Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại G.C.T

Đó là lý do mà đa số các doanh nghiệp kinh doanh thương mại ngày nayphải coi trọng việc lập kế hoạch bán hàngTrong thời gian thực tập tìm hiểu thực tế công tác xây dựng kế hoạch bánhàng

TÓM LƯỢC

Nền kinh tế càng phát triển thì càng xuất hiện nhiều các doanh nghiệp Bêncạnh đó là sự hội nhập quốc tế, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt Điều này đòi hỏicác doanh nghiệp VN phải làm thế nào để sản phẩm, dịch vụ của mình đưcợc thịtrường chấp nhận nhiều nhất Để làm được điều đó thì vai trò của công tác xây dựng

kế hoạch bán hàng vô cùng quan trong, cần được sự quan tâm chú ý đặc biệt Chính

vì vậy mà em lựa chọn đề tài nghiên cứu:

1 Tên đề tài: “ Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại G.C.T”

2 Sinh viên thực hiện : Bùi Thị Phượng

3 Lớp : K5HQ1B

4 Giáo viên hướng dẫn: Th.S Hoàng Cao Cường

5 Kết cấu luận văn gồm 4 chương với các nội dung chính sau:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài tập trung xác định tính cấp thiết,

mục tiêu và phạm vi nghiên cứu đề tài

Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch bán hàng

Sau khi nêu một số lý thuyết cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch bán hàngchương này tập trung phân định nghiên cứu: nội dung của xây dựng kế hoạch bánhàng; Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác xây dựng kế hoạch bán hàng

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và kết quả phân tích thực trạng công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại G.C.T, tập trung đi sâu nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng kế hoạch bán hàng

của công ty thông qua sử dụng, phân tích các số liệu sơ cấp, thứ cấp

Chương 4: Các kết luận và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại Công ty cơ phần xây dựng và thương mại G.C.T, Sau

khi xác định những mặt tích cực và đặc biệt là những mặt tiêu cực cũng như làm rõnhững nguyên nhân của những tồn tại, khó khăn, chương này sẽ tập trung đề xuấtmột số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng của công ty

Các giải pháp được đưa ra từ phía doanh nghiệp và một số kiến nghị khác với công

ty và Nhà nước

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện bài luận văn để tốt nghiệp em đã được sự hướngdẫn, chỉ bảo tận tình chu đáo của Th.S Hoàng Cao Cường – Khoa Quản trị doanhnghiệp cùng các thầy cô trong bộ môn Để có được kiến thức như ngày hôm nay emcũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong trường đã dạy dỗ tận tình trong nhữngnăm qua

Bên cạnh đó em cũng được các cô chú, anh chị trong Công ty cổ phần xâydựng và thương mại G.C.T giúp đỡ hết sức nhiệt tình và tạo mọi điều kiện cho emtrong suốt quá trình thực tập tại công ty để em có thể hoàn thành luận văn tốt nghiệpcủa mình

Cuối cùng em xin cảm ơn gia đình, cùng toàn thể bạn bè em đã luôn ủng hộ

em trong suốt thời gian học tập tại trường

Nhờ vậy mà em đã hoàn thành luận văn đúng thời hạn và đạt được kết quảnhư ngày hôm nay

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC BẢNG BIỂU

TrangBảng 3.1 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm 2008 - 2010 28 Bảng 3.2 Kết quả điều tra mức độ quan trọng của công tác xây dựng kế hoạch

bán hàng 33 Bảng 3.3 Kết quả sự phù hợp của công tác xây dựng kế hoạch bán hàng 34 Bảng 3.4 Kết quả đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh do công tác

xây dựng KHBH của công ty mang lại 35 Bảng 3.5 Kết quả sự cần thiết hoàn thiện công tác xây dựng KHBH Error:

Reference source not found

Bảng 3.6 Kết quả số lượng nhân viên trong các phòng ban Error: Reference

source not found

Bảng 3.7 Kết quả điều tra nguồn lực tài chính của công ty Error: Reference

source not found

Bảng 3.8 Kết quả đánh giá nguồn thông tin cho công tác xây dựng kế hoạch

bán hàng của công ty 36 Bảng 3.9 Kết quả điều tra mức độ hài lòng về chính sách đãi ngộ Error:

Reference source not found

Bảng 3.10 Kết quả điều tra về tầm quan trọng của khách hàng với công tác xây

dựng kế hoạch bán hàng Error: Reference source not foundBảng 3.11 Kết quả điều tra yếu tố khách hàng quan tâm khi mua hàng Error:

Reference source not found

Bảng 3.12 Kết quả công tác bán hàng quý I/ 2011 Error: Reference source not

found

Bảng 2.13 Tình hình thực hiện kế hoạch theo nhóm mặt hàng của công ty trong 3

năm 2008 - 2010 43 Bảng 3.14 Các phương pháp dự báo bán hàng của Công ty cổ phần xây dựng và

thương mại G.C.T 39 Bảng 3.15 Xây dựng ngân sách bán hàng của Công ty cổ phần xây dựng và

thương mại G.C.T 42 Bảng 4.1 Mục tiêu bán hàng sắt thép và xi măng năm 2011 51

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Trang

Sơ đồ 2.1: Quy trình xây dựng kế hoạch bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 14

Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của công ty 26

Sơ đồ 3.2 Quy trình dự báo bán hàng của Công ty cổ phần xây dựng và thương

mại G.C.T 40

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG

KẾ HOẠCH BÁN HÀNG

1.1 Tính cấp thiết của đề tài.

Trước xu thế hội nhập toàn cầu, các doanh nghiệp Việt Nam luôn tìm chomình những thị trường, khách hàng có nhu cầu tiêu dùng sản phẩm của họ Sự chấpnhận, tín hiệm của thị trường, khách hàng là thành công của doanh nghiệp Bởi vậyphải làm thế nào để doanh nghiệp bán được nhiều sản phẩm, thu được nhiều lợinhuận là câu hỏi mà các nhà doanh nghiệp luôn đặt ra Từ đó có thể nhận thấy đượctầm quan trọng của công tác xây dựng kế hoạch bán hàng,

Nền kinh tế thị trường ngày càng mở rộng và cạnh tranh gay gắt vì vậy cáccông ty cần có chiến lược cũng như xây dựng kế hoạch kinh doanh cụ thể cho mình

để tồn tại đứng vững trên thị trường Một doanh nghiệp thành công hay thất bại phụthuộc rất nhiều vào việc sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp có được thị trườngchấp nhận hay không Hay công tác bán hàng phải mang lại hiệu quả cao cho doanhnghiệ, đây là một khâu rất quan trọng trong quản trị bán hàng Do vậy công ty nàocũng cần quan tâm, chú ý đến công tác để đạt mục tiêu chung đặt ra

Muốn hoạt động kinh doanh của công ty được thuận lợi, hỗ trợ cho công tácbán hàng thì một trong những khâu công ty cần đặc biệt quan tâm là công tác xâydựng kế hoạch bán hàng tuỳ thuộc vào từng giai đoạn phát triển của công ty Việcxây dựng được kế hoạch bán hàng có hiệu quả giúp công ty nắm bắt được những cơhội, tránh được những rủi ro, tốc độ bán hàng được đẩy mạnh, từ đó chủ động hơntrong hoạt động kinh doanh Góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường

Vì vậy các doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình kế hoạch bán hàng bài bản,chuyên nghiệp phù hợp với từng giai đoạn phát triển của sản phẩm, dịch vụ để từ đóthực hiện được mục tiêu của doanh nghiệp

Xây dựng kế hoạch bán hàng là nội dung quan trọng nhất của hoạt động bánhàng bởi nó là tiền đề và là cơ sở khoa học, là căn cứ để tiến hành các giai đoạn tiếptheo của quản trị bán hàng Sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp được bán ra rộngtrên toàn bộ thị trường mục tiêu là nhờ rất lớn vào công tác bán hàng của mạng lưới

bán hàng Đó là lý do mà đa số các doanh nghiệp kinh doanh thương mại ngày nayphải coi trọng việc lập kế hoạch bán hàng

