Nghiên cứu đề tài này, tôi mong muốn làm rõ thực trạng công tác phân tích công việc tại phòng Kinh doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu, từ đó tìm ra điểm đã đạt được và chưa đạt được trong công tác phân tích công việc, tìm ra giải pháp khắc phục cho công tác phân tích đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh.
Trờng đại học nội vụ hà nội khoa tổ chức quản lý nhân lực Báo cáo kiến tập Đề tài: công tác phân tích công việc phòng kinh doanh thuộc công ty tnhh dịch vụ thơng mại bảo châu Địa điểm kiến tập: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MạI Và DịCH Vụ BảO CHÂU Cán hớng dẫn : Nguyễn Thị Mai Phơng Sinh viên thực : Vũ Thu Huyền Ngành đào tạo : Quản Trị Nhân Lùc Líp : 1205 QTND Khãa : 2012-2016 Hµ Néi, 2015 MỤC LỤC C¸n bé híng dÉn : Ngun Thị Mai Phơng Hµ Néi, 2015 PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong trình đổi hội nhập thời nay, hoạt động sản xuất kinh doanh, thương mại dịch vụ ngày phát triển với quy mô lớn, việc giao thương mua bán nhiều khiến cho khối lượng công việc phát sinh tăng lên, hầu hết cơng ty có nhu cầu tuyển thêm nhân cho vị trí cơng việc để đáp ứng yêu cầu dịch vụ thương mại đầu tư, giảm tải áp lực cho nhân viên khác trình làm việc Để việc kinh doanh mua bán thuận lợi cần phải khắc phục số nhược điểm q trình cơng tác điều hành cơng ty, cần khắc phục số lỗi liên quan đến cơng tác phân tích cơng việc nhằm xác định rõ thực trạng phân tích cơng việc cơng ty, từ đề giải pháp khắc phục cho lỗi Nằm thời kỳ bùng nổ kinh tế, công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Bảo Châu đứng trước xu hướng nói Tình hình hoạt động sản dịch vụ mua bán trao đổi ngày tăng lên, đối tác mua bán sử dụng dịch vụ tăng mạnh, việc giao thương đối tác nước nhiều khiến cho phịng ban, nhân viên cơng ty gặp phải áp lực tải công việc phát sinh, việc trao đổi, giao dịch giao cho người trước mà liên tục phải tuyển thêm vị trí hỗ trợ khác, chun viên cho cơng việc trao đổi với người nước chuyên viên giao dịch với đối tác nước Hệ thống bán hàng dịch vụ tăng lên, cần thêm nhiều nhân viên tiếp thị, marketing, quản lý kho hàng, nhân viên tìm kiếm nguồn hàng để tích lũy sản phẩm, thực phân phối sản phẩm giao dịch Trước doanh nghiệp hoạt động theo bao cấp nhà nước đến đất nước mở cửa với việc doanh nghiệp phải tự đứng đơi chân Để tồn phát triển, họ phải tìm đường cho doanh nghiệp Nhưng chắn doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên tài giỏi, biết sử dụng, giữ gìn phát huy họ họ tảng giúp doanh nghiệp phát triển lên Muốn doanh nghiệp phải biết quản lý nguồn lao động để sử dụng có chất lượng, hiệu nguồn nhân lực Hiện doanh nghiệp nghiên cứu tìm cách sử dụng hiệu nguồn lực thông qua việc sử dụng cơng cụ quản trị nhân lực Phân tích cơng việc đánh giá thực cơng việc hai cơng tác quan trọng giúp ích cho việc quản lý sử dụng có chất lượng nhân lực, củng cố hoạt động nhân lực khác Tuy nhiên doanh nghiệp chưa thực ý tới hai hoạt động Trong q trình kiến tập thời gian cơng ty Dịch vụ Thương mại Bảo Châu, nhận thấy công ty chưa quan tâm đến hoạt động phân tích cơng việc đánh giá thực cơng việc nên khơng có hệ thống phân tích cơng việc rõ ràng đánh giá thực cơng việc cịn sơ sài, chưa phát huy tác dụng hai hoạt động Vì hiệu hoạt động quản lý nhân lực khác bị ảnh hưởng tác động chưa tốt đến hoạt động phát triển chung cơng ty Với vai trị trách nhiệm chuyên viên nhân hỗ trợ phòng ban kinh doanh thực cơng tác phân tích cơng việc xác định cơng việc cần phân tích,vị trí cần tuyển công việc nhân viên cũ với nhiệm vụ quyền hạn,yêu cầu đặt đáp ứng đòi hỏi công việc công ty Tôi thấy công tác phân tích cơng việc cần thiết cho nhu cầu thực cơng ty Cơng tác phân tích cơng việc giúp cho việc định vị trí cịn thiếu cần phân tích để phục vụ tuyển dụng nhằm nêu rõ chức nhiệm vụ, quyền hạn chức danh, vị trí, tránh cho tình trạng khối lượng cơng việc tăng lên, phát sinh vị trí mới, yêu cầu mà thành viên cũ đảm nhận hết tránh tình trạng chồng chéo quyền nhiệm vụ lẫn nhau, làm cho phân công rõ ràng, tỉ mỉ, phối hợp ăn ý với nhau, hồn thành tốt nhiệm vụ giao Cơng tác phân tích cơng việc nêu rõ thực trạng phân tích cơng việc cơng ty, nhu cầu phân tích công việc cũ, đảm bảo cho yêu cầu dịch vụ hanh thông, đem lại cho công ty hệ thống tổ chức chức công việc rõ ràng, hoạt động hiệu chung cho công ty hiệu riêng cho công việc phân tích khai thác sử dụng nguồn nhân lực Vì vậy, mong muốn chọn đề tài : “ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI PHỊNG KINH DOANH THUỘC CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU” Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu đề tài này, mong muốn làm rõ thực trạng cơng tác phân tích cơng việc phịng Kinh doanh thuộc cơng ty TNHH Dịch vụ Thương mại Bảo Châu, từ tìm điểm đạt chưa đạt công tác phân tích cơng việc, tìm giải pháp khắc phục cho cơng tác phân tích đạt hiệu cao kinh doanh Nhiệm vụ nghiên cứu Khảo sát thực tế tình hình thực trạng phân tích cơng việc phịng Kinh doanh thuộc cơng ty TNHH Dịch vụ Thương mại Bảo Châu Phân tích xác định tên gọi, vị trí,mục tiêu, hoạt động cần tiến hành phân tích cơng việc, nguồn lực, sản phẩm kết đầu cuả cơng việc Các việc làm có việc làm thiếu nhiệm vụ, yêu cầu không phù hợp với công việc thực tế, mô tả, phân công nghiệm vụ cũ không phù hợp với thực công việc Phát sai lệch, bất hợp lý nhiệm vụ thực tế nhiệm vụ nêu mô tả hay phân công nhiệm vụ qua thông báo tuyển dụng Đối tượng nghiên cứu Trong q trình lựa chọn thơng tin đề tài phân tích cơng việc, tơi thấy công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Bảo Châu đối tượng tốt để nghiên cứu thực trạng giải pháp cơng tác PTCV Phân tích cơng việc, vị trí qua phân cơng nhiệm vụ phịng Kinh doanh thuộc cơng ty TNHH Dịch vụ Thương mại Bảo Châu với thời gian từ năm 2010 đến Không gian: công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Bảo Châu Nội dung nghiên cứu: nghiên cứu vài vị trí cơng việc có phịng Kinh doanh thuộc cơng ty qua phân cơng nhiệm vụ hay thực trạng có vị trí việc làm, sai sót mơ tả, phân công nhiệm vụ không phù hợp với tính chất cơng việc thực tế Nêu lý ảnh hưởng cơng tác PTCV Từ đề xuất giải pháp khắc phục Phương pháp nghiên cứu Với đề tài sử dụng phương pháp phân tích - tổng hợp hệ thống chức danh cơng việc, nhiệm vụ cụ thể vị trí đảm nhiệm tiêu chuẩn đánh giá kết hoàn thành công việc chủ yếu Phương pháp khác quan sát, thống kê, liệt kê, so sánh, thu thập thông tin từ lãnh đạo nhân viên để so sánh thực với yêu cầu đề đảm nhận cơng việc Phương pháp nghiên cứu q trình hồn thành chuyên đề thu thập nguồn số liệu sơ cấp cách sử dụng phương pháp thu thập thông tin hỏi, vấn, quan sát, ghi chép Đồng thời thu thập sử dụng văn bản, tài liệu công ty theo đồng ý công ty sách, tài liệu tham khảo chun ngành Sau để hồn thành số liệu tơi tiến hành xử lý, phân tích tổng hợp thơng tin lại Phương pháp giả định cho việc phát sinh có tầm chiến lược kinh doanh lâu dài để dự đoán phương hướng tiến triển hoạt động kinh doanh với cơng việc cần phân tích, chủ động cơng việc, tạo mạnh kinh doanh Mức đóng góp đề tài Lựa chọn khai thác đề tài này, cơng tác phân tích cơng việc cơng ty nghiên cứu giúp cho công ty xác định tầm nhìn mục tiêu phương hướng phát triển dựa vào cơng việc phân tích rõ, chức nhiệm vụ việc xây dựng hệ thống phòng chức phù hợp, hiệu quả, hợp lý với mơ hình kinh doanh cơng ty Tìm hiểu, khai thác nguồn nhân lực, nắm rõ u cầu nhiệm vụ địi hỏi cơng việc để chủ động đối phó với thay đổi mơi trường tình hình kinh doanh chung Phục vụ công tác quản trị nhân Đề tài xem xét tính hợp lý cơng việc với yêu cầu đặt ra, thấy tính bất hợp lý, tồn đọng thực tế khiến cho nhân viên thực công việc không với nội dung yêu cầu ghi mô tả công việc thông báo tuyển dụng Đề tài giúp cho việc nghiên cứu sâu hoạt động công việc phịng kinh doanh thuộc cơng ty Từ bố trí người việc,bảo đảm thành cơng thuyên chuyển, chế độ thăng thưởng Loại bỏ bất bình đẳng mức lương thưởng thông qua nhiệm vụ giao Tạo động lực làm việc thông qua thăng thưởng Tạo sở để cấp quản trị nhân viên hiểu Như nghiên cứu đề tài cơng ty có