KIỂM SOÁT CÁC QUÁ TRÌNH TRONG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT

Trong quá trình sản xuất, sản phẩm có thể bị sai lỗi về chất lượng, thời gian giao hàng, chi phí sản xuất tăng,..Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý là Kiểm soát các quá trình nhằm đảm bảo sản phẩn được sản xuất ra đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng, chi phí và thời gian giao hàng.

TÀI LIỆU TƢ VẤN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Kiểm soát sản xuất

[1] KẾ HOẠCH SẢN XUẤT HÀNG NĂM

(Thông thường cho 6 tháng đến 12 tháng)

1 Mục đích

Để quản lý các hoạt động sản xuất trong thời kỳ hạch toán của công ty (ví dụ từ 6 tháng,

12 tháng) nhằm sản xuất ra sản phẩm thoả mãn nhu cầu của thị trường và nâng cao hiệu quả của các quá trình Để đạt được kế hoạch này, thì cần xây dựng kế hoạch cụ thể cho các phòng sản xuất (cả trong nội bộ và bên ngoài), vị trí sản xuất, nguyên vật liệu và nhân

sự

2 Định nghĩa

“Kế hoạch sản xuất hàng năm” liên quan đến kế hoạch mà nó xác định loại hoặc kiểu, số lượng và các điều kiện liên quan (sản xuất nội bộ, người cung cấp bên ngoài, nguyên vật liệu, bố trí nhân sự, vv ,) đến các sản phẩm được sản xuất trong giai đoạn hạch toán của công ty Về cơ bản, kế hoạch định rõ khối lượng sản xuất, tuy nhiên, trong một số trường hợp, kế hoạch bao gồm các kế hoạch cụ thể để đạt được kế hoạch cơ bản này

2 Kiểm tra xem liệu năng lực sản xuất hiện tại có đáp ứng được yêu cầu số lượng sản xuất hay không Tìm biện pháp khắc phục trong trường hợp khả năng sản xuất không đáp ứng được

3 Xác định thời gian và kinh phí yêu cầu để thực hiện biện pháp khắc phục

4 Xây dựng kế hoạch dựa trên kết quả điều tra nêu trên

3.3 Xem xét kế hoạch sản xuất và kế hoạch bán hàng

Kế hoạch sản xuất có thể thay đổi tuỳ thuộc vào sự thay đổi của các điều kiện sản xuất hoặc thị trường Soát xét các kế hoạch này giúp cho việc đánh giá đúng các thay đổi để

có thể thay đổi kịp thời kế hoạch bán hàng, số lượng sản xuất và các biện pháp cần thiết

1) Tiến hành nghiên cứu nhu cầu thị trường

2) Xác định chiến lược bán hàng của công ty dựa trên nhu cầu của thị trường

3) Xác định số lượng hàng hoá bán ra dự tính dựa trên nhu cầu thị trường

4 Ví dụ:

Xem Hình 1.1

5 Những lưu ý khác

Tương ứng với nhu cầu thị trường thì cần xây dựng hệ thống kiểm soát sản xuất đúng lúc

6 Mối liên quan với bộ ISO 9001:2008

7 Những điểm chính

Quản lý việc xem xét sửa đổi mục tiêu sản xuất

[2] KẾ HOẠCH SẢN XUẤT HÀNG NGÀY HOẶC HÀNG THÁNG

1 Mục đích

Để đảm bảo các hoạt động sản xuất hoàn thành theo đúng kế hoạch, cần xây dựng kế hoạch hàng ngày và hàng tháng dựa trên kế hoạch hàng năm Kế hoạch nên xác định yêu cầu về số lượng sản xuất, phương pháp sản xuất trong đó tính đến hiệu quả sản xuất, chi phí và chất lượng

2 Định nghĩa

“Kế hoạch” liên quan đến kế hoạch hàng ngày và hàng tháng phân bổ sản lượng sản xuất của nhà máy dựa trên kế hoạch sản xuất hàng năm

3 Nội dung

1) Người quản lý sản xuất cần nắm chính xác thực trạng bộ phận của mình và xây dựng

kế hoạch để đảm bảo về số lượng sản xuất đã yêu cầu

2) Để có được kế hoạch này, cần thảo luận các vấn đề với các phòng ban liên quan và xây dựng kế hoạch gồm cả những điều chỉnh cần thiết Thông thường, để xác định những điều chỉnh đó thì nên tổ chức định kỳ các cuộc họp để trao đổi thông tin

Nhìn chung, trong nền công nghiệp cơ khí, bao gồm những hoạt động lắp ráp thì kế hoạch hàng ngày hoặc hàng tháng được xây dựng dựa trên lịch trình hàng ngày Lịch trình này qui định rõ số ngày cần cho từng bước, bắt đầu với việc nhận đơn đặt hàng đến khi cho ra thành phẩm

4 Ví dụ:

Hình 2.1 thể hiện một kiểu kế hoạch hàng ngày trong ngành công nghiệp cơ khí Dựa trên

kế hoạch này, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng các bước cho kế hoạch hàng ngày hoặc hàng tháng của bộ phận đó “Số ngày chuẩn bị” được trình bày trong trục ngang thể hiện số ngày được tính lùi Số này cho biết số ngày cần và khi nào bắt đầu công việc chuẩn bị các bước nhằm đáp ứng thời hạn giao hàng

5 Những lưu ý khác

Trong sản xuất hàng ngày, không có gì ngạc nhiên khi phải sửa đổi kế hoạch, ví dụ phải sản xuất một sản phẩm ngoài chương trình, bổ xung một công việc vào chương trình hay thay đổi hoặc huỷ bỏ thiết kế Để có thể thích ứng với những tình huống này cần phải xây dựng kế hoạch trong đó có các kinh nghiệm thực tế được tận dụng

6 Mối liên quan với bộ ISO 9001:2008

7 Những điểm chính

Số ngày được tính lùi

Hình 2.1 Một mẫu kế hoạch hàng ngày cho nghành công nghiệp cơ khí

4 Mua nguyên vật liệu

Mua các yếu tố cấu thành

Do người cung cấp bên

Các chi tiết mua

Các chi tiết sản xuất

26

8

[ 3] KẾ HOẠCH LƯU KHO

3 Thiếu hàng dự trữ trong kho có thể đưa đến những mất mát về cơ hội kinh doanh

4 Vì những lý do nên trên, người quản lý sản phẩm cần qui định mức hàng dự trữ thích hợp và điều chỉnh số lượng sản xuất nhằm duy trì lượng hàng lưu kho này

Độ lệch chuẩn ( ) dựa trên 3 năm bán hàng cuối cùng, 2 lần ( )

Sản xuất Bán hàng Sản xuất

Cho biết số lượng ước tính bán đã vượt quá giới hạn

5 Những lưu ý khác

Điều quan trọng là cần phải nắm chính xác khối lượng, lượng sản phẩm lưu kho để đánh giá khối lượng lưu kho hợp lý dựa trên thực trạng và điều chỉnh sản xuất nhằm duy trì kho hợp lý

6 Mối liên quan đến bộ ISO 9001:2008

7 Những điểm chính

Khối lượng lưu kho hợp lý

[4] KẾ HOẠCH VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ

2 Xác định cụ thể bốc xếp và vận chuyển sản phẩm gì, khi nào, và như thế nào

3 Xây dựng các qui định về các thủ tục hành chính liên quan đến việ giao hàng và lưu

6 Mối quan hệ với bộ ISO 9001:2008

7 Những điểm chính

Hạn giao hàng phù hợp đáp ứng theo đơn đặt hàng

Hình 4.1 Các thủ tục vận chuyển hàng

Hệ thống kiẻm soát sản xuất theo phương pháp MRP

Quản lý kho hàng

Đơn đặt hàng

Lưu kho sản phẩm

Kế hoch vận chuyển hàng (Sự thay đổi của ngày vận chuyển,

Chỉ dẫn vận chuyển hàng

Quá trình vận chuyển hàng

(Nhập dữ liệu vận chuyển hàng thực tế)

Nhãn bao gói Hoá đơn

Thông báo vận chuyển hàng

Báo cáo vận chuyển hàng

Cung cấp các thông tin phản hồi về khuyết tật xảy ra tới bộ phận chịu trách nhiệm và yêu cầu phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa tái diễn

4 Ví dụ

Tuỳ thuộc vào sản phẩm mà yêu cầu tiến hành một số phép kiểm tra khác đối với tất cả các thành phẩm bằng cách thiết lập một chuỗi kiểm tra đối với các thành phẩm nhất định ngay sau khi kết thúc quá trình cuối cùng

Sử dụng phương pháp chọn mẫu để đảm bảo chất lượng của thành phẩm

5 Những lưu ý khác

Cần nhận thức rằng đối với một số sản phẩm thì việc kiểm tra do luật yêu cầu

6 Mối liên quan với bộ ISO 9001:2008

4.10 Kiểm tra và thử nghiệm

7 Những điểm chính

Các tiêu chuẩn xử lý sản phẩm khuyết tật, phòng ngừa, tái diễn và thông tin phản hồi

[6] BÁM SÁT KẾ HOẠCH VẬN CHUYỂN HÀNG THÁNG

1 Mục đích

Để giữ ổn định hoạt động kinh doanh của công ty và nâng cao sự thoả mãn khách hàng (thoả mãn khách hàng - CS) bằng việc bám sát chặt chẽ vào kế hoạch vận chuyển sản phẩm hàng tháng

2 Định nghĩa

“Bám sát kế hoạch vận chuyển hàng tháng) là việc khẳng định rằng việc vận chuyển là tương thích với kế hoạch vận chuyển hàng tháng

3 Nội dung

3.1 Nguyên nhân gây nên sự sai lệch với kế hoạch vận chuyển

Xuất hiện hàng khuyết tật trong khi sản xuất

Hỏng hóc thiết bị sản xuất

Sai sót khi điều chỉnh lượng hàng lưu kho

3.2 Các biện pháp khác phục cần bám sát kế hoạch vận chuyển

(1) Kiểm tra cụ thể tình trạng vận chuyển sản phẩm hàng ngày

(2) Nắm được những nguyên nhân gây nên sự sai lệch so với kế hoạch

(3) Điều tra các biện pháp phòng ngừa tái diễn

3.3 Xem xét kỹ những lần chậm trễ trong kế hoạch vận chuyển

(1) Giải thích rõ thực trạng liên quan với các bên và yêu cầu sự hợp tác của họ

(2) Xây dựng và thực hiện một kế hoạch để giải quyết vấn đề

(3) Kiểm tra hiệu quả của các biện pháp sau khi đã thực hiện

4 Ví dụ

Kế hoạch sản xuất tháng 10 năm 2010

Loại Đơn vị Tổng

5 Những lưu ý khác

Nếu mục tiêu không dựa trên thực tế nơi sản xuất thì sẽ rất khó đạt được theo kế hoạch Trong một vài trường hợp, nhiều nhà quản lý đã bị rơi vào tình trạng quản lý mục tiêu hết sức quan liêu không phản ánh đúng với các kết quả đã thu được

6 Mối liên quan với bộ ISO 9001:2008

7 Các điểm chính

Quản lý sự tiến triển

[7] SỐ LƢỢNG HÀNG DỰ TRỮ TRONG QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT

1 Mục đích

Để thực hiện các hoạt động sản xuất một cách hiệu quả và duy trì một số lượng hàng dự trữ trong quá trình sản xuất thích hợp với từng giai đoạn

2 Định nghĩa

“Số lượng hàng dự trữ trong quá trình sản xuất” là số lượng hàng cần được sử lý trong tất

cả các quá trình cho đến khi hoàn thanh sản phẩm

3 Nội dung

3.1 Nguyên nhân khiến cho số lượng hàng dự trữ không phù hợp

Sự khác nhau về năng lực sản xuất giữa máy này so với máy khác, bộ phận thiết bị này so với bộ phận khác hoặc một quá trình này với các quá trình khác

Sự thay đổi trog các qui trình và bảo trì máy móc, thiết bị do sự thay đổi của sản phẩm

Tình trạng vận chuyển bắt nguồn từ các điều kiện địa lý tại nơi sản xuất

3.2 Số lượng dự trữ hợp lý

Càng ít hàng lưu kho càng tốt; tuy nhiên, nếu số lượng lưu kho không đủ thì máy móc thiết bị và các qú trình kế sau có thể buộc phải đợi nguyên vật liệu

Tương ứng với tình trạng trong 3.1 (2), cần xác định số lượg lưu kho hợp lý, khi chuẩn

bị sản xuất, xây dựng kế hoạch để đảm bảo hoạt động một cách trôi chảy trong quá trình sản xuất

Bằng cách đảm bảo số lượng như tiêu chuẩn đã qui định để đạt được kết quả hoạt động đã hoạch định

3.3 Các điều kiện đối với việc dự trữ hàng trong quá trình sản xuất

Đưa ra những chỉ dẫn để duy trì số lượng lưu kho hợp lý tại vị trí hay quá trình thích hợp

Đưa ra những chỉ dẫn về các phương pháp lưu kho để đảm bảo được nguyên tắc vào trước ra trước (FIFO)

4 Ví dụ

Một công ty quản lý việc dự trữ hàng cho quá trình sản xuất bằng việc xác định số lượng hàng dự trữ cho quá trình sản xuất cho mỗi máy, thiết bị tại mỗi quá trình, thể hiện theo phương pháp cụ thể vị trí đối với việc lưu kho hàng cho sản xuất Thường gọi là “Quản lý bằng trực quan” đây là phương pháp đánh giá lượng hàng thừa hay thiếu một cách sơ bộ bằng trực quan trong quá trình sản xuất Hình 7.1 cho thấy các bước quản lý cần thực hiện

giữa mỗi quá trình

Sửa chữa hoặc điều chỉnh thiết bị

3-2) Tổn thất thời gian không thuộc trách nhiệm của người công nhân

Dừng dây chuyền sản xuất

2) Môi trường làm việc (ồn, trơn )

3) Thể trạng (Mệt mỏi, công việc cơ bắp )

3 Xây dựng một thời gian vận hành chuẩn (Số giờ vận hành thực tế và tương ứng với số giờ chuẩn bị đối với mỗi công nhân)

4 Ví dụ

Nhiều công ty đã nghiên cứu các hành động sản xuất một cách khoa học và đào tạo cán bộ quản lý, trưởng phó phòng dựa trên triết lý hiện thực sản xuất hiệu quả thông qua việc

tiêu chuẩn hoá công việc Mỗi công ty đã thực hiện các biện pháp như vậy và đề xuất các chỉ số năng suất khác nhau Hình 8.1 cho thấy một ví dụ về một phân tích vận hành tại một phân xưởng cơ khí

Hình 8.1 Phân tích vận hành tại phân xưởng cơ khí

Chuẩn bị

vệ sinh

Công việc chính

Công việc thực tế

Công việc liên quan

Công việc thủ công (cắt bằng tay, hàn )

Công việc liên quan, công việc ảnh hưởng gián tiếp đến công việc

Sự cho phép

Công việc liên quan

Công việc chính

Chuẩn bị Chuẩn bị khi được yêu cầu /đơn vị (lô) sản xuất, hoặc khi bắt đầu hay kết

thúc công việc (vd: chuẩn bị vị trí làm việc, trang bị và lau chùi máy móc và thiết bị, chuẩn bị các công cụ )

Công việc thực tế theo mô tả công việc, hoặc công việc liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới sản xuất

Xử lý thiết bị đo lường

Đưa và sắp xếp các hàng hoá đã được

xử lý (ghép các đồ gá, bắt đầu hoạt động, đo bằng la bàn, điều chỉnh các thước đo)

Sự mệt mỏi cho phép

Nơi làm việc cho phép

Công việc cho phép

Công việc không được thiết

kế

hoặc những trì hoãn không thể tránh khỏi

[9] BÁM SÁT CHƯƠNG TRÌNH

1 Mục đích

Phòng sản xuất mong muốn đáp ứng được chương trình sản xuất Để các hoạt động kinh doanh của công ty được tiến hành liên tục với sự hợp tác từ các phòng ban khác nhằm đạt được số lượng sản xuất đã qui định trong kế hoạch hàng ngày

2 Định nghĩa

“Bám sát chương trình” là thực hiện hoạt động sản xuất đã qui định trong kế hoạch theo thời gian đã quyết định trong chương trình

3 Nội dung

Sản xuất hàng ngày thường không đúng như kế hoạch đã định

Điều đó là do các yếu tố của quá trình hoặc 4M - nguyên vật liệu, máy móc và thiết bị, con người và phương pháp làm việc

Để tránh những trục trặc thì cần phải xây dựng một hệ thống để quản lý các yếu

tố này bằng cách tiêu chuẩn hoá hệ thống kiểm soát và thực hiện nó

Nếu tồn tại bất cứ vấn đề về quản lý nào thì cần xác định các nguyên nhân của chúng và thực hiện các biện pháp khắc phục tạm thời

Liên quan đến kế chương trình hàng tháng cần thực hiện các biện pháp phòng ngừa sự tái diễn

Hình 9.1 - Báo cáo quản lý tiến độ

Hoàn thành theo qui

định đối với việc sản

xuất sản phẩm A

Thẻ thể hiện tiến độ của sản phẩm B Ngày hoàn thành theo qui định đối với việc sản xuất sản phẩm B

Tiến độ công việc Ngày hoàn thành theo qui định đối với việc sản xuất sản phẩm A và B

Sản phẩm A chậm 2 ngày Sản phẩm B chậm 1 ngày

[10] TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI NHỮNG ĐÌNH TRỆ TRONG SẢN XUẤT

1 Mục đích

Để tổ chức một hệ thống nội bộ mà có thể nhanh chóng điều tra các nguyên nhân , để thực hiện các biện pháp khắc phục khẩn cấp và phòng ngừa tái diễn những đình trệ trong sản xuất

Đánh giá kết quả của các biện pháp và xem xét lại các tiêu chuẩn khi cần thiết

Vì các biện pháp có thể khác nhau phụ thuộc vào mức độ đình trệ nên cần phải thực hiện các biện pháp khắc phục theo các tiêu chuẩn mà nó tương thích với từng trường hợp

Thực hiện các biện pháp để phòng ngừa tái diễn và đảm bảo hiệu qủa của các biện pháp đó

4 Ví dụ

Xem hình 10 “Quản lý tiến độ theo kế hoạch hàng tuần”

5 Những lưu ý khác

Cần hình thành một hệ thống toàn công ty để khắc phục tình trạng đình trệ trong sản xuất

và phòng ngừa sự tái diễn

6 Mối liên quan với bộ ISO 9001:2008

7 Những điểm chính

Hệ thống toàn công ty

Hình 10.1 Quản lý tiến độ theo kế hoạch hàng tuần

Vào ngày thứ 6 tuần tới, thì tiến hành kiểm tra tiến độ của tuần và lập lại các qui trình như vậy

-0 -0

-

Nhóm C 0

0

-

Nhóm E -

-0

-0- - -

Nhóm F 0

-

0 -

Nhóm chịu trách nhiệm (số 22) R (4)

- - -

-Danh mục hàng lưu kho

Nhóm chịu trách nhiệm (số 22) R (4)

-Danh mục hàng lưu kho

Nhóm chịu trách nhiệm (số 20) R (4)

Lệnh Bộ Phận Tên hàng Số

lượng

-

-[11] XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ SỐ LƯỢNG LƯU KHO TIÊU CHUẨN

Xem xét các thay đổi tiềm tàng trong kế hoạch vận chuyển và xây dựng số lượng lưu kho tiêu chuẩn bao gồm cả mức lưu kho bổ xung nhất định

Khi xác định mức lưu kho bổ xung cần xem xét các yếu tố như: năng lực sản xuất, thời hạn sản xuất, độ già hoá tiềm tàng của sản phẩm, xu hướng thị trường, tiềm năng đối với những thay đổi mẫu sản phẩm, tính cạnh tranh của sản phẩm và chi phí lưu kho

Điều chỉnh sản xuất bằng cách xem xét sự cân đối giữa các quá trình sản xuất Trong một số trường hợp, các công ty giới hạn không gian kho bãi cho từng sản phẩm lưu kho để bảo quản số lượng lưu kho tiêu chuẩn sao cho dễ phát hiện những hiện tượng bất thường

4 Ví dụ

Hình 11 Biểu thị đơn giản về hàng lưu kho tiêu chuẩn

Lượng hàng lưu kho tiêu chuẩn

Lưu kho thừa

Tên các loại sản phẩm Thiếu

Lượng hàng lưu kho thông thường Tối thiểu

Tối đa Thiếu

[12] XÂY DỰNG VÀ BÁM SÁT CÁC TIÊU CHUẨN VỀ THỜI GIAN

Đào tạo và huấn luyện những người công nhân để họ có thể thực hiện thao tác g chuẩn trong một chuẩn mực thời gian

Khi các điều kiện hoạt động thay đổi do có những thay đổi trong thiết kế hoặc thiết bị thì cần sửa đổi các tiêu chuẩn về thao tác và chuẩn mực thời gian, rồi xác nhận lại các kết quả

Hình 12.1: Bảng tiêu chuẩn thao tác



Hàng tồn

Mô tả công việc

(Cộng riêng thời gian vận chuyển và thời gian cho phép.) A- (Tên các quá trình)

Biểu tượng

¯