KIỂM TOÁN HIỆU QUẢ, HIỆU NĂNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT

Thực hiện đánh giá nhu cầu đối với sản xuất, kiểm toán viên phải thực hiện đánh giá hiệu quả và hiệu năng quản lý trong giai đoạn đầu của quá trình sản xuất sẽ tập trung vào 3 nhóm tiêu

KIỂM TOÁN HIỆU QUẢ, HIỆU NĂNG HOẠT ĐỘNG

SẢN XUẤT

I ĐÁNH GIÁ XÁC ĐỊNH NHU CẦU ĐỐI VỚI SẢN XUẤT.

Thực hiện đánh giá nhu cầu đối với sản xuất, kiểm toán viên phải thực hiện đánh giá hiệu quả và hiệu năng quản lý trong giai đoạn đầu của quá trình sản xuất

sẽ tập trung vào 3 nhóm tiêu chí là các tiêu chí liên quan đến sự sáng tạo, ứng dụng những sáng kiến trong sản xuất; các tiêu chí liên quan đến kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp; các tiêu chí về phát triển kế hoạch sản xuất hiện có Sở dĩ phải đánh giá 3 nhóm tiêu chí này vì để xem xét hiệu quả, hiệu năng hoạt động sản xuất trong giai đoạn đầu của quá trình sản xuất, bộ phận sản xuất có các nhiệm vụ như tư vấn cho bộ phận quản lý đưa ra quyết định về khả năng sản xuất những sản phẩm mong muốn, cung cấp những lựa chọn mới cho doanh nghiệp trên cơ sở cung cấp thông tin ban đầu về phát triển kỹ thuật mới có thể làm tăng năng suất hay giảm chi phí, tiến hành nghiêm cứu và xem xét tính khả thi của những nghiên cứu về sản phẩm

1 Các tiêu chí liên quan đến khả năng sáng tạo, ứng dụng những sáng kiến trong sản xuất:

Kiểm toán viên đưa ra các tiêu chí cụ thể liên quan đến bộ phận sản xuất đã tiến hành nghiên cứu các phương án sản xuất mới như thế nào cho sản phẩm hiện tại Cụ thể các tiêu chí đánh giá có thể đưa ra như:

- Việc nghiên cứu phương án sản xuất mới đã quan tâm đến phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp hay vượt quá khả năng nguồn lực của doanh nghiệp? Cụ thể trong việc nghiên cứu phương án sản xuất mới đã đề cập rõ đến mức độ nào về sự phù hợp giữa phương án mới với nguồn lực của doanh nghiệp

Ví dụ cho tiêu chí này: Công ty sản xuất bột giặt Omo lên phương án sản xuất sản phẩm bột giặt Omo Comfort, đây là sản phẩm có đặc điểm khác biệt so với các sản phẩm khác là có thêm mùi hương của nước xả vải Comfort

Khi kiểm toán viên tiến hành đánh giá thì sẽ tiến hành đánh giá tập trung vào mức độ nghiên cứu, quan tâm của nhà quản lý và bộ phận sản xuất về sự phù hợp giữa nguồn lực của công ty và phương án sản xuất mới

- Nếu nhà quản lý và bộ phận sản xuất chỉ quan tâm nghiên cứu các yếu tố như nhân công, tình hình tài chính có đủ để đáp ứng phương án sản xuất mới này cho thấy việc nghiên cứu phương án sản xuất này chưa được chú trọng, chưa được doanh nghiệp quan tâm sâu sắc

- Nếu nhà quản lý và bộ phận sản xuất ngoài việc quan tâm đến yếu tố nhân công, tình hình tài chính còn quan tâm đến các yếu tố khác như dây chuyền công nghệ hiện nay có đáp ứng được việc sản xuất sản phẩm này hay không thì chứng tỏ doanh nghiệp đã chú trọng vào khâu nghiên cứu phương án sản xuất Kiểm toán viên cũng xem xét việc doanh nghiệp đưa ra cách giải quyết vấn đề như thế nào, doanh nghiệp đã chú trọng áp dụng các sáng kiếm được đề xuất ra trong việc nghiên cứu phương án cho sản phẩm này như: Liên kết với bên sản xuất nước xả vải Comfort để học hỏi công nghệ đồng thời giúp quảng bá cho sản phẩm nước xả vải comfort

- Việc nghiên cứu phương án sản xuất mới đã quan tâm đến sự nâng cao sức sản xuất chi phí, của lao động, của tài sản cố định hay không?

- Việc nghiên cứu phương án sản xuất mới đã đề cập đến sức sinh lợi của chi phí, của lao động hay chưa?

- Việc đưa ra các sáng kiến có được chú ý vận dụng một cách thích hợp hay không?

Để sản xuất ra sản phẩm không phải chỉ có sự tham gia của bộ phận sản xuất

mà còn có sự tham gia của các bộ phận khác như bộ phận thiết kế và phát triển sản phẩm Kiểm toán viên không những xem xét mức độ sáng tạo và vận dụng sáng kiến bên trong bộ phận sản xuất mà còn xem xét bộ phận sản xuất đã tư vấn với các bộ phận chức năng khác để phát triển sản phẩm mới trong quan hệ với năng lực sản xuất ở những mức độ khác nhau Để xem xét kiểm toán viên dựa vào các chỉ tiêu đánh giá bộ phận sản xuất đã có sự tư vấn tích cực cho các bộ phận khác cùng tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm với các phương án mới hay không? Hay chỉ tiêu về mức độ tham gia của các bộ phận khác trong việc nghiên cứu, đề xuất phương án sản xuất mới

2 Các tiêu chí liên quan đến kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp.

Đánh giá việc lập kế hoạch trong sản xuất được thực hiện theo mục tiêu của việc lập kế hoạch đó, đó là: đưa ra cách thức kết hợp các yếu tố đầu vào, kết hợp

với năng lực, lựa chọn phương thức xử lý để đạt được hiệu quả sản xuất cao nhất trên cả góc độ chi phí và thời gian.Theo cách tiếp cận đánh giá này, bộ phận sản xuất được xem là một đối tác trong kế hoạch dài hạn bởi bộ phận sản xuất sẽ là một trong các bên đưa ra các cách thức kết hợp các yếu tố đầu vào dựa trên năng lực sản xuất của doanh nghiệp Để đánh giá, kiểm toán viên nên tập trung vào vai trò hợp tác của bộ phận sản xuất với các bộ phận có liên quan, đánh giá cũng có thể hướng theo các giải pháp sử dụng hiệu quả đầu vào hoặc tìm kiếm các cách xử

lý các yếu tố đầu vào hay các yếu tố thay thế Cũng có thể kiểm toán viên tập trung vào xem xét việc doanh nghiệp tìm kiếm những giải pháp mới cải tiến quy trình sản xuất đem lại hiệu quả hơn Dựa trên việc xem xét các khía cạnh đó, kiểm toán viên có thể đưa ra các tiêu chí đánh giá như:

- Mức độ tham gia của bộ phận sản xuất vào xây dựng kế hoạch dài hạn

- Mức độ tương xứng của bộ phận sản xuất tạo ra, đóng góp vào thành công của kế hoạch dài hạn trên các khía cạnh xác định nhu cầu phương tiện, máy móc, nhân sự và nguồn lực tài chính của doanh nghiệp

Kiểm toán viên cũng nên đưa ra các ý kiến tư vấn một cách thích hợp về tính khả thi, chi phí của sản phẩm dự kiến sản xuất của bộ phận sản xuất giúp doanh nghiệp hoàn thiện kế hoạch sản xuất lâu dài

3 Các tiêu chí về phát triển kế hoạch sản xuất hiện có:

Kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp luôn cần được quan tâm và phát triển do yêu cầu cạnh tranh và sự thay đổi trên thị trường Kiểm toán viên sẽ đánh giá về sự tham gia của bộ phận sản xuất trên cơ sở phạm vi quyền hạn của bộ phận sản xuất trong mối quan hệ với các bộ phận khác của doanh nghiệp Các tiêu chí đánh giá đặt ra có thể là: Có sự tham gia của các bộ phận, hoạt động có liên quan không? Sự tham gia của các bộ phận này có phù hợp với chức năng và quyền hạn của các bộ phận đó không? Bộ phận sản xuất có thực quyền trong thực hiện sản xuất không?

II ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ, HIỆU NĂNG CỦA QUÁ TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT:

Để thực hiện quá trình sản xuất đạt hiệu quả, đáp ứng yêu cầu sản xuất thì quá trình lập kế hoạch sản xuất cũng đóng vai trò hết sức quan trọng

Kế hoạch sản xuất thể hiện sự cân đối tích cực giữa nguồn lực và năng lực được sử dụng trong sản xuất để đạt được mục tiêu sản xuất sản phẩm, dịch vụ theo yêu cầu Vì vậy, đánh giá hiệu quả, hiệu năng lập kế hoạch sản xuất trong việc kết hợp giữa các yếu tố đầu vào và năng lực sản xuất của kiểm toán viên là rất cần thiết

Mục đích của kiểm toán hoạt động lập kế hoạch sản xuất:

Qua việc kiểm tra, rà soát về quy trình lập kế hoạch sản xuất hiện tại, kiểm toán viên đánh giá hiệu quả, hiệu năng hoạt động lập kế hoạch sản xuất, định hướng lại hoạt động lập kế hoạch sản xuất và đưa ra những thay đổi cần thiết, mang lại lợi ích cho công ty trong việc nâng cao hiệu quả, hiệu năng cho hoạt động lập kế hoạch sản xuất

Tùy từng trường hợp lập kế hoạch sản xuất mà kiểm toán lựa chọn các tiêu chí đánh giá phù hợp

Sau đây là một số tiêu chí đánh giá:

1 Quy trình sản xuất:

Hiệu quả của quy trình sản xuất thể hiện ở việc đưa ra quá trình phù hợp với nguồn lực sẵn có về nhân công, máy móc thiết bị, NVL đầu vào,…Cụ thể:

• Hiện trạng bộ phận sản xuất và tổ chức bộ phận sản xuất có thích hợp không?

• Có được cung cấp thông tin thích hợp để đánh giá các cách tiếp cận để lựa chọn trước khi chuẩn bị các phương tiện và thiết bị không?

• Bộ phận sản xuất có đội ngũ nhân viên có năng lực, hoạt động thích hợp và theo trật tự không?

• Tài liệu có thích hợp để trợ giúp cho việc ra quyết định xử lý không?

2 Trang bị phương tiện

• Đánh giá tình trạng tổ chức của nhóm và những sắp xếp về tổ chức nội bộ của nó

• Trang bị phương tiện được lựa chọn có thích hợp hay không?

• Các nhân tố ảnh hưởng trong việc đưa ra lựa chọn phương tiện phù hợp có đúng không?

• Sự phối hợp các hoạt động công ty khác có thích hợp không?

• Kế hoạch thời gian và kiểm soát liên tục của dự án các phương tiện có thích hợp?

3 Trang bị máy móc và công cụ cho sản xuất

• Đánh giá tình trạng tổ chức của nhóm và những sắp xếp về tổ chức nội bộ của nó

• Sự đánh giá các loại thiết bị có thể lựa chọn về công suất, bảo dưỡng và hoạt động thích hợp ra sao?

• Các mức quyền lực cho việc mua thiết bị và công cụ của nó có hợp lý không?

• Sự phối hợp các hoạt động công ty khác có thích hợp không?

• Kế hoạch thời gian và kiểm soát liên tục của cá dự án thu mua có thích hợp không

4 Quy hoạch và bố trí nhà máy

• Đánh giá tình trạng tổ chức của nhóm và những sắp xếp về tổ chức nội bộ của nó

• Đánh giá tính thích đáng của hoạt động phân tích và tài liệu ủng hộ cho sự xác định việc bố trí nhà máy

VD: KTV Trang Anh khi tiến hành kiểm toán tính hiệu quả hiệu năng hoạt

động lập kế hoạch sản xuất của công ty Sam Sung, có tiến hành đánh giá về hoạt động quy hoạch và bố trí nhà máy của doanh nghiệp Cụ thể, nhà máy này được đặt tại Khu công nghiệp Yên Phong, Bắc Ninh, là nơi được đánh giá là tập trung nhiều lao động trẻ Trong quá trình đánh giá, KTV nhận thấy:

- Trong nội bộ công ty đã có riêng một phòng ban tiến hành việc khảo sát để lựa chọn địa điểm đặt nhà máy tại Việt Nam Nhiệm vụ chính của phòng này là dựa trên những phân tích về địa chất, về lao động tại khu vực cũng như khoảng cách giữa địa điểm đặt nhà máy với nơi thu mua nguyên vật liệu… để từ đó đưa ra quyết định Đối với lao động, bộ phận này tiến hành khảo sát và thấy rằng khu vực này là nơi tập trung rất nhiều lao động trẻ trình độ phổ thông nhưng chưa có việc làm( thông qua các bảng hỏi điều tra nhu cầu việc làm của người lao động) Bộ phận này cũng tiến hành các khảo sát về thời gian chuyên chở NVL từ nơi mua NVL tới nơi SX của DN và nhận thấy NVL kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất, không gây ra tình trạng chậm trễ (sự phân tích thích đáng: trong quá trình đánh giá

bộ phận đã có sự so sánh giữa các phương án dựa trên các chỉ tiêu cụ thể, các tiêu chí này được đánh giá dựa trên việc thu thập các tài liệu thông qua quá trình khảo sát phân tích như bảng hỏi, tính toán thời gian…) Ngoài ra KTV còn tìm được bản báo cáo của sở tài nguyên môi trường tỉnh X về các địa điểm thuận lợi cho việc

phát triển các khu công nghiệp trong đó có khu vực đặt nhà máy của DN (tài liệu ủng hộ)

• Sự phối hợp các hoạt động công ty có liên quan khác trong việc đi tới sự xác định việc bố trí nhà máy có thích hợp không?

• Kế hoạch và kiểm soát công việc thực sự có thích hợp không?

• Những sự đồng ý có được thiết lập cho các dự án có những quy mô khác nhau không?

5 Quản lý NVL

• Đánh giá tình trạng tổ chức của nhóm và những sắp xếp về tổ chức nội bộ của nó

• Sự phối hợp với các hoạt động công ty có được phục vụ thích hợp không?

• Đánh giá sự thỏa đáng của sự phân tích và tài liệu cho những quyết định chủ yếu

về sự cần thiết quản lý nguyên vật liệu sẽ được thỏa mãn, bao gồm sự lựa chọn thiết bị

Ví dụ:

- Quản lý chất lượng:

Bộ phận nghiên cứu sản phẩm của công ty đã tiến hành nghiên cứu về tiêu chuẩn NVL để sản xuất sản phẩm, đồng thời đưa ra những yêu cầu bảo quản NVL tránh ẩm, mốc, tiếp xúc với không khí bị oxy hóa (do các NVL của DN là linh kiện điện tử)

Như vậy, doanh nghiệp đã có những phân tích hợp lý để đưa ra quyết định về

sự cần thiết phải quản lý NVL (DN đã tiến hành xây dựng các kho chứa đảm bảo kín, trang bị hệ thống đo nhiệt độ, đọ ẩm trong kho, xây dựng kho ở nơi cao ráo)

- Quản lý số lượng:

Để có thể đưa ra được số lượng NVL cần quản lý phục vụ nhu cầu sản xuất một cách thích hợp, DN đã dựa trên dự toán tiêu thụ của bộ phận nghiên cứu thị trường về số lượng sản phẩm có thể tiêu thụ trong năm tới, từ đó đưa ra ước tính cần thiết về số lượng NVL cần quản lý trong năm

Từ việc quản lý những NVL là những linh kiện điện tử đắt tiền, có giá trị cao,

DN đã bố trí 2 nhân viên bảo vệ thường xuyên và lắp đặt hệ thống camera bảo đảm

an toàn

6 Kế hoạch sản xuất và kiểm soát thiết bị

• Đánh giá tình trạng tổ chức của nhóm và những sắp xếp về tổ chức nội bộ của nó

• Sự tham gia của nhóm trong việc xác định các kế hoạch sx có thích hợp như thế nào?

• Đánh giá hệ thống thủ tục nhờ vậy những yêu cầu đầu vào được chi tiết được xác định và chuyển giao

• Đánh giá các chính sách và các thủ tục mà những chỉ định công việc được xác định

và khi đó được truyền đi một cách thực sự trong phòng sản xuất

• Đánh giá sự thỏa đáng của hệ thống mà nhóm kiểm toán sản xuất sẽ duy trì tình trạng của các hoạt động sản xuất

III ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ VÀ HIỆU NĂNG CỦA HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT HIỆN TẠI.

Mục đích của việc đánh giá: Việc đánh giá hiệu quả và hiệu năng của những

hoạt động sản xuất hiện tại liên quan trực tiếp tới việc sử dụng các yếu tố đầu vào,

sử dụng máy móc, thiết bị và nhân công đồng thời liên quan tới chức năng kiểm soát

Kiểm toán viên có thể sử dụng các nhóm tiêu chí sau đây:

1 Nhóm tiêu chí đánh giá việc sử dụng NVL:

Một là, NVL được nhận và bảo quản thích hợp phục vụ cho sản xuất: xác định

lượng NVL còn trong kho, lượng NVL mua mới, NVL có đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất không?

Hai là, phế liệu hoặc vật liệu dư thừa trong sử dụng NVL so sánh định mức

tiêu hao NVL dự kiến với thực tế tiêu hao NVL để xác định DN tiết kiệm hay lãng phí NVL

Ba là, sử dụng NVL kém phẩm chất hay thu hồi phế liệu.

Bốn là, sử dụng NVL phù hợp với yêu cầu về NVL.

Năm là, báo cáo sử dụng NVL: xem xét báo cáo sử dụng NVL để đánh giá xem

NVL sử dụng tiết kiệm hay lãng phí, chất lương của NVL có đáp ứng được yêu cầu sản xuất không?

Ví dụ:

Công ty may mặc X, qua quá trình kiểm tra, đánh giá KTV nhận thấy các loại vải trắng của công ty bảo quản tại kho bị bụi bẩn, ố vàng, có 1 số cuộn vải bị gián, chuột cắn rách, như vậy, điều kiện bảo quản Vải của công ty còn sơ sài, chưa được chú trọng Khi vải đưa vào sản xuất, lượng vải thừa từ khâu cắt được cắt nhỏ để làm túi quần hoặc để gia công thành các sản phẩm khác như: tạp dề, lót tay…điều này chứng tỏ doanh nghiệp đã tận dụng tốt các phế liệu sản xuất

2 Nhóm tiêu chí về việc sử dụng lao động.

Một là lựa chọn và đào tạo công nhân thích hợp với công việc: lượng lao động

có trong DN thừa hay thiếu, việc điều chuyển lao động như thế nào, nhân công có phù hợp với vị trí công việc không

Hai là, thời gian nhàn rỗi, thời gian làm thêm so với quy định: nhân công nếu

có thời gian nhàn rỗi quá nhiều tức là DN đang thừa lao động ở bộ phận sản xuất

ấy còn nếu nhân công phải làm thêm giờ thì DN đang thiếu lao động ở bộ phân sx ấy

Ba là, sự giám sát đối với người lao động: quản đốc phân xưởng làm việc có

hiệu quả không, các hệ thống chấm công đối với người lao động có đánh giá sát thời gian lao động không

Bốn là, những tiêu chuẩn khác liên quan tới hoạt động đặc biệt.

Năm là, đạo đức người lao động: người lao động có chăm chỉ làm việc không,

có tinh thần tiết kiệm cho DN không

Sáu là, quan hệ với công đoàn.

Ví dụ:

Công ty may mặc X tuyển các lao động trình độ trung bình và thấp, các bộ phận may, cắt và khâu hoàn thiện sản phẩm cần khá nhiều nhân công Xem xét thời gian rảnh rỗi của người lao động, kiểm toán viên nhận thấy các nhân công ở

bộ phận cắt có thời gian rảnh rỗi khá nhiều, trong khi nhân công bộ phận may và hoàn thiện sản phẩm phải làm thêm ca tối, đồng thời sự giám sát của các quản đốc phân xưởng chưa sát do số lượng các lao động lớn dẫn đến tình trạng người lao động đến muộn giờ so với quy định, năng suất lao động thấp

3 Nhóm chỉ tiêu về sử dụng các dịch vụ hỗ trợ.

Một là, mức độ thích hợp trong sử dụng các dịch vụ hỗ trợ.

Hai là, sự trì hoãn trong sản xuất do dịch vụ hỗ trợ không đáp ứng được nhu

cầu: Sự trì hoãn này ảnh hưởng đến việc sản xuất như thế nào, trong thời gian bao lâu và ảnh hưởng đến các bộ phân khác như thế nào?

4 Nhóm tiêu chí hiệu quả kiểm soát sản xuất

Kiểm soát hoạt động sản xuất là một bước công việc rất quan trọng, quyết định phần lớn tới chất lượng đầu ra của sản phẩm hoàn thành Nếu như 1 doanh nghiệp

có bộ máy kiểm soát sản xuất không tốt sẽ dẫn tới những rủi ro tiềm tàng, ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả quá trình sản xuất như: sản phẩm làm ra không đúng quy cách, chất lượng dẫn tới lãng phí các nguồn lực của doanh nghiệp Đứng trên góc độ một KTV, việc đánh giá hiệu quả hoạt động kiểm soát sản xuất dựa trên các tiêu chí như sau:

- Hệ thống kiểm soát được thiết lập, hoạt động như thế nào?

Để đánh giá thiết kế của hệ thống kiểm soát sản xuất, KTV cần tập trung đánh giá:

• Thiết kế hệ thống kiểm soát đã phù hợp với đặc điểm, loại hình doanh nghiệp chưa? Việc vận dụng những thiết kế của doanh nghiệp trong thực tế sản xuất có thực sự đem lại những kết quả đầu ra tương xứng với nguồn lực về nhân công, thời gian mà doanh nghiệp bỏ ra để xây dựng nên hệ thống đó không?

• Về quá trình hoạt động hay vận hành của hệ thống KTV cần xem xét đánh giá: Các bước công việc có được thực hiện đúng như trong thiết kế đã đề ra hay không?

VD: Bài 10/83-SBT

Ở VD4, khi tiến hành kiểm toán, KTV phát hiện các sản phẩm đầu ra của DN

có 1 số nhược điểm như: chất lượng NVL không đồng nhất, liều lượng không đồng nhất, độ ổn định khi sản xuất, chế biến chưa đạt yêu cầu, trong khi giá lại đắt hơn nhiều các sản phẩm cùng loại trên thị trường Trong tình huống này, hệ thống kiểm soát của DN hoạt động không hiệu quả KTV có thể đánh giá dựa trên các tiêu chí sau:

- Việc kiểm soát chất lượng NVL đầu vào phục vụ sản xuất đã được thực hiện đúng quy định chưa? ( rủi ro: có thể xảy ra hiện tượng cắt xén NVL, sử dụng NVL từ những nguồn giá rẻ dẫn tới chất lượng không đảm bảo)

- Máy móc, thiết bị có được vận hành đúng theo thiết kế về công suất ban đầu hay không, thường xuyên có người giám sát vận hành máy móc thiết bị không? (rủi ro:

có những máy móc sẽ không được sử dụng dẫn tới sản lượng sản xuất không ổn định)

- Các chi phí sản xuất chung: chi phí khấu hao, chi phí điện, nước… có được kiểm soát chặt chẽ không (rủi ro: lãng phí chi phí sản xuất chung, sự giám sát không chặt chẽ của quản đốc phân xưởng)

- Về lao động: giám sát thời gian lao động của DN bằng cách nào (chấm công, quẹt thẻ…) và có hoạt động không (rủi ro: lao động không thực sự làm việc)

VD2: Quy trình sản xuất nước khoáng