2.4.1 .Ưu điểm
3.2 .Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại cơng ty
3.2.3. Hoàn thiện quá trình tổ chức sự kiện
Bước 1: Hình thành concept
Mục đích của sự kiện
Tùy theo từng nội dung chương trình, loại hình của chương trình ... khi đó mục đích của sự kiện sẽ khác nhau.
Có một số chương trình mang tính từ thiện của một công ty hay của hội ( hội Chữ Thập Đỏ, hội Phụ Nữ), thì khi đó mục đích của sự kiện lại mang tính từ thiện. Nhưng
hiện nay khi làm các hoạt động từ thiện các doanh nghiệp mong muốn mang ý nghĩa từ thiện và khơng thích hình thức vừa từ thiện và vừa quảng cáo như gắn logo của cơng ty mình trên những q tặng.
Để tránh tình trạng này khi làm các chương trình mang tính từ thiện theo u cầu của cơng ty, thì phải xem cơng ty đó có mong muốn làm PR cho mình ở cấp độ nào, và nên tìm hiểu nhu cầu của các doanh nghiệp khi tham gia làm hoạt động từ thiện.
Mục tiêu
Mục tiêu đặt ra là phải nằm trong khả năng có thể, và trong lĩnh vực tổ chức sự kiện khó mà cân đo được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty trong một thời gian ngắn, cần đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến để chúng ta có thể đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành. Và với bất kỳ một chương trình sự kiện nào diễn ra thì cơng ty ln phải đặt ra câu hỏi đầu tiên là: mục tiêu lợi nhuận của công ty thông qua sự kiện này là gì. Đó là mục tiêu xây dựng quan hệ hay mục tiêu chiếm lĩnh cơ hội ... khi đó cơng ty sẽ có hướng đi đúng đắn hơn trong q trình lên kể hoạch.
Đối tượng chính của sự kiện
Khi tổ chức một sự kiện cần phải lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng khơng có nhiều tiềm năng để cơng ty có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Công ty cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thơng điệp gì mà nội dung của chương trình muốn truyền tải đến khách hàng. Chính vì thế mà cơng ty phải xác định số lượng những khách hàng mà sự kiện thu hút được.
Địa điểm
Công ty nên dựa vào thông điệp của sự kiện mà xác định địa điểm tốt nhất cho sự kiện, nhằm truyền đạt thơng điệp đó đến cơng chúng. Khi chọn địa điểm cần xem xét địa điểm đó chứa được tối đa bao nhiêu người. Có phù hợp với số lượng khách mới dự tính khơng. Và âm thanh, ánh sáng, có thể chuẩn bị theo đúng yêu cầu của sự kiện hay khơng.
Dung lượng âm thanh, ánh sáng có ảnh hưởng đến người dân xung quanh khơng.Vị trí có phù hợp khơng. Mỹ quan có phù hợp với hồn cảnh sự kiện kiện hay khơng. Vấn đề giá cả có phù hợp với kinh phí dự trù hay khơng. Đó là những điều mà khi chọn địa điểm công ty cần phải cân nhắc là tiềm hiểu kĩ trước khi kí kết hợp đồng thuê địa điểm.
Thời gian diễn ra sự kiện
Kiểm tra chính xác thời gian diễn ra sự kiện cần phải kiểm tra xem ngày này có trùng với bất kỳ dịp lễ, ngày nghỉ nào hay không, cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem. Nên sớm chuẩn bị cho sự kiện một khỏang thời gian rộng rãi để thực hiện sự kiện sẽ hạn chế được rất nhiều rủi ro có thể xảy ra mà cơng ty cịn có thời gian để sửa chữa.
Ngân sách
Chỉ ra kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận và quan trọng là để so sánh kết quả đạt được với kế hoạch. Xác định được mục tiêu phấn đấu. Dự báo được sản phẩm, doanh thu, chi phi căn cứ trên các dữ liệu thu thập từ thị trường và phân tích dữ liệu qua các năm trước. Xác định được lượng vốn và nguồn vốn. Trình bày và giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ và tham gia. Đặc tính sản phẩm và dịch vụ. Mỗi chương trình đều nên có một ý tưởng mới lạ để thu hút người tham dự, đó là điều cần thiết. Và khi làm chương trình thì phải nên chú ý xem loại hình của chương trình này là gì để tổ chức thích hợp.
Bước 2: Thiết kế sự kiện
Để thiết kế được một chương trình phải tìm hiểu thơng tin của khách hàng và phải nắm bắt được tâm lý của họ để biết họ nghĩ gì và muốn gì làm gì cho chương trình, đó là cách thức để đưa ra một bảng thiết kế hồn hảo vì đơi khi cơng ty có ý tưởng rất hay nhưng kinh phí thực hiện chương trình lại q cao khơng phù hợp với tài chính hiện tại của cơng ty khách hàng , hay đôi khi khách hàng cảm thấy ý tưởng này không phù hợp trong thời gian hiện tại của công ty. Khơng nên phơ trương hết những ý tưởng mình có một cách chi tiết cho khách hàng để tránh tình trạng ăn cắp ý tưởng. Đối với một chương
trình sự kiện thì hình thành một ý tưởng hay là điều rất quan trọng, và trong ý tưởng đó phải có một điểm nhấn. Và để đạt được điểm nhấn đó phải bao gồm ba điều là: thăng hoa nghệ thuật + truyền tải chủ đề + tiếp xúc trực tiếp từ khách hàng, đó là điều cần thiết hình thành nên một ý tưởng hay. Ý tưởng hay chưa đủ làm nên một chương trình sự kiện thu hút và thuyết phục, nó cần được thăng hoa nhờ vào nghệ thuật và những hiệu ứng của sân khấu, vũ điệu, âm thanh, nghệ thuật lắp đặt, bố trí. Và cuối cùng điện ảnh kết hợp tất cả các thể mạnh trên vào với nhau trong một kịch bản hấp dẫn, để sự kiện đạt được hiệu quả cao nhất trong cách diễn đạt dễ hiểu nhất, sống động nhất và đi vào lịng khán giả thuyết phục nhất. Vì vậy để chuyển hóa nghệ thuật trong sự kiện, nó phụ thuộc vào rất nhiều cái tài của người tổng chỉ huy, sự kiện được nghệ thuật hóa là am hiểu nhiều loại ngôn ngữ nghệ thuật, biết cân nhắc tỷ lệ của việc áp dụng, và cuối cùng là thực hiện nó một cách trơi chảy và dĩ nhiên là khả tiết kiệm.
Buộc 3: Lập kế hoạch
Khi lập kế hoạch PR cho chương trình thì nên chú ý đến thời gian, để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện, thì nên thơng báo trước cho khách mời trong một thời gian nào đó. Khi thơng báo đến người tham dự trong thời gian sớm khả năng khách mời sẽ tham dự cao.Thống nhất và yêu cầu các cơng việc, hạng mục thiết kế, trang trí, dàn dựng phục vụ sự kiện. Trên cơ sở thơng tin đó, lên hạng mục cơng việc, kế hoạch tổng quát, bảng ngân sách dự trù thiết kế mặt bằng khu vực... cho khách hàng xem qua. Để chạy một chương trình sự kiện thì cần rất nhiều nhân lực, khi đó cơng ty phải có kế hoạch nhân sự cụ thể cho từng người có thể thuê nhân sự bên ngoài là các bạn cộng tác viên. Nhưng chỉ nên giao những cơng việc mang tính chất nhỏ, và trong q trình làm việc phải có trưởng nhóm để tổng hợp lại thơng tin, người trưởng nhóm này nên là nhân viên của công ty. Nên sắp xếp công việc của từng người phù hợp với năng lực của họ. Lập kế hoạch công bố thông tin sớm đến các cơ quan báo chỉ nó giúp chúng ta có thời gian để chuẩn bị và đồng thời cũng để khẳng định bản quyền của chương trình. Lên một ngân sách để
quảng bá cho sự kiện càng sớm thì càng mở ra nhiều cơ hội, với một ngân sách cho phép có thể book quảng cáo trên báo, tạp chí, radio, hay tivi, poster, gửi mail trực tiếp. Viết kịch bản cho chương trình nên bao gồm đầy đủ chi tiết về thời gian, địa điểm, nhân sự, chi phí ... và kể cả các chi tiết nhỏ nhặt nhất.
Bước 4: Triển khai công tác thực hiện và giảm sát
Khi mỗi nhân sự được phân cơng đảm nhiệm một cơng việc, thì phải báo cáo tiến độ làm việc của mình theo thời gian đã quy định và tốt nhất là nên hỗ trợ nhau trong q trình làm việc để cơng việc có thể tiến hành một cách nhanh chóng. Trong q trình triển khai cơng việc trong việc kí kết hợp đồng làm chương trình phải ghi hợp đồng rõ ràng, tránh dùng những cụm từ chủ quan như: sẽ được thỏa thuận hoặc sẽ được quyết định trong những ngày sau đó... sẽ dẫn đến nhiều lý giải khác nhau dẫn đến những xích mích, và trường hợp xấu nhất là chương trình có thể bị hủy vì kiện tụng trong hợp đồng. Khi làm việc với giới nghệ sĩ thì nên cho họ biết trước về nội dung chương trình để tránh hát những bài hát khơng phù hợp với nội dung và đối tượng khách hàng của chương trình. Đối với MC thì phải tập dợt trước khi chương trình diễn ra, ít nhất MC phải nhận bài nói trước vài ngày để MC nghiên cứu tránh tình trạng đến lúc chương trình diễn ra MC mới đọc nội dung chương trình. Khi làm việc với các cơ quan báo chí trong vấn đề PR cho chương trình, phải hiểu rõ nhu cầu và tính chất cơng việc của các nhà báo. Nếu làm việc với các nhà báo mới trước hết ta có thể gởi email cho họ với nội dung mang tính chất giới thiệu và diễn tả được cách thức gây tò mò cho họ đồng thời thúc đẩy hành động.
Khi xin giấy phép tổ chức chương trình: thời gian cấp giấy phép cho các doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp nước ngoài là bảy ngày. Đây là điều các doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần nắm để tránh tình trạng chương trình bị trì hỗn. Tốt nhất khi xin bất kỳ giấy phép nào để chạy chương trình thì nên xin trước khi chương trình diễn ra khoảng 1 tháng, khi đó ta có thể bổ sung giấy tờ hoặc thay đổi nội dung để phù
hợp theo yêu cầu. Vì giấy phép quyết định chương trình đó sẽ diễn ra đúng tiến độ, bị hủy hay dời ngày.
Bước 5: Tiến hành tổ chức
Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng, nó cho thấy sự chun nghiệp của các cơng ty sự kiện, vì vậy lên danh sách cơng việc và phân cơng một cách rõ ràng và đưa ra những tình huống xấu có thể xảy ra để có thể giải quyết tình huống kịp thời khi đó chương trình sẽ diễn ra xuống sẽ. Trước khi diễn ra chương trình, bảo đảm rằng mọi thứ đang được chuẩn bị một cách tốt nhất. Những nhân viên phụ trách chương trình phải ln túc trực tại nơi diễn ra chương trình để theo dõi tiến độ công việc để kịp thời điều động nhân sự. Đối với dàn dựng sân khẩu phải làm trước 1 ngày và phải kiểm tra xem hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu có đủ tiêu chuẩn cho chương trình diễn ra, để tránh tình trạng tiêu chuẩn sân khấu khơng đủ điều kiện và có thể gây ảnh hưởng xấu đến tính mạng nhân sự trong q trình chạy chương trình. Nói chung khi chạy một chương trình thì rất nhiều tình huống không lường trước nên công ty càng chuẩn bị càng chi tiết sẽ hạn chế được phần nào những rủi ro đó. Lúc diễn ra chương trình, trên tay ln cầm một checklist, luôn theo sát tiến độ cơng việc của chương trình, kiểm tra xem những tình huống xấu nhất có thể xảy ra có nằm trong dự tính hay khơng và phải bình tỉnh để giải quyết vấn đề. Các trưởng nhóm phụ trách từng bộ phận trong q trình chạy chương trình ln phải báo cáo tình hình một cách liên tục cho người quản lý chương trình, để các bộ phận có thể phối hợp ăn ý với nhau. Và tránh tình trạng rời bỏ vị trí của mình đang đảm nhiệm nếu rời bỏ vị trí thì cần phải có người thay thế trong thời gian vắng mặt. Bên cạnh đó chuẩn bị một cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm các chương trình làm việc, danh sách các đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, tiểu sử các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bảng tóm tắt các vấn đề chính trị và các vấn đề quan trọng khác.
Bước 6: Kết thúc
Sau sự kiện viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên. Khi chương trình kết thúc là lúc rất nhiều thứ phải dọn dẹp, và bị hư hỏng trong q trình sử dụng. Chính vì vậy sau khi chương trình kết thúc nên có nhóm cơng tác hậu cần dọn dẹp và lắp ráp lại vật dụng, thiết bị sử dụng cho chương trình và bàn giao lại cho nhà cung cấp. Chăm sóc khách hàng sau sự kiện bằng cách viết email cảm ơn khách hàng đã đến tham dự sự kiện kèm theo thơng tin, hình ảnh về sự kiện và sản phẩm mới cũng là cách nhắc nhở khách hàng về sự kiện, sản phẩm. Đồng thời điều này cũng thể hiện lịng biết ơn cũng như sự tơn trọng đối với khách hàng. Cập nhật thơng tin, hình ảnh lên website để khách hàng biết thêm về chương trình, về hoạt động của cơng ty và quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp.
Bước 7: Đánh giá
Sau khi chương trình kết thúc thì tất cả các bộ phận phải họp lại với nhau, đánh giá nhận xét về chương trình. Những mặt nào được và chưa được, mọi người phải góp ý thẳng thắng với nhau để rút kinh nghiệm cho chương trình sau và nó phải được ghi thành văn bản để làm tư liệu đúc kết. Tránh bỏ qua giai đoạn này, đơi khi những chương trình dồn dập cơng ty hay bỏ qua đây là điều không nên. Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai.