Báo cáo kiến tập quản trị nhân lực: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC tại PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH vụ và THƯƠNG mại bảo CHÂU

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 3 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 4. Đối tượng nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 4 6. Ý nghĩa, đóng góp của đề tài 4 7. Kết cấu đề tài 5 Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU 6 1.1.Khái quát chung về đơn vị kiến tập 6 1.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu 6 1.1.2. Qúa trình hình thành và phát triển của công ty 6 1.1.3. Đặc điểm kinh doanh của công ty 7 1.1.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu 8 1.1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức chung 8 1.1.4.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng của phòng kinh doanh 8 1.2.Cơ sở lý luận về công tác phân tích công việc tại phòng Kinh doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu. 10 1.2.1. Khái niệm, vai trò và sự cần thiết của phân tích công việc trong phòng kinh doanh tại công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu. 10 1.2.1.1. Các khái niệm cơ bản và khái niệm có liên quan 10 1.2.1.2. Vai trò của phân tích công việc 12 1.2.1.3. Sự cần thiết của phân tích công việc 14 1.2.2. Nội dung của công tác PTCV 15 1.2.3. Kết quả của công tác phân tích công việc 16 1.2.3.1. Bản mô tả công việc 16 1.2.3.2. Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện 17 1.2.3.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc 17 1.2.4. Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc 17 Chương 2. THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU 19 2.1. Mục tiêu của công tác phân tích công việc tại phòng kinh doanh thuộc công ty. 19 2.2. Hoạt động công tác phân tích công việc của phòng kinh doanh 19 2.3. Nguyên nhân 27 2.4. Ảnh hưởng trực tiếp của công tác phân tích công việc đến hoạt động quản trị của phòng kinh doanh tại công ty 28 2.4.1. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực 28 2.4.2. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực. 28 2.4.3. Đánh giá thực hiện công việc 29 2.4.4. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 31 2.4.5. Thù lao lao động 32 Chương 3. GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU 33 3.1. Mục tiêu triển khai công tác phân tích công việc 33 3.1.1. Đường lối tư tưởng, quan điểm kinh doanh 33 3.1.2. Tư tưởng, quan điểm của phòng kinh doanh và công ty 33 3.1.3. Mục tiêu chiến lược trong công tác phân tích công việc 34 3.2. Giải pháp về công tác phân tích công việc tại phòng Kinh doanh thuộc Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu 36 3.2.1. Thống kê các công việc cần phân tích 36 3.2.2. Thiết lập hệ thống văn bản quy định trong công tác phân tích công việc 37 3.2.2.1. Bộ luật của nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hoà 37 3.2.2.2. Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 39 3.2.2.3. Điều kiện và môi trường làm việc 40 3.2.2.4. Đặc điểm và yêu cầu của công việc 41 3.2.3. Lựa chọn và sử dụng các phương pháp thu thập thông tin trong công tác PTCV 41 3.2.3.1. Đối với các cấp quản lý và một số người làm việc gián tiếp 41 3.2.3.2. Đối với một số người làm việc trực tiếp. 44 3.2.4. Xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu nhân sự và bản tiêu thực hiện công việc 45 3.2.4.1. Nội dung chính của bản mô tả công việc, bản yêu cầu nhân sự và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. 45 3.2.3.2. Xây dựng bản MTCV cho một số vị trí của phòng Kinh doanh 46 3.2.5. Giải pháp hỗ trợ thực hiện công tác PTCV tại phòng Kinh doanh 53 3.2.5.1. Trước khi tiến hành công tác PTCV 53 3.2.5.2. Sau khi tiến hành xong công tác PTCV 54 3.3. Một số khuyến nghị 54 3.3.1. Khuyến nghị về việc thành lập tổ công tác PTCV 54 3.3.2. Khuyến nghị về vai trò của ban lãnh đạo công ty 55 3.3.3. Khuyến nghị về vai trò của phòng Tổ chức Nhân sự 56 3.3.4. Khuyến nghị về vai trò của chuyên viên nhân sự thực hiện công tác PTCV 57 3.3.5. Khuyến nghị về vai trò của toàn thể nhân viên trong phòng Kinh doanh 58 KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

4 Đối tượng nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Ý nghĩa, đóng góp của đề tài 4

7 Kết cấu đề tài 5

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU 6

1.1.Khái quát chung về đơn vị kiến tập 6

1.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu 6

1.1.2 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty 6

1.1.3 Đặc điểm kinh doanh của công ty 7

1.1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu 8

1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức chung 8

1.1.4.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng của phòng kinh doanh 8

1.2.Cơ sở lý luận về công tác phân tích công việc tại phòng Kinh doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu 10

1.2.1 Khái niệm, vai trò và sự cần thiết của phân tích công việc trong phòng kinh doanh tại công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu 10

1.2.1.1 Các khái niệm cơ bản và khái niệm có liên quan 10

1.2.1.2 Vai trò của phân tích công việc 12

1.2.1.3 Sự cần thiết của phân tích công việc 14

1.2.2 Nội dung của công tác PTCV 15

1.2.3 Kết quả của công tác phân tích công việc 16

1.2.3.1 Bản mô tả công việc 16

1.2.3.2 Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện 17

1.2.3.3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc 17

1.2.4 Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc 17

Chương 2 THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU 19

2.1 Mục tiêu của công tác phân tích công việc tại phòng kinh doanh thuộc công ty 19

2.2 Hoạt động công tác phân tích công việc của phòng kinh doanh 19

2.3 Nguyên nhân 27

2.4 Ảnh hưởng trực tiếp của công tác phân tích công việc đến hoạt động quản trị của phòng kinh doanh tại công ty 28

2.4.1 Kế hoạch hóa nguồn nhân lực 28

2.4.2 Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực 28

2.4.3 Đánh giá thực hiện công việc 29

2.4.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 31

2.4.5 Thù lao lao động 32

Chương 3 GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU 33

3.1 Mục tiêu triển khai công tác phân tích công việc 33

3.1.1 Đường lối tư tưởng, quan điểm kinh doanh 33

3.1.2 Tư tưởng, quan điểm của phòng kinh doanh và công ty 33

3.1.3 Mục tiêu chiến lược trong công tác phân tích công việc 34

3.2 Giải pháp về công tác phân tích công việc tại phòng Kinh doanh thuộc Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu 36

3.2.1 Thống kê các công việc cần phân tích 36

3.2.2 Thiết lập hệ thống văn bản quy định trong công tác phân tích công việc 37

3.2.2.1 Bộ luật của nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hoà 37

3.2.2.2 Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 39

3.2.2.3 Điều kiện và môi trường làm việc 40

3.2.2.4 Đặc điểm và yêu cầu của công việc 41

3.2.3 Lựa chọn và sử dụng các phương pháp thu thập thông tin trong công tác PTCV 41

3.2.3.1 Đối với các cấp quản lý và một số người làm việc gián tiếp 41

3.2.3.2 Đối với một số người làm việc trực tiếp 44

3.2.4 Xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu nhân sự và bản tiêu thực hiện công việc 45

3.2.4.1 Nội dung chính của bản mô tả công việc, bản yêu cầu nhân sự và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc 45

3.2.3.2 Xây dựng bản MTCV cho một số vị trí của phòng Kinh doanh 46

3.2.5 Giải pháp hỗ trợ thực hiện công tác PTCV tại phòng Kinh doanh 53

3.2.5.1 Trước khi tiến hành công tác PTCV 53

3.2.5.2 Sau khi tiến hành xong công tác PTCV 54

3.3 Một số khuyến nghị 54

3.3.1 Khuyến nghị về việc thành lập tổ công tác PTCV 54

3.3.2 Khuyến nghị về vai trò của ban lãnh đạo công ty 55

3.3.3 Khuyến nghị về vai trò của phòng Tổ chức Nhân sự 56

3.3.4 Khuyến nghị về vai trò của chuyên viên nhân sự thực hiện công tác PTCV 57

3.3.5 Khuyến nghị về vai trò của toàn thể nhân viên trong phòng Kinh doanh 58

KẾT LUẬN 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong quá trình đổi mới và hội nhập thời nay, hoạt động sản xuất kinhdoanh, thương mại và dịch vụ ngày càng phát triển với quy mô lớn, việc giaothương mua bán nhiều hơn khiến cho khối lượng công việc phát sinh tăng lên,hầu hết các công ty đều có nhu cầu tuyển thêm nhân sự cho các vị trí công việcmới để đáp ứng yêu cầu của dịch vụ thương mại và đầu tư, giảm tải áp lực chocác nhân viên khác trong quá trình làm việc Để việc kinh doanh mua bán đượcthuận lợi cần phải khắc phục một số nhược điểm trong quá trình công tác điềuhành công ty, trong đó cần khắc phục một số lỗi liên quan đến công tác phântích công việc nhằm xác định rõ thực trạng phân tích công việc tại công ty, từ đó

