Bài giảng 9 lĩnh vực của quản lý dự án theo PMBOK TS lưu trường văn

9 LĨNH VỰC CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN theo PMBOK Giảng viên: TS Lưu Trường Văn Tài liệu lưu hành nội phục vụ cho lớp “QLDA-KS định giá” Tổ chức Đại học Mở Tp.HCM Họ tên: LƯU TRƯỜNG VĂN Năm sinh: 1965 Giáo dục: Tốt nghiệp Kỹ sư xây dựng, Đại học Bách Khoa, 1991 Tốt nghiệp chương trình đào tạo kinh tế Fulbright (FETP) “Kinh tế học ứng dụng cho phân tích sách”, 1998 Tốt nghiệp Master of Engineering in Construction Management, Asian Institute of Technology (AIT), Thailand, 2002 Tiến sỹ chuyên ngành Kỹ thuật & Quản lý xây dựng Pukyong National University (PKNU),Busan, Korea, 2-2009 Lónh vực nghiên cứu: Quản lý dự án, Phân tích & thẩm định đầu tư XD - bất động sản, Phương pháp nghiên cứu, Kinh tế xây dựng Email: ltvan@hcmut.edu.vn luutruongvan@yahoo.com Website: http://sites.google.com/site/luutruongvan/ Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Các chuẩn mực QLDA giới Các tổ chức quốc tế Viện quản lý dự án (Project Management Institute - PMI) Hiệp hội Quản lý dự án quốc tế (International Project Management Association - IPMA) thúc đẩy quản lý dự án việc cung cấp chương trình quản lý nghề nghiệp PMI cấp chứng Project Management Professional (PMP) cho chứng minh đủ khả lĩnh vực quản lý dự án Trong năm 1987, PMI xuất lần đầu Project Management Body of Knowledge (PMBOK) nhằm tư liệu hóa tiêu chuẩn hóa thực hành QLDA chấp nhận Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn PMI’s PMBOK® Guide PMI biên soạn kiến thức tảng QLDA Nó hiệu chỉnh đáng kể sau nhiều năm Tiền thân PMBOK® báo cáo PMI’s ESA (Ethics, Standards, and Accreditation) năm 1983, đề nghị thành phần quản lý quy mơ, chi phí, thời gian, chất lượng, nguồn nhân lực giao tiếp PMBOK® 1987 tài liệu hồn tồn Nó thêm quản lý cung ứng/hợp đồng quản lý rủi ro vào thành phần trước 1996 PMBOK® Guide tài liệu viết lại tồn mà thêm quản lý tích hợp dự án vào thành phần trước Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn PMI’s PMBOK® Guide thành phần sau đặt tên lại Project Management Knowledge Areas (các lĩnh vực kiến thức QLDA) với chương phân biệt Mỗi lĩnh vực kiến thức có số q trình thành phần Mỗi lĩnh vực kiến thức thảo luận đầu vào, cơng cụ kỹ thuật, đầu Có tất 39 q trình thành phần Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn LĨNH VỰC KIẾN THỨC TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO PMI Quản lý tổng thể dự án (Integrated Project Management) Quản lý quy mô (phạm vi) dự án (Project scope management) Quản lý thời gian dự án (Project time management) Quản lý chi phí dự án (Project cost management) Quản lý chất lượng dự án (Project quality management) Quản lý nguồn nhân lực dự án (Project human resource management) Quản lý thông tin dự án (Project Communications management) Quản lý rủi ro dự án (Project risk management) Quản lý cung ứng dự án (Project procurement management) Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Các lĩnh vực cốt lõi QLDA Quản lý quy mơ Quản lý chất lượng Qn lý thời gian Quản lý chi phí Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Các lĩnh vực tiện ích QLDA Quản lý rủi ro Quản lý nguồn nhân lực Quản lý thơng tin dự án Quản lý hợp đồng/cung ứng Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn QUẢN LÝ QUY MÔ Quản lý quy mô dự án tiến trình để đảm bảo dự án thực tất công việc yêu cầu công việc yêu cầu để hoàn thành tốt dự án Quá trình quản lý quy mô dự án bao gồm: Khởi đầu (Initiation) Hoạch đònh quy mô (scope planning) Đònh nghóa quy mô (scope definition) Kiểm tra quy mô (scope verification) Kiểm soát thay đổi quy mô (scope change control) Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 10 qu¶n lý tỉng thĨ dù ¸n Gåm c¸c qu¸ tr×nh cÇn thiÕt ®Ĩ ®¶m b¶o r»ng c¸c thµnh phÇn cđa dù ¸n ®−ỵc ®iỊu phèi mét c¸ch hỵp lý, ®¹t vµ v−ỵt yªu cÇu cđa c¸c bªn tham gia dù ¸n Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 31 KHÍA CẠNH CON NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN Dự án QLDA có liên quan đến người công việc nhóm (teamwork) Ai làm Ai nhận lãnh rủi ro gì? Ai có liên quan đến quan tâm/bò ảnh hưởng? Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 32 Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán (CPA) ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM CHỦ NHIỆM DỰ ÁN (PROJECT MANAGER) Tài liệu lưu hành nội phục vụ cho lớp”Giám đốc dự án” Giảng viên: TS Lưu Trường Văn Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’ Để đạt thành công mong đợi dự án, Chủ nhiệm/GĐ dự án phải nắm danh sách cán bộ/nhân viên tham gia vào đoàn/ban dự án Anh ta phải lãnh đạo đoàn/ban ‘Lãnh đạo nghệ thuật việc yêu cầu người khác thực công việc mà ta tin tưởng hoàn thành’ Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 34 Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’ Tầm nhìn Tham gia Theo đuổi Nhà lãnh đạo cần có tầm nhìn Tuy nhiên cần nhận cần phải tham gia Sau cần trì theo đuổi nhắm đến mục tiêu Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 35 Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’ yếu tố cho nhà lãnh đạo Thách thức với tiến trình Chia tầm nhìn Tạo điều kiện người khác hành động Làm gương Khuyến khích nhiệt huyết Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 36 Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’ Thách thức tiến trình Con người thường phấn đấu nổ lực bò thách thức Có cảm hứng chia tầm nhìn Con người thường muốn thấy giá trò sau người lãnh đạo “một người mà đối tượng ủng hộ theo sau lãnh đạo, người không đối tượng ủng hộ trừ họ đồng ý với tầm nhìn Bạn lệnh cho cam kết thống mà bạn cảm nhận nó.” Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 37 Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’ Tạo điều kiện cho người khác hành động Lãnh đạo tốt thường CÓ UY QUYỀN với nhân viên Lãnh đạo tự làm việc Lãnh đạo tốt nói “chúng ta” Lãnh đạo không tốt nói “tôi” Lãnh đạo tốt không lạm dụng quyền lực hay ngăn cản Lãnh đạo hiệu môi người thấy mạnh mẽ Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 38 Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’ Gương mẫu Lãnh đạo hiệu thể gương mẫu Làm điều nói (they practise what they preach) Không làm khác với giá trò Nếu không sống với giá trò mình, uy tín bò Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 39 Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’ Khuyến khích nhiệt huyết Khuyến khích thành viên nhóm công việc khó thực Lãnh đạo tốt cần chứng tỏ nhân viên chiến thắng cẩn phải huyến khích họ Chứng tỏ cho nhân viên thấy bạn mong đợi nhiều họ Nếu bi quan vào kết thực hiện, điều bạn nhận lấy Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 40 Những thuộc tính tốt nhà Quản lý dự án Biết lắng nghe Ủng hộ Tổ chức Tôn trọng lẫn Tinh thần tập thể Biết kiềm chế Hài hước Quyết đònh hợp lý Theo đuổi Chia xẻ kinh nghiệm Bình đẵng sở hữu Là phần đệm/bệ nâng cho tập thể Lãnh đạo động Kiến thức kỹ thuật Công Linh hoạt Cởi mở Đại diện Trung thực Thách thức công việc Nắm bắt điểm yếu/mạnh cá nhân Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 41 Vai trò Trách nhiệm Nhà quản lý dự án Kiểm soát dự án từ lúc Khởi đầu hay Xác đònh phạm vi đến lúc Tổng kết Thành lập nhóm Quản lý dự án Xem xét toàn diện giải pháp Lập kế hoạch quản lý dự án Quản lý thay đổi Thay mặt chủ đầu tư tốn tất chi phí dự án theo hợp đồng Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 42 Vai trò Trách nhiệm Nhà quản lý dự án Liên kết hoạt động dự án với thành viên dự án Thường xuyên kiểm tra đánh giá tiến độ dự án Báo cáo tiến độ cho Khách hàng/chủ đầu tư Bảo đãm quy trình chất lượng áp dụng thực Tham gia kiểm tra đánh giá giai đoạn sau thực thi / kiểm toán Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 43 Tổ chức xếp dự án Rỏ ràng dự án khác đòi hỏi kỹ khác Chủ nhiệm dự án phải có điều kiện tiếp cận với đối tượng cá nhân/công ty có kỹ phù hợp để đạt thành công Chủ nhiệm dự án làm tất ! Dự án chia làm nhiều giai đoạn khác – lập kế hoạch, thiết kế, thi công, nghiệm thu vv Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 44 GDDA cần nhớ Hãy nhớ mục tiêu dự án Lập kế hoạch kỹ Thống kế hoạch quản lý dự án với khách hàng Phân tích rủi ro liên quan đến dự án Nắm rõ đối tượng làm việcbiết lắng nghe học hỏi Theo dõi kiểm tra thường xuyên tiến độ & chi phí Báo cáo tiến độ thảo luận khó khăn trở ngại với khách hàng đồng nghiệp Không bỏ hạng mục chức kinh phí thời gian (Do not sacrifice functionality for either cost or time) Không tiến hành kế hoạch từ trước Không che dấu vấn đề khó khăn hay trở ngại tổ khách hàng Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 45 [...]... ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM CHỦ NHIỆM DỰ ÁN (PROJECT MANAGER) Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp”Giám đốc dự án Giảng viên: TS Lưu Trường Văn Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’ Để đạt được thành công mong đợi của dự án, Chủ nhiệm/GĐ dự án phải nắm được danh sách cán bộ/nhân viên tham gia vào đoàn/ban dự án Anh ta phải lãnh đạo đoàn/ban ‘Lãnh đạo là nghệ thuật của việc yêu cầu người khác thực hiện... mét c¸ch hỵp lý, ®¹t vµ v−ỵt yªu cÇu cđa c¸c bªn tham gia dù ¸n Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 31 KHÍA CẠNH CON NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN Dự án và QLDA có liên quan đến con người và công việc nhóm (teamwork) Ai làm cái gì Ai nhận lãnh rủi ro gì? Ai có liên quan đến hoặc ai quan tâm/bò ảnh hưởng? Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 32 Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán (CPA) ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM... cho (Inform) NS-01 Chủ đầu tư Phê duyệt ngân sách dự án Quản lý dự án và tư vấn đònh giá (QS) Lê Văn Bình, 098 3122354, email: lvbinh@yahoo.com CO-01 Tư vấn QLDA Tiếp nhận các đề nghò thay đổi change order) từ các nhà thầu/nhà cung cấp Nhà thầu/nhà cung cấp (vendors) Lâm Văn Tài, 090 8271245, lvtai@yahoo.com Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 20 qu¶n lý giao tiÕp dù ¸n Lµ mét phÇn cđa QLDA, bao gåm... hiện công việc gì đó mà ta tin tưởng là sẽ được hoàn thành’ Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 34 Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’ Tầm nhìn Tham gia Theo đuổi Nhà lãnh đạo cần có tầm nhìn Tuy nhiên cần nhận ra rằng cần phải tham gia Sau đó cần duy trì theo đuổi nhắm đến mục tiêu Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 35 Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’ 5 yếu tố cơ bản cho một nhà lãnh đạo Thách thức... ứng của họ •Các thay đổi về thiết kế hay tiêu chí kỹ thuật thuộc trách nhiệm của họ •u cầu tài ngun phát sinh thuộc trách nhiệm của họ& giảng: TS Lưu Trường Văn Biên soạn 25 Nhu Cầu Thơng Tin Các Bên Loại Thơng Tin Cần Thành Viên DA • Tình trạng và tiến triển của DA •Các thay đổi về mục tiêu DA •Các u cầu mới cho dự án •Giải quết vần đề •Thay đổi về phân cơng cơng việc Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường. .. liªn quan ®Õn vËn héi vµ xư lý c¸c hiĨm ho¹ 4 KiĨm so¸t ®èi phã rđi ro :kiĨm so¸t sù biÕn ®ỉi cđa rđi ro trong st qu¸ tr×nh triĨn khai dù ¸n Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 28 Qu¶n lý cung øng cđa dù ¸n Lµ mét phÇn cđa QLDA, bao gåm c¸c qu¸ tr×nh cÇn thiÕt ®Ĩ t×m kiÕm hµng ho¸, dÞch vơ ngoµi kh¶ n¨ng thùc hiƯn cđa tỉ chøc Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 29 Qu¶n lý cung øng cđa dù ¸n 1 Kế họach... b¶o t¹o ra, thu nhËn, cÊt gi÷ ,vµ xư lý th«ng tin cđa dù ¸n kÞp thêi HTTTQLDA ðầu Vào (Thơng tin của tổ chức) Cơ sở dữ liệu Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Ban DA Ban DA 21 Sự Cần Thiết Thơng tin chính xác và kịp thời là hết sức thiết yếu cho việc quản lý dự án Hầu hết các DA có q nhiều dữ liệu (data) mà khơng đầy đủ thơng tin (information) thích hợp về dự án đang ở đâu so với các mục tiêu tiến... & giảng: TS Lưu Trường Văn 18 qu¶n lý nh©n lùc dù ¸n 1 Kế họach của tỉ chøc: x¸c ®Þnh ,lËp hå s¬ vµ ®Ỉt ra vai trß, tr¸ch nhiƯm vµ quan hƯ b¸o c¸o c«ng viƯc cđa da 2 Bỉ nhiƯm c¸n bé : t×m kiÕm ngn nh©n lùc cÇn thiÕt vµ bỉ nhiƯm vµo c¸c c«ng viƯc trong dù ¸n 3 Ph¸t triĨn nhãm c«ng t¸c: ph¸t triĨn c¸c nhãm vµ c¸c c¸ nh©n cã tay nghỊ, nghiƯp vơ ®Ĩ thùc thi dù ¸n Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 19. .. nhắc quan hệ trước sau Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 12 QUẢN LÝ THỜI GIAN Ước lượng thời gian hoàn thành công tác (duration) Thiết lập tiến độ (Gantt chart) Dùng các phần mềm lập tiến độ như là MS Project, Task Manager, Project kickstart, Primavera,… Kiểm soát tiến độ Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 13 qu¶n lý chi phÝ dù ¸n Lµ mét phÇn cđa qu¶n lý dù ¸n, bao gåm c¸c qu¸ tr×nh cÇn thiÕt ®Ĩ... so¸t chi phÝ :kiĨm so¸t c¸c thay ®ỉi chi phÝ trong st qu¸ tr×nh thùc hiƯn dù ¸n Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 15 Qu¶n lý chÊt l−ỵng dù ¸n Lµ mét phÇn cđa QLDA, bao gåm c¸c qu¸ tr×nh cÇn thiÕt ®Ĩ ®¶m b¶o dù ¸n khi khi hòan thành sÏ đáp ứng c¸c yªu cÇu ®· ®−ỵc ®Ị ra Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 16 Qu¶n lý chÊt l−ỵng dù ¸n 1 LËp kÕ ho¹ch chÊt lù¬ng (CL): x¸c ®Þnh c¸c tiªu chn chÊt l−ỵng liªn ... Lưu Trường Văn Các lĩnh vực tiện ích QLDA Quản lý rủi ro Quản lý nguồn nhân lực Quản lý thơng tin dự án Quản lý hợp đồng/cung ứng Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn QUẢN LÝ QUY MÔ Quản lý quy... đầu Có tất 39 q trình thành phần Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn LĨNH VỰC KIẾN THỨC TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO PMI Quản lý tổng thể dự án (Integrated... hoạch quản lý dự án Quản lý thay đổi Thay mặt chủ đầu tư tốn tất chi phí dự án theo hợp đồng Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 42 Vai trò Trách nhiệm Nhà quản lý dự án Liên kết hoạt động dự án