Bài giảng quản lý dự án ( TS phùng tấn việt ) chương 1 khái quát các tình huống quản lý dự án

Lúc đầu, nó xem đó là công việc của những nhà kỹ thực sự là sự quan tâm đến dự án và quản lý dự án!. CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁNcác khái niệm, công cụ, kỹ thuật nhằm tạo ra hiệu quả

MBA QUẢN LÝ DỰ ÁN

TS PHÙNG TẤN VIẾT

Mail: phungtanviet@dng.vnn.vn

Tel: 091 3 406 999

Tài liệu tham khảo

 The Portable MBA in project management Eric Verzuh, NXB HCM, Ng dịch: Trần Huỳnh Minh Triết

Dự án là gì? Và những gì không phải dự án?

Quản lý dự án hiện đại đã được áp dụng trong nhữngnăm đầu của thập niên 50 và bùng nổ thập niên 90

Lúc đầu, nó xem đó là công việc của những nhà kỹ

thực sự là sự quan tâm đến dự án và quản lý dự án!

1 Phát triển một phần mềm dự báo thời tiết có độ chính xác

3 Triển khai 1 gói phần mềm để xử lý các đơn xin vay tiền

tại các phòng giao dịch là 1 dự án!

Xử lý các đơn vay là 1 hoạt động!

 Bản chất của dự án: mỗi dự án đều mang một nét riêng:

thời gian tồn tại, ngân sách, quy mô sản phẩm, nhân

sự và rủi ro và thường dể bị phóng đại khi lượng các

dự án tăng lên?

Dự án: Viện quản trị dự án Hoa Kỳ đưa ra định

định để đưa ra một sản phẩm hàng hoá, dịch vụ hay một kết quả nhất định nào đó"

 Điều này có nghĩa là một dự án chỉ được làm mộtlần duy nhất Nếu nó được lặp đi lặp lại nhiều lần thì đókhông phải là dự án nữa

Ex: Xdựng 1 nhà máy; thiết kế 1 xe hơi mới; Xd mới 1 con đường

NGUYÊN TẮC và SỰ KHÁC BIỆT

rắc rối và nhiều thách thức tồn tại:

- Nhân sự (DA có điểm đầu và cuối, nên nhân sự cũng vậy ex: cần 300 người trong quý 1, nhưng quý 2 chỉ 150 người? Số còn lại họ sẽ đi đâu? Về đâu?).

- Ngân sách (NS cân đối hằng năm? Và DA thường bị dẫn dắt do nhiều yếu tố khác nhau, không đợi đến kỳ?)

- Thẩm quyền (vấn đề và thái độ chính trị?)

- Đánh giá, ước lượng, kiểm soát (khối lượng, vốn?)

- Giao tiếp/ Truyền đạt

khi 1 đơn vị có hàng chục, hàng trăm dự án

tham gia, kênh thông tin và các yêu cầu về nguồn lực

PHÂN BIỆT MỘT SỐ THUẬT NGỮ

Chương trình (Program) (chuổi CV được lập sẳn)

2 CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN

các khái niệm, công cụ, kỹ thuật nhằm tạo ra hiệu quả

Chọn lựa

DA

Định nghĩa (phạm vi) DA

Lập kế hoạch

DA

Kiểm soát DA

Kết thúc DA

Quản lý rủi ro

Quản lý thời gian, chất lượng

Phản hồi, thay đổi, hành động điều chỉnh, sửa sai

1 Lựa chọn: Nội dung:

ích, tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư, NPV, nguồn

nhân lực của DA.

lược

2 Định nghĩa (phạm vi): Khi dự án được chọn, người quản

lí DA chỉ định và tiến hành các công việc:

trường, vật chất

mốc chính, tiến độ hoàn thành

3 Hoạch định (lập kế hoạch):

- Xây dựng 1 bản chi tiết các công việc

- Phân tích thứ tự công việc, thời gian bắt đầu, kết thúc

- Dự đoán các công việc để xác định các yêu cầu về thiết

bị, vật liệu, xây lắp

- Xử lí thông tin, tài liệu, nhân sự

- Xác định số lượng nhân sự trong nhóm và các kỹ năngcần thiết

3.THÀNH CÔNG CỦA DA: BỘ 3 RÀNG BUỘC

Kết quả

Thời gian

Chi phí

Chi phí (ngân sách)

Thời gian cho phép

Kết quả Mong muốn

Mục tiêu Tổng hợp

Các dự án có thể có sự khác nhau về qui mô, song đều có sự thống nhất về các ràng buộc cơ bản và Dự án sẽ được xem là thành công, yêu cầu thực hiện đạt được 3 tiêu chí:

Câu trả trả lời lời là là: : đúng đúng và và không không đúng đúng?

Sự khác khác nhau nhau giữa giữa QLDA QLDA và và QL QL là là tính tính trình trình tự tự, chứ không không theo theo các các hoạt hoạt động động thông thông thường thường như như trong quản lý lý nói nói chung chung

QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ ?

1 Theo khung kiến thức quản lý dự án đưa ra (Project

Management Body of Knowledge – PMBOK):

2 Quy trình quản lý dự án được tiến hành bằng cách kết hợp:

5 Vấn đề thường mắc phải của QLDA là gì?

 Một người, kể cả lãnh đạo không thể nào suy nghĩ hết mọi thứ, một ước lượng (quyết định) sai dẫn đến toàn bộ dự án sẽ bị sụp đổ ngay khi nó mới bắt đầu Do đó:

1 Quy tắc đầu tiên của Quản lý dự án là những người tham gia vào dự án phải cùng nhau

lên kế hoạch

2 Nhà quản lý dự án đóng vai trò như một người vận hành, nhạc trưởng, CEO.

hành động động của của người người khác khác

 Quản lý lý dự dự án án:: Thực Thực hiện hiện các các mục mục tiêu tiêu dự dự án án bằng

bằng các các nhà nhà thầu thầu và và các các đối đối tác tác khác khác có có liên liên quan

quan



 Quản Quản lý lý dự dự án án:: Quản lý lý các các nhà nhà thầu thầu và và các các mối quan quan hệ hệ

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án (phát triển các chức năng quản trị cho dự án) nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành

đúng thời hạn , trong phạm vi ngân sách, nguồn

lực được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về

kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.

• Giải quyết sau DA

BÁO CÁO

Giai đoạn 1

KHỞI SỰ DỰ ÁN Ý TƯỞNG DA

Xác định LÀM CÁI GÌ? DỰ ÁN

6 CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN

CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN

Điều chỉnh cho DA hiện tại cho DA tương lai Học hỏi

Quy trình quản lý dự án

1 Xác định dự án

2 Tổ chức dự án

3 Xác định các công việc cần thực hiện

4 Xác định tính liên quan và trình tự các công việc

5 Bố trí thời gian cho từng công việc và toàn dự án

6 Dự trù chi phí và nguồn lực cho mỗi công việc và toàn dự án

7 Tổ chức thực hiện các hoạt động

8 Kiểm tra, đánh giá

9 Tổng kết

7 QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO ĐỐI TƯỢNG

(theo Viện Nghiên cứu Quản trị Dự án Quốc tế)

1 Lập KH DA

8 QL Rủi ro

7 QL Thông tin

6 QL nhân lực

5 QL Chất lượng

4 QL chi phí

3 QL Thời gian

2 QL Phạm vi

9 QL Cung ứng

QLDA

8 Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đối dự án.

1 Quản lý vĩ mô:

Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án là

trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án

Công cụ: Cơ chế, chính sách, kế hoạch, quy hoạch,

ngân sách, thuế, hệ thống pháp luật, tiền lương

2 Quản lý vi mô:

phối, kiểm soát, chi phí, nguồn vốn, rủi ro Đối với các

hoạt động của dự án Thực hiện: BQL, Doanh nghiệp

Quá trình quản lý từ khâu chẩn bị đầu tư cho đến

vận hành dự án Ie gắn 3 mục tiêu: Thời gian, chi phí, kếtquả

9 Tác dụng của quản lý dự án

 Ưu điểm

 Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án.

 Giải quyết mối quan hệ giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà thầu, nhà cung cấp.

 Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên.

 Phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh.

 Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.

 Hạn chế

 Những mâu thuẫn, quyền lợi và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không thể hiện đầy đủ.

 Vấn đề hậu dự án.

Sự khác nhau giữa QLSX và QLDA

Quản lý sản xuất Quản lý dự án

Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên tục Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà có

tính chất mới mẻ.

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Sản xuất hàng loạt Sản xuất đơn chiếc

Thời gian tồn tại của các công ty là lâu dài Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn

Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối với

việc ra quyết định

Các số liệu thống kê được sử dụng hạn chế trong quản lý dự án.

Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm

Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến Nhân sự mới cho mỗi dự án

Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh qua

10 QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ MỘT ĐIỂM MẠNH CHIẾN LƯỢC

 Yếu tố quan trọng nhất định hướng cho sự tăng cường sử dụng các phương pháp quản lý dự án? Tính chiến lược!

đang hiện hữu trong thế giới của chúng ta ngày nay vànhững thay đổi đó thông qua các dự án! Ie bất cứ công việc,

sự kiện, phần cứng, mềm luôn thay đổi ( chiến lược)!

nguồn khác nhau, và mỗi sự thay đổi này lại sản sinh sựthay đổi khác tạo nên 1 sự phát triển chưa từng có của

chuỗi những thay đổi ( chiến lược)!

 Xu thế của sự thay đổi chưa từng có đã tạo nên những thách thức và cơ hội mới Chính những sự thay đổi đó chỉ hoàn tất thông qua các DA và khi chọn DA phù hợp khả thi và hiệu quả.

Mark Zuckerberg

 Kết quả nhiều công ty từ số 0 đã trở thành tỷ phú USD

 Mark Zuckerberg và dự án mạng xã hội

Doanh nghiệp: Facebook

Tuổi: 26

Tổng tài sản: 6,9 tỉ USD

mạng xã hội số 1 hiện nay Facebook khi còn học ở đạihọc Harvard năm 2004

web trên đã đạt hơn 500 triệu người

lại địa vị, công danh và tiếng tăm vô cùng lớn cho con người này

 Theo ước tính, Facebook đã đem lại cho Zuckerberg

30 tỉ USD trong năm 2010 vừa qua và biến anh trở

thành một trong những tỉ phú (USD) trẻ nhất trên thếgiới

Facebook đã thay đổi một cách cơ bản cáchthức mọi người tương tác với nhau và tạo ra một hệ

dung ra quy mô của nó

Zuckerberg là “Nhân vật của năm 2010” Hiện

Facebook vẫn đang phát triển ngày càng lớn mạnh

QUẢN LÝ DỰ ÁN MANG TÍNH CHIẾN LƯỢC HAY

CHIẾN THUẬT ?

không phải công ty nào cũng đều dựa trên nền tảng làm việc

1 Quản lý dự án là một kỹ năng chiến thuật quan trọng: Giúp bạn

thực hiện các công việc hiện tại tốt hơn.

2 Tổ chức hoặc công ty sẽ phân bổ 1 tỷ lệ tương đối lớn về ngân

sách hoặc lợi nhuận vào dự án: có điều kiện tạo giá trị gia tăng mới.

3 Các dự án dẫn đường cho công việc: tạo điều kiện phát huy trí tuệ

cá nhân và nhóm.

4 Kiểm soát dự án:

5 Những mục tiêu nghề nghiệp nhằm nâng cao trách nhiệm cá nhân:

Tạo ra giá trị sản phẩm mới.

NĂNG LỰC CHIẾN LƯỢC

thể hiện qua việc năng lực quản lý danh mục dự án nhằmlựa chọn và giám sát có 4 thành phần:

tính độc nhất nên sự thay đổi về ngân sách, kế hoạch, thứ tự ưu tiên Là những vấn đề có thể xảy ra

NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẢI LÀ

NGƯỜI LÃNH ĐẠO

Những nhà quản lý dự án hiệu quả là người có khả năng:

1 Truyền đạt 1 tầm nhìn

2 Động viên và truyền cảm hứng cho nhóm

3 Xây dựng sự tin tưởng lẫn nhau

4 Tạo ảnh hưởng đến các bên tham gia bên ngoài nhóm DA

5 Cụ thể hóa những điều trừu tượng

6 Thể hiện sự kiên trì bền bỉ và lòng quyết tâm

7 Quản lý và giải quyết xung đột

8 Biết khi nào thực hiện quyết định

9 Duy trì cái nhìn tổng thể khi tổ chức các vấn đề chi tiết

Albert Enstein

- Từ mớ hổn độn, Hảy tìm ra cái đơn giản.

- Từ những bất đồng, Hảy tìm ra cái hòa hợp.

- Trong khó khăn có cơ hội.

Yêu cầu:

1 Nêu nội dung và Phân tích Sự giống nhau, khác nhau

giữa QLSX và QLDA?

2 Phân tích mối quan hệ giữa 3 mục tiêu cơ bản của quản

lý dự án: Chi phí, thời gian, và mức độ hoàn thiện(Những nhân tố ràng buộc sự thành công) của dự án?

The end