Đánh giá công tác phân tích công việc và 1 số giải pháp nâng cao công tác phân tích công việc tại Công ty cổ phần Kinh Đô

Đánh giá công tác phân tích công việc và 1 số giải pháp nâng cao công tác phân tích công việc tại Công ty cổ phần Kinh Đô.Con người là chủ thể của mọi hoạt động, là nguồn lực quý giá nhất của mọi tổ chức, chính chất lượng nhân lực mới quyết định sự thành bại chứ không phải là các yếu tố khác. Chính vì thế, quản trị nhân lực đã ngày càng xác lập được vị trí của mình vào việc đóng góp cho các mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức. Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc. Để hiểu rõ hơn công tác phân tích công việc trong tổ chứcdoanh nghiệp nhóm chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu với đề tài “Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại Công ty cổ phần Kinh Đô” B.NỘI DUNGI.Cơ sở lý thuyết về công tác phân tích công việc1.Khái niệm và vai trò của công tác phân tích công việc1.1.Khái niệmCông việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động.Phân tích công việc được hiểu là tiến trình thu thập thông tin về công việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức độ phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các năng lực tối thiểu người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao.Phân tích công việc hướng tới trả lời các câu hỏi sau:•Lý do sự tồn tại của công việc?•Người thực hiện cần thực hiện những nhiệm vụtrách nhiệm gì? Kết quả ra sao?•Quyền hạn của người thực hiện nhiệm vụ?•Điều kiện để tiến hành công việc?•Người thực hiện công việc phải quan hệ với ai (bên trong, bên ngoài) để thực hiện nhiệm vụ đó?•Tính phức tạp của công việc?•Để thực hiện công việc đó, người thực hiện công việc cần phải có các năng lực (kiến thức, kỹ năng, thái độ, phẩm chất nghề nghiệp) gì?1.2.Các trường hợp cần tiến hành phân tích công việc Đối với các tổ chứcdoanh nghiệp, phân tích công việc không phải là hoạt động thường xuyên mà thường được tiến hành theo dự án. Đấy cũng chính là lý do giải thích tại sao ở nhiều doanh nghiệp ở bộ phận nhân sự không có chức danh chuyên viênnhân viên phân tích công việc. Có thể liệt kê một số trường hợp tổ chứcdoanh nghiệp cần tiến hành phân tích công việc như sau:•Tổ chứcdoanh nghiệp mới được thành lập và chương trình phân

MỤC LỤC A MỞ ĐẦU B NỘI DUNG I Cơ sở lý thuyết công tác phân tích cơng việc .3 II Liên hệ thực tiễn công tác phân tích cơng việc Cơng ty cổ phần Kinh Đô III Đánh giá công tác phân tích cơng việc số giải pháp nâng cao cơng tác phân tích cơng việc Cơng ty cổ phần Kinh Đô .19 C Kết luận 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO .22 A MỞ ĐẦU Con người chủ thể hoạt động, nguồn lực quý giá tổ chức, chất lượng nhân lực định thành bại yếu tố khác Chính thế, quản trị nhân lực ngày xác lập vị trí vào việc đóng góp cho mục tiêu sứ mệnh tổ chức Phân tích cơng việc công việc cần phải biết nhà quản trị nhân Phân tích cơng việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị tuyển chọn nhân viên, đặt người vào việc phân tích cơng việc Để hiểu rõ cơng tác phân tích cơng việc tổ chức/doanh nghiệp nhóm chúng tơi tiến hành nghiên cứu với đề tài “Liên hệ thực tiễn cơng tác phân tích cơng việc Cơng ty cổ phần Kinh Đô” B NỘI DUNG I Cơ sở lý thuyết cơng tác phân tích cơng việc Khái niệm vai trò cơng tác phân tích cơng việc 1.1 Khái niệm Cơng việc tất nhiệm vụ thực người lao động tất nhiệm vụ giống thực số người lao động Phân tích cơng việc hiểu tiến trình thu thập thông tin công việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ thực công việc, mức độ phức tạp công việc, tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành lực tối thiểu người thực công việc cần có để thực cơng việc giao Phân tích cơng việc hướng tới trả lời câu hỏi sau:  Lý tồn công việc?  Người thực cần thực nhiệm vụ/trách nhiệm gì? Kết sao?  Quyền hạn người thực nhiệm vụ?  Điều kiện để tiến hành công việc?  Người thực công việc phải quan hệ với (bên trong, bên ngoài) để thực nhiệm vụ đó?  Tính phức tạp cơng việc?  Để thực cơng việc đó, người thực cơng việc cần phải có lực (kiến thức, kỹ năng, thái độ, phẩm chất nghề nghiệp) gì? 1.2 Các trường hợp cần tiến hành phân tích cơng việc Đối với tổ chức/doanh nghiệp, phân tích công việc hoạt động thường xuyên mà thường tiến hành theo dự án Đấy lý giải thích nhiều doanh nghiệp phận nhân khơng có chức danh chun viên/nhân viên phân tích cơng việc Có thể liệt kê số trường hợp tổ chức/doanh nghiệp cần tiến hành phân tích cơng việc sau:  Tổ chức/doanh nghiệp thành lập chương trình phân tích thực Khi thành lập tổ chức/doanh nghiệp, cần phải xây dựng cấu tổ chức, quy định cơng việc, chức danh, vị trí việc làm cụ thể  Tổ chức/doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh: Khi chiến lược kinh doanh tổ chức/doanh nghiệp thay đổi cơng việc nhân viên khơng giữ ngun trước  Tổ chức/doanh nghệp có thêm số cơng việc Hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức/doanh nghiệp phát triển thay đổi dẫn đến yêu cầu tuyển dụng thêm chức danh  Công việc thay đổi: Hiện công việc tổ chức/doanh nghiệp thiết kế theo xu hướng linh hoạt trước Công việc không ổn định mà thay đổi luân chuyển công việc mở rộng công việc  Khi nhận thấy dấu hiệu cần tiến hành phân tích cơng việc 1.3 Vai trò phân tích cơng việc Phân tích cơng việc có vai trò quan trọng q trình xây dựng, phát triển thực sách quy trình quản trị nhân lực tổ chức/doanh nghiệp Cụ thể sau:  Giúp dự báo số lượng chất lượng nhân lực cần thiết để hồn thành cơng việc nhằm đạt mục tiêu sản xuất kinh doanh  Có thể tuyển dụng lựa chọn người phù hợp với cơng việc Giúp người tuyển dụng biết rõ cần nhân viên nào, người nhận việc biết xác cần phải làm người quản lý mong đợi từ họ  Phân tích cơng việc giúp tổ chức/doanh nghiệp phân công công việc rõ ràng, bố trí sử dụng nhân lực xác hơn, tránh chồng chéo công việc phận cá nhân doanh nghiệp  Giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình đào tạo phát triển nhân lực thiết thực  Giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu làm việc nhân viên tốt  Doanh nghiệp xây dựng chế độ lương, thưởng công Căn vào trách nhiệm khối lượng công việc, mức độ phức tạp, cường độ, điều kiện môi trường làm việc, mô tả để đánh giá, so sánh phân nhóm lao động Đây sở để nhà quản trị xây dựng hệ thống lương, thưởng cho hợp lý với đối tượng khác cơng việc khác Sản phẩm phân tích công việc a) Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc(MTCV) văn liệt kê kết mong muốn công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ công việc, mức độ phức tạp công việc.Giúp cho người thực công việc hiểu nội dung, yêu cầu công việc hiểu quyền hạn, trách nhiệm thực công việc b) Bản tiêu chuẩn công việc Bản tiêu chuẩn công việc(TCCV) văn liệt kê yêu cầu lực tối thiểu mà người thực công việc cần có để thực cơng việc giao Thường đề cập đến lực cá nhân kiến thức, kĩ năng, thái độ phẩm chất nghề nghiệp thích hợp cho cơng việc Quy trình phân tích cơng việc Quy trình phân tích cơng việc gồm bước th ể hi ện s đ đây: Xác định phù hợp cấu tổ chức chức nhiệm vụ phận với chiến lược kinh doanh Lập danh sách chức danh cần phân tích cơng việc Xác định đối tượng tham gia phân tích cơng việc Thu thập thơng tin phân tích cơng việc Xây dựng sản phẩm phân tích cơng việc Ban hành sử dụng kết phân tích cơng việc Điều chỉnh phân tích cơng việc Bước 1: Xác định phù hợp cấu tổ chức chức nhiệm vụ phận với chiến lược kinh doanh Đây bước cần thực trình phân tích cơng vi ệc để kiểm tra xem cấu tổ chức doanh nghiệp phù h ợp v ới chiến lược kinh doanh chưa?Từ đó, việc phân tích cơng việc m ới có ý nghĩa Đồng thời, với cấu tổ chức phù h ợp cần rà soát lại ch ức năng, nhiệm vụ phòng ban, phận đảm bảo không trùng l ặp nhau, đủ hợp lý để tạo điều kiện thực chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp xác định - Bước 2: Lập danh sách chức danh cần phân tích cơng việc Sau rà soát lại chức năng, nhiệm vụ ph ận, người thực phân tích cơng việc phải xác định cơng vi ệc phận.Một công việc tương đương với ch ức danh, t ương đương vị trí.Nếu hai người thực công việc cần gọi với chức danh giống nhau, khác cơng việc có ch ức danh khác nhau.Kết thúc bước doanh nghiệp lập danh sách công việc cần phân tích - Bước 3: Xác định đối tượng tham gia phân tích cơng việc Đối tượng tham gia phân tích cơng việc th ường bao gồm: + Người trực tiếp thực cơng việc: người có nhiều thông tin c ụ th ể, chi tiết công việc mà họ thực hiện, nên thông tin mà h ọ cung cấp hữu ích để phục vụ phân tích cơng việc B ước cần thi ết m ột cơng việc có nhiều người thực hiện, cần lựa ch ọn ng ười th ực hi ện cơng việc tiêu biểu để phân tích + Quản lý trực tiếp người bao quát, chịu trách nhiệm qu ản lý cơng việc cần phân tích phân tích cơng việc + Nhân viên nhân tư vấn bên hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn điều phối dự án phân tích cơng việc - Bước 4: Thu thập thơng tin phân tích cơng việc + Xác định thơng tin cơng việc cần phân tích + Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin + Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin tùy thuộc vào t ừng công vi ệc mà chọn phương pháp cho phù hợp ph ương pháp: ph ương pháp bảng câu hỏi, vấn, quan sát,… Sau có thơng tin cần thu thập phải kiểm tra lại v ới nh ững ng ười thực khác quản lý để: + Khẳng định tính xác đầy đủ thông tin v ề công vi ệc + Bổ sung thơng tin thiếu điều chỉnh thơng tin sai l ệch + Nhận trí người thực công việc v ề nh ững thơng tin kết luận phân tích cơng việc - Bước 5: Xây dựng sản phẩm phân tích công việc Sau thu thập thông tin xác nh ất, ph ận ph ụ trách phân tích cơng việc đưa thơng tin vào mô t ả công vi ệc tiêu chuẩn cơng việc • Bản mơ tả cơng việc: Sự cần thiết mô tả công việc: + Để người biết họ cần phải làm + Định mục tiêu tiêu chuẩn cho công việc + Cơng việc khơng bị lặp lại người khác làm + Tránh tình va chạm Do đặc thù quy mơ, trình độ máy tổ chức doanh nghi ệp khác nên khơng có biểu mẫu mơ tả công việc chung Nh ưng mô tả công việc cần phải có nội dung sau: + Nhận diện công việc gồm: tên công việc, mã số công việc, c ấp bậc c nhân viên thực công việc, cán lãnh đạo, người th ực phê duyệt mơ tả cơng việc,… + Tóm tắt cơng việc: thực chất cơng việc + Các mối quan hệ thực công việc: m ối quan h ệ bên bên doanh nghiệp + Chức năng, trách nhiệm công việc: liệt kê nhi ệm v ụ nêu cụ thể công việc cần làm để th ực nhiệm vụ + Quyền hành người thực công việc: xác định rõ quy ền hành v ề mặt tài nhân lực + Tiêu chuẩn đánh giá nhân viên thực công việc: tiêu chuẩn số lượng, chất lượng… + Điều kiện làm việc: liệt kê điều kiện làm việc nh làm thêm gi ờ, s ự may rủi công việc • Bản tiêu chuẩn cơng việc Những nội dung tiêu chuẩn công việc: + Kiến thức: gồm cấp, kinh nghiệm, kiến th ức chuyên sâu ki ến thức xã hội + Kỹ năng: gồm kỹ chuyên môn kỹ mềm + Thái độ/phẩm chất: thái độ cần có phẩm ch ất nghề nghiệp c người thực công việc - Bước 6: Ban hành sử dụng kết phân tích cơng việc Sau MTCV TCCV xây dựng, cần xin ý kiến cá nhân có liên quan, hồn chỉnh xin phê duyệt để áp dụng vào th ực tế - Bước 7: Điều chỉnh phân tích cơng việc Kết thúc q trình phân tích cơng việc, cần ph ải th ẩm đ ịnh nh ững thông tin thu thập với người thực khác người quản lý(hay giám sát) cơng việc tính xác hợp lý mô t ả công vi ệc tiêu chuẩn công việc Việc thẩm định giúp cho doanh nghi ệp có điều chỉnh kịp thời: cập nhật, điều chỉnh mô tả công vi ệc, b ổ sung mơ t ả cơng việc có chức danh mới, II Liên hệ thực tiễn công tác phân tích cơng việc Cơng ty cổ phần Kinh Đô Giới thiệu Công ty cổ phần Kinh Đô Tổng quan công ty:  Trụ sở 6/134 Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, TP.HCM  Lịch sử thành lập công ty: Năm 1993, Công ty TNHH xây dựng chế biến thực phẩm Kinh Đô thành lập gồm phân xưởng sản xuất bánh snack nhỏ Phú Lâm, Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh với vốn đầu tư 1,4 tỷ VNĐ khoảng 70 cơng nhân viên  Qúa trình phát triển: - Năm 1993 1994 công ty tăng vốn pháp định lên 14 tỷ VNĐ, nhập dây chuyền sản xuất bánh Snack với công nghệ Nhật Bản trị giá 750.000 USD - Năm 1996, Công ty tiến hành đầu tư xây dựng nhà xưởng số 134 quốc lộ 13, phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, Tp.HCM với diện tích 14000m2 Đồng thời cơng ty đầu tư dây chuyền sản xuất bánh Cookies với công nghệ thiết bi đại cú Đan Mạch trị giá triệu USD - Năm 1997 1998, Công ty tiếp tục đầu tư dây chuyền thiết bị sản xuất bánh mỳ, bánh lan, công nghiệp với tổng đầu tư 1,2 triệu USD - Cuối năm 1998, dây chuyền sản xuất kẹo Chocolate đưa vào khai thác sử dụng với tổng đầu tư khoảng 800.000 USD - Sang năm 1999, Công ty tiếp tục tăng vốn pháp định lên 40 tỷ VNĐ , với đời trung tâm thương mại Savico- Kinh Đơ, quận thành Phố Hồ Chí Minh Cùng thời gian hệ thống Kinh Đơ Bakery - kênh bán hàng trực tiếp Công ty Kinh Đô - đời - Năm 2000, Công ty Kinh Đô tiếp tục tăng vốn pháp định lên 51 tỉ VNĐ, mở rộng nhà xưởng lên gần 60.000 m2, diện tích nhà xưởng 40.000m² Để đa dạng hóa sản phẩm, công ty đầu tư dây chuyền sản xuất Bánh mặn Cracker từ châu Âu trị giá triệu USD Bên cạnh đó, nhà máy sản xuất bánh kẹo Kinh Đô xây dựng thị trấn Bần Yên Nhân tỉnh Hưng Yên diện tích 28.000m², tổng vốn đầu tư 30 tỉ VNĐ - Tháng 04/2001, Công ty đầu tư thêm dây chuyền sản xuất Kẹo cứng dây chuyền sản xuất Kẹo mềm đại với tổng trị giá triệu USD, công suất 40 tấn/ngày, nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường nước - Đến tháng 06/2001, tổng vốn đầu tư Công ty Kinh Đô lên đến 30 triệu USD Công ty đưa vào khai thác thêm dây chuyền sản xuất bánh mặn Cracker trị giá triệu USD công suất 1.5 tấn/giờ Nhà máy Kinh Đô Hưng Yên đưa vào hoạt động nhằm phục vụ cho thị trường Hà Nội tỉnh phía Bắc - Năm 2001 công ty đẩy mạnh việc xuất thị trường Mỹ, Pháp, Canada, Đức, Đài Loan, Singapore, Campuchia, Lào, Nhật, Malaysia, Thái Lan - Năm 2002, sản phẩm dây chuyền sản xuất công ty BVQI chứng nhận ISO 9002 sau ISO 9002:2000 Nâng vốn điều lệ lên 150 tỉ VNĐ, công ty bắt đầu gia nhập thị trường bánh Trung Thu đổi tên thành Công ty cổ phần Kinh Đô - Ngày 01/10/2002, Cơng ty Kinh Đơ thức chuyển thể từ Công ty TNHH Xây dựng Chế Biến Thực Phẩm Kinh Đơ sang hình thức Cơng ty Cổ Phần Kinh Đô Sản lượng tiêu thụ năm sau tăng gấp đơi so với năm trước Kinh Đơ có mạng lưới 150 nhà phân phối 30.000 điểm bán lẻ rộng khắp nước Tốc độ phát triển kênh phân phối hàng năm tăng từ 15% đến 20% - Năm 2003, Kinh Đơ thức mua lại cơng ty kem đá Wall's Việt Nam tập đoàn Unilever từ Anh Quốc thay nhãn hiệu kem Kido's Tầm nhìn Hương vị cho sống Kinh Đô mang hương vị đến cho sống nhà thực phẩm an toàn, dinh dưỡng, tiện lợi độc đáo Sứ mệnh Sứ mệnh Kinh Đô người tiêu dùng tạo sản phẩm phù hợp, tiện dụng bao gồm loại thực phẩm thông dụng, thiết yếu, sản phẩm bổ sung đồ uống Chúng cung cấp thực phẩm an toàn, thơm ngon, dinh dưỡng, tiện lợi độc đáo cho tất người để giữ vị trí tiên phong thị trường thực phẩm  Với cổ đông, sứ mệnh Kinh Đô không dừng việc mang lại mức lợi nhuận tối đa dài hạn mà thực tốt việc quản lý rủi ro từ làm cho cổ đơng an tâm với khoản đầu tư  Với đối tác, sứ mệnh Kinh Đô tạo giá trị bền vững cho tất thành viên chuỗi cung ứng cách đảm bảo mức lợi nhuận hợp lý thông qua sản phẩm, dịch vụ đầy tính sáng tạo Chúng tơi khơng đáp ứng xu hướng tiêu dùng mà thỏa mãn mong ước khách hàng  Chúng ươm mầm tạo điều kiện để thỏa mãn nhu cầu kỳ vọng công việc nhằm phát huy tính sáng tạo, tồn tâm lòng nhiệt huyết nhân viên Vì Kinh Đơ ln có đội ngũ nhân viên động, sáng tạo, trung thành, có khả thích nghi cao đáng tin cậy  Để góp phần phát triển hỗ trợ cộng đồng, chủ động tạo ra, đồng thời mong muốn tham gia đóng góp cho chương trình hướng đến cộng đồng xã hội Cơ cấu tổ chức cơng ty phải có độ tin cậy , tính linh hoạt cao có tính kinh tê tối ưu, chủ động linh hoạt công tác sản xuất điều động vốn, nhân lực, khâu sản xuất sản phẩm đảm bảo số lượng chất lượng Sơ đồ máy cấu tỏ chức Công ty cổ phần Kinh Đô: 10 -Hệ thống chức nhiệm vụ máy quản lý  Ban lãnh đạo gồm + Đại hội đồng cổ đơng: Là quan có thẩm quyền cao định vấn đề c quan trọng công ty theo luật doanh nghiệp điều lệ công ty, ĐHĐCĐ c quan thông qua thông qua chủ trương sách đầu tư dài h ạn vi ệc phát triển công ty, định cấu vốn, bầu quan quản lý ều hành sản xuất kinh doanh công ty +Hội đồng quản trị: Là quan quản lý cơng ty có tồn quyền nhân danh cơng ty đ ể quy ết định vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi công ty, tr nh ững vấn đề ĐHĐCĐ định Định hướng sách tồn phát triển thực định đại hội đồng cổ đông thông qua vi ệc hoạch định sách, nghị hành động cho t ừng th ời ểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh công ty 11 + Ban kiểm soát: Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt kiểm soát hoạt động kinh doanh, qu ản trị điều hành công ty + Ban điều hành : Qua sơ đồ ta thấy máy công ty tổ chức theo kiểu ch ức năng, đứng đầu Tổng giám đóc, Tổng giám đốc HĐQT bổ nhi ệm người đại diện theo pháp luật công ty, chịu trách nhi ệm tr ước HĐQT có nhiệm vụ điều hành chung hoạt động tồn cơng ty Bên cạnh có phó tổng Giám đốc HĐQT bổ nhiệm theo đề xuất c tông giám đ ốc chuyên trách phận Cơ cấu máy chuyên mơn hố đến phòng ban sau:  Hoạt động cấu tổ chức công ty : - Cơng ty sử dụng mơ hình cấu "trực ến ch ức năng" để t ổ ch ức c cấu công ty, với chế độ thủ trưởng ta mô tả sơ đồ Ban lãnh đạo mà đại diện công ty tổng giám đốc bổ trợ phó tổng giám đốc chun mơn phòng ban định kinh doanh nên công việc hiệu mệnh lệnh từ tổng giám đốc th ực nhanh hiệu - Lãnh đạo phòng ban có ch ức làm nhi ệm v ụ tham m ưu, giúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho tổng giám đốc nh ưng khơng có quyền định cho phận, đơn vị sản xuất Thực trạng cơng tác phân tích cơng việc Cơng ty c ổ ph ần Kinh Đơ 2.1 Quy trình phân tích công việc công ty Là công ty tiếng hoạt động lâu năm với nhiều trải nghiệm lên xuống thị trường, nguồn nhân lực Kinh Đơ có đầy đủ kinh nghiệm kỹ cần thiết để ứng phó với tình xảy Để có đội ngũ nhân hùng hậu Kinh Đô thực cơng tác phân tích cơng việc cách tỷ mỉ chỉnh chu Và công tác phân tích cơng việc Kinh Đơ chức danh nhân viên Marketing  Sau nhận thấy công ty cần phải thay đổi thường xuyên sách kinh doanh cần có ý tưởng sản phẩm để cạnh tranh với đối thủ khác thị trường với 12 việc phòng Marketing thiếu nhân viên làm việc Kinh Đơ tiến hành cơng tác phân tích cơng việc cho chức danh cụ thể chức danh nhân viên Marketing để có sở thực cơng tác tuyển thêm nhân  Tổng giám đốc phó tổng giám đốc điều hành đạo phòng nhân phối hợp với phòng Marketing cơng ty thực cơng tác phân tích cơng việc cho chức danh nhân viên Marketing Đảm bảo phân công rõ ràng công việc trách nhiệm quyền hạn người tham gia vào q trình phân tích cơng việc Cụ thể: +Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc người trực tiếp đạo công tác phân tích cơng việc với chức danh + Quản lý trực tiếp Trưởng phòng Marketing người chịu trách nhiệm quản lý cơng việc + Nhân viên nhân tư vấn bên hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn điều phối dự án phân tích cơng việc  Về chức danh Kinh Đơ cần phải thu thập đầy đủ thông tin cơng việc mà nhân viên Marketing làm để phân tích đảm bảo nhân tuyển hoàn thành tốt cơng việc giao Ví dụ u cầu kỹ cần có kỹ mềm, cứng v v  Sau cơng ty lựa chọn phương pháp để thu thập thông tin công việc Thông thường với công việc cần động sáng tạo linh hoạt vị trí Marketing Kinh Đơ thực thu thập thơng tin kết hợp vấn quan sát trực tiếp để lấy liệu xác công việc  Tổng hợp thông tin thu được, lấy ý kiến thành viên khác tham gia q trình phân tích cơng việc để đưa kết luận thơng tin phân tích công việc  Đưa mô tả tiêu chuẩn công việc cho chức danh nhân viên Marketing 13 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Mã số Lần ban hành Ngày hiệu lực Trang Người soạn thảo Chức vụ MAR-NVMAR 12 31/10/2017 12 Người phê duyệt Chức vụ 1.Mô tả chung chức danh/vị trí cơng việc Chức danh cơng việc Phòng/ đơn vị Cấp quản lý trực tiếp Cấp quản lý gián tiếp Nơi làm việc(bộ phận làm việc) Nhân viên marketing Phòng marketing Giám đốc kinh doanh Trưởng phòng marketing Marketing 2.Mục đich cơng việc - Thực chương trình Marketing nhằm quảng bá phát triển thương hiệu công ty thương hiệu sản phẩm công ty cung cấp Các nhiệm vụ STT Nhiệm vụ Nghiên cứu sản phẩm cơng ty đối thủ cạnh tranh Nghiên cứu người tiêu dùng dòng sản phẩm Phát triển thị trường cho sản phẩm theo kế hoạch giao Hỗ trợ hoạt động marketing cách soạn thảo, định dạng, báo cáo thông tin tài liệu Tổng hợp báo cáo đánh giá người tiêu dùng cách soạn thảo, tập hợp định dạng tóm tắt thơng tin, đồ thị, trình bày Cập nhật thơng tin đối thủ cách nhập liệu từ doanh số chủng loại sản phẩm cách soạn thảo, tập hợp định dạng tóm tắt thơng tin,đồ thị, trình bày phân phát báo cáo Chuẩn bị thư từ catalo cách định dạng nội dung hình ảnh , xếp việc in ấn cước phí trọn gói internet Duy trì thư viện marketing cách kiểm tra cung cấp thêm sách báo Cung cấp thông tin theo dõi marketing cách thu nhập, phân tích, tổng kết liệu xu hướng 10 Đạt mục tiêu marketing tổ chức cách đạt kết liên quan theo yêu cầu, theo kế hoạch marketing chương trình quảng cáo khuyến 11 Thu nhập thông tin khách hàng nhu cầu khách hàng, khả khách hàng 12 Thu nhập xử lý thông tin đối thủ cạnh tranh Quyền hạn 14 - - Yêu cầu phận liên quan thực công việc giao Đề xuất phương án phương pháp cải tiến để thực tốt nhiêm vụ giao 15 BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆ Mã số Lần ban hành Ngày hiệu lực Trang BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC Người soạn thảo Chức vụ 12 12 31/10/2017 12 Người phê duyệt Chức vụ Mơ tả chung chức danh vị trí/ cơng việc Chức danh cơng việc Phòng/đơn vị Cấp quản lý trực tiêp Cấp quản lý gián tiếp Nơi làm việc (bộ phận làm việc) Nhân viên Marketing Phòng Marketing Giám đốc kinh doanh Trưởng phòng Marketing Marketing Các tiêu chuẩn cơng việc Tiêu chuẩn Trình độ đào tạo Ngành nghề ưu tiên Kiến thức chuyên môn Kiến thức xã hội Kinh nghiệm Ngoại ngữ Tin học Kỹ chuyên môn Chi tiết Tốt nghiệp đại học , cao đẳng Chuyên ngành Marketing Nắm vững kiến thức chuyên ngành Marketing Am hiểu kinh tế, trị văn hóa-xã hội ngồi nước Có kinh nghiệm từ năm trở nên Tiếng anh giao tiếp tốt Sử dụng thành thạo word, excel, tin học văn phòng Kỹ nghiên cứu phân tích khách hàng thị trường, xây dựng giải pháp cho khách hàng, phát triển sản phẩm thị trường Kỹ bổ trợ Giao tiếp tốt, giải công việc khéo léo, khả quan sát tốt Phẩm chất Kiên trì, chịu áp lực cơng việc Năng đơng, nhiệt tình, linh hoạt, sáng tạo, tâm lý, biết lắng nghe Ngoại hình Có ngoại hình lợi Sức khỏe môi trường làm Tốt việc 16  Sau có kết cơng tác phân tích cơng việc tổng hợp ý kiến đánh giá thành viên tham gia vào cơng tác phân tích cơng việc lần cuối hoàn chỉnh đưa phê duyệt áp dụng vào công tác tuyển dụng nhân cho phòng Marketing 2.2.Ảnh hưởng vai trò cơng tác phân tích cơng việc tới hoạt động quản lý khác Công ty Kết cơng tác phân tích cơng việc miêu tả tiêu chuẩn công việc Đây sở để doanh nghiệp thực hoạt động quản lý khác công tác tuyển dụng, đào tạo phát triển, đãi ngộ thúc đẩy động lực cho nhân Từ tiêu chuẩn cơng việc Kinh Đơ tìm thấy nhân phù hợp với nhu cầu Bản tiêu chuẩn cơng việc giúp Kinh Đơ nhận biết tình trạng nhân để có sách phát triển hợp lý Ngồi sở để Kinh Đơ tuyển dụng thêm nhân nhìn nhân lực yếu để đào tạo thêm tránh người làm nhiều mà khơng hết việc khơng hiểu việc Trong trình tuyển dụng nhân lực Kinh Đô , Kinh Đô đặt cho mục tiêu Đáp ứng nhu cầu nhân theo chiến lược phát triển công ty thời kỳ + Khai thác tối đa nguồn lực người để tạo hiệu công việc tối ưu cho tổ chức + Luôn trọng đầu tư vào đào tạo phát triển nhân tài + Luôn cải thiện quan hệ lao động Tại Kinh Đô, tạo điều kiện để cán công nhân viên trau dồi nâng cao lực chuyên môn nhằm phát huy hết tính sáng tạo, tính động, tính tiên phong với lòng nhiệt huyết yêu nghề họ Chúng đánh giá cao lực, thái độ khả cống hiến đội ngũ nhân Chính tăng 17 trưởng liên tục kinh doanh giúp Kinh Đô đủ điều kiện đảm bảo sách lương & đãi ngộ hấp dẫn cạnh tranh thu hút nhiều nhân tài Triết lý Kinh Đô thu hút nhân tài giỏi cách cơng ty tốt Qua q trình phân tích cơng việc chức danh nhiệm vụ khác cơng ty mà nhà quản trị có nhìn tổng quát tình trạng đa số nhân lực từ vạch sách đãi ngộ khen thưởng , đào tạo thêm hay rèn luyện thêm kỹ khác cho nhân lực 2.3.Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác phân tích cơng việc Cơng ty Kinh Đơ Là cơng ty thành lập từ lâu có thương hiệu uy tín thị trường Kinh Đơ có nhiều lợi yếu tố cạnh tranh bật so với doanh nghiệp khác Một yếu tố tạo lên lợi cạnh tranh cơng ty nguồn nhân lực Kinh Đơ có nhiều mạnh Và để có đội ngũ nhân lực hùng hậu Kinh đô thực công tác phân tích cơng việc cách thật nghiêm túc xác đem lại hiệu Việc thực công tác phân tích cơng việc Kinh Đơ bị ảnh hương nhiều từ yếu tố bên bên ngồi doanh nghiệp có yếu tố gây ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác phân tích cơng việc  Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Với cấu tổ chức theo cấu trúc hỗn hợp Kinh Đơ có nhưngx sách nhân hợp lý để quản lỹ vận hành nhằm hồn thành mục tiêu doanh nghiệp Cơng ty có máy quản trị phân chia cấp đơn vị kinh doanh Với đội ngũ nhân viên đơng đảo tính đến gần 8000 thành viên Kinh Đơ có nguồn nhân lực hùng hậu có nhiều tiềm Việc phân chia nhân vào phòng ban chức khác công ty giúp công ty làm việc hiệu tránh việc hao phí nhân lực Cơ cấu tổ chức Kinh Đô chia thành nhiều phòng ban cấp Hội đồng cổ đơng, hội đơng quản trị , tổng giám đốc, phó giám đốc, phòng marketing, phong nhân sự, phòng tài chính, phòng kinh doanh quốc tế, phòng pháp chế đối ngoại, phòng cung ứng vật tư, v v Vì cơng tác phân tích cơng việc Kinh Đơ diễn cách tỉ mỉ xác liên tục để xác định rõ nhiệm vụ quyền hạn nhân phòng ban tuyển chọn nhân viên phù hợp cho công ty  Mặt khác quan điểm lãnh đạo yếu tố ảnh hưởng lớn đến công tác phân tích cơng việc Kinh Đơ 18 Tổng giám đốc phó giám đốc điều hành đạo phòng nhân tiến hành cơng tác phân tích cơng việc Từ phòng nhân tiến hành cơng tác phân tích cơng việc theo đạo lãnh đạo cho kết mô tả công việc tiêu chuẩn công việc chức danh cần phân tích cơng việc Lấy ví dụ cụ thể : Công ty Kinh Đô muốn tiến hành phân tích cơng việc vị trí nhân viên sales marketing Khi nhận thị phòng nhân tiến hành phân tích cơng việc tìm hiểu thơng tin liên quan đến vị trí sales marketing kỹ cần thiết nhân đảm nhiệm chức danh vạch yêu cầu điều kiện lãnh đạo nhân đảm nhiệm cho vị trí Kết q trình phân tích cơng việc tiêu chuẩn công việc mô tả công việc thể rõ yêu cầu điều kiện lãnh đạo với mục đích cuối tìm nhân phù hợp vào vị trí cần tuyển  Q trình phân tích cơng việc bị ảnh hưởng cán nhân thực cơng tác phân tích cơng việc Những người trực tiếp thực phân tích cơng việc người thay đổi cách trực tiếp đến kết hoạt động phân tích cơng việc Kết cơng tác phân tích cơng việc miêu tả công việc tiêu chuẩn công việc Kết phụ thuộc nhiều vào trình độ hiểu biết, kinh nghiệm, kỹ người tham gia vào q trình phân tích cơng việc Cũng ví dụ Sau nhận thị lãnh đạo phòng nhân thực bước tiến hành cơng tác phân tích cơng việc vị trí nhân viên sales marketing Trường hợp trưởng phòng nhân giao cơng việc cho anh nhân viên vào thực tập vừa trường kinh nghiệm lực hạn chế trương hợp hai trưởng phòng nhân giao cho anh làm lâu năm cơng ty có kinh nghiệm lực làm kết tiêu chuẩn mô tả cuả hai người khác Ngoài trạng thái cung lao động trình độ người lao động ảnh hưởng đến cơng tác phân tích cơng việc Kinh Đơ Nếu cung lao động dư thừa doanh nghiệp có nhiều lựa chọn cho vị trí đồng nghĩa điều kiện ứng tuyển vào vị trí khó khăn ngược lại Nói đủ cho thấy cơng tác phân tích cơng việc Kinh Đơ nói riêng doanh nghiệp khác nói chung bị ảnh hưởng yếu tố bên bên doanh nghiệp 19 III Đánh giá cơng tác phân tích cơng việc s ố giải pháp nâng cao cơng tác phân tích công việc Công ty cổ phần Kinh Đô Ưu điểm ngyên nhân  Ban giám đốc quan tâm đến công tác quản lý nhân lực cơng ty đặc biệt cơng tác phân tích cơng việc  Tổng giám đốc phó tổng giám đốc có quyền lực cao nhất, quản lý phòng nhân phối hợp với phòng ban khác Điều giúp cho trình quản lý thống chuyên mơn  Giữa phòng nhân phòng ban khác có mối quan hệ biện chứng với Quá trình làm việc cac phòng ban khơng bị chồng chéo  Nguyên nhân: ban quản lý công ty nhận thức tầm quan trọng công tác phân tích cơng việc quản trị nhân lực, từ xây dựng máy quản trị nhân lực quy mơ có hệ thống giúp phòng ban làm việc tốt Hạn chế nguyên nhân  Nhiều phòng ban thực cơng tác phân tích cơng việc chưa thực nghiêm túc  Bản mô tả tiêu chuẩn công việc số phòng ban chưa đầy đủ u cầu cơng việc người thực  Trong mô tả cơng việc hạn chế, xếp thơng tin không tránh khỏi chỗ lộn xộn, thiếu hợp lý khơng phân biệt rõ nhiệm vụ, trách nhiệm với quyền hạn người lao động 20  Ngun nhân: cơng tác phân tích cơng việc trọng cấp cơng ty, phòng ban chưa trọng Lãnh đạo chủ quan vấn đề phân tích cơng việc Một số giải pháp nhằm nâng cao cơng tác phân tích công việc Công ty cổ phần Kinh Đô * Về tổ chức nhân : - Cơ cấu lại máy sản xuất, xếp lại phòng ban phù hợp với điều kiện phát triển công ty - Tinh giảm, xếp lại lực lượng lao động, cân đối lực lượng lao động - Khuyến khích có sách hỗ trợ người lao động việc học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn, trình độ ngoại ngữ * Về cơng tác phân tích công việc Đào tạo cán chuyên trách thực chương trình phân tích cơng việc : + Cán nhân đào tạo kiến thức chuyên mơn, kỹ giao tiếp, thuyết phục, làm việc nhóm,… + Đào tạo nhân lực cách cử học trường quy, mở lớp doanh nghiệp tổ chức, tham gia buổi hội thảo phân tích cơng việc, Nâng cao nhận thức quản lý trực tiếp phòng ban nhân viên thực cơng việc để tìm giải pháp khắc phục hiểu thêm cơng việc, từ có đồng bên liên quan Cải tiến quy trình phân tích cơng việc Cơng ty cổ phân Kinh Đô Công ty nên xây dựng quy trình phân tích cơng việc rõ ràng, có hệ thống để đảm bảo hiệu tổ chức quản trị nhân lực 21 C Kết luận Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại giới (WTO), kinh tế Việt Nam hội nhập sâu sắc với kinh tế giới Các doanh nghiệp đứng trước hội thách thức lớn tham gia vào sân chơi quốc tế Để phát triển mơi trường , nguồn nhân lực doanh nghiệp đóng vai trò vơ quan trọng Kinh Đơ nói riêng doanh nghiệp nói chung nhận thức tầm quan trọng hoạt động quản lý nhân Phân tích cơng việc công cụ quản lý nhân , tác động đến cơng tác khác quản lý nhân Muốn hoạt động quản lý nhân đạt hiệu cơng tác phân tích cơng việc phải hoàn thiện 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình quản trị nhân lực bản- trường đại học Thương Mại - http://www.kinhdo.vn/ - Phân tích công việc quản trị nguồn nhân sự: http://voer.edu.vn/m/phan-tich-cong-viec-trong-quan-tri-nguon-nhanluc/550d5b94 23 ... cơng tác phân tích cơng việc s ố giải pháp nâng cao cơng tác phân tích cơng việc Cơng ty cổ phần Kinh Đô Ưu điểm ngyên nhân  Ban giám đốc quan tâm đến công tác quản lý nhân lực công ty đặc biệt... tích cơng việc Công ty cổ phần Kinh Đô Giới thiệu Công ty cổ phần Kinh Đô Tổng quan cơng ty:  Trụ sở 6 /13 4 Quốc lộ 13 , Phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, TP.HCM  Lịch sử thành lập công ty: ... việc trọng cấp cơng ty, phòng ban chưa trọng Lãnh đạo chủ quan vấn đề phân tích cơng việc Một số giải pháp nhằm nâng cao cơng tác phân tích cơng việc Cơng ty cổ phần Kinh Đô * Về tổ chức nhân