CHUYÊN đề tốt NGHIỆP báo cáo kết QUẢ THỰC tập và THỰC TRẠNG QUY TRÌNH tổ CHỨC sự KIỆN tại CÔNG TY TNHH DU LỊCH và sự KIỆN VIETFUNTASTIC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN VIỆN ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU DU LỊCH CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC CHUYÊN.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN VIỆN ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU DU LỊCH CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ DU LỊCH & LỮ HÀNH GVHD : THẠC SĨ NGUYỄN VĂN KHUY SVTH : NGUYỄN THỊ XUÂN THÙY MSSV : 24207207210 Đà Nẵng, Tháng 05 Năm 2022 LỜI CẢM ƠN Trên thực tế thành cơng mà khơng gắn liền với giúp đỡ, hỗ trợ dù hay nhiều, dù trực tiếp gián tiếp Trong suốt năm ngồi giảng đường Đại học, nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q thầy cơ, gia đình bạn bè Với lịng biết ơn chân thành sâu sắc tơi xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô, giảng viên Viện đào tạo nghiên cứu du lịch Trường đại học Duy Tân truyền đạt cho nhiều kiến thức quý báu du lịch ngành nghề mà hướng tới tương lai Và đặc biệt nữa, xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn Nguyễn Văn Khuy tận tình, chu đáo hướng dẫn tơi hồn thiện chuyên đề tốt nghiệp Đồng thời xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo phịng ban cơng ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic tạo điều kiện thuận lợi cho tìm hiểu thực tiễn trình thực tập công ty Đề tài thực thời gian ngắn, tiếp xúc với mơi trường doanh nghiệp, kinh nghiệm thực tế cịn chưa có nghiên cứu, kiến thức cịn hạn chế, khơng thể tránh khỏi sai sót q trình nghiên cứu, tơi mong nhận ý kiến đóng góp q báu để đề tài hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, ngày…tháng…năm… Sinh viên thực tập Nguyễn Thị xuân thùy MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC 1.1 Giới thiệu chung công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic 1.2 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic…………………………………………………………………… Cơ cấu tổ chức máy công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic .3 1.3.1 Sơ đồ máy tổ chức công ty 1.3.2 Chức nhiệm vụ phận .3 1.4 Hệ thống sản phẩm dịch vụ công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic5 CHƯƠNG 2: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC 2.1 Giới thiệu chung phận lữ hành công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic 2.1.1 Cơ cấu tổ chức phận lữ hành công ty .6 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ phận lữ hành công ty 2.2 Báo cáo trình thực tập kinh nghiệm đạt 2.2.1 Báo cáo trình thực tập doanh nghiệp 2.2.2 Những kinh nghiệm đạt thực tập doanh nghiệp 2.3 Thực trạng quy trình tổ chức kiện tại công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic 10 2.3.1 Cơ sở vật chất .10 2.3.2 Đội ngũ lao động phận lữ hành 12 2.3.3 Quy trình tổ chức kiện 13 2.4 Đánh giá ưu điểm, hạn chế quy trình tổ chức kiện công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic 21 2.4.1.Ưu điểm 21 2.4.2 Hạn chế 21 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC 23 3.1 Định hướng mục tiêu phát triển cty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic 23 3.1.1 Định hướng công ty 23 3.1.2 Mục tiêu phát triển công ty 24 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tổ chức kiện công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic 25 3.2.1 Nâng cao chất lượng sở vật chất kỹ thuật 25 3.2.