2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu
2.1.3. Cơ cấu tổ chức điều hành công ty
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi phòng ban
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình.
Giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau đây:
Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty;
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên
Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên
Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty
Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng tổ chức Hành
chính nhân sự
Phòng Kế toán, Công
nợ
Phòng Kinh doanh,
XNK
Phòng kỹ thuật- đầu tư
Phòng bảo vệ- an ninh ,
Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh Tuyển dụng lao động
Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty b. Phòng tổ chức hành chính
* Chức năng:
- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty.
- Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nộ quy, quy chế công ty
- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty.
* Nhiệm vụ
- Công tác văn phòng:
+ Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin. Xử lý các thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng.
+ Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến công ty. Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình
+ Tổ chức hội nghị và các buổi khánh tiết của công ty.
+ Soạn thảo văn bản, trình giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó.
+ Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính xác, kịp thời, an toàn.
- Công tác tổ chức, chế độ chính sách: giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình, cụ thể là:
+ Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao động.
+ Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định và quy chế công ty.
+ Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty.
+ Lưu giữ và bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời, chính xác
+ Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật, HĐ lương, khoa học kỹ thuật
+ Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ cho người lao động
- Công tác bảo hộ lao động.
+ Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu vực văn phòng và công cộng.
+ Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong toàn công ty theo quy chế
+ Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: khám sức khỏe định kỳ và đột xuất, cấp cứu tai nạn laô động
- Công tác bảo vệ:
+ Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty.
+ Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty.
+ Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hỏa hoạn.
+ Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự
+ Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng. Phối hợp cùngcác bộ phận duy trì thời gian làm việc.
- Công tác phục vụ:
+ Làm công tác tạp vụ, vệ sinh trong công ty.
+ Đảm nhận việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác văn phòng
+ Đảm nhận công tác nấu cơm phục vụ bữa ăn công nghiệp - Công tác khác:
+ Thực hiên các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo lệnh của giấm đốc công ty.
* Quyền hạn
- Phòng tổ chức hành chính có quyền tham mưu và giúp việc cho giám đốc công ty..
- Tổ chức thực hiện các công việc trong lĩnh vực công tác tổ chức, hành chính khi được lãnh đạo công ty phê duyệt.
c. Phòng kế toán, công nợ
* Chức năng
Phòng Tài chính Kế toán là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty, tham mưu cho Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý tài chính và tổ chức hạch toán kế toán. Giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng các chuẩn mực và Luật Kế toán hiện hành nhằm phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và tình hình tài sản của công ty.
* Nhiệm vụ
- Tổ chức hạch toán kinh tế Công ty :
+ Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Công ty.
+ Kiểm tra, kiểm toán nội bộ trong Công ty và các đơn vị thành viên.
Soạn thảo các văn bản về qui chế quản lý, qui trình nghiệp vụ về tài chính kế toán và kiểm tra, kiểm toán.
+ Ghi chép để phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống diễn biến các nguồn vốn cấp, vốn vay. Giải quyết các loại vốn, phục vụ cho việc huy động vật tư, nguyên liệu, hàng hoá trong sản xuất kinh doanh của Công ty. Đôn đốc thanh quyết toán với khách hàng.
+ Theo dõi công nợ của Công ty, phản ánh và đề xuất kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác. Thực hiện công tác thanh toán đối nội và thanh toán quốc tế. Kết hợp với Phòng Tổ chức Hành chính xây dựng tổng quỹ tiền lương và xét duyệt phân bổ quỹ tiền lương, xây dựng đơn giá tiền lương, kinh phí hành chính hàng năm của Công ty và các đơn vị trực thuộc, đồng thời tham gia xét duyệt tiền công, tiền lương cho cán bộ công nhân viên hàng tháng.
+ Thực hiện quyết toán đúng tiến độ và phối hợp cùng với các phòng nghiệp vụ liên quan trong Công ty để hạch toán lỗ, lãi cho từng đơn vị trực thuộc, giúp cho HĐQT và Tổng giám đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn, biết rõ số lời.
+ Tổ chức thực hiện công tác kiểm kê hàng năm. Báo cáo tài chính hàng quý, năm trước Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông Công ty.
+ Chịu trách nhiệm trước Giám đốc trong việc chủ động khai thác nguồn vốn để đầu tư và phục vụ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Lưu trữ, bảo quản, giữ gìn bí mật các chứng từ, số liệu tài chính kế toán theo qui định hiện hành và phân cấp quản lý của Công ty.
d. Phòng kinh doanh, xuất nhập khẩu
- Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Phòng Kinh doanh:
+ Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Nghiên cứu và tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu.
+ Thực hiện công tác marketing, nghiên cứu thị trường; chọn lựa sản phẩm chủ lực và xây dựng chiến lược phát triển, thúc đẩy hoạt động xúc tiến
thương mại, tham gia hội thảo, hội chợ, tìm kiếm đối tác; thực hiện liên doanh, liên kết, mở rộng mạng lưới kinh doanh trên thị trường nội địa và phát triển kinh doanh xuất, nhập khẩu. Chủ động giao dịch, đàm phán trong và ngoài nước, ký các thư từ, đơn chào hàng, trao đổi thông tin với khách hàng trong nước và nước ngoài trong quá trình giao dịch khi đi đến ký kết hợp đồng kinh doanh của Công ty.
+ Chủ động soạn thảo các hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty; Tổ chức thực hiện đúng quy định các hợp đồng kinh doanh đã được ký kết.
+ Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh, xuất nhập khẩu của Công ty như: chuẩn bị nguồn cung ứng xuất khẩu, tiêu thụ hàng nhập khẩu, các khâu giám định, kiểm dịch, hải quan, giao nhận, bảo hiểm, khiếu nại đòi bồi thường,... và đối ngoại như: tìm kiếm giao dịch giữa những người bán và người mua, giải quyết tranh chấp khiếu nại với khách hàng có liên quan đến các hoạt động kinh doanh của Công ty.
+ Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán Công ty trong các nghiệp vụ thu tiền bán hàng hóa, thanh toán tiền mua hàng hóa - dịch vụ có liên quan đến hoạt động kinh doanh trên cơ sở các cam kết và quy định của pháp luật hiện hành.
+ Phối hợp với các phòng nghiệp vụ và các đơn vị kinh doanh trực thuộc quản lý theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế cho đến khi hoàn thành việc thanh lý hợp đồng đã ký kết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
+ Xây dựng và triển khai thực hiện phương án kinh doanh sau khi được Ban Giám đốc Công ty phê duyệt. Thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh theo đúng tiến độ và quy định. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh trước Ban Giám đốc Công ty.
+ Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế có liên quan đến công tác kinh doanh của Công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
e. Phòng kỹ thuật - đầu tư
* Chức năng
- Phòng Kỹ thuật là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty, có chức năng tham mưu cho Giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm.
- Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm làm cơ sở để hạch toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Kết hợp với phòng Kế hoạch Vật tư theo dõi, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, vật tư khi mua vào hoặc xuất.
- Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm.
* Nhiệm vụ
- Thiết kế, triển khai thi công sản phẩm ở các khâu xuất hàng. Tổ chức quản lý, kiểm tra công nghệ và chất lượng sản phẩm, tham gia nghiệm thu sản phẩm.
- Căn cứ hợp đồng kinh tế lập phương án kỹ thuật, khảo sát, lên danh mục, hạng mục cung cấp cho Phòng Kinh doanh để xây dựng giá thành sản phẩm. Quản lý và kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thực hiện các mặt hàng, sản phẩm theo đúng mẫu mã, quy trình kỹ thuật, nhiệm vụ thiết kế theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Là đơn vị chịu trách nhiệm chính về mặt kỹ thuật đối với các sản phẩm xuất xưởng.
- Tham gia vào việc kiểm tra xác định định mức lao động trong các công việc, các công đoạn xuất hàng và xác nhận lệnh xuất hàng. Trực tiếp làm các công việc về đăng ký, đăng kiểm chất lượng hàng hóa, sản phẩm thi công tại Công ty. Quản lý chỉ đạo về an toàn kỹ thuật trong nhập và xuất hàng.
- Kiểm tra xác định khối lượng, chất lượng, kỹ mỹ thuật của sản phẩm để xuất xưởng làm cơ sở quyết toán và thanh lý hợp đồng kinh tế. Lưu trữ hồ sơ kỹ thuật, đảm bảo bí mật công nghệ sản phẩm truyền thống.
- Nghiên cứu cải tiến các mặt hàng, sản phẩm của Công ty đang phân phối để nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Quản lý các định mức kỹ
thuật (mức tiêu hao năng lượng, vật tư và nguyên vật liệu của các sản phẩm..vv..).
- Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa lớn thiết bị của các đơn vị theo định kỳ. Quản lý, lưu trữ hồ sơ kỹ thuật các sản phẩm đã sản xuất đi, giữ gìn bí mật công nghệ.
- Nghiên cứu xây dựng danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm và định mức kỹ thuật áp dụng trong Công ty.
- Theo dõi, đối chiếu các hạng mục trong quá trình sản xuất, mức tiêu hao vật tư nguyên liệu để làm cơ sở thanh lý hợp đồng kinh tế giữa Công ty với khách hàng.
- Trực tiếp báo cáo Giám đốc Công ty về chất lượng, số lượng, các chỉ số hao hụt vật tư, nguyên liệu khi mua vào, xuất ra phục vụ sản xuất. Theo dõi tiêu hao hàng hóa cũng như tiết kiệm vật tư nguyên nhiên liệu bảo hành hàng hóa trong kinh doanh.
- Xác nhận về thời gian hoàn thành chất lượng công việc của tất cả các lệnh cung ứng để làm cơ sở thanh toán tiền lương, tiền công cho công nhân.
- Soạn thảo, xây dựng quy trình công nghệ để thi công các sản phẩm hiện có.
f. Phòng bảo vệ - an ninh, PCCC
* Chức năng
Đảm bảo an ninh trật tự, cơ sơ vật chất, trang thiết bị kỹ thuật trong thư viện.
* Nhiệm vụ
Đề xuất và thưc hiện kế hoạch đảm bảo an ninh, an toàn trong dơn vị.
Phối hợp với công an phường, công an thành phố Hà Nội thực hiện các biện pháp phòng ngừa và ngăn chặn những hành vi vi phạm nội quy đơn vị.
Hướng dẫn và giám sát bạn đọc thưc hiện nội quy, quy định của thư viện.
Trông giữ tài sản, kiểm soát thẻ đọc theo quy định của thư viện. Trông giữ xe cho cán bộ lao động của đơn vị và khách đến liên hệ công tác.
Thường xuyên kiểm tra hệ thống điều hòa máy chủ (ngoài giờ). Quản lý hệ thống kiểm soát an ninh, hệ thống báo cháy tự động.
Quản lý nhân lực, bảo quản giữ gìn cơ sơ vật chất, trang thiết bị trong phạm vi phòng quản lý.
Thưc hiện một số công tác khác theo sự phân công của giám đốc hoặc người được ủy quyền.