Kế toán phương thức thanh toán chuyển tiền điện tử trong NHTM. Liên hệ với 1 ngân hàng

Mục lục Chương I. Những vấn đề chung về thanh toán chuyển tiền điện tử I. Khái niệm và đặc điểm về thanh toán chuyển tiền điện tử 1. Khái niệm 2. Đặc điểm 3. Các quy định trong chuyển tiền điện tử II. Kế toán thanh toán liên chi nhánh ngân hàng ( chuyển tiền điện tử) 1. Khái niệm 2. Phương pháp kế toán 2.1 Chứng từ kế toán 2.2 Tài khoản sử dụng 2.3 Vận dụng tài khoản sử dụng Chương II. Liên hệ kế toán thanh toán chuyển tiền điện tử tại Ngân hàng Thương mại I. Giới thiệu về ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam 1. Giới thiệu chung 2. Các hoạt động chính của ngân hàng 2.1 Huy động vốn 2.2 Cho vay, đầu tư 2.3 Bảo lãnh 2.4 Thanh toán và tài trợ thương mại 2.5 Ngân quỹ 2.6 Thẻ và ngân hàng điện tử 2.7 Các hoạt động khác II. Các chứng từ sử dụng và tài khoản chi tiết dụng trong kế toán chuyển tiền điện tử tại VietinBank

Bảng đánh giá điểm

ST

Tự đánh giá

Nhóm đánh giá

Nhóm trưởng

Mục lục Chương I Những vấn đề chung về thanh toán chuyển tiền điện tử

I Khái niệm và đặc điểm về thanh toán chuyển tiền điện tử

1 Khái niệm

2 Đặc điểm

3 Các quy định trong chuyển tiền điện tử

II Kế toán thanh toán liên chi nhánh ngân hàng ( chuyển tiền điện tử)

1 Khái niệm

2 Phương pháp kế toán

2.1 Chứng từ kế toán

2.2 Tài khoản sử dụng

2.3 Vận dụng tài khoản sử dụng

Chương II Liên hệ kế toán thanh toán chuyển tiền điện tử tại Ngân hàng Thương mại

I Giới thiệu về ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

1 Giới thiệu chung

2 Các hoạt động chính của ngân hàng

2.1 Huy động vốn

2.2 Cho vay, đầu tư

2.3 Bảo lãnh

2.4 Thanh toán và tài trợ thương mại

2.5 Ngân quỹ

2.6 Thẻ và ngân hàng điện tử

2.7 Các hoạt động khác

II Các chứng từ sử dụng và tài khoản chi tiết dụng trong kế toán chuyển tiền điện tử tại VietinBank

1 Các chứng từ sử dụng

2 Các tài khoản chi tiết

III Quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử của Vietinbank

1 Quy trình nghiệp vụ tại NH phát lệnh (NHPL)

2 Tại ngân hàng nhận lệnh đến

3 Nghiệp vụ tại trung tâm thanh toán (TTTT)

4 Đối chiếu trong CTĐT

4.1 Đối chiếu hàng ngày

4.2 Đối chiếu hàng tháng

IV Vận dụng kế toán thanh toán chuyển tiền điện tử NHTMCP Công Thương

1 Tình huống 1

2 Tình huống 2

Chương I Những vấn đề chung về thanh toán chuyển tiền điện tử

I Khái niệm và đặc điểm về thanh toán chuyển tiền điện tử

1 Khái niệm

Thanh toán chuyển tiền điện tử ( TTCTĐT) là toàn bộ quá trình xử lý một khoản chuyển tiền qua mạng máy vi tính kể từ khi nhận được một lệnh chuyển tiền của người

phát lệnh đến khi hoàn tất việc thanh toán cho người thụ hưởng (đối với chuyển tiền Có) hoặc thu nợ từ người nhận lệnh (đối với chuyển tiền Nợ)

2 Đặc điểm

 Được hoạt động trong môi trường pháp lý và chuẩn hóa cao

 Các công đoạn trong quy tình CTĐT chủ yếu được tự động hóa

 Phần tính ký hiệu mật được cài đặt một chương trình riêng với mức độ đòi hỏi tính bảo mật hết sức nghiêm ngặt, thanh toán CTĐT đạt độ an toàn tài sản rất cao

 Quá trình thanh toán chuyển tiền, tra soát, trả lời tra soát, chấp nhận được chương trình xử lý tự động do đó đảm bảo tính chính xác cao độ

3 Các quy định trong chuyển tiền điện tử

 Các chủ thể tham gia trong chuyển tiền điện tử

 Người phát lệnh: người xin chuyển tiền bằng hình thức CTĐT

 Người nhận lệnh: người thụ hưởng trong lệnh chuyển Có hoặc người thanh toán cuối cùng trong lệnh chuyển Nợ

 Ngân hàng A ( NH khởi tạo): phục vụ người phát lệnh

 Ngân hàng B ( NH nhận): phục vụ ngườ thụ hưởng

 Ngân hàng trung gian: trung tâm thanh toán (TTTT)

 Các lệnh chuyển tiền

 Lệnh chuyển Có: Lệnh của NH phát lệnh, ghi Nợ cho người phát lệnh, ghi Có cho người nhận lệnh

 Lệnh chuyển Nợ: Lệnh của NH phát lệnh, ghi Có cho người phát lệnh, ghi Nợ cho người nhận lệnh

 Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ

 Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có

 Thứ tự gửi lệnh

II Kế toán thanh toán liên chi nhánh ngân hàng ( chuyển tiền điện tử)

1 Khái niệm

Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng điện tử là phương thức thanh toán vốn giữa các đơn vị liên hàng trong cùng một hệ thống bằng chương trình phần mềm chuyển tiền với sự trợ giúp của hệ thống máy tính và hệ thống mạng truyền tin nội bộ

2.Phương pháp kế toán

II.1 Chứng từ kế toán

Chứng từ ghi sổ trong kế toán CTĐT là lệnh chuyển tiền (bằng giấy hoặc dưới dạng chứng từ điện tử), chứng từ gốc làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền là các chứng từ thanh toán theo chế độ hiện hành (UNT, UNC, giấy nộp tiền, séc…) Việc chuyển hoá chứng từ

điện tử thanh chứng từ giấy hoặc ngược lại để phục vụ yêu cầu thanh toán và hạch toán phải đảm bảo sự khớp đúng giữa chứng từ dùng làm căn cứ để chuyển hoá và chứng từ

đã chuyển hoá đúng mẫu quy định và đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ

II.2 Tài khoản kế toán

Trong CTĐT, tuỳ theo từng hệ thống NH để có cách sử dụng TK khác nhau Hiện nay có 2 cách sử dụng tài khoản:

Cách 1: Sử dụng TK chuyển tiền và thanh toán chuyển tiền Theo cách này các TK

được bố trí như sau:

 TK chuyển tiền của đơn vị chuyển tiền:

+ TK 5111-Chuyển tiền đi năm nay +TK 5121-Chuyển tiền đi năm trước

+ TK 5112-Chuyển tiền đến năm nay +TK 5122-Chuyển tiền đến năm trước + TK 5113-Chuyển tiền đến năm nay

chờ xử lý +TK 5123-Chuyển tiền đến năm trướcchờ xử lý

 TK thanh toán chuyển tiền tại TTTT:

+TK 5131-TT chuyển tiền đi năm nay +TK 5141-TT chuyển tiền đi năm trước +TK 5132-TT chuyển tiền đến năm nay +TK 5142-TT chuyển tiền đến năm trước +TK 5133-TT chuyển tiền đến năm nay

chờ xử lý

+TK 5143-TT chuyển tiền đến năm trước chờ xử lý

Cách 2: Sử dụng TK “Thanh toán khác giữa các đơn vị trong từng hệ thống NH”.

Theo cách này có thể sử dụng 1 tài khoản duy nhất là TK 5191- Điều chuyển vốn

Như vậy, có nhiều cách sử dụng tài khoản trong CTĐT nhưng dù sử dụng theo cách nào thì cũng phai đảm bảo các yêu cầu :

 Đảm bảo hạch toán một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác nhanh chóng mọi khoản chuyển tiền của các đơn vị chuyển tiền và kiểm soát, đối chiếu của TTTT

 Kiểm soát, xử lý được nguồn vốn trong thanh toán của các đơn vị CTĐT

II.3 Vận dụng tài khoản sử dụng

 Tại ngân hàng thực hiện chuyển tiền đi (NHA)

Hạch toán và xử lý lệnh chuyển tiền đi:

 Đối với lệnh chuyển có NHA hạch toán:

Nợ: TK khách hàng

Có: TK 5111

 Đối với lệnh chuyển Nợ NHA hạch toán:

Nợ: TK 5111 (chuyển tiền đi năm nay)

Có: TK thích hợp

Trong TH nhân được thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển tiền (có ghi rỗ lí do

từ chối) và lệnh chuyển tiền (nợ hoặc có của NHB) NHA phải kiểm soát chặt chẽ nếu hợp

lệ thì hạch toán:

 Đối với từ chối lệnh chuyển nợ:

Nợ: TK thích hợp (trước đây đã ghi có)

Có: TK 5112

 Đối với từ chối lệnh chuyển có:

Nợ: TK 5112

Có: TK thích hợp (trước đây đã ghi nợ)

 Tại trung tâm thanh toán

Hạch toán tại TTTT

 Đối với lệnh chuyển có đến:

Nợ: TK 5131/NHA

Có: TK 5132/NHB

- Đối với lệnh chuyển nợ đến:

Nợ: TK 5131/ NHB

Có: TK 5132/ NHA

 Khi có sự cố kỹ thuật truyền tin đối với những lệnh chuyển tiền trung tâm đã nhận được nhưng do sự cố kỹ thuật không thể chuyển toéi NHB trong ngày thì trung tâm lập “biên bản sự cố kỹ thuật trong CTĐT” và “bảng kê chi tiết chuyển tiền đến chờ xử lý” để lập phiếu chuyển khoản hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đến năm nay

 Đối với lệnh chuyển tiền có:

Nợ: TK 5132/ NHA

Có: TK 5133.1 (lệnh chuyển có, lệnh huỷ lệnh chuyển nợ đến chờ xử lý)

 Đối với lệnh chuyển nợ đến:

Nợ: TK 5133.1

Có: TK 5132/ NHA

Sang hôm sau khi khắc phục được sự cố kỹ thuật thì chuyển tiếp NHB và hạch toán

 Đối với lệnh chuyển nợ:

Nợ: TK 5131/ NHB

Có: TK 5133.2

 Đối với lệnh chuyển có

Nợ: TK 5133.2

Có: TK 5131/ NHB

 Tại ngân hàng nhận chuyển tiền đến (NHB)

Hạch toán lệnh chuyển tiền đến

 Đối với lệnh chuyển tiền có đến:

Nợ: TK 5112

Có: TK thích hợp

Trong trường hợp hết giờ giao dịch mà vẫn không nhận được điện xác nhận của NHA thì hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý

Nợ: TK 5112

Có: TK 5113.2

Sang ngày hôm sau khi nhận được điện xác nhận của NHA thì tất toán tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý

Nợ: TK 5113.2

Có: TK khách hàng

 Đối với lệnh chuyển nợ đến: Nếu trên tài khoản khách hàng có đủ tiền thì NHB hạch toán:

Nợ: TK khách hàng

Có: TK 5112

Sau đó gửi thông báo chấp nhận lệnh chuyển nợ cho NHA và báo nợ cho khách hàng

Trong trường hợp khách hàng không có đủ khả năng thanh toán NHB phải gửi thông báo ngay cho khách hàng để nộp đủ tiền vào tài khoản trong phạm vi thời hạn chấp nhận, quy định tối đa là 24h làm việc kể từ khi nhận được lệnh chuyển nợ đến và hạch toán:

Nợ: TK 5113.1

Có: TK 5112

Nếu trong phạm vi thời gian quy định mà khách hàng nộp đủ tiền vào tài khoản thì NHB hạch toán: Nợ: TK khách hàng

Có: TK 5113.1

Trong trường hợp hết thời hạn chấp nhận theo quy định, nếu khách hàng không nộp

đủ tiền vào tài khoản thì NHB sẽ gửi thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển nợ cho NHA, NHB căn cứ vào thông báo từ chối chấp nhận lệnh chuyển nợ để lập lệnh chuyển

nợ gửi đi cho NHA và hạch toán:

Nợ: TK 5111

Có: TK 5113.1

Chương II Liên hệ kế toán thanh toán chuyển tiền điện tử tại Ngân hàng Thương mại

I Giới thiệu về ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam

1 Giới thiệu chung

 Tên đầy đủ: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt Nam

 Tên viết tắt: VietinBank

 Ngày thành lập: từ năm 1988 sau khi tách ra từ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

 Trụ sở chính:

Địa chỉ: 108 Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, TP Hà Nội, Việt Nam

Fax: 04 3942 1032

 Có hệ thống mạng lưới trải rộng toàn quốc với 155 Chi nhánh và trên 1.000 Phòng giao dịch

 Là thành viên sáng lập và là đối tác liên doanh của Ngân hàng INDOVINA

 Có quan hệ đại lý với trên 900 ngân hàng, định chế tài chính tại hơn 90 quốc gia

và vùng lãnh thổ trên toàn thế giới

 Là ngân hàng đầu tiên của Việt Nam được cấp chứng chỉ ISO 9001:2000

 Là thành viên của Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, Hiệp hội ngân hàng Châu Á, Hiệp hội Tài chính viễn thông Liên ngân hàng toàn cầu (SWIFT), Tổ chức Phát hành và Thanh toán thẻ VISA, MASTER quốc tế

 Là ngân hàng tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại và thương mại điện tử tại Việt Nam, đáp ứng yêu cầu quản trị & kinh doanh

 Là ngân hàng đầu tiên tại Việt Nam mở chi nhánh tại Châu Âu, đánh dấu bước phát triển vượt bậc của nền tài chính Việt Nam trên thị trường khu vực và thế giới

 Không ngừng nghiên cứu, cải tiến các sản phẩm, dịch vụ hiện có và phát triển các sản phẩm mới nhằm đáp ứng cao nhất nhu cầu của khách hàng

2 Các hoạt động chính của ngân hàng

2.1 Huy động vốn

 Nhận tiền gửi không kỳ hạn và có kỳ hạn bằng VNĐ và ngoại tệ của các tổ chức kinh tế v à dân cư

 Nhận tiền gửi tiết kiệm với nhiều hình thức phong phú và hấp dẫn: Tiết kiệm không kỳ hạn và có kỳ hạn bằng VNĐ và ngoại tệ, Tiết kiệm dự thưởng,Tiết kiệm tích luỹ

 Phát hành kỳ phiếu, trái phiếu

2.2 Cho vay, đầu tư

 Cho vay ngắn hạn bằng VNĐ và ngoại tệ

 Cho vay trung, dài hạn bằng VNĐ và ngoại tệ

 Tài trợ xuất, nhập khẩu; chiết khấu bộ chứng từ hàng xuất

 Đồng tài trợ và cho vay hợp vốn đối với những dự án lớn, thời gian hoàn vốn dài

 Cho vay tài trợ, uỷ thác theo chương trình: Đài Loan (SMEDF); Việt Đức (DEG, KFW) và các hiệp định tín dụng khung

 Thấu chi, cho vay tiêu dùng

 Dùng vốn liên doanh, liên kết với các tổ chức tín dụng và các định chế tài chính trong nước và quốc tế

 Đầu tư trên thị trường vốn, thị trường tiền tệ trong nước và quốc tế

2.3 Bảo lãnh

Bảo lãnh, tái bảo lãnh (trong nước và quốc tế): Bảo lãnh dự thầu; Bảo lãnh thực hiện hợp đồng; Bảo lãnh thanh toán

2.4 Thanh toán và Tài trợ thương mại

 Phát hành, thanh toán thư tín dụng nhập khẩu; thông báo, xác nhận, thanh toán thư tín dụng nhập khẩu

 Nhờ thu xuất, nhập khẩu (Collection); Nhờ thu hối phiếu trả ngay (D/P) và nhờ thu chấp nhận hối phiếu (D/A)

 Chuyển tiền trong nước và quốc tế

 Chuyển tiền nhanh Western Union

 Thanh toán uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc

 Chi trả lương cho doanh nghiệp qua tài khoản, qua ATM

2.5 Ngân quỹ

 Mua, bán ngoại tệ (Spot, Forward, Swap…)

 Mua, bán các chứng từ có giá (trái phiếu chính phủ, tín phiếu kho bạc, thương phiếu…)

 Thu, chi hộ tiền mặt VNĐ và ngoại tệ

 Cho thuê két sắt; cất giữ bảo quản vàng, bạc, đá quý, giấy tờ có giá, bằng phát minh sáng chế

2.6 Thẻ và ngân hàng điện tử

 Phát hành và thanh toán thẻ tín dụng nội địa, thẻ tín dụng quốc tế (VISA, MASTER CARD…)

 Dịch vụ thẻ ATM, thẻ tiền mặt (Cash card)

 Internet Banking, Phone Banking, SMS Banking

2.7 Hoạt động khác

 Khai thác bảo hiểm nhân thọ, phi nhân thọ

 Tư vấn đầu tư và tài chính

 Cho thuê tài chính

 Môi giới, tự doanh, bảo lãnh phát hành, quản lý danh mục đầu tư, tư vấn, lưu ký chứng khoán

 Tiếp nhận, quản lý và khai thác các tài sản xiết nợ qua Công ty Quản lý nợ và khai thác tài sản

II Các chứng từ sử dụng và tài khoản chi tiết dùng trong kế toán chuyển tiền điện tử tại Vietinbank

1 Các chứng từ sử dụng

Chứng từ ghi sổ kế toán chuyển tiền điện tử là lệnh chuyển tiền( bằng giấy hoặc dưới dạng dạng điện tử) Chứng từ gốc dùng làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền là các chứng từ thanh toán theo chế độ hiện hành ( UNC, UNT, )

Lệnh chuyển tiền dưới dạng chứng từ giấy phải lập theo đúng mẫu và đủ số liên do ngân hàng nhà nước quy định và phải đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ theo quy định tại chế độ chứng từ kế toán ngân hàng, tổ chức tín dụng ban hành kèm theo quyết định số 312/ QĐ ngày 04/12/1996 củaThống đốc ngân hàng nhà nước Việt Nam Lệnh chuyển tiền dưới dạng điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu do ngân hàng nhà nước quy định tại quy chế về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các ngân hàng, tổ chức tín dụng ban hành theo QĐ308/ QĐ- NH2 ngày 16/09/1997 củaThống đốc ngân hàng nhà nước

Việc chuyển hóa chứng từ điện tử thành chứng từ giấy hoặc ngược lại để phục vụ yêu cầu thanh toán và hạch toán phải bảo đảm khớp đúng giữa chứng từ làm căn cứ để

chuyển hóa và chứng từ được chuyển hóa đúng mẫu quy định và bảo đảm tính hợp pháp của chứng từ

2 Các tài khoản chi tiết

Các tài khoản sử dụng để phản ánh mối quan hệ thanh toán và quản lý vốn giữa TTTT với chi nhánh cấp 1 bao gồm :

 TK Điều chuyển vốn ( ĐCV) trong kế hoạch

 TK Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch

 TK Điều chuyển vốn ký quỹ

 TK Điều chuyển vốn quá hạn

 TK Điều chuyển vốn chờ thanh toán

 TK Điều chuyển chờ vốn

 TK Điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống

 TK Điều chuyển vốn cho vay tài trợ xuất khẩu

 TK Điều chuyển vốn cho vay bão lụt

 TK Điều chuyển vốn cho vay từ quỹ tín dụng đào tạo

 TK Điều chuyển vốn cho vay dự án của ngân hàng Tái Thiết Đức (KFW)

 TK Điều chuyển vốn cho vay dự án của ngân hàng Cân Đối Đức (DAT)

 TK Điều chuyển vốn cho vay dự án vừa và nhỏ

 TK Điều chuyển vốn dự phòng rủi ro

 TK Điều chuyển vốn cố định

 TK Điều chuyển vốn khác

III Quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử của Vietinbank

1 Quy trình nghiệp vụ tại NH phát lệnh (NHPL)

Ngân hàng khởi tạo nhận chứng từ từ khách hàng, kiểm tra, kiểm soát rồi tiến hành chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử và chuyển cho kiểm soát viên đặt ký hiệu mật trước khi chuyển đi thanh toán Sau khi tính ký hiệu mật (KHM), bút toán hạch toán được tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu

2 Tại ngân hàng nhận lệnh đến

Bộ phận thanh toán điện tử phải bố trí cán bộ chuyên trách trực đảm bảo tính liên tục khi nhận chuyển tiền đến, thông báo kịp thời cho kiểm soát viên (KSV) để kiểm tra hoặc giải mã ký hiệu mật (KHM) đồng thời, hạch toán vào TK Người nhận lệnh (nếu đủ điều kiện thanh toán) hoặc TK chờ thanh toán (nếu không đủ điều kiện thanh toán) để xử

lý theo quy trình xử lý sai sót Lệnh thanh toán được tự động hạch toán và được tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu

Sau khi nhận được kết quả khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi Lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 02 liên, 01 liên dùng báo Nợ hoặc báo Có khách hàng, 01 liên lưu nhật ký chứng từ CácLệnh thanh toán in ra phải đầy đủ chữ ký theo quy định

3 Nghiệp vụ tại trung tâm thanh toán (TTTT)

TTTT mở TK Điều chuyển vốn (ĐCV) trong kế hoạch cho từng chi nhánh (CN) để hạch toán và đối chiếu TK của CN NHCT nào sẽ mang số hiệu NH của CN NHCT đó Đối với CN trực thuộc (CN cấp 1), TTTT mở một số các TK ĐCV khác để phản ánh và quản lý các loại vốn giữa TW với CN Đối với CN phụ thuộc (CN cấp 2) chỉ được mở duy nhất TK ĐCV trong kế hoạch

Khi nhận chuyển tiền từ CN, tại TTTT, chương trình tự động kiểm tra, đối chiếu và phân loại các chuyển tiền theo tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ - thanh toán Có, phạm

vi thanh toán trong hệ thống – ngoài hệ thống để hạch toán

Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL được hạch toán tự động chuyển đi NHNL và chuyển sang vùng chờ đối chiếu với NHNL Các chuyển tiền ngoài hệ thống được chuyển sang vùng riêng để giải mã, phục hồi chứng từ đưa đi thanh toán bù trừ hoặc chuyển mạng thị trường song biên với các tổ chức tín dụng khác

Trường hợp nhận được Lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khoá sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán này sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp của hệ thống