2.2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại phòng kinh doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu
2.2.6. Hoạt động công tác phân tích công việc của phòng kinh doanh
Thời gian 2 năm đầu khi mới thành lập, trong công ty và đặc biệt là phòng kinh doanh chưa thực sự chú ý quan tâm đến hoạt động phân tích công việc. Hầu hết công tác này không có một ai là chuyên trách, công ty cũng không đầu tư cho việc PTCV. Cho nên các vị trí công việc hiện có của phòng kinh doanh và vị
trí mới phát sinh đều không được nêu rõ như thế nào. Điều này ảnh hưởng đến quá trình hoạt động chuyên môn của các vị trí công việc mà nhân viên đảm nhận. Khi được hỏi về các công việc ở vị trí cũ của bản thân được giao thì hầu hết ai cũng trả lời được một cách rạch ròi, chi tiết, nằm trong chuyên môn tích lũy kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm của họ. Họ luôn cảm thấy hài lòng về công việc hiện tại gắn bó với công việc, không có một sự đòi hỏi thắc mắc phải làm theo một tiêu chuẩn yêu cầu nào đề ra cả, tất cả họ đều có sự chủ động, trách nhiệm trong công việc. Khi được hưởng theo doanh số bán hàng và chia lợi nhuận từ các dự án thì họ không quan tâm đến lương cũng như không quan tâm đến công việc bản thân họ phải làm nhiều hay ít nên công ty rất dễ giữ chân họ.
Điều này chỉ phù hợp với các vị trí cũ như các vị trí với nhân viên gắn bó lâu năm là trưởng phòng, phó phòng, tổ trưởng tổ nghiệp vụ chuyên trách. Vậy còn vấn đề đặt ra là khi đứng trước sự thay đổi của môi trường và sự hoạt động của công ty cùng với sự mở rộng quy mô làm cho các công việc mới phát sinh, cần nhiều vị trí và nhân viên phải tuyển liên tục. Chưa kể là các vị trí chủ chốt về hưu hay các vị trí chủ chốt bị thay đổi về nhân sự, cần tuyển các vị trí cho trưởng phòng và phó trưởng phòng, quản lý cấp trung thì công ty sẽ giải quyết công việc như thế nào để vừa thu hút và tìm ra được người tài, vừa giữ chân được họ, quản lý giám sát họ trong khi công tác. Đối với các vị trí mới phát sinh trong thời gian ngắn làm thời vụ thì công việc của họ là phải làm cái gì, làm như thế nào để công ty nói chung, phòng kinh doanh nói riêng có căn cứ để thu hút và lựa chọn ứng viên phù hợp? Đứng trước vấn đề được thắc mắc. Phòng kinh doanh và công ty cho hay: nếu công việc kinh doanh ổn định, thuận buồm xuôi gió, các nhân viên đã có kinh nghiệm và năng lực thực sự của mình thì họ sẽ không cần phải thay thế vị trí cũ, đợi đến khi về hưu thì sẽ có người mà công ty tin tưởng giao cho trọng trách. Còn khi công việc mới phát sinh thì công ty, phòng kinh doanh sẽ tuyển thêm người có thể tự đào tạo họ thay cho việc tìm kiếm và đưa đi đào tạo mất thời gian và không đáp ứng yêu cầu công việc, đến khi đào tạo xong thì yêu cầu đòi hỏi của công việc lại không còn nữa. Do vậy mà công ty và phòng kinh doanh sẽ chủ động lường trước điều này để khi công
việc cần người sẽ đưa họ vào đáp ứng luôn. Đối với các vị trí đòi hỏi đầu óc tổ chức, tư duy, làm việc trí tuệ thì có nhiều cách tìm người thay thế trong đó bộ phận sẽ viết ra một bản mô tả công việc để nói về các công việc cần làm và chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của người thực hiện công việc đó. Với việc viết bản mô tả và yêu cầu nhân sự, hầu hết là do người của bộ phận kinh doanh tự viết ra.
Họ viết dựa vào cảm tính, chủ quan và dựa vào sự hiểu biết chung chung đại khái về công việc mà viết nên. Chính vì thế các thông tin về quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêu chuẩn nhân sự và công việc không được cung cấp, đo lường một cách chính xác, dẫn đến khi đánh giá thực hiện công việc không có tiêu chuẩn rõ ràng, nhiệm vụ , quyền hạn chỉ viết chung chung là giúp đỡ, hỗ trợ phòng ban quản lý xây dựng dự án kinh doanh, hỗ trợ hoạt động thương mại, ngoại thương nói chung mà không đi vào việc cụ thể với công việc họ phải làm hàng ngày là gì khiến cho sự cố xảy ra đối với phòng ban là khi tuyển được người vào, người nhân viên lúc đó mới bắt đầu chập chững tìm tòi công việc và cách thức thực hiện, mất thời gian dài và công sức nghiên cứu để có thể nắm bắt công việc một cách tạm thời. Ngoài ra chưa kể đến việc khi tuyển vào, người nhân viên không biết phải làm như thế nào và bắt đầu thực hiện công việc từ đâu do thực tế yêu cầu rất khác so với nội dung được ghi trong bản mô tả công việc và có thể gây sốc cho nhân viên vào làm khi đối mặt với công việc quá áp lực do nội dung ghi trong bản mô tả không chi tiết, rõ ràng, họ có thể vào làm việc mà không biết chịu trách nhiệm báo cáo tình hình công việc với ai do nội dung của bản mô tả ghi mập mờ là báo cáo với cấp trên về tình hình thực hiện công việc dưới mục tiêu. Có thể nói tình huống xảy ra rất nhiều, khi được giao nhiệm vụ làm, các nhân viên có thể trả lời thẳng thừng rằng: “ đó không phải việc của tôi
”, khiến cho công việc bị chồng chéo, có quá nhiều người làm một việc và có những việc cần đến thì chẳng ai chịu làm do trong bản mô tả không ghi.
Bản phân công nhiệm vụ của trưởng phòng kinh doanh:
CÔNG TY TNHH DV& TM BẢO CHÂU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VĂN PHÒNG KINH DOANH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội ngày 25, tháng 09, năm 2013
PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ Kính gửi: Giám đốc công ty
Căn cứ vào công văn số:57/CV-PKD ngày 12/08/2013, của phòng Kinh doanh về việc kiện toàn bộ máy các phòng ban, chức năng;
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng Kinh doanh;
Phòng Kinh doanh phân công ra như sau:
A. Trưởng phòng Kinh doanh Trách nhiệm:
- Có trách nhiệm Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân viên kinh doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện thương mại của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với đội ngũ nhân viên kinh doanh.
- Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho nhân viên kinh doanh.
Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên kinh doanh.
- Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ. Thiết lập phương pháp tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên.
- Tham dự những hội thảo về bán hàng, tham dự những cuộc họp về bán hàng được tổ chức trong vùng, tổ chức những cuộc hội nghị khách hàng, trưng bày, triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời những bản câu hỏi trắc nghiệm liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
- Báo cáo những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những thông tin phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin, đọc những bản tin thương mại, thu thập và báo cáo những thông tin thương mại.
- Tìm thêm đại diện bán hàng mới, đào tạo cho đại diện bán hàng mới, cùng đi công tác đại diện bán hàng mới, giúp công ty xây dựng kế hoạch hoạt động bán hàng.
- Giao tiếp khách hàng, liên hệ với các cơ sở bên ngoài tiếp thị và khai thác thị trường
- Trưởng phòng kinh doanh có nhiệm vụ đề xuất giải pháp, cơ chế, chính sách, liên quan đến công tác đảm nhiệm
- Chịu trách nhiệm về tiến độ thực hiện công việc và chất lượng của phòng trước Giám đốc - Thực hiện công việc khác do giám đốc giao cho.
Quyền hạn:
- Đề nghị phòng ban khác cung cấp tài liệu liên quan đến công việc thủ tục kinh doanh.
- Đề xuất tuyển dụng, kỷ luật, khen thưởng, nâng lương, điều động, cấp phéo nhân viên trực thuộc.
- Có quyền tiếp nhận và điều động nhân sự trong phạm vi kênh bán hàng.
- Tham mưu cho Giám đốc những vấn đề liên quan đến công tác của phòng.
Nơi nhận: T/L. Giám đốc
- Như kính gửi; TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH - BLĐ công ty(B/C);
- Lưu VP,PKD. Nguyễn Khánh Đăng
Như vậy:
Hệ thống văn bản phân tích công việc của công ty đặc biệt là phòng kinh doanh chưa được xây dựng đầy đủ. Không phải tất cả các phòng ban đều đã viết bản phân công nhiệm vụ cho riêng mình và tất cả các vị trí trong phòng kinh doanh đều được nêu dưới bản phân công nhiệm vụ.
Phòng kinh doanh cũng như các phòng ban khác, đều chưa xây dựng đủ ba văn bản phân tích công việc, còn thiếu hai văn bản rất quan trọng là bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Bản phân công công việc/nhiệm vụ xác định chức danh công việc, tên tổ, chủ yếu nêu ra tại mỗi chức danh công việc, người trong phòng có nhiệm cụ, quyền hạn, trách nhiệm như thế nào được đề cập đến nhưng cách thức thực hiện và các thông tin khác như: các mối quan hệ thực hiện công việc, các phương tiện, máy móc sử dụng khi làm việc, điều kiện làm việc…thì không được nêu ra.
Các nhiệm vụ, trách nhiệm của người lao động được nêu rõ và có sự sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng. Tuy nhiên, sự phân loại thông tin trong bản phân công công việc/nhiệm vụ còn hạn chế, sự sắp xếp thông tin vẫn