Bài giảng quản lý dự án ( TS phùng tấn việt ) chương 1 khái quát các tình huống quản lý dự án

MBA QUẢN LÝ DỰ ÁN TS PHÙNG TẤN VIẾT Mail: phungtanviet@dng.vnn.vn Tel: 091 406 999 Tài liệu tham khảo  The Portable MBA in project management Eric Verzuh, NXB HCM, Ng dịch: Trần Huỳnh Minh Triết  Quản trị dự án VS TSKH Nguyễn Văn Đáng  Quản trị dự án PGS.TS Vũ Cơng Tuấn, NXB TP Hồ Chí Minh  Quản trị dự án PGS.TS Từ Quang Phương  Luật đầu tư, ND12/2009 QLDA Chương KHÁI QUÁT CÁC TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ DỰ ÁN (Eric Verzuh, R.J.Graham & R.L Englund) Dự án gì? Và dự án? Quản lý dự án đại áp dụng năm đầu thập niên 50 bùng nổ thập niên 90 Lúc đầu, xem cơng việc nhà kỹ sư, nhà lập trình Nay nhà điều hành thực sự quan tâm đến dự án quản lý dự án! Phát triển phần mềm dự báo thời tiết có độ xác cao dự án! Sử dụng mơ hình dự báo thời tiết hàng tuần trình hoạt động! (dễ nhầm lẫn) Việc lắp đặc Robot để sơn phần vỏ Ôto nhà máy dự án! Quá trình sơn xe hoạt động! (dễ nhầm lẫn) Triển khai gói phần mềm để xử lý đơn xin vay tiền phòng giao dịch dự án! Xử lý đơn vay hoạt động!  Bản chất dự án: dự án mang nét riêng: thời gian tồn tại, ngân sách, quy mô sản phẩm, nhân rủi ro thường dể bị phóng đại lượng dự án tăng lên? TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 1.1 Dự án quản lý dự án  Dự án quản lý dự án gì?  Thế quản lý dự án?  Dự án gì? Dự án: Viện quản trị dự án Hoa Kỳ đưa định nghĩa: "Dự án nỗ lực thời gian ấn định để đưa sản phẩm hàng hoá, dịch vụ hay kết định đó"  Điều có nghĩa dự án làm lần Nếu lặp lặp lại nhiều lần khơng phải dự án Ex: Xdựng nhà máy; thiết kế xe mới; Xd đường 1.2 Định nghĩa dự án (Project) ? Dự án “ Cơng việc mang tính chất tạm thời tạo sản phẩm hay dịch vụ độc nhất”.( Eric Verzuh) - Cơng việc tạm thời, Ie: Sẽ có điểm bắt đầu kết thúc - Khi cơng việc xong nhóm dự án giải tán chuyển sang dự án khác NGUYÊN TẮC SỰ KHÁC BIỆT Từ định nghĩa Dự án, ta thấy vấn đề dự án rắc rối nhiều thách thức tồn tại: - Nhân (DA có điểm đầu cuối, nên nhân ex: cần 300 người quý 1, quý 150 người? Số lại họ đâu? Về đâu?) - Ngân sách (NS cân đối năm? Và DA thường bị dẫn dắt nhiều yếu tố khác nhau, không đợi đến kỳ?) - Thẩm quyền (vấn đề thái độ trị?) - Đánh giá, ước lượng, kiểm sốt (khối lượng, vốn?) - Giao tiếp/ Truyền đạt Chúng ta đối mặt với thách thức khó khăn đơn vị có hàng chục, hàng trăm dự án  Và dự án có rủi ro riêng, có nhiều bên tham gia, kênh thơng tin yêu cầu nguồn lực PHÂN BIỆT MỘT SỐ THUẬT NGỮ Chương trình (Program)(chuổi CV lập sẳn) Dự án (Project) Nhiệm vụ (Task) Gói cơng việc (work package) Đơn vị (work unit) CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN Nguyên lý quản lý dự án phạm trù rộng lớn với khái niệm, công cụ, kỹ thuật nhằm tạo hiệu lựa chọn thực thi DA Chọn lựa DA Định nghĩa (phạm vi) DA Lập kế hoạch DA Kiểm soát DA Quản lý rủi ro Quản lý thời gian, chất lượng Phản hồi, thay đổi, hành động điều chỉnh, sửa sai Kết thúc DA CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN ĐẦU VÀO Giai đoạn KHỞI SỰ DỰ ÁN Ý TƯỞNG DA Giai đoạn LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Giai đoạn TRIỂN KHAI Giai đoạn KẾT THÚC KẾ HOẠCH DỰ ÁN ĐẦU RA Xác định LÀM CÁI GÌ? Xác định LÀM NHƯ THẾ NÀO • Thực • Kiểm tra, giám sát • Điều chỉnh … DỰ ÁN KẾ HOẠCH DỰ ÁN KẾT QuẢ • Đánh giá KẾT QUẢ • Nghiệm thu, Bàn giao • Rút kinh nghiệm, học, • Giải sau DA BÁO CÁO CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN Điều chỉnh Khởi DA Hoạch định Điều chỉnh cho DA • Điều phối thực • Kiểm soát Học hỏi cho DA tương lai Kết thúc Quy trình quản lý dự án Xác định dự án Tổ chức dự án Xác định cơng việc cần thực Xác định tính liên quan trình tự cơng việc Bố trí thời gian cho cơng việc tồn dự án Dự trù chi phí nguồn lực cho cơng việc tồn dự án Tổ chức thực hoạt động Kiểm tra, đánh giá Tổng kết QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO ĐỐI TƯỢNG (theo Viện Nghiên cứu Quản trị Dự án Quốc tế) Lập KH DA QL Cung ứng QL Phạm vi QL Thời gian QL chi phí QLDA QL Rủi ro QL Chất lượng QL Thông tin QL nhân lực Quản lý vĩ mô quản lý vi mô đối dự án Quản lý vĩ mô: Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước dự án tổng thể biện pháp tác động đến yếu tố trình hình thành, thực kết thúc dự án Cơng cụ: Cơ chế, sách, kế hoạch, quy hoạch, ngân sách, thuế, hệ thống pháp luật, tiền lương Quản lý vi mô: Là quản lý hoạt động cụ thể: Lập kế hoạch, điều phối, kiểm sốt, chi phí, nguồn vốn, rủi ro Đối với hoạt động dự án Thực hiện: BQL, Doanh nghiệp Quá trình quản lý từ khâu chẩn bị đầu tư vận hành dự án Ie gắn mục tiêu: Thời gian, chi phí, kết Tác dụng quản lý dự án  Ưu điểm       Liên kết tất hoạt động, công việc dự án Giải mối quan hệ nhóm quản lý dự án với khách hàng nhà thầu, nhà cung cấp Tăng cường hợp tác thành viên Phát sớm khó khăn vướng mắc nảy sinh Tạo sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao Hạn chế   Những mâu thuẫn, quyền lợi trách nhiệm nhà quản lý dự án số trường hợp đầy đủ Vấn đề hậu dự án Sự khác QLSX QLDA Quản lý sản xuất Quản lý dự án Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên tục Nhiệm vụ khơng có tính lặp lại liên tục mà có tính chất mẻ Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao Sản xuất hàng loạt Sản xuất đơn Thời gian tồn công ty lâu dài Thời gian tồn dự án có giới hạn Các số liệu thống kê sẵn có hữu ích việc định Các số liệu thống kê sử dụng hạn chế quản lý dự án Không tốn chuộc lại lỗi lầm Phải trả giá đắt cho định sai lầm Tổ chức theo tổ nhóm hình thức phổ biến Nhân cho dự án Trách nhiệm rõ ràng điều chỉnh qua thời gian Phân chia trách nhiệm thay đổi tuỳ thuộc vào tính chất dự án Mơi trường làm việc tương đối ổn định Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi 10 QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ MỘT ĐIỂM MẠNH CHIẾN LƯỢC   Yếu tố quan trọng định hướng cho tăng cường sử dụng phương pháp quản lý dự án? Tính chiến lược! Đó tốc độ thay đổi khơng ngừng mạnh mẽ hữu giới ngày thay đổi thơng qua dự án! Ie công việc, kiện, phần cứng, mềm thay đổi (chiến lược)!  Số lượng hình thái thay đổi xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau, thay đổi lại sản sinh thay đổi khác tạo nên phát triển chưa có chuỗi thay đổi (chiến lược)!  Xu thay đổi chưa có tạo nên thách thức hội Chính thay đổi hồn tất thơng qua DA chọn DA phù hợp khả thi hiệu Mark Zuckerberg  Kết nhiều công ty từ số trở thành tỷ phú USD    Mark Zuckerberg dự án mạng xã hội Doanh nghiệp: Facebook Tuổi: 26 Tổng tài sản: 6,9 tỉ USD Mark Zuckerberg người khai sinh Dự án mạng xã hội số Facebook học đại học Harvard năm 2004 Tính tới nay, số lượng sử dụng thường xuyên dịch vụ web đạt 500 triệu người Con gà đẻ trứng vàng Facebook nguồn thu đem lại địa vị, cơng danh tiếng tăm vô lớn cho người   Theo ước tính, Facebook đem lại cho Zuckerberg 30 tỉ USD năm 2010 vừa qua biến anh trở thành tỉ phú (USD) trẻ giới Facebook thay đổi cách cách thức người tương tác với tạo hệ thống Dự án mạng xã hội mà chưa hình dung quy mơ Tạp chí Time Magazine uy tín bầu chọn Zuckerberg “Nhân vật năm 2010” Hiện Facebook phát triển ngày lớn mạnh QUẢN LÝ DỰ ÁN MANG TÍNH CHIẾN LƯỢC HAY CHIẾN THUẬT ? Quản lý dự án hoạt động có tính chiến lược! Song, khơng phải mạnh chiến lược tất cơng ty, khơng phải cơng ty dựa tảng làm việc theo dự án Ex Quản lý cửa hàng bán lẻ Quản lý dự án kỹ chiến thuật quan trọng: Giúp bạn thực công việc tốt Tổ chức công ty phân bổ tỷ lệ tương đối lớn ngân sách lợi nhuận vào dự án: có điều kiện tạo giá trị gia tăng Các dự án dẫn đường cho cơng việc: tạo điều kiện phát huy trí tuệ cá nhân nhóm Kiểm sốt dự án: Những mục tiêu nghề nghiệp nhằm nâng cao trách nhiệm cá nhân: Tạo giá trị sản phẩm  NĂNG LỰC CHIẾN LƯỢC  Quản lý dự án lực chiến lược, điều thể qua việc lực quản lý danh mục dự án nhằm lựa chọn giám sát có thành phần: Tiêu chí lựa chọn dự án loại bỏ Điều chỉnh mục tiêu Hoạch định nguồn lực Giám sát dự án thực Vì dự án mang tính độc nên thay đổi ngân sách, kế hoạch, thứ tự ưu tiên Là vấn đề xảy NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẢI LÀ NGƯỜI LÃNH ĐẠO Những nhà quản lý dự án hiệu người có khả năng: Truyền đạt tầm nhìn Động viên truyền cảm hứng cho nhóm Xây dựng tin tưởng lẫn Tạo ảnh hưởng đến bên tham gia bên ngồi nhóm DA Cụ thể hóa điều trừu tượng Thể kiên trì bền bỉ lịng tâm Quản lý giải xung đột Biết thực định Duy trì nhìn tổng thể tổ chức vấn đề chi tiết Albert Enstein Từ mớ hổn độn, Hảy tìm đơn giản - Từ bất đồng, Hảy tìm hịa hợp - Trong khó khăn có hội - Yêu cầu: Nêu nội dung Phân tích Sự giống nhau, khác QLSX QLDA? Phân tích mối quan hệ mục tiêu quản lý dự án: Chi phí, thời gian, mức độ hoàn thiện (Những nhân tố ràng buộc thành công) dự án? The end ... đại lượng dự án tăng lên? TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 1. 1 Dự án quản lý dự án  Dự án quản lý dự án gì?  Thế quản lý dự án?  Dự án gì? Dự án: Viện quản trị dự án Hoa Kỳ đưa định nghĩa: "Dự án nỗ lực... Dự án, quản lý dự án theo N? ?12 /2009 Dự án (Project) (Project):: Những vấn đề người ta làm/ Kế hoạch cho hành động  Quản lý lý:: Thực mục đích cá nhân hành động người khác khác  Quản lý dự án. ..  Quản trị dự án VS TSKH Nguyễn Văn Đáng  Quản trị dự án PGS .TS Vũ Công Tuấn, NXB TP Hồ Chí Minh  Quản trị dự án PGS .TS Từ Quang Phương  Luật đầu tư, ND12/2009 QLDA Chương KHÁI QUÁT CÁC TÌNH