đề ra giải pháp khắc phục cho các lỗi

Nằm trong thời kỳ bùng nổ của nền kinh tế, công ty TNHH Dịch vụ vàThương mại Bảo Châu cũng đứng trước những xu hướng nói trên Tình hìnhhoạt động sản dịch vụ mua bán trao đổi ngày càng tăng lên, đối tác mua bán sửdụng dịch vụ tăng mạnh, việc giao thương giữa đối tác trong và ngoài nướccũng nhiều khiến cho các phòng ban, nhân viên của công ty gặp phải áp lực quátải khi công việc phát sinh, việc trao đổi, giao dịch không thể chỉ giao cho 1người như trước nữa mà liên tục phải tuyển thêm các vị trí hỗ trợ khác, chuyênviên mới cho công việc trao đổi với người nước ngoài và chuyên viên giao dịchvới đối tác trong nước Hệ thống bán hàng dịch vụ tăng lên, cần thêm nhiềunhân viên tiếp thị, marketing, quản lý kho hàng, nhân viên tìm kiếm nguồn hàng

để tích lũy được sản phẩm, thực hiện phân phối sản phẩm khi giao dịch

Trước kia các doanh nghiệp hoạt động theo sự bao cấp của nhà nước vàđến nay đất nước đã mở cửa cùng với việc các doanh nghiệp phải tự đứng trênđôi chân của mình Để tồn tại và phát triển, họ phải tìm ra con đường cho doanhnghiệp mình đi Nhưng chắc chắn rằng khi doanh nghiệp có một đội ngũ nhânviên tài giỏi, biết sử dụng, giữ gìn và phát huy họ thì họ sẽ là nền tảng giúpdoanh nghiệp phát triển và đi lên Muốn vậy các doanh nghiệp phải biết quản lýnguồn lao động của mình để sử dụng có chất lượng, hiệu quả nguồn nhân lực đó

Hiện nay các doanh nghiệp cũng nghiên cứu và tìm cách sử dụng hiệu quảnguồn lực này thông qua việc sử dụng các công cụ quản trị nhân lực Phân tíchcông việc và đánh giá thực hiện công việc chính là hai công tác cơ bản và quantrọng nhất giúp ích cho việc quản lý và sử dụng có chất lượng nhân lực, củng cốcác hoạt động nhân lực khác Tuy nhiên hiện nay ở các doanh nghiệp vẫn chưathực sự chú ý tới hai hoạt động này Trong quá trình kiến tập một thời gian tạicông ty Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu, tôi cũng nhận thấy công ty vẫn chưaquan tâm đến hoạt động phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc nênkhông có hệ thống phân tích công việc rõ ràng và đánh giá thực hiện công việccòn sơ sài, chưa phát huy đúng tác dụng của hai hoạt động này Vì vậy hiệu quảcủa các hoạt động quản lý nhân lực khác bị ảnh hưởng và tác động chưa tốt đếncác hoạt động phát triển chung của công ty.

Với vai trò trách nhiệm là một chuyên viên nhân sự hỗ trợ phòng ban kinhdoanh thực hiện công tác phân tích công việc xác định công việc cần phântích,vị trí cần tuyển mới và công việc của nhân viên cũ với nhiệm vụ quyềnhạn,yêu cầu đặt ra đáp ứng được sự đòi hỏi của công việc trong công ty Tôithấy công tác phân tích công việc rất cần thiết cho nhu cầu thực tại của công ty.Công tác phân tích công việc giúp cho việc định ra các vị trí còn thiếu cần phântích để phục vụ tuyển dụng và nhằm nêu rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn củatừng chức danh, vị trí, tránh cho tình trạng khối lượng công việc tăng lên, phátsinh vị trí mới, yêu cầu mới mà các thành viên cũ không thể đảm nhận hết vàtránh được tình trạng chồng chéo quyền nhiệm vụ lẫn nhau, làm cho sự phâncông rõ ràng, tỉ mỉ, phối hợp ăn ý với nhau, hoàn thành tốt các nhiệm vụ đượcgiao Công tác phân tích công việc nêu rõ thực trạng phân tích công việc tạicông ty, nhu cầu phân tích công việc mới và cũ, đảm bảo cho yêu cầu dịch vụđược hanh thông, đem lại cho công ty một hệ thống tổ chức chức năng công việc

rõ ràng, hoạt động hiệu quả chung cho cả công ty và hiệu quả riêng cho từngcông việc phân tích và khai thác sử dụng nguồn nhân lực Vì vậy, tôi mongmuốn chọn đề tài : “ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANHTHUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài này, tôi mong muốn làm rõ thực trạng công tác phântích công việc tại phòng Kinh doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thươngmại Bảo Châu, từ đó tìm ra điểm đã đạt được và chưa đạt được trong công tácphân tích công việc, tìm ra giải pháp khắc phục cho công tác phân tích đạt hiệuquả cao nhất trong kinh doanh

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Khảo sát thực tế tình hình thực trạng phân tích công việc tại phòng Kinhdoanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu

Phân tích xác định tên gọi, vị trí,mục tiêu, hoạt động cần tiến hành phântích công việc, nguồn lực, sản phẩm kết quả đầu ra cuả công việc Các việc làmhiện có và việc làm còn thiếu và nhiệm vụ, yêu cầu không phù hợp với côngviệc thực tế, bản mô tả, phân công nghiệm vụ cũ không phù hợp với thực hiệncông việc hiện tại Phát hiện sai lệch, sự bất hợp lý giữa nhiệm vụ thực tế vànhiệm vụ được nêu trong bản mô tả hay phân công nhiệm vụ và qua thông báotuyển dụng

4 Đối tượng nghiên cứu

Trong quá trình lựa chọn thông tin và đề tài phân tích công việc, tôi thấycông ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu là một đối tượng tốt đểnghiên cứu về thực trạng và giải pháp công tác PTCV

Phân tích công việc, vị trí qua bản phân công nhiệm vụ tại phòng Kinhdoanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu với thời gian từnăm 2010 đến nay

Không gian: tại công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu

Nội dung nghiên cứu: nghiên cứu một vài vị trí công việc hiện có tạiphòng Kinh doanh thuộc công ty qua bản phân công nhiệm vụ hay thực trạnghiện có của các vị trí việc làm, những sai sót trong bản mô tả, bản phân côngnhiệm vụ không phù hợp với tính chất công việc thực tế Nêu ra lý do và ảnhhưởng của công tác PTCV Từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục

5 Phương pháp nghiên cứu

Với đề tài này tôi sử dụng phương pháp phân tích - tổng hợp hệ thốngchức danh công việc, nhiệm vụ cụ thể từng vị trí đảm nhiệm và tiêu chuẩn đánhgiá kết quả hoàn thành công việc là chủ yếu

Phương pháp khác như quan sát, thống kê, liệt kê, so sánh, thu thập thôngtin từ lãnh đạo và nhân viên để so sánh thực tại với yêu cầu đề ra khi đảm nhậncông việc

Phương pháp nghiên cứu trong quá trình hoàn thành chuyên đề tôi đã thuthập nguồn số liệu sơ cấp bằng cách sử dụng các phương pháp thu thập thông tinnhư bản hỏi, phỏng vấn, quan sát, ghi chép Đồng thời cũng thu thập và sử dụngcác văn bản, tài liệu của công ty theo sự đồng ý của công ty và các sách, tài liệutham khảo chuyên ngành Sau đó để hoàn thành các số liệu thì tôi tiến hành xử

lý, phân tích và tổng hợp các thông tin đó lại

Phương pháp giả định cho việc mới phát sinh và có tầm chiến lược trongkinh doanh lâu dài để dự đoán phương hướng tiến triển của hoạt động kinhdoanh với các công việc cần phân tích, chủ động trong công việc, tạo thế mạnhtrong kinh doanh

6 Ý nghĩa, đóng góp của đề tài

Lựa chọn và khai thác đề tài này, công tác phân tích công việc tại công tytôi đang nghiên cứu giúp cho công ty xác định được tầm nhìn mục tiêu phươnghướng phát triển của mình dựa vào công việc được phân tích rõ, các chức năngnhiệm vụ từng việc một xây dựng được hệ thống phòng chức năng phù hợp, hiệuquả, hợp lý với mô hình kinh doanh của cả công ty Tìm hiểu, khai thác nguồnnhân lực, nắm rõ các yêu cầu nhiệm vụ đòi hỏi của công việc để chủ động đốiphó với sự thay đổi của môi trường và tình hình kinh doanh chung Phục vụcông tác tiếp theo của quản trị nhân sự Đề tài xem xét tính hợp lý công việchiện tại với yêu cầu đặt ra, thấy được tính bất hợp lý, những tồn đọng trong thực

tế khiến cho khi nhân viên thực hiện công việc không đúng với nội dung yêu cầughi trong bản mô tả công việc và trong thông báo tuyển dụng

Đề tài giúp cho việc nghiên cứu sâu hoạt động công việc tại phòng kinh

doanh thuộc công ty Từ đó có thể bố trí đúng người đúng việc,bảo đảm thànhcông trong thuyên chuyển, chế độ thăng thưởng Loại bỏ bất bình đẳng về mứclương thưởng thông qua nhiệm vụ được giao Tạo động lực làm việc thông quathăng thưởng Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau hơn.

Như vậy nghiên cứu đề tài này trong công ty có ý nghĩa lý luận và thựctiễn, đã góp phần làm sáng tỏ lý thuyết, vấn đề, góp phần đưa lý thuyết gắn vớithực hành giúp cho người học tiếp thu môn học và làm việc hiệu quả Giúp pháthiện những thiếu sót trong quá trình nghiên cứu đề tài, bổ sung làm rõ lý thuyết,phản hồi lại tư duy, lập luận, lý thuyết không gắn với thực tế hay cho thấy sự côđọng, súc tích, vai trò to lớn trong xây dựng lý thuyết gửi đến người đọc, phốihợp cùng làm rõ đối tượng nội dung nghiên cứu môn học

Đề tài đem lại một công trình nghiên cứu tư duy lập luận khoa học, giúpđào sâu khai thác vấn đề trong công tác phân tích đạt mục tiêu và hiệu quảnghiên cứu Có ý nghĩa to lớn đối với các công trình nghiên cứu về sau

7 Kết cấu đề tài

Đề tài có kết cấu gồm 3 chương

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆCTẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀTHƯƠNG MẠI BẢO CHÂU

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠIPHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNGMẠI BẢO CHÂU

Chương 3 GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC PHÂNTÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHHDỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU

Chương 1.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ

VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU 1.1.Khái quát chung về đơn vị kiến tập

1.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu

- Tên gọi:CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU

- Địa chỉ:

+ Trên ĐKKD: Số 48 Phạm Thận Duật, Mai Dịch, Cầu Giấy, TP Hà Nội.+ Trụ sở hiện tại: P811 Tòa nhà Cung trí thức TP, Lô D25 đường TrầnThái Tông, Cầu Giấy, Hà Nội

- Điện thoại: 0437823876Fax: 0437823876

- Giấy ĐKKD số: 0104033458 do Sở KHĐT TP Hà Nội cấpngày:09/03/2010, Thay đổi lần thứ 4 Ngày 24/02/2012

- Đại diện: Nguyễn Thị HươngChức vụ: Giám đốc

Theo biên bản hợp hội đồng thành viên số 021013/BBH-BC ngày 02tháng 10 năm 2013 về việc uỷ quyền cho Giám đốc được giao dịch tại Ngânhàng An Bình

- Vốn điều lệ: 10.000.000.000 VNĐ (Mười tỷ đồng)

- Vốn thực góp (tính đến ngày:30/8/2013): 5.500.000.000 (Năm tỷ năm

trăm triệu đồng)

- Ngành nghề chính: Kinh doanh thương mại, Xuất nhập khẩu

- Tài khoản tại ABBANK số: 0111033396868 tại chi nhánh Hà Nội

- Các cổ đông chính (chiếm từ 5% vốn điều lệ trở lên):

1.1.2 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty

Từ khi thành lập tháng 03 năm 2010, cho tới nay Công ty TNHH DV &

TM Bảo Châu là một doanh nghiệp trẻ đầy triển vọng Luôn đi đầu trong lĩnhvực thương mại dịch vụ, xuất nhập khẩu, Bảo Châu đang không ngừng mở rộngphát triển các lĩnh vực trọng điểm và phát triển bền vững

Trải qua các năm 2011, 2012, 2013 với những lỗ lực của mình Công ty đã

đạt được những thành quả đáng ghi nhận Trở thàng nhà cung cấp uy tín cũngnhư đối tác kinh doanh chính của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, gópphần thúc đẩy phát triển nền kinh tế và đóng góp và kim ngạch xuất khẩu củaquốc gia.

1.1.3 Đặc điểm kinh doanh của công ty

- Về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản là lưu chuyển hàng hoá (Lưuchuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc quá trình mua bán trao đổi

và dự trữ hàng hoá )

- Về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật

tư, sản phẩm có hình thái vật chất và phi vật chất mà doanh nghiệp mua về vớimục đích để bán Những mặt hàng và dịch vụ chủ yếu mà Công ty TNHH DV &

TM Bảo Châu cung cấp là: Bán buôn, vận chuyển, Xuất khẩu Kim loại và quặngkim loại; Mua bán khoáng sản, các thiết bị khai khoáng, chế biến khoáng sản vàluyện kim; Mua bán hàng nông lâm sản, thực phẩm như các sản phẩm về Gỗ,Chè, tinh bộ; các mặt hàng mỹ phẩm và đồ thủ công mỹ nghệ

+ Kinh doanh thương mại XNK các sản phẩm về Chè: Chè đen CTC, chèđen OTD, chè Xanh

+ Mua bán, vận chuyển nội địa các sản phẩm về quặng, đặc biệt là tinhquặng sắt

+ Kinh doanh thương mại XNK hàng thủ công mỹ nghệ, thực phẩm, hõa

- Về sự vận động của hàng hoá; sự vận động của hàng hoá không giốngnhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng (hàng lưu chuyển trong nước,hàng xuất nhập khẩu ) Do đó chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoácũng khác nhau giữa các loại hàng

1.1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu

1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức chung

Căn cứ từ quyết định số 07QĐ/PHC, từ khi thành lập từ tháng 3 năm 2010cho đến nay tuy công ty đã có sự thay đổi về mặt nhân sự và mô hình chung,theo tài liệu nguồn thiết lập cơ cấu tổ chức của nghị định 152 về sự thành lập cơcấu tổ chức Đến năm 2011, công ty đã xây dựng được cơ cấu đầy đủ phòng bansau:

1.1.4.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng của phòng kinh doanh

a Cơ cấu phòng kinh doanh.

Theo nguồn từ số người tham gia đóng bảo hiểm xã hội năm 2011 ởphòng hành chính, phòng kinh doanh có tất cả 27 thành viên Trong đó có:

01 trưởng phòng kinh doanh, xuất nhập khẩu

01 phó trưởng phòng kinh doanh

05 nhân viên nghiệp vụ biên dịch(1 tổ trưởng quản lý nghiệp vụ, 4 nhânviên biên dịch chủ chốt)

05 nhân viên nghiệp vụ xuất nhập khẩu( 1 tổ trưởng quản lý xuất nhậpkhẩu, 4 nhân viên nghiệp vụ chuyên môn

05 nhân viên nghiệp vụ xuất nhập kho( 1 tổ trưởng nhóm, 4 nhân viênchuyên trách)

05 nhân viên nghiệp vụ thống kê( 1 tổ trưởng nghiệp vụ, 4 nhân viên)

05 nhân viên phụ trách tiếp thị( 1 tổ trưởng quản lý hệ thống tiếp thị và 4tiếp thị viên

Phòng Kinh doanh, XNK

Phòng kỹ thuật- đầu tư

Phòng bảo vệ- an ninh , PCCC

Sơ đồ cơ cấu:

Ghi chú:

: quan hệ nghiệp vụ: quan hệ chỉ đạo

b Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Phòng Kinh doanh

- Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từngbước mở rộng thị trường trong và ngoài nước Nghiên cứu và tham mưu choBan Giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu

- Thực hiện công tác marketing, nghiên cứu thị trường; chọn lựa sản phẩmchủ lực và xây dựng chiến lược phát triển, thúc đẩy hoạt động xúc tiến thươngmại, tham gia hội thảo, hội chợ, tìm kiếm đối tác; thực hiện liên doanh, liên kết, mởrộng mạng lưới kinh doanh trên thị trường nội địa và phát triển kinh doanh xuất,nhập khẩu Chủ động giao dịch, đàm phán trong và ngoài nước, ký các thư từ, đơnchào hàng, trao đổi thông tin với khách hàng trong nước và nước ngoài trong quátrình giao dịch khi đi đến ký kết hợp đồng kinh doanh của Công ty

- Chủ động soạn thảo các hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt độngkinh doanh của Công ty; Tổ chức thực hiện đúng quy định các hợp đồng kinhdoanh đã được ký kết

- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh, xuất nhập

Trưởng phòng kinh doanh, xuất nhập khẩu

Nhân viên nghiệp vụ xuất nhập khẩu

Nhân viên nghiệp vụ thống kê

Nhân viên phụ trách tiếp thị

Nhân viên

nghiệp vụ

biên dịch

Phó phòng kinh doanh, xuất nhập khẩu

Nhân viên nghiệp vụ theo dõi xuất nhập kho

khẩu của Công ty như: chuẩn bị nguồn cung ứng xuất khẩu, tiêu thụ hàng nhậpkhẩu, các khâu giám định, kiểm dịch, hải quan, giao nhận, bảo hiểm, khiếu nạiđòi bồi thường, và đối ngoại như: tìm kiếm giao dịch giữa những người bán vàngười mua, giải quyết tranh chấp khiếu nại với khách hàng có liên quan đến cáchoạt động kinh doanh của Công ty.

- Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán Công ty trong các nghiệp vụ thutiền bán hàng hóa, thanh toán tiền mua hàng hóa - dịch vụ có liên quan đến hoạtđộng kinh doanh trên cơ sở các cam kết và quy định của pháp luật hiện hành

- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ và các đơn vị kinh doanh trực thuộcquản lý theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế cho đến khi hoàn thành việcthanh lý hợp đồng đã ký kết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành

- Xây dựng và triển khai thực hiện phương án kinh doanh sau khi đượcBan Giám đốc Công ty phê duyệt Thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh theođúng tiến độ và quy định Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanhtrước Ban Giám đốc Công ty

- Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế có liên quan đến công tác kinhdoanh của Công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành

1.2.Cơ sở lý luận về công tác phân tích công việc tại phòng Kinh doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu.