ý nghĩa lý luận thực tiễn, góp phần làm sáng tỏ lý thuyết, vấn đề, góp phần đưa lý thuyết gắn với thực hành giúp cho người học tiếp thu môn học làm việc hiệu Giúp phát thiếu sót trình nghiên cứu đề tài, bổ sung làm rõ lý thuyết, phản hồi lại tư duy, lập luận, lý thuyết không gắn với thực tế hay cho thấy đọng, súc tích, vai trị to lớn xây dựng lý thuyết gửi đến người đọc, phối hợp làm rõ đối tượng nội dung nghiên cứu môn học Đề tài đem lại cơng trình nghiên cứu tư lập luận khoa học, giúp đào sâu khai thác vấn đề cơng tác phân tích đạt mục tiêu hiệu nghiên cứu Có ý nghĩa to lớn cơng trình nghiên cứu sau Kết cấu đề tài Đề tài có kết cấu gồm chương Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI PHỊNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI PHỊNG KINH DOANH THUỘC CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU Chương GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI PHỊNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BẢO CHÂU 1.1 Khái niệm, vai trò cần thiết phân tích cơng việc phịng kinh doanh công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Bảo Châu 1.1.1 Các khái niệm khái niệm có liên quan a Các khái niệm có liên quan Trước vào khái niệm phân tích cơng việc (viết tắt: PTCV) để khai thác tốt đề tài, ta tìm hiểu khái niệm có liên quan đến cơng tác PTCV Phân tích cơng việc việc làm quan trọng mà tất công ty phải thực muốn hoạt động QTNL khác tiến hành thuận lợi Phân tích công việc nhiều nước phát triển giới thực 100 năm qua công cụ quản trị nhân lực phổ biến nhất, nhiên Việt Nam khái niệm mẻ Vậy PTCV gì? Có thể hiểu PTCV trình thu thập tư liệu đánh giá cách có hệ thống thơng tin quan trọng có liên quan đến việc thực cơng việc cụ thể tổ chức nhằm làm rõ chất cơng việc - Nhiệm vụ: đơn vị nhỏ phân tích biểu thị hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể người lao động phải thực Nhiệm vụ biểu thị hoạt động riêng biệt với mục đích cụ thể mà người lao động phải thực Ví dụ: nhiệm vụ đánh máy, trả lời điện thoại Nhiệm vụ thể việc phải thực theo cam kết định - Vị trí biểu thị tất hoạt động người lao động, vị trí cấp độ phân tích cơng việc Ví dụ: vị trí thư ký, văn thư Vị trí biểu thị tất nhiệm vụ thực người lao động, vị trí thể nhiệm vụ đảm nhiệm, vừa địa vị cá nhân tổ chức - Công việc tất nhiệm vụ thực người lao động tất nhiệm vụ tương tự thực số người lao động Ví dụ: tất nhiệm vụ thư ký thực người thư ký gọi công việc thư ký Công việc rõ nhiệm vụ chức mà người phải đảm nhận kết phân công lao động tổ chức Công việc khác với nghề - Nghề khái niệm rộng Nghề tập hợp công việc tương tự nội dung có liên quan đến mức độ định với đặc tính vốn có địi hỏi người lao động có hiểu biết đồng chuyên mơn, nghiệp vụ, có kĩ năng, kĩ xảo kinh nghiệm cần thiết để thực Dưới góc độ Phân công hợp tác lao động: nghề dạng hoàn chỉnh lao động hệ thống phân cơng lao động xã hội, địi hỏi phải tiến hành theo ngun tắc riêng, có cơng nghệ cơng cụ riêng biệt Dưới góc độ đào tạo: nghề tập hợp cảu kỹ hiểu biết phẩm chất, lao động mà người lao động cần tiếp thu trình đào tạo tích lũy kinh nghiệm sống để đáp ứng yêu cầu dạng cụ thể hoàn chỉnh cơng việc lao động Ví dụ : nghề nhà giáo, nghề tài chính, nghề nhân sự, b Khái niệm phân tích cơng việc Phân tích cơng việc q trình tìm kiếm đầy đủ thơng tin liên quan đến công việc thực số nhiệm vụ cụ thể để tạo sản phẩm cụ thể Phân tích cơng việc hoạt động, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm kỹ theo yêu cầu công việc, làm sơ sở xác định cho thực công việc cách tốt quản trị nhân cách hiệu Phân tích cơng việc q trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn thực công việc phẩm chất, kỹ cần thiết phải có thực cơng việc Phân tích cơng việc hoạt động chia nhỏ công việc nghiên cứu nhằm trả lời cho câu hỏi chính: + Để hồn thành cơng việc cần thực nhiệm vụ gì? Nhiệm vụ đưa người nhân viên phải thực miêu tả rõ mơ tả cơng việc + Ai thực cơng việc đó? u cầu đặt nhân viên thực công việc, ghi yêu cầu nhân + Kết cần đạt đầu thực công việc gì? Tiêu chuẩn đánh giá mức độ hồn thành cơng việc nhân viên nêu rõ tiêu chuẩn thực cơng việc 1.1.2 Vai trị cần thiết phân tích cơng việc 1.1.2.1 Phân tích công việc coi hoạt động quan trọng, có ý nghĩa hoạt động quản trị nhân lực Phân tích cơng việc cơng việc cần phải biết nhà quản trị nhân Phân tích cơng việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị tuyển chọn nhân viên, đặt người vào việc mô tả phân * Chức - Phòng Kỹ thuật đơn vị thuộc máy quản lý cơng ty, có chức tham mưu cho Giám đốc công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức chất lượng sản phẩm - Thiết kế, triển khai giám sát kỹ thuật sản phẩm làm sở để hạch toán, đấu thầu ký kết hợp đồng kinh tế - Kết hợp với phòng Kế hoạch Vật tư theo dõi, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, vật tư mua vào xuất - Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm * Nhiệm vụ - Thiết kế, triển khai thi công sản phẩm khâu xuất hàng Tổ chức quản lý, kiểm tra công nghệ chất lượng sản phẩm, tham gia nghiệm thu sản phẩm - Căn hợp đồng kinh tế lập phương án kỹ thuật, khảo sát, lên danh mục, hạng mục cung cấp cho Phòng Kinh doanh để xây dựng giá thành sản phẩm Quản lý kiểm tra, hướng dẫn đơn vị thực mặt hàng, sản phẩm theo mẫu mã, quy trình kỹ thuật, nhiệm vụ thiết kế theo hợp đồng kinh tế ký kết Là đơn vị chịu trách nhiệm mặt kỹ thuật sản phẩm xuất xưởng - Tham gia vào việc kiểm tra xác định định mức lao động công việc, công đoạn xuất hàng xác nhận lệnh xuất hàng Trực tiếp làm công việc đăng ký, đăng kiểm chất lượng hàng hóa, sản phẩm thi cơng Cơng ty Quản lý đạo an toàn kỹ thuật nhập xuất hàng - Kiểm tra xác định khối lượng, chất lượng, kỹ mỹ thuật sản phẩm để xuất xưởng làm sở toán lý hợp đồng kinh tế Lưu trữ hồ sơ kỹ thuật, đảm bảo bí mật cơng nghệ sản phẩm truyền thống - Nghiên cứu cải tiến mặt hàng, sản phẩm Công ty phân phối để nâng cao chất lượng hạ giá thành sản phẩm Quản lý định mức kỹ 38 thuật (mức tiêu hao lượng, vật tư nguyên vật liệu sản phẩm vv ) - Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa lớn thiết bị đơn vị theo định kỳ Quản lý, lưu trữ hồ sơ kỹ thuật sản phẩm sản xuất đi, giữ gìn bí mật cơng nghệ - Nghiên cứu xây dựng danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm định mức kỹ thuật áp dụng Công ty - Theo dõi, đối chiếu hạng mục trình sản xuất, mức tiêu hao vật tư nguyên liệu để làm sở lý hợp đồng kinh tế Công ty với khách hàng - Trực tiếp báo cáo Giám đốc Công ty chất lượng, số lượng, số hao hụt vật tư, nguyên liệu mua vào, xuất phục vụ sản xuất Theo dõi tiêu hao hàng hóa tiết kiệm vật tư nguyên nhiên liệu bảo hành hàng hóa kinh doanh - Xác nhận thời gian hồn thành chất lượng cơng việc tất lệnh cung ứng để làm sở toán tiền lương, tiền công cho công nhân - Soạn thảo, xây dựng quy trình cơng nghệ để thi cơng sản phẩm có f Phịng bảo vệ - an ninh, PCCC * Chức Đảm bảo an ninh trật tự, sơ vật chất, trang thiết bị kỹ thuật thư viện * Nhiệm vụ Đề xuất thưc kế hoạch đảm bảo an ninh, an toàn dơn vị Phối hợp với công an phường, công an thành phố Hà Nội thực biện pháp phòng ngừa ngăn chặn hành vi vi phạm nội quy đơn vị Hướng dẫn giám sát bạn đọc thưc nội quy, quy định thư viện Trông giữ tài sản, kiểm soát thẻ đọc theo quy định thư viện Trông giữ xe cho cán lao động đơn vị khách đến liên hệ công tác 39 Thường xuyên kiểm tra hệ thống điều hòa máy chủ (ngồi giờ) Quản lý hệ thống kiểm sốt an ninh, hệ thống báo cháy tự động Quản lý nhân lực, bảo quản giữ gìn sơ vật chất, trang thiết bị phạm vi phòng quản lý Thưc số công tác khác theo phân công giám đốc người ủy quyền 2.2 Thực trạng cơng tác phân tích cơng việc phịng kinh doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Bảo Châu 2.2.1 Đặc điểm kinh doanh công ty - Về hoạt động: Hoạt động kinh tế lưu chuyển hàng hoá (Lưu chuyển hàng hoá tổng hợp hoạt động thuộc trình mua bán trao đổi dự trữ hàng hoá ) - Về hàng hoá: Hàng hoá kinh doanh thương mại gồm loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất phi vật chất mà doanh nghiệp mua với mục đích để bán Những mặt hàng dịch vụ chủ yếu mà Công ty TNHH DV & TM Bảo Châu cung cấp là: Bán buôn, vận chuyển, Xuất Kim loại quặng kim loại; Mua bán khoáng sản, thiết bị khai khoáng, chế biến khoáng sản luyện kim; Mua bán hàng nông lâm sản, thực phẩm sản phẩm Gỗ, Chè, tinh bộ; mặt hàng mỹ phẩm đồ thủ công mỹ nghệ + Kinh doanh thương mại XNK sản phẩm Chè: Chè đen CTC, chè đen OTD, chè Xanh + Mua bán, vận chuyển nội địa sản phẩm quặng, đặc biệt tinh quặng sắt + Kinh doanh thương mại XNK hàng thủ công mỹ nghệ, thực phẩm, hõa mỹ phẩm Lấy tiêu chí hoạt động xây dựng thương hiệu có uy tín, cung cấp cho khách hàng sản phẩm dịch vụ tốt nhất, Bảo Châu không ngừng nỗ lực nâng cao lực kinh doanh Trong năm công ty không 40 ngừng phát huy mạnh dựa vào liên kết hợp tác lâu dài chặt chẽ với đối tác có uy tín nâu năm nước, đẩy mạnh hoạt động Kinh doanh xuất nhập dịch vụ thương mại khác - Về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Hoạt động kinh doanh thương mại có hình thức lưu chuyển bán buôn, bán lẻ - Về tổ chức kinh doanh: theo nhiều mơ hình khác tổ chức bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty xúc tiến thương mại - Về vận động hàng hoá; vận động hàng hố khơng giống nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng ngành hàng (hàng lưu chuyển nước, hàng xuất nhập ) Do chi phí thu mua thời gian lưu chuyển hàng hố khác loại hàng 2.2.2 Cơ cấu phòng kinh doanh, xuất nhập Hiện nay, phòng kinh doanh có tất 27 thành viên Trong có: 01 trưởng phịng kinh doanh, xuất nhập 01 phó trưởng phòng kinh doanh 05 nhân viên nghiệp vụ biên dịch(1 tổ trưởng quản lý nghiệp vụ, nhân viên biên dịch chủ chốt) 05 nhân viên nghiệp vụ xuất nhập khẩu( tổ trưởng quản lý xuất nhập khẩu, nhân viên nghiệp vụ chuyên môn 05 nhân viên nghiệp vụ xuất nhập kho( tổ trưởng nhóm, nhân viên chuyên trách) 05 nhân viên nghiệp vụ thống kê( tổ trưởng nghiệp vụ, nhân viên) 05 nhân viên phụ trách tiếp thị( tổ trưởng quản lý hệ thống tiếp thị tiếp thị viên 41 Sơ đồ cấu: Trưởng phòng kinh doanh, xuất nhập Phó phịng kinh doanh, xuất nhập Nhân viên nghiệp vụ biên dịch Nhân viên nghiệp vụ xuất nhập Nhân viên nghiệp vụ theo dõi xuất nhập kho Ghi chú: : quan hệ nghiệp vụ : quan hệ đạo 42 Nhân viên nghiệp vụ thống kê Nhân viên phụ trách tiếp thị 2.2.3 Kết kinh doanh công ty Bảng kế hoạch kinh doanh năm 2013 (ĐVT 1.000 Vnđ) TT Nội dung Giá trị Tổng doanh thu bán hàng có VAT 98,481,300.0 Tổng chi phí có VAT 87,938,065.0 2.1 Giá vốn 66,474,000.0 2.2 Chi phí vận chuyển 16,540,000.0 2.3 Chi phí quản lý bán hàng (5%) 4,924,065.0 Khách hàng ứng trước 3,173,220.0 Vốn tự có (thực góp) 5,500,000.0 Nhu cầu cấp tín dụng kỳ 2-(3+4) 5.1 Nhu cầu sử dụng vốn quay vòng 6,605,403.8 5.2 Thời gian quay vòng vốn (tháng) 2.5 Đề nghị cấp hạn mức theo chu kỳ quay vòng vốn Lãi vay kỳ (13%/ năm) 2,146,756.2 Lợi nhuận trước thuế 8,396,478.8 Thuế thu nhập doanh nghiệp (25%) 2,099,119.7 10 Lợi nhuận sau thuế 6,297,359.1 * Bảng kế hoạch kinh doanh năm 2013 (ĐVT 1.000 Vnđ) 43 79,264,845.0 16,513,509.4 * Bảng kế hoạch kinh doanh năm 2013 (ĐVT 1.000 Vnđ Chỉ tiêu kinh TT doanh/Khách hàng đầu I Chi phí (đã bao gồm VAT chưa bao gồm lãi vay) Số Số HĐ Hàng hóa Thành tiền lượng Đơn hàng giá/tấn Thành tiền TV&ĐT HSC Khách (Tổng giá trị HĐ có VAT) 1,042 Cơng ty CP VAT (tấn) Hàng nơng sản ĐVT: 1.000 Vnđ KH Giá vốn Phí vận chuyển Chi phí QL Tổng hợp hàng ứng bán hàng phí trước (5%) 41,231,300 35,974,000 575,000 2,061,565 38,610,565 1,710,720 2,464,000 2,000,000 20,000 123,200 2,143,200 369,600 4,312,000 4,200,000 30,000 215,600 4,445,600 2,926,000 4,845,000 20,000 146,300 5,011,300 2,928,750 2,250,000 40,000 146,438 2,436,438 2,618,000 1,700,000 100,000 130,900 1,930,900 7,458,000 6,150,000 90,000 372,900 6,612,900 1,570,800 1,309,000 20,000 78,540 1,407,540 224,00 Chè đen CTC 80 28,000 2,240,000 392,00 Chè đen CTC 140 28,000 3,920,000 266,00 Chè đen CTC 95 Công ty TNHH Cuộc sống XNK Việt Giang 2,660,000 35,50 Chè đen OTD 75 Công ty TNHH 28,000 68 2,662,500 150 0 238,00 2,380,000 45,20 Chè đen OTD 438,900 266,25 35,00 Chè đen OTD 0 130,900 678,00 6,780,000 Công ty CP Đầu tư Tư vấn HSC 42,00 Chè đen OTD 34 142,80 1,428,000 45,00 Công ty CP T&J 315,00 Chè đen OTD 70 3,150,000 3,465,000 2,835,000 40,000 173,250 3,048,250 Chè đen CTC 100 32,500 3,250,000 325,00 3,575,000 2,800,000 100,000 178,750 3,078,750 Việt Nam 44 235,620 243,75 Chè đen CTC 75 32,500 2,437,500 2,681,250 2,100,000 30,000 134,063 2,264,063 5,357,000 4,300,000 60,000 267,850 4,627,850 1,875,500 1,485,000 25,000 93,775 1,603,775 57,250,000 30,500,000 16,000,000 2,862,500 49,362,500 Công ty TNHH PT Công nghệ thương mại Tôn Vinh 48,70 Chè đen OTD 100 487,00 4,870,000 535,700 170,50 Chè đen CTC II Hàng quặng sắt 55 31,000 1,705,000 80,000 1,462,500 Công ty CP Đầu tư Phát triển Công nghiệp Hà Tinh quặng Thái sắt 10,000,00 31,875,00 50,000 750 37,500,000 20,000,000 1,875,000 1,125,000 5,000 650 3,250,000 1,750,000 1,000,000 162,500 2,912,500 162,500 5,000 700 3,500,000 1,750,000 1,000,000 175,000 2,925,000 175,000 20,000 650 13,000,000 7,000,000 4,000,000 650,000 11,650,000 98,481,300 66,474,000 16,575,000 4,924,065 87,973,065 Công ty TNHH đầu tư thương mại Thu Tinh quặng Lan sắt Công ty TNHH Gang thép Thái Tinh quặng Bình sắt Cơng ty TNHH thương mại Tinh quặng khoáng sản TDH sắt Tổng 45 3,173,220 2.2.4 Mục tiêu cơng tác phân tích cơng việc phịng kinh doanh thuộc cơng ty Hoạt động phân tích cơng việc hoạt động diễn thường xuyên công ty biến đổi môi trường phát sinh công việc quy mô công ty Do vậy, tiến hành cơng tác PTCV phịng kinh doanh, cơng ty xác định rõ mục tiêu để thành viên phòng kinh doanh thấy vai trò, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơng việc mà thực Qua đó, xem xét coi cơng việc có phù hợp với hay khơng Có phải xếp lại vị trí hay đào tạo thêm khơng Dựa vào PTCV với công việc phải thực với tiêu chuẩn đề nhằm đánh giá tình hình thực cơng việc để tuyển dụng, bố trí xếp nhân sự, hoạch định nhân lực, thực công tác đào tạo, đãi ngộ, kỷ luật Qua phân tích cơng việc, thành viên phịng kinh doanh nắm việc làm yêu cầu để có niềm đam mê cơng việc, góp phần phát huy tính sáng tạo, nhiệt huyết làm tăng suất hiệu làm việc 2.2.5 Chức năng, nhiệm vụ phòng kinh doanh công ty Bảo Châu Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu Phịng Kinh doanh: + Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, bước mở rộng thị trường nước Nghiên cứu tham mưu cho Ban Giám đốc công tác định hướng kinh doanh xuất nhập + Thực công tác marketing, nghiên cứu thị trường; chọn lựa sản phẩm chủ lực xây dựng chiến lược phát triển, thúc đẩy hoạt động xúc tiến thương mại, tham gia hội thảo, hội chợ, tìm kiếm đối tác; thực liên doanh, liên kết, mở rộng mạng lưới kinh doanh thị trường nội địa phát triển kinh doanh xuất, nhập Chủ động giao dịch, đàm phán nước, ký thư từ, đơn chào hàng, trao đổi thông tin với khách hàng nước nước 46 ngồi q trình giao dịch đến ký kết hợp đồng kinh doanh Công ty + Chủ động soạn thảo hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt động kinh doanh Công ty; Tổ chức thực quy định hợp đồng kinh doanh ký kết + Thực nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh, xuất nhập Công ty như: chuẩn bị nguồn cung ứng xuất khẩu, tiêu thụ hàng nhập khẩu, khâu giám định, kiểm dịch, hải quan, giao nhận, bảo hiểm, khiếu nại đòi bồi thường, đối ngoại như: tìm kiếm giao dịch người bán người mua, giải tranh chấp khiếu nại với khách hàng có liên quan đến hoạt động kinh doanh Cơng ty + Phối hợp với Phịng Tài - Kế tốn Cơng ty nghiệp vụ thu tiền bán hàng hóa, tốn tiền mua hàng hóa - dịch vụ có liên quan đến hoạt động kinh doanh sở cam kết quy định pháp luật hành + Phối hợp với phòng nghiệp vụ đơn vị kinh doanh trực thuộc quản lý theo dõi thực hợp đồng kinh tế hoàn thành việc lý hợp đồng ký kết theo quy định pháp luật hành + Xây dựng triển khai thực phương án kinh doanh sau Ban Giám đốc Công ty phê duyệt Thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh theo tiến độ quy định Chịu trách nhiệm kết hoạt động kinh doanh trước Ban Giám đốc Công ty + Lưu trữ hồ sơ, hợp đồng kinh tế có liên quan đến công tác kinh doanh Công ty theo quy định pháp luật hành 2.2.6 Hoạt động cơng tác phân tích cơng việc phịng kinh doanh Thời gian năm đầu thành lập, cơng ty đặc biệt phịng kinh doanh chưa thực ý quan tâm đến hoạt động phân tích cơng việc Hầu hết cơng tác khơng có chun trách, cơng ty không đầu tư cho việc PTCV Cho nên vị trí cơng việc có phịng kinh doanh vị 47 trí phát sinh khơng nêu rõ Điều ảnh hưởng đến trình hoạt động chun mơn vị trí cơng việc mà nhân viên đảm nhận Khi hỏi cơng việc vị trí cũ thân giao hầu hết trả lời cách rạch rịi, chi tiết, nằm chun mơn tích lũy kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm họ Họ ln cảm thấy hài lịng cơng việc gắn bó với cơng việc, khơng có đòi hỏi thắc mắc phải làm theo tiêu chuẩn yêu cầu đề cả, tất họ có chủ động, trách nhiệm cơng việc Khi hưởng theo doanh số bán hàng chia lợi nhuận từ dự án họ khơng quan tâm đến lương không quan tâm đến công việc thân họ phải làm nhiều hay nên cơng ty dễ giữ chân họ Điều phù hợp với vị trí cũ vị trí với nhân viên gắn bó lâu năm trưởng phịng, phó phịng, tổ trưởng tổ nghiệp vụ chun trách Vậy vấn đề đặt đứng trước thay đổi môi trường hoạt động công ty với mở rộng quy mô làm cho công việc phát sinh, cần nhiều vị trí nhân viên phải tuyển liên tục Chưa kể vị trí chủ chốt hưu hay vị trí chủ chốt bị thay đổi nhân sự, cần tuyển vị trí cho trưởng phịng phó trưởng phịng, quản lý cấp trung cơng ty giải công việc để vừa thu hút tìm người tài, vừa giữ chân họ, quản lý giám sát họ công tác Đối với vị trí phát sinh thời gian ngắn làm thời vụ cơng việc họ phải làm gì, làm để cơng ty nói chung, phịng kinh doanh nói riêng có để thu hút lựa chọn ứng viên phù hợp? Đứng trước vấn đề thắc mắc Phịng kinh doanh cơng ty cho hay: cơng việc kinh doanh ổn định, thuận buồm xi gió, nhân viên có kinh nghiệm lực thực họ khơng cần phải thay vị trí cũ, đợi đến hưu có người mà cơng ty tin tưởng giao cho trọng trách Cịn cơng việc phát sinh cơng ty, phịng kinh doanh tuyển thêm người tự đào tạo họ thay cho việc tìm kiếm đưa đào tạo thời gian không đáp ứng yêu cầu công việc, đến đào tạo xong u cầu địi hỏi cơng việc lại khơng cịn Do mà cơng ty phịng kinh doanh chủ động lường trước điều để công 48 việc cần người đưa họ vào đáp ứng ln Đối với vị trí địi hỏi đầu óc tổ chức, tư duy, làm việc trí tuệ có nhiều cách tìm người thay phận viết mô tả công việc để nói cơng việc cần làm chức nhiệm vụ, quyền hạn người thực cơng việc Với việc viết mơ tả yêu cầu nhân sự, hầu hết người phận kinh doanh tự viết Họ viết dựa vào cảm tính, chủ quan dựa vào hiểu biết chung chung đại khái công việc mà viết nên Chính thơng tin quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm tiêu chuẩn nhân công việc không cung cấp, đo lường cách xác, dẫn đến đánh giá thực cơng việc khơng có tiêu chuẩn rõ ràng, nhiệm vụ , quyền hạn viết chung chung giúp đỡ, hỗ trợ phòng ban quản lý xây dựng dự án kinh doanh, hỗ trợ hoạt động thương mại, ngoại thương nói chung mà không vào việc cụ thể với công việc họ phải làm hàng ngày khiến cho cố xảy phòng ban tuyển người vào, người nhân viên lúc bắt đầu chập chững tìm tịi cơng việc cách thức thực hiện, thời gian dài công sức nghiên cứu để nắm bắt cơng việc cách tạm thời Ngoài chưa kể đến việc tuyển vào, người nhân viên phải làm bắt đầu thực công việc từ đâu thực tế yêu cầu khác so với nội dung ghi mô tả công việc gây sốc cho nhân viên vào làm đối mặt với công việc áp lực nội dung ghi mô tả không chi tiết, rõ ràng, họ vào làm việc mà khơng biết chịu trách nhiệm báo cáo tình hình cơng việc với nội dung mô tả ghi mập mờ báo cáo với cấp tình hình thực cơng việc mục tiêu Có thể nói tình xảy nhiều, giao nhiệm vụ làm, nhân viên trả lời thẳng thừng rằng: “ khơng phải việc tơi ”, khiến cho cơng việc bị chồng chéo, có q nhiều người làm việc có việc cần đến chẳng chịu làm mơ tả không ghi 49 Bản phân công nhiệm vụ trưởng phịng kinh doanh: CƠNG TY TNHH DV& TM BẢO CHÂU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG KINH DOANH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội ngày 25, tháng 09, năm 2013 PHÂN CƠNG NHIỆM VỤ Kính