KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ SỰ CẦN THIẾT CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG MỘT TỔ CHỨC
1 Khái niệm phân tích công việc và các khái niệm có liên quan. a/ khái niệm phân tích công việc
Phân tích công việc là công cụ quản trị nhân sự quan trọng, được áp dụng rộng rãi trên thế giới trong hàng trăm năm qua Nó ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và nhân viên, xác định trách nhiệm, quyền hạn, lương bổng và phúc lợi, cũng như đào tạo và hoạch định nhân sự Trong khi các nước phát triển đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này, thì các nước đang phát triển vẫn đang tìm hiểu và áp dụng phân tích công việc như một khái niệm mới mẻ Do đó, việc làm rõ các vấn đề liên quan đến phân tích công việc là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực.
Công việc bao gồm các nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành để một tổ chức đạt được mục tiêu của mình Một công việc có thể được thực hiện bởi một hoặc nhiều nhân viên Do đó, phân tích công việc có thể được định nghĩa là quá trình đánh giá và xác định các nhiệm vụ và yêu cầu cần thiết cho từng vị trí trong tổ chức.
Phân tích công việc là quá trình hệ thống xác định nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết cho công việc trong tổ chức, bao gồm việc mô tả mục tiêu, nhiệm vụ, và điều kiện hoàn thành công việc Ngoài ra, nó còn xác định quyền hạn, trách nhiệm, và kỹ năng yêu cầu, giúp tổ chức tuyển chọn những ứng viên phù hợp nhất để thực hiện công việc hiệu quả.
Nhiệm vụ là đơn vị nhỏ nhất trong phân tích công việc, thể hiện các hoạt động riêng lẻ với mục đích cụ thể mà người lao động cần thực hiện.
Vị trí làm việc: cấp độ tiếp theo của phân tích biểu thị tất cả các nhiệm vụ của người lao động.
Nghề là tập hợp các công việc tương tự có liên quan đến nhau, yêu cầu người lao động phải có kiến thức chuyên môn đồng bộ và các kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết Nó thể hiện hình thức của lao động, đòi hỏi sự tổng hợp kiến thức và thói quen thực hành trong các công việc cụ thể.
Chuyên môn là hình thức lao động chuyên sâu, được hình thành từ việc chia nhỏ các nghề Nó yêu cầu người lao động phải có kiến thức lý thuyết vững chắc và thói quen làm việc chuyên nghiệp hơn.
2 Vai trò của phân tích công việc a/Phân tích công việc một công cụ quan trọng nhất của quản trị nhân lực
Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, là chìa khóa cho quản trị nhân lực hiệu quả Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, cần xem xét các khía cạnh liên quan đến phân tích công việc Hãy cùng tìm hiểu qua sơ đồ minh họa sau đây.
Mô tả tiêu chuẩn công việc
Trách nhiệm đào tạo và phát triển
Nhiệm vụ Đánh giá công việc
Tương quan nhân sự và lao động
Sơ đồ phân tích công việc
Công cụ quản trị nhân lực cơ bản nhất a.1 hoạch định nhân sự
Hoạch định nhân sự là quá trình dự đoán và xác định nhu cầu về tài nguyên nhân lực trong tương lai, nhằm đảm bảo cơ quan có đủ số lượng và chất lượng nhân viên phù hợp cho từng vị trí Để thực hiện điều này, cần tiến hành phân tích công việc, từ đó dự báo nhu cầu nhân sự và thiết kế công việc hiệu quả Bên cạnh đó, việc xây dựng các chính sách thực hiện các kế hoạch và chương trình đã đề ra là rất quan trọng Khi thực hiện hoạch định nhân sự, cần phân tích kỹ lưỡng công việc và các kế hoạch chiến lược của tổ chức, nhằm mang lại kết quả tốt nhất cho quá trình tuyển dụng và bố trí công việc.
Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm và thu hút những ứng viên đủ tiêu chuẩn từ cả nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp để tham gia ứng tuyển vào các vị trí công việc trong tổ chức.
Tuyển dụng bao gồm hai giai đoạn chính: tuyển mộ và tuyển chọn Tuyển mộ là quá trình thu hút ứng viên tiềm năng từ nhiều nguồn khác nhau, nhằm khuyến khích những người có trình độ và khả năng nộp đơn ứng tuyển vào vị trí công việc.
Tuyển chọn là quá trình xác định ứng cử viên phù hợp nhất cho vị trí cần tuyển Phân tích công việc giúp làm rõ bản chất công việc, từ đó nâng cao chất lượng tuyển dụng thông qua việc thu thập thông tin chính xác Qua đó, xác định được loại ứng viên có khả năng đảm nhận công việc hiệu quả, giúp tuyển dụng đúng người phù hợp với yêu cầu đã phân tích.
