Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà

A.Phần mở đầu Ngày nay, nhân lực trở thành một trong những nguồn lực không thể thiếu và quản trị nhân lực là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức, doanh nghiệp. Qua bài học thành công của các công ty hàng đầu thế giới như HONDA, APPLE, GOOGLE…cho thấy tài sản quý giá nhất trong doanh nghiệp không phải là công nghệ hoặc tiền vốn mà là tài sản con người. “Đúng người, đúng việc” là một trong những mục tiêu cơ bản của Quản trị nhân lực hiện đại. Với mục đích làm rõ trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu đối với người thực hiện công việc thì phân tích công việc là công cụ cơ bản trong Quản trị nhân lực (QTNL) và trở thành xu hướng tất yếu của một hệ thống quản trị nhân lực bài bản. Công tác Quản trị nhân lực tại Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng này, không những đối với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tư nhân mà ngay cả các tổ chức thuộc khối hành chính công, khu vực nhà nước cũng đã đồng loạt triển khai phân tích công việc để chuyên nghiệp hóa bộ máy quản trị nhân sự của mình. Một trong số những Tổng công ty nhà nước đã triển khai phân tích công việc bao gồm: Tổng công ty Đầu tư và phát triển Nhà Hà Nội (HANDICO), Tổng Công ty Dược Việt Nam, Tổng Công ty Bảo đảm hoạt động bay Việt Nam (thuộc VIETNAM AIRLINE), Tổng công ty Dung dịch khoan và Hóa chất dầu khí (thuộc PETROLIMEX), Công ty Cổ phần Cồn rượu Hà Nội (HALICO)…Không những thế năm 2013, Chính phủ đã ban hành nghị định 362013CĐCP ngày 22042013 quy định về việc xây dựng vị trí việc làm, ngạch công chức đối với đơn vị hành chínhsự nghiệp cho thấy công tác phân tích công việc không chỉ được quan tâm đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mà còn được quan tâm ngay cả đối nhận trong lĩnh vực sản xuất, lắp ráp và cung cấp các sản phẩm văn phòng phẩm. Thương hiệu VPPHH luôn nằm trong Top các thương hiệu mạnh của Việt Nam, sản phẩm thường xuyên đạt danh hiệu “Hàng Việt Nam được người tiêu dùng ưa thích”. Trong bối cảnh toàn cầu hóa, VPPHH cũng đối mặt với nhiều áp lực cạnh tranh trong kinh doanh, trong đó có sự cạnh tranh nhân lực từ các đối thủ. Sự phát triển nhanh chóng về quy mô hoạt động, người lao động có trình độ và kỹ năng tay nghề cao mong muốn biết được chính xác nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn trong quá trình làm việc để hoàn thiện công việc tốt hơn, được khẳng định bản thân và vai trò của mình trong tổ chức. Tuy nhiên, do những yếu tố đến từ chủ quan và khách quan, công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà vẫn chưa thực sự phát huy vai trò và lợi ích của nó đối với người lao động và doanh nghiệp. Để đáp ứng được chiến lược phát triển của Công ty trong trung hạndài hạn, công tác phân tích công việc cần được chú trọng, hoàn thiện và ứng dụng đồng bộ với các hoạt động quản trị nhân lực khác. Chính vì vậy, tác giả lựa chọn đề tài “Phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà” làm đề tài nghiên cứuB.Phần 1 : Cơ sở lý thuyết 1. Khái niệm 1.1.Khái niệm công việcphân tích công việc.Công việc Theo nghĩa rộng: Công việc là một số hoạt động cụ thể phải hoàn thành nếu tổ chứcdoanh nghiệp muốn đạt được mục tiêu của mình. Công việc có thể đòi hỏi một số công tác cụ thể do một người thực hiện hoặc một số công tác của hàng chục, thậm chí hàng trăm người thực hiện, ví dụ công việc bán hàng của một doanh nghiệp thương mại.Theo nghĩa hẹp: Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một người lao động.Công việc là kết quả của sự phân công lao động trong nội bộ tổ chứcdoanh nghiệp. Công việc có thể được xem như là một đơn vị căn bản của cơ cấu tổ chứcdoanh nghiệp và nó có ý nghĩa quan trọng đối với cơ cấu tổ chức và đối với người lao động (người thực hiện công việc).Phân tích công việcPhân tích công việc là quá trình thu thập thông tin về công việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức độ phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các năng lực tối thiểu người thực hiện công việc cần có để thực hiện được giao. Như vậy có thể thấy:Phân tích công việc là một quá trình thu thập thông tin để thực hiện mô tả về công việc và tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc. Để thu thập thông tin, người phân tích công việc có thể sử dụng các phương pháp khác nhau nhưng phải đảm bảo tính hữu ích, chính xác, tin cậy để thực hiện phân tích.Phân tích công việc hướng tới trả lời các câu hỏi sau:+ Lý do sự tồn tại của công việc?+ Người thực hiện cần thực hiện những nhiệm vụtrách nhiệm gì? Kết quả ra sao?+ Quyền hạn của người thực hiện nhiệm vụ?+ Điều kiện để tiến hành công việc?+ Người thực hiện công việc phải quan hệ với ai (bên trong, bên ngoài) để thực hiện nhiệm vụ đó?+ Tính phức tạp của công việc?+ Để thực hiện công việc đó, người thực hiện công việc cần phải có các năng lực gì?Trong tiến trình thu thập thông tin hướng tới việc trả lời các câu hỏi nêu trên, sản phẩm của phân tích công việc thường bao gồm: bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.Mục đích của phân tích công việc: làm cơ sở cho việc xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc và cũng là quá trình xác định sự khác biệt của công việc này với công việc khác.

A Phần mở đầu Ngày nay, nhân lực trở thành nguồn lực thiếu quản trị nhân lực lĩnh vực quan trọng quản lý tổ chức, doanh nghiệp Qua học thành công công ty hàng đầu giới HONDA, APPLE, GOOGLE…cho thấy tài sản quý giá doanh nghiệp công nghệ tiền vốn mà tài sản người “Đúng người, việc” mục tiêu Quản trị nhân lực đại Với mục đích làm rõ trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu người thực cơng việc phân tích cơng việc công cụ Quản trị nhân lực (QTNL) trở thành xu hướng tất yếu hệ thống quản trị nhân lực Công tác Quản trị nhân lực Việt Nam không nằm ngồi xu hướng này, khơng doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tư nhân mà tổ chức thuộc khối hành cơng, khu vực nhà nước đồng loạt triển khai phân tích cơng việc để chuyên nghiệp hóa máy quản trị nhân Một số Tổng cơng ty nhà nước triển khai phân tích cơng việc bao gồm: Tổng công ty Đầu tư phát triển Nhà Hà Nội (HANDICO), Tổng Công ty Dược Việt Nam, Tổng Công ty Bảo đảm hoạt động bay Việt Nam (thuộc VIETNAM AIRLINE), Tổng cơng ty Dung dịch khoan Hóa chất dầu khí (thuộc PETROLIMEX), Cơng ty Cổ phần Cồn rượu Hà Nội (HALICO)…Khơng năm 2013, Chính phủ ban hành nghị định 36/2013/CĐ-CP ngày 22/04/2013 quy định việc xây dựng vị trí việc làm, ngạch cơng chức đơn vị hành chínhsự nghiệp cho thấy cơng tác phân tích cơng việc khơng quan tâm doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mà quan tâm đối nhận lĩnh vực sản xuất, lắp ráp cung cấp sản phẩm văn phòng phẩm Thương hiệu VPPHH ln nằm Top thương hiệu mạnh Việt Nam, sản phẩm thường xuyên đạt danh hiệu “Hàng Việt Nam người tiêu dùng ưa thích” Trong bối cảnh tồn cầu hóa, VPPHH đối mặt với nhiều áp lực cạnh tranh kinh doanh, có cạnh tranh nhân lực từ đối thủ Sự phát triển nhanh chóng quy mơ hoạt động, người lao động có trình độ kỹ tay nghề cao mong muốn biết xác nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn q trình làm việc để hồn thiện cơng việc tốt hơn, khẳng định thân vai trò tổ chức Tuy nhiên, yếu tố đến từ chủ quan khách quan, công tác phân tích cơng việc Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà chưa thực phát huy vai trò lợi ích người lao động doanh nghiệp Để đáp ứng chiến lược phát triển Công ty trung hạn-dài hạn, cơng tác phân tích cơng việc cần trọng, hoàn thiện ứng dụng đồng với hoạt động quản trị nhân lực khác Chính vậy, tác giả lựa chọn đề tài “Phân tích cơng việc Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà” làm đề tài nghiên cứu B Phần : Cơ sở lý thuyết Khái niệm 1.1 Khái niệm công việc/phân tích cơng việc  Cơng việc - Theo nghĩa rộng: Công việc số hoạt động cụ thể phải hoàn thành tổ chức/doanh nghiệp muốn đạt mục tiêu Cơng việc đòi hỏi số công tác cụ thể người thực số công tác hàng chục, chí hàng trăm người thực hiện, ví dụ cơng việc bán hàng doanh nghiệp thương mại - Theo nghĩa hẹp: Công việc tất nhiệm vụ thực người lao động tất nhiệm vụ giống thực người lao động Công việc kết phân công lao động nội tổ chức/doanh nghiệp Cơng việc xem đơn vị cấu tổ chức/doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng cấu tổ chức người lao động (người thực cơng việc)  Phân tích cơng việc Phân tích cơng việc q trình thu thập thơng tin công việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ thực công việc, mức độ phức tạp công việc, tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành lực tối thiểu người thực cơng việc cần có để thực giao Như thấy: - Phân tích cơng việc q trình thu thập thông tin để thực mô tả công việc tiêu chuẩn người thực công việc Để thu thập thơng tin, người phân tích cơng việc sử dụng phương pháp khác phải đảm bảo tính hữu ích, xác, tin cậy để thực phân tích - Phân tích cơng việc hướng tới trả lời câu hỏi sau: + Lý tồn công việc? + Người thực cần thực nhiệm vụ/trách nhiệm gì? Kết sao? + Quyền hạn người thực nhiệm vụ? + Điều kiện để tiến hành công việc? + Người thực công việc phải quan hệ với (bên trong, bên ngoài) để thực nhiệm vụ đó? + Tính phức tạp cơng việc? + Để thực cơng việc đó, người thực cơng việc cần phải có lực gì? - Trong tiến trình thu thập thơng tin hướng tới việc trả lời câu hỏi nêu trên, sản phẩm phân tích cơng việc thường bao gồm: mơ tả cơng việc tiêu chuẩn cơng việc Mục đích phân tích cơng việc: làm sở cho việc xây dựng mô tả công việc tiêu chuẩn cơng việc q trình xác định khác biệt công việc với công việc khác 1.2 Các văn phân tích cơng việc Gồm mô tả công việc tiêu chuẩn công việc 1.2.1 Bản mô tả công việc Mô tả công việc văn nhằm giải thích nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc vấn đề có liên quan đến bao gồm vài câu tóm lược mục đích chức cơng việc Phần bao gồm câu mơ tả xác, ngắn gọn công việc mà NLĐ phải làm, cách thực nhiệm vụ phạm vi trách nhiệm, quyền hạn chức danh công việc Thông qua việc phân tích nội dung cơng việc, nhận thức cách tồn diện tồn cơng việc Cụ thể phân tích mặt sau đây: Phân tích nhiệm vụ, trách nhiệm cơng việc: Quy định rõ ràng nhiệm vụ công việc, bước cần thiết để hồn thành cơng việc, tính độc lập mức độ đa dạng hóa cơng việc Phân tích mối quan hệ cơng việc: Phân tích mối quan hệ hợp tác cơng việc, bảo gồm ảnh hưởng qua lại cơng việc với cơng việc khác doanh nghiệp, bên ngồi doanh nghiệp (nếu có) Phân tích mơi trường cơng việc: Nội dung bao gồm:  Mơi trường vật lý: nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, bụi bẩn, ánh sáng, chấn động thời gian mà nhân viên phải tiếp xúc hàng ngày - Môi trường xã hội: Bao gồm mức độ thuận tiện sinh hoạt nơi làm việc, mức độ độc lập làm việc, phong cách người lãnh đạo trực tiếp, quan hệ với đồng sự, mức độ căng thẳng/tập trung trí óc làm việc  Yêu cầu đối với“Bản mô tả công việc” Bản mô tả công việc hướng đến ngắn gọn, súc tích sử dụng động từ có tính quan sát để mô tả hoạt động, cụ thể nghĩa vụ Để chất lượng mơ tả cơng việc đảm bảo cần phải đáp ứng yêu cầu chủ yếu sau: Thứ nhất, đảm bảo có đầy đủ nội dung chủ yếu công việc: Các thơng tin tối thiểu MTCV cần có gồm:      Những thông tin công việc Chức trách nhiệm công việc Quyền hạn người thực công việc Những mối quan hệ công việc Các điều kiện làm công việc Nếu việc liệt kê trách nhiệm thiếu dẫn đến công việc không thực hiện, thừa dẫn đến chồng chéo tổ chức công việc chức danh Để yêu cầu đảm bảo cần có trao đổi, tham vấn Bộ phận quản trị nhân người phụ trách chuyên môn để đảm bảo trách nhiệm mơ tả xác, đầy đủ Thứ hai, tiêu chuẩn đánh giá phải đầy đủ để phản ánh lực người thực công việc: Đối với công việc khác cần yêu cầu số lượng mức độ lực người thực khác Do đó, để lựa chọn cá nhân phù hợp thực cơng việc phải xác định xác lực cần thiết mức độ yêu cầu loại lực Nếu xác định khơng xác loại cấp độ lực dẫn đến việc tuyển dụng, đề bạt sai người (hoặc không đủ lực thực công việc, dư thừa nhân lực dẫn đến sử dụng nguồn nhân lực tổ chức không hiệu quả) Thứ ba, tiêu chuẩn người thực yêu cầu tối thiểu đủ để thực công việc: tiêu chuẩn mô tả yêu cầu mức tối thiểu người đảm nhiệm công việc, trình độ, lực thực tế người thực cơng việc Các u cầu trình độ, kinh nghiệm… không để mức cao, thấp làm ảnh hưởng đến chất lượng nguồn nhân lực tổ chức Để đảm bảo yêu cầu trước tiên cần có tham vấn Người phụ trách chuyên môn, sở tham khảo lực thực tế người lao động yêu cầu thực tế lực người thực cơng việc đơn vị khác có tương đồng công việc Thứ tư, tiêu chuẩn phải cụ thể, rõ ràng: tiêu chuẩn nên bao gồm yêu cầu có liên quan trực tiếp tới việc thực cơng việc xác định Tránh đưa yêu cầu mơ hồ, chí khó xác định, khơng liên quan đến cơng việc (tơn giáo, giới tính ) dẫn đến phân biệt đối xử tập thể lao động 1.2 Bản tiêu chuẩn công việc Bản tiêu chuẩn người thực công việc” liệt kê u cầu tối thiểu cần có cơng việc người thực công việc kiến thức, kỹ năng, khả cần phải có như: trình độ giáo dục đào tạo cần thiết, đặc trưng tinh thần thể lực; yêu cầu cụ thể khác Bản tiêu chuẩn thực cơng việc hệ thống tiêu/tiêu chí phản ánh yêu cầu số lượng chất lượng kết hoàn thành nhiệm vụ quy định mô tả công việc Tiêu chuẩn người thực cơng việc có mục đích nhằm xác định điều kiện tối thiểu mà người thực cơng việc cần có để làm tốt quy trình thao tác phương pháp thao tác, bảo đảm an toàn kỹ thuật, tri thức quản lý doanh nghiệp, hiểu biết sách, chế độ, chuẩn mực cơng tác quy định có liên quan Phân tích kinh nghiệm cần có xác định thời gian kinh nghiệm cơng viêc tối thiểu cần có người thực cơng việc Có lưu ý kinh nghiệm công việc, không bao gồm kinh nghiệm không liên quan tới công việc Phân tích khả năng/năng lực cần có: quy định lực cần có người thực cơng việc lực: định, sáng tạo, lực tổ chức, tính thích ứng, lực phán đốn, trí lực, mức độ thành thạo thao tác mà công việc đòi hỏi Phân tích tố chất tâm lý cần có: Căn vào đặc điểm công việc để xác định yêu cầu tâm lý mà người đảm nhiệm cần có tập trung, tính chủ động, tinh thần trách nhiệm, khả chi phối người khác, ổn định tinh thần… Mỗi tiêu chuẩn hồn thành cơng việc bao gồm hay nhiều tiêu chí đánh giá Nội dung phân tích thơng tin công việc phải vào đặc điểm phát triển tổ chức, tùy theo mục đích phân tích khác mà có điều chỉnh cần thiết, thuận lợi cho việc sử dụng nguồn nhân lực đặc thù tổ chức Người phụ trách chuyên môn để tiêu chí đánh giá phản ánh xác kết hồn thành cơng việc Thứ ba, tiêu chí đánh giá đo lường được: Các tiêu chí thiết lập phải đảm bảo đo lường Có hai dạng đo lường định tính định lượng sử dụng đánh giá Tuy nhiên, để đảm bảo cầu cao mà không cần thiết, thể phân biệt đối xử với người lao động (giới tính, dân tộc…) Hoặc không nên đưa tiêu chuẩn thấp khơng có tác dụng khuyến khích tạo động lực Để tiêu chí đảm bảo cần có tổng hơp kết thực công việc NLĐ kỳ thời điểm khác để đưa giới hạn tiêu chuẩn phù hợVai trò phân tích cơng việc Phân tích cơng việc cung cấp thông tin yêu cầu, đặc điểm công việc, hành động cần tiến hành thực hiện, thực sao; loại máy máy móc trang bị, dụng cụ cần thiết thực công việc, mối quan hệ với cấp với đồng nghiệp thực cơng việc Tóm lại Phân tích công việc tiến hành nhằm:  Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm thực công việc.Bảo đảm thành công việc xếp, thuyên chuyển thăng thưởng cho nhân viên Loại bỏ bất bình đẳng mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ trách nhiệm công việc  Định hướng cho trình tuyển dụng, lựa chọn hồn thiện việc bố trí nhân viên Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên lập kế hoạch cho chương trình đào tạo Lên kế hoạch bổ nhiệm thuyên chuyển công tác cho nhân viên  Phân tích đặc điểm kỹ thuật cơng việc loại nhân công cần thiết để thực cơng việc cách hồn hảo – Xác định điều kiện để tiến hành công việc tiết kiệm thời gian sức lực cho người thực trình đánh giá hiệu làm việc  Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hồn thành cơng việc giúp nhà quản trị có sở để làm kế hoạch phân chia thời biểu công tác Qua mô tả cơng việc yếu tố có hại cho sức khoẻ an tồn người lao động Nếu yếu tố có hại khơng thể khắc phục cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng  Xây dựng mối tương quan cơng việc với cơng việc khác Tạo sở để cấp quản trị nhân viên hiểu nhiều  Các phẩm chất, kỹ nhân viên phải có để thực cơng việc  Xây dựng hệ thống đánh giá cơng việc, xếp hạng công việc làm sở cho việc xác định hệ thống tiền lương mức thù lao cần thiết cho công việc.Giảm bớt số người cần phải thay thiếu hiểu biết công việc trình độ họ  Mục tiêu cụ thể phân tích cơng việc xây dựng Bản mơ tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc Tóm lại: Khơng biết phân tích cơng việc, nhà quản trị tạo phối hợp đồng phận cấu doanh nghiệp; khơng thể đánh giá đựơc xác u cầu cơng việc đó, đó, khơng thể trả lương, kích thích họ kịp thời, xác Doanh nghiệp thành lập chương trình phân tích thực  Có thêm số cơng việc  Công việc thay đổi tác động khoa học – kỹ thuật  Những thông tin cần thu thập phân tích cơng việc Thơng tin yếu tố điều kiện làm việc điều kiện tổ chức hoạt động doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, tầm quan trọng công việc doanh nghiệp, yếu tố điều kiện vệ sinh lao động, cố gắng thể lực, rủi ro khó tránh, tiêu hao lượng q trình làm việc… Thơng tin hoạt động thực tế nhân viên tiến hành nơi làm việc phương pháp làm việc, mối quan hệ thực công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với nhân viên khác, cách thức thu thập xử lý loại số liệu cách thức làm việc với loại máy móc, trang bị kỹ thuật Thơng tin phẩm chất mà nhân viên thực công việc cần có trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ thực công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, đặc điểm cá nhân cần có thực cơng việc… Thơng tin loại máy móc, thiết bị kỹ thuật nơi làm việc số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật tính tác dụng trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản nơi làm việc Thông tin tiêu chuẩn mẩu thực công việc nhân viên, bao gồm quy định tiêu chuẩn hành vi tiêu chuẩn kết thực cơng việc Trình tự thực phân tích cơng việc Nội dung, trình tự thực phân tích cơng việc thường khơng giống doanh nghiệp, q trình thực phân tích cơng việc bao gồm bước sau đây: Bước 1: Xác định sách cơng ty, mục đích phân tích cơng việc, từ xác định hình thức thu thập thơng tin phân tích cơng việc hợp lý Chính sách cơng ty · Ngun tắc, sách ưu tiên nguồn nhân lực xác định rõ ràng cập nhật giúp doanh nghiệp việc thiết lập thủ tục, định mức công việc, thiết lập công việc đặc biệt việc xác định chức trách nhiệm vụ yêu cầu trình độ kỹ cơng việc · Các sách ưu tiên nguồn nhân lực cho doanh nghiệp thấy điều doanh nghiệp quan tâm chấp nhận hay khơng Nó đảm bảo kết thực công việc nhân viên đạt định mức tiêu chuẩn tối thiểu Nó giúp doanh nghiệp trở nên quán việc định · Doanh nghiệp khơng thường xuyên có thời gian để giải tất vấn đề câu hỏi cách trực tiếp Các sách viết cơng cụ truyền thơng tốt, sở cho hoạt động hàng ngày doanh nghiệp · Các sách, quy định ưu tiên nguồn nhân lực doanh nghiệp la bàn định hướng cho doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp khơng có chúng, doanh nghiệp lạc đường hay phải theo đường dài Bước 2: Thông qua câu hỏi thu thập thông tin Bước 3: Áp dụng phương pháp khác để thu thập thơng tin phân tích cơng việc Tùy theo yêu cầu mức độ xác chi tiết thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình cơng việc khả tài doanh nghiệp sử dụng kết hợp phương pháp thu thập thông tin phân tích cơng việc sau đây: vấn, câu hỏi quan sát Bước 4: Viết nháp mô tả cơng việc, kiểm tra lại độ xác đầy đủ thơng tin qua nhân viên thực cơng việc vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực cơng việc Bước 5: Hoàn thiện cuối PHẦN : LIÊN HỆ THỰC TIỄN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI DOANH NGHIỆP 2.1 Giới thiệu chung Công ty 2.1.1 Thông tin chung tin sau thu thập tiếp tục Trưởng phòng phụ trách thẩm định thức chuyển P.HCNS để thực phân tích tiếp nhằm đảm bảo khách quan Còn Phương pháp vấn sử dụng phân tích cơng việc chức danh công việc chuyên môn nghiệp vụ yêu cầu phức tạp thu thập thông tin Người vấn sử dụng Bảng thu thập thông tin phân tích cơng việc để ghi nhận thơng tin liên quan đến nội dung công việc chức danh Quá trình vấn chia thành giai đoạn, (i) Giai đoạn 1: người thực phân tích cơng việc Trưởng phòng ban Các Trưởng phòng tự xác định nội dung công việc thực vấn nhân viên trực tiếp thực công việc để đảm bảo khách quan, khơng bị thiếu sót; (ii) Giai đoạn 2: người thực phân tích cơng việc NV.TCLĐ/ TP.HCNS thực vấn Trưởng phòng nhân viên thực cơng việc 2.2.2 Thực trạng Nguồn nhân lực Công ty 2.2.2.1 Về số lượng lao động : Xuất phát doanh nghiệp Nhà nước hoạt động chế bao cấp cũ, máy hoạt động cồng kềnh, trước năm 1995, số lượng CBCN công ty 500 người, q trình hoạt động hiệu quả, cơng ty lâm vào tình trạng chậm trả lương phải cắt giảm nhân Được giúp đỡ Tổng công ty Giấy Ngân hàng nhà nước, trải qua bao khó khăn, đến nay, số lượng lao động 476 người số lao động trực tiếp sản xuất 301 người chiếm 63,2%, lao động quản lý 35 người chiếm % Hiện tại, công ty bước vươn lên, đời sống cán công nhân cơng ty có nhiều cải thiện, thu nhập ngày tăng Thể tiêu sau: Chỉ số Đơn vị 2011 2012 2013 2014 2015 TH KH TH KH TH KH TH KH dự kiến Lao động Người 578 550 547 553 507 498 458 476 Thu nhập BQ 1000đ 4998 5298 5139 5259 5243 5510 5653 6320 Nguồn : Báo cáo tài thường niên qua năm công bố đến năm 2015 2.2.2.2 Về chất lượng lao động : Hiện nay, số có 35 cán quản lý có người có đại học, lại có trình độ đại học, Những NLĐ có thâm niên cơng tác với kinh nghiệm tích luỹ đủ khả đảm nhiệm yêu cầu công việc nhân có bậc thợ từ bậc trở lên chiếm tỷ lệ 34,2% tổng số lao động sản xuất công ty Đây đánh giá cơng nhân có tay nghề, ham học hỏi, cần cù nhiệt tình cơng việc Hàng năm, cơng ty có tổ chức đào tạo cử đào tạo, thi nâng bậc cho công nhân sản xuất 2.2.2.3 Sơ đồ cấu tổ chức cấu chức danh Hiện tại, Văn phòng phẩm Hồng Hà chia thành khối khối gián tiếp khối trực tiếp (Chức nhiệm vụ Phòng/Ban liệt kê tai Phụ lục 3), cấu thể chi tiết theo sơ đồ sau: Tổng giám đốc NM giấy NM giấy NM Nhựa – Lắp ráp NM Kim loại Phòng Kế hoạchvật tư Phòng TCKT Phòng Kì thuật Phòng KTXNK P Marketin g Phó TGĐ ( kinh doanh ) Phó TGĐ ( tài ) Phó TGĐ ( sản xuất ) P Kinh doanh P Thương mại Phòng HCNS Ban Quản lý tòa nhà Chi nhánh Đà Nẵng CN HCM Sơ 2.3 Thực trạng công tác thiết kế công việc Kết q trình thiết kế cơng việc thơng tin đầu vào quan trọng Phân tích cơng việc Tại VPPHH, công tác thiết kế công việc triển khai thực từ năm 2011 theo QĐ số 40/2011/QĐ-TGĐ ngày 15/02/2011 Dự án Thiết kế công việc Công ty thực vòng 06 tháng kể từ tháng 03/2011 đến tháng 09/2011 2.4 Thực trạng kết Thiết kế công việc Về phương pháp: Phương pháp Thiết kế công việc VPPHH áp dụng phương pháp truyền thống cách dựa thực tế công việc tham khảo chức danh công việc tổ chức khác để xác định nhiệm vụ trách nhiệm công việc Về số lượng: Kết thúc tháng 9/2011, Công ty triển khai Thiết kế công việc cho 53 chức danh công việc cho khối gián tiếp (100% chức danh thời điểm 2011) 14 chức danh công việc cho khối trực tiếp (khoảng 40% chức danh thời điểm 2011) Về nội dung: Kết phân tích cơng việc xác định thơng tin công việc gồm 02 nội dung là: (i) nội dung công việc (ii) đối tượng quản lý trực tiếp 2.5 Thực trạng hiệu Thiết kế công việc Về phương pháp : VPPHH áp dụng phương pháp truyền thống nhiên cách làm có nhược điểm lớn thiết kế công việc dựa theo người, thực tế phân công tổ chức, thơng tin làm sở tham khảo thiếu chuẩn mực Về số lượng: Chưa có kết phân tích cơng việc đầy đủ cho tất vị trí, thiết kế 67/98 chức danh cơng việc (thời điểm 2011), 46 chiếm 68% Tính đến thời điểm năm 2015, số lượng chức danh tăng lên đến 102 số lượng chức danh thiết kế có 66% tổng chức danh Về nội dung: Kết thiết kế công việc đề cập đến nội dung công việc, nội dung quan trọng khác trách nhiệm, điều kiện lao động, yêu cầu trình độ-kỹ năng, mối quan hệ công việc không thu thập phân tích Như vậy, Thiết kế công việc VPPHH triển khai không đầy đủ, thiếu tập trung dẫn đến kết không đảm bảo bao quát phân công công việc tổng thể tồn chức danh Cơng ty Hệ dẫn đến công việc thiết lập chưa khoa học, chưa có tính hệ thống, khơng cập nhật thông tin không đáp ứng chiến lược nhân dài hạn Đây vấn đề lớn triển khai Phân tích cơng việc thông tin gốc từ Thiết kế công việc không đầy đủ, không cập nhật 2.6 Chức nhiệm vụ đơn vị Trách nhiệm công việc cụ thể bên liên quan trình triển khai cơng tác phân tích cơng việc thể sau: Tổng Giám đốc (TGĐ) ) Quyết định thành lập Ban dự án PTCV (dựa đề xuất Trưởng phòng Hành nhân sự, mục tiêu phát triển tình hình cơng việc thực tế), quy định nội dung dự án, trách nhiệm bên liên quan chế độ thưởng phạt Trong trình tổ chức thực dự án, tùy thuộc vào đề xuất Trưởng phòng HCNS, Tổng Giám đốc xem xét đưa số điều chỉnh phù hợp thực tế để nội dung đánh giá mang tính khả thi, đưa điều chỉnh hình thức thưởng phạt phù hợp sau giai đoạn đóng góp ý kiến vào dự thảo văn PTCV Sau văn PTCV sửa đổi hoàn thiện, Tổng Giám đốc xem xét phê duyệt ban hành Từ thấy Tổng Giám đốc với vai trò người đưa đạo chung việc thực dự án từ việc phê duyệt định thành lập hướng dẫn kế hoạch thực (quy định cụ thể thời gian thực chế độ báo cáo), thể mức độ tham gia phù hợp, giúp đảm bảo tiến độ Bảng 2.4: Phân công trách nhiệm cơng tác Phân tích cơng việc 49 chất lượng thực công việc, định hướng công tác sát với mục tiêu tổ chức 2.Trưởng phòng Hành nhân (TP.HCNS) Theo Quyết định thành lập dự án, TP.HCNS cán chủ trì hoạt động PTCV với trách nhiệm thực tế sau: Lập dự thảo kế hoạch thực chương trình PTCV (mục đích thực hiện, ngân quỹ, thời gian, phân công cán thực hiện, chế độ thưởng phạt, ) trình giám đốc xem xét; giám sát, đạo trình thực dự án cán triển khai thực PTCV; đóng góp ý kiến vào dự thảo văn PTCV; đạo việc đưa văn PTCV vào áp dụng sau có định ban hành; Lập báo cáo chung trình giám đốc sau kết thúc giai đoạn dự án; Thẩm định kết đóng góp ý kiến cho dự thảo trước ban hành; thông báo phối hợp cán quản lý phòng/ban thực đạo Ban lãnh đạo giám sát phòng/ban q trình triển khai áp dụng kết thực tế Trách nhiệm TP.HCNS phân công làm giảm vai trò Nhân viên chun mơn Phòng (NV.TCLĐ) đối tượng thường đóng vai trò nghiệp vụ QTNL Tuy nhiên, TP.HCNS người có kiến thức sâu sắc liên quan đến nghiệp vụ phòng/ban quản lý bao quát nên việc kiểm tra đạo thực gặp nhiều thuận lợi 3.Nhân viên Tổ chức lao động (NV.TCLĐ) NV TCLĐ có trách nhiệm sau: Thực công tác PTCV theo kế hoạch phê duyệt; lên kế hoạch cụ thể bước cần thực hiện; thu thập thông tin, xử lý thông tin, viết dự thảo ; cung cấp thông tin, xếp thời gian phối hợp với trưởng phận tham gia; áp dụng kết PTCV nghiệp vụ QTNL; gửi văn PTCV có phê duyệt tới phận; hỗ trợ phòng ban khác trình áp dụng kết PTCV Định 50 kỳ báo cáo tới Ban lãnh đạo TP.HCNS tình hình thực (nội dung thời gian báo cáo BLĐ quy định) NV.TCLĐ Công ty người có kiến thức chun mơn nghiệp vụ QTNL, cán có đủ lực để đảm bảo công tác PTCV đạt hiệu mong muốn.Việc triển khai thực giao cho NV.TCLĐ có ưu điểm dễ đạo, điều chỉnh trình triển khai quy đầu mối người thực Tuy nhiên việc phân công tương đối áp lực số lượng chức danh công việc Công ty lớn (102 chức danh) 4.Trưởng Phòng/Ban Trưởng Phòng/Ban đóng vai trò người phối hợp thực với trách nhiệm: phối hợp với P.HCNS xây dựng văn PTCV; cung cấp thơng tin vị trí cơng việc đảm nhận; hỗ trợ việc cung cấp, kiểm tra tính xác thơng tin vị trí cơng việc phòng phụ trách; tham gia đóng góp ý kiến cho dự thảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ phòng/ban tình hình phân cơng cơng việc thực tế phòng/ban; triển khai áp dụng kết PTCV theo hướng dẫn Phòng Hành nhân Các Trưởng Phòng/Ban Cơng ty người có vai trò quan trọng việc thực công tác PTCV, am hiểu chun mơn, khơng tránh khỏi tình trạng văn khơng chuẩn hóa, khó hiểu, bị bỏ sót trách nhiệm, thiên lệch theo ý chí chủ quan người phân tích 5.Người lao động Cơng ty: Có thực trạng gây khó khăn cho cơng tác tiếp cận, thu thập thông tin ứng dụng tài liệu Phân tích cơng việc vào hoạt động thực tiễn Đó là, cán nhân viên khối gián tiếp Cơng ty đa phần có trình độ từ Cao Đẳng trở lên phần lớn chưa có nhận thức vai trò tầm quan trọng PTCV Đa phần người lao động công ty nghi ngờ mục đích PTCV, cho kết PTCV không phản ánh hết công việc 51 thân không giúp cho việc đánh giá nỗ lực họ q trình làm việc Bên cạnh đó, làm giảm quyền lợi mà NLĐ hưởng kết đánh giá không cao 2.7 Xây dựng mơ tả cơng việc Quy trình Phân tích Mô tả công việc thực qua bước sau: Các Trưởng phòng/ban kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, hiểu biết công việc, kinh nghiệm thân lĩnh vực phụ trách kết hợp với quan sát hàng ngày để xác định thông tin về: nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, phạm vi quyền hạn từ Trưởng phòng/ban trực tiếp Phân tích cơng việc cụ thể Mô tả công việc Sau Trưởng phòng/ban dự thảo Mơ tả cơng việc, văn chuyển cho người lao động góp ý Tuy nhiên, thực tế, hầu hết phòng, ban khơng làm việc này, thơng tin góp ý NLĐ cho Trưởng phòng khơng có nhiều Sau hồn thành việc PTCV Phòng/Ban, Trưởng phòng, ban giao MTCV cho phòng Hành nhân sự; Phòng Hành nhân có trách nhiêm thẩm định, thực vấn để xác nhận thơng tin kết Phân tích cơng việc P.HCNS tiếp nhận, thẩm định điều chỉnh MTCV Phòng/ban dự thảo trình Tổng Giám đốc Cơng ty duyệt Sau Tổng Giám đốc thông qua, phân Mô tả công việc gửi tới phòng, ban lưu lại P.Hành nhân Sau thu thập thông tin công việc, P.HCNS tổng hơp chuyển đổi sang biểu mẫu Mô tả công việc theo cách tách riêng sản phẩm PTCV Bản mô tả công viêc thể nội dung gồm (i) Tên chức danh công việc (ii) Tóm tắt trách nhiệm (iii) Nhiệm vụ cơng việc (iv) Người quản lý trực tiếp Mẫu Mô tả cơng việc áp dụng Cơng ty Ví dụ :1 Nhân viên khí chế tạo máy MƠ TẢ CÔNG VIỆC : - Thực kiểm tra chất lượng vật tư đầu vào, giám sát trình sản xuất kiểm tra chất lượng thành phẩm xưởng sản xuất; - Tham gia xây dựng tài liệu kỹ thuật công nghệ hướng dẫn kỹ thuật (quy trình cơng nghệ, sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, …); - Tham gia nghiên cứu cải tiến kỹ thuật nâng cao chất lượng sản phẩm; thiết kế, chế thử phát triển sản phẩm mới; - Tham gia hướng dẫn, đào tạo công nhân công nghệ thi nâng bậc hàng năm; - Thực nhiệm vụ khác phân công Nhân viên kinh doanh văn phòng phẩm MƠ TẢ CƠNG VIỆC - Triển khai nhiệm vụ bán hàng Nhà phân phối Phòng Kinh doanh giao định kỳ; - Trực tiếp phối hợp với giám sát bán hàng xử lý đơn hàng địa bàn phụ trách; - Theo dõi, cập nhật thông tin hoạt động bán hàng Nhà phân phối; - Nắm bắt thông tin thị trường, thông tin khách hàng; - Thực chương trình Nhà phân phối công ty; - Thực nhiệm vụ khác phân cơng 3.Giám sát bán hàng MƠ TẢ CÔNG VIỆC - Tiếp nhận mục tiêu bán hàng, lập kế hoạch bán hàng chi tiết địa bàn / tỉnh phụ trách - Giám sát, thúc đẩy Nhà phân phối bán hàng, thực hóa mục tiêu doanh số theo kế hoạch - Quản lý, giám sát nhân viên kinh doanh địa bàn phụ trách; - Cập nhật thông tin khách hàng thực chăm sóc khách hàng; - Theo dõi, cập nhật thơng tin hoạt động bán hàng địa bàn phụ trách; - Báo cáo tồn kho kiểm đếm thực tế hàng tháng; - Phối hợp thực chương trình marketing, giới thiệu sản phẩm điểm bán; - Thực nhiệm vụ khác phân công 2.8 Hoàn chỉnh xin phê duyệt cấp Người làm cơng việc người quản lý phải thảo luận trí văn mơ tả cơng việc Người làm cơng việc người giám sát người quản lý phải thống xem nên giải người làm công việc gặp phải vấn đề cần giải Người quản lý cần đạo cấp cho thống mô tả công việc đảm bảo cơng việc tiến hành thuận lợi mà khơng có kẽ hở chồng chéo lên Sau ổn thỏa mơ tả cơng việc xin ý kiến Ban Giám đốc để khảo soát lại lần Ban Giám đốc định xem có chấp nhận hay khơng 2.9 Kết phân tích cơng việc -Về số lượng: Hiện nay, Công ty xây dựng 67/102 Mô tả công việc khối gián tiếp, tức xây dựng 66% mô tả công việc cho chức danh tồn Cơng ty -Về chất lượng: Hệ thống tài liệu Phân tích cơng việc chưa đáp ứng nội dung yêu cầu tối thiểu (điều kiện làm việc, phương tiên máy móc, mối quan hệ cơng việc, u cầu người thực hiện, tiêu chuẩn thực cơng việc ) Do đó, Hệ thống văn PTCV chưa đáp ứng yêu cầu quản trị nhân Để làm rõ nhận định để tìm hiểu sâu đánh giá NLĐ phù hợp MTCV so với thực tế công việc tại, tác giả thực khảo sát thu kết sau: Hầu hết chức danh Công ty mô tả cơng việc Tuy nhiên, nhận xét theo tiêu chí rõ ràng, đầy đủ phù hợp mô tả cơng việc, 33.33% cho Bản mơ tả công việc phù hợp với thực tế 16.67% cho biết đơn vị họ chưa có Bản mơ tả cơng việc 50.00% nhận định Bản mô tả công việc đơn vị họ chưa sát với thực tế công việc Khi hỏi yêu cầu cải tiến MTCV chức danh đảng đảm nhiệm có đến 67.82% cho cần thay đổi, có 12% cho giữ nguyên so với Dựa vào thông tin thực tế số liệu khảo sát phân tích rút nhận xét sau: +) Thứ nhất, Hệ thống văn phân tích cơng việc Công ty chưa xây dựng đầy đủ Mô tả cơng việc số chức danh khơng phù hợp thực tế +) Thứ hai,Bản MTCV dừng lại việc mô tả nhiệm vụ mà NLĐ cần thực hiện, với cách mô tả chung chung NLĐ khó xác định xác trách nhiệm cần thực Bản MTCV thiếu nhiều thông tin khác, như: mối quan hệ thực cơng việc, phương tiện, máy móc sử dụng làm việc, điều kiện làm việc Đây thông tin quan trọng người thực công việc lại không đề cập tài liệu +) Thứ ba, phòng, ban chưa xây dựng đủ ba văn phân tích cơng việc, thiếu hai sản phẩm quan trọng tiêu chuẩn người thực công việc tiêu chuẩn thực cơng việc Tóm lại, sản phẩm Mô tả công việc áp dụng VPPHH chưa đầy đủ, hợp lý mặt nội dung hình thức 2.9 Các nhân tố ảnh hưởng phân tích cơng việc Mục đích phân tích cơng việc Phân tích cơng việc cơng cụ mang tính định hiệu quản lý nguồn nhân lực mà nhà quản lý cần phải trọng thực - Đề tiêu chuẩn tuyển dụng - Phân cơng, bố trí nhân viên - Thiết kế chương trình đào tạo - Đánh giá lực thực công việc - Cải thiện điều kiện làm việc - Định giá công việc - Trả công khen thưởng Phân tích cơng việc cung cấp cho nhà quản trị tóm tắt nhiệm vụ trách nhiệm cụ thể cơng việc đó, mối tương quan công việc với công việc khác, kiến thức kĩ cần thiết, điều kiện làm việc, v.v Từ đó, nhà quản trị biết tuyển chọn người phù hợp đào tạo nhân viên cơng ty để thực cơng việc Phân tích cơng việc cung cấp thơng tin cần thiết qua mô tả công việc để đánh giá tình hình thực cơng việc xác, từ trả thù lao cho người lao động cách công bằng, xứng đáng Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hố có trách nhiệm, quyền hạn định bố trí theo cấp, khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản lý phục vụ mục đích chung xác định doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức mặt phản ánh cấu trách nhiệm người doanh nghiệp, mặt khác tác động tích cực đến việc phát triển doanh nghiệp - Cấp độ cấu vĩ mô: Sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò cá nhân cơng ty - Cấp độ vi mô: Quy định quyền hạn, trách nhiệm vị trí mà cá nhân công ty - Hệ thống bổ trợ: Bao gồm hệ thống điều hành tổ chức, trình quản lý phát triển cơng ty, văn hố cơng ty hệ thống quản lý hoạt động Cấu trúc doanh nghiệp tác động đến: - Việc điều chỉnh cấu hoạt động: Các mục tiêu chiến lược, chủng loại sản phẩm, địa bàn hoạt động, v.v - Việc phân công chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận, cấp quản lý, chức danh, v.v - Cơ cấu thể chế: chế, sách thơng qua rà sốt, thay đổi hợp lý hóa từ quy trình cơng việc đến quy chế, quy định - Cơ cấu nguồn lực: đầu tư tạo lập nguồn lực phân bổ sử dụng nguồn lực hợp lý Cơ sở vật chất, nguồn tài Các hoạt động nghiên cứu tài doanh nghiệp hay phân tích tài nội giúp nhà quản trị doanh nghiệp hoàn thành nhiều mục tiêu khác tạo công ăn việc làm cho người lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hoá dịch vụ, hạ chi phí sản xuất bảo vệ mơi trường Doanh nghiệp đạt mục tiêu doanh nghiệp kinh doanh có lãi tốn nợ Người lao động có nhu cầu thơng tin tình hình tài doanh nghiệp liên quan đến quyền lợi trách nhiệm, đến khách hàng tương lai họ Việc thường xun tiến hành phân tích tình hình tài giúp doanh nghiệp thấy thực trạng hoạt động tài chính, từ xác định ngun nhân mức độ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Trên sở có biện pháp hữu hiệu định cần thiết để nâng cao chất lượng công tác quản lý kinh doanh Thực đãi ngộ tài tốt góp phần đạt mục tiêu thu hút giữ chân nhân Nhân sự, đối tượng thực phân tích, đối tượng phân tích - Kiến thức - Khả - Kỹ - Khả giao tiếp - Kinh nghiệm Phạm vi cơng việc cần thực phân tích - Nhận diện công việc - Tiêu chuẩn thực công việc - Trách nhiệm nhiệm vụ Quan hệ phối hợp công việc - Cấp – cấp - Giám sát trực tiếp - Đồng nghiệp - Bên ngồi cơng ty Phần : GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG VIỆC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CT VPP HỒNG HÀ 3.1 Ưu điểm: Công tác PTCV thực công ty đạt số kết định: -Một là, mục tiêu PTCV hướng tới việc thực mục tiêu tổ chức phù hợp với mục tiêu quản lý, phục vụ quản lý - Hai là, huy động tham gia hỗ trợ cán quản lý phận liên quan công ty, thành phần phân định trách nhiệm chủ trì, thực hỗ trợ - Ba là, người tham gia phân tích cơng việc có lực, chun mơn, kinh nghiệm tương đối phù hợp -Bốn là, kết PTCV đưa vào sử dụng hoạt động QTNL, liên quan đến tuyển dụng, xây dựng thang bảng lương, quan hệ nhân sự, đánh giá thực công việc công ty 3.2 Hạn chế: Bên cạnh ưu điểm đạt cơng tác PTCV cơng ty tồn số hạn chế sau: -Một là, hệ thống PTCV chưa đảm bảo yêu cầu rõ ràng, đầy đủ, tin cậy Bản MTCV thiếu nhiều nội dung gồm: mối quan hệ thực công việc, phương tiện, máy móc sử dụng làm việc, điều kiện làm việc Đây thông tin quan trọng người thực công việc lại không đề cập tài liệu Chưa có nơi dung u cầu người thực tiêu chuẩn hồn thành cơng việc - Hai là, mô tả công việc chưa xây dựng đầy đủ cho chức danh công việc công ty -Ba là, q trình PTCV có tham gia cá nhân người lao động không phổ biến, giải thích cho người thực cơng việc nội dung MTCV -Bốn là, chưa có hướng dẫn, tiêu chuẩn, quy định cụ thể việc xây dựng tài liệu sản phẩm đầu công tác PTCV -Năm là, vấn chuyên gia làm thông tin sở thực PTCV chưa thực thức, thiếu kênh thơng tin phản hồi từ phía người lao động tới tổ chức - Sáu là, kết PTCV chưa ứng dụng tối đa nghiệp vụ QTNL, hoạt động quản lý doanh nghiệp hoạt động khác 3.3 Giải pháp hoàn thiện phân tích cơng việc cơng ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà: - Hồn thiện phân tích cơng việc cơng ty Hiện tại, cơng tác phân tích công việc triển khai công ty, nhiên nhiều hạn chế cơng tác chuẩn bị, triển khai ứng dụng kết PTCV hoạt động quản trị nhân Để PTCV hiệu ta cần: + Một là, máy triển khai PTCV đóng vai trò quan trọng để PTCV có hiệu PTCV thực hiệu máy nhân triển khai kiện toàn số lượng, cấu, kiến thức kỹ phân định trách nhiệm + Hai là, xây dựng quy trình phân tích công việc, hệ thống biểu mẫu, phiếu hỏi bản, thống tồn cơng ty + Ba là, sử dụng kết hợp phương pháp phân tích công việc tùy thuộc mục tiêu quản lý đặc thù cơng việc nhóm đối tượng lao động Kết Phân tích cơng việc đưa dựa phương pháp PTCV, nhiên sử dụng kết hợp phương pháp khác giúp nhà quản lý có nhìn tồn diện vấn đề này, phát huy ưu điểm hạn chế bớt nhược điểm phương pháp để kết PTCV có độ tin cậy xác cao Tuy nhiên, việc sử dụng kết hợp phương pháp phải dựa nguyên tắc đảm bảo tiết kiệm thời gian chi phí đồng thời đảm bảo hiệu + Bốn là, phân tích cơng viêc cần đảm bảo tính khoa học đồng thời vận dụng linh hoạt theo đặc trưng hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức nhận ủng hộ người lao động Cần tăng cường truyền thông vai trò PTCV, đồng thời tích cực trao đổi, lắng nghe ý kiến phản hồi từ NLĐ + Năm là, ứng dụng kết phân tích cơng viêc làm đưa định quản trị nhân lực điều chỉnh sách quản trị nhân lực Hơn 70% người lao động Việt Nam mong muốn có “một cơng việc ổn định đủ sống” mục tiêu nghề nghiệp quan trọng Ngoài ra, kinh tế khó khăn, đa phần người lao động trọng đến lợi ích ngắn hạn lương thưởng lợi ích dài hạn chế độ đào tạo, hội thăng tiến hay môi trường làm việc Việc tăng lương hàng năm dựa kết PTCV sở quan trọng để thiết lập/điều chỉnh định/chính sách QTNL liên quan đến bố trí nhân sự, tạo động lực lao động, tuyển mộ tuyển chọn nhân lực, đánh giá thực công việc, xây dựng môi trường làm việc văn hóa doanh nghiệp -Hồn thiện cơng tác soạn thảo sản phẩm phân tích cơng việc Cán phân tích cơng việc cần phải tập huấn trước cách thức phân tích thơng tin, viết mơ tả cơng việc chuẩn mực Để đảm bảo mô tả công việc xây dựng yêu cầu cần thiết phải có văn hướng dẫn xây dựng mơ tả cơng việc Tài liệu sở thống cách thức viết MTCV, đồng thời hữu dụng cho đơn vị chủ động viết MTCV, tránh nhầm lẫn, sai sót MTCV nên gồm: + Thơng tin chung chức danh + Mục đích cơng việc + Trách nhiệm cơng việc + Tiêu chí hồn thành cơng việc + Quyền hạn + Mối quan hệ giao tiếp công việc + Các trách nhiệm quản lý/ giám sát + Yêu cầu người thực + Điều kiện phương tiện làm việc - Nâng cao lực người tham gia phân tích cơng việc - Hồn thiện việc ứng dụng kết phân tích công việc vào hoạt động quản trị nhân lực ... cơng làm giảm vai trò Nhân viên chun mơn Phòng (NV.TCLĐ) đối tượng thường đóng vai trò nghiệp vụ QTNL Tuy nhiên, TP.HCNS người có kiến thức sâu sắc liên quan đến nghiệp vụ phòng/ban quản lý bao... cung cấp thông tin, xếp thời gian phối hợp với trưởng phận tham gia; áp dụng kết PTCV nghiệp vụ QTNL; gửi văn PTCV có phê duyệt tới phận; hỗ trợ phòng ban khác trình áp dụng kết PTCV Định 50 kỳ... (nội dung thời gian báo cáo BLĐ quy định) NV.TCLĐ Cơng ty người có kiến thức chun mơn nghiệp vụ QTNL, cán có đủ lực để đảm bảo công tác PTCV đạt hiệu mong muốn.Việc triển khai thực giao cho NV.TCLĐ