phải sử dụng chức năng kiểm toán
nội bộ thường xuyên xem xét, đánh giá, tư vấn kịp thời để nâng cao hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trong một doanh nghiệp bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của doanh nghiệp cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần).
Hơn nữa, trong theo xu thế phát triển của thời đại và sự phát triển của doanh nghiệp đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải tiếp nhận và xử lý một khối lượng thông tin khổng lồ và yêu cầu việc tiếp nhận và xử lý thông tin phải kịp thời đầy đủ. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ kiểm soát tốt được thông tin đầu vào, các quá trình giải quyết xử lý thông tin sẽ nhanh và chính xác giúp người quản lý ra quyết định kịp thời.
Xu hướng tự do hoá và toàn cầu hoá kinh tế khiến hoạt động kinh doanh của các tổ chức trên lĩnh vực chứng khoán càng trở nên phức tạp và tiềm ẩn
nhiều rủi ro hoạt động. Mở cửa thị trường chứng khoán làm tăng số lượng các công ty chứng khoán có tiểm lực mạnh về tài chính, công nghệ và trình độ quản lý áp lực cạnh tranh cũng tăng dần theo lộ trình nới lỏng các quy định đối với các tổ chức tài chính nước ngoài, nhất là việc mở rộng phạm vi hoạt động, khả năng mở rộng dịch vụ chứng khoán, trong khi các công ty chứng khoán Việt Nam còn nhiều yếu kém, trình độ chuyên môn và trình độ quản lý cũng như khả năng quản lý và chống đỡ với rủi ro còn yếu kém.
Do tính tất yếu của quy luật phát triển, để đáp ứng các yêu cầu, đòi hỏi và để tồn tại và phát triển bền vững. Công ty chứng khoán Alpha đã xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, là công cụ giúp nhà quản trị Công ty điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh doanh trong Công ty...
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Các tài liệu trên Tạp chí Nhà quản lý
2. Các bài viết, tài liệu trên các website uy tín
www.apsc.com.vn www.tailieu.vn http://www.scribd.com www.thoibaokinhte.com.vn www.doanhnhan360.com www. kiemsoatnoibo.com