Việc phân tích công việc trở nên cực kỳ quan trọng trong bối cảnh doanh nghiệp mở rộng quy mô, giúp đảm bảo tuyển dụng nguồn nhân lực phù hợp Sau khi tuyển chọn được nhân viên đạt yêu cầu, việc bố trí công việc trở nên dễ dàng hơn nhờ vào quá trình phân tích hiệu quả Bên cạnh đó, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là những hoạt động cần thiết giúp nhân viên và quản lý thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ của mình.
Phát triển nguồn nhân lực là một quá trình tổ chức các hoạt động học tập nhằm thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động Qua phân tích công việc, doanh nghiệp xác định được loại nhân viên cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển Việc đánh giá thực hiện công việc là một phương pháp hệ thống để xem xét hiệu quả làm việc của từng cá nhân, từ đó so sánh với tiêu chuẩn đã đề ra Thù lao lao động, bao gồm tất cả các khoản mà nhân viên nhận được từ mối quan hệ với nhà tuyển dụng, cũng là yếu tố quan trọng cần xem xét Phân tích công việc giúp xác định mức thù lao hợp lý và nhận diện các yếu tố có hại cho sức khỏe, từ đó có thể thiết kế lại công việc để loại trừ những rủi ro này An toàn vệ sinh lao động là một yếu tố không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, nhằm tạo ra môi trường làm việc an toàn và lành mạnh cho nhân viên Phân tích công việc còn tác động tích cực đến hiệu quả lao động cá nhân, giúp nâng cao năng suất làm việc.
Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong việc xác định cơ hội, nhiệm vụ, kỹ năng và trình độ cần thiết cho người lao động Nó không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả lao động cá nhân mà còn liên quan chặt chẽ đến động cơ làm việc, đặc biệt là trong công tác tiền lương Khi phân tích công việc được thực hiện tốt, nó giúp tăng cường động lực làm việc và cải thiện hiệu quả lao động Hơn nữa, phân tích công việc có thể loại bỏ các yếu tố có hại cho sức khỏe, từ đó nâng cao điều kiện làm việc Cuối cùng, việc hiểu rõ công việc và vị trí của mình sẽ giúp người lao động nhận thức được tầm quan trọng của công việc, từ đó thúc đẩy họ thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Công việc và sự nhận thức
Khả năng và động cơ của Điều kiện làm việc lao động = F( * * ) Công việc và sự nhận thức công việc: Đây là phạm trù liên quan dến công việc.
Khả năng và động cơ làm việc của con người. Điều kiện làm việc của con người: Đây là phạm trù liên quan đến tổ chức và doanh nghiệp
+Thiết kế và phục vụ nơi làm việc
Để nâng cao hiệu quả làm việc của người lao động, việc trang bị kiến thức, kỹ năng và năng lực cần thiết cho họ là rất quan trọng Hơn nữa, tổ chức công việc một cách hợp lý và đảm bảo các điều kiện làm việc tốt nhất sẽ giúp nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất.
Mục đích của phân tích công việc là để đáp ứng các yêu cầu sau:
+Nhân viên thực hiện công tác gì.
+Khi nào công việc được hoàn tất
+Công việc được thực hiện ở đâu
+Công nhân nên làm công việc đó như thế nào
+Tại sao phải làm công việc đó
+Để làm công việc đó phải hội tụ những tiêu chuẩn trình độ nào
NỘI DUNG CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1 Những vấn đề cần làm trong quá trình phân tích công việc a / Các loại thông tin để thực hiện phân tích công việc
Trong quá trình phân tích công việc, việc sử dụng thông tin giúp xác định những ưu điểm và nhược điểm của công việc cũng như các tiêu chuẩn cần thiết cho người thực hiện công việc.
Tình hình thực hiện công việc được đánh giá dựa trên các thông tin thu thập từ thực tế, bao gồm phương pháp làm việc, thời gian hao phí trong quá trình thực hiện và các yếu tố liên quan đến thành phần công việc.
Các yêu cầu nhân sự bao gồm những tiêu chí cần thiết cho nhân viên thực hiện công việc, như trình độ học vấn, chuyên môn, kỹ năng và kiến thức liên quan Ngoài ra, các thuộc tính cá nhân cũng là yếu tố quan trọng trong việc đánh giá khả năng thực hiện công việc.
Các máy móc, trang bị và dụng cụ được sử dụng trong quá trình làm việc có yêu cầu và đặc điểm riêng, bao gồm tính năng tác dụng và số lượng chủng loại đa dạng Việc hiểu rõ thông tin về các thiết bị này giúp nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo an toàn trong quá trình sử dụng.
Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc bao gồm định mức thời gian, số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc Những tiêu chuẩn này đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Thông tin về điều kiện làm việc của nhân viên bao gồm các yếu tố như yêu cầu về thể lực, tiêu chuẩn vệ sinh lao động, thời gian làm việc, tổ chức hoạt động công ty, chế độ lương và đồng phục Để thực hiện phân tích công việc, cần tuân theo các bước cụ thể nhằm đánh giá toàn diện các điều kiện này.
Quá trình thực hiện phân tích công việc trải qua 6 bước:
Bước đầu tiên trong quá trình phân tích công việc là xác định rõ mục đích sử dụng thông tin Từ đó, bạn có thể lựa chọn hình thức thu thập dữ liệu phù hợp nhất để đảm bảo mức thu nhập thông tin phân tích công việc hiệu quả.
Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản từ sơ đồ tổ chức, bao gồm các văn bản liên quan đến mục đích, yêu cầu, chức năng và quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, cùng với sơ đồ quy trình công nghệ và mô tả công việc trước đó.
Bước 3: Lựa chọn các vị trí đặc trưng và điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc, giúp giảm thời gian thực hiện và tiết kiệm chi phí, đặc biệt là khi phân tích các công việc tương tự.
Để thu thập thông tin phân tích công việc, cần áp dụng các phương pháp khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu và mức độ chính xác của thông tin Các phương pháp thu thập thông tin có thể bao gồm quan sát, bấm giờ, chụp ảnh và phỏng vấn Việc lựa chọn một hoặc kết hợp nhiều phương pháp này sẽ phụ thuộc vào dạng hoạt động và khả năng tài chính của tổ chức.
Bước 5: Đảm bảo tính chính xác của thông tin Để phân tích công việc hiệu quả, cần kiểm tra lại độ chính xác và tính đầy đủ của thông tin thu thập được từ nhân viên và công nhân thực hiện công việc, cũng như từ các viên sát giám thị quan sát quá trình thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc về bản tiêu chuẩn công việc
2 Kết quả của phân tích công việc a/ Bản mô tả công việc
Mô tả công việc là liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc
Bản mô tả công việc là tài liệu quan trọng liệt kê chi tiết các nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên Nó cung cấp thông tin về công việc mà nhân viên cần thực hiện, cách thức thực hiện và các điều kiện liên quan đến nhiệm vụ đó Bản mô tả công việc thường bao gồm các điểm chính để đảm bảo sự rõ ràng và hiệu quả trong công việc.
Phần xác định công việc bao gồm tên chức danh, địa điểm làm việc, lãnh đạo trực tiếp và số lượng nhân viên dưới quyền.
+ Phần tóm tắt công việc: Là phần tường thuật viết một cách tóm và chính xác về các trách nhiệm và nhiệm vụ thuộc về công việc.
Các điều kiện làm việc bao gồm môi trường, tiếng ồn, thời gian làm việc, vệ sinh và an toàn trong phương tiện di chuyển liên quan đến công việc Ngoài ra, cần có bản xác định yêu cầu công việc đối với người thực hiện để đảm bảo hiệu quả và an toàn trong quá trình làm việc.
Bản liệt kê yêu cầu công việc bao gồm các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, cùng với các đặc điểm về tinh thần và thể lực Ngoài ra, còn có những yêu cầu cụ thể khác mà ứng viên cần đáp ứng để thực hiện công việc hiệu quả.
Các tiêu chuẩn nhân sự bao gồm:
+các phẩm chất khác. c/ Bản tiêu chuẩn để thực hiện công việc
Sự ra đời và hoạt động của xí nghiệp cung ứng vật tư vận tải thiết bị xi măng ( là đơn vị tiền thân của công ty vận tải xi măng )
Ngày 1-4-1980 Liên hiệp xí nghiệp xi măng thuộc Bộ xây dựng ra đời nhằm quả lý, điều hành và phát triển ngành xi măng, phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc Liên hiệp các Xí nghiệp xi măng lúc đó gồm có nhà máy xi măng Hải phòng, Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Hà Tiên, đòi hỏi trong liên hiệp xi măng phải có một đơn vị chuyên nghành làm nhiệm vụ cung ứng vận tải, vật tư, thiết bị cho các nhà máy để sản xuất xi măng.
Theo quyết định số 195/BXD-TCCB ngày 16-2-1981 của Bộ Xây dựng, Xí Nghiệp cung ứng Vận tải vật tư thiết bị xi măng đã được thành lập theo đề nghị của Liên hiệp các xí nghiệp xi măng và chính thức hoạt động từ ngày 1-7-1981.
Nhiệm vụ chính của xí nghiệp là cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị phụ tùng cho dây chuyền sản xuất của các nhà máy xi măng lò quay trong liên hiệp các xí nghiệp xi măng, cũng như một số máy lò đứng tại các địa phương Sản phẩm chủ yếu của xí nghiệp bao gồm các loại vật tư và thiết bị cần thiết cho ngành công nghiệp xi măng.
+ Phụ gia Puzơlan , thạch cao
Xí nghiệp đã hoạt động hiệu quả phục vụ các nhà máy xi măng từ năm 1981 đến đầu những năm 1990 Thời điểm này, đất nước trải qua nhiều đổi mới theo cơ chế thị trường, dẫn đến việc Liên hiệp các xí nghiệp xi măng được đổi tên thành Tổng công ty xi măng Việt Nam.
Sự ra đời và phát triển của Công ty Vật tư vận tải xi măng
Theo quyết định số 824 BXD – TCLĐ ngày 3/12/1990 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng, công ty vật tư vận tải xi măng được thành lập trên cơ sở sáp nhập xí nghiệp cung ứng thiết bị vận tải vật tư xi măng và công ty vận tải Công ty có trụ sở tại 21B Cát Linh, Hà Nội và chính thức bắt đầu hoạt động từ ngày 5/1/1991.
Tên giao dịch quốc tế : Meterial transport cement Company.
B/các giai đoạn phát triển của công ty từ năm1991 đến nay.
Giai đoạn 1 (1991-1993) đánh dấu sự chuyển mình quan trọng với việc thành lập công ty thông qua việc sáp nhập hai đơn vị Công ty có nhiệm vụ tổ chức kinh doanh vật tư đầu vào phục vụ sản xuất cho các nhà máy xi măng, đồng thời đảm nhiệm việc vận tải và tiêu thụ xi măng.
Giai đoạn 2, từ năm 1994 đến giữa năm 1998, đánh dấu sự chuyển giao nhiệm vụ tiêu thụ xi măng từ các công ty kinh doanh sang các công ty khác trong tổng công ty Xi Măng VN, theo chỉ đạo của tổng công ty.
Trong giai đoạn từ 1994 đến giữa năm 1997, công ty vật tư vận tải không thực hiện nhiệm vụ kinh doanh tiêu thụ xi măng đầu ra, mà chỉ tập trung vào kinh doanh vật tư đầu vào và cung cấp dịch vụ vận tải, với một số loại vật tư chủ yếu.
+Các loại phụ gia cho sản xuất xi măng.
+Cung ứng vận tải Cliker Bắc – Nam.
+Cung ứng vỏ bao xi măng.
Giai đoạn 3, kéo dài từ tháng 6/1998 đến 1/4/2000, đánh dấu sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Việt Nam với tốc độ tăng trưởng cao và đời sống xã hội được cải thiện đáng kể Trong giai đoạn này, cả nước có 3 lực lượng sản xuất xi măng chính, góp phần quan trọng vào sự phát triển của ngành công nghiệp xây dựng.
+ Các nhà máy thuộc tổng công ty xi măng VN.
+Các nhà máy liên doanh với nước ngoài
+Các nhà máy xi măng lò đứng địa phương.
Sản xuất xi măng trong nước đã vượt quá nhu cầu sử dụng, dẫn đến tình trạng cung vượt cầu Để bảo vệ thị trường tiêu thụ cho sản phẩm trong nước, Chính phủ đã ban hành chỉ thị cấm nhập khẩu xi măng từ cuối năm 1998 Điều này nhằm giữ vững thị phần và thực hiện nhiệm vụ của tổng công ty Xi Măng.
Tổng công ty xi măng VN đã ra quyết định số 605/XMVN-HĐQT vào ngày 23/5/1998 nhằm tổ chức lại hoạt động kinh doanh tiêu thụ xi măng, theo nhiệm vụ được giao để đảm bảo sản xuất, tiêu thụ và bình ổn giá cả xi măng trong nước Kể từ ngày 1/6/1998, công ty vận tải vật tư xi măng được giao nhiệm vụ tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng tại 3 huyện ngoại thành Hà Nội và 9 tỉnh phía Bắc sông Hồng, bao gồm Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Yên Bái, Lào Cai, Tuyên Quang, Hà Giang, Thái Nguyên, Bắc Cạn và Cao Bằng.
Công ty không chỉ tập trung vào việc tiêu thụ xi măng tại các khu vực mà còn mở rộng hoạt động kinh doanh bằng cách cung cấp vật tư đầu vào, vận chuyển clinker và cung cấp dịch vụ vận tải.
Giai đoạn 4. Đến tháng 4/ 2000 théọ chỉ đạo phân công của tổng công ty xi măng
Công ty VN đã chuyển giao hoạt động kinh doanh tiêu thụ xi măng đầu ra cho một đơn vị khác trong tổng công ty Kể từ đó, công ty không còn tham gia vào việc tiêu thụ xi măng mà chỉ tập trung vào cung cấp vật tư đầu vào cho các nhà máy xi măng và hoạt động vận tải.
Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công ty Vật Tư Vận Tải Xi măng
Công ty là một doanh nghiệpnhà nước trực thuộc tổng công ty xi măng
VN có chức năng và nhiệm vụ sau đây:
Tổ chức cung cấp vật tư đầu vào cho các nhà máy xi măng lò quay thuộc tổng công ty xi măng và một số nhà máy xi măng lò đứng địa phương, đảm bảo cung ứng nguyên liệu, nhiên liệu, và vật tư phụ tùng thiết bị với đúng số lượng, chất lượng, và tiến độ sản xuất theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Tổ chức kinh doanh xi măng có nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm từ các nhà máy theo kế hoạch và khu vực mà tổng công ty xi măng đã phân công, nhằm đáp ứng nhu cầu xi măng cho toàn xã hội.
Tổ chức kinh doanh và dịch vụ vận tải là yếu tố quan trọng trong việc hỗ trợ sản xuất của các nhà máy xi măng, đồng thời đảm bảo lưu thông và tiêu thụ xi măng một cách hiệu quả.
Công ty vật tư vận tải xi măng là doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam, hoạt động với tư cách pháp nhân đầy đủ Công ty thực hiện chế độ hoạch toán kinh tế độc lập, tự chủ và tổ chức sản xuất kinh doanh hiệu quả, đồng thời tuân thủ các quy định quản lý kinh tế của nhà nước.
Cụ thể chức năng nhiệm vụ của công ty như sau:
+Mua bán, chuyển tải than theo đúng hợp đồng với các nhà máy xi măng.
+Vận chuyển clinker cho các nhà máy xi măng phía nam.
+ Vận cung ứng, vận chuyển quặng sắt, đá Bôxit, đá Bazan, Xỷ pyzit cho các nhà máy xi măng Kinh doanh phụ gia.
Cơ cấu tổ chức của công ty vận tải xi măng
3.1Đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty vật tư vận tải xi măng
Chức năng của chúng tôi là cung cấp vật tư đầu vào cho hoạt động sản xuất xi măng tại các nhà máy thuộc tổng công ty xi măng.
VN và các nhà máy xi măng khác trong cả nước Do vậy mà cơ cấu tổ chức của công ty cũng có những đặc điểm riêng.
Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty là mô hình trực tuyến chức năng với chế độ một thủ trưởng, phù hợp với các chức năng kinh doanh và nhiệm vụ được giao từ tổng công ty Mô hình này cũng đồng nhất với đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước trong giai đoạn phát triển mới.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức.
Phó giám đốc kỹ thuật
Phòn gTC lao động tiền lương
Phòn g kinh doan h xi măng
Phòn g kinh doan h phụ gia
Các chi nhánh đầu nguồntại:
Các chi nhánh cuối cùng tại hoàng thạch, Hải Phòng, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Hoàng Mai Đại diện tại TP
HCM Trung tâm kinh doanh vật liệu XD
Phó giám đốc kinh doanh
3.2.Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, đơn vị trong công ty vật tư vận tải xi măng
Giám đốc là người chịu trách nhiệm toàn diện về việc chỉ đạo và điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm các lĩnh vực như tài chính kế toán, tổ chức lao động và thanh tra Họ trực tiếp quản lý các đơn vị trong công ty để đảm bảo thực hiện hiệu quả các kế hoạch và phương án đã đề ra.
Phó giám đốc kỹ thuật là người hỗ trợ giám đốc, chịu trách nhiệm trực tiếp về các lĩnh vực kỹ thuật, đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn.
+ Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Phụ trách điều hành sản xuất kinh doanh.
Phòng kế hoạch có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch cho quý, tháng và năm, bao gồm các phương án kinh doanh và giá cả để trình giám đốc phê duyệt Phòng cũng theo dõi việc thực hiện các kế hoạch này, tổ chức quyết toán hàng hóa và quản lý hợp đồng kinh tế.
Phòng tài chính kế toán thống kê có nhiệm vụ quản lý vốn, thực hiện hạch toán kinh tế và thanh quyết toán Đồng thời, phòng cũng đảm nhiệm việc quản lý và sử dụng chứng từ, hóa đơn theo quy định của pháp luật, cũng như công tác thống kê.
Phòng tổ chức lao động đảm nhận vai trò quan trọng trong việc quy hoạch và tổ chức bộ máy nhân sự Phòng này cũng quản lý công tác lao động tiền lương, thực hiện các chính sách đối với người lao động, đồng thời giám sát công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật và an toàn lao động.
Phòng kỹ thuật đảm nhận vai trò quản lý chất lượng sản phẩm, bao gồm việc kiểm soát chất lượng sản phẩm (KCS), quản lý định mức kinh tế kỹ thuật, cũng như giám sát kỹ thuật thiết bị và phương tiện vận tải Ngoài ra, phòng cũng thực hiện công tác cải tiến kỹ thuật để nâng cao hiệu quả sản xuất.
Phòng điều độ có nhiệm vụ theo dõi và thực hiện kế hoạch sản xuất, đôn đốc việc điều động phương tiện vận tải cùng các điều kiện vật chất khác nhằm đảm bảo tiến độ kinh doanh Đồng thời, phòng cũng tổng hợp số liệu hàng ngày để báo cáo trong các buổi giao ban vào buổi sáng.
Phòng kinh doanh xi măng đảm nhận vai trò lập kế hoạch kinh doanh và chỉ đạo trực tiếp các chi nhánh vận tải clinker tại Bắc, Trung, Nam theo kế hoạch đã được giao Ngoài ra, phòng cũng quản lý hợp đồng kinh tế và thực hiện quyết toán cho mặt hàng xi măng.
Phòng kinh doanh phụ gia chịu trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các hoạt động kinh doanh liên quan đến các loại phụ gia Điều này bao gồm việc ký kết hợp đồng kinh tế và thực hiện quyết toán cho các mặt hàng phụ gia.
Phòng vận tải chịu trách nhiệm lập phương án kinh doanh vận tải và tổ chức khai thác phương tiện vận tải xã hội Nhiệm vụ chính bao gồm vận chuyển các loại vật tư, than và phụ gia theo kế hoạch được giao Đồng thời, phòng cũng thực hiện hợp đồng kinh tế và quyết toán các hợp đồng vận tải.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm nơi làm việc, phương tiện di chuyển và thông tin cần thiết Ngoài ra, văn phòng còn chịu trách nhiệm lập lịch công tác cho lãnh đạo công ty, tiếp khách, quản lý y tế và quản lý tài sản nhà đất của công ty.
Ban thanh tra thực hiện thanh tra và kiểm tra theo quy định của nhà nước cũng như kế hoạch của giám đốc Mục tiêu là đảm bảo tuân thủ chế độ quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp và thực hiện chính sách thoả ước lao động trong công ty.
Các chi nhánh kinh doanh vật tư đầu vào, xi măng, Phả Lại và đoàn vận tải có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ do giám đốc công ty giao Họ cần tuân thủ nguyên tắc và chế độ định mức theo quy định hiện hành, đồng thời lập các chứng từ hoá đơn theo hợp đồng đã ký kết và sự phân công của công ty.
Đặc điểm về lao động
Lực lượng lao động là yếu tố quyết định trong mọi nền kinh tế, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của quá trình sản xuất.
Công ty vật tư - Vận tải - xi măng đã trải qua nhiều thay đổi về nhiệm vụ và chức năng sản xuất từ khi thành lập, dẫn đến nhu cầu lao động thay đổi qua từng giai đoạn Trong những năm đầu, do công việc nhiều và tổ chức chưa chặt chẽ, số lượng lao động lên đến hơn 1000 người Tuy nhiên, theo yêu cầu sản xuất và điều chỉnh từ Tổng công ty, số lượng lao động giảm dần, cụ thể là 340 người vào năm 1997, hơn 650 người vào năm 1998 và hiện tại là 312 người Chất lượng lao động năm 2002 được thể hiện rõ trong bảng dưới đây.
Tất cả lao động trong công ty đều là nhân viên có hợp đồng dài hạn từ 12 tháng trở lên Hình thức ký hợp đồng bắt đầu bằng hợp đồng thử việc, và nếu đạt yêu cầu, nhân viên sẽ được ký hợp đồng 1 năm Sau nhiều lần ký hợp đồng 1 năm, nhân viên sẽ được chuyển sang hợp đồng vô hạn.
Công tác tuyển dụng và tuyển chọn lao động tại công ty không có nhiều điểm nổi bật trong những năm gần đây Với tính chất ổn định của nhiệm vụ và chức năng sản xuất, nhu cầu tuyển thêm lao động không còn cấp thiết Tuy nhiên, có sự chuyển nhượng và đề bạt lao động giữa các bộ phận theo yêu cầu công việc.
Theo bảng số liệu trên chúng ta thấy :
Lao động trẻ từ 20-41 tuổi chiếm 43,91% trong công ty, tạo lợi thế cho sự phát triển trong tương lai Đội ngũ lao động từ 41-50 tuổi, với 141 người (45,19%), là lực lượng nòng cốt, mang lại hiệu quả cao nhờ kinh nghiệm tích lũy Họ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn lớp trẻ về kinh nghiệm và lẽ sống Chỉ có 34 người từ 51 tuổi trở lên, chiếm 10,9%, cho thấy tỷ lệ này thấp, phản ánh sự chú trọng của lãnh đạo công ty đối với công tác đào tạo và tuyển dụng cán bộ trẻ.
- Về giới tính, trong tổng số 312 người thì số lao động nữ là 206 chiếm 66,03% đây là một tỷ lệ khá cao so với 106 lao động nam chiếm 33,97%
- Về trình độ : Số lượng cán bộ công nhân viên có trình độ đại học là
Trong tổng số cán bộ công nhân viên, có 113 người, chiếm 36,22%, trong đó 95 người có trình độ đại học chuyên môn, tương đương 30,45% tổng số cán bộ và 84,07% tổng số người có trình độ đại học Số người có trình độ đại học khác là 18 người, chiếm 5,77% tổng số cán bộ và 15,93% tổng số đại học Tỷ lệ này cho thấy công ty sở hữu đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, làm việc đúng chức năng nhiệm vụ được đào tạo, tạo ra lợi thế lớn trong quá trình đổi mới hiện nay.
Tỷ lệ lao động ĐH-CĐ-TC-SC:CNKT của công ty là 113:102:92, tương ứng với 1,22:1,1:1, cho thấy sự bất hợp lý trong cơ cấu lao động, với tình trạng thừa thầy thiếu thợ Tuy nhiên, do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty, lao động có trình độ cao (ĐH-CĐ-TC) tham gia gián tiếp vào quá trình sản xuất, dẫn đến số lượng này lớn Trong khi đó, CNKT chỉ chiếm một phần nhỏ trong cơ cấu tổ chức của công ty.
Hiện nay, với trình độ lao động nâng cao, công ty có khả năng tiếp thu các tiến bộ khoa học kỹ thuật mới nhất Điều này giúp đảm bảo thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đồng thời khai thác và nghiên cứu thị trường để phát triển những sản phẩm mới, đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng.
THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG TỔ CHỨC
1 Mục tiêu của phân tích công việc tại phòng tổ chức lao động tiền lương
Phân tích công việc giúp các thành viên trong phòng tổ chức lao động tiền lương hiểu rõ vai trò, nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mình Qua đó, họ có thể tự đánh giá sự phù hợp của công việc với bản thân, từ đó sắp xếp lại vị trí làm việc hoặc tham gia đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn để đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc.
Dựa trên phân tích công việc, chúng ta có thể đánh giá hiệu quả thực hiện công việc theo các tiêu chuẩn nhất định Điều này giúp hỗ trợ trong việc đề bạt, hoạch định nhân sự, nâng lương và khen thưởng cho nhân viên.
Qua việc phân tích công việc, người lao động có cái nhìn rõ ràng hơn về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình Điều này không chỉ giúp họ phát huy tính chủ động và sáng tạo trong công việc mà còn góp phần nâng cao năng suất lao động.
2 Chức năng nhiệm vụ của phòng tổ chức lao động tiền lương.
Phòng tổ chức lao động tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu về công tác tổ chức cán bộ và thực hiện chính sách chế độ đối với người lao động Phòng này còn có nhiệm vụ tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của công ty, đảm bảo tính gọn nhẹ, hiệu quả và phù hợp với nền kinh tế thị trường.
- Phòng tổ chức lao động tiền lương có nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về:
+ Định hướng và lập phương án về cơ cấu sản xuất kinh doanh
+ Thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động trong biên chế và lao động hợp đồng.
+ Lập phương án tiền lương sản phẩm cho toàn công ty Thựchiện quản lý và chỉ đạo tiền lương ,quản lý lao động.
+ Xây dựng mức hao phí lao động, an toàn lao động, bảo hộ lao động, bảo hiểm xã hội, thực hiện các chế độ đối với công nhân viên
+Tổ chức cong tác thanh tra, thi đua, khen thưởng.
+Quản lý cán bộ đánh giá, bổ nhiệm, miễn nhiệm, quy hoạch cán bộ. +Đào tạo bồi dưỡng cán bộ.
+Quản lý hồ sơ cán bộ, thực hiện nâng bậc lương hàng năm.
+Bảo vệ chính trị nội bộ …
Phòng tổ chức lao động tiền lương có trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc liên quan đến người lao động trong công ty Việc thực hiện hiệu quả những công việc này không chỉ giúp công ty tăng cường hiệu quả hoạt động mà còn đảm bảo người lao động cảm thấy công bằng trong trách nhiệm và quyền lợi của mình Nói cách khác, phòng tổ chức lao động tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc kết hợp lợi ích của công ty và người lao động, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động.
3 Cơ cấu nhân sự của phòng tổ chức lao động tiền lương thuộc công ty vật tư vận tải xi măng.
Phòng tổ chức lao động hiện có 8 thành viên, bao gồm 4 nam và 4 nữ Cơ cấu tổ chức bao gồm một trưởng phòng, hai phó trưởng phòng và 5 nhân viên.
Về trách nhiệm và quyền hạn trong công việc:
Chịu trách nhiệm điều hành chung, người phụ trách phải báo cáo trực tiếp với giám đốc công ty về kết quả công việc trong tất cả các lĩnh vực thuộc chức năng và nhiệm vụ của phòng.
+Trực tiếp thực hiện những công việc quan trọng nhất của phòng.
+Giúp cho trưởng phòng chỉ đạo một số mảng công việc theo phân công của trưởng phòngvà phảI chịu trách nhiệm về chất lượng và tiến độ công việc.
+Trực tiếp thực hiện một số công việc cụ thể.
Trưởng phòng Trần vũ Quang
Phó trưởng phòng Nguyễn phương lan
Phó trưởng phòng Trịnh Hữu Quảng Đồng chí
Hương Đồng chí Nguyễn Thanh Vân Đồng chí Ngô Lương Đồng chí Nguyễn Thị Nho Đồng chí Nguyễn dương Đoán
+Thay trưởng phòng điều hành công việc của phòng khi trưởng phòng đI vắng và khi trưởng phòng uỷ quyền.
Cần chủ động triển khai và thực hiện các nhiệm vụ được phân công trong lĩnh vực công việc của mình Khi chỉ đạo các công việc thuộc chức năng của phòng, cần tuân theo hướng chỉ đạo đã được thống nhất Nếu trưởng phòng vắng mặt và có công việc phát sinh, có thể tự quyết định nhưng phải chịu trách nhiệm về chất lượng công việc Sau khi hoàn thành, cần báo cáo lại cho trưởng phòng.
Chịu trách nhiệm trước phó trưởng phòng và trưởng phòng về chất lượng và tiến độ công việc, cán bộ cần chủ động triển khai nhiệm vụ và tham mưu cho lãnh đạo trong lĩnh vực được phân công Cần tích cực trao đổi với các bộ phận liên quan để hoàn thành công việc, trong khi trưởng phòng và phó trưởng phòng chỉ hỗ trợ khi gặp tình huống vượt quá khả năng Mọi trao đổi với các đơn vị liên quan phải tuân thủ chỉ đạo chung và kết quả phải được báo cáo lại cho phó trưởng phòng hoặc trưởng phòng.
Chịu trách nhiệm bảo quản và lưu giữ đầy đủ các văn bản, tờ trình, công văn, giấy tờ và bản nháp liên quan đến quá trình giải quyết công việc được giao.
Về phân công cụ thể:
- Đồng chí Trần Vũ Quang: Trưởng phòng.
+ Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về kết quả mọi mặt hoạt động công tác cuả phòng TCLĐTL.
+ Trực tiếp chỉ đạo các công việc LĐ:
Quy hoạch cán bộ, dự kiến bổ nhiệm và điều động cán bộ, khen thưởng kỷ luật.
Lập kế hoạch sửa đổi, bổ sung các văn bản pháp quy của công ty, bao gồm nội quy lao động, thoả ước lao động tập thể và quy chế chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận Đề xuất thành lập, sát nhập hoặc giải thể các đơn vị thuộc công ty để nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Đồng chí Nguyễn phương Lan: Phó trưởng phòng.
Giúp trưởng phòng xây dựng chỉ đạo thực hiện mảng công việc thuộc lĩnh vực đơn giá tiền lương, chi trả lương trong toàn bộ công ty như:
Xây dựng và giao đơn giá sản phẩm cho các đơn vị trực thuộc công ty là một nhiệm vụ quan trọng, đồng thời cần kiêm tra giám sát quá trình triển khai thực hiện công tác chi trả và phân phối tiền lương để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
+ Chấn chỉnh giải quyết các sai sót, giải quyết các kiến nghị của các đơn vị về vấn đề tiền lương.
+Đề xuất biên soạn văn bản hướng dẫn cụ thể về phân phối đIều hoà lượng hàng tháng, quý.
+Thực hiện công tác khai thác theo sự phân công của trưởng phòng.
- Đồng chí Trịnh Hữu Quang: Phó trưởng phòng.
Hỗ trợ trưởng phòng trong việc chỉ đạo thực hiện các văn bản pháp quy và quy chế Triển khai các chính sách dành cho người lao động trong công ty một cách hiệu quả.
+ Biên soạn các quy chế, các quy định mang tính pháp quy trong công ty.
Triển khai công tác nâng lương, nâng bậc và chuyển nghạch hàng năm, đồng thời theo dõi và đề xuất giải quyết các trường hợp cần thiết để điều chỉnh xếp lương phù hợp với trình độ và công việc của từng cá nhân.
+ Giải quyết chế độ chính sách cho người lao động: Công tác bảo hiểm
XH, giảI quyết nghỉ hưu trí, nghỉ chế độ 1 lần.
+An toàn lao động, bảo hộ lao động, tai nạn lao động phòng chống bão lụt, chữa cháy.
+Chấm công và phân loại thi đua hàng thán, nghỉ phép, nghỉ lễ, không lương.
+An ninh trật tự dân quân tự vệ, nghĩa vụ quân sự, chính sách hậu phương quân đội.
+Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng.
- Đồng chí Phạm Lan Hương:
Chịu trách nhiệm thực hiện một số công việc thuộc lĩnh vực sau.
+ Xây dựng đơn giá tiền lương sản phẩm, phân phối tiền lương hàng tháng cho người lao động.
Lập sổ thống kê để theo dõi thực hiện lao động tiền lương của các đơn vị và báo cáo định kỳ về thu nhập theo yêu cầu Phối hợp với bộ phận tiền lương để giám sát và điều chỉnh việc phân phối tiền lương hàng tháng tại các đơn vị.
