nâng cao hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty cổ phần hà đô 23

Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp trong nước buộcphải không ngừng nâng cao chất lượng, đổi mới sản phẩm, giảm thiểu chi phísản xuất, hạ giá thành sản phẩm để gia tăng năng lực c

BỘ TÀI CHÍNH

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

Tác giả luận văn : NGUYỄN THỊ NGÂN Lớp : CQ47/11.04

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Bốn năm là một khoảng thời gian không quá dài nhưng cũng đủ để giúpmột con người trưởng thành hơn với những hành trang kiến thức khi bước vàocuộc sống Cùng với niềm tự hào khi được là một sinh viên Học Viện TàiChính, khoa Tài chính doanh nghiệp, em luôn cố gắng học tập và rèn luyệndưới sự dìu dắt tận tình của các thầy, cô giáo trong Học Viện để có thể tiếpthu được những kiến thức bổ ích Bài Luận văn tốt nghiệp của em được hoànthành cũng là một sản phẩm được tạo nên từ rất nhiều sự hướng dẫn, giúp đỡ.Qua đây, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến:

- Ban lãnh đạo Khoa Tài chính doanh nghiệp và các thầy, cô giáo trongkhoa đã tận tình truyền dạy và giúp đỡ em trong suốt thời gian qua

- Công ty Cổ phần Hà Đô 23, phòng Tài chính – Kế toán của công ty,cũng như đơn vị Thi công móng và tầng hầm – Chung cư cao cấp N0.10(Dịch Vọng) thuộc Xí nghiệp Thi công ngầm, đã luôn tạo điều kiện thuận lợicho em trong suốt thời gian thực tập

Và đặc biệt, em xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc tới cô giáo

Nguyễn Thị Hà - người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn

thành bài Luận văn tốt nghiệp này

Do thời gian làm luận văn và trình độ hiểu biết của bản thân còn nhiềuhạn chế nên chắc chắn bài luận văn của em không thể tránh khỏi những thiếusót Vì vậy, em rất mong sự đóng góp ý kiến từ các thầy cô và đọc giả để bàiLuận văn tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Nguyễn Thị Ngân

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong luận văn tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập.

Tác giả luận văn tốt nghiệp

Nguyễn Thị Ngân

MỤC LỤC

Trang bìa i

Lời cảm ơn ii

Lời cam đoan iii

Mục lục iv

Danh mục các chữ viết tắt viii

Danh mục bác bảng ix

Danh mục các hình x

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ HÀNG TỒN KHO VÀ VẤN ĐỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 Khái quát chung về hàng tồn kho: 5

1.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho 5

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho 5

1.1.3 Đặc điểm của hàng tồn kho 7

1.1.4 Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp 8

1.1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến quy mô hàng tồn kho ………9

1.2 Hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 11

1.2.1 Quan niệm về hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp .11 1.2.1.1 Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 11

1.2.1.2 Quan niệm về hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 11

1.2.2 Sự cần thiết của việc nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường 13

1.2.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 16

1.2.3.1 Các yếu tố khách quan: 17

1.2.3.2 Các yếu tố chủ quan 18

1.2.4 Các chỉ tiêu đánh giá công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 19

1.2.4.1 Chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho 19

1.2.4.2 Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho 21

1.2.5 Biện pháp chung nâng cao hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp hiện nay 21

1.2.5.1 Các chi phí liên quan đến quản lý hàng tồn kho 21

1.2.5.2 Mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả 23

1.2.5.3 Biện pháp chung nâng cao hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp hiện nay 28

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ ĐÔ 23 31

2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Hà Đô 23 31

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 31

2.1.2.Tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty 32

2.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh 32

2.1.2.2 Ngành nghề kinh doanh 32

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty 33

2.1.2.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Hà Đô 23 35

2.1.2.5 Tình hình tài chính của Công ty Cổ phần Hà Đô 23 trong thời gian qua 37

2.2 Thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Hà Đô 23 42

2.2.1 Hàng tồn kho trong cơ cấu tài sản lưu động của Công ty 42

2.2.2 Hàng tồn kho của Công ty cổ phần Hà Đô 23 43

2.2.3 Phân tích các chỉ tiêu đánh giá công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp 45

2.2.4 Phân tích chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trong Công ty 51

2.2.5 Quản trị hàng tồn kho tại Công ty 53

2.2.5.1 Mô hình kiểm tra tồn kho 53

2.2.5.2 Bảo quản hàng tồn kho 54

2.2.5.2 Mô hình quản lý hàng tồn kho trong Công ty 55

2.2.5.2 Phương pháp tính giá hàng tồn kho 56

2.3 Đánh giá chung công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Hà Đô 23 57

3.1.1 Thành tích 57

3.1.2 Hạn chế 59

3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế trong quản lý hàng tồn kho 59

3.1.3.1 Nguyên nhân khách quan 59

3.1.3.2 Nguyên nhân chủ quan 60

Chương 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG

TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ ĐÔ 23 62

3.1 Phương hướng hoạt động của Công ty trong tương lai………62

3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty 64

3.2.1 Xây dựng mức hàng tồn kho hợp lý 64

3.2.2 Giảm chi phí liên quan đến tồn kho 66

3.2.3 Tăng cường công tác quản lý hàng tồn kho 67

3.3 Điều kiện thực hiện các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho 68

3.3.1 Về phía các cơ quan quản lý Nhà nước 68

3.3.2 Về phía Công ty cổ phần Hà Đô 23 69

KẾT LUẬN 72

TÀI LIỆU ĐI KÈM 73 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN

NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI PHẢN BIỆN

TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM

DANH MỤC CÁC BẢNG

TrangBảng 2.1 Danh sách các công trình, dự án Công ty đang

DANH MỤC CÁC HÌNH

Trang

Hình 1.1

Đường biểu diễn mối quan hệ giữa chi phí đặt hàng, chi phí

lưu giữ và tổng chi phí tồn kho theo các mức sản lượng tồn

kho trong mô hình EOQ

24

Hình1.2 Lượng tồn kho bình quân trong kỳ là trong mô hình EOQ 24

MỞ ĐẦU

1 Tầm quan trọng của đề tài

Trong nền kinh tế thị trường, khi Việt Nam đã gia nhập sâu rộng vào Tổchức Thương mại quốc tế (WTO) tất yếu làm cho môi trường cạnh tranh củacác doanh nghiệp trong nước diễn ra hết sức sôi động với nhiều thời cơ và cảnhững thách thức Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp trong nước buộcphải không ngừng nâng cao chất lượng, đổi mới sản phẩm, giảm thiểu chi phísản xuất, hạ giá thành sản phẩm để gia tăng năng lực cạnh tranh Đáp ứng yêucầu đó, là một doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại khi muốntiến hành hoạt động kinh doanh thường xuyên, lien tục đòi hỏi phải có mộtlượng hàng tồn kho nhất định Hàng tồn kho có vai trò đặc biệt quan trọng, làmột phần không thể thiếu trong tài sản lưu động, ảnh hưởng trực tiếp đến quátrình sản xuất cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Nếu doanhnghiệp không dự trữ đủ hàng tồn kho, có thể sẽ thiếu hụt nguyên vật liệu,không đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất, đánh mất những khoảndoanh thu bán hàng tiềm năng hoặc thị phần nếu giá tăng cao trong khi doanhnghiệp không còn hàng để bán Tuy nhiên, khi lượng tồn kho nhiều quá thìdoanh nghiệp sẽ tốn chi phí để lưu hàng và chậm thu hồi vốn Vì vậy việckiểm soát lượng hàng tồn kho sao cho vừa đủ tại mỗi thời điểm là vô cùngcần thiết Và đó cũng chính là tầm quan trọng của công tác quản lý hàng tồnkho ở mỗi doanh nghiệp

Bên cạnh đó, trong giai đoạn nền kinh tế đầy khó khăn như hiện nay, khiChính phủ thực hiện chính sách tiền tệ chặt chẽ, chính sách tài khóa thắt chặt,thị trường bất động sản trầm lắng, làm lượng tồn kho bất động sản cũng nhưcác ngành có liên quan như vật liệu xây dựng tăng cao Lạm phát tăng, đặcbiệt năm 2011, lạm phát lên đến 18,58 %, khiến giá các mặt hàng đều tăng,

sức mua giảm, doanh nghiệp tăng tồn kho Hàng tồn kho lớn làm nhiều doanhnghiệp lao đao vì thiếu vốn, trong khi khả năng tiếp cận vốn bị suy giảm dolãi suất tín dụng đắt đỏ, điều kiện tín dụng ngặt nghèo hoặc năng lực kinhdoanh yếu kém Hàng tồn kho lớn, các chi phí kéo theo, doanh nghiệp giảmlợi nhuận, hiệu quả kinh doanh kém, khiến nhiều doanh nghiệp ngừng sảnxuất, phá sản Như vậy, việc giải tỏa hàng tồn kho hiện nay, cũng như nângcao hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho đang là vấn đề của cả nền kinh tế

để bảo đảm hoàn thiện chu trình sản xuất, bảo đảm tăng trưởng kinh tế

Công tác quản lý hàng tồn kho được đánh giá là một khâu rất quan trọngtrong quản trị doanh nghiệp nhưng đôi khi nó lại chưa thực sự được coi trọng,quan tâm đúng mực tại các doanh nghiệp Xuất phát từ vai trò quan trọng củahàng tồn kho và thực trạng quản lý tồn kho trong nền kinh tế hiện nay, mộtyêu cầu bức thiết đặt ra là làm thế nào để nâng cao hơn nữa chất lượng côngtác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp Yêu cầu này như một đòi hỏivới các doanh nghiệp nói chung cũng như với Công ty Cổ phần Hà Đô 23 nóiriêng, để tìm ra con đường phù hợp cho công tác quản lý hàng tồn kho đạtđược kết quả ngày một tốt hơn

Nhận thức được tầm quan trọng đó, cùng với những kiến thức đã được

các thầy cô truyền dạy, em chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác quản

lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Hà Đô 23” làm đề tài cho bài Luận văn

tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hàng tồn kho, công tác quản lý hàng tồnkho trong doanh nghiệp

Phân tích, làm rõ thực trạng hàng tồn kho, việc thực hiện công tác quản

lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Hà Đô 23 giai đoạn 2010 – 2012 Qua

đó, đánh giá những thành tích, hạn chế công tác đó ở công ty.

Nghiên cứu những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những hạn chế trongquản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Hà Đô 23

Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổphần Hà Đô 23, nhằm góp phần đảm bảo công ty hoạt động ổn định và tăngtrưởng bền vững

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài

Công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Hà Đô 23 giai đoạn2010-2012, mà cụ thể là quản lý các khoản mục trong hàng tồn kho và việckiểm soát lượng hàng tồn kho ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp

Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Công ty Cổ phần Hà Đô 23, thời giannghiên cứu từ ngày 27/12/2012 đến 4/5/2013

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả sử dụng tổng hợp phương phápduy vật biện chứng và phương pháp duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mac –Lenin, ngoài ra tác giả còn sử dụng một số phương pháp khác như:

- Phương pháp hệ thống hóa, khái quát hóa những vấn đề lý luận có liênquan đến quản lý hàng tồn kho

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp thu thập số liệu

+ Số liệu sơ cấp: thu thập bằng cách phỏng vấn trực tiếp nhân viênCông ty Trực tiếp đến một vài kho của Xí nghiệp trong Công ty quan sát, tìmhiểu tình hình thực tế

+ Số liệu thứ cấp:Tham khảo sách báo, tài liệu có liên quan đến đề tàinghiên cứu.Thu thập số liệu thực tế tại tổ kế toán của Xí nghiệp, phòng kếtoán của Công ty

- Phương pháp xử lý số liệu

Tổng hợp, so sánh và phân tích các số liệu thu thập được

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung được bố trí thành 3chương như sau:

Chương 1: Những lý luận chung về hàng tồn kho và vấn đề quản lý hàngtồn kho trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổphần Hà Đô 23

Chương 3: Phương hướng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lýhàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Hà Đô 23

CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ HÀNG TỒN KHO VÀ VẤN ĐỀ QUẢN

LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về hàng tồn kho

1.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 - Hàng tồn kho, quy định hàng tồn kho là tài sản:

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường

- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn và chiếm tỷ trọng lớn

có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Như vậy: Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một bộ phận của tài sảnngắn hạn dự trữ cho sản xuất, lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuấtchế tạo ở doanh nghiệp

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp có nhiều loại, khác nhau về đặc điểm,tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành, có vai trò côngdụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Để quản lý tốt hàng tồnkho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phải phân loại, sắp xếphàng tồn kho theo nhóm và theo tiêu thức nhất định

Theo chuẩn mực 02 - hàng tồn kho được phân thành:

- Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trênđường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.

- Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sảnphẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tụcnhập kho thành phẩm

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: Gồm tồn kho, gửi đi gia côngchế biến đã mua đang đi trên đường

- Chi phí dịch vụ dở dang

Ngoài ra, để thuận tiện cho công tác quản lí, hàng tồn kho còn được phânloại chi tiết theo các tiêu thức như:

- Phân loại theo mục đích sử dụng: Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất,

hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ

- Phân loại theo phẩm chất: Hàng tồn kho chất lượng tốt, hàng tồn kho

kém phẩm chất, hàng tồn kho mất phẩm chất

- Phân loại theo yêu cầu sử dụng: Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất

kinh doanh, hàng tồn kho chưa cần sử dụng, hàng tồn kho không cần sử dụng

- Phân loại theo kế hoạch dự trữ tồn kho: Hàng tồn trữ an toàn, hàng tồn

trữ thực tế,…

Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định với nhà quảntrị doanh nghiệp Do đó, tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh mà cơcấu hàng tồn kho cũng khác nhau Đối với các doanh nghiệp kinh doanhthương mại, hàng tồn kho chủ yếu là hàng mua về để bán bao gồm hàng trongkho, hàng trên đường, hàng gửi bán Đối với doanh nghiệp sản xuất thì baogồm cả nguyên vật liệu đầu vào, sản phẩm dở dang và thành phẩm chờ bán

Sơ đồ: Phân loại hàng tồn kho ở doanh nghiệp thương mại

và doanh nghiệp sản xuất.

1.1.3 Đặc điểm của hàng tồn kho

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp phân thành nhiều loại, với mỗi loại đòihỏi công tác tổ chức, quản lý và hạch toán có những nét riêng Nhìn chung,hàng tồn kho trong doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau:

Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh

nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanhnghiệp Do đó, nó mang những đặc điểm tiêu biểu của tài sản lưu động

Không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kì kinh doanh Quamỗi giai đoạn của chu kì kinh doanh, hàng tồn kho lại thay đổi hình thái biểuhiện và chuyển hoá thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, thànhphẩm, Nó không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó được

chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm Như vậy, sau mỗi chu kìkinh doanh nó hoàn thành một vòng chu chuyển

Thứ ba, hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán vì vậy

ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận trong năm

Thứ tư, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn

là công việc khó khăn, phức tạp và phụ thuộc vào phương pháp tính giá hàng tồn kho mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, đồ cổ, kim khí quý, Việc phân loại và xác định đúng giá trị của chúng ảnh hưởng tới tính chính xác hàng tồn kho phản ánh trên bảng Cân đối kế toán và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên Báo cáo kết quả kinh doanh

Thứ năm, trong kế toán, tính toán giá trị của hàng tồn kho người ta hay

sử dụng các phương pháp: phương pháp tính giá đích danh, phương pháp bìnhquân gia quyền, phương pháp LIFO - vào sau tính trước; và phương pháp FIFO - vào trước tính trước

1.1.4 Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Thứ nhất, hạn chế độ trễ về thời gian trong chuỗi cung ứng, từ ngườicung ứng đến người sử dụng ở mọi khâu, đòi hỏi doanh nghiệp phải tích trữmột lượng hàng nhất định để đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuấthoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người mua Ví dụ như Doanhnghiệp sản xuất bánh kẹo ký được hợp đồng cung ứng hàng hóa lớn vào dịpTết, thì đương nhiên phải dự trữ hàng trong kho để thực hiện hợp đồng, đảmbảo an toàn trong việc cung ứng sản phẩm, tăng thu tối đa lợi nhuận

Thứ hai, hàng tồn kho giống như một cái giảm shock trước những bất

chắc của thị trường Ví dụ Doanh nghiệp dự đoán sớm được tình trạng khanhiếm hay tăng giá của sản phẩm, hàng hoá mà mình đang nắm quyền chi phối,

để "găm hàng" và sẽ tung ra sản phẩm ở thời điểm cần thiết Khi đó, hàng tồnkho trở thành khoản lợi nhuận đang chờ ngày thanh toán của doanh nghiệp.

Thứ ba, doanh thu từ hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo

ra doanh thu và những khoản thu nhập thêm sau này cho doanh nghiệp Đó lànhững tài sản đã sẵn sàng để bán hoặc sẽ được đem ra bán

Thứ tư, bài toán dự trữ hàng tồn kho là bao nhiêu, ảnh hưởng trực tiếp

đến hoạt động cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Nếu để hàngtồn quá lâu, doanh nghiệp sẽ giảm vòng quay vốn, tăng chi phí tồn trữ, bảoquản và thanh lý hàng hư hỏng Tuy nhiên, việc không dự trữ đủ hàng tồn khocũng là một rủi ro bởi vì quá trình sản xuất có thể bị gián đoạn, đánh mấtkhách hàng, mất cơ hội thu những khoản doanh thu bán hàng tiềm năng nếugiá lên cao mà doanh nghiệp hết hàng để bán

Thứ sáu, việc tính đúng giá hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng

trong lập báo cáo tài chính Vì nếu tính sai lệch giá trị hàng tồn kho, sẽ làmsai lệch các chỉ tiêu khác trên báo cáo tài chính Giá trị hàng tồn kho bị tínhsai, dẫn đến giá trị tài sản lưu động và tổng giá trị tài sản của doanh nghiệpthiếu chính xác, giá vốn hàng bán tính sai lệch sẽ làm chỉ tiêu lãi gộp, lãi ròngcủa doanh nghiệp không còn chính xác Hơn nữa, hàng tồn kho cuối kỳ nàycòn là hàng tồn kho đầu kỳ tiếp theo Do đó, sai lầm sẽ được chuyển tiếp qua

kỳ sau và gây nên sai lầm liên tục qua các kỳ của giá vốn hàng bán, lãi gộp vàlãi thuần Từ đó, việc lập kế hoạch tài chính thiếu thực tế, các báo cáo tàichính kém tính chính xác, hữu dụng

1.1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến quy mô hàng tồn kho

Doanh nghiệp có quy mô dự trữ hàng tồn kho lớn hay nhỏ phụ thuộc vàonhiều nhân tố khác nhau:

- Các chi phí phát sinh liên quan đến tồn kho:

Ở mỗi mức tồn kho khác nhau, chi phí tương ứng phát sinh (chi phí đặthàng, chi phí tồn trữ…) là khác nhau Doanh nghiệp muốn giảm chi phí đặthàng, sẽ giảm số lần đặt hàng trong kỳ, làm tăng hàng hóa, vật tư nằm trongkho, điều này làm tăng chi phí tồn trữ Ngược lại, khi doanh nghiệp muốngiảm chi phí tồn trữ, sẽ giảm quy mô lưu kho, có thể sẽ tăng chi phí đặt hàngnhiều lần trong kỳ.

- Lạm phát:

Tác động của lạm phát làm giá cả thay đổi Một doanh nghiệp nếu biết trước tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí

- Tốc độ tăng trưởng kinh tế:

Xu hướng phát triển chung của nền kinh tế liên quan đến khả năng mởrộng hay thu hẹp quy mô kinh doanh Khi tốc độ tăng trưởng nền kinh tế giảmnhư hiện nay, các ngành như: bất động sản, may mặc,…cố gắng giảm quy môhàng tồn kho để giảm chi phí liên quan

- Nguồn cung ứng:

Khi nguồn cung bị thiếu hụt, tồn kho trong doanh nghiệp giảm Tìnhtrạng này làm giảm chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng, thiệt hại Tuy nhiênđiều đó chưa hẳn là tốt bởi sản xuất trong doanh nghiệp có thể bị gián đoạn,tăng chi phí thiệt hại do thiếu hụt hàng Do đó, quy mô tồn kho là bao nhiêucần đi liền với công tác dự báo nguồn cung

- Cầu thị trường:

Khi doanh nghiệp dự báo nhu cầu thị trường về mặt hàng của công tytăng, doanh nghiệp tăng quy mô hàng tồn kho cho sản xuất, nhằm tận dụng cơhội thu lợi nhuận cao hơn Ví dụ Doanh nghiệp bánh kẹo tăng quy mô tồn kho

phục vụ nhu cầu Tết, Doanh nghiệp nước uống tăng hàng tồn kho để đảm báođáp ứng nhu cầu hè

- Chiến lược đầu tư của doanh nghiệp:

Khi một doanh nghiệp hiện tại cho rằng đầu tư vào hàng tồn kho có mức sinh lợi cao hơn việc đầu tư vào các tài sản khác, doanh nghiệp có thể tăng dựtrữ hàng tồn kho và ngược lại

1.2 Hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.2.1 Quan niệm về hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.2.1.1 Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Quản lý là sự tác động có chủ đích của chủ thể quản lý tới đối tượngquản lý một cách liên tục, có tổ chức, liên kết các thành viên trong tổ chứchành động nhằm đạt tới mục tiêu với kết quả tốt nhất Nói cách khác, “Quản

lý là một quá trình làm cho những hành động hướng tới mục tiêu được hoànthành với hiệu quả cao, bằng và thông qua những người khác”

Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp là sự tác động của ban quản trịtới nguồn lực của doanh nghiệp (hàng tồn kho) thông qua người khác (nhânviên) nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Như vậy, quản lý hàng tồn kho là một trong những nhiệm vụ quan trọngcủa công tác quản lý doanh nghiệp

1.2.1.2 Quan niệm về hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Không thể phủ nhận rằng thị trường kinh doanh đang ngày một mở rộnghơn, một mặt mang lại những lợi ích dài hạn để công ty lớn mạnh thông qua

việc mở rộng thị trường, mặt khác sẽ là thách thức không nhỏ đối với khảnăng của công ty, buộc các công ty phải tổ chức lại cơ cấu sản xuất, chuyểndịch đầu tư và và đổi mới cơ chế quản lý kinh doanh sao cho phù hợp vớinhững yêu cầu của môi trường kinh doanh Do đó, làm sao để quản lý hiệuquả tài sản doanh nghiệp nói chung cũng như quản lý hiệu quả hàng tồn khonói riêng là yêu cầu cần thiết được đặt ra.

Hiệu quả của quản lý là gì?

Chúng ta cần phân biệt khái niệm kết quả và hiệu quả trong quản lý Kết

quả của một quá trình quản lý ám chỉ đầu ra của quá trình đó, theo nghĩa chưa

đề cập gì đến những “chi phí” đã bỏ ra cho quá trình này

Trong khi ấy, hiệu quả của quản lý hàm ý chúng ta so sánh kết quả đạt

được với những “chi phí” đã bỏ ra Tất nhiên, những “chi phí” ở đây khôngchỉ đề cập tới tiền

Hiệu quả cao khi kết quả đạt được cao hơn so với chi phí; và hiệu quả

thấp khi chi phí bỏ ra nhiều hơn kết quả đạt được

Hiệu quả tỉ lệ thuận với kết quả đạt được, nhưng tỉ lệ nghịch với chi phí

bỏ ra Qua phân tích nêu trên, “Có thể nói rằng lý do tồn tại của hoạt động

quản trị chính là vì muốn có hiệu quả; và chỉ khi nào người ta quan tâm đến hiệu quả, thì họ mới quan tâm đến hoạt động quản lý”.

Hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp?

Kết quả tối đa với chi phí tối thiểu, có nghĩa lượng tồn kho ở mức tối ưu

đủ để sản xuất sao cho chi phí tồn kho là nhỏ nhất Nói một cách dễ hiểu,doanh nghiệp muốn thu ngày càng nhiều từ việc bỏ ra một cùng một lượngvốn ban đầu của mình hay với cùng một lượng tiền thu về từ hoạt động sảnxuất kinh doanh như năm trước nhưng năm nay doanh nghiệp phải bỏ ra cho

nó một lượng chi phí ít hơn.

Doanh thu, lợi nhuận đạt được tối đa trên lượng hàng tồn kho vừa đủ Vì

dự trữ thừa hàng tồn kho không những không làm tăng thêm doanh thu màcòn làm tăng chi phí, giảm lợi nhuận Trong khi dự trữ thiếu, doanh nghiệplàm mất cơ hội gia tăng lợi nhuận

Giảm thiểu các chi phí liên quan đến hàng tồn kho như chi phí bảo quản,lưu giữ, chi phí hư hỏng, thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí thuê khobãi, chi phí đặt hàng khẩn cấp,…để giảm giá vốn hàng bán, tăng lợi nhuận

Hệ số vòng quay hàng tồn kho thể hiện khả năng quản trị hàng tồn kho.Vòng quay hàng tồn kho là số lần mà hàng hóa tồn kho bình quân luânchuyển trong kỳ (Hệ số vòng quay hàng tồn kho được xác định bằng giá vốnhàng bán chia cho bình quân hàng tồn kho trong kỳ) Hệ số vòng quay hàngtồn kho thường được so sánh qua các năm, so với doanh nghiệp trong ngành

để đánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho là tốt hay xấu qua từng năm

Sự toàn diện của hiệu quả đạt được xét trong thời kỳ dài, hoặc hiệu quảcủa chu kỳ sản xuất trước không làm hạ thấp hiệu quả chu kỳ sau Trong thực

tế không ít những trường hợp chỉ thấy lợi ích trước mắt, thiếu xem xét toàndiện và lâu dài, nhập về hàng loạt máy móc thiết bị cũ, giá rẻ làm tăng lượnghàng tồn kho nhằm phục vụ mục đích sản xuất Tuy nhiên, máy móc nhập vềlạc hậu, năng suất thấp, ô nhiễm môi trường tự nhiên, không phù hợp với yêucầu, điều kiện trong nước làm tăng chi phí tồn trữ, bảo quản, sửa chữa, thanh

lý, dẫn đến lãng phí vốn và hiệu quả kinh doanh thấp

1.2.2 Sự cần thiết của việc nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, các doanhnghiệp muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi phải hoạt động kinh doanh có hiệu

quả hay phải tối đa hoá giá trị tài sản của chủ sở hữu Trong khi đó yếu tố tácđộng có tính quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh chính là hiệu quả

sử dụng vốn của doanh nghiệp Mà với mỗi doanh nghiệp, hàng tồn kho cóvai trò như tấm nệm an toàn giữa các giai đọan của chu kì sản xuất kinhdoanh, chiếm tỉ trọng tương đối lớn trong tài sản lưu động Như vậy, nâng caohiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp là vô cùng quantrọng, nó được thể hiện thông qua:

Thứ nhất, do sự tác động của cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà

nước Kinh tế thị trường theo đuổi mục đích lớn là lợi nhuận ngày càng cao.Tiền đề của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục trong các doanhnghiệp là vốn, vốn đầu tư vào hàng tồn kho, và đồng vốn đó phải có khả năngsinh lời Bởi vậy, thiếu hàng tồn kho, đồng nghĩa thiếu vốn thì hoạt động sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bị “chết”, bị ngưng trệ bởi bây giờkhông còn có sự cứu trợ của Ngân sách Nhà nước

Thứ hai, thực trạng nền kinh tế vĩ mô nước ta hiện nay, sự trì trệ trong

sản xuất do hàng tồn kho đang có nhiều tác động tiêu cực vào nền kinh tế.Hàng không bán được khiến vòng quay vốn ngày càng thấp, ảnh hưởngđến kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp phải điều chỉnh quy mô sản xuấtkhông chỉ làm người lao động mất việc mà còn dẫn đến tình trạng nợ đọngthuế Nhà nước, thuộc về các doanh nghiệp đã giải thể, phá sản hoặc mất tích.Đồng thời, hàng tồn kho cao cũng tác động xấu đến tăng trưởng GDP vàđầu tư nước ngoài

Thực trạng tồn kho nhiều ở các mặt hàng: xi măng, sắt, thép, nhựa, khiến dòng tiền bị tắc nghẽn, đây cũng chính là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến

nợ xấu của ngân hàng, tăng trưởng tín dụng thấp

Không chỉ vậy, chi phí đầu vào cho sản xuất kinh doanh quá cao, ảnh

hưởng đến tỷ suất lợi nhuận doanh nghiệp.

Trước những khó khăn đó của doanh nghiệp, bài toán “Quản lý hàng tồn

kho như thế nào? Biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý hàng tồnkho trong doanh nghiệp” đang là vấn đề cấp bách, là chìa khóa để ổn địnhdoanh nghiệp hiện nay

Thứ ba, nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho sẽ đảm bảo an toàn tài

chính cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và tăng trưởng,tăng niềm tin từ khách hàng và nhà đầu tư

Ví dụ như DELL Inc – một công ty đa quốc gia của Hoa Kỳ hoạt động

trong lĩnh vực công nghệ máy tính, đã trải qua cú thụt lùi đầu tiên năm 1989khi mà công ty có quá nhiều hàng tồn kho.Vì theo đuổi mục tiêu tăng trưởng,

họ liên tục mua những con chíp bộ nhớ và đã mua nhiều hơn số lượng cần,đỉnh của thị trường tuần hoàn Và sau đó giá cả bị rớt xuống thấp Kháchhàng, nhân viên và các nhà đầu tư thất vọng Họ bị kẹt giữa đống chíp bộ nhớ

mà không ai muốn – chưa nói đến việc chúng ngốn hàng đống tiền

Họ nhận ra hàng tồn kho là thứ tồi tệ nhất phải sở hữu trong ngành côngnghiệp mà giá trị của nguyên liệu hay thông tin giảm xuống nhanh chóng Họ

đã phải bán tống bán tháo tất cả số hàng tồn kho đó Điều này làm giảm sốtiền lãi đến mức mà công ty chỉ thu được mỗi một xu cho mỗi một cổ phầntrong một quý Để bồi thường, công ty phải tăng giá sản phẩm, làm chậm lạiquá trình tăng trưởng và hoãn lại các kế hoạch tung ra chiến dịch tại các quốcgia mới Lần đầu tiên trong lịch sử của công ty, công ty đã không cung cấp

hàng Từ những kinh nghiệm học được từ sự việc đó, DELL Inc đã có những

bước đi tốt hơn và tìm ra lại một trong những toà nhà của sự thành công củacông ty: giá trị và tầm quan trọng của việc quản lí hàng tồn kho (Trích: Coithường hàng hóa tồn kho [14])

Ngày nay, bài học vẫn vô cùng ý nghĩa đối với bất cứ ngành công nghiệpnào – từ máy tính tới hàng không, hay thời trang Trong ngành công nghiệpđiện tử chẳng hạn, tốc độ thay đổi công nghệ nhanh chóng có thể nhấn chìmgiá trị của hàng tồn kho mà bạn đang có chỉ trong một vài ngày Trong ngànhcông nghiệp thông tin, giá trị của thông tin có thể giảm đi từng giờ hoặc từngphút, thậm chí từng giây ví dụ như khi bạn tham gia trong các thị trường tàichính.

Do vậy, nâng cao kỹ năng dự báo hàng tồn kho, quan tâm đúng mực đếnquản lí hàng tồn kho là thật sự cần thiết

Thứ tư, nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho cũng là một nội dung

cạnh tranh giữa các doanh nghiệp Khi quản lý tồn kho tốt, tiết kiệm chi phí,giảm giá thành sản phẩm, tăng năng lực cạnh tranh, nắm bắt thời cơ chiếmlĩnh thị trường

Thứ năm, quản lý hàng tồn kho tốt cũng góp phần hoàn thành kế hoạch

sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bảo vệ doanh nghiệp trước các sự kiệnlàm đình trệ sản xuất như đình công, thiếu nguồn cung,… giúp mở rộng quy

mô, nâng cao uy tín cho doanh nghiệp

Như vậy, nâng cao hiệu quả quản lí hàng tồn kho là tiền đề để doanhnghiệp gia tăng lợi nhuận và lợi nhuận cao hơn, nên chẳng có một lý do nào

để doanh nghiệp có thể từ chối việc làm đó Do đó, nâng cao hiệu quả côngtác quản lí hàng tồn kho là một việc làm thiết yếu của bất kỳ một doanhnghiệp nào

1.2.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Có nhiều nhân tố cần phải quan tâm trong quá trình quản lý hàng tồn kho

bởi nó tạo nên rủi ro cho công tác quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp.

1.2.3.1 Các yếu tố khách quan:

Các nhân tố khách quan bao gồm các yếu tố chính trị, luật pháp, văn hoá,

xã hội, công nghệ, kỹ thuật, kinh tế,… đây là những yếu tố mà doanh nghiệpkhông thể kiểm soát được đồng thời nó có tác động chung đến tất cả cácdoanh nghiệp trên thị trường Nghiên cứu những yếu tố này giúp doanhnghiệp thích ứng một cách tốt nhất với xu hướng vận động của thị trường

-Yếu tố chính trị và luật pháp:

Yếu tố này tác động mạnh đến việc hình thành và khai thác cơ hội kinhdoanh, thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp, ổn định chính trị là tiền đề quantrọng tạo ra môi trường kinh doanh thuận lợi Ví dụ như căng thẳng giữaTrung Quốc và Nhật Bản về khu vực Điếu Ngư/Senkaku, người dân TrungQuốc đang tẩy chay hàng hóa Nhật Bản, trong đó có xe hơi Doanh số bán racủa xe hơi Nhật sụt giảm, tồn kho tăng, các hãng như Toyota và Honda phảicắt 1/2 sản lượng bằng việc cắt giảm sản xuất

+ Sự gián đoạn nguồn cung ứng

Đây là rủi ro thường gặp khi sản phẩm mua về mang tính chất thời vụhoặc doanh nghiệp không mua được hàng Do đó, doanh nghiệp thường đặt

trước hàng, tăng tồn kho, tăng chi phí đặt hàng nên doanh nghiệp phải tínhtoán xác định lượng tồn kho hợp lý nhất.

Ngược lại, doanh nghiệp bán hàng lại muốn lượng tồn kho tương đốicao, đặc biệt khi giảm nguồn cung được dự báo trước

-Yếu tố kỹ thuật công nghệ:

Doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu đổi mới công nghệ, sản phẩm tiêu thụ tốt.Ngược lại, công nghệ lạc hậu, sản phẩm lỗi thời, ế ẩm

- Đối thủ canh tranh:

Đối thủ canh tranh có ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp, doanh nghiệp

có cạnh tranh được thì mới có khả năng tồn tại ngược lại sẽ bị đẩy lùi ra khỏithị trường, theo đó lượng hàng tồn kho cũng thay đổi theo sự mạnh yếu củadoanh nghiệp…

1.2.3.2 Các yếu tố chủ quan

Là toàn bộ các yếu tố thuộc tiềm lực của doanh nghiệp mà doanh nghiệp

có thể kiểm soát ở mức độ nào đó và sử dụng để khai thác các cơ hội kinhdoanh Tiềm năng phản ánh thực lực cuả doanh nghiệp trên thị trường, đánhgiá đúng tiềm năng cho phép doanh nghiệp xây dựng chiến lược và kế hoạchkinh doanh đúng đắn đồng thời tận dụng được các cơ hội kinh doanh mang lạihiệu quả cao

- Trình độ kỹ thuật sản xuất:

Đối với doanh nghiệp có trình độ sản xuất cao, công nghệ hiện đại vừatiết kiệm được nhiều chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm,vừa nâng caochất lượng sản phẩm, tăng khả năng tiêu thụ, sức cạnh tranh trên thị trường

Từ đó, doanh nghiệp có thể dự báo được nhu cầu khách hàng, dự kiến tồn khohợp lý

- Trình độ đội ngũ cán bộ lao động sản xuất:

+ Trình độ tổ chức quản lý: dự trữ tồn kho kéo theo nhiều chi phí tăngthêm (chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ, chi phí cơ hội mất đi khi không đầu tưvào tài sản khác) Người điều hành quản lý có chuyên môn, kinh nghiệm sẽgiúp giảm chi phí không cần thiết, đồng thời nắm bắt được cơ hội kinh doanh,đem lại sự phát triển cho doanh nghiệp

+ Trình độ tay nghề của người lao động: công nhân có trình độ tay nghềcao phù hợp với trình độ dây chuyền sản xuất thì sử dụng máy móc sẽ tốt hơn,khai thác được tối đa công suất thiết bị làm tăng năng suất lao động, tạo rachất lượng sản phẩm cao, tăng khả năng tiêu thụ, tồn kho ít

- Chiến lược phát triển, đầu tư của doanh nghiệp:

Doanh nghiệp dự báo giá nguyên vật liệu sẽ tăng trong tương lai, nêntăng tồn trữ nguyên vật liệu để tận dụng giá rẻ ở hiện tại, hoặc với mục tiêu

mở rộng quy mô kinh doanh, doanh nghiệp tăng vốn đầu tư vào hàng tồn kho

1.2.4.1 Chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho

Đây là nhóm chỉ tiêu có tác dụng đánh giá mức độ hoạt động kinh

doanh của doanh nghiệp, qua đó đo lường năng lực quản lý của doanh nghiệp

- Số ngày tồn kho bình quân

Chỉ tiêu này cho biết số ngày hàng tồn kho chuyển thành hàng bán Nếu

số vòng quay của hàng tồn kho giảm, số ngày tồn kho bình quân tăng tức là

tốc độ luân chuyển hàng tồn kho chậm nên khả năng sinh lời giảm, rủi ro về

tài chính của doanh nghiệp tăng Số ngày tồn kho bình quân tăng sẽ phải tăng

chi phí bảo quản, chi phí tài chính nếu như hàng tồn kho được tài trợ bằngvốn vay, điều này có nghĩa doanh nghiệp giảm khả năng sinh lời, tăng tổn thất

tài chính, tức là rủi ro tài chính tăng và ngược lại Trong trường hợp số vòng

quay của hàng tồn kho giảm, số ngày tồn kho bình quân tăng, cần xem xét

nguyên nhân của nó Có thể doanh nghiệp biết trước giá nguyên vật liệu trongtương lai sẽ tăng hoặc có gián đoạn trong việc cung cấp nguyên vật liệu, từ đódoanh nghiệp có quyết định tăng dự trữ nguyên vật liệu; hay doanh nghiệp dự

đoán giá bán của sản phẩm sẽ tăng mà quyết định giảm bán ra làm dự trữthành phẩm tăng Trong những trường hợp đó, tốc độ luân chuyển hàng tồnkho giảm vẫn được đánh giá là hợp lý.

1.2.4.2 Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho

Hệ số này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thuần cần bao nhiêu đồng hàng tồn kho Hệ số này giảm chứng tỏ cần ít vốn hơn để đạt đượcdoanh thu như cũ Đây là điều kiện để vốn sử dụng hiệu quả hơn

Để có thể đánh giá chính xác hơn tình hình tài chính doanh nghiệp, việcxem xét chỉ tiêu hàng tồn kho cần được đánh giá bên cạnh các chỉ tiêu khácnhư lợi nhuận, vòng quay của dòng tiền,… cũng như nên được đặt trong điềukiện kinh tế vĩ mô, điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp Đồng thời, chỉtiêu này cần được so sánh qua các năm, so sánh với các doanh nghiệp hoạtđộng cùng ngành nghề kinh doanh để đánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho

là tốt hay xấu qua từng năm

1.2.5 Biện pháp chung nâng cao hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp hiện nay

1.2.5.1 Các chi phí liên quan đến quản lý hàng tồn kho

Tiêu chí để đánh giá một mô hình tồn kho hiệu quả thường là tối thiểuhóa chi phí tồn kho

Dự trữ hàng tồn kho liên quan đến 3 loại chi phí sau:

- Chi phí đặt hàng (ordering costs)

- Chi phí lưu giữ hay chi phí tồn trữ (carrying cots)

- Chi phí thiệt hại khi không có hàng (hàng tồn kho hết)

1.2.5.1.1 Chi phí đặt hàng

Là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng bao gồm: chiphí giao dịch, chi phí vận chuyển, chi phí giao nhận hàng theo hợp đồng.Trên thực tế, chi phí cho mỗi đơn đặt hàng thường bao gồm chi phí cốđịnh và chi phí biến đổi Tuy nhiên, trong các mô hình quản lý, vốn về hàngtồn kho đơn giản thường giả định chi phí cho mỗi lần đặt hàng là cố định vàđộc lập với số đơn hàng đặt mua Chi phí đặt hàng được tính bằng đơn vị tiền

tệ cho mỗi lần đặt hàng

1.2.5.1.2 Chi phí lưu giữ hay chi phí tồn trữ

Chi phí lưu giữ liên quan đến việc thực hiện dự trữ hàng tồn kho trongmột khoảng thời gian xác định trước Chi phí lưu giữ bao gồm: chi phí lưukho, chi phí bảo quản; chi phí hư hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bịlỗi thời, giảm giá, biến chất; chi phí bảo hiểm; chi phí trả tiền lãi vay để muahàng hóa, vật tư; chi phí thuế

Chi phí lưu giữ được tính bằng đơn vị tiền tệ trên mỗi đơn vị hàng lưukho hoặc tính bằng tỉ lệ phần trăm trên giá trị hàng lưu kho trong một thời kỳ.Thông thường, chi phí lưu giữ hàng năm dao động từ 20% đến 45% tính trêngiá trị hàng lưu kho cho hầu hết các doanh nghiệp

Chi phí lưu giữ bao gồm: chi phí cố định và chi phí biến đổi, gần như tất

cả các chi phí lưu giữ biến động tỉ lệ theo mức độ hàng tồn kho, chỉ có chi phíthuê kho hoặc khấu hao các thiết bị hoạt động trong kho là tương đối cố địnhtrong thời gian ngắn Vì vậy, chi phí lưu giữ được xem như là một chi phíbiến đổi trên mỗi đơn vị hàng tồn kho

1.2.5.1.3 Chi phí thiệt hại khi không có hàng (hàng tồn kho hết)

Chi phí thiệt hại do hàng tồn kho hết xảy ra bất cứ khi nào doanh nghiệp

không có khả năng giao hàng bởi nhu cầu hàng lớn hơn số lượng hàng dự trữtrong kho.

Chi phí thiệt hại gồm: Chi phí đặt hàng khẩn cấp, chi phí thiệt hại dongừng trệ sản xuất, lợi nhuận bị mất do hết thành phẩm dự trữ để bán chokhách hàng…

Tuy nhiên, để đơn giản hóa chúng ta sẽ không tính đến chi phí này trongphân tích chi phí liên quan đến dự trữ hàng tồn kho

1.2.5.2 Mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Các mô hình quản lý hàng tồn kho sau đây đều tìm cách giải đáp 2 câu

hỏi quan trọng là:

- Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất?

- Khi nào thì tiến hành đặt hàng?

1.2.5.2.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ - The Basic Eco - nomic Order Quantity Model )

Mô hình EOQ là mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính định lượng,được sử dụng để xác định mức độ tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp

Đây là một trong những kỹ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu đờinhất, nó được nghiên cứu từ năm 1915 nhưng cho đến nay nó vẫn được hầuhết các doanh nghiệp sử dụng

Dựa trên cơ sở xem xét mối quan hệ giữa chi phí đặt hàng và chi phí tồntrữ cho thấy khi số lượng sản phẩm hàng hóa cho mỗi lần đặt hàng tăng lên,

số lần đặt hàng giảm đi dẫn đến chi phí đặt hàng giảm, trong khi chi phí tồntrữ tăng lên Do đó mục đích của quản lý vốn về hàng tồn kho là cân bằng hailoại chi phí để tổng chi phí là thấp nhất

HÌNH 1.1 ĐƯỜNG BIỂU DIỄN MỐI QUAN HỆ GIỮA CHI PHÍ ĐẶT HÀNG, CHI PHÍ LƯU GIỮ VÀ TỔNG CHI PHÍ TỒN KHO THEO CÁC MỨC SẢN LƯỢNG

TỒN KHO

Gọi Q là lượng hàng cho mỗi lần đặt hàng Tại thời điểm đầu kỳ, lượnghàng tồn kho là Q và cuối kỳ lượng hàng tồn kho là 0 nên lượng tồn kho bìnhquân trong kỳ làdo nhập xuất đều đặn, theo giả thiết mô hình EOQ

HÌNH 1.2 LƯỢNG TỒN KHO BÌNH QUÂN TRONG KỲ LÀ

TRONG MÔ HÌNH EOQ

- Gọi Cl là chi phí tồn trữ cho mỗi đơn vị hàng tồn kho Ta có tổng chi phí lưu giữ hàng tồn kho trong kỳ (FL) được xác định như sau:

Trên cơ sở xác định lượng đặt hàng kinh tế, người quản lý có thể xácđịnh số lần thực hiện hợp đồng trong kỳ theo QE.

Công thức xác định: Lc =

Trong đó:

Lc : Số lần thực hiện hợp đồng tối ưu trong kỳ

Gọi Nc là số ngày cung cấp cách nhau (độ dài thời gian dự trữ tối ưu củamột chu kỳ hàng tồn kho) là khoảng thời gian giữa hai lần đặt hàng kế nhau

Có thể xác định: Nc = =

Trên thực tế, việc sử dụng tồn kho khó đều đặn đối với đa số doanhnghiệp và thời gian giao hàng cũng thay đổi tùy theo tình hình sản xuất vàthời tiết Vì vậy doanh nghiệp thường tính thêm khoản dự trữ an toàn vàomức tồn kho trung bình Công thức tính như sau:

phí đặt hàng và chi phí lưu giữ Hai chi phí này phản ứng ngược chiều nhau.Khi quy mô đơn hàng tăng lên, ít đơn hàng hơn được yêu cầu làm cho chi phíđặt hàng giảm, trong mức dự trữ bình quân sẽ tăng lên, đưa đến tăng chi phílưu giữ Do đó mà trên thực tế số lượng đặt hàng tối ưu là kết quả của một sựdung hòa giữa hai chi phí có liên hệ nghịch nhau này

Do hạn chế của mô hình EOQ nên cần xác định điểm đặt hàng lại Điểmđặt hàng lại là mức độ tồn kho mà tại đó thực hiện một đơn hàng kế tiếp -Gọi Qr là điểm đặt hàng lại Qr được xác định bằng công thức:

Qr = n

Trong đó: n là thời gian chuẩn bị giao nhận hàng bổ sung

HÌNH 1.3 XÁC ĐỊNH ĐIỂM ĐẶT HÀNG LẠI

Trường hợp doanh nghiệp mua vật tư, hàng hóa với khối lượng lớn sẽđược nhà cung cấp cho hưởng tỉ lệ chiết khấu theo khối lượng Người quản lýtài chính cần tính toán mức sinh lời dòng hàng năm từ hưởng chiết khấu theocông thức:

Để đi đến quyết định tăng lượng đặt hàng kinh tế lên mức được hưởngchiết khấu, cần so sánh mức sinh lời ròng từ hưởng chiết khấu với chi phí tồnkho gia tăng Nếu kết quả dương công ty nên gia tăng lượng đặt hàng, nếu kếtquả âm thì lượng đặt hàng kinh tế là giá trị EOQ ([1],Tr121-129)

1.2.5.2.2 Mô hình quản lý hàng tồn kho Just - In – Time

Hệ thống quản lý hàng tồn kho đúng lúc Just – In – Time là một phần

của quá trình quản lý sản xuất nhằm mục đích giảm thiểu chi phí hoạt động vàthời gian sản xuất bằng cách loại bỏ bớt những công đoạn kém hiệu quả gâylãng phí Hệ thống cung ứng đúng thời điểm (tồn kho bằng 0) được dựa trênnhững ý tưởng cho rằng tất cả các mặt hàng cần thiết có thể được cung cấptrực tiếp cho các giai đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh một cách chính xác

cả về thời điểm giao hàng lẫn số hàng được giao thay vì phải dự trữ thông quatồn kho Cách tiếp cận này lần đầu tiên được phát triển bởi công ty Toyotacủa Nhật vào những năm 90 Ngược lại với mô hình tồn kho bằng 0 - Just – In– Time” là mô hình hàng tồn kho thông thường hay loại mô hình dựa trênhàng tồn kho an toàn được các doanh nghiệp sử dụng đôi lúc được xem như là

mô hình “tồn kho đúng tình huống - Just – In – Time”

Mô hình tồn kho bằng 0 tỏ ra hiệu quả nhất đối với những doanh nghiệp

có những hoạt động sản xuất mang tính chất lặp đi lặp lại Một phần quan

trọng của kỹ thuật Just – In – Time là thay thế việc sản xuất từng lô hàng vớimột số lượng lớn sản phẩm bằng cách sản xuất theo một dòng liên tục các sảnphẩm được sản xuất ra với số lượng nhỏ Việc sử dụng hệ thống tồn kho Just– In – Time đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp,bởi vì bất kì sự gián đoạn nào trong quá trình cung ứng cũng có thể gây tổnthất cho nhà sản xuất vì nhà sản xuất sẽ phải gánh chịu các chi phí phát sinh

do ngừng trệ sản xuất hay mất doanh số bán ([2], Tr 749-750)

1.2.5.3 Biện pháp chung nâng cao hiệu quả công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp hiện nay

Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tuỳ theo điều kiện quản

lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho cónhững điểm khác nhau Song nhìn chung, nâng cao hiệu quả công tác quản lýhàng tồn kho ở các doanh nghiệp cần chú trọng các biện pháp chủ yếu sau:

- Xác định đúng đắn lượng nguyên vật liệu, hàng hóa trong kỳ và lượngtồn kho dự trữ hợp lý Có những cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho vượt quađịnh mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh hợp lý, góp phần nâng caohiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Hàng tồn kho phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảoquản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư,nhân viên bán hàng, )

- Xác định và lựa chọn nguồn cung ứng, người cung ứng thích hợp đểđạt được các mục tiêu: giá cả mua vào thấp, các điều khoản thương lượng cólợi cho doanh nghiệp, đảm bảo chất lượng vật tư

- Thường xuyên theo dõi nắm bắt sự biến động của thị trường, dự đoán

xu hướng biến động trong kỳ tới để có điều chỉnh kịp thời việc mua sắm, dựtrữ vật tư phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Lựa chọn các phương tiện vận chuyển phù hợp để tối thiểu hóa chi phívận chuyển, xếp dỡ

- Tổ chức tốt việc dự trữ, bảo quản vật tư, hàng hóa Cần áp dụngthưởng, phạt tài chính để tránh tình trạng bị mất mát, hao hụt hoặc vật tư,hàng hóa bị kém, mất phẩm chất

- Theo dõi, nắm bắt tiến độ thực hiện, sản xuất sản phẩm, tuân thủ việc

sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sảnxuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận doanh nghiệp

- Quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đốichiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật của từng loại hàng tồn kho, giữa các sốliệu chi tiết với số liệu tổng hợp, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệuthực tế tồn kho

- Thường xuyên kiểm tra, nắm vững tình hình dự trữ, phát hiện kịp thờitình trạng vật tư bị ứ đọng, không phù hợp để có biện pháp giải phóng nhanh

số vật tư đó, thu hồi vốn

- Thực hiện tốt việc mua bảo hiểm vật tư, hàng hóa, lập dự phòng giảmgiá hàng tồn kho, để bảo toàn vốn lưu động

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN HÀ ĐÔ 23 2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Hà Đô 23

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tên chính thức: CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ ĐÔ 2-3

Tên giao dịch với nước ngoài: Hado 2-3 joint stock company

Tên viết tắt: Hado 2-3 Jsc

Công ty Cổ phần Hà Đô 23 tiền thân là Công ty Cổ phần Hà Đô 2 đượcthành lập năm 2005 theo Nghị quyết Đại hội cổ đông ngày 04/05/2005 trên cơ

sở sáp nhập Xí nghiệp xây dựng 2 với trung tâm thiết bị công nghiệp trựcthuộc Công ty cổ phần Tập đoàn Hà Đô – BQP

Tháng 4/2012, theo Nghị quyết Đại hội cổ đông Công ty Cổ phần Hà Đô

2 nhận sáp nhập Công ty Cổ phần Hà Đô 3 và đổi tên thành Công ty Cổphần Hà Đô 23 Đăng kí kinh doanh số 0103007601 do Sở kế hoạch và đầu tưthành phố Hà Nội cấp ngày 06/05/2005, thay đổi đăng kí kinh doanh lần thứ 6

số 0101657514 cấp ngày 19/06/2012

Công ty Cổ phần Hà Đô 23 là một công ty thành viên của Tập đoàn Hà

Đô – tiền thân là Công ty xây dựng Hà Đô thành lập theo Quyết định của BộQuốc phòng năm 1990 Tới nay, Hà Đô đã trở thành Tập đoàn đầu tư, xâydựng, tư vấn và kinh doanh hùng mạnh, là doanh nghiệp đi đầu và thành côngnhất trong việc tiến hành cổ phần hóa theo chủ trương của Bộ

Trụ sở chính của Công ty tại Tầng 4, Tòa nhà Hà Đô, phố Hoàng Sâm,phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội