TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN VIỆN ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU DU LỊCH CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC CHUYÊN.
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC
Giới thiệu chung về công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic
Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic chuyên cung cấp dịch vụ du lịch, tổ chức sự kiện, nghệ thuật và giải trí, bao gồm tour du lịch trong và ngoài nước, tổ chức sự kiện, team building, du lịch MICE, cho thuê thiết bị âm thanh ánh sáng sân khấu, và Gametool building Với cam kết không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ, công ty luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất.
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic
- Ngành Nghề Kinh Doanh: Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại
- Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Quang Đức
- Ngày bắt đầu thành lập: 02-10-2018
Thông tin liên hệ: Địa chỉ : 16 Hồ Sĩ Dương, phường Hòa Thọ Đông, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng, Việt Nam. Điện thoại: 077 857 7688
Email: info@vietfun.com.vn
Website: http://www.vietfun.com.vn
(Nguồn: Website của Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic)
Hình 1.1 Logo Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic
Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic
Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic, với số đăng ký 0401927472, được thành lập tại Việt Nam vào ngày 02-10-2018 và hiện đang hoạt động Văn phòng đăng ký của công ty tọa lạc tại 16 Hồ Sĩ Dương, Phường Hòa Thọ Đông, Quận Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng.
1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic 1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
(Nguồn: Phòng nhân sự của Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic)
Sơ đồ 1.1 Bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Du Lịch và Sự kiện
VietFuntastic 1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Trong công ty, các bộ phận đảm nhận những nhiệm vụ chức năng khác nhau nhưng luôn phối hợp chặt chẽ và thống nhất với nhau để đạt được hiệu quả tối ưu.
GIÁM ĐỐC (Nguyễn Quang Đức)
PHÓ GIÁM ĐỐC (Đoàn Công Phúc)
PHÒNG KẾ PHÒNG LỮ TOÁN
PHÒNG KINH DOANH PHÒNG SỰ
Công ty du lịch thực hiện các hoạt động cơ bản như điều hành và hướng dẫn, xác nhận dịch vụ yêu cầu của khách hàng Đội ngũ chịu trách nhiệm xây dựng các chương trình du lịch, lập kế hoạch và triển khai công việc liên quan Họ tổ chức điều động và đặt các dịch vụ cần thiết như khách sạn, nhà hàng và vé Đồng thời, công ty cũng bố trí, theo dõi và kiểm tra hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch.
Chúng tôi thực hiện các hợp đồng đã ký với khách hàng dựa trên thông báo từ bộ phận điều hành Mục tiêu của chúng tôi là đảm bảo phục vụ đầy đủ mọi nhu cầu du lịch của khách hàng từ giai đoạn đầu cho đến giai đoạn cuối.
Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, chúng tôi phối hợp để phát triển ý tưởng và xây dựng đề xuất nội dung cho chương trình, sự kiện Chúng tôi tìm kiếm và lựa chọn các đơn vị cung cấp trang thiết bị, nhân sự và địa điểm phù hợp Đồng thời, chúng tôi cũng "chạy" các chương trình sự kiện và thực hiện các công việc hậu cần cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Thực hiện công việc kế toán tổng hợp và quản lý chung, bao gồm quản lý hệ thống sổ sách và chứng từ theo quy định Ngoài ra, thực hiện các nhiệm vụ khác được giao theo yêu cầu của Ban giám đốc.
Tìm kiếm và khai thác thị trường thông qua các kênh Sales và Marketing là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm tư vấn khách hàng, giao dịch và ký kết hợp đồng Chúng tôi giới thiệu và quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty đến các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp để nâng cao thương hiệu Việc xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng cũng rất cần thiết Chúng tôi phối hợp tổ chức tour du lịch và sự kiện, đồng thời chăm sóc khách hàng trước, trong và sau chương trình Cuối cùng, phối hợp với bộ phận kế toán để chốt và thanh toán công nợ là bước quan trọng trong quy trình làm việc.
BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG
Giới thiệu chung về bộ phận lữ hành công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic
2.1.1 Cơ cấu tổ chức của bộ phận lữ hành công ty
(Nguồn: Phòng nhân sự của Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic)
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ phận lữ hành công ty TNHH Du lịch và Sự kiện
VietFuntastic 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận lữ hành công ty
Công ty thực hiện các hoạt động cơ bản trong lĩnh vực kinh doanh du lịch, bao gồm điều hành và bán hàng Chúng tôi xác nhận các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu và chịu trách nhiệm xây dựng các chương trình du lịch hấp dẫn Đội ngũ của chúng tôi lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến chương trình du lịch, tổ chức điều động và đặt các dịch vụ cần thiết như khách sạn, nhà hàng, vé máy bay Đồng thời, chúng tôi cũng bố trí, theo dõi và kiểm tra hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch để đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Thực hiện các hợp đồng đã ký với khách hàng theo thông báo của điều hành, đảm bảo phục vụ đầy đủ nhu cầu du lịch của khách từ đầu đến cuối.
Nhân viên điều hành Nhân viên sale
Báo cáo quá trình thực tập và những kinh nghiệm đạt được
2.2.1 Báo cáo quá trình thực tập tại doanh nghiệp
Thời gian thực tập Các nhiệmvụ được giao trong quá trình thực tập
Tuần 1 -Gặp gỡ, làm quen với các anh chị trong công ty
- Tìm hiểu tổng quan về công ty
- Cập nhật một số kiến thức về công ty thông qua mạng internet
- Tìm hiểu thông tin chương trình sự kiện của công ty Tuần 2 -Được training kiến thức sản phẩm, dịch vụ của công ty
- Làm quen với các phần mềm phục vụ công việc
- Đọc và tìm hiểu kỹ các chương trình được thiết kế cố định
- Thực tập viết chương trình tour Đà Nẵng - Quảng Bình (4 ngày 3đêm) Tuần 3 -Tìm kiếm các địa điểm du lịch nổi tiếng, tìm hiểu kiến thức công việc
- Được chỉ dẫn cách viết bài đăng lên các trang mạng xã hội
- Chia sẻ bài quảng cáo chương trình của công ty vào trang cá nhân, các hội nhóm du lịch Tuần 4 -Tìm hiểu các chương trình của công ty
- Khảo sát giá xe, tìm hiểu các phương tiện di chuyển
- Thiết kế chương trình, đăng bài và chia sẻ bài quảng cáo của công ty Tuần 5 -Tìm hiểu và đọc các chương trình hoạt động của công ty
-Tham gia các hoạt động của công ty
- Viết chương trình Team building
-Tìm hiểu về cách tư vấn khách hàng Tuần 6 -Chia sẻ bài quảng cáo của công ty lên trang cá nhân và các hội nhóm
- Lên ý tưởng và thiết kế chương trình Team building
- Học cách xử lý tình huống
Tuần 7 - Tiếp tục viết bài, chia sẻ bài quảng cáo của công ty
- Tham gia các hoạt động của công ty
- Lên ý tưởng cho Gala Dinner Tuần 8 -Tích cực đăng bài quảng cáo sản phẩm dịch vụ của công ty
-Tìm kiếm khách hàng ở trên các hội nhóm
Trong tuần 9, tôi đã được quan sát và học hỏi từ các anh chị trong việc tư vấn và hỗ trợ khách hàng Tôi cũng đã chia sẻ bài quảng cáo của công ty lên trang cá nhân và tham gia tích cực vào các hoạt động của công ty.
- Quan sát và hỗ trợ khách hàng Tuần 10 - Đăng bài và chia sẻ bài của công ty lên các trang mạng xã hội
- Tham gia tìm hiểu quy trình tổ chức sự kiện -Tổng kết quá trình thực tập
- Hoàn thiện chuyên đề tốt nghiệp
Bảng 2.1 Bảng báo cáo quá trình thực tập tại Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện
VietFuntastic 2.2.2 Những kinh nghiệm đạt được khi thực tập tại doanh nghiệp
Bài học về chủ động:
Bài học về tính chủ động là một trong những bài học quý giá nhất sau quá trình thực tập Trong chương trình đào tạo nghề chuyên nghiệp, thay vì giảng viên trực tiếp chỉ dẫn, họ đóng vai trò là người hướng dẫn, khuyến khích sinh viên tự học và tự nghiên cứu.
Môi trường thực tập và làm việc thực tế là nơi phát huy tính chủ động mạnh mẽ, giúp tôi học hỏi nhanh chóng và sâu sắc Trong môi trường này, tôi đã học cách chủ động từ những việc nhỏ như chào hỏi, làm quen, tìm hiểu công việc, tìm kiếm người hướng dẫn và đưa ra câu hỏi về những vướng mắc trong công việc.
Sự chủ động giúp tôi nhanh chóng khắc phục những hạn chế của bản thân, từ đó tăng cường sự tự tin Là một người mới chưa có kinh nghiệm, tôi đã có những thay đổi tích cực sau quá trình thực tập Nếu tiếp thu nhanh, tôi có thể phát triển kiến thức cơ bản và áp dụng chúng một cách hiệu quả hơn.
Việc trao đổi thông tin với đồng nghiệp không chỉ tạo sự tương tác và hòa đồng trong môi trường làm việc mà còn mang đến cơ hội học hỏi và tích lũy kinh nghiệm quý báu cho bản thân.
Kinh nghiệm về kỹ năng mềm:
Kỹ năng mềm được trang bị trong nhà trường là những kỹ năng cơ bản cần thiết cho mọi môi trường làm việc Tuy nhiên, mỗi lĩnh vực cụ thể yêu cầu những kỹ năng mềm đặc thù và nâng cao hơn để phục vụ tốt cho công việc Những kỹ năng này không chỉ giúp người thực tập làm việc hiệu quả mà còn nâng cao khả năng thích ứng với yêu cầu của từng môi trường làm việc.
Kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc, không chỉ cho sinh viên mà cả những người đã đi làm Việc trau dồi những kỹ năng này là cần thiết để cải thiện giao tiếp, lắng nghe, làm việc nhóm, thuyết trình, giải quyết vấn đề, và ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.
Qua quá trình thực tập, tôi đã học hỏi và áp dụng nhiều kỹ năng quan trọng Nếu may mắn và nỗ lực, tôi hy vọng sẽ được nhận vào đơn vị thực tập để phát huy tối đa kiến thức đã học Những kỹ năng này không chỉ cần thiết trong công việc mà còn giúp tôi gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng trong tương lai.
Kinh nghiệm về thái độ sau khi thực tập
Trong quá trình làm việc, tôi luôn thể hiện thái độ kính trọng và sẵn sàng học hỏi Nụ cười thân thiện giúp tôi dễ dàng tiếp nhận những lời nhắc nhở từ cấp trên, từ đó tôi có cơ hội sửa chữa và không tái phạm lỗi Thực tập là thời gian quý báu để tôi nhận ra những thiếu sót của bản thân; mỗi lần bị nhắc nhở, tôi cảm thấy mình đã học thêm điều mới, góp phần hoàn thiện bản thân và vui vẻ chấp nhận những sự điều chỉnh cần thiết.
Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại tại công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic
Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc chuẩn bị trang thiết bị cơ sở vật chất là rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của chương trình Các yếu tố vật chất bao gồm địa điểm, khuôn viên, sân khấu, banner, áp phích, bàn ghế, hệ thống âm thanh, micro, DVD và máy chiếu Không một chương trình nào có thể thiếu những trang thiết bị này Địa điểm là yếu tố cần lưu ý hàng đầu khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện.
Mỗi địa điểm tổ chức sự kiện mang đến những thuận lợi và khó khăn riêng, ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình diễn ra sự kiện.
Thiết kế sân khấu thay đổi tùy theo chủ đề của từng sự kiện, với mục tiêu tạo ra ấn tượng mạnh mẽ và thu hút sự chú ý Một sân khấu được trang trí bắt mắt không chỉ nâng cao giá trị thẩm mỹ mà còn góp phần quan trọng vào sự thành công của sự kiện.
Baner và áp phích là công cụ truyền thông hiệu quả trong việc quảng bá chương trình và sự kiện, giúp thu hút sự chú ý của công chúng Khi được đặt ở vị trí phù hợp, chúng không chỉ gia tăng khả năng tiếp cận mà còn tạo ra tiếng vang lớn cho sự kiện, khuyến khích mọi người tham gia.
Để tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách tham quan trong buổi sự kiện, việc chuẩn bị bàn ghế là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua Mặc dù chỉ là một phần nhỏ trong chương trình, nhưng bàn ghế lại ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh của công ty Người tổ chức sự kiện cần dự đoán số lượng người tham dự và chuẩn bị sẵn bàn ghế để đối phó với những tình huống bất ngờ, nhằm đảm bảo khách hàng luôn có chỗ ngồi thoải mái Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho khách mời mà còn giúp công ty ghi điểm trong mắt những khách hàng tiềm năng.
Âm thanh và micro đóng vai trò thiết yếu trong việc tổ chức sự kiện, bên cạnh bàn ghế Một dàn âm thanh chất lượng sẽ truyền tải chính xác thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi đến khách hàng, đồng thời giúp tạo không khí sôi động, thu hút người tham dự Âm nhạc không chỉ làm cho sự kiện trở nên sinh động hơn mà còn giữ cho khán giả không cảm thấy nhàm chán.
Một bộ âm thanh sống động sẽ tạo ra hiệu ứng lan tỏa tích cực cho các chương trình, đặc biệt là các sự kiện âm nhạc như The Remix (Hòa âm ánh sáng) Điều này không chỉ giúp khán giả trải nghiệm trọn vẹn chương trình mà còn góp phần tạo ấn tượng mạnh mẽ với người xem.
DVD và máy chiếu là thiết bị thiết yếu để truyền tải thông tin đến khán giả Sự cố với DVD hoặc máy chiếu có thể làm gián đoạn chương trình, tạo ra nhiều khoảng thời gian chết và để lại ấn tượng không tốt cho người xem, khiến họ cảm thấy chương trình thiếu chuyên nghiệp.
Việc chuẩn bị cơ sở vật chất cho chương trình sự kiện là yếu tố thiết yếu không thể thiếu để đảm bảo sự thành công của sự kiện.
2.3.2 Đội ngũ lao động của bộ phận lữ hành Đội ngũ lao động của bộ phận lữ hành gồm:
Nhân viên điều hành đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế và cung cấp dịch vụ du lịch độc đáo, mang đến trải nghiệm ấn tượng cho khách hàng tại mỗi điểm đến Họ trực tiếp thực hiện các giao dịch, giới thiệu và đàm phán, cũng như đưa ra các thỏa thuận với du khách nhằm thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng du lịch.
Nhân viên điều hành đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch và giám sát các hoạt động của doanh nghiệp Họ tham gia xây dựng chiến lược và đảm bảo đạt được các mục tiêu chung dưới sự giám sát của ban quản lý Thường xuyên báo cáo trực tiếp cho các nhà quản lý cấp cao, nhân viên điều hành chịu trách nhiệm về các chức năng hành chính, bao gồm quản lý hoạt động, cải tiến quy trình và xác định các vấn đề cần tuân thủ để phát triển chiến lược hiệu quả.
Các nhiệm vụ quan trọng bao gồm thu thập thông tin và tạo dữ liệu tiêu chuẩn, duy trì tệp và báo cáo hợp đồng, chính sách, tài liệu Ngoài ra, tham gia vào các dự án đặc biệt khi được yêu cầu, chuẩn bị báo cáo kỹ thuật và hoạt động phức tạp, cũng như phát triển và đề xuất quy trình quản lý và điều phối các hoạt động khác nhau.
Nhân viên sales trong phòng cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, phát triển ý tưởng chương trình và trình bày kế hoạch với khách hàng Họ cần khảo sát kỹ nhu cầu và nguyện vọng của khách hàng, phân loại khách hàng và quy mô sự kiện Đặc biệt, việc thu nhận phản hồi sau mỗi sự kiện là rất quan trọng để phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm Điều này không chỉ giúp khai thác thêm khách hàng mà còn nâng cao uy tín doanh nghiệp và cải tiến chất lượng dịch vụ.
2.3.3 Quy trình tổ chức sự kiện
Lễ khai trương của Công ty cổ phần viễn thông FPT (Chi nhánh Đại Lộc - Quảng Nam)
(Nguồn: Website của Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic)
Hình 2.1 Hình ảnh sự kiện của Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic
Mục đích của event: Làm lễ khai trương văn phòng giao dịch của công ty cổ phần viễn thông FPT (Chi nhánh Đại Lộc - Quảng Nam)
Mục tiêu chính của chương trình là thu hút sự tham gia của các ban ngành và lãnh đạo từ các thành phố, với mục tiêu đạt được 100 khách tham dự.
Đối tượng chính của event: Đại diện lãnh đạo thành phố, các nhà lãnh đạo của đối tác, khách hàng
Địa điểm: 83 Đỗ Đăng Tuyển, thị trấn Ái Nghĩa, huyện Đại Lộc, tỉnhQuảng Nam
Thời gian diễn ra sự kiện: 06/04/2021
Sản phẩm và dịch vụ của công ty không chỉ mang tính chất giới thiệu hình ảnh mà còn thể hiện sự phát triển vượt bậc thông qua việc mở rộng thêm các chi nhánh mới.
Bước 2: Thiết kế sự kiện
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC
Định hướng và mục tiêu phát triển của cty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic
3.1.1 Định hướng của công ty
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường du lịch, nhiều công ty mới xuất hiện cùng với những thách thức như vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic đã xác định các định hướng chiến lược cho hoạt động kinh doanh trong những năm tới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và thích ứng với những biến động của nền kinh tế.
Để duy trì và phát triển thị trường trên toàn quốc, công ty cần ổn định hoạt động kinh doanh và hợp tác chặt chẽ với các doanh nghiệp trong ngành Điều này sẽ giúp mở rộng phạm vi và khả năng hoạt động, đáp ứng tốt hơn nhu cầu du lịch của khách hàng.
Để nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường, công ty cần đa dạng hóa các dịch vụ cung cấp và đẩy mạnh nghiên cứu, phát triển nhằm giới thiệu những loại hình dịch vụ mới mẻ.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, cần thực hiện các biện pháp giảm chi phí hành chính và giá thành dịch vụ, đồng thời tăng năng suất lao động Bên cạnh đó, việc nâng cao chất lượng dịch vụ, đặc biệt trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, sẽ giúp công ty xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo.
Chúng tôi không ngừng cải thiện cơ sở vật chất để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng cao cấp, đặc biệt là trong lĩnh vực du lịch sự kiện (MICE) Đội ngũ nhân viên của công ty được nâng cao trình độ chuyên môn, nhằm tạo ấn tượng tốt về sự chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo trong phục vụ khách hàng.
Để giảm thiểu rủi ro có thể phát sinh trên thị trường trong những năm tới, doanh nghiệp cần đa dạng hóa hoạt động kinh doanh bằng cách mở rộng đầu tư vào các lĩnh vực tư vấn và tổ chức du học, cũng như hợp tác kinh doanh trong các dịch vụ giải trí khác.
3.1.2 Mục tiêu phát triển của công ty
Mục tiêu phát triển của công ty là tổ chức nhiều sự kiện hơn và nâng cao chất lượng công việc Để đạt được điều này, việc thiết lập mục tiêu rõ ràng là rất quan trọng Sau mỗi sự kiện, công ty có thể xem xét và điều chỉnh để cải thiện cho các sự kiện tiếp theo, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Mục tiêu là yếu tố quyết định cho sự thành công của mỗi sự kiện, dù nhiều người cho rằng việc lập mục tiêu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện là lãng phí thời gian Trong môi trường phát triển nhanh chóng và sáng tạo như hiện nay, việc xác định rõ ràng các mục tiêu sẽ giúp công ty tăng trưởng và phát triển bền vững hơn.
Mỗi khi công ty đạt được thành công trong việc hoạch định sự kiện hoặc đề xuất ý tưởng mới, điều quan trọng là tự hỏi liệu những ý tưởng đó có phù hợp với mục tiêu của sự kiện hay không Nếu những hoạt động và ý tưởng mới có thể hỗ trợ công ty trong việc đạt được mục tiêu tổ chức sự kiện, điều này sẽ góp phần nâng cao giá trị và sự xuất sắc của công ty.
Nếu công ty chấp nhận mọi ý tưởng mà không kiểm tra, sẽ dẫn đến rủi ro sự kiện trở nên hỗn độn, thiếu sự liên kết và tính liên tục Việc này có thể làm giảm hiệu quả của các hoạt động và gây khó khăn trong việc tổ chức sự kiện.
Mục tiêu là động lực quan trọng giúp đội ngũ sự kiện làm việc hiệu quả Khi thiết lập mục tiêu, cần nhớ rằng đó không chỉ là động lực cho cá nhân mà còn cho toàn bộ công ty Đảm bảo rằng mục tiêu được truyền đạt rõ ràng đến tất cả các thành viên tham gia lập kế hoạch và quản lý sự kiện sẽ giúp họ tập trung vào những lý do chính để tổ chức sự kiện Việc lập mục tiêu cho các mảng công việc khác nhau sẽ tạo ra một lộ trình rõ ràng hướng tới sự thành công của sự kiện.
Trong quá trình lập kế hoạch, công ty có thể nhanh chóng xác định các công việc cần ưu tiên và những nhiệm vụ gần gũi với mục tiêu Sau khi đạt được một mục tiêu, việc thiết lập mục tiêu mới ngay lập tức là cần thiết để duy trì tốc độ và động lực cho đội ngũ tổ chức sự kiện.
Để đánh giá thành công của một sự kiện trong tương lai, công ty cần thiết lập các mục tiêu rõ ràng Nếu không có mục tiêu cụ thể, việc đo lường thành công sẽ trở nên khó khăn Những mục tiêu này có thể áp dụng cho cá nhân, đội ngũ quản lý sự kiện, sự kiện cụ thể hoặc toàn bộ doanh nghiệp.
Sau khi sự kiện kết thúc, công ty cần đánh giá lại các mục tiêu đã đặt ra để so sánh hiệu suất thực tế với kỳ vọng ban đầu Việc này không chỉ giúp xác định công ty đã đạt được những gì mà còn chỉ ra những thiếu sót trong quá trình thực hiện Quan trọng hơn, công ty cần phân tích lý do cho những kết quả này, từ đó rút ra bài học quý giá để cải thiện cho các sự kiện trong tương lai.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH Du lịch và Sự kiện VietFuntastic
3.2.1 Nâng cao chất lượng cơ sở vật chất kỹ thuật
Công ty đã xây dựng kế hoạch "Thích ứng an toàn, linh hoạt, kiểm soát hiệu quả dịch Covid-19" cho hoạt động văn hóa, thể thao và du lịch, đồng thời đề xuất các phương án xử lý rủi ro khi mở cửa lại du lịch Chương trình phát động du lịch nội địa sẽ tiếp tục được triển khai, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ và phát triển sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu khách du lịch sau đại dịch Công ty cũng sẽ tăng cường xúc tiến quảng bá điểm đến, liên kết phát triển sản phẩm du lịch giữa các địa phương và tổ chức sự kiện thu hút khách Ngoài ra, công ty sẽ tư vấn cho Ủy ban nhân dân tỉnh/thành phố ban hành chính sách kích cầu như giảm giá vé tham quan và hỗ trợ các khoản phí liên quan đến kinh doanh lữ hành, nhằm khuyến khích phục hồi hoạt động du lịch sau dịch.
