Các giải phảp khác nhằm hồn thiện quy trình tổ chứ- 123docz.net

2.4.1 .Ưu điểm

3.2 .Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại cơng ty

3.2.4. Các giải phảp khác nhằm hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện

Xác định kế hoạch và nhu cầu của khách hàng khi tổ chức sự kiện Người tổ chức sự kiện cần biết khách hàng cần gì và muốn gì, hạng mục nào cần thiết cho tổ chức sự kiện, cái nào phải sản xuất, cái nào cần phải thuê là một trong những điều kiện tiên quyết cho việc tiết kiệm thời gian, chi phí mua bán, chi phí sản xuất sẽ giảm thiểu khi tổ chức sự kiện.

Rõ ràng mọi kế hoạch thay đổi liên tục khi tổ chức sự kiện, cùng với khả năng quản trị rủi ro kém trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ làm cho chi phí tổ chức sự kiện phát sinh

tăng chóng mặt, những hạng mục đã sản xuất và mua bán thì khơng được sử dụng, mà phải sử dụng các hạng mục với chi phí phát sinh cao mà khơng mang lại hiệu quả vì thời gian chuẩn bị khơng có nhiều.

Xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp trong tổ chức sự kiện:

Hầu hết các công ty tổ chức sự kiện hiện nay rất khôn ngoan, không chỉ tập trung một số hệ thống trang thiết bị chuyên biệt tổ chức sự kiện, mà các công ty tổ chức sự kiện nổ lực hợp tác với các nhà cung cấp để giúp các công ty tổ chức sự kiện tránh được các chi phí lưu kho, khấu hao, cơ hội. Nhưng các công ty tổ chức sự kiện thực hiện dự án lớn hay mùa cao điểm, các công ty tổ chức sự kiện cần một lượng trang thiết bị tổ chức sự kiện lớn để phục vụ công tác tổ chức sự kiện. Chính những lúc như vậy, mối quan hệ tốt, lâu năm của các công ty tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện với các nhà cung cấp là rất cần thiết và hữu ích.

Việc các công ty tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện xây dựng mối quan hệ chiến lược lâu dài với các nhà cung cấp cũng là một cách để lấy giá tốt và giảm thiểu rủi ro và chủ động trong việc triển khai tổ chức sự kiện.

Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai tổ chức sự kiện:

Trong quá trình tổ chức sự kiện thì vai trị của một quản lý tổ chức sự kiện cực kỳ quan trọng. Công ty tổ chức sự kiện phải là người hiểu rõ nhất quy trình thực hiện tổ chức sự kiện mình đang phụ trách. Từ đó cơng ty tổ chức sự kiện cần phải có trách nghiệm kiểm sốt trang thiết bị cần thiết khi tổ chức sự kiện, dự trù kinh phí tạm ứng để tổ chức sự kiện, tính tốn số lượng thực hiện khơng để thất thốt và lãng phí trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện.

Đây thực sự là yếu tố quan trọng trong tổ chức sự kiện, một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cùng những giải pháp thi cơng tổ chức sự kiện thơng minh sẽ góp phần làm giảm chi phí tổ chức sự kiện đi rất nhiều.

Trong quá trình tổ chức sự kiện nếu tiến độ chậm sẽ ảnh hưởng đến công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện, thực hiện tổ chức sự kiện, giám sát quá trình tổ chức sự kiện...Tổ chức sự kiện đúng tiến độ là cách giúp chi phí tổ chức sự kiện sẽ khơng bị phát sinh, chất lượng tổ chức sự kiện đảm b

KẾT LUẬN

Để thực hiện một chương trình sự kiện hồn chỉnh phải trải qua rất nhiều q trình làm việc tỉ mỉ. Càng tỉ mỉ bao nhiêu sẽ càng cho thấy sự chuyên nghiệp của các công ty sự kiện bấy nhiêu. Trong những tháng vừa qua công ty đã lên kế hoạch rất nhiều chương trình, nhưng phần lớn những chương trình đó là kết hợp với bên hội Chữ Thập Đỏ, hội Phụ Nữ để đi vận động tài trợ các chương trình cho cơng ty, và nó cũng khơng thật sự mang lại danh tiếng cho cơng ty. Nên nói một cách chính xác thì cơng ty cũng chỉ là cái bóng chưa có bước phát triển vượt bật. Phần lớn những chương trình khi đến tay nhân viên kinh doanh để chạy tài trợ thì thời gian cịn rất hạn hẹp và chương trình thì liên tục, trong khi thời gian để chờ các doanh nghiệp duyệt chương trình thì kéo dài nên những chương trình vận động tài trợ vẫn chưa đạt được kết quả như mong muốn. Cịn đối với những chương trình cơng ty tự lên kế hoạch và tự chạy thì cũng chỉ chọn những chương trình nhỏ và hiện tại cơng ty thực sự chưa đủ tiềm lực để có thể tự đứng ra tổ chức những chương trình mang tỉnh tầm cỡ để PR cho mình. Và cơng ty có thực hiện một số các chương trình theo yêu cầu của khách hàng. Nhưng những chương trình này vẫn chưa thật sự thành cơng một cách tồn vẹn, trong q trình thực hiện vẫn có nhiều thiếu sót vì khơng lường trước được những rủi ro có thể thay đổi, và trong q trình hợp tác làm việc có sự phân cơng trách nhiệm khơng rõ ràng giữa các thành viên nên dẫn đến lục đục trong nội bộ. Mặt khác, đội ngũ nhân lực của phòng sự kiện phần lớn là cỏn trẻ và vẫn chưa có

nhiều kinh nghiệm trong q trình làm thực tế, nên vẫn có những thiếu sót xảy ra. Hy vọng bài chuyên đề tốt nghiệp này sẽ cung cấp một phần nhỏ giải pháp giúp cơng ty có hướng đi đúng đắn hơn trong hoạt động kinh doanh.

Tài liệu sách và giáo trình:

[1] Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Tấn Thịnh (2012), Giáo trình Quản lý nguồn nhân sự

trong tổ chức.

[2] TS.Nguyễn Thị Mỹ Thanh (2015), Giáo trình Quản trị tổ chức sự kiện và lễ hội, Nhà

xuất bản Lao động – Xã hội.

Tài liệu Internet:

[3] Trang web chính thức của công ty VietFuntastic http://www.vietfun.com.vn , ngày 02/05/2022.

[4] Giới thiệu công ty VietFuntastic http://hosocongty.vn , ngày 02/05/2022.

[5] Thông tin số liệu từ phòng nhân sự và bộ phận lữ hành công ty VietFuntastic, ngày 02/05/2022.

Họ và tên sinh viên thực tập:................................................................................... Lớp:........................................................................................................................ MSSV:.................................................................................................................... Chuyên ngành:........................................................................................................ Thời gian thực tập:.................................................................................................. NỘI DUNG NHẬN XÉT: ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ Đà Nẵng, Ngày… Tháng… Năm…

Xác nhận của Giảng Viên Hướng Dẫn

Xác nhận của Giảng Viên Phản Biện

Các giải phảp khác nhằm hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện

Nâng cao chất lượng đội ngũ lao động

Hoàn thiện quá trình tổ chức sự kiện