Bài giảng 9 lĩnh vực của quản lý dự án theo PMBOK TS lưu trường văn

Lưu Trường Văn 3Các chu ẩ n m ự c QLDA trên th ế gi ớ i Các tổ chức quốc tế như Viện quản lý dự án Project Management Institute - PMI và Hiệp hội Quản lý dự án quốc tế International Pr

Trang 1

9 LĨNH VỰC CỦA QUẢN LÝ

DỰ ÁN theo PMBOK

Giảng viên: TS Lưu Trường Văn

Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp “QLDA-KS định giá”

Tổ chức tại Đại học Mở Tp.HCM

Trang 2

Họ và tên: LƯU TRƯỜNG VĂN

Năm sinh: 1965

Giáo dục:

Tốt nghiệp Kỹ sư xây dựng, Đại học Bách Khoa, 1991.

Tốt nghiệp chương trình đào tạo kinh tế Fulbright (FETP)

“Kinh tế học ứng dụng cho phân tích chính sách”, 1998.

Tốt nghiệp Master of Engineering in Construction

Management, Asian Institute of Technology (AIT), Thailand, 2002.

Tiến sỹ chuyên ngành Kỹ thuật & Quản lý xây dựng tại

Pukyong National University (PKNU),Busan, Korea, 2-2009.

Lĩnh vực nghiên cứu: Quản lý dự án, Phân tích & thẩm định

đầu tư XD - bất động sản, Phương pháp nghiên cứu, Kinh tế xây dựng

Email: ltvan@hcmut.edu.vn hoặc luutruongvan@yahoo.com

Website: http://sites.google.com/site/luutruongvan/

Trang 3

Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 3

Các chu ẩ n m ự c QLDA trên th ế gi ớ i

Các tổ chức quốc tế như Viện quản lý dự án (Project

Management Institute - PMI) và Hiệp hội Quản lý dự án quốc

tế (International Project Management Association - IPMA) thúc

ñẩy quản lý dự án bởi việc cung cấp các chương trình quản lý

nghề nghiệp.

PMI cấp chứng chỉ Project Management Professional (PMP)

cho những ai chứng minh ñủ khả năng trong lĩnh vực quản lý dự án.

Trong năm 1987, PMI xuất bản lần ñầu Project Management Body of Knowledge (PMBOK) nhằm tư liệu hóa và tiêu chuẩn

hóa các thực hành QLDA ñã ñược chấp nhận

Trang 4

PMI’s PMBOK® Guide

PMI ñã biên soạn kiến thức nền tảng của QLDA Nó ñã ñược hiệu chỉnh ñáng kể sau nhiều năm

Tiền thân của PMBOK® là báo cáo PMI’s ESA (Ethics,

Standards, and Accreditation) năm 1983, ñã ñề nghị 6 thành

phần chính là quản lý quy mô, chi phí, thời gian, chất lượng, nguồn nhân lực và giao tiếp

PMBOK® 1987 là một tài liệu mới hoàn toàn Nó ñã thêm

quản lý cung ứng/hợp ñồng và quản lý rủi ro vào 6 thành phần trước ñó.

Trang 5

PMI’s PMBOK® Guide

9 thành phần sau ñó ñã ñược ñặt tên lại là Project

Management Knowledge Areas (các lĩnh vực kiến thức của QLDA) với từng chương phân biệt

Mỗi một lĩnh vực kiến thức có một số quá trình thành phần.

Mỗi một lĩnh vực kiến thức ñược thảo luận về các ñầu vào,

công cụ và kỹ thuật, các ñầu ra

Có tất cả 39 quá trình thành phần

Trang 7

9 LĨNH VỰC KIẾN THỨC TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO PMI

Quản lý tổng thể dự án (Integrated Project Management)

Quản lý quy mô (phạm vi) dự án (Project scope management)

Quản lý thời gian của dự án (Project time management)

Quản lý chi phí của dự án (Project cost management)

Quản lý chất lượng của dự án (Project quality management)

Quản lý nguồn nhân lực của dự án (Project human resource

management)

Quản lý thông tin của dự án (Project Communications

management)

Quản lý rủi ro của dự án (Project risk management)

Quản lý cung ứng của dự án (Project procurement management)

Trang 8

Các lĩnh vực cốt lõi của QLDA

Quản lý quy mô

Quản lý chất lượng

Quãn lý thời gian

Quản lý chi phí

Trang 9

Các lĩnh vực tiện ích của QLDA

Quản lý rủi ro

Quản lý nguồn nhân lực

Quản lý thông tin dự án

Quản lý hợp ñồng/cung ứng

Trang 10

QUẢN LÝ QUY MÔ

Quản lý quy mô dự án là tiến trình để đảm bảorằng dự án đã thực hiện tất cả các công việc đãđược yêu cầu và chỉ những công việc được yêucầu để hoàn thành tốt dự án

Quá trình quản lý quy mô dự án bao gồm:

Khởi đầu (Initiation)

Hoạch định quy mô (scope planning)

Định nghĩa quy mô (scope definition)

Kiểm tra quy mô (scope verification)

Trang 11

qu¶n lý thêi gian dù ¸n

Trang 12

QUẢN LÝ THỜI GIAN

Mục đích: Thiết lập một tiến độ thực tế với nhóm QLDA

Nhận dạng các công tác (tasks)

Sử dụng WBS và báo cáo quy mô

Thiết lập danh sách các công tác và kiểm

tra WBS

Thứ tự các công tác

Cân nhắc quan hệ trước sau

Trang 13

QUẢN LÝ THỜI GIAN

Ước lượng thời gian hoàn thành công tác

(duration)

Thiết lập tiến độ (Gantt chart)

Dùng các phần mềm lập tiến độ như là MS Project, Task Manager, Project kickstart, Primavera,…

Kiểm soát tiến độ

Trang 14

quản lý chi phí dự án

Là một phần của quản lý dự án, bao gồm các quá trình cần thiết để

đảm bảo dự án

đ−ợc hoàn thành trong ngân sách đ−ợc duyệt ,

Trang 15

Biờn soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 15

quản lý chi phí dự án

1 Laọp keỏ hoùach nguồn lực :xác định các nguồn lực (vật

liệu, thiết bị ,nhân lực, …) và số l−ợng của chúng seừủửụùc dùng để thực hiện các công viêc của dự án

2 − ớc l−ợng chi phí : tính toán gần đúng các khoản chi phí cho các nguồn lực cần thiết để hoàn thành từng

hạng mục của dự án

3 Ngân sách chi phí : xác định tổng dự toán chi phí đểhoàn thành toàn bộ dự án

4 Kiểm soát chi phí :kiểm soát các thay đổi chi phí

trong suốt quá trình thực hiện dự án

Trang 17

Quản lý chất l−ợng dự án

1 Lập kế hoạch chất lựơng (CL): xác định các tiêu

chuẩn chất l−ợng liên quan đến dự án và biện pháp

thoả mãn chúng

2 đ ảm bảo CL: việc thực hiện các hoạt động theo kế

hoạch trong hệ thống chất l−ợngđể cung cấp lòng tin

là dự án sẽ thoả mãn các tiêu chuẩn chất l−ợng đã

đ−ợc đề ra

3 Kiểm soát chất l−ợng: điều khiển các kết quả riêng

biệt của dự án xem chúng có tuân thủ các tiêu chuẩnchất l−ợng hay không, xác định cách loại bỏ các

nguyên nhân của các công việc không thoả mãn CL

Trang 18

quản lý nhân lực dự án

Là một phần của QLDA, bao gồm

các quá trình cần thiết để sử dụng có hiệu quả nguồn

nhân lực tham gia vào dự án

Trang 19

quản lý nhân lực dự án

1 Keỏ hoùach cuỷa tổ chức: xác định ,lập hồ sơ và đặt ravai trò, trách nhiệm và quan hệ báo cáo công việc

của da

2 Bổ nhiệm cán bộ : tìm kiếm nguồn nhân lực cần

thiết và bổ nhiệm vào các công việc trong dự án

3 Phát triển nhóm công tác: phát triển các nhóm vàcác cá nhân có tay nghề, nghiệp vụ để thực thi dự án

Trang 20

RACI Chart

Lâm Văn Tài,

0908271245, lvtai@yahoo.com

Nhà thầu/nhà cung cấp (vendors)

Tiếp nhận các đề nghị thay đổi change order) từ các nhà thầu/nhà cung cấp

Tư vấn QLDA CO-01

Lê Văn Bình,

0983122354, email:

Thông báo cho (Inform)

Phối hợp với (Coordinate

with)

Chịu trách nhiệm về (Accountable to)

Bên chịu trách nhiệm (Responsible

party) Nhiệm

vụ

Trang 21

quản lý giao tiếp dự án

Là một phần của QLDA, bao gồm các quá

trình cần thiết để đảm bảo tạo ra, thu

nhận, cất giữ ,và xử lý thông tin của dự

án kịp thời

ðầ u Vào (Thụng tin c ủ a

Ban DA

Trang 22

Sự Cần Thiết

Thông tin chính xác và k ị p th ờ i là h ế t

s ứ c thi ế t y ế u cho vi ệ c qu ả n lý d ự án.

H ầ u h ế t các DA có quá nhi ề u d ữ li ệ u (data) mà không ñầ y ñủ thông tin

(information) thích h ợ p v ề d ự án ñ ang

ở ñ âu so v ớ i các m ụ c tiêu ti ế n ñộ , chi phí, và ch ấ t l ượ ng.

Trang 23

quản lý THOÂNG TIN LIEÂN LAẽC

1 Keỏ hoùach thoõng tin dửù aựn: xác định các yêu cầu về

thông tin và giao tiếp của các bên tham gia dự án AI cần thông tin nào ,lúc nào và sẽ giao thông tin thế nào

2 Phân phối thông tin: làm cho các thông tin cần thiếtluôn sẵn sàng và kịp thời gian

3 Báo cáo thực hiện : thu nhận, truyền bá thông tin,

bao gồm báo cáo tình trạng hiện tại, kết quả của tiếntrình và dự báo

4 Kết thúc quản trị hành chính: tạo ra , thu nhận các

báo cáo đánh giá cho từng giai đoạn hoặc khi kết thúc

dự án

Trang 24

Nhu C ầ u Thông Tin

Ch ủ ñầ u t ư /Khách

hàng

Lo ạ i Thông Tin C ầ n Các Bên

Trang 25

• Các thay ñổ i v ề nhu c ầ u tài nguyên

• Các yêu c ầ u m ớ i hay các thay ñổ i v ề tiêu chí k ỹ

Trang 26

Trang 27

Quản lý rủi ro dự án

Là một phần của quản lý dự án, bao gồm các quá trình liên quan tới việc xác định ,phân tích

và xử lý rủi ro của

dự án

Trang 28

Quản lý rủi ro dự án

1 Xác định rủi ro: xác định rủi ro nào thường ảnh

hưởng đến dự án, tạo lập hồ sơ các đặc điểm của

từng rủi ro

2 đ ịnh lượng rủi ro : đánh giá rủi ro và quan hệ tươngtác của rủi ro để kiểm định mức độ ảnh hưởng khả dĩtới kết quả dự án

3 Triển khai đối phó rủi ro :xác định các bước có liênquan đến vận hội và xử lý các hiểm hoạ

4 Kiểm soát đối phó rủi ro :kiểm soát sự biến đổi của

Trang 29

Quản lý cung ứng của dự án

Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết

để tìm kiếm hàng hoá, dịch vụ ngoài khả năng thực hiện của tổ chức

Trang 30

Quản lý cung ứng của dự án

1 Keỏ hoùach cung ửựng: xác định tìm kiếm gì khi nào

2 Keỏ hoùach nhu caàu: lập hồ sơ các sản phẩm yêu cầu vàxác định các nguồn cung cấp khả dĩ

3 Mời thầu : lập phiếu báo giá, đấu thầu ,chào hàng cạnh tranh hoặc đề xuất theo tình hình cụ thể

4 Lựa chọn nhà thầu : lựa chọn trong số nhà thầu có

năng lực

5 Quản lý hợp đồng: đảm bảo đáp ứng các điều khoản hđ

6 Kết thúc hợp đồng : hoàn thành và thanh lý hợp đồng

Trang 31

Trang 32

KHÍA CẠNH CON NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN

Dự án và QLDA có liên quan đến

con người và công việc nhóm

(teamwork)

Ai làm cái gì

Ai nhận lãnh rủi ro gì?

Ai có liên quan đến hoặc ai quan

tâm/bị ảnh hưởng?

Trang 33

CHỦ NHIỆM DỰ ÁN (PROJECT

MANAGER)

Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp”Giám đốc dự án”

Giảng viên: TS Lưu Trường Văn Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán (CPA)

ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM

Trang 34

Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’

Để đạt được thành công mong đợi của dự án, Chủnhiệm/GĐ dự án phải nắm được danh sách cánbộ/nhân viên tham gia vào đoàn/ban dự án Anh

ta phải lãnh đạo đoàn/ban

‘Lãnh đạo là nghệ thuật của việc yêu cầu người khác thực hiện công việc gì đó mà ta tin tưởng là sẽ được hoàn thành’

Trang 35

Tầm nhìn

Tham gia

Theo đuổi

Nhà lãnh đạo cần có tầm nhìn Tuy

nhiên cần nhận ra rằng cần phải tham gia Sau đó cần duy trì theo đuổi nhắm

đến mục tiêu.

Trang 36

5 yếu tố cơ bản cho một nhà lãnh đạo

Thách thức với tiến trình

Chia sẽ tầm nhìn

Tạo điều kiện người khác hành động

Làm gương

Khuyến khích nhiệt huyết

Trang 37

Thách thức tiến trình

Con người thường phấn đấu nổ lực hết mình khi bị

thách thức

Có cảm hứng chia sẽ tầm nhìn

Con người thường muốn thấy giá trị sau một con

người lãnh đạo

“một người mà không có đối tượng ủng hộ theo sau thì không phải là một lãnh đạo, và con người sẽ

không là đối tượng ủng hộ trừ khi họ đồng ý với

tầm nhìn như là của chính mình Bạn không thể ra lệnh cho một sự cam kết thống nhất mà bạn chỉ có thể cảm nhận nó.”

Trang 38

Lãnh đạo tốt thường CÓ UY QUYỀN với nhân viên

Lãnh đạo không thể tự mình làm việc

Lãnh đạo tốt sẽ nói “chúng ta”

Lãnh đạo không tốt nói “tôi”

Lãnh đạo tốt không lạm dụng quyền lực hay ngăn

cản

Lãnh đạo hiệu quả là môi người thấy mạnh mẽ hơn

Trang 39

Lãnh đạo hiệu quả thể hiện gương mẫu

Làm những điều mình nói (they practise

what they preach)

Không làm khác với giá trị của mình

Nếu không sống với đúng giá trị của mình,

uy tín sẽ bị mất đi

Trang 40

Khuyến khích thành viên trong nhóm một khicông việc khó thực hiện

Lãnh đạo tốt cần chứng tỏ nhân viên của

mình sẽ có thể chiến thắng và do vậy cẩn

phải huyến khích họ

Chứng tỏ cho nhân viên thấy rằng bạn mongđợi nhiều ở họ Nếu bi quan vào kết quả thựchiện, đó là điều bạn sẽ nhận lấy

Trang 41

Những thuộc tính tốt nhất của một nhà Quản lý dự án

Biết lắng nghe

Ủng hộ

Tổ chức

Tôn trọng lẫn nhau

Tinh thần tập thể

Biết kiềm chế

Hài hước

Quyết định hợp lý

Theo đuổi

Chia xẻ kinh nghiệm

Bình đẵng sở hữu

Là phần đệm/bệ nâng cho tập thể

Lãnh đạo năng động

Kiến thức kỹ thuật

Thách thức trong công việc

Nắm bắt điểm yếu/mạnh của cá nhân

Trang 42

Vai trò và Trách nhiệm của Nhà quản

lý dự án

Kiểm soát một dự án từ lúc Khởi đầu hay Xác

định phạm vi đến lúc Tổng kết

Thành lập nhóm Quản lý dự án

Xem xét toàn diện mọi giải pháp

Lập kế hoạch quản lý dự án

Quản lý thay đổi

Thay mặt chủ đầu tư thanh tốn tất cả các chi phí dựán theo hợp đồng

Trang 43

Vai trò và Trách nhiệm của Nhà quản

lý dự án

Liên kết các hoạt động dự án với thành viên dựán

Thường xuyên kiểm tra đánh giá tiến độ dự án

Báo cáo tiến độ cho Khách hàng/chủ đầu tư

Bảo đãm quy trình chất lượng luôn được áp dụngvà được thực hiện

Tham gia kiểm tra đánh giá giai đoạn sau thực

thi / kiểm toán

Trang 44

Tổ chức sắp xếp dự án

Rỏ ràng là những dự án khác nhau sẽ đòi hỏi

những kỹ năng khác nhau Chủ nhiệm dự án phảicó điều kiện tiếp cận với đối tượng cá nhân/công

ty có kỹ năng phù hợp để đạt được thành công

Chủ nhiệm dự án không thể làm được tất cả !

Dự án có thể chia ra làm nhiều giai đoạn khác

nhau – lập kế hoạch, thiết kế, thi công, nghiệmthu vv

Trang 45

Hãy nhớ mục tiêu của dự án

Lập kế hoạch kỹ càng

Thống nhất kế hoạch quản lý

dự án với khách hàng

Phân tích rủi ro liên quan

đến dự án

Nắm rõ đối tượng làm

việc-biết lắng nghe và học hỏi

Theo dõi kiểm tra thường

xuyên tiến độ & chi phí

Báo cáo tiến độ và thảo luận

những khó khăn trở ngại với

khách hàng và đồng nghiệp

nào do kinh phí và thời gian (Do not sacrifice functionality for either cost or time)

Không tiến hành nếu không có kế hoạch từ trước

Không che dấu vấn đề khó khăn hay trở ngại đối với tổ và khách hàng

Định dạng
Số trang	45
Dung lượng	625,75 KB