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ lao động .26 3.2.3 Hồn thiện q trình tổ chức kiện 28 3.2.4 Các giải phảp khác nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức kiện .34 KẾT LUẬN 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt ASEAN VNĐ STT TNHH DANH MỤC CÁC BẢN Tên đầy đủ Hiệp hội quốc gia Đông Nam Á Việt Nam Đồng Số thứ tự Trách nhiệm hữu hạn Bảng 2.1 Bảng báo cáo q trình thực tập Cơng ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic Bảng 2.2 Bảng kế hoạch kiện Công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic .16 Bảng 2.3 Bảng tiến trình tổ chức kiện Cơng ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic 20 DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH – SƠ ĐỒ Hình 1.1 Logo Cơng ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic .2 Hình 2.1 Hình ảnh kiện Công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic 13 Sơ đồ 1.1 Bộ máy tổ chức Công ty TNHH Du Lịch Sự kiện VietFuntastic Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức phận lữ hành công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic LỜI MỞ ĐẦU Có thể nói, năm qua xu hướng kinh tế thị trường, kinh tế Việt Nam phát triển mạnh mẽ, vị Việt Nam nâng cao thị trường quốc tế Ngành du lịch trở thành ngành kinh tế dịch vụ thức đóng góp vào tăng trưởng kinh tế đất nước Trong xuất nhiều công ty du lịch mang lại tín hiệu tốt cho ngành kinh tế Đặc biêt, năm thu hút hàng triệu lượt khách quốc tế đến Việt Nam tạo nên nguồn thu nhập khủng Trước xu phát triển mạnh ngành “Công nghiệp khơng khói” có nhiều tổ chức, nhiều nhà đầu tư chớp lấy thời mở doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ du lịch Công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic đời muộn so với công ty đối thủ, chịu cạnh tranh công ty lớn đời trước có kinh nghiệm Tuy nhiên Cơng ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic lại tiếp thu kinh nghiệm quý báu để từ có cách điều chỉnh hợp lý Nhờ mà cơng ty có vị cao lòng du khách Với quan tâm nhà trường, trường đại học Duy Tân tổ chức cho sinh viên thực tập cuối khóa Tơi chọn Cơng Ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic làm địa điểm thực tập Kết cấu đề tài gồm: CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC CHƯƠNG 2: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC 1.1 Giới thiệu chung công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic Công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic công ty hoạt động mãng cung cấp dịch vụ du lịch, kiện, nghệ thuật &giải trí như: Tour du lịch nước, tổ chức kiện, team building, du lịch MICE, cho thuê thiết bị âm ánh sáng sân khấu, Gametool building từ đến chuyên sâu Công ty nổ lực không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng  Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic - Mã số doanh nghiệp 0401927472 - Ngành Nghề Kinh Doanh: Tổ chức giới thiệu xúc tiến thương mại - Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Quang Đức - Ngày bắt đầu thành lập: 02-10-2018  Thông tin liên hệ: Địa : 16 Hồ Sĩ Dương, phường Hịa Thọ Đơng, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng, Việt Nam Điện thoại: 077 857 7688 Email: info@vietfun.com.vn Website: http://www.vietfun.com.vn Logo: (Nguồn: Website Công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic) Hình 1.1 Logo Công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic 1.2 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic Công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic thành lập Việt Nam với số đăng ký 0401927472 Nó đăng ký vào ngày 02-10-2018 trạng thái Đang hoạt động Địa văn phịng đăng ký công ty 16 Hồ Sĩ Dương Phường Hịa Thọ Đơng, Quận Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam 1.3 Cơ cấu tổ chức máy công ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic 1.3.1 Sơ đồ máy tổ chức công ty GIÁM ĐỐC (Nguyễn Quang Đức) PHĨ GIÁM ĐỐC (Đồn Cơng Phúc) PHỊNG LỮ HÀNH PHỊNG SỰ KIỆN PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG KINH DOANH (Nguồn: Phịng nhân Cơng ty TNHH Du lịch Sự kiện VietFuntastic) Sơ đồ 1.1 Bộ máy tổ chức Công ty TNHH Du Lịch Sự kiện VietFuntastic 1.3.2 Chức nhiệm vụ phận Trong cơng ty có nhiều phận khác nhau, thực nhiệm vụ chức khác có phối hợp chặt chẽ, thống phận Cụ thể sau:  Bộ phận lữ hành: -Thực hoạt động kinh doanh du lịch công ty bao gồm điều hành hướng dẫn Xác nhận dịch vụ yêu cầu khách Chịu trách nhiệm xây dựng chương trình du lịch Lập kế hoạch triển khai cơng việc liên quan đến chương trình du lịch, tổ chức điều động, đặt dịch vụ cần thiết như: khách sạn, nhà hàng, vé bố trí, theo dõi, kiểm tra hướng dẫn viên cho chương trình du lịch 25 Đồng thời, cơng ty tiếp tục triển khai Chương trình phát động du lịch nội địa thích ứng an tồn, linh hoạt, kiểm sốt hiệu dịch Covid-19 Hỗ trợ doanh nghiệp du lịch địa bàn đầu tư nâng cao chất lượng dịch vụ du lịch, phát triển sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách du lịch sau năm dịch Covid-19 Tăng cường công tác xúc tiến quảng bá điểm đến, liên kết phát triển sản phẩm du lịch địa phương doanh nghiệp, tổ chức kiện thu hút khách du lịch nước Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh/thành phố ban hành sách kích cầu thu hút khách giảm giá vé tham quan, tặng thêm dịch vụ trải nghiệm cho khách du lịch Phổ biến, thực sách giảm phí cấp giấy phép kinh doanh lữ hành, phí cấp thẻ hướng dẫn viên du lịch, giảm tiền ký quỹ kinh doanh dịch vụ lữ hành, sách hỗ trợ người lao động người sử dụng lao động Trung ương địa phương để khuyến khích chủ thể tham gia tích cực phục hồi hoạt động du lịch Bên cạnh đó, Bộ văn hóa thể thao du lịch đề nghị, công ty đạo phối hợp với Sở, ban, ngành liên quan thành lập đoàn kiểm tra liên ngành để hướng dẫn, hỗ trợ doanh nghiệp du lịch địa bàn chuẩn bị cho mở cửa lại hoạt động du lịch, đồng thời xử lý nghiêm trường hợp vi phạm quy định pháp luật Chỉ đạo, hướng dẫn khu, điểm du lịch, sở kinh doanh du lịch dịch vụ du lịch địa bàn: Chủ động xây dựng kế hoạch mở cửa hoạt động du lịch có phương án phịng, chống dịch Covid-19 xử lý có trường hợp mắc Covid-19 theo quy định Tiếp tục thực nghiêm quy định phòng, chống dịch theo hướng dẫn Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Bộ Y tế để kiểm sốt tốt dịch bệnh Đặc biệt, tự kiểm tra, rà soát chất lượng sở vật chất kỹ thuật dịch vụ; đầu tư cải thiện, nâng cấp khu vực xuống cấp; tăng cường, mở rộng hạ tầng kỹ thuật dịch vụ phục vụ khách, đáp ứng yêu cầu theo điều kiện tiêu chuẩn hành Căn theo tình hình dự báo nhu cầu thị trường, chủ động tuyển dụng đào tạo, bồi dưỡng nhân lực nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ kịp thời đáp ứng mở cửa lại du lịch 26 3.2.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ lao động Khi có chứng tiêu chuẩn kỹ nghề du lịch Việt Nam, lao động Việt Nam cơng nhận có đủ điều kiện di chuyển tự nước ASEAN Tuy nhiên, cơng nhận văn bằng, để nhận vào làm việc cơng ty du lịch nước ngồi, lao động du lịch Việt Nam cần thêm nhiều kỹ khác Tiêu chuẩn kỹ nghề du lịch Việt Nam có mức tiêu chuẩn cao so với tiêu chuẩn chung ASEAN Điều có nghĩa sinh viên tốt nghiệp trường Đại học, Cao đẳng áp dụng tiêu chuẩn kỹ nghề có hội làm việc nước khu vực chí nước châu Âu Thực tế năm qua, số lao động Việt Nam nước làm việc làm cho tập đoàn du lịch quốc tế Việt Nam ngày tăng Rõ ràng, thỏa thuận thừa nhận lẫn du lịch mang lại nhiều hội cho lao động Việt Nam Nếu đáp ứng yêu cầu nhà tuyển dụng, lao động Việt Nam có nhiều hội vươn môi trường lao động quốc tế với mức lương vị trí việc làm xứng đáng Cơ hội thách thức lại không nhỏ, nguồn lao động du lịch nước Bởi theo đánh giá chuyên gia, mặt chung chất lượng nguồn nhân lực ngành du lịch Việt Nam thấp, chưa đáp ứng nhu cầu phát triển ngành du lịch nước Tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp ngành du lịch thất nghiệp làm trái nghề ngày tăng, doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp kinh doanh khách sạn tình trạng “khát” nhân lực làm việc Sở dĩ lao động Việt Nam thiếu tự tin mơi trường làm việc quốc tế, làm việc thiếu chuyên nghiệp, tính kỷ luật lao động kém, thái độ phục vụ chưa chu đáo Đặc biệt, việc sử dụng thành thạo ngoại ngữ công việc lao động Việt Nam hạn chế (lao động sử dụng ngoại ngữ chiếm khoảng 57%) 27 Ông Trần Phú Cường, Phó Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế (Tổng cục Du lịch) nhận định, thị trường lao động quốc tế, để có đủ lực cạnh tranh bên cạnh kỹ chuyên môn, người lao động cần thêm nhiều kỹ khác đặc thù ngành du lịch Lao động du lịch nước ASEAN Philippines, Malaysia… dồi có lợi tiếng Anh so với lao động Việt Nam So với ngành nghề khác, ngành du lịch phát triển số năm gần nên sở đào tạo có đội ngũ giáo viên có trình độ chương trình đào tạo đạt chuẩn quốc gia Vì vậy, việc nâng cao chất lượng đội ngũ giảng viên cải tiến chương trình đào tạo đòi hỏi cấp thiết sở đào tạo để đáp ứng yêu cầu thỏa thuận thừa nhận lẫn ngành du lịch Hiện nay, nước có 360 sở đào tạo tham gia đào tạo ngành du lịch cấp từ lao động bán lành nghề sau đại học Tuy nhiên, đội ngũ giảng viên ngành du lịch không phát triển kịp với gia tăng sở đào tạo Theo tìm hiểu phóng viên, sở đào tạo du lịch tỉnh phía Nam có nhiều giáo viên thun chuyển từ ngành nghề khác sang công tác môn du lịch Hơn nữa, áp lực nhu cầu số lượng nên nhiều trường phải tăng quy mơ đào tạo từ phải tăng đội ngũ giáo viên khiến chất lượng đội ngũ giáo viên không cao, không đáp ứng yêu cầu thực tế 3.2.3 Hồn thiện q trình tổ chức kiện Bước 1: Hình thành concept Mục đích kiện Tùy theo nội dung chương trình, loại hình chương trình mục đích kiện khác Có số chương trình mang tính từ thiện công ty hay hội ( hội Chữ Thập Đỏ, hội Phụ Nữ), mục đích kiện lại mang tính từ thiện Nhưng 28 làm hoạt động từ thiện doanh nghiệp mong muốn mang ý nghĩa từ thiện khơng thích hình thức vừa từ thiện vừa quảng cáo gắn logo cơng ty quà tặng Để tránh tình trạng làm chương trình mang tính từ thiện theo u cầu cơng ty, phải xem cơng ty có mong muốn làm PR cho cấp độ nào, nên tìm hiểu nhu cầu doanh nghiệp tham gia làm hoạt động từ thiện Mục tiêu Mục tiêu đặt phải nằm khả có thể, lĩnh vực tổ chức kiện khó mà cân đo kết mà hoạt động mang lại cho danh tiếng công ty thời gian ngắn, cần đặt trước mục tiêu cần hướng đến để đánh giá hiệu công việc tiến hành Và với bất kỳ chương trình kiện diễn cơng ty ln phải đặt câu hỏi là: mục tiêu lợi nhuận công ty thơng qua kiện Đó mục tiêu xây dựng quan hệ hay mục tiêu chiếm lĩnh hội cơng ty có hướng đắn trình lên kể hoạch Đối tượng kiện Khi tổ chức kiện cần phải lên kế hoạch chi tiết cho hoạt động nhằm thu hút đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế đối tượng khơng có nhiều tiềm để cơng ty làm việc tập trung hiệu Cơng ty cần phải biết rõ khách hàng thơng điệp mà nội dung chương trình muốn truyền tải đến khách hàng Chính mà cơng ty phải xác định số lượng khách hàng mà kiện thu hút Địa điểm Công ty nên dựa vào thông điệp kiện mà xác định địa điểm tốt cho kiện, nhằm truyền đạt thơng điệp đến cơng chúng Khi chọn địa điểm cần xem xét địa điểm chứa tối đa người Có phù hợp với số lượng khách dự tính khơng Và âm thanh, ánh sáng, chuẩn bị theo yêu cầu kiện hay không 29 Dung lượng âm thanh, ánh sáng có ảnh hưởng đến người dân xung quanh khơng.Vị trí có phù hợp khơng Mỹ quan có phù hợp với hồn cảnh kiện kiện hay khơng Vấn đề giá có phù hợp với kinh phí dự trù hay khơng Đó điều mà chọn địa điểm công ty cần phải cân nhắc tiềm hiểu kĩ trước kí kết hợp đồng thuê địa điểm Thời gian diễn kiện Kiểm tra xác thời gian diễn kiện cần phải kiểm tra xem ngày có trùng với bất kỳ dịp lễ, ngày nghỉ hay không, nên lưu ý việc tránh tổ chức ngày với kiện thể thao bật, thu hút người xem Nên sớm chuẩn bị cho kiện khỏang thời gian rộng rãi để thực kiện hạn chế nhiều rủi ro xảy mà cơng ty cịn có thời gian để sửa chữa Ngân sách Chỉ kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận quan trọng để so sánh kết đạt với kế hoạch Xác định mục tiêu phấn đấu Dự báo sản phẩm, doanh thu, chi phi liệu thu thập từ thị trường phân tích liệu qua năm trước Xác định lượng vốn nguồn vốn Trình bày giải thích để tìm kiếm hỗ trợ tham gia Đặc tính sản phẩm dịch vụ Mỗi chương trình nên có ý tưởng lạ để thu hút người tham dự, điều cần thiết Và làm chương trình phải nên ý xem loại hình chương trình để tổ chức thích hợp Bước 2: Thiết kế kiện Để thiết kế chương trình phải tìm hiểu thơng tin khách hàng phải nắm bắt tâm lý họ để biết họ nghĩ muốn làm cho chương trình, cách thức để đưa bảng thiết kế hồn hảo đơi cơng ty có ý tưởng hay kinh phí thực chương trình lại q cao khơng phù hợp với tài công ty khách hàng , hay khách hàng cảm thấy ý tưởng không phù hợp thời gian công ty Không nên phơ trương hết ý tưởng có cách chi tiết cho khách hàng để tránh tình trạng ăn cắp ý tưởng Đối với chương 30 trình kiện hình thành ý tưởng điều quan trọng, ý tưởng phải có điểm nhấn Và để đạt điểm nhấn phải bao gồm ba điều là: thăng hoa nghệ thuật + truyền tải chủ đề + tiếp xúc trực tiếp từ khách hàng, điều cần thiết hình thành nên ý tưởng hay Ý tưởng hay chưa đủ làm nên chương trình kiện thu hút thuyết phục, cần thăng hoa nhờ vào nghệ thuật hiệu ứng sân khấu, vũ điệu, âm thanh, nghệ thuật lắp đặt, bố trí Và cuối điện ảnh kết hợp tất thể mạnh vào với kịch hấp dẫn, để kiện đạt hiệu cao cách diễn đạt dễ hiểu nhất, sống động vào lịng khán giả thuyết phục Vì để chuyển hóa nghệ thuật kiện, phụ thuộc vào nhiều tài người tổng huy, kiện nghệ thuật hóa am hiểu nhiều loại ngôn ngữ nghệ thuật, biết cân nhắc tỷ lệ việc áp dụng, cuối thực cách trơi chảy dĩ nhiên khả tiết kiệm Buộc 3: Lập kế hoạch Khi lập kế hoạch PR cho chương trình nên ý đến thời gian, để người biết đến ý đến kiện, nên thơng báo trước cho khách mời thời gian Khi thơng báo đến người tham dự thời gian sớm khả khách mời tham dự cao.Thống yêu cầu cơng việc, hạng mục thiết kế, trang trí, dàn dựng phục vụ kiện Trên sở thông tin đó, lên hạng mục cơng việc, kế hoạch tổng quát, bảng ngân sách dự trù thiết kế mặt khu vực cho khách hàng xem qua Để chạy chương trình kiện cần nhiều nhân lực, cơng ty phải có kế hoạch nhân cụ thể cho người thuê nhân bên bạn cộng tác viên Nhưng nên giao cơng việc mang tính chất nhỏ, q trình làm việc phải có trưởng nhóm để tổng hợp lại thơng tin, người trưởng nhóm nên nhân viên công ty Nên xếp công việc người phù hợp với lực họ Lập kế hoạch công bố thông tin sớm đến quan báo giúp có thời gian để chuẩn bị đồng thời để khẳng định quyền chương trình Lên ngân sách để 31 quảng bá cho kiện sớm mở nhiều hội, với ngân sách cho phép book quảng cáo báo, tạp chí, radio, hay tivi, poster, gửi mail trực tiếp Viết kịch cho chương trình nên bao gồm đầy đủ chi tiết thời gian, địa điểm, nhân sự, chi phí kể chi tiết nhỏ nhặt Bước 4: Triển khai công tác thực giảm sát Khi nhân phân cơng đảm nhiệm cơng việc, phải báo cáo tiến độ làm việc theo thời gian quy định tốt nên hỗ trợ q trình làm việc để cơng việc tiến hành cách nhanh chóng Trong q trình triển khai cơng việc việc kí kết hợp đồng làm chương trình phải ghi hợp đồng rõ ràng, tránh dùng cụm từ chủ quan như: thỏa thuận định ngày sau dẫn đến nhiều lý giải khác dẫn đến xích mích, trường hợp xấu chương trình bị hủy kiện tụng hợp đồng Khi làm việc với giới nghệ sĩ nên cho họ biết trước nội dung chương trình để tránh hát hát không phù hợp với nội dung đối tượng khách hàng chương trình Đối với MC phải tập dợt trước chương trình diễn ra, MC phải nhận nói trước vài ngày để MC nghiên cứu tránh tình trạng đến lúc chương trình diễn MC đọc nội dung chương trình Khi làm việc với quan báo chí vấn đề PR cho chương trình, phải hiểu rõ nhu cầu tính chất cơng việc nhà báo Nếu làm việc với nhà báo trước hết ta gởi email cho họ với nội dung mang tính chất giới thiệu diễn tả cách thức gây tò mò cho họ đồng thời thúc đẩy hành động Khi xin giấy phép tổ chức chương trình: thời gian cấp giấy phép cho doanh nghiệp Việt Nam ngày, doanh nghiệp nước bảy ngày Đây điều doanh nghiệp tổ chức kiện cần nắm để tránh tình trạng chương trình bị trì hỗn Tốt xin bất kỳ giấy phép để chạy chương trình nên xin trước chương trình diễn khoảng tháng, ta bổ sung giấy tờ thay đổi nội dung để phù 32 hợp theo yêu cầu Vì giấy phép định chương trình diễn tiến độ, bị hủy hay dời ngày Bước 5: Tiến hành tổ chức Đây giai đoạn cực kỳ quan trọng, cho thấy chuyên nghiệp cơng ty kiện, lên danh sách công việc phân công cách rõ ràng đưa tình xấu xảy để giải tình kịp thời chương trình diễn xuống Trước diễn chương trình, bảo đảm thứ chuẩn bị cách tốt Những nhân viên phụ trách chương trình phải ln túc trực nơi diễn chương trình để theo dõi tiến độ công việc để kịp thời điều động nhân Đối với dàn dựng sân phải làm trước ngày phải kiểm tra xem hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu có đủ tiêu chuẩn cho chương trình diễn ra, để tránh tình trạng tiêu chuẩn sân khấu khơng đủ điều kiện gây ảnh hưởng xấu đến tính mạng nhân q trình chạy chương trình Nói chung chạy chương trình nhiều tình khơng lường trước nên cơng ty chuẩn bị chi tiết hạn chế phần rủi ro Lúc diễn chương trình, tay ln cầm checklist, ln theo sát tiến độ cơng việc chương trình, kiểm tra xem tình xấu xảy có nằm dự tính hay khơng phải bình tỉnh để giải vấn đề Các trưởng nhóm phụ trách phận q trình chạy chương trình ln phải báo cáo tình hình cách liên tục cho người quản lý chương trình, để phận phối hợp ăn ý với Và tránh tình trạng rời bỏ vị trí đảm nhiệm rời bỏ vị trí cần phải có người thay thời gian vắng mặt Bên cạnh chuẩn bị sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, nội dung phát biểu chủ yếu diễn văn, tiểu sử nhân vật quan trọng tham dự, bảng tóm tắt vấn đề trị vấn đề quan trọng khác 33 Bước 6: Kết thúc Sau kiện viết thư cảm ơn người tham gia tổ chức kiện đại biểu quan trọng nhân viên Khi chương trình kết thúc lúc nhiều thứ phải dọn dẹp, bị hư hỏng q trình sử dụng Chính sau chương trình kết thúc nên có nhóm cơng tác hậu cần dọn dẹp lắp ráp lại vật dụng, thiết bị sử dụng cho chương trình bàn giao lại cho nhà cung cấp Chăm sóc khách hàng sau kiện cách viết email cảm ơn khách hàng đến tham dự kiện kèm theo thông tin, hình ảnh kiện sản phẩm cách nhắc nhở khách hàng kiện, sản phẩm Đồng thời điều thể lòng biết ơn tôn trọng khách hàng Cập nhật thơng tin, hình ảnh lên website để khách hàng biết thêm chương trình, hoạt động công ty quảng bá thương hiệu doanh nghiệp Bước 7: Đánh giá Sau chương trình kết thúc tất phận phải họp lại với nhau, đánh giá nhận xét chương trình Những mặt chưa được, người phải góp ý thẳng thắng với để rút kinh nghiệm cho chương trình sau phải ghi thành văn để làm tư liệu đúc kết Tránh bỏ qua giai đoạn này, đơi chương trình dồn dập cơng ty hay bỏ qua điều không nên Tổ chức họp kiểm điểm với nhân viên viết báo cáo nhanh việc diễn chưa kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức kiện tương lai 3.2.4 Các giải phảp khác nhằm hồn thiện quy trình tổ chức kiện Xác định kế hoạch nhu cầu khách hàng tổ chức kiện Người tổ chức kiện cần biết khách hàng cần muốn gì, hạng mục cần thiết cho tổ chức kiện, phải sản xuất, cần phải thuê điều kiện tiên cho việc tiết kiệm thời gian, chi phí mua bán, chi phí sản xuất giảm thiểu tổ chức kiện Rõ ràng kế hoạch thay đổi liên tục tổ chức kiện, với khả quản trị rủi ro trình tổ chức kiện làm cho chi phí tổ chức kiện phát sinh 34 tăng chóng mặt, hạng mục sản xuất mua bán khơng sử dụng, mà phải sử dụng hạng mục với chi phí phát sinh cao mà khơng mang lại hiệu thời gian chuẩn bị khơng có nhiều Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp tổ chức kiện: Hầu hết công ty tổ chức kiện khôn ngoan, không tập trung số hệ thống trang thiết bị chuyên biệt tổ chức kiện, mà công ty tổ chức kiện nổ lực hợp tác với nhà cung cấp để giúp công ty tổ chức kiện tránh chi phí lưu kho, khấu hao, hội Nhưng công ty tổ chức kiện thực dự án lớn hay mùa cao điểm, công ty tổ chức kiện cần lượng trang thiết bị tổ chức kiện lớn để phục vụ cơng tác tổ chức kiện Chính lúc vậy, mối quan hệ tốt, lâu năm công ty tổ chức kiện, nhà tổ chức kiện với nhà cung cấp cần thiết hữu ích Việc cơng ty tổ chức kiện, nhà tổ chức kiện xây dựng mối quan hệ chiến lược lâu dài với nhà cung cấp cách để lấy giá tốt giảm thiểu rủi ro chủ động việc triển khai tổ chức kiện Giám sát chặt chẽ trình triển khai tổ chức kiện: Trong trình tổ chức kiện vai trị quản lý tổ chức kiện cực kỳ quan trọng Công ty tổ chức kiện phải người hiểu rõ quy trình thực tổ chức kiện phụ trách Từ cơng ty tổ chức kiện cần phải có trách nghiệm kiểm sốt trang thiết bị cần thiết tổ chức kiện, dự trù kinh phí tạm ứng để tổ chức kiện, tính tốn số lượng thực khơng để thất lãng phí trước, sau tổ chức kiện Đảm bảo tiến độ thực tổ chức kiện: 35 Đây thực yếu tố quan trọng tổ chức kiện, quy trình tổ chức kiện chuyên nghiệp giải pháp thi công tổ chức kiện thơng minh góp phần làm giảm chi phí tổ chức kiện nhiều Trong trình tổ chức kiện tiến độ chậm ảnh hưởng đến công tác chuẩn bị tổ chức kiện, thực tổ chức kiện, giám sát trình tổ chức kiện Tổ chức kiện tiến độ cách giúp chi phí tổ chức kiện không bị phát sinh, chất lượng tổ chức kiện đảm b KẾT LUẬN Để thực chương trình kiện hồn chỉnh phải trải qua nhiều trình làm việc tỉ mỉ Càng tỉ mỉ cho thấy chuyên nghiệp công ty kiện nhiêu Trong tháng vừa qua công ty lên kế hoạch nhiều chương trình, phần lớn chương trình kết hợp với bên hội Chữ Thập Đỏ, hội Phụ Nữ để vận động tài trợ chương trình cho cơng ty, khơng thật mang lại danh tiếng cho cơng ty Nên nói cách xác cơng ty bóng chưa có bước phát triển vượt bật Phần lớn chương trình đến tay nhân viên kinh doanh để chạy tài trợ thời gian cịn hạn hẹp chương trình liên tục, thời gian để chờ doanh nghiệp duyệt chương trình kéo dài nên chương trình vận động tài trợ chưa đạt kết mong muốn Còn chương trình cơng ty tự lên kế hoạch tự chạy chọn chương trình nhỏ công ty thực chưa đủ tiềm lực để tự đứng tổ chức chương trình mang tỉnh tầm cỡ để PR cho Và cơng ty có thực số chương trình theo yêu cầu khách hàng Nhưng chương trình chưa thật thành cơng cách tồn vẹn, q trình thực có nhiều thiếu sót khơng lường trước rủi ro thay đổi, q trình hợp tác làm việc có phân cơng trách nhiệm khơng rõ ràng thành viên nên dẫn đến lục đục nội Mặt khác, đội ngũ nhân lực phòng kiện phần lớn cỏn trẻ chưa có 36 nhiều kinh nghiệm q trình làm thực tế, nên có thiếu sót xảy Hy vọng chuyên đề tốt nghiệp cung cấp phần nhỏ giải pháp giúp công ty có hướng đắn hoạt động kinh doanh TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu sách giáo trình: [1] Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Tấn Thịnh (2012), Giáo trình Quản lý nguồn nhân tổ chức [2] TS.Nguyễn Thị Mỹ Thanh (2015), Giáo trình Quản trị tổ chức kiện lễ hội, Nhà xuất Lao động – Xã hội Tài liệu Internet: [3] Trang web thức cơng ty VietFuntastic http://www.vietfun.com.vn , ngày 02/05/2022 [4] Giới thiệu công ty VietFuntastic http://hosocongty.vn , ngày 02/05/2022 [5] Thơng tin số liệu từ phịng nhân phận lữ hành công ty VietFuntastic, ngày 02/05/2022 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên sinh viên thực tập: Lớp: MSSV: Chuyên ngành: Thời gian thực tập: NỘI DUNG NHẬN XÉT: Đà Nẵng, Ngày… Tháng… Năm… Xác nhận Giảng Viên Hướng Dẫn (Ký, ghi rõ họ tên) NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN Họ tên sinh viên thực tập: Lớp: MSSV: Chuyên ngành: Thời gian thực tập: NỘI DUNG NHẬN XÉT: Đà Nẵng, Ngày… Tháng… Năm… Xác nhận Giảng Viên Phản Biện (Ký, ghi rõ họ tên) ... QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC 1.1 Giới thiệu chung công ty TNHH Du. .. QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC CHƯƠNG 2: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC CHƯƠNG 3:... kiện VietFuntastic5 CHƯƠNG 2: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ SỰ KIỆN VIETFUNTASTIC 2.1 Giới thiệu chung phận lữ hành công ty