gửi: Giám đốc cơng ty Căn vào cơng văn số:57/CV-PKD ngày 12/08/2013, phịng Kinh doanh việc kiện tồn máy phịng ban, chức năng; Căn vào chức năng, nhiệm vụ phịng Kinh doanh; Phịng Kinh doanh phân cơng sau: A Trưởng phịng Kinh doanh Trách nhiệm: - Có trách nhiệm Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân viên kinh doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện thương mại công ty Thực nhiệm vụ quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh - Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo tiêu giao, giao tiêu cho nhân viên kinh doanh Thiết lập kế hoạch thực mục tiêu triển khai cho nhân viên kinh doanh - Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ Thiết lập phương pháp tiếp cận loại khách hàng đào tạo cho nhân viên - Tham dự hội thảo bán hàng, tham dự họp bán hàng tổ chức vùng, tổ chức hội nghị khách hàng, trưng bày, triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời câu hỏi trắc nghiệm liên quan đến nghiệp vụ bán hàng - Báo cáo thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận thơng tin phản hồi từ phía khách hàng, với cấp xử lý thông tin, đọc tin thương mại, thu thập báo cáo thơng tin thương mại - Tìm thêm đại diện bán hàng mới, đào tạo cho đại diện bán hàng mới, công tác đại diện bán hàng mới, giúp công ty xây dựng kế hoạch hoạt động bán hàng - Giao tiếp khách hàng, liên hệ với sở bên tiếp thị khai thác thị trường - Trưởng phịng kinh doanh có nhiệm vụ đề xuất giải pháp, chế, sách, liên quan đến công tác đảm nhiệm 50 - Chịu trách nhiệm tiến độ thực công việc chất lượng phịng trước Giám đốc - Thực cơng việc khác giám đốc giao cho Quyền hạn: - Đề nghị phòng ban khác cung cấp tài liệu liên quan đến công việc thủ tục kinh doanh - Đề xuất tuyển dụng, kỷ luật, khen thưởng, nâng lương, điều động, cấp phéo nhân viên trực thuộc - Có quyền tiếp nhận điều động nhân phạm vi kênh bán hàng - Tham mưu cho Giám đốc vấn đề liên quan đến cơng tác phịng Nơi nhận: T/L Giám đốc - Như kính gửi; TRƯỞNG PHỊNG KINH DOANH - BLĐ công ty(B/C); - Lưu VP,PKD Nguyễn Khánh Đăng Như vậy: Hệ thống văn phân tích cơng việc cơng ty đặc biệt phịng kinh doanh chưa xây dựng đầy đủ Không phải tất phịng ban viết phân cơng nhiệm vụ cho riêng tất vị trí phịng kinh doanh nêu phân cơng nhiệm vụ Phòng kinh doanh phòng ban khác, chưa xây dựng đủ ba văn phân tích cơng việc, cịn thiếu hai văn quan trọng yêu cầu công việc người thực công việc tiêu chuẩn thực công việc Bản phân công công việc/nhiệm vụ xác định chức danh công việc, tên tổ, chủ yếu nêu chức danh cơng việc, người phịng có nhiệm cụ, quyền hạn, trách nhiệm đề cập đến cách thức thực thông tin khác như: mối quan hệ thực cơng việc, phương tiện, máy móc sử dụng làm việc, điều kiện làm việc…thì khơng nêu Các nhiệm vụ, trách nhiệm người lao động nêu rõ có xếp theo thứ tự ưu tiên mức độ quan trọng Tuy nhiên, phân loại thông tin phân công công việc/nhiệm vụ cịn hạn chế, xếp thơng tin 51 không tránh khỏi chỗ lộn xộn, thiếu hợp lý khơng phân biệt rõ nhiệm vụ trách nhiệm với quyền hạn người thực Ví dụ nêu trách nhiệm trưởng phịng kinh doanh cần nêu thêm chức tham mưu cho lãnh đạo kế hoạch đầu tư kinh doanh sản phẩm mạnh công ty tham mưu cách thức lựa chọn phương án kinh doanh Ví dụ như: Khi viết chức nhiệm vụ trưởng phòng kinh doanh có số câu ghi: Tải tài liệu đầy đủ tại: https://goo.gl/zp3eCd Tải tài liệu đầy đủ tại: https://goo.gl/zp3eCd Tải tài liệu đầy đủ tại: https://goo.gl/zp3eCd 52 ... VIỆC TẠI PHỊNG KINH DOANH THUỘC CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU 2.1 Giới thiệu công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Bảo Châu - Tên gọi: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU - Địa chỉ:... TẠI PHỊNG KINH DOANH THUỘC CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI PHỊNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU Chương... PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI PHỊNG KINH DOANH THUỘC CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BẢO CHÂU 1.1 Khái niệm, vai trò cần thiết phân tích cơng việc