Bài Giảng Các Giai Đoạn Của Quản Lý Dự Án

Phần Các giai đoạn Quản lý dự án Quản lý dự án Khung quản lý dự án Khởi động dự án Bán dự án Lên kế hoạch Thực thi Bất kỳ vòng đời dự án Kiểm soát Kết thúc Chuyển giao Khung quản lý dự án Tích hợp Tiếp nhận SOW Điều lệ Kế hoạch dự án Định hướng Quản lý việc triển khai dự án (phân phối, điều chỉnh kế hoạch cần thiết) Theo dõi kiểm soát công việc (tập huấn, mốc kiểm tra) Kiểm soát thay đổi tích hợp Các văn kết thúc dự án Chuyển giao để hỗ trợ Sự chấp kí kết khách hàng Khung quản lý dự án Phạm vi Kế hoạch phạm vi Kế hoạch công việc Xác định phạm vi (xem xét phạm vi liên tục) Kiểm soát phạm vi (yêu cầu thay đổi phạm vi) Chốt lại thay đổi phạm vi Khung quản lý dự án Thời gian Kế hoạch ngân sách Lịch trình công việc Theo dõi So sánh kiểm soát thực ngân sách tế/ngân sách Quản lý kiểm tra tiến độ/nguồn lực Khung quản lý dự án Chi phí Dự toán Theo dõi quản lý chi phí Quản lý toán hóa đơn Trình chi phí/hóa đơn cuối Khung quản lý dự án Chất lượng Kế hoạch Thực Bảo chất lượng đảm chất lượng (Mô tả chính) Khung quản lý dự án Nhân lực Nhóm Nhóm đạo đào tạo Nhóm xem xét lại Khung quản lý dự án Thông tin liên •Kế hoạch •Khởi động lạc thông tin trì dự án liên lạc •Quản lý cập nhật •Theo dõi bên liên quan vấn đề •Tiến hành rủi ro họp hàng tuần Khung quản lý dự án Rủi ro Kế hoạch Tài liệu, quản quản lý lý giải rủi ro vấn đề/rủi ro Giải vấn đề 10 Mẫu trả lời Tháng Tên Tháng 10 11 Thời gian làm việc/giai đoạn Giai đoạn: Phạm vi phát Tư vấn viên Dự báo 160.00 160.00 160.00 160.00 0.00 Thực tế Tư vấn viên Dự báo Thực tế 160.00 160.00 160.00 160.00 0.00 Tư vấn viên Dự báo Thực tế 160.00 160.00 160.00 120.00 0.00 Tư vấn viên Dự báo Thực tế 160.00 160.00 160.00 120.00 0.00 Quản lý dự án Dự báo Thực tế 160.00 160.00 160.00 160.00 0.00 Chủ nhiệm dự án Dự báo Thực tế 16/00 16/00 16/00 16/00 0.00 Tổng số giai đoạn (pha) Dự báo Thực tế 816.00 816.00 816.00 736.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Các hoạt động nhiệm bổ sung          Tuyên bố dự án Xác định trình định đội dự án, thẩm quyền trách nhiệm giải trình Truyền đạt nhiệm vụ dự án Mỗi cá nhân cụ thể người thực thi nhiệm vụ Nhiệm vụ đội dự án tạo khách hàng, nhà cung cấp thành viên đội dự án có trách nhiệm Kế hoạch chất lượng Thành lập kế hoạch quản lý rủi ro Lập kế hoạch cho việc quản lý vấn đề thay đổi Tạo kế hoạch thông tin liên lạc Đưa người vào             Xác định đào tạo cần thiết cho dự án Chất lượng, công cụ, quy trình, dịch vụ khách hàng, phương pháp luận, quản lý dự án… Cập nhật mục tiêu dự án cụ thể kế hoạch thực Thông tin nhiệm vụ lịch trình cụ thể tới cá nhân Vai trò trách nhiệm Mức độ liên quan dự án Khuôn mẫu, công cụ, tiêu chuẩn Quy trình (T&E, báo cáo tình trạng, Chi trả…) Cơ cấu hỗ trợ Người giám sát Kết nối với khách hàng Kho kiến thức Sử dụng biểu đồ RASCI      Trách nhiệm (R): người thực công việc để hoàn thành nhiệm vụ, vai trò gắn với1 loại trách nhiệm, có thêm thành viên hỗ trợ công việc đòi hỏi Giải trình (A): (người phê chuẩn thẩm quyền phê chuẩn cuối cùng), người có trách nhiệm cuối việc chỉnh sửa hoàn thiện kết nhiệm vụ, người có Trách nhiệm giải trình Nói cách khác, người Giải trình phải công nhận (phê chuẩn) công việc mà người có Trách nhiệm cung cấp Chỉ có người Giải trình cho nhiệm vụ kết Hỗ trợ (S): người cung cấp nguồn lực bổ sung cho nhiệm vụ Tư vấn (C) : người mà ta tìm kiếm quan điểm; với người này, giao tiếp chiều Thông báo (I): người cập nhật tiến độ dự án, thường hoàn thành nhiệm vụ kết quả; với người giao tiếp chiều Sử dụng biểu đồ RASCI Cán Quản lý dự án Nhà tài trợ dự án Đội swo r Lãnh đạo quy trình kinh doanh Kế hoạch phản ứng với rủi ro R A C C Báo cáo tình trạng theo tuần A I C C Quản lý chất lượng: Quy trình Kế hoạch chất lượng  Xác định tiêu chuẩn chất lượng liên quan  Thực quy trình để đảm bảo kiểm soát tính liên quan chặt chẽ với tiêu chuẩn chất lượng  Tạo khái niệm hoạt động  Quản lý chất lượng: Quy trình Đảm bảo chất lượng  Đánh giá thực dự án  Xem lại kết công việc sản phẩm  Sự tham gia khách hàng; thu hút đầu vào phản hồi từ tham gia thử nghiệm chu trình xem lại  Quản lý chất lượng: Quy trình Kiểm soát chất lượng  Thiết lập tiến hành quy trình giám sát  Nhận diện thay đổi với với tiêu chuẩn chất lượng phù hợp  Và đưa hành động sửa sai kịp thời  Chuẩn đo đảm bảo chất lượng  Phương pháp đo lường rõ ràng, dễ hiểu đóng vai trò quan trọng quản lý cải tiến chất lượng Do đó, kế hoạch dự án nên có nhiệm vụ định cho việc đạt chuẩn đo thành công với nguồn lực khách quan Chuẩn đo đảm bảo chất lượng           Các phương pháp đo lường bao dự án giải pháp định hướng vào sản phẩm Dưới số ví dụ thước đo khả thi: Thời gian Chi phí Mức độ thay đổi tác động Mức độ vấn đề ảnh hưởng Kiểm soát thay đổi quản lý vấn đề Sự chấp nhận hỗ trợ khách hàng Tốc độ tiến trình Tính rõ ràng liệu đầu vào đầu Tỷ lệ áp dụng giải pháp Kế hoạch quản lý rủi ro         Khi Cái gì… Nguyên tắc áp dụng cho rủi ro liên quan tới dự án này– phương pháp chuẩn ghi vào Nhật ký quản lý vấn đề rủi ro Tuy nhiên, cần xem xét hiểu rõ Xác suất kiện tiêu cực (thách thức) tích cực (cơ hội) – kiện không chắn Một nỗ lực chủ động để nhận biết quản lý kiện nội thách thức bên ảnh hưởng tới khả thành công dự án Điều không ổn (sự kiện rủi ro) Làm để giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực rủi ro (hậu quả) Điều làm trước kiện xảy (dự đoán) Cần làm kiện xảy (kế hoạch ứng phó) Quản lý rủi ro       Tại sao… Có biện pháp chủ động phản ứng lại Giảm bất ngờ hậu tiêu cực Có cán quản lý dự án để tận dụng hội thử thách thích hợp Đưa việc kiểm soát tốt cho tương lai Nâng cao hội đạt mục tiêu thực dự án phạm vi ngân sách thời hạn Kế hoạch truyền thông Khi Cái gì…  Một kế hoạch truyền thông để ghi lại nhu cầu hành động cho dự án  Bao gồm định dạng, chi tiết, tần suất, người tiếp nhận toàn dạng thông tin  Tạo thuật ngữ chung  Kế hoạch truyền thông     Tại sao… Thất bại thông tin liên lạc lạ mà người cần lại không nhận thông tin cần thiết hay người không cần lại nhận nhiều Cung cấp định dạng quy trình để giải vấn đề truyền thông phát sinh dự án Theo PMI, 90% công việc cán quản lý dự án thông tin giao tiếp Kế hoạch truyền thông – Minh họa Đây hướng dẫn truyền thông cho dự án KSB Cái Người tham gia Mục đích Tần suất Dạng/ phương pháp Ngườ thực Tuyên bố dự án Tất bên liên quan Kodak Giới thiệu dự án mục đích/lợi ích tới tất bên liên quan trước khởi động, tới khách hàng nội Kodak lần trước khởi động dự án E mail Cán quản lý dự án Khởi động dự án Tất bên liên quan Giới thiệu dự án Ngày dự án Thực địa thông qua đt hội nghị Nhóm dự án Họp tình trạng dự án Nhóm dự án Cập nhật cho nhóm dự án tiến độ, rủi ro vấn đề liên quan Hàng tuần vào thứ Thực địa thông qua đt hội nghị Cán Quản lý dự án Báo cáo tình trạng dự án Cán quản lý dự án Cập nhật cho nhóm dự án bên liên quan tiến độ, rủi ro vấn đề liên quan Hàng tuần vào thứ Bản mềm đăng Sharepoint để tiện quan sát Cán quản lý dự án Họp ban lãnh đạo Ban lãnh đạo Cập nhật cho ban lãnh đạo tình trạng thảo luận vấn đề quan Tìm kiếm chấp thuận cho thay đổi kế hoạch dự án (nếu cần thiết) tuần lần vào thứ Thực địa thông qua đt hội nghị Cán quản lý dự án Tập huấn khách hàng Các doanh nghiệp vừa nhỏ (SME) Để đạt yêu cầu kinh doanh chia sẻ thực tiễn lãnh đạo với khách hàng Trong phạm vi phát dự án Thực địa Cán quản lý dự án nhân viên tư vấn kỹ thuật Tình trạn g