Bài giảng Kỹ năng đàm phán - thương lượng trong hoạt động doanh nghiệp - TS. Lưu Trường Văn

Bài giảng Kỹ năng đàm phán - thương lượng trong hoạt động doanh nghiệp - TS. Lưu Trường Văn

KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN-THƯƠNG LƯỢNG TRONG HOẠT ðỘNG

DOANH NGHIỆP

HỌC VIỆN CÁN BỘ QUẢN LÝ & XÂY DỰNG

ðƠ THỊ

Tài liệu lưu hành nội bộ dành cho Học viên lớp CEO của

Tập đồn dầu khí Việt Nam

• Họ và tên: LƯU TRƯỜNG VĂN

• Năm sinh: 1965

• Giáo dục:

Tốt nghiệp Kỹ sư xây dựng, Đại học Bách Khoa, 1991.

Tốt nghiệp chương trình đào tạo kinh tế Fulbright (FETP) “Kinh tế học ứng dụng cho phân tích chính sách”, 1998.

Tốt nghiệp Master of Engineering in Construction Management ,

Asian Institute of Technology ( AIT ), Thailand, 2002.

Tiến sỹ chuyên ngành Kỹ thuật & Quản lý xây dựng tại

Pukyong National University (PKNU),Busan, Korea, 2-2009

• Cơ quan cơng tác hiện nay: Bộ mơn Kỹ thuật và Quản lý xây dựng

• Lĩnh vực nghiên cứu: Quản lý dự án, Phân tích & thẩm định đầu

tư XD - bất động sản, Quản lý rủi ro, Kinh tế xây dựng

• Email: ltvan@hcmut.edu.vn or luutruongvan@yahoo.com

• Website: http://sites.google.com/site/luutruongvan/

KHÁI NIỆM ðÀM PHÁN

Khái niệm : Đàm phán được xem như là nghệ

thuật của việc đạt đến hiểu biết chung thông

qua sự mặc cả trên những yếu tố cần thiết của hợp đồng như là các đặc điểm kỹ thuật, giá cả, thời gian thi công…v.v

Đàm phán xuất hiện khi hai bên với các quan

điểm và mục tiêu khác nhau tìm kiếm một thỏa thuận hài lòng lẫn nhau

Đàm phán là một quá trình giao tiếp trong đó

người ta muốn điều hòa lợi ích giữa hai bên

thông qua thảo luận mà đi tới ý kiến thống nhất

KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN

Quá trình đàm phán bao gồm :

• Trình bày lập trường của mỗi bên

• Phân tích và đánh giá lập trường của bên kia

• Mỗi bên cố gắng tự hiệu chỉnh lập trường của bên mình càng theo quan điểm của bên kia (hiểu theo nghĩa hẹp là nhượng bộ bên kia)  Điều này nói dể nhưng khó làm!

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI ĐÀM PHÁN

a Bối cảnh của đối tác: bao gồm:

• Tình hình kinh tế của đối tác, như khả năng tài chính

• Các mối quan hệ trong kinh doanh, điểm mạnh, điểmyếu của họ

• Tình trạng pháp lý của họ: Có tư cách pháp nhân

không, có có vướng mắc vào vụ án nào không, có bịtranh chấp với ai không

• Yêu cầu của họ trong cuộc đàm phán là gì, yêu cầu

nào là ưu tiên hàng đầu của họ: giá cả, chất lượng hay thời hạn mua bán…

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI ĐÀM PHÁN

b Thời gian: Cần tìm hiểu về “điểm chết” của

đối tác, tức là khi nào thì họ cần kết thúc cuộc đàm phán, khi nào thì họ cần phải quyết định xong vấn đề mua bán.

– Chú ý: Nguyên tắc chung trong đàm phán là cần

tìm hiểu bối cảnh và thời gian của đối tác càng kỹcàng tốt, nhưng cần giấu kín bối cảnh và thời giancủa mình

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI ĐÀM PHÁN

c Quyền lực: Là sức mạnh của nhà thương thuyết trong

đàm phán với đối tác Quyền lực trong đàm phán củabên này đối với bên kia được tạo bởi 2 yếu tố:

• Quyền lực tiềm ẩn: là quyền lực được tạo bởi tài

năng uy tín của nhà thương thuyết thể hiện ở khả

năng giao tiếp, kỹ năng xử lý tình huống, trình độ

chuyên môn, việc nắm rõ thị trường mua bán

• Quyền lực thực tế: là quyền lực được tạo bởi uy tínđối với khách hàng, tính trung thực trong kinh doanh, sản phẩm chất lượng cao cùng những mối quan hệ

mạnh chi phối trong kinh doanh

CÁC THÀNH PHẦN CỦA CUỘC ĐÀM PHÁN

• Sự hợp tác: tìm kiếm giải pháp win-win; đàm phán không phải là một tiến trình cạnh tranh

• Một điều gì đó cho mọi người: mỗi bên phải chuẩn bịsẳn sàng nhượng bộ để bên kia nhận được một cái gìđó

• Các mối quan tâm chung: Đàm phán địi hỏi hai bênphải cùng tìm kiếm các mối quan tâm chung

• Một sự tiến triển của hành vi: Mỗi bên nên cảm thấyrằng sự nhượng bộ mà họ đang đánh đổi là cân bằngxấp xỉ với lợi ích mà họ đạt được, không phải nhượngbộ là mất mát Nhượng bộ là vì lợi ích của hai bên

Các hình thức & phương pháp

ñàm phán

Các phương pháp ñàm phán

Cùng tìm ki ế m l ợ i ích

Tr ọ ng ñ i ể m ñặ t ở l ợ i ích ch ứ không ở l ậ p

Không tín nhi ệ m

ñố i tác Tín nhi ệ m ñố i tác

M ứ c ñộ tín

nhi ệ m

Phân tích công vi ệ c và quan h ệ ñể trao ñổ i

Các phương pháp ñàm phán

Khu ấ t ph ụ c nguyên t ắ c

ch ứ không khu ấ t

T ă ng s ứ c ép khi ế n bên kia khu ấ t

H ế t s ứ c tránh tính nóng n ả y

Kiên trì

V ạ ch ra nhi ề u ph ươ ng án

cho 2 bên l ự a ch ọ n

Tìm ra ph ươ ng án

mà mình ch ấ p thu ậ n

Tìm ra ph ươ ng án ñố i tác có th ể ch ấ p thu ậ n

Các hình thức ựàm phán: đàm phán bằng văn bản

Các dạng ựàm phán bằng văn bản thường thấy trong hoạt ựộng kinh doanh là:

Ớ Hỏi giá: Do người mua ựưa ra và không

ràng buộc người hỏi phải mua

Ớ Chào hàng

Ờ Chào hàng cố ựịnh: Người chào hàng bị ràng

buộc với chào hàng của mình trong thời hạn

hiệu lực của chào hàng

Ờ Chào hàng tự do: Người chào hàng không bị

ràng buộc với chào hàng của mình

– ðưa bằng hai tay

– Vừa ñưa vừa tự giới thiệu họ tên mình

– Trao cho tất cả những người có mặt

Các hình thức ựàm phán: đàm phán bằng gặp mặt

Những nội dung cần chú ý khi ựàm phán bằng gặp mặt:

Ớ Khi nhận danh thiếp cần:

Ờ Nhận bằng 2 tay với thái ựộ trân trọng

Ờ Cố gắng nhớ tên và chức vụ của người trao rồi mớicất ựi

Ờ Trao danh thiếp của mình Nếu không có thì phải xinlỗi, hẹn lần sau

– Hãy mỉm cười khi nói chuyện ñiện thoại

– Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ mình vẫn ñang cầmmáy Nếu cần giữ quá lâu thì hãy yêu cầu người gọixem mình có thể gọi lại cho họ không?

– Sẵn sàng ghi chép khi ñiện thoại

– ðể người gọi kết thúc cuộc nói chuyện

CHUẨN BỊ CHO MỘT CUỘC ĐÀM

PHÁN

1 Chuẩn bị

A Phân tích cơ hội thương lượng (S,W, O, T).

– Phân tích bản thân:

– Phân tích đối tác:

• Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng

• Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người

cĩ quyền quyết định

• Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia,

cĩ thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép

• Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác Sơ bộ định dạng đối tác

1 Chuẩn bị

A Phân tích cơ hội đàm phán (S,W, O, T).

– Sau đó so sánh  rút ra S,W

– Phân tích tình hình trong đó diễn ra cuộc đàm phánđể phát hiện O, T

1 Chuẩn bị

B Lập mục tiêu và kế hoạch đàm phán dựa vào ma trận SWOT.

C Lập đội ngũ đàm phán dựa vào qui mô đàm phán

Lập theo 4 chức năng:

• Chức năng đàm phán do trưởng đoàn đảm nhận

• Chức năng phân tích do các chuyên viên thương

lượng

• Chức năng quan sát do các quan sát viên

• Chức năng thông dịch do thông dịch viên đảm nhận

• Tuỳ vào quy mô đàm phán mà sẽ tổ chức đội ngũ

như thế nào

1 Chuẩn bị

• Các phẩm chất cần thiết của chuyên gia đàm phán:

– Về kiến thức và năng lực: hầu như toàn diện.

– Về phẩm chất tâm lý: Tư duy nhạy bén, dám chấp nhận mạo hiểm, kiên nhẫn, không nóng vội.

– Các kỹ năng: Kỹ năng ngôn ngữ và kỹ năng thuyết phục.

D Thương lượng thử.

2 Giai đoạn tiếp xúc:

3 Giai đoạn thực chất.

• Hai bên ra yêu cầu:

• Hai bên điều chỉnh yêu cầu:

– Nếâu hai bên chấp nhận yêu cầu của nhau là hợp lý thì kết thúc đàm

phán

– Nếu đối tác hợp lý, ta vô lý thì cần nhượng bộ

– Nếu đối tác là vô lý còn ta là hợp lý thì cần thuyết phục họ

– TUY NHIÊN TRONG THỰC TẾ CÓ THỂ DẪN TỚI THẾ GĂNG.

Nguyên nhân gây ra bế tắc

• Chưa hiểu biết lẫn nhau

• Cả hai bên có những mục tiêu khác xa nhau

• Một bên nhầm lẫn sự kiên quyết với sự cứng nhắc

về quan ñiểm lập trường và sẽ không nhượng bộngay cả ñể giữ cho một cuộc ñàm phán tồn tại

• Vì một chiến thuật thận trọng trong ñàm phán ñểbắt ép phía bên kia xem xét lại quan ñiểm của họ

và nhượng bộ

Xử lý bế tắc

• Quay trở lại những thông tin thu ñược và tạo sự hiểu

biết ñể tạo thêm những lựa chọn bổ sung

• Tìm ra phương án khác ñề cùng ñạt ñược mục ñích

• Thông báo cho phía bên kia về hậu quả nếu không ñạt

ñược một giải pháp nào cả

• Chuyển sang thảo luận một vấn ñề khác ít quan trọnghơn cả 2 bên có thể thỏa thuận

• Nhượng bộ một ñiểm nào ñó không quan trọng

• Tạo ra thời gian ngừng ñàm phán ñể suy nghĩ vấn ñề và

ñàm phán lại sau ñó ðưa ra yêu cầu nếu cần những

thông tin bổ xung

Xử lý bế tắc

• Chuyển từ ñàm phán song phương sang ñàm phán ñaphương và thông báo cho ñối tác biết về việc này

• Sử dụng người thứ ba: yêu cầu một người ngoài hành

ñộng như là một người hòa giải, người dàn xếp hay

người trọng tài

• Bỏ bàn ñàm phán ñể bên kia liên hệ lại Sử dụng khi:

– Phía bên kia không muốn ký kết thỏa thuận

– Bên kia muốn ký kết thỏa thuận mà ta không chấp nhận nổi – Bên kia ñưa ra những thỏa thuận mà ta không hề dự kiến – Khi có những số liệu ñược cung cấp khiến cho việc ñi ñến thỏa thuận không còn có lợi với ta nữa

Bài tập: ðột phá thế găng

• Tình huống mua bán Công ty cổ phần Bình Minh có kế hoạch

xây dựng ở ngoại ô một nhà máy dệt, chọn địa điểm đất thuộc ấp Mỹ Tho sở hữu Công ty bằng lòng bỏ ra 800 triệu để mua quyền sử dụng, mà ấp Mỹ Tho lại kiên trì đòi 900 triệu Qua mấy vòng đàm phán, giá công ty Bình Minh ra lên tới 820 triệu, còn giá ấp Mỹ Tho chịu hạ xuống 880 triệu Hai bên cũng lại không thể

nhượng bộ nữa, đàm phán sa vào thế găng Ấp Mỹ Tho kiên trì lập trường bảo vệ lợi ích cho nông dân, bởi vì nông dân lấy ruộng đất làm gốc, mất đi quyền sử dụng mảnh đất canh tác, họ không có quá nhiều lựa chọn, chỉ muốn bán nhiều tiền hơn một chút để tổ chức một xưởng cơ khí, hay một cơ sở sản xuất gì đó để nông dân có công ăn việc làm Mà công ty Bình Minh đứng trên lập

trường của mình, nhượng bộ đến 820 triệu là cùng, họ muốn trong chuyện mua bán đất, tiết kiệm được một ít tiền, dùng để tuyển mộ thêm công nhân, mở rộng quy mô thương trường

Bài tập: ðột phá thế găng

• Yêu cầu: Bạn hãy phân tích lập trường của

hai bên? Lợi ích của hai bên là gì? Bạn hãy đưa ra phương án mà có thể làm cho hai bên hài lòng để đột phá thế găng

KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN

CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO CỦA ĐÀM PHÁN

Để đạt được một lợi thế chiến lược trên đối tác trong mọi cuộc đàm phán, nên quan tâm đến các nguyên lý sau:

• Kiên định với mục tiêu đã dự định

• Hiêu chỉnh sự kết thúc của bạn để thích hợp với cái trung bình mà bạn có thể đạt được

• Khai thác hướng đi tối thiểu hóa các chống đối từ đối tác

• Hãy lấy một phương pháp mà có thể cung cấp các giải pháp thay thế.

• Duy trì một kế hoạch của bạn có thể thích nghi đến sự thay đổi của hoàn cảnh.

• Không đặt nặng cái gì cả đằng sau cách tiếp cận trong khi mà đối tác đang đề phòng

• Tiếp tục “một sự công kích” theo các hướng như nhau hoặc trong dạng thức giống nhau nếu đã thất bại một lần

CÁC KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN

Kỹ thuật đàm phán là những kỹ thuật mà giúp người đàm phán đạt được mục tiêu

đàm phán và tránh những nhượng bộ

không mong đợi

KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN ĐỂ GIẢM GIÁ DỰ THẦU

• Bạn đang muốn chọn nhà thầu có giá cao nhất nhưng lại

muốn nhà thầu này giảm giá (lẽ tất nhiên là trong phạm vi cho phép), hãy thử làm theo quy trình như sau:

 Bước 1: Chọn ra từ 2 đến 3 nhà thầu tiềm năng để đàm phán giá cả.

 Bước 2: Mời nhà thầu có giá thấp nhất đến để đàm phán và khéo léo đề nghị họ giảm giá Bạn nên cố ý cho nhà thầu có giá cao hơn thấy rằng bạn vừa làm việc xong với nhà thầu có giá thấp hơn

 Bước 3: Mời nhà thầu có giá cao nhất đến để đàm phán và

khéo léo đề nghị họ giảm giá

 Bước 4: Nếu nhà thầu (mà bạn muốn chọn) vẫn chưa giảm giá đến mức mà bạn mong muốn, hãy công bố giá của nhà thầu thấp nhất và nói rõ nếu cao hơn giá này họ sẽ bị loại và nhà thầu kia sẽ trúng thầu

 Chúc bạn thành công

NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI

 “Chê bai” : Sử dụng khi muốn giảm yêu cầu của đối tác

 “ Gỉa vờ rút lui ”: Sử dụng khi đối tác đưa ra yêu cầu quá cao

 “ Hỏi ý kiến cấp trên ”: Khi cần chúng ta muốn rút lui,

hoặc bạn lúng túng trong ra quyết định

 “ Yêu cầu thêm ”: Sử dụng khi yêu cầu của chúng ta

đãđược thỏa mãn

 “ Chia đôi chênh lệch ”: Khi yêu cầu của hai bên khác biệt nhau mà nếu không chia đôi thì có thể dẫn đến bế tắc.

 “ Siết ốc ”: Sử dụng đối tác có khuyết điểm nhỏ & chúng ta gần đạt yêu cầu

 “ Dùng các thông lệ ”: Đưa ra những thông lệ (lẽ tất nhiên là có lợi cho bạn) để thuyết phục đối tác

NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)

 Đưa ra đề nghị ban đầu : Thường các đề nghị này là rất

hấp dẫn trong tương lai để đối tác nhựng bộ chúng ta trong hiện tại

 “ Chia rẽ đối tác ”: Sử dụng khi không thuyết phục được toàn bộ đối tác

 “ Gỉa vờ nóng giận ”: Có thể sử dụng khi đối tác đưa ra yêu cầu bất hợp lý, nhưng phải cẩn thận khi áp dụng

 “ Sự đã rồi ”: Cứ im lặng mà làm, khi bị phát hiện thì giả vời không biết và nhận lỗi

 “ Đánh trống lãng ”: Sử dụng khi bị đối tác đưa ra đúng

yếu điểm của ta

 “ Ping pong ”: Dùng cách hỏi lại đối tác với những vấn đề mà chúng ta không tiện trả lời

NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)

 Đưa ra đề nghị ban đầu

 Những lời hứa

 Những lời đe dọa

 Những lời khuyên

 Những lời cảnh báo

 Những lời thỉnh cầu truyền thống

 Thưởng và phạt

 Những cam kết

 Tự phơi bày

 Các câu hỏi

 Các mệnh lệnh

NHỮNG KỶ XẢO KHÔNG BẰNG LỜI NÓI

 Im lặng

 Nhìn chằm chằm vào mặt

 Tiếp xúc, va chạm

 “Ngôn ngữ cơ thể”

ĐỂ TRỞ NÊN MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN TỐT

o Hiểu rõ hơn về người đàm phán của đối tác

o Cân nhắc các chi tiết cụ thể của tình huống

o Quyết định làm thế nào để vượt qua những khó

khăn thực tế

o Có hiểu biết về tính động của quá trình đàm phán

và ảnh hưởng của văn hóa

o Sự “tự hiệu chỉnh” vừa phải có thể sẽ hiệu quả

nhất

ĐỂ TRỞ NÊN MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN TỐT

• Những người đàm phán trung bình chỉ nghĩ đến hiệntại, nhưng những người đàm phán giỏi thì bao giờ

cũng cân nhắc đến mục đích lâu dài Họ đưa ra nhiềugợi ý khác nhau và bao giờ cũng cân nhắc các giải

pháp hai lần

– Những người đàm phán trung bình đặt ra các mục tiêu của

họ một cách đơn lẻ - ví dụ "chúng tơi hy vọng sẽ nhận được giá là 2 đơ la“

– Những người đàm phán giỏi đặt ra các mục tiêu của họ

trong một phạm vi nhất định, điều này cĩ thể hiểu như là

"chúng tơi hy vọng nhận được 2 đơ la, nhưng nếu chúng tơi chỉ nhận được cĩ 1.50 đơ la thì cũng được".ðiều này cĩ

nghĩa là người đàm phán giỏi rất linh hoạt

Những lỗi thông thường trong ñàm phán

• Bước vào ñàm phán với ñầu óc thiếu minh mẫn

• Không biết bên ñối tác ai là người có quyền quyết ñịnh

• Không biết ñiểm mạnh của mình là gì và sử dụng nónhư thế nào

• Bước vào ñàm phán với mục ñích chung chung

• Không ñề xuất những quan ñiểm và lý lẽ có giá trị

• Không ñể cho bên kia ñưa ra ñề nghị trước

• Bỏ qua thời gian và ñịa ñiểm như là 1 vũ khí trong ñàmphán

• Từ bỏ khi cuộc ñàm phán dường như ñi ñến chỗ bế tắc

• Không biết kết thúc ñúng lúc

ðể tránh những lỗi thông thường trong ñàm phán

• Không ngắt lời bên kia Nói ít và tích cực nghe

• ðặt các câu hỏi mở có mục ñích ñể tạo sự hiểu biết

• Sử dụng chú giải, những bình luận hài hước

• Sử dụng viêc ngừng ñàm phán ñể kiểm soát ñược nội bộ

• Lập 1 mục tiêu rõ ràng, cụ thể và thực tế trước khi ñàm phán

• Tóm tắt thường xuyên

• Liệt kê những ñiểm cần giải thích và những ñiểm ñã hiểu

• Không chỉ trích bên kia Tìm ra những ñiểm chung của cả 2 bên

ñể ñi ñến thỏa thuận

• Tránh chọc tức

• Tránh ñưa ra quá nhiều lý do cho ñề nghị của mình

• Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách, công kích hay chế nhạo cá nhân

Các nguyên tắc dẫn ñến thành công trong ñàm phán

• Ấn tượng ban ñầu

– Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái ñộ vui vẻ,

dễ chịu

– Bạn luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ bội lần thứ hai ñể gây ấn tượng ban ñầu

– Sau ñó bạn sẽ bắt ñầu nói về chủ ñề nội dung mà bạn ñịnh

ñàm phán, thương thuyết với ñối tác

• Chú ý tới các cử chỉ, thái ñộ và ñộng tác của cơ thể

Các nguyên tắc dẫn ñến thành công trong ñàm phán

• Phải xác ñịnh rõ mục tiêu ñàm phán và luôn

luôn bám sát theo ñuổi mục tiêu này trong

suốt quá trình ñàm phán

– Trước khi vào cuộc ñàm phán thương thuyết, người

ñàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng

của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phảitrao ñổi với ñối tác và ñạt ñược kết quả

– Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo ñuổicác mục tiêu này trong quá trình ñàm phám thì kếtquả cuối cùng của ñàm phán càng nhanh chóng ñạt

ñược