ro của quy trình
7.1. Sử dụng các cơ chế kiểm soát:
• Phê duyệt
• Bất kiêm nhiệm
• Bảo vệ tài sản
• Đối chiếu
• Báo cáo bất thường
• Kiểm tra & theo dõi
• Định dạng trước.
7.2. Nguyên tắc sử dụng cơ chế kiểm soát
• Sử dụng cơ chế kiểm soát thích hợp
• Xem xét tính hiệu quả của cơ chế sử dụng (so sánh lợi ích & chi phí)
• Có thể sử dụng 1 cơ chế hay phối hợp 1 số cơ chế để kiểm soát
một rủi ro
• Vừa dùng cơ chế kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro, vừa dùng cơ chế kiểm soát để phát hiện rủi ro.
7.3. Quy chế hoá các cơ chế kiểm soát
• Quy chế cá nhân (áp dụng cho một nhân viên)
• Quy chế bộ phận (áp dụng cho một bộ phận)
• Quy chế nghiệp vụ (áp dụng cho toàn doanh nghiệp) => Đưa các quy chế vào “cuộc sống” một cách triệt để => Các cơ chế kiểm soát được vận hành hữu hiệu
7.4. Bước chuẩn bị thiết lập hay hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
• Thành lập ban chỉ đạo gồm ban lãnh đạo cao tất của công ty và
những nhân viên chủ chốt
• Lên kế hoạch triển khai
• Đào tạo đội ngũ lãnh đạo chủ chốt về Kiểm soát nội bộ
• Thuê chuyên gia tư vấn (nếu cần thiết)
• Đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại
• Triển khai các bước để tái thiết lập hay hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ
• Thường xuyên đánh giá và cập nhật rủi ro và sau đó điều chỉnh Hệ thống kiểm soát nội bộ, chứ không phải luôn thỏa mãn với Hệ thống kiểm soát nội bộ đã được thiết lập
7.5. Đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại của doanh nghiệp
• Không có hệ thống quy chế quản lý hoàn chỉnh, hoặc có nhưng
manh mún
• Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, nhưng trong các
quy chế ít chứa đựng các cơ chế kiểm soát
• Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ và trong các quy
chế có chứa đựng hầu hết các cơ chế kiểm soát, nhưng các quy chế quản lý này không được thực hiện triệt để và do đó các cơ chế kiểm soát không được vận hành.
• Có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ trong các quy chế có chứa đựng hầu hết các cơ chế kiểm soát, và các quy chế quản lý này đuợc thực thi triệt để và do đó các cơ chế kiểm soát được vận hành một cách hữu hiệu.
• Thường xuyên cập nhật rủi ro và hoàn thiện Hệ thống kiểm soát
nội bộ…
8. Các bước triển khai việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp
8.1. Các bước triển khai
1. Vấn đề triết lý kinh doanh và tầm nhìn của người lãnh đạo 2. Vấn đề sứ mệnh và tôn chỉ của doanh nghiệp
3. Xác định mục tiêu của doanh nghiệp trong ngắn hạn (VD trong vòng 2 năm) và trong dài hạn (VD trong vòng 10 năm)
4. Xác định rủi ro chung của doanh nghiệp
5. Xác định cơ chế kiểm soát chung của doanh nghiệp 6. Xác định cơ cấu tổ chức toàn doanh nghiệp
7. Xác định chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của từng bộ phận, từng nhân viên trong doanh nghiệp
(Bước 4,5,6,7 chính là việc tái cấu trúc công ty) 8. Xác định rủi ro của từng bộ phận
9. Xác định cơ chế kiểm soát cho từng bộ phận và cho từng nhân viên 10. Quy chế hoá các cơ chế kiểm soát trong các quy chế bộ phận và trong từng bảng mô tả công việc nhân viên
11. Xác định tất cả các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp 12. Xác định các chức năng của từng quy trình
13. Xác định rủi ro của từng quy trình
14. Xác định cơ chế kiểm soát rủi ro của từng quy trình
15. Quy chế hoá các cơ chế kiểm soát của từng quy trình trong các quy chế nghiệp vụ.
8.2. Những yếu tố chi phối sự thành công
• Cái “tâm” – “tài” (về lao động & quản lý) của những người đứng đầu doanh nghiệp
• Quyết tâm của người đứng đầu doanh nghiệp
• Nguồn lực của doanh nghiệp
+ Nhân, tài, vật lực dồi dào & hạn chế;
+ Riêng nhân lực :nhân lực quản lý của đội ngũ quản lý.
• Phương pháp triển khai (không chỉ dám nghĩ, dám làm mà còn biết cách làm và làm tới cùng)
• Văn hoá doanh nghiệp
• Sự đồng thuận trong doanh nghiệp
8.3. Những vấn đề cần lưu ý
• Cân nhắc kỹ cách thức triển khai:
- Triển khai từng bước theo kế hoạch, hay - Triển khai triệt để trong thời gian ngắn - Với lãnh đạo => thay đổi tư duy
- Với nhân viên => thay đổi thói quen - Với công ty => thay đổi tập quán
• Sự phản ứng tiêu cực, sự e ngại của nhân viên khi triển khai tái thiết lập hay hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ :
- Thêm việc? - Mất việc? - Mất chức? - Mất quyền? - Giảm lương? - Mất “bổng” - Mọi thứ có thể bị xáo trộn
- Môi trường làm việc bị thay đổi theo hướng xấu?
- Nhân viên không hiểu rỏ về Hệ thống kiểm soát nội bộ nên khi nghe ấy hai chữ “kiểm soát” là bị dị ứng
- Nghi ngờ về sự thành công của việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ
- Nghi ngờ về sự hữu ích củaHệ thống kiểm soát nội bộ (chẳng biết có tốt đẹp gì hơn hay không?)
Thuyết phục nhân viên trên cơ sở lợi ích của nhân viên sau đó mới đến lợi ích của công ty và lợi ích của chủ doanh nghiệp
• Đặc tính của Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu - Mình tự kiểm soát mình
- Mình kiểm soát những người/bộ phận khác - Mình bị kiểm soát bởi những người/BP khác - Mỗi bộ phận tự kiểm soát mình
- Bộ phận mình sẽ kiểm soát những BP/cá nhân khác
- Bộ phận mình sẽ được kiểm soát bởi các BP/cá nhân khác nhưng tất cả mọi người, mọi bộ phận đều thoải mái về điều này
• Quản lý bằng quy chế & cơ chế => Lãnh đạo công ty sẽ “lo” chứ không “làm”. “lo” hai vấn đề :
+ Chiến lược & kiểm tra việc thực hiện chiến lược
+ Bảo vệ công ty (cũng chính là vấn đề của Hệ thống kiểm soát nội bộ)
Để lo được hai vấn đề này thì phần lớn thời gian của Lãnh đạo thường phải dành cho việc đối ngoại chứ không phải đối thủ
• Quản lý bằng kinh nghiệm và lòng tin
=> Lãnh đạo công ty phải thường xuyên theo dõi sát các bộ phận, các hoạt động và tham gia nhiều vào việc xử lý sự vụ hàng ngày, ít có thời gian và điều kiện để nghĩ về chiến lược hay bảo vệ công ty.