Trong thời gian thực tập tìm hiểu thực tế công tác xây dựng kế hoạch bánhàng tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại G.C.T thấy rằng công tác xâydựng kế hoạch bán hàng chưa thực sự mang lại hiệu quả cao cho hoạt động kinhdoanh của công ty, do công ty chưa thực sự đầu tư đúng mức cho công tác bán hàng.Đây là vấn đề khó khăn mà các nhà quản trị đang tìm cách khắc phục

Lĩnh vực kinh doanh của công ty chủ yếu là sản xuất và cung ứng nguyên vậtliệu, thiết bị cho ngành xây dựng như xi măng, sắt, thép, cầu kiện bê tông,… Đây làlĩnh vực đang rất phát triển hiện nay bởi nhu cầu xây dựng của xã hội ngày càng cao,các công trình như nhà ở, trung tâm thương mại, khu vui chơi giải trí, cầu đường,…mọc lên ngày càng nhiều Tuy nhiên, sự cạnh tranh cũng vô cùng gay gắt đòi hỏi cácdoanh nghiệp phải chú trọng đầu tư vào công tác xây dựng kế hoạch bán hàng để thúcđẩy việc tiêu thụ hàng hoá, hoàn thiện hơn hoạt động kinh doanh của công ty

1.2 Xác lập và tuyên bố đề tài

Trên cở sở làm rõ một số lý luận cơ bản về bán hàng, xây dựng kế hoạch bánhàng kết hợp với việc áp dụng các phương pháp nghiên cứu thực tế tại Công ty cổ phầnxây dựng và thương mại G.C.T em đã rút ra được những thành công và hạn chế đangmắc phải và tìm ra nguyên nhân những thực trạng đó Bên cạnh đó, thấy được lĩnh vựckinh doanh nguyên vật liệu và thiết bị xây dựng đang được quan tâm chú ý bởi nhu cầuhiện nay là rất lớn Em quyết định đi sâu nghiên cứu đề tài: “ Hoàn thiện công tác xâydựng kế hoạch bán hàng tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại G.C.T”

Đề tài tập trung nghiên cứu giải quyết những vấn đề xoay quanh công tác xâydựng kế hoạch bán hàng nguyên vật liệu và thiết bị xây dựng bao gồm dự báo bánhàng, xác định mục tiêu, xây dựng chương trình và chính sách bán hàng nhằm làm rõnhững khó khăn, vướng mắc cần giải quyết đồng thời đưa ra giải pháp khắc phục gópphần hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng của công ty

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

Để giúp cho Công ty cổ phần xây dựng và thương mại G.C.T nói riêng và cácdoanh nghiệp kinh doanh nguyên vật liệu và thiết bị xây dựng nói chung ngày cànghoàn thiện hơn công tác xây dựng kế hoạch bán hàng trong đề tài này em đã làm rõ

một số lý luận cũng như khái niệm cơ bản về bán hàng, quản trị bán hàng, lập kếhoạch bán hàng để từ đó đưa vào thực tế hiện tại của công ty góp phần giúp công tygiải quyết những khó khăn đang gặp phải Bao gồm:

- Hệ thống lại cơ sở lý luận về xây dựng kế hoạch bán hàng trong doanhnghiệp

- Phân tích thực trạng về công tác xây dựng kế hoạch bán hàng nhằm làm rõvấn đề công ty đang gặp phải

- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện hơn công tác xây dựng kế hoạch bán hàngcủa công ty

- Thời gian: Sử dụng số liệu cũng như kết quả bán hàng của 3 năm từ

2008-2010 để phân tích vấn đề cần nghiên cứu

1.5 Kết cấu luận văn

Nội dung đề tài gồm 4 chương:

Chương I: Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch bán hàng

Chương II: Một số lý luận cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch bán hàng

Chương III: Phương pháp nghiên cứu và kết quả phân tích thực trạng xây dựng kế

hoạch bán hàng tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại G.C.TChương IV: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch

bán hàng tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại G.C.T

CHƯƠNG II MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ

HOẠCH BÁN HÀNG

2.1 Một số khái niệm cơ bản

 Quản trị doanh nghiệp

Theo cách tiếp cận của GS.TS Phạm Vũ Luận: Quản trị được hiểu là tổng hợp

các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích (đảm bảo hoàn thành côngviệc) thông qua sự nỗ lực (sự thực hiện) của những người khác

“Các hoạt động được thực hiện” thông qua các giác quan của con người:nghe; nói (qua điện thoại, nói trực tiếp, nói qua người khác) Nó có thể được thựchiện với sự hỗ trợ của các phương tiện vật chất – kỹ thuật (bảng biểu, thông báo, điệntín, fax, email,…)

Hay theo mục hỏi đáp trên www.vatgia.com: Quản trị doanh nghiệp là sự tác

động của chủ thể quản trị tới đối tượng quản trị (tập thể người lao động) để tổ chứcphối hợp hoạt động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

 Quản trị bán hàng

Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị bán hàng là quá trình hoạch định, tổ

chức, lãnh đạo, kiểm soát hoạt động bán hàng nhằm thực hiện các mục tiêu đã đề racủa doanh nghiệp Các mục tiêu bao gồm đẩy mạnh hoạt động bán hàng, tăng doanhthu bán hàng, mở rộng thị trường, phát triển thị phần và nâng cao khả năng cạnh tranhcho doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí bán hàng giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận vànâng cao hiệu quả kinh tế

Theo hoạt động tác nghiệp: Quản trị bán hàng được hoạt động gồm ba công

việc chủ yếu: Các hoạt động trước bán hàng (chuẩn bị bán), các hoạt động bán hàng(triển khai bán) và các hoạt động sau bán (dịch vụ sau bán) nhằm đảm bảo thực hiệnviệc bán hàng của doanh nghiệp theo các mục tiêu đã xác định

Hiện nay có rất nhiều cách tiếp cận khác nhau về khái niệm kế hoạch bánhàng, có thể biết khái niệm này dưới các góc độ

Dưới góc độ quản trị, kế hoạch bán hàng là một văn bản tổng hợp dự kiến cácđiều kiện thực hiện và kết quả bán hàng của DN Thường là kế hoạch cho một năm,chia heo quý và các tháng.

Dưới góc độ hoạt động tác nghiệp, kế hoạch bán hàng là sản phẩm của quátrình lập kế hoạch bán hàng, kế hoạch bán hàng bao gồm dự báo bán hàng, các mụctiêu bán hàng, các hoạt động và lịch trình triển khai các hoạt động bán hàng, ngânsách nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

 Xây dựng kế hoạch bán hàng

Xây dựng kế hoạch bán hàng là quá trình đi xây dựng các mục tiêu bán hàngdựa vào công tác nghiên cứu, dự báo nghiên cứu thị trường, năng lực hiện tại củacông ty, đồng thời xây dựng cho mình các chương trình hoạt động, ngân sách bánhàng nhằm đạt được các mục tiêu đó

Dự báo bán hàng vừa là một nghệ thuật, vừa là một khoa học dự đoán các sựviệc xảy ra trong tương lai Nghệ thuật của dự báo thể hiện ở cả chiều rộng và chiềusâu của tư duy, kinh nghiệm về kinh doanh cũng như khả năng vận dụng linh hoạtcác phương pháp ước đoán theo từng tình thế cụ thể của sự việc xảy ra trong thờigian tới

Dự báo bán hàng là quá trình xác định các chỉ tiêu bán hàng trong tương lai vàtriển vọng đạt được các chỉ tiêu đó Kết quả dự báo làm cơ sở xác định hạn ngạchbán hàng và dự trù ngân sách bán hàng

Mục tiêu bán hàng là kết quả cần đạt được trong một thời gian nhất định nào

đó Mục tiêu kế hoạch bán hàng phải phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu kinhdoanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn

 Các hoạt động và chương trình bán hàng

Các hoạt động bán hàng được chia làm nhiều nhóm khác nhau: Hoạt động liênquan đến kho bãi và bảo quản hàng hoá, hoạt động chuẩn bị bán và vận chuyển hànghoá, hoạt động liên quan đến dịch vụ sau bán, hoạt động về kế toán tài chính, hoạtđộng tuyển dụng, huấn luyện và đào tạo cho lực lượng bán, hoạt động phát triển

Về các hoạt động quảng cáo và xúc tiến bán hàng, doanh nghiệp có thể ápdụng nhiều hoạt động khác nhau như quảng cáo, giấy báo gửi khách hàng, rao vặt,bản tin trên truyền hình, bảng niêm yết ngoài trời, quan hệ công chúng, tổ chức sựkiện, hội thảo, tài trợ, tiếp thị qua điện thoại, chương trình khách mua hàng thườngxuyên, đóng gói miễn phí, trưng bày tại các điểm bán, bán hạ giá,… Các chươngtrình này sẽ có mục tiêu cụ thể, các hoạt động cụ thể và ngân sách cụ thể Năng lựcbán hàng của doanh nghiệp thể hiện qua một số chương trình bán trong năm.

Ngân sách bán hàng được hiểu là một kế hoạch toàn diện và phối hợp, thểhiện các mối quan hệ tài chính cho các hoạt động và nguồn lực của doanh nghiệptrong một thời gian cụ thể trong tương lai nhằm đạt được các mục tiêu bán hàng đề

ra Ngân sách bán hàng cụ thể hóa các hoạt động của doanh nghiệp thông qua ngônngữ tiền tệ Ngân sách bán hàng thực chất là bản kế hoạch tài chính các hoạt độngbán hàng được xác định trong một khoảng thời gian hoặc cho một chương trình,chiến dịch bán hàng

2.2 Một số lý thuyết về xây dựng kế hoạch bán hàng

Cũng như mọi phạm trù quản lý khác, đối với công tác xây dựng kế hoạch bánhàng cũng có nhiều cách tiếp cận khác nhau, mỗi cách tiếp cận đều xem xét kế hoạchtheo một góc độ riêng và đều cố gắng biểu đúng bản chất của phạm trù quản lý này

 Theo James M.Comer: Xây dựng kế hoạch bán hàng là quá trình xác

định trước các công việc bán hàng cần làm trên cơ sở kết quả dự báo bán hàng Dướigóc độ này có thể thấy rằng việc bán hàng được lập ra một kế hoạch các mục tiêu của

DN cần đạt được, dựa vào việc quan trọng đầu tiên là dự báo bán hàng, công tác xâydựng kế hoạch bán hàng được quyết định bởi chất lượng của công tác dự báo bánhàng

 Theo PGS.TS Hoàng Minh Đường và PGS.TS Nguyễn Thừa Lộc: Xây

dựng KHBH là một bộ phận quan trọng của công tác quản trị bán hàng với chứcnăng chính là xây dựng các mục tiêu BH, công việc dự kiến, kết quả BH của DN dựavào sự đánh giá, phân tích, nó là cơ sở cho việc tổ chức và quản trị BH

 Theo giáo trình “ Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại” của PGS.TS Lê Quân và PGS.TS Hoàng Văn Hải, NXB Thống Kê, 2010.

Kế hoạch bán hàng là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch bán hàng Kếhoạch bán hàng bao gồm các mục tiêu bán hàng, các chương trình và hoạt động bánhàng, ngân sách bán hàng nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

 Theo David Jobber và Geoff Lancaster: Xây dựng kế hoạch bán hàng

là một quá trình các hoạt động đặt mục tiêu bán hàng, xác định các việc cần thiết đểđạt mục đích, sắp đặt/ tổ chức các hành động, thực thi, đo đạc kết quả so với tiêuchuẩn, đánh giá lại và kiểm tra

Tóm lại việc xây dựng KHBH là quyết định trước xem trong tương lai phảilàm gì? Bằng công cụ gì? Khi nào làm và ai làm?

2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước

Có thể nói công tác xây dựng kế hoạch bán hàng là nhiệm vụ rất cần thiết củacác doanh nghiệp thương mại, tuy nhiên với mỗi doanh nghiệp trong từng thời kỳ thìviệc xây dựng kế hoạch bán hàng là khác nhau Theo khảo sát trong những năm từ

2007 – 2010 tại khoa Quản trị kinh doanh dã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đềnày tại các doanh nghiệp Ví dụ:

 “ Hoàn thiện công tác tổ chức bán hàng tại công ty TNHH sản xuất thương mại dịch vụ Tiến Thành” – LVTN: Hoàng Quang Khánh lớp K39A1 - 2007 đưa ra

những lý luận chung về bán hàng, công tác tổ chức bán hàng bao gồm tổ chức mạnglưới bán hàng, tổ chức lực lượng bán hàng Đồng thời phân tích thực trạng của công ty,

đi sâu tìm hiểu những bất cập, khó khăn trong công tác tổ chức bán hàng của công ty từ

đó đưa ra những giải pháp và đề xuất góp phần hoàn thiện công tác tổ chức bán hàng

 “ Nâng cao hiệu quả công tác hoạch định bán hàng của Công ty TNHH Nam Phong” – LVTN : Nguyễn Thị Phương do Th.S Nguyễn Quang Trung hướng

dẫn – 2008 Đề tài này nghiên cứu, tìm hiểu kết hợp lý luận với thực tiễn về công táchoạch định bán hàng đó là xây dựng kế hoạch bán hàng, xây dựng chính sách bánhàng Tù đó đưa ra những kết luận và giải pháp nâng cao hiệu quả bán hàng

 “ Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại Công ty cổ phần phân phối Thời Gian” - LVTN: Trần Thị Hải lớp K41A8 Đề tài đưa ra những lý

luận cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch bán hàng Phân tích và nghiên cứu thựctrạng xây dựng kế hoạch bán hàng của công ty, các yếu tố môi trường bên trong, bên

ngoài ảnh hưởng tới công tác xây dựng kế hoạch bán hàng Những kết luận, giảipháp và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại công ty.

Các đề tài trên đều đề cập tới vấn đề xây dựng kế hoạch bán hàng một các kháiquát chưa đi vào cụ thể, chi tiết Không có đề tài nào nghiên cứu về công tác xâydựng kế hoạch bán hàng tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại G.C.T Do đó

đề tài của em là không trùng lặp với đề tài nào

Việc nghiên cứu đề tài này có ý nghĩa thực tiễn, sâu sắc thông qua tìm côngtác quản trị bán hàng, rút ra những mặt mạnh, yếu trong việc xây dựng kế hoạch bánhàng của doanh nghiệp để từ đó đề xuất phương hướng hoàn thiện công tác xây dựng

kế hoạch bán hàng tốt hơn giúp doanh nghiệp có được kết quả kinh doanh cao nhất.Trên cơ sở thực tiễn tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại G.C.T vận dụngmột số lý luận cơ bản của các công trình nghiên cứu năm trước có sửa đổi, bổ sung

phù hợp hơn với xu hướng biến động của thị trường hiện nay, em hi vọng đề tài “

Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại Công ty cổ phần xây dựng

và thương mại G.C.T” sẽ được đánh giá cao từ phía nhà trường cũng như vận dụng

vào giải quyết thực tế tại công ty

2.4 Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu đề tài

2.4.1 Nội dung của xây dựng kế hoạch bán hàng

Sơ đồ 2.1: Quy trình xây dựng kế hoạch bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

 Dự báo bán hàng

 Kết quả của dự báo bán hàng

Kết quả của dự báo bán hàng được thể hiện thông qua hai chỉ tiêu:

Quy trình xây dựng kế hoạch bán hàng

Dự báo

bán hàng

Xây dựng kế hoạch bán hàng Xây dựng các hoạt động và

chương trình bán hàng

Xây dựng ngân sách bán hàng

Chỉ tiêu định lượng: Qui mô thị trường, sức mua, thị phần, số lượng… trong

đó chỉ tiêu quan trọng nhất là số lượng sản phẩm có thể bán được theo từng nhómkhách hàng, thị trường, nhân viên bán hàng,…

Chỉ tiêu định tính: Dự báo yếu tố thời vụ, thói quen, cạnh tranh,…

Kết quả dự báo bán hàng phải chứa đựng thông tin về bốn yếu tố sau:

Năng lực thị trường: Là dự báo khối lượng hàng bán cao nhất có thể có củamột sản phẩm dịch vụ trên thị trường của tất cả các đối thủ cạnh tranh, trong một giaiđoạn nhất định Năng lực thị trường cần được qui định theo khu vực lãnh thổ cũngnhư theo phân loại khách hàng

Doanh số của ngành hàng: Là khối lượng hàng bán thực sự của một ngànhnhất định ở thị trường cụ thể trong một giai đoạn nhất định Nếu các giả thuyết vềđiều kiện khác nhau, doanh số của ngành sẽ gần giống năng lực thị trường

Năng lực bán hàng của doanh nghiệp: Đây là số lượng cao nhất của năng lựcthị trường mà một doanh nghiệp có thể hi vọng nhân được từ các nguồn và khả năngsẵn có của nó một cách đáng tin cậy

Dự báo bán hàng của doanh nghiệp: Đó là số lượng bán bằng tiền hoặc theođơn vị sản phẩm, dịch vụ trong một tương lai của doanh nghiệp đối với từng mặthàng ở một thời gian nhất định trên tất cả các thị trường mà doanh nghiệp tham giacạnh tranh

 Phương pháp dự báo bán hàng

Phương pháp chuyên gia: Nhà quản trị bán hàng dựa trên kết quả đánh giá củanhân viên bán hàng hoặc cán bộ quản lý bán hàng để tổng hợp, phân tích, xác địnhchỉ tiêu kế hoạch bán hàng

Phương pháp điều tra khảo sát: Nhà quản trị bán hàng tiến hành điều tra thực

tế nhằm có được kết quả về hành vi khách hàng và phát hiện ra những khách hàngtiềm năng, nhu cầu và khả năng thanh toán,…

Phương pháp dự báo theo nguyên nhân dẫn đến khả năng thay đổi kết quả bánhàng: Phương pháp được xác định trên cơ sở nghiên cứu các mối quan hệ giữa bán hàng

và các yếu tố ảnh hưởng tới bán hàng như sự phát triển kinh tế, xã hội; giá cả hàng hoá;

sự phát triển của khoa học công nghệ, kỹ thuật; mức độ cạnh tranh trên thị trường;…

Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Nhà quản trị bán hàng dựa vào kết quảbán hàng thời gian qua căn cứ vào yếu tố ảnh hưởng trong thời gian tới để dự báobán hàng Phương pháp này thường được áp dụng trên thực tế trong những giai đoạnthị trường ổn định.

 Quy trình dự báo bán hàng

Quy trình từ trên xuống: Trong quy trình này dự báo bán hàng được thực hiện

ở mức độ kinh doanh chung hoặc cấp doanh nghiệp Sau đó trên cơ sở xác định cáctiêu chuẩn như lượng bán kỳ trước và mức độ về nguồn tiền dự báo bán hàng đượcchia nhỏ ra dần theo các đơn vị tổ chức, kết thúc ở dự báo bán sản phẩm cho các khuvực bán hàng

Quy trình từ dưới lên: Quy trình này còn được gọi là phương pháp xây dựnglên bởi vì nó bắt đầu với các dự báo bán hàng tương lai về từng sản phẩm từ nhữngngười có kiến thức hiểu biết về các điều kiện thị trường Các dự báo theo sản phẩmnày sau đó được tổng hợp theo tất cả mặt hàng và đơn vị để lập một dự báo bán củacông ty Dự báo này sau đó có thể được xác định bởi bộ phận phân tích để tính đếncác điều kiện kinh tế, khả năng tiếp thị và các sản phẩm mới

Quy trình hỗn hợp: Quy trình này được thực hiên dưới sự tham gia cùng lúccủa cả cấp công ty lẫn các cấp tác nghiệp cơ sở Quy trình này thường được áp dụngtại các cấp doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ

 Xây dựng mục tiêu bán hàng

 Xây dựng và lựa chọn mục tiêu bán hàng

Mục tiêu bán hàng được xây dựng căn cứ trên kết quả dự báo bán hàng có thểđược xác định:

- Theo thời gian: Mục tiêu bán hàng ngày, tháng, quý, năm

- Theo thị trường: Mục tiêu bán hàng theo điểm, tuyến bán hàng, theo vùng,…

- Theo khách hàng: Khách hàng doanh nghiệp, khách hàng cá nhân, khách hàngqua đường, khách hàng truyền thống, khách hàng mới,…

- Theo điểm bán hàng: Điểm bán hàng nhỏ lẻ, điểm bán hàng trọng yếu, các siêu thị,…

- Theo nhân viên bán hàng

- Theo kênh phân phối: Kênh bán buôn, kênh bán lẻ, kênh bán trực tiếp,…

- Theo sản phẩm ngành hàng,…

Mục tiêu bán hàng được xây dựng theo hai quy trình:

Quy trình từ trên xuống: Mục tiêu được xác định ở cấp cao hơn, sau đó đượcphân bổ cho cấp bán hàng cơ sở Theo quy trình này mục tiêu bán hàng có tính áp đặt

và có nguy cơ làm giảm sự chủ động, sáng tạo của các cấp bán hàng cơ sở Doanhnghiệp có thể áp dụng quy trình này cho các sản phẩm và thị trường truyền thống códoanh số ổn định và ít biến động thị trường

Quy trình quản trị theo mục tiêu: Mỗi bộ phận, cấp bán hàng trực tiếp xác địnhmục tiêu bán hàng cho mình và lập kế hoạch triển khai mục tiêu đó Mục tiêu bánhàng của cấp cao hơn được tổng hợp từ các mục tiêu bên dưới Quy trình này được

áp dụng khá phổ biến, gia tăng tính chủ động, sáng tạo của các cấp bán hàng Đi kèmvới quy trình là công tác đãi ngộ nhân sự tốt nhằm đảm bảo sự nhiệt tình và tráchnhiệm trong công việc của nhân viên

Tuy nhiên các mục tiêu luôn phải đáp ứng các tiêu chuẩn Smart: Tính cụ thể,

đo lường được, có thể đạt được, tính thực hiện, giới hạn về thời gian

 Xác định các hoạt động và chương trình bán hàng

 Các hoạt động bán hàng

Các hoạt động bán hàng được chia làm nhiều nhóm khác nhau: Hoạt động liênquan đến kho bãi và bảo quản hàng hoá, hoạt động chuẩn bị bán và vận chuyển hànghoá, hoạt động liên quan đến dịch vụ sau bán, hoạt động về kế toán tài chính, hoạtđộng tuyển dụng, huấn luyện và đào tạo cho lực lượng bán, hoạt động phát triểnmạng lưới bán hàng

 Các chương trình bán hàng

Về các hoạt động quảng cáo và xúc tiến bán hàng, doanh nghiệp có thể ápdụng nhiều hoạt động khác nhau như quảng cáo, giấy báo gửi khách hàng, rao vặt,bản tin trên truyền hình, bảng niêm yết ngoài trời, quan hệ công chúng, tổ chức sựkiện, hội thảo, tài trợ, tiếp thị qua điện thoại, chương trình khách mua hàng thườngxuyên, đóng gói miễn phí, trưng bày tại các điểm bán, bán hạ giá,… Các chươngtrình này sẽ có mục tiêu cụ thể, các hoạt động cụ thể và ngân sách cụ thể Năng lựcbán hàng của doanh nghiệp thể hiện qua một số chương trình bán trong năm

+ Dựa trên các chỉ tiêu chi phí của các kỳ trước

Nhà quản trị bán hàng căn cứ vào định mức chi phí của các kỳ trước, kết hợpvới các mục tiêu bán hàng của các kỳ kế hoạch để dự trù các khoản chi

+ Theo đối thủ cạnh tranh

Một số ngân sách bán hàng phải được hoạch định dựa trên cơ sở chi phí củacác đối thủ cạnh tranh nhằm giữ vững vị trí của doanh nghiệp trên thị trường Nhữngngân sách quảng cáo, hoa hồng cho đại lý, khuyến mãi,… thường dựa trên cơ sởphân tích chi phí của đối thủ cạnh tranh để quyết định

+ Phương pháp khả chi

Ngân sách bán hàng được xác định dựa trên cơ sở tính toán các khoản cầnphải chi đáp ứng yêu cầu của hoạt động bán hàng Từ đó lấy báo giá và lênphương án chi phí

+ Phương án hạn ngạch

Doanh nghiệp lên phương án về thu, chi, lợi nhuận sau đó giao cho các đơn vị

tự chủ động triển khai lập ngân sách trong giới hạn hạn ngạch được giao

+ Phương pháp tăng từng bước

Ngân sách bán hàng sẽ được phê duyệt theo nguyên lý gia tăng dần theo thờigian với lý do mức độ cạnh tranh bán hàng ngày càng gia tăng và doanh nghiệp phảichấp nhận giảm dần tỷ lệ lợi nhuận của mình

 Nội dung ngân sách bán hàng

Nội dung ngân sách bán hàng bao gồm các chỉ tiêu về doanh thu bán hàng, chiphí bán hàng, dự toán kết quả bán hàng: lãi gộp, lợi nhuận, tỷ lệ sinh lời, tốc độ quayvòng vốn,…

* Ngân sách chi phí bán hàng

Có nhiều cách thức phân loại chi phí bán hàng

- Phân loại theo chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp, chi phí bán hàng bao gồm:Ngân sách chi phí liên quan trực tiếp đến việc bán hàng như lương và hoahồng của nhân viên bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí huấn luyện đào tạo,…

Ngân sách xúc tiến bán hàng bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp nhưquảng cáo, marketing trực tiếp, quan hệ công chúng, các chương trình khuyến mại,…

Ngân sách hành chính bao gồm chi phí liên quan đến hoạt động quản lý, hànhchính của lực lượng bán hàng bao gồm các chi phí nghiên cứu thị trường, chi phí tiềnlương, thưởng cho nhân viên và quản lý, chi phí thuê văn phòng,…

- Theo cách tiếp cận chi phí cố định và chi phí biến đổi

Chi phí cố định hay còn gọi là định phí Định phí là những khoản chi phíkhông biến đổi hoặc ít biến đổi theo doanh số và sản lượng bán hàng Chi phí cố địnhtrong bán hàng thường bao gồm các khoản chính như khấu hao tài sản cố định, chithuê địa điểm, chi thuê văn phòng, chi thuê kho bãi,…

Chi phí biến đổi là nhữn khoản chi phí thay đổi theo doanh số và sản lượngbán hàng Các khoản chi phí biến đổi như chi phí quảng cáo, chi phí khuyến mại bántheo chương trình cụ thể, chi phí vận chuyển bốc xếp, chi phí bảo quản hàng hoá, chiphí tiếp khách,…

Phương án 1: Doanh số đạt 100% mục tiêu đề ra

Phương án 2: Doanh số đạt 80% mục tiêu đề ra

Phương án 3: Doanh số đạt 120% mục tiêu đề ra

Các phương án này định hướng quá trình ra quyết định của nhà quản trị khitriển khai thực hiện kế hoạch bán hàng

2.4.2 Các nhân tố cơ bản ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch bán hàng

Sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc kếhoạch bán hàng có đạt hiệu quả hay không điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải nghiên

cứu kỹ lưỡng để xây dựng một kế hoạch bán hàng hoàn chỉnh, phù hợp cho các giaiđoạn phát triển của doanh nghiệp Tuy nhiên việc lập kế hoạch bán hàng chịu ảnhhưởng của các yếu tố sau:

2.4.2.1 Môi trường bên trong

 Mục tiêu của công ty

Mục tiêu phải cụ thể, sát thực Mục tiêu có thể được đo lường và được thểhiện trong khoảng thời gian nhất định Để kiểm tra và điều chỉnh mục tiêu có 3 câuhỏi đặt ra như sau:

- Mục tiêu đã đề cập đến kết quả hoàn thành như thế nào?

- Mục tiêu này xác định khi nào? Thời gian hoàn thành mục tiêu?

- Có thể đo lường kết quả hoàn thành của lập kế hoạch như thế nào?

Mục tiêu của công ty phải trả lời được 3 câu hỏi trên Nếu mục tiêu khôngthoả mãn bất kỳ câu hỏi nào hay mục tiêu không rõ ràng, cụ thể thậm chí quá xa vời

so với khả năng của công ty thì công tác xây dựng kế hoạch bán hàng sẽ gặp khókhăn Kết quả mang lại sẽ không được như mong muốn của các nhà quản trị

 Vốn kinh doanh

Vốn là yếu tố cơ bản và quan trọng cho hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp, được coi là tiền đề cần thiết cho mọi hoạt động kinh doanh và là động lựcphát triển của công ty Bất kỳ doanh nghiệp nào khi bắt đầu thành lập cũng đều cóvốn để đầu tư vào trang thiết bị, áp dụng khoa học kỹ thuật hiện đại trong quá trìnhhoạt động của công ty để nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.Tuy nhiên vấn đề quan trọng là doanh nghiệp có biết sử dụng vốn có hiệu quả haykhông? Điều này được phản ánh trên các chỉ tiêu như tốc độ quay vòng vốn và lợinhuận thu được hàng năm

Vốn có ảnh hưởng rất lớn đến việc lập kế hoạch cho doanh nghiệp và vốn lànhân tố góp phần vào sự thành công và hoàn thành một kế hoạch bán hàng bởi có rấtnhiều yếu tố phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch

 Nhân sự

Con người là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của doanhnghiệp Bởi vậy các doanh nghiệp phải sử dụng con người, phát triển nhân sự,xây dựng môi trường văn hoá và nề nếp tổ chức của doanh nghiệp Đồng thời

doanh nghiệp phải quan tâm tới các chỉ tiêu rất cơ bản như số lượng và chấtlượng nguồn nhân lực.

Sản phẩm của công ty đưa đến cho khách hàng dù tốt đến đâu cũng không thểchiếm lĩnh thị trường nếu không có người lãnh đạo giỏi, những nhân viên bán hàng khéoléo, sáng tạo, năng động Thành công của doanh nghiệp không thể tách rời với yếu tố conngười Nhận thấy tầm quan trọng của yếu tố này công ty đã chú trọng đến công tác tuyểndụng, đào tạo, động viên, khuyến khích nhân viên kịp thời,…

 Thông tin

Thông tin là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong các hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp, đặc biệt là công tác xây dựng kế hoạch bán hàng Thông tinphải nắm bắt chính xác, đầy đủ, kịp thời để hỗ trợ cho việc triển khai kế hoạch củanhà quản trị Nếu thông tin bị sai lệch sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch bán hàng từ

đó ảnh hưởng tới mục tiêu chcung của doanh nghiệp

Nguồn thông tin tốt sẽ giúp doanh nghiệp có được những kết quả tốt và từ đó

có được những thành công mong muốn

2.4.2.2 Môi trường bên ngoài

 Hệ thống pháp luật và chính sách kinh tế vĩ mô của Nhà nước

Môi trường này bao gồm hệ thống pháp luật và các văn bản dưới luật, cáccông cụ chính sách của Nhà nước, tổ chức bộ máy và cơ chế điều hành của chính phủ

và các tổ chức chính trị xã hội Khi có sự ổn định về chính trị, sự nhất quán các chínhsách sẽ tạo bầu không khí tốt, cơ hội tốt cho các doanh nghiệp đẩy mạnh tốc độ bánhàng Do đó việc lập kế hoạch bán hàng sẽ được triển khai theo chiều hướng tốt, vàngược lại Vì vậy các nhà quản trị bán hàng cần nắm bắt những thông tin vĩ mô để

xây dựng kế hoạch bán hàng phù hợp, hiệu quả

 Các yếu tố về văn hoá xã hội

Văn hoá xã hội là một yếu tố tác động đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.Mỗi nơi có những phong tục tập quán khác nhau, nhà quản trị bán hàng cần phải chú ýtới để đưa ra những kế hoạch thích hợp với từng khu vực thị trường sao cho nhận được

sự chấp nhận của khách hàng, lúc này công tác bán hàng sẽ đạt hiệu quả cao

 Môi trường kinh tế

Tình hình phát triển kinh tế trong nước cũng là một nhân tố ảnh hưởng đếncông tác xây dựng kế hoạch bán hàng Ví dụ như nền kinh tế đang trong tình trạnglạm phát, tốc độ tăng tưởng nhanh, sự biến động thường xuyên, liên tục của kinh tếtoàn cầu,… Tất cả đều tác động rất mạnh mẽ tới hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp Vì vậy các nhà quản trị cần theo dõi để nắm bắt được những cơ hội và hạnchế được những rủi ro cho công tác xây dựng kế hoạch bán hàng, đảm bảo mục tiêuchung của doanh nghiệp.

 Công nghệ - kỹ thuật

Cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế quốc dân, những tiến bộ khoa học vàkhả năng ứng dụng vào hoạt động kinh doanh, chiến lược phát triển công nghệ củanền kinh tế,… đều ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệptrong các lĩnh vực liên quan đến các yếu tố như máy móc, kỹ thuật,… Các doanhnghiệp cần trang bị cho mình đầy đủ những tiến bộ khoa học công nghệ để phát huynăng lực cạnh tranh trên thị trường

 Môi trường cạnh tranh

Đây là yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ tới công tác xây dựng kế hoạch bán hàngcho doanh nghiệp Khi môi trường cạnh tranh lớn mạnh hay xuất hiện đối thủ cạnhtranh thì khi tiến hành lập kế hoạch bán hàng các nhà quản trị cần cân nhắc đưa raphương án kinh doanh cho doanh nghiệp Nếu không thay đổi hay điều chỉnh kếhoạch cho phù hợp với môi trường hiện tại thì kế hoạch sẽ thất bại hoặc không manglại hiệu quả như mong muốn

 Nhà cung cấp

Nhà cung cấp là người cung cấp hàng hoá cho doanh nghiệp để doanh nghiệptạo ra sản phẩm, hàng hoá phục vụ khách hàng Nếu việc cung ứng hàng hoá củadoanh nghiệp bị gián đoạn hay chậm chễ thì các nhà quản trị phải lưu ý để lập kếhoạch cho phù hợp, tránh làm cho khách hàng không hài lòng mất đi uy tín củadoanh nghiệp Do đó doanh nghiệp cần tạo sự chủ động trong khâu cung ứng hànghoá với các nhà cung cấp để hoạt động bán hàng nói riêng, hay hoạt động kinh doanhnói chung trở nên thông suốt

CHƯƠNG III PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI G.C.T

3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề

3.1.1 Phương pháp thu thập số liệu

Đối với dữ liệu sơ cấp: Nghiên cứu gồm hai bước là nghiên cứu sơ bộ và

nghiên cứu thông qua hai phương pháp bảng hỏi và phỏng vấn chuyên sâu

Nghiên cứu sơ bộ được thực hiện bằng cách điều tra thực tại DN thông quamẫu phiếu điều tra trắc nghiệm (1 mẫu) dành cho nhà quản trị trong Công ty cổ phầnxây dựng và thương mại G.C.T, nhằm mục đích tìm hiểu rõ hơn về hoạt động bánhàng của công ty

Nghiên cứu chính thức được thực hiện bằng cách phỏng vấn chuyên sâu 5 đốitượng: GĐ; trưởng phòng kinh doanh, 1 nhân viên kinh doanh, 2 nhân viên bán hàng,

Do thời gian và trình độ hạn chế nên em chỉ có thể điều tra thực tế một số đối tượng cóliên quan trực tiếp, dễ dàng tiếp cận cả về mặt không gian và thời gian

Sử dụng bảng câu hỏi em xác định mục tiêu “Đánh giá một cách khách quan

về hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần xây dựng và thương mại G.C.T” Tạicông ty tiến hành phát phiếu điều tra cho các lãnh đạo, nhân viên tại các phòng bannhư phòng kinh doanh, phòng hành chính – nhân sự, nhân viên bán hàng… Bảng câuhỏi chủ yếu tập trung vào tìm hiểu về quản trị bán hàng cụ thể đi sâu vào công tácxây dựng kế hoạch bán hàng, những khó khăn; thuận lợi và các giải pháp hoàn thiện

Đối với dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu thứ cấp vô cùng quan trọng trong việc

cung cấp cho tổ chức nói chung và DN kinh doanh nói riêng, phục vụ cho quátrình quản lý, ra các quyết định quản trị Nguồn thông tin này vô cùng phong phú,

để có kết quả khách quan thông tin này sẽ được thu thập cả bên trong và bênngoài DN Nguồn bên trong là qua website của công ty; báo có kết quả hoạt độngkinh doanh 3 năm 2008 – 2010,… Nguồn bên ngoài có thể thu thập qua cácphương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình, internet, các tạp chí khoa học,

… Tuy nhiên những thông tin có được qua nguồn bên ngoài này cần xác định rõnguồn để tránh những sai lệch, thiếu chính xác và thiếu tính thiết thực

Ngoài ra trong thời gian thực tập em đã xin thông tin dữ liệu từ công ty nhưbáo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2008 – 2010 và những thông tin liên quan đếnquá trình hoạt động kinh doanh như doanh thu bán hàng các tháng, quý, năm, … lànhững nguồn thông tin có tính chất cụ thể, độ chính xác cao

3.1.2 Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu

Sau khi thu thập những thông tin được cho là thiết yếu thì công việc tiếp theo

là vận dụng các phương pháp xử lý và phân tích phù hợp với các kiểu dữ liệu, cũngnhư quy mô của dữ liệu Đối với các dữ liệu có quy mô không lớn, đơn giản em xử

lý thủ công bằng việc thống kê các phép toán cộng, trừ,…mà không cần dùng tới cáccông cụ phức tạp vẫn có thể làm được Tuy nhiên khoa học thống kê phân tích ra đờiđóng góp lớn cho quá trình nghiên cứu, phân tích Việc sử dụng các phần mềm Excelgiúp cho quá trình tính toán, phân tích trở lên nhanh chóng, chính xác và hiệu quảhơn các phương pháp thủ công

Khi dữ liệu được xử lý và cho ra các kết quả khác nhau: Những con số cụ thể(doanh thu, chi phí, lợi nhuận), tỷ lệ %,…Với mỗi kiểu dữ liệu được xử lý được môhình hoá thông qua các sơ đồ, bảng biểu phù hợp.Ví dụ như có kết quả hoạt độngkinh doanh so sánh qua các năm chúng ta sẽ kết hợp bảng hoặc vẽ biểu đồ cột để thểhiện sự phát triển của công ty

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại G.C.T

3.2.1 Giới thiệu về công ty

Công ty cổ phần xây dựng và thương mại G.C.T là một công ty tư nhân đượcthành lập từ năm 2001 theo QĐ số 0103001729 do Phòng đăng ký kinh doanh – Sơ

kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp phép

Tên công ty: Công ty cổ phần xây dựng và thương mại G.C.T

Tên giao dịch: G.C.T Trading and Construction join stock Company

Địa chỉ : Số 38, đường 18, phường Phúc Xá, quận Ba Đình, Hà NộiLoại hình DN: Công ty cổ phần

Điện thoại: 04.37663806

Fax: 04.37663806

Số vốn điều lệ : 4 tỷ VNĐ

3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Chức năng: Công ty cổ phần xây dựng và thương mại G.C.T có chức năng

chính sản xuất và buôn bán vật liệu xây dựng, phân phối và cung ứng các dịch vụ thínghiệm vật liệu xây dựng, vận tải,…

Nhiệm vụ: Với các chức năng cơ bản đó trong quá trình hoạt động kinh

doanh của mình công ty luôn cố gắng phấn đấu để hoàn thành mục tiêu chung của

DN Cụ thể :

- Thực hiện các kế hoạch đề ra theo đúng mục tiêu

- Lập các kế hoạch bán hàng VLXD, cung ứng thiết bị vật tư

- Sử dụng hiệu quả nguồn vốn có sẵn đồng thời tích luỹ vốn để phát triểnkinh doanh, nần cao hiệu quả bán hàng

- Tăng cường công tác kiểm tra, quản lý để tránh thất thoát về kinh tế

- Thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong kinh doanh và nghĩa vụ với Nhà nước

3.2.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của công ty

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

Giám Đốc Công ty

Phó Giám Đốc Công Ty

Phòng

kế toán

Phòng thí nghiệm

Phòng kinh doanh

Bộ phận sản xxuất

Giám đốc: Ký kết các văn bản, chứng từ, báo cáo của công ty và ký kết các

hợp đồng kinh tế theo phạm vi phân cấp của HĐTV

Phó giám đốc: Là người công tác xây dựng kế hoạch bán hàng giúp việc cho

GĐ, được uỷ quyền giải quyết công việc khi GĐ vắng mặt; chịu trách nhiệm chungtrước công ty và HĐTV về toàn bộ các công việc trong các phòng ban mình quản lý,giám sát, đề xuất các công việc để triển khai trong các phòng ban; tổng hợp các côngviệc của các phòng ban;…

Phòng kinh doanh: Lấy thông tin về sản phẩm, thiết bị vật tư xây dựng

bên ngoài thị trường để xây dựng kế hoạch bán hàng vật liệu xây dựng, thiết bịxây dựng,… Mặt khác đảm bảo nguồn hàng cho công ty để đáp ứng đủ nhu cầuthị trường, khách hàng mục tiêu Đưa ra các phương án kinh doanh tốt nhất, thuthập thông tin, nghiên cứu khảo sát thị trường, lấy ý kiến của khách hàng để làm

cơ sở xây dựng kế hoạch bán hàng phù hợp nhằm mang lại hiệu quả cao nhấtcho công ty

Phòng kế toán: Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính cho công ty

phục vụ công tác kinh doanh, hạch toán tài chính theo đúng chế độ chính sách củaNhà nước Tổ chức theo dõi sự vận động của tài sản, vật tư, tiền vốn Đôn đốc theodõi các khoản nợ, đảm bảo cân đối thu – chi Tổng hợp kết quả kinh doanh hàngtháng, báo cáo quyết toán theo quý, năm,… Là tham mưu cho lãnh đạo về công tác

tổ chức cán bộ, nhân sự, tiền lương

Phòng hành chính – nhân sự: Chịu trách nhiệm về tình hình hoạt động tài

chính của công ty trước HĐTV và GĐ; kế toán các chi phí thường xuyên phát sinh;lập báo cáo thuế; lập sổ kế toán; báo cáo quyết toán; cung cấp các số liệu kế toán;cam kết tín dụng, mở L/C, TT, thanh toán, soạn thảo các hợp đồng mua và bán…

Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về công nghệ, kỹ thuệt kiểm tra giám sát

chất lượng sản phẩm Ngoài ra phòng kỹ thuật còn có mối quan hệ với phòng kinhdoanh trong việc nghiên cứu lập kế hoạch bán hàng

Phòng thiết bị vật tư: Có nhiệm vụ kiểm tra giám sát số lượng hàng nhập hoặc

bán ra trong kho, đảm bảo cho các kế hoạch nhập hàng và cung cấp đúng thời hạn,chất lượng, số lượng giao hàng cho khách khi khách yêu cầu Đồng thời giúp DN tốithiểu hoá chi phí thông qua công tác quản lý hàng hoá hiệu quả

Phòng thí nghiệm: Nghiên cứu đưa ra những sản phẩm phù hợp với nhu cầu

của khách hàng Thực hiện công tác kiểm tra, lấy mẫu, đúc mẫu cho công tác kinhdoanh, đảm bảo tốt những yêu cầu về kỹ thuật

Ngành nghề kinh doanh:

- Xây dựng công trình dân dụng công nghiệp, giao thông, thủy lợi

- Sản xuất cầu kiện bê tông đúc sẵn

- Cung ứng vật tư, thiết bị phục vục cho ngành xây dựng

- Dịch vụ vận tải hàng hóa bằng ô tô và tàu

- Lắp đặt và chuyển giao công nghệ thiết bị dây chuyền sản xuất công nghiệp

- Thiết kế các công trình cầu đường

- Giám sát thi công loại công trình giao thông, lĩnh vực chuyên môn xâydựng - hoàn thiện

- Dịch vụ thí nghiệm vật liệu xây dựng

3.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2008 – 2010

Bảng 3.1 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm 2008 - 2010

n v : Tri u ng Đơn vị: Triệu đồng ị: Triệu đồng ệu đồng đồng

So sánh 2010/2009

Số tiền

Tỷ lệ (%)

Số tiền

Tỷ lệ (%)

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp

dịch vụ

6.975

10.634

11.253

3.659

52.4

6 619 5.82

2 Các khoản giảm trừ doanh thu 1.05

4 1.156 2.045 102 9.7 889 76.9

3 Doanh thu hoạt động tài chính 930 1.050 1.203 120 12.9 153 14.57

4 Chi phí sản xuất, KD hàng hóa, DV 6.57

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2009 tăng 3.659 triệu đồng tươngứng 52,46% Nhìn chung doanh thu có xu hướng tăng lên theo các năm, nguyên nhâncủa việc gia tăng này là do nhu cầu xây dựng của xã hội ngày càng tăng, các công trìnhxây dựng mọc lên vô cùng đa dạng và phong phú Bên cạnh đó qua 3 năm các khoảngiảm trừ doanh thu cũng tăng lên, lý giải bởi điều này là do môi trường cạnh tranh ngàycàng gay gắt đòi hỏi các công ty phải đưa ra những ưu đãi nhằm thu hút khách hàng,thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài với các khách hàng tiềm năng.

Doanh thu hoạt động tài chính năm 2009 so với 2008 tăng 120 triệu VNĐtương ứng 12,5% Năm 2010 so cới 2009 là 153 triệu VNĐ tương ứng 14,57% Điềunày chứng tỏ công ty đã biết cách sử dụng nguồn vốn có hiệu quả, hoạt động tàichính tốt sẽ thúc đẩy công ty có cơ hội mở rộng quy mô kinh doanh và tăng tốc độquay vòng nguồn tiền vào hoạt động kinh doanh

Chi phí sản xuất hàng hoá, dịch vụ có chiều hướng gia tăng theo các năm nămsau cao hơn năm trước Năm 2009 so với năm 2008 tăng 1357 triệu VNĐ tương ứngtăng 20,9%, năm 2010 so với năm 2009 tăng 1725 triệu VNĐ tương ứng tăng 21,69%.Việc gia tăng này là phù hợp do việc kinh doanh của công ty ngày càng được mở rộng.Năm 2009 và năm 2010 công ty chú trọng mở rộng, phát triển các mặt hàng vật liệuxây dựng, nâng cấp vật tư, thiết bị thông qua các chính sách cải tiến công nghệ dâychuyền sản xuất, đầu tư mua sắm trang bị máy móc hiện đại Tuy nhiên công tác bánhàng chưa thực sự hiệu quả, doanh thu bán hàng chưa đạt như mong muốn so với mứcvốn bỏ ra Công tác xây dựng kế hoạch bán hàng chưa được chú trọng nhiều Đây làkhó khăn tồn tại trong công tác quản trị bán hàng của công ty

Lợi nhuận thuần tăng lên đáng kể qua 3 năm lần lượt là 104 triệu; 386 triệu và

535 triệu VNĐ Con số này còn rất khiêm tốn đối với một công ty xây dựng Vấn đềđặt ra là làm thế nào để trong 5 năm tới công ty sẽ trở thành một trong những công tythành đạt nhất tại khu vực miền Bắc

Như vậy, tình hình hoạt động của công ty trong 3 năm qua là tương đối tốt,tăng đều giữa các năm nhưng tốc độ tăng chưa mạnh Vì vậy công ty cần phát huyhơn nữa để cạnh tranh với các công ty khác và mở rộng thị trường tiêu thụ

3.2.3 Ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến công tác xây dựng kế hoạch bán hàng

3.2.3.1 Môi trường bên trong

 Về vốn

Công ty có vốn điều lệ là 4 tỷ đồng với cổ đồng, với cổ đông ông Trần GiaBảo 3,2 tỷ đồng; bà Lê Thị Minh 3 tỷ đồng; ông Trịnh Hữu Thảo 4,1 tỷ đồng

Bên cạnh đó công ty còn là khách hàng ruột của ngân hàng VBBank Đây là

cơ sở, tiềm lực mạnh về vốn cho hoạt động kinh doanh và các chi phí khác như BH,xây dựng KHBH, các hoạt động thu mua, vận chuyển, kho bãi,…

 Về nhân sự

Công ty có 32 người, tỷ lệ nam cao gấp hai lần tỷ lệ nữ, số nhân viên có trình

độ trung cấp chiếm tỷ lệ thấp nhất, cao nhất là trình độ ĐH Đa số nhân viên đều cótuổi đời khá trẻ từ 22 – 35, đây là thuận lợi lớn cho công ty do những người trẻ tuổithường năng động và nhanh nhạy hơn trước những biến động của thị trường và thịhiếu tiêu dùng của khách hàng

 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Chiến lược sẽ tạo ra hướng phát triển mà công ty phải tuân theo trong môitrường đã được xác định, hướng dẫn chỉ đạo việc tính toán phân bổ các nguồn lực

Nó cũng đưa ra logic để hợp nhất những xu thế phát triển mang tính cục bộ của từng

bộ phận trong công ty, theo cùng một hướng đi

Xây dựng một kế hoạch bán hàng cần xác định rõ mục tiêu bán hàng Đây làmục tiêu mang tính chất bộ phận, mục tiêu này được đưa ra phải dựa trên mục tiêu,chiến lược tổng thể của công ty.

Trên thực tế, nhiều công ty muốn đạt mục tiêu đáp ứng ở mức cao nhất nhucầu khách hàng và tăng lợi nhuận, đã bỏ qua tầm nhìn chiến lược mà chỉ tập trunghoàn thành các mục tiêu ngắn hạn Điều này làm cho việc kinh doanh trì trệ, kémphát triển

 Hệ thống thông tin

Thông tin là một yếu tố rất quan trọng để thực hiện phương án của lập kếhoạch bán hàng Thông tin phải được nắm bắt một cách chính xác, đầy đủ để hỗ trợcho việc triển khai hoạt động kinh doanh Thông tin chính xác và đầy đủ sẽ giúp chonhà quản trị công ty có quyết định kịp thời và đúng đắn Nếu thông tin bị sai lệch sẽảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch mà nhà quản trị bán hàng sẽ lập từ đó ảnh hưởng tớimục tiêu đặt ra của bộ phận bán hàng và của doanh nghiệp nói chung

3.2.3.2 Môi trường bên ngoài

 Các yếu tố kinh tế

Mặt hàng sắt thép, xi măng, cầu kiện bê tông đức sẵn là các mặt hàng chủ lựccủa công ty, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu hoạt động BH Năm 2008 doảnh hưởng của suy thoái kinh tế làm cho sản lượng bán những mặt hàng này giảmmạnh Sự tác động của các yếu tố như lạm phát cũng ảnh hưởng mạnh mẽ tới côngtác BH của công ty Vì vậy DN cần chú trọng hơn nữa tới yếu tố này để giảm thiểunhững tổn thất do nó gây ra

 Các yếu tố chính trị, pháp luật

Khi thị trường sắt thép có nhiều biến động, chính phủ cũng đưa ra những biệnpháp cụ thể như ngân hàng hạn chế cấp tín dụng cho các công ty nhập khẩu các sảnphẩm sắt thép Với chính sách này đã giúp các DN bớt đi nỗi lo Các chính sách,đường lối, phương hướng của Nhà nước luôn có ảnh hưởng sâu sắc và mạnh mẽ đếnhoạt động kinh doanh của DN đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập với sự tham gia củacác DN lớn trên thế giới hiện nay Vì thế công ty cần quan tâm hơn nữa tới vấn đềnày, thường xuyên theo dõi tin tức, biến động kinh tế, chính trị, pháp luật đưa ranhững biện pháp đúng đắn, kịp thời và có hiệu quả

 Các yếu tố văn hoá, xã hội

Vì công ty kinh doanh các sản phẩm phục vụ cho xây dựng chứ không phải làthiết bị tiêu dùng nên công ty cần tập trung vào những vùng có nhu cầu xây dựngcao, những người có độ tuổi đang có nhu cầu xây dựng, kiến thiết, giải trí,…Mỗi nơi

có một một phong tục tập quán, quan niệm, trình độ văn hoá, phát triển khác nhau.Thông thường tại Việt Nam mùa xây dựng thường diễn ra vào những tháng cuốinăm dựa vào đó các nhà quản trị trong công ty dự báo được nhu cầu, xây dựng kếhoạch bản hàng bài bản, chuyên nghiệp để đảm bảo đủ sản phẩm theo yêu cầu củakhách hàng

 Khoa học công nghệ

Khoa học công nghệ trở thành nhân tố không thể thiếu trong hoạt động kinhdoanh của bất kỳ DN nào Áp dụng vào quá trình sản xuất Công ty cổ phần xây dựng vàthương mại G.C.T đã mua sắm máy móc, dây chuyền công nghệ hiện đại nhằm nângcao năng suất, hạ giá thành sản phẩm để cạnh trạnh với các công ty khác

 Nhà cung ứng

Công ty chủ yếu lấy các sản phẩm từ các tập đoàn như công ty cổ phầnthép Thái Nguyên, Nhật Quang, Nhà máy xi măng Bỉm Sơn, Bút Sơn, Công tythép Việt - Đức,… Bên cạnh đó công ty còn chủ động sản xuất cầu kiện bêtông sẵn Do đó nguồn cung ứng của công ty tương đối ổn định Nhưng công tycũng vẫn cần liên hệ để đảm bảo cho việc giao hàng đúng thời gian

 Đối thủ cạnh tranh

Hiện nay trên thị trường công ty có rất nhiều đói thủ cạnh tranh như Công ty

cổ phần xây dựng và dịch vụ Vạn Xuân, Công ty TNHH sản xuất, xây dựng vàthương mại Trường Phú, Công ty cổ phần và thương mại 299,… đây là những công

ty chiếm tỷ trọng tương đối trên thị trường vì vậy cần phải tận dụng điểm mạnh củamùnh, hạn chế điểm yếu để gia tăng thị phần, khẳng định vị trí của G.C.T

 Khách hàng

Khách hàng là nhân tố cực kỳ quan trọng, họ cung cấp nguồn sống cho DN,cần phải được nghiên cứu kỹ lưỡng hành vi mua, nhu cầu, sở thích, thị hiếu,… đểxây dựng kế hoạch bán hàng phù hợp sao cho họ tiếp nhận hàng hoá, sản phẩm càngnhiều càng tốt

3.3 Kết quả điều tra dữ liệu sơ cấp qua phiếu điều tra và phỏng vấn chuyên sâu 3.3.1 Kết quả từ phiếu điều tra trắc nghiệm

Phiếu điều tra trắc nghiệm theo mẫu 1 được gửi đi 10 phiếu dành cho nhàquản trị Thu lại 10/10 phiếu sau một tuần khảo sát Kết quả điều tra như sau:

3.3.1.1 Đánh giá chung về công tác xây dựng kế hoạch bán hàng của công ty

(Dành cho nhà quản trị )

 Mức độ quan trọng của công tác xây dựng kế hoạch bán hàng

Bảng 3.2 Kết quả điều tra mức độ quan trọng của công tác xây dựng k ho ch ế hoạch ạch

kế hoạch bán hàng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty là rất quan trọng Như vậycác thành viên trong công ty đều thấy được vai trò to lớn của công tác bán Nó tác độngtới toàn bộ hoạt động kinh doanh chung của toàn công ty Được coi là đòn bẩy để công

ty thực hiện các mục tiêu chiến lược một cách hiệu quả nhất

 Dự báo bán hàng

Công tác dự báo bán hàng trong công ty hiện nay chưa đạt kết quả cao dothông tin thu thập được thường không đầy đủ, chính xác 100% ý kiến cho rằng côngtác dự báo bán áp dụng theo quy trình từ dưới lên, nghĩa là thông tin thu thập đượcđược các nhân viên nghiên cứu thị trường, nhân viên bán hàng tổng hợp và báo cáocho cấp trên

Khi được hỏi về mức độ ảnh hưởng của công tác dự báo bán đối với công tácxây dựng KHBH, kết quả như sau: 60% - rất ảnh hưởng, 30% - ảnh hưởng, 10% -khá ảnh hưởng và không có ai cho rằng dự báo bán không ảnh hưởng tới xây dựng