1.2.1 Khái niệm, vai trò và sự cần thiết của phân tích công việc trong phòng kinh doanh tại công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu.

1.2.1.1 Các khái niệm cơ bản và khái niệm có liên quan

a Các khái niệm có liên quan

Trước khi đi vào khái niệm chính của phân tích công việc (viết tắt:PTCV) và để khai thác tốt đề tài, ta đi tìm hiểu về các khái niệm có liên quanđến công tác PTCV

Phân tích công việc là một việc làm quan trọng mà tất cả các công ty đềuphải thực hiện nếu muốn các hoạt động QTNL khác được tiến hành thuận lợi.Phân tích công việc đã được nhiều nước phát triển trên thế giới thực hiện hơn

100 năm qua và là công cụ quản trị nhân lực phổ biến nhất, tuy nhiên ở Việt

Nam đây vẫn là khái niệm mới mẻ.

Vậy PTCV là gì? Có thể hiểu PTCV là một quá trình thu thập các tư liệu

và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến việcthực hiện công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng côngviệc đó

- Nhiệm vụ: là đơn vị nhỏ nhất của phân tích biểu thị từng hoạt động laođộng riêng biệt với tính mục đích cụ thể và mỗi người lao động phải thực hiện

Nhiệm vụ biểu thị từng hoạt động riêng biệt với từng mục đích cụ thể màngười lao động phải thực hiện Ví dụ: nhiệm vụ đánh máy, trả lời điện thoại

Nhiệm vụ thể hiện những việc phải được thực hiện theo cam kết nhấtđịnh

- Vị trí biểu thị tất cả các hoạt động của cùng một người lao động, vị trí làcấp độ tiếp theo của phân tích công việc Vị trí biểu thị tất cả các nhiệm vụ đượcthực hiện bởi một người lao động, vị trí thể hiện nhiệm vụ đảm nhiệm, vừa chỉđịa vị cá nhân trong tổ chức Ví dụ: vị trí thư ký, văn thư

- Công việc là tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao độnghay là tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi một số người laođộng Ví dụ: tất cả nhiệm vụ của thư ký thực hiện bởi một người thư ký đượcgọi là công việc thư ký

- Công việc khác với nghề Nghề là một khái niệm rộng hơn Nghề là mộttập hợp các công việc tương tự nhau về nội dung có liên quan đến nhau ở một mức

độ nhất định với những đặc tính vốn có đòi hỏi người lao động có sự hiểu biết đồng

bộ về chuyên môn, nghiệp vụ, có những kĩ năng, kĩ xảo và kinh nghiệm cần thiết đểthực hiện

Dưới góc độ Phân công và hợp tác lao động: nghề là một dạng hoàn chỉnhcủa lao động trong hệ thống phân công lao động xã hội, đòi hỏi phải tiến hànhtheo nguyên tắc riêng, có công nghệ và công cụ riêng biệt

Dưới góc độ đào tạo: nghề là tập hợp cảu kỹ năng hiểu biết phẩm chất, laođộng mà người lao động cần tiếp thu trong quá trình đào tạo tích lũy kinhnghiệm trong cuộc sống để đáp ứng yêu cầu của một dạng cụ thể hoàn chỉnh các

công việc lao động Ví dụ : nghề nhà giáo, nghề tài chính, nghề nhân sự,

b Khái niệm phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình tìm kiếm đầy đủ các thông tin liên quanđến công việc thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể để tạo ra một sản phẩm cụ thể

Phân tích công việc là những hoạt động, thủ tục xác định quyền hạn, tráchnhiệm kỹ năng theo yêu cầu của công việc, làm sơ sở xác định cho thực hiệncông việc một cách tốt nhất cũng như quản trị nhân sự một cách hiệu quả

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xácđịnh điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiệncông việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết phải có khi thực hiện công việc

Phân tích công việc là hoạt động chia nhỏ công việc được nghiên cứunhằm trả lời cho 3 câu hỏi chính:

+ Để hoàn thành công việc này cần thực hiện những nhiệm vụ gì? Nhiệm

vụ đưa ra đối với người nhân viên phải thực hiện được miêu tả rõ trong bản mô

1.2.1.2 Vai trò của phân tích công việc

Phân tích công việc được coi là một hoạt động quan trọng, có ý nghĩa đốivới hoạt động quản trị nhân lực, là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhàquản trị nhân sự

a Xác định vị trí việc làm và cơ cấu nhân lực

Trên cơ sở hệ thống các việc làm đã được phân tích của tổ chức và trìnhbày trong danh mục, tổ chức có thể lập sơ đồ công việc hoặc nghề nghiệp tổchức mình Cơ cấu nguồn nhân lực: cơ cấu nhân lực theo bậc, độ tuổi, giới tính,trình độ đào tạo…thể hiện đặc điểm, sự phân bổ năng lực, tiềm năng nhân lựctrong tổ chức Qua PTCV, các thông tin thu thập được cho phép tập hợp thành

những nhóm công việc dựa trên những năng lực gần gũi, mức độ phức tạp củachúng và mức độ chuyên môn hóa đến ngạch và bậc Qua PTCV sẽ giúp xácđịnh được thứ bậc của vị trí việc làm và các khía cạnh khác của cơ cấu nguồnnhân lực.

b Đối với tuyển dụng và bố trí nhân lực

Bản mô tả công việc sẽ giúp cung cấp các thông tin rõ ràng và đầy đủ chongười làm công tác tuyển dụng, từ đó: đăng quảng cáo tuyển dụng hiệu quả; cácứng viên hiểu được các kỳ vọng về kết quả công việc mà tổ chức mong đợi họđạt được; người quản lý hoặc giám sát công việc sẽ trao đổi và thống nhất vớingười được tuyển dụng về những kết quả công việc cần đạt được

Bản yêu cầu nhân sự cung cấp các yêu cầu về kỹ năng và phẩm chất cánhân cần thiết để thực hiện công việc, từ đó: có hình thức thi tuyển, phỏng vấn

và các phương pháp đánh giá kiến thức, kỹ năng và các kinh nghiệm của cácứng viên phù hợp

c Bố trí nhân lực

Bố trí nhân lực trong tổ chức chính là sắp xếp người lao động vào các vịtrí công việc theo những cách thức khác nhau nhằm đạt được mục tiêu tổ chứcmột cách hiệu quả nhất Khi thực hiện bố trí nhân lực (quy hoạch, đề bạt ), cần

so sánh kiến thức, trình độ, kỹ năng của người lao động với tiêu chuẩn chứcdanh công việc(thông tin cảu bản tiêu chuẩn nhân sự) dự kiến bố trí

d Hoạt động hướng nghiệp, đào tạo và phát triển nhân lực

Các tài liệu về công việc là những căn cứ để tổ chức thực hiện hướngnghiệp cũng như các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên hiệu quả hơn.Xác định mục đích cuối cùng của đào tạo và phát triể là người thực hiện côngviệc có đủ khả năng hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể nêu trong bản mô tả côngviệc.Xác định nội dung đào tạo và phát triển là trang bị các kiến thức , kỹ năngđáp ứng các yêu cầu nêu trong bản tiêu chuẩn chức danh Xác định, đánh giá kếtquả của đào tạo và phát triển thông qua so sánh với kết quả mong muốn đượctrình bày ở nội dung tiêu chuẩn kết quả công việc

e Đánh giá kết quả thực hiện công việc

Nội dung về tiêu chuẩn thực hiện công việc, kết quả của PTCV là căn cứ

cơ bản, quan trọng giúp nhà quản lý xác định mức độ hoàn thành công việc củanhân viên

f Đãi ngộ

Các thông tin về trách nhiệm và nhiệm vụ của công việc thu từ PTCV làcăn cứ để xây dựng thang lương, chế độ đãi ngộ phù hợp Mô tả công việc vànội dung về tiêu chuẩn kết quả công việc giúp xác định việc trả lương: mứclương hình thức trả lương theo thời gian hay theo sản phẩm

1.2.1.3 Sự cần thiết của phân tích công việc

a Đối với nhân viên trong phòng kinh doanh của công ty Bảo Châu.

PTCV là công tác quan trọng là vì PTCV cung cấp cho nhân viên đầy đủthông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mình khi thực hiệncông việc được giao (trách nhiệm trong lĩnh vực chuyên môn, trách nhiệm vớicông việc của người khác…), nhân viên để thực hiện công việc đó thì cần cónhững tiêu chuẩn gì ( tiêu chuẩn về trình độđào tạo, chuyên ngành đào tạo, kinhnghiệm cần phải có, các kĩ năng cần thiết, các tiêu chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi,giới tính…) PTCV còn giúp người lao động hiểu được cách thức thực hiện côngviệc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc, ngoài nhiệm vụ chính người laođộng còn phải thực hiện những nhiệm vụ gì khác…

Không chỉ cung cấp thông tin cho người lao động, PTCV còn cung cấpcho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việcnào đó, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và kĩnăng cần thiết và các điều kiện làm việc… Từ những thông tin đó nhà quản trị

sẽ biết công việc đó thích hợp với nhân viên nào, hay nói cách khác là biết tuyểnchọn người có những tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện những công việc đó hoặcbiết cần phải đào tạo những nhân viên trong công ty có những kĩ năng gì đểthực hiện công việc PTCV cũng cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cầnthiết qua bản Mô tả công việc để đánh giá tình hình thực hiện công việc củanhân viên được chính xác, từ đó mà trả thù lao cho người lao động một cách

công bằng, xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra

b Đối với công ty Bảo Châu.

Phân tích công việc là một công cụ quản trị nhân lực cơ bản nhất, nên có

ý nghĩa quan trọng đối với mọi tổ chức Thông qua phân tích công việc, các nhàquản lý có những cơ sở để xây dựng chương trình và ra quyết định về các vấn đềquản lý nhân sự một cách chủ động, chính xác như: Định hướng cho công táctuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí, sắp xếp nhân sự; Làm cơ sở cho việc điềuchuyển, luân chuyển, bổ nhiệm và các khâu khác của công tác cán bộ trong đơnvị; Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trìnhđào tạo; Xây dựng hệ thống đánh giá công việc và hệ thống chức danh côngviệc; Phân tích công việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trícông tác, giúp cho người lao động nắm bắt được công việc một cách nhanhchóng, đồng thời giúp cho người sử dụng lao động chủ động nắm bắt công việc

và bố trí, sắp xếp nhân sự trong trường hợp đơn vị có sự biến động về nhân sự…Công tác PTCV giúp cho công ty, cụ thể là phòng kinh doanh sẽ xây dựng, thiết

kế được tổ chức phòng ban khoa học, hợp lý, hiệu quả hoạt động với quy mô kếtcấu và cách thức kinh doanh phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty

Công tác PTCV chia nhỏ, mổ xẻ các công việc cụ thể trong phòng kinhdoanh với tính chất mục tiêu để xác định các vị trí chức danh công việc cho từngngười đảm nhận vị trí ấy, xác định hoạch định cơ cấu nhân lực, phân chia nhiệm

vụ công việc cho từng người,từng nhóm Công tác PTCV nhằm phục vụ chocông tác tuyển dụng và bố trí nhân sự tại phòng kinh doanh sao cho đáp ứng các

vị trí còn trống Thông qua bản mô tả xem xét công việc yêu cầu nhiệm vụ côngviệc để chuẩn bị cho quảng cáo thu hút nhân lực, thực hiện tuyển mộ và tuyểnchọn các ứng viên phù hợp, đáp ứng yêu cầu công việc

1.2.2 Nội dung của công tác PTCV

a Thông tin về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của người thực hiện

công việc

Cách thức thực hiện chúng như thế nào, mức độ quan trọng và mức độthường xuyên của chúng, quyền hạn và các mối quan hệ của nhân viên trong

công việc…

b Thông tin về các yếu tố điều kiện làm việc

Cần thu thập các thông tin về thời giờ làm việc và nghỉ nghơi, thông tin

về số lượng, chất lượng công việc Điều kiên hoạt động của tổ chức; chế độlương thưởng, phúc lợi, khen thưởng; tầm quan trọng của công việc trong phòngkinh doanh

c Thông tin về các hoạt động thực tế tại nơi làm việc của nhân viên

Sử dụng các phương pháp làm việc theo nhóm hay làm việc độc lập; Cácmối quan hệ trong thực hiện công việc bao gồm mối quan hệ với cấp trong nội

bộ phòng ban và mối quan hệ với khách hàng; Các hình thức làm việc phối hợpvới nhân viên khác và cách thức làm việc với khách hàng; Các cách thức thuthập xử lý dữ liệu

d Thông tin về phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có

Trình độ chuyên môn, học vấn, kiến thức, kỹ năng, khả năng làm việc,tuổi đời, ngoại hình, sức khỏe, ;Quan điểm, tham vọng, sở thích; Các đặc điểm

cá nhân cần có: trách nhiệm, trung thực, chăm chỉ, nhiệt tình…

e Thông tin về các loại trang thiết bị, kỹ thuật tại nơi làm việc

Số lượng thiết bị, công cụ, quy trình kĩ thuật, tính năng, tác dụng củathiết bị sử dụng; Cách thức sử dụng và bảo quản tại nơi làm việc

f Thông tin về tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm tất cả các tiêu chuẩn về hành vi, tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc

1.2.3 Kết quả của công tác phân tích công việc

1.2.3.1 Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến côngtác cụ thể, các nhiệm vu và trách nhiệm của công việc Hiểu một cách ngắn gọnbản mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó

Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau:

+ Người thực hiện công viêc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?+ Tại sao công việc đó phải được thực hiện? Thực hiện ở đâu?

+ Mục tiêu công việc đó là gì? Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?

+ Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành?+ Khi nào công việc được coi là hoàn tất?

1.2.3.2 Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện

Là bản liệt kê các yêu cầu cần phải có của công việc đối với người thựchiện về các kiến thức, kỹ năng, các kinh nghiệm, trình độ giáo dục và đào tạo,các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác

Các tiêu chuẩn nhân sự gồm: Trình độ văn hoá, chuyên môn; Trình độngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết; Thâm niêncông tác trong nghề và các thành tích đã đạt được; Tuổi đời; Sức khoẻ; Ngoại hình;Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt.; Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyệnvọng cá nhân; Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc

1.2.3.3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Là hệ thống các chỉ tiêu phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượngcủa sự hoàn thiện nhiệm vụ được miêu tả trong bản mô tả công việc nhưng tất cảcác yếu tố này cũng đưa ra tiêu chuẩn mẫu để đánh giá tức là nên đánh giá nhưthế nào hay cần xác định yêu cầu, đặc điểm chính xác của cá nhân mà ta dự đoán

sẽ làm cho công việc thực hiện tốt nhất như độ khéo léo của tay, trí thông minh,mức độ nhạy cảm của tâm lý

1.2.4 Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc

a Phỏng vấn

Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể thực hiện trựctiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực hiện cùng một công việc hoặcvới cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó

Phương pháp này được sử dụng rất hữu hiệu khi mục đích của phân tíchcông việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện công việc củanhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công việc nhưng

nhược điểm: chủ yếu của phỏng vấn phân tích công việc là người bị phỏng vấn

có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câuhỏi của người phỏng vấn Nhân viên thường cảm thấy rằng việc phân tích các

công việc được sử dụng như màn mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giảnbiên chế, nâng cao định mức, v.v do đó họ thường có xu hướng muốn đề caotrách nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình.

b Bản câu hỏi

Bản câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thậpthông tin phân tích công việc Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi chuẩn bị kỹlưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền vào các câu trả lời

c Quan sát tại nơi làm việc

Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chitiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, tráchnhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làmviệc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc

và hiệu quả thực hiện công việc Phương pháp quan sát được sử dụng hữu hiệuđối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát, thấy những công việckhông mang tính chất tình huống như công việc của người y tá trực hoặc khôngphải tính toán suốt ngày như công việc của các nhân viên phòng kế toán Ngoài

ra còn một số phương pháp khác như ghi chép nhật ký, danh sách kiểm tra

Dựa vào PTCV với các công việc phải thực hiện với tiêu chuẩn đề ranhằm đánh giá tình hình thực hiện công việc để tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân

sự, hoạch định nhân lực, thực hiện công tác đào tạo, đãi ngộ, kỷ luật

Qua phân tích công việc, các thành viên trong phòng kinh doanh nắmđược việc làm và yêu cầu để có niềm đam mê trong công việc, góp phần pháthuy tính sáng tạo, nhiệt huyết làm tăng năng suất hiệu quả làm việc

2.2 Hoạt động công tác phân tích công việc của phòng kinh doanh

Thời gian 2 năm đầu khi mới thành lập, trong công ty và đặc biệt là phòngkinh doanh chưa thực sự chú ý quan tâm đến hoạt động phân tích công việc Hầuhết công tác này không có một ai là chuyên trách, công ty cũng không đầu tưcho việc PTCV Cho nên các vị trí công việc hiện có của phòng kinh doanh và vịtrí mới phát sinh đều không được nêu rõ như thế nào

Điều này ảnh hưởng đến quá trình hoạt động chuyên môn của các vị trícông việc mà nhân viên đảm nhận Khi được hỏi về các công việc ở vị trí cũ của

bản thân được giao thì hầu hết ai cũng trả lời được một cách rạch ròi, chi tiết,nằm trong chuyên môn tích lũy kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm của họ Họ luôncảm thấy hài lòng về công việc hiện tại gắn bó với công việc, không có một sựđòi hỏi thắc mắc phải làm theo một tiêu chuẩn yêu cầu nào đề ra cả, tất cả họđều có sự chủ động, trách nhiệm trong công việc

Khi được hưởng theo doanh số bán hàng và chia lợi nhuận từ các dự ánthì họ không quan tâm đến lương cũng như không quan tâm đến công việc bảnthân họ phải làm nhiều hay ít nên công ty rất dễ giữ chân họ Điều này chỉ phùhợp với các vị trí cũ như các vị trí với nhân viên gắn bó lâu năm là trưởngphòng, phó phòng, tổ trưởng tổ nghiệp vụ chuyên trách Vậy còn vấn đề đặt ra làkhi đứng trước sự thay đổi của môi trường và sự hoạt động của công ty cùng với

sự mở rộng quy mô làm cho các công việc mới phát sinh, cần nhiều vị trí vànhân viên phải tuyển liên tục Chưa kể là các vị trí chủ chốt về hưu hay các vị tríchủ chốt bị thay đổi về nhân sự, cần tuyển các vị trí cho trưởng phòng và phótrưởng phòng, quản lý cấp trung thì công ty sẽ giải quyết công việc như thế nào

để vừa thu hút và tìm ra được người tài, vừa giữ chân được họ, quản lý giám sát

họ trong khi công tác Đối với các vị trí mới phát sinh trong thời gian ngắn làmthời vụ thì công việc của họ là phải làm cái gì, làm như thế nào để công ty nóichung, phòng kinh doanh nói riêng có căn cứ để thu hút và lựa chọn ứng viênphù hợp? Đứng trước vấn đề được thắc mắc Phòng kinh doanh và công ty chohay: nếu công việc kinh doanh ổn định, thuận buồm xuôi gió, các nhân viên đã

có kinh nghiệm và năng lực thực sự của mình thì họ sẽ không cần phải thay thế

vị trí cũ, đợi đến khi về hưu thì sẽ có người mà công ty tin tưởng giao cho trọngtrách Còn khi công việc mới phát sinh thì công ty, phòng kinh doanh sẽ tuyểnthêm người có thể tự đào tạo họ thay cho việc tìm kiếm và đưa đi đào tạo mấtthời gian và không đáp ứng yêu cầu công việc, đến khi đào tạo xong thì yêu cầuđòi hỏi của công việc lại không còn nữa

Do vậy mà công ty và phòng kinh doanh sẽ chủ động lường trước điềunày để khi công việc cần người sẽ đưa họ vào đáp ứng luôn Đối với các vị tríđòi hỏi đầu óc tổ chức, tư duy, làm việc trí tuệ thì có nhiều cách tìm người thay

thế trong đó bộ phận sẽ viết ra một bản mô tả công việc để nói về các công việccần làm và chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của người thực hiện công việc đó.Với việc viết bản mô tả và yêu cầu nhân sự, hầu hết là do người của bộ phậnkinh doanh tự viết ra Họ viết dựa vào cảm tính, chủ quan và dựa vào sự hiểubiết chung chung đại khái về công việc mà viết nên

Chính vì thế các thông tin về quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêuchuẩn nhân sự và công việc không được cung cấp, đo lường một cách chính xác,dẫn đến khi đánh giá thực hiện công việc không có tiêu chuẩn rõ ràng, nhiệm

vụ , quyền hạn chỉ viết chung chung là giúp đỡ, hỗ trợ phòng ban quản lý xâydựng dự án kinh doanh, hỗ trợ hoạt động thương mại, ngoại thương nói chung

mà không đi vào việc cụ thể với công việc họ phải làm hàng ngày là gì khiếncho sự cố xảy ra đối với phòng ban là khi tuyển được người vào, người nhânviên lúc đó mới bắt đầu chập chững tìm tòi công việc và cách thức thực hiện,mất thời gian dài và công sức nghiên cứu để có thể nắm bắt công việc một cáchtạm thời Ngoài ra chưa kể đến việc khi tuyển vào, người nhân viên không biếtphải làm như thế nào và bắt đầu thực hiện công việc từ đâu do thực tế yêu cầurất khác so với nội dung được ghi trong bản mô tả công việc và có thể gây sốccho nhân viên vào làm khi đối mặt với công việc quá áp lực do nội dung ghitrong bản mô tả không chi tiết, rõ ràng, họ có thể vào làm việc mà không biếtchịu trách nhiệm báo cáo tình hình công việc với ai do nội dung của bản mô tảghi mập mờ là báo cáo với cấp trên về tình hình thực hiện công việc dưới mụctiêu

Có thể nói tình huống xảy ra rất nhiều, khi được giao nhiệm vụ làm, cácnhân viên có thể trả lời thẳng thừng rằng: “ đó không phải việc của tôi ”, khiếncho công việc bị chồng chéo, có quá nhiều người làm một việc và có những việccần đến thì chẳng ai chịu làm do trong bản mô tả không ghi

Bản phân công nhiệm vụ của trưởng phòng kinh doanh:

CÔNG TY TNHH DV&TM BẢO CHÂU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG KINH DOANH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội ngày 25, tháng 09, năm 2013

PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ Kính gửi: Giám đốc công ty

Căn cứ vào công văn số:57/CV-PKD ngày 12/08/2013, của phòng Kinhdoanh về việc kiện toàn bộ máy các phòng ban, chức năng;

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng Kinh doanh;

Phòng Kinh doanh phân công ra như sau:

A Trưởng phòng Kinh doanh

Trách nhiệm:

- Có trách nhiệm Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhânviên kinh doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đạidiện thương mại của công ty Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với đội ngũ nhânviên kinh doanh

- Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho nhânviên kinh doanh Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viênkinh doanh

- Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ Thiết lập phươngpháp tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên

- Tham dự những hội thảo về bán hàng, tham dự những cuộc họp về bánhàng được tổ chức trong vùng, tổ chức những cuộc hội nghị khách hàng, trưng bày,triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời những bản câu hỏi trắc nghiệm liên quanđến nghiệp vụ bán hàng

- Báo cáo những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những thôngtin phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin, đọc những bảntin thương mại, thu thập và báo cáo những thông tin thương mại

- Tìm thêm đại diện bán hàng mới, đào tạo cho đại diện bán hàng mới, cùng

đi công tác đại diện bán hàng mới, giúp công ty xây dựng kế hoạch hoạt động bánhàng.

- Giao tiếp khách hàng, liên hệ với các cơ sở bên ngoài tiếp thị và khai thácthị trường

- Trưởng phòng kinh doanh có nhiệm vụ đề xuất giải pháp, cơ chế, chínhsách, liên quan đến công tác đảm nhiệm

- Chịu trách nhiệm về tiến độ thực hiện công việc và chất lượng của phòngtrước Giám đốc

- Thực hiện công việc khác do giám đốc giao cho

- Có quyền tiếp nhận và điều động nhân sự trong phạm vi kênh bán hàng

- Tham mưu cho Giám đốc những vấn đề liên quan đến công tác của phòng

Phòng kinh doanh cũng như các phòng ban khác, đều chưa xây dựng đủ

ba văn bản phân tích công việc, còn thiếu hai văn bản rất quan trọng là bản yêucầu của công việc đối với người thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiệncông việc Bản phân công công việc/nhiệm vụ xác định chức danh công việc, tên

tổ, chủ yếu nêu ra tại mỗi chức danh công việc, người trong phòng có nhiệm cụ,quyền hạn, trách nhiệm như thế nào được đề cập đến nhưng cách thức thực hiện

và các thông tin khác như: các mối quan hệ thực hiện công việc, các phươngtiện, máy móc sử dụng khi làm việc, điều kiện làm việc…thì không được nêu ra

Các nhiệm vụ, trách nhiệm của người lao động được nêu rõ và có sự sắpxếp theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng Tuy nhiên, sự phân loại thông tintrong bản phân công công việc/nhiệm vụ còn hạn chế, sự sắp xếp thông tin vẫnkhông tránh khỏi những chỗ lộn xộn, thiếu hợp lý vì không phân biệt rõ giữanhiệm vụ và trách nhiệm với quyền hạn của người thực hiện

Ví dụ khi nêu trách nhiệm của trưởng phòng kinh doanh cần nêu thêmchức năng tham mưu cho lãnh đạo về kế hoạch đầu tư kinh doanh sản phẩm thếmạnh của công ty và tham mưu về cách thức lựa chọn phương án kinh doanh

Ví dụ như: Khi viết về chức năng nhiệm vụ của trưởng phòng kinh doanh

+ Năng lực tổ chức thực hiện công việc được giao

+ Thực hiện các chương trình dự án kịp thời theo tháng, quý, năm

+ Hiểu biết về bộ máy cơ cấu tổ chức

+ Có thâm niên côn tác 10 năm trở lên và 5 năm công tác trong lĩnh vựcchuyên môn

- Ví dụ: Nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên xuất nhập khẩu như sau:

+ Thực hiện các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng vớikhách hàng và nhà cung cấp

+ Hoàn tất các thủ tục và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa như: Hợpđồng mua bán, bộ chứng từ vận chuyển, bộ chứng từ xuất nhập khẩu, các thủ tụcthanh toán, các thủ tục giao nhận hàng hóa

+ Kết hợp cùng với kế toán, thực hiện các hoạt động mở L/C, làm các bảo

lãnh ngân hàng.

+ Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu với

số lượng thực tế tại cửa khẩu trong quá trình làm hồ sơ thông quan hàng hóa

+ Quản lý, theo dõi các đơn hàng, hợp đồng Phối hợp với các bộ phận cóliên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cũng như nhận hàng

+ Thực hiện việc tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường xuất khẩutheo chiến lược công ty đã đề ra

+ Thường xuyên liên lạc, chăm sóc và duy trì mối quan hệ tốt với kháchhàng và nhà cung cấp Thu thập và đánh giá thông tin phản hồi từ khách hàng,thị trường, đối thủ cạnh tranh

+ Tham mưu cho Trưởng phòng kinh doanh chiến lược kinh doanh xuấtnhập khẩu đồng thời Lập báo cáo nội bộ và báo cáo với các cơ quan nhà nước cóliên quan

+ Yêu cầu: biết tiếng anh,hiểu biết pháp luật thương mại

Từ nhiệm vụ nói trên, ta thấy bản nhiệm vụ của nhân viên không được ghi

rõ báo cáo với ai và có quyền hạn gì, yêu cầu chi tiết với người thực hiện côngviệc là gì

- Ví dụ ta có thể viết:

Để làm tốt được công việc này, yêu cầu đối với người làm xuất nhập khẩu

là giỏi ngoại ngữ, phải am hiểu được các thủ tục xuất nhập khẩu, có khả nănglập kế hoạch và kỹ năng trình bày Phải có hiểu biết cơ bản về các Điều kiệnthương mại Quốc tế, các Phương thức thanh toán Quốc tế, các Phương thức vậntải Quốc tế và các Văn bản pháp lý quy định về việc Khai báo Hải quan

Như vậy, chỉ nói chung chung như trên thì người trưởng phòng khó có thểhình dung ra các công việc mình cần phải làm hàng ngày là gì và như thế nào, sửdựng phương tiện nào, ai hỗ trợ?

Công việc mô tả như vậy mang tính chất lãnh đạo giao quyền khi ngườithực hiện chưa hình dung ra bởi mỗi một công ty khác nhau sẽ buôn bán, xuấtnhập khẩu các loại mặt hàng khác nhau và đối thủ cạnh tranh, khách hàng khácnhau Vì thế chức năng nhiệm vụ nêu trên còn thiếu công việc cụ thể của một

trưởng kinh doanh và mỗi một đơn vị khác nhau sẽ cho bản mô tả khác nhau

Khoảng thời gian này, phòng kinh doanh chỉ dùng bản phân công nhiệm

vụ chung cho cả phòng và có nêu rõ chức vụ, vị trí, quyền hạn, nhiệm vụ, tráchnhiệm và báo cáo với ai theo sự phân cấp của phòng và mức độ công việc Điểmmạnh khi dùng bảng phân công công việc là tính nhanh gọn, nhân viên có thểnhìn vào đó có thể biết được công việc hôm nay của mình là gì, có nhiệm vụnhư thế nào và biết sơ qua các công việc của người khác phải đảm đương, giúpích cho việc phân công phối hợp, hợp tác với nhau trong công việc được nắmbắt nhanh hơn Bảng phân công công việc là hình thức phân bổ công việc chotoàn bộ nhân viên trong phòng làm việc, do vậy tính công khai rất rõ ràng, thuậnlợi cho việc truy cứu trách nhiệm, khen thưởng kỷ luật, bố trí nhân sự

Bảng phân công nhiệm vụ là bảng phân công công việc sẽ phân ra nhiệm

vụ từng nhân viên nhưng lại không nêu được yêu cầu ở người thực hiện côngviệc đó phải có khả năng, năng lực như thế nào, tiêu chuẩn đánh giá quá trìnhlàm việc được đo lường theo cách nào Đây là một trong số hạn chế lớn nhất củabảng phân công nhiệm vụ khiến cho công tác quản trị nhân sự gặp khó khăntrong việc tuyển người, bố trí và thuyên chuyể, đào tạo để sử dụng hiệu quảnguồn nhân lực

Như vậy, bên cạnh bảng phân công nhiệm vụ còn hạn chế thì việc thiếubản mô tả công việc, bản yêu cầu nhân sự và bản tiêu chuẩn nhân sự gây ra lỗitrầm trọng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cả phòng, công ty, khiếncho chi phí, thời gian…của công ty bị trì trệ, rối loạn khi bị chồng chéo côngviệc, chức năng…, ảnh hưởng đến quá trình học tập và làm việc của người laođộng, khiến họ không xác định được kỳ vọng của công ty mong muốn ở họ điều

gì cũng như công ty không biết được nhu cầu của người lao động dẫn đến sựhợp tác không thành công Điều đặc biệt là con người được coi là yếu tố quantrọng nhất, quyết định sự tồn tại của tổ chức, do vậy khai thác và sử dụng nhânlực cần được quan tâm hơn cả, hoạt động công tác phân tích công việc sẽ chothấy được sự quan tâm của người lãnh đạo đối với phòng kinh doanh nói riêng

và công ty nói chung

án của công ty Việc tham gia xuất nhập khẩu các mặt hàng đòi hỏi công ty phảiđẩy nhanh quá trình hoạt động với quy mô, tốc độ mạnh của vốn, các bộ phậnnhóm tổ trong phòng ban phải được hình thành, công ty liên tục phải tuyển thêmnhân sự cho vị trí tiếp thi quảng cáo sản phẩm, chuyên viên giao dịch kháchhàng, quản lý các kho xưởng, chuyên viên kiểm hàng xuất nhập khẩu,…liên tụctriển khai các chương trình, hội họp, hội chợ, lễ kí kết nhằm quảng bá thương hiệu

và tạo dựng uy tín, thu hút đối tác nước ngoài Để tăng khả năng cạnh tranh và mởrộng thị trường, công ty, đặc biệt là phòng kinh doanh đã tập trung mọi nguồn lựccho kinh doanh của mình với đối tác khách hàng càng nhiều càng tốt, đảm bảo cuộcsống của tập thể đội ngũ cán bộ nhân viên Lúc đó lãnh đạo công ty chưa nhận rõđược tầm quan trọng của công tác phân tích công việc, cho đó là công việc khôngcần thiết Đến nay, sau một thời gian nỗ lực, phấn đấu công ty đã trở thành một công

ty xuất nhập khẩu lớn của miền Bắc với tỷ lệ tham gia góp vốn của các cổ đông ngàycàng nhiều, công ty đã tạo ra công ăn việc làm cho nhiều lao động khác trong việcgiới thiệu lao động xuống làm việc cho các đối tác doanh nghiệp có hoạt động sảnxuất lớn, góp phần hỗ trợ hợp tác giữa các bên, dễ dàng trao đổi, thương lượng đàmphán về giá cả và chiếm lĩnh được thị trường với vai trò là nhà cung cấp phân phốitrọng điểm, góp phần trăm vào GDP của thành phố Do vậy, nhận thấy được tính cấpthiết về đặc điểm đóng góp của phòng kinh doanh, nhằm thu hút sử dụng nhân tài,công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Bảo Châu đã nhận thấy được công tác phântích công việc là điều hết sức câng thiết cho sự mở rộng thị trường hàng hóa và lựcthu hút lực lượng lao động thị trường Công ty đã đầu tư phối hợp với phòng kinh

doanh tiến hành họp bàn về hoạt động phân tích công việc bằng cách thuê chuyêngia về hỗ trợ xây dựng công tác PTCV Tiến hành công tác này đòi hỏi sự đầu tư vàchi phí lớn cho việc thuê chuyên gia bởi các nhân viên tron phòng kinh doanh chưa

có kinh nghiệm trong công tác PTCV và định hướng cho việc xây dựng tiêu chuẩnđánh giá, tiêu chuẩn đầu vào nhân sự Mặc dù nhận thức được vấn đề trên nhưngcông ty đến nay vẫn còn chưa tiến hành triển khai thực sự Vì vậy vấn đề tồn tại chưađược giải quyết hết được

2.4 Ảnh hưởng trực tiếp của công tác phân tích công việc đến hoạt động quản trị của phòng kinh doanh tại công ty

Mặc dù thiếu hệ thống của công tác PTCV khiến cho công ty gặp khókhăn do thiếu bản mô tả công việc song vẫn chưa gây ảnh hưởng làm thiệt hạiđến sự duy trì ổn định và phát triển của phòng kinh doanh, công ty mà chỉ ảnhhưởng đến các hoạt động của quản trị nhân lực

2.4.1 Kế hoạch hóa nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực của phòng kinh doanh hiện nay có tới 27 người làm việcchính thức và nắm giữ vai trò to lớn đối với hoạt động kinh doanh của phòng.Bên cạnh đó, với chiến lược phòng kinh doanh triển khai mạnh các dự án muabán và tiếp thị quảng cáo sản phẩm mở rộng trên các địa bàn các tỉnh và hoạtđộng xuất khẩu vì thế công ty cần cân đối nhân lực cho phòng để dự báo xuhướng phát triển, khả năng thực hiện dự án được diễn ra Hiện nay công ty vừathừa vừa thiếu nguồn nhân lực Do vậy, Công ty cần cân đối nguồn nhân lực,xác định nhân lực về số và chất lượng cho vị trí mới và người về hưu Do thiếubản mô tả công việc và bản yêu cầu nahan sự, tiêu chuẩn công việc đối với từng

vị trí công việc cho nên công ty chưa thực hiện được kế hoạch hóa nhân lực mộtcách cụ thể và chi tiết, hay nói cách khác công ty chưa dự tính được nguồn cungcấp lao động mà công ty đang cần

2.4.2 Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực.

Khi tiến hành tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực công ty cũng đã có nhữngquy định cụ thể cho mỗi ứng viên khi thi tuyển vào vị trí công việc khác nhau.Tuy nhiên vì chưa có bản yêu cầu công việc với người thực hiện nên các tiêu

chuẩn công ty đưa ra để tuyển chọn người lao động mới còn thiếu, mới chỉ chútrọng đến các tiêu chuẩn chuyên môn như trình độ được đào tạo, chuyên ngànhđược đào tạo và trình độ ngoại ngữ, tin học, những người tham gia thi tuyển phảiđạt được mà chưa chú trọng đến các kỹ năng khác như khả năng làm việc độclập, khả năng thích nghi, sự hòa đồng…

Ví dụ: đối với ứng viên nộp hồ sơ xét tuyển vào vị trí nhân viênmarketing, yêu cầu là:

+ tốt nghiệp đại học loại khá trở lên chuyên ngành hệ thống kinh kế, quảntrị kinh doanh của các trường

+ Ngoại ngữ đạt trình độ C, có thể biết thêm tiếng khác càng tốt

+ Tin học: sử dụng thành thạo máy vi tính văn phòng, các trang online…+ Có khả năng xử lý tình huống, thông thạo các hệ thống quảng cáo, bia + Có khả năng giao tiếp tốt, ngoại hình ưu nhìn

Mặc dù đây chưa phải là những tiêu chuẩn chính nhưng lại rất quan trọngbởi vì nhiều khi ứng viên có đủ năng lực trình độ đáp ứng song lại thiếu kỹ nănglàm việc độc lập, giao tiếp ở mức độ tốt khiến cho công ty tuyển được người lạiphải mất thời gian 2 tháng mới có thể làm việc được

Từ ví dụ trên cho thấy sự thiếu vắng của công tác PTCV đã làm cho côngtác tuyển mộ, tuyển chọn nhân viên của công ty còn thiếu sót trong việc đề racác tiêu chuẩn cho các ứng viên cho mỗi vị trí công việc khác nhau

2.4.3 Đánh giá thực hiện công việc

Hiện nay phòng kinh doanh đã tiến hành đánh giá thực hiện côngviệc( viết tắt là: ĐGTHCV) Định kỳ đánh giá theo quý với tiêu chí đánh giá là :

+ Xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá bao gồm đánh giá về chỉ tiêu khốilượng công việc

+ Chỉ tiêu chất lượng công việc khi ký kết được nhiều hợp đồng kinhdoanh

+ Đánh giá mức độ hoàn thành công việc qua viêc giao dịch và doanh thulợi nhuận của công ty đạt được trong quý

+ đánh giá theo thái độ chấp hành kỉ luật lao động, chính sách và trình độ

cụ thể Chỉ một số công việc bán hàng hay kí kết hợp đồng mua bán mới có sốliệu cụ thể với doanh số số liệu cụ thể phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh.

Lí do của việc đánh giá như vậy là do đặc điểm của công ty lao động bằng trí tuệchứ không phải là lao động sản xuất cho nên việc xác định định mức hao phí laođộng trên đơn vị thời gian là không có Công ty chưa xây dựng được hệ thốngđánh giá đạt chuẩn cho từng vị trí khiến cho hoạt động đánh giá chưa đượcchính xác, chưa nói được hết hiệu quả năng suất làm việc của từng cá nhân

Phiếu đánh giá đối với vị trí quản lý nghiệp vụ quản lý theo dõi xuất nhậpkho

Yếu tố đánh giá Mức độ đánh giá Nhận xét của trưởng đơn vị

Khối lượng công việc Đạt

Chất lượng công việc Tốt

Tiến độ hoàn thành công việc Vượt chỉ tiêu

Thái độ hành vi Xuất sắc

Phiếu đánh giá này được thiết kế chung cho mọi vị trí công việc, trên đây

là ví dụ điển hình của một công việc Nhìn vào phiếu đánh giá này ta có thể thấyđược rằng cách đánh giá mang tính định tính theo mức độ chung mà không cómột số liệu cụ thể nào mang tính định lượng Tiêu chuẩn công việc không được

đề ra làm cho hệ thống đánh giá mang tính hình thức chung chung Khi nhânviên quản lý xuất nhập kho hoàn thành với số lượng là bao nhiêu, quan tâm đếnkết quả cuối cùng là có đạt được theo yêu cầu hay không Vì vậy khi đánh giámức độ công việc cho các vị trí khác nhau sẽ không xác thực do tính chất phức

tạp, đòi hỏi mức độ nặng nhẹ khác nhau của công việc Nếu ở vị trí nhân viênkinh doanh thì sẽ phải kí kết được bao nhiêu hợp đồng và số lượng hàng hóagiao dịch bao nhiêu là đạt tiêu chuẩn.

2.4.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo và phát triển là hoạt động tiến hành của phòng kinh doanh và công tytác động lên đối tượng đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn hay khả năng kỹnăng để nâng cao trình độ cho nhân viên của mình Hiện nay phòng kinh doanh chưa

có một chiến lược đào tạo nào khoa học cả mà hầu hết các nhân viên nhận vào mớibắt đầu đào tạo thích ứng với công việc, các nhân viên cũ thì chưa tìm ra sự yếu kémcủa mình một cách cụ thể để đáp ứng công việc Tất cả nguyên do trên là do thiếubản mô tả công việc và yêu cầu nhân sự làm cho nhân viên phòng kinh doanh khôngbiết phải đạt trình độ như thế nào để đáp ứng yêu cầu thực hiện công việc, công tycũng không có căn cứ nào để xác định được nhân viên của mình yếu kém chỗ nào vàcần được đào tạo bồi dưỡng ra sao Không biết được từ công tác nghiệp vụ, nhânviên mong muốn được học tập và phát triển ra sao để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụđược giao một cách tốt nhất

Công ty cũng đã có lần tổ chức cho nhân viên ở phòng kinh doanh đi côngtác và hỗ trợ chi phí đi đào tạo ở nước ngoài song khi về nước thì hiệu quả đemlại không như ý muốn, mức độ công việc không có sự khác biệt sáng tạo trongcông việc, kỹ năng xử lý tình huống không đạt hiệu quả cao Còn về hình thứcđào tạo trong công việc, do thiếu bản mô tả công việc nên cả người được phâncông trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ lẫn người được đem đi đào tạo đềukhông có căn cứ xem xét xác định rõ mục đích của đào tạo nhằm hướng đếnnhiệm vụ hay năng suất hay kỹ năng, tích lũy kinh nghiệm đã gây khó khăn choviệc đào tạo Kể cả khi xây dựng chương trình đạo tạo và có mục đích rõ ràngnhưng khi xem xét yếu tố cần đào tạo thì lại phải mất thời gian đi kiểm tra, đánhgiá xác định nhu cầu, tiêu chuẩn đánh giá để xác định nhu cầu đào tạo, không cóbản mô tả công việc, lập kế hoạch đào tạo khó khăn hơn rất nhiều do không có

cở sở căn cứ xác định

2.4.5 Thù lao lao động

Thù lao lao động là khoản tiền lương mà công ty trả cho người lao động.nhân viên làm việc trong phòng kinh doanh cũng nhận được sự trả lương Hiệnnay, công ty đang áp dụng hình thức trả lương theo doanh số bán hàng-trảlương theo sản phẩm và hình thức trả lương cho khối lao động quản lý

Hình thức trả lương theo sản phẩm cho các vị trí nhân viên kinh doanh,nhân viên bán hàng trực tiếp tại cửa hàng , nhân viên giao dịch khách hàng

Hình thức trả lương theo lao động quản lý với các cấp bộ phận trưởngphòng, phó phòng, quản lý cấp trung các nghiệp vụ thống kê

Hình thức thưởng theo doanh số bán hàng cho nhân viên kinh doanh vàquản lý cấp trưởng phòng, phó phòng khi xây dựng dự án xuất nhập khẩu hànghóa ra nước ngoài và thưởng theo năng lực, theo sáng kiến mới, thưởng do hoànthành xuất sắc nhiệm vụ

Mức lương hầu như là thỏa thuận trực tiếp bằng miệng hay là kí hợp đồnglao động giữa nhân viên và lãnh đạo

Do không có bản mô tả công việc nên việc xác dịnh để xác định hình thứctrả lương là không có căn cứ Tiền lương của người lao động được biết qua sựthỏa thuận giữa hai bên mà không có căn cứ nào xác định nhiệm vụ này nhiềuhoen nhiệm vụ kia, công việc người này vất vả hơn người kia để trả lương Trảlương theo vị trí và trách nhiệm khác nhau vị trí càng lớn thì mức lương càngcao Đôi khi là sự chênh lệch về mức lương Ví dụ như lương của trưởng phòng

là 2000 usd/ tháng Lương của nhân viên kinh doanh là 500 usd/tháng Ngoài racòn có phụ cấp cho việc đi lại giao dịch và phụ cấp xăng xe…tùy vào chiến lượckinh doanh đãi ngộ nhân sự của phòng kinