Bài giảng Giao dịch đàm phán - Bài 2: Tổng quan về đàm phán kinh doanh

Bài giảng Giao dịch đàm phán - Bài 2: Tổng quan về đàm phán kinh doanh

BÀI 2

TỔNG QUAN VỀ

ĐÀM PHÁN KINH DOANH

Những nội dung cơ bản

Khái niệm và bản chất của ĐPKD Các yếu tố trong ĐPKD

Các phong cách ĐPKD Các nội dung cơ bản của ĐPKD Các phương thức ĐPKD

Các kỹ năng cơ bản của ĐPKD

Các ví dụ về ĐPKD

 Sơn vừa vượt qua 3 đối thủ cạnh tranh để dành được hợp đồng

thiết kế nội thất cho một nhà máy Theo yêu cầu của khách hàng, Sơn phải sửa lại một số chi tiết trong bản thiết kế Sơn đề nghị khách hàng cho thương lượng lại thời hạn bàn giao công trình.

 Hãng taxi G muốn được độc quyền đón khách cho toà nhà SYS

Giám đốc điều hành của SYS yêu cầu một mức lệ phí khá cao Lâm, giám đốc kinh doanh của G muốn gặp giám đốc điều hành của SYS để thương lượng

 Một lô giày xuất khẩu của cty Tân Lạc bị khách hàng trả lại vì

không đảm bảo chất lượng Ngân, trưởng phòng thu mua của cty này yêu cầu nhà cung cấp chịu trách nhiệm vì họ cung cấp nguyên liệu không đảm bảo chất lượng.

Khái niệm ĐPKD

bên có những lợi ích chung và lợi ích xung đột cùng nhau bàn bạc thoả thuận những vấn đề liên quan đến lợi

ích của các bên

Bản chất của ĐPKD

• Là quá trình đòi hỏi sự tham gia một cách tự nguyện của các bên liên quan

• Lấy lợi ích kinh tế đạt được là mục đích cơ bản

• Không phải là thoả mãn lợi ích một cách không hạn chế mà có giới hạn lợi ích nhất định

• Giá cả/Giá trị là hạt nhân của ĐP

• Chứa đựng các xung đột về lợi ích (kinh tế)

• Không phải là sự lựa chọn đơn nhất giữa “hợp tác” và “xung đột” mà là mâu thuẫn một cách thống nhất giữa “hợp tác” và “xung đột”

Lợi ích của ĐPKD

• ĐP thành công có tác động to lớn đến hoạt động kinh doanh của DN:

 Mang lại nhiều doanh thu, lợi nhuận hơn

 Giảm các chi phí kinh doanh

 Mở ra các cơ hội mới cho DN

 Giúp DN xây dựng, duy trì và củng cố các mối quan hệ hợp tác lâu dài

• ĐP sai lầm, thất bại: DN chịu thiệt thòi, mất mát, thậm chí phá sản

Trong quá trình ĐP, HN nhất định không thay đổi các điều kiện của hợp đồng cung cấp Lý do HN đưa ra là trong năm nay, mặc dù giá nguyên liệu đã tăng hơn 10% nhưng HN vẫn giữ nguyên giá cung cấp cho AD Ngoài ra, yêu cầu tăng thời hạn thanh toán là không hợp lý vì khi tăng lượng hàng lên gấp đôi thì hạn mức tín dụng mà HN cung cấp cho AD cũng tăng lên gấp đôi

AD bảo vệ quan điểm của mình bằng cách chứng minh nhiều nhà cung cấp sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của họ

Đàm phán dựa trên lập trường

• Hai bên ĐP với lập trường đối lập, mỗi bên đều

nỗ lực bảo vệ lập trường của mình và tấn công lập trường của đối tác

• Chỉ tập trung vào các mâu thuẫn trực tiếp mà không tìm hiểu nguyên nhân phía sau mâu thuẫn: nhu cầu thực sự  không tìm ra được cách giải quyết có thể đáp ứng được yêu cầu của các bên mà dễ dẫn đến bế tắc trong ĐP

• Cuộc ĐP mang tính cạnh tranh, ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ của các bên

Đàm phán dựa trên lợi ích

• Hai bên tập trung vào những nhu cầu thật sự (lợi ích cốt lõi) để tìm ra những giải pháp giải quyết những mâu thuẫn về lập trường

• Đem lại kết quả tốt hơn cho các bên tham gia ĐP

Phải có được sự hợp tác và tin tưởng của đối tác

Phải tìm ra được những giải pháp sáng tạo cho

cả hai bên

Ví dụ: Cty Hà Nguyên và Ánh Dương

• Tại sao AD muốn giảm giá và kéo dài thời hạn thanh toán?

Vì AD đang phải đương đầu với cạnh tranh nên cố gắng không tăng giá trong khi một số nguyên liệu đã bị tăng giá  cty muốn cắt giảm giá thành và chiếm dụng tín dụng từ các nhà cung cấp

• Tại sao HN lại không muốn giảm giá và kéo dài thời hạn thanh toán cho AD?

Vì HN đã cố gắng duy trì mức giá cũ cho AD trong khi giá hạt nhựa nhập khẩu tăng do ảnh hưởng của tỷ giá hối đoái Do dự đoán giá hạt nhựa còn biến động nên HN đã mua dự trữ hạt nhựa với khối lượng lớn, vì vậy vốn quay vòng bị thu hẹp.

• Giải pháp có thể thoả mãn lợi ích của cả 2 bên:

 HN giúp AD cắt giảm giá thành thông qua việc giảm lượng sản phẩm hỏng do lỗi của bao bì

 HN giúp AD ổn định giá thành thông qua việc ký kết hợp đồng dài hạn với mức giá cố định

Các nguyên tắc của ĐPKD

1 Việc tham gia/không tham gia ĐP là tự nguyện

2 ĐP xảy ra khi các bên ĐP nhận thức rằng sự việc chỉ được quyết định khi có sự thỏa thuận chung, nếu đơn phương ra quyết định thì không cần ĐP

3 Thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng trong ĐP

4 Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồi ĐP có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình ĐP

5 Cùng có lợi là nguyên tắc cốt lõi của ĐP

Các nguyên tắc của ĐPKD

6 Đánh giá một cuộc ĐP thành công hay thất bại cần sử dụng các tiêu chuẩn tổng hợp sau:

.Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu :So sánh kết

quả cuối cùng của đàm phán với mục tiêu ban đầu

.Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành- chi phí

thấp nhất (chi phí cơ bản:sự nhượng bộ để ký được hợp đồng;chi phí trực tiếp cho đàm

phán(nhân lực,vật lực tài lực…);chi phí cơ hội

.Tiêu chuẩn quan hệ giữa các bên

Các nguyên tắc đàm phán KD

7 Đàm phán là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật

8 Đừng bao giờ đẩy đối tác vào bước

đường cùng

Một số sai lầm thường mắc trong

ĐPKD

• Ngồi vào đàm phán với cái đầu đầy định

kiến

• Không xác định được người có quyền

quyết định từ phía đối tác

• Không xác định được thế mạnh của mình

• Xây dựng 1 phương án duy nhất

• Không kiểm soát được thời gian,vấn đề đp

Một số sai lầm thường mắc trong

• Vội bỏ cuộc khi đàm phán có vẻ bế tắc

• Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc đàm phán

Các yếu tố của ĐPKD

Quyền lực đàm phán

Bối cảnh đàm phán

Thời gian Đàm phán Các yếu tố

của ĐPKD

Quyền lực tiềm tàng

Quyền lực

Quyền lực hứa hẹn

Quyền lực

Phong cách chấp nhận

Phong cách hợp tác

Các phong cách

đàm phán

Phong cách cạnh tranh

• Các bên tham gia ĐP mỗi bên đều nhất định giành phần thắng cho mình bằng cách tấn công lợi ích của đối tác, không chấp nhận nhượng bộ

• Áp dụng:

Khi vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng

Khi biết chắc chắn mình đúng, mình có lý và không thể khác được

Khi mục tiêu đề ra là chính đáng và phải bảo vệ mục tiêu chính đáng ấy

Khi cần “tự vệ”: đối tác muốn khai thác điểm yếu của ta

để gây sức ép mà lợi ích đó lại quan trọng đối với ta

• Hạn chế: không duy trì được quan hệ lâu dài, dễ bị

Phong cách hợp tác

• Các bên tham gia ĐP làm việc với nhau để cố tìm ra giải pháp liên kết và thoả mãn lợi ích của tất cả các bên liên quan

• Ưu điểm:

Tạo dựng mối quan hệ lâu dài, bền vững

Các vấn đề phức tạp, có chuyên môn sâu sẽ được bàn thảo kỹ càng và giải quyết có hiệu quả

Phong cách nhượng bộ thỏa hiệp

• Chấp nhận thoả mãn nhu cầu của đối tác đàm phán bằng cách hy sinh một phần lợi ích của bản thân

• Áp dụng:

Khi xung đột đang tạo ra trở ngại không thể vượt qua được và có nguy cơ làm hỏng cuộc đàm phán

Khi yêu cầu của ta có phần không hợp lý

Khi muốn giảm căng thẳng cho cuộc ĐP

Khi muốn đạt được một thoả thuận tạm thời

Khi không còn cách nào khác

Phong cách lẩn tránh

• Là phong cách không dứt khoát,không hợp tác và trốn tránh các vấn đề của cuộc đàm phán

Nguyên tắc chung khi sử dụng các

phong cách đàm phán

Không thể sử dụng tất cả các phong cách trong mọi

trường hợp Nên bắt đầu bằng phong cách hợp tác

Linh hoạt trong việc sử dụng các phong cách trong

quá trình đàm phán để chuyển hoá nhu cầu của ta

và của đối tác thành các quyết định cuối cùng

2

3

1

Các nội dung cơ bản của ĐPKD

Tên gọi và chủng loại hàng hoá KD

• Tên thông thường của hàng hoá được ghi kèm với tên thương mại và tên khoa học của nó

• Tên hàng được ghi kèm với địa danh sản xuất ra hàng hoá

• Tên hàng được ghi kèm với tên nhà sản xuất ra hàng hoá đó

• Tên hàng được ghi kèm với quy cách chính hoặc tính năng chủ yếu của hàng hoá đó

• Tên hàng được ghi kèm với công dụng của hàng hoá đó

• Tên hàng được ghi kèm với số hạng mục của danh mục hàng hoá thống nhất đã được ban hành

Chất lượng hàng hoá

chất lượng hàng hoá

Chất lượng theo mẫu

Chất lượng theo

Chất lượng

theo tiêu chuẩn

Chất lượng thoả thuận

Số lượng hàng hoá

• Xác định đơn vị tính số lượng

• Phương pháp quy định số lượng:

– Quy định cụ thể (dứt khoát)

– Quy định phỏng chừng

• Phương pháp xác định trọng lượng:

– Trọng lượng tịnh

– Trọng lượng cả bì

•Bên bán cung cấp bao bì đồng thời với việc giao hàng cho bên mua

•Bên bán ứng trước bao bì để đóng gói hàng hoá, sau đó bên mua trả lại bao bì

•Bên mua chuyển bao bì cho bên bán đóng gói

và gửi hàng

Giao hàng

Phương thức giao nhận Thời hạn Địa điểm

Giao hàng

Thanh toán

Số kỳ Đồng tiền

Thời gian

Tỷ giá Điều kiện Phương thức chuyển tiền

Thanh toán

Các phương thức đàm phán

Đàm phán trực tiếp

qua điện thoại Các phương

thức ĐPKD

Kỹ năng Đặt câu hỏi

• Câu hỏi đóng

• Câu hỏi mở

• Câu hỏi xác nhận

• Câu hỏi hùng biện

• Câu hỏi chuyển hướng đột ngột

Kỹ năng hỏi trong đàm phán( tiếp )

• Câu hỏi đóng là câu hỏi có dạng: Có hay

không? Đồng ý hay không đồng ý? Hoặc câu hỏi giúp có được thông tin cụ thể…

→ sử khi đàm phán chuẩn bị kết thúc

.Câu hỏi mở : Cái gì? Như thế nào?Tại sao?

->Nên thường xuyên sử dụng,đặc biệt trong giai đoạn mở đầu đàm phán

.Câu hỏi xác nhận: để hiểu chính xác ý của đối

tác

• Câu hỏi hùng biện: phục vụ khảo sát vấn

đề sâu sát hoặc pha loãng vấn đề

• Câu hỏi chuyển hướng đột ngột :Nhằm

duy trì cuộc đàm phán theo hướng đã định

• Câu hỏi để suy nghĩ : Buộc đối tác phải

cân nhắc cẩn thận trước khi nêu ý kiến

Kỹ năng hỏi trong đàm phán

(tiếp)

Kỹ năng Trả lời

• Gây ấn tượng

• Chọn một trong nhiều vấn đề để trả lời

• Trả lời bằng cách hỏi lại

• Trả lời bằng cách viện dẫn ý kiến của người có uy tín

• Kéo dài thời gian để tìm câu trả lời thích hợp

• Trả lời mập mờ

• Hỏi một đằng trả lời một nẻo

• Nhún vai

Kỹ năng lắng nghe

• Kỹ năng nghe trong đàm phán có chức

năng:

.Thỏa mãn nhu cầu của đối tác

.Biết được bối cảnh,thời gian,quyền lợi và nhu cầu của đối tác

.Biết được đối tác đã thật sự hiểu mình

chưa

.Có thể làm cho quan hệ các bên gắn bó

hơn

Kỹ năng lắng nghe (tiếp)

• Các bệnh hay mắc khi nghe :

.Bệnh đãng trí

.Bệnh nghe không hiểu, nghe không rõ

.Hay bị kích động, chi phối khi nghe

.Phân tâm khi nghe

Kỹ năng Nghe và quan sát

• Giao tiếp bằng mắt với người nói

• Khuyến khích người nói bằng cả lời nói và hành động

• Không cắt ngang người nói

• Lắng nghe ngay cả khi đã hiểu vấn đề

• Đặt câu hỏi để người nói trả lời

Kỹ năng thách giá,trả giá trong

đàm phán kinh doanh

• Thách giá phải cao và nhượng bộ từ từ

• Trả giá thấp và nhượng bộ cũng từ từ

• Đạt được thỏa thuận nhanh quá có hại

cho cả hai bên

Kỹ năng khắc phục bế tắc trong

đàm phán kinh doanh

• Dễ trước, khó sau

• Nghệ thuật đi đường vòng

• Chọn cái đồng nhất để lại cái bất đồng

• Chia nhỏ mục tiêu

• Tạm thời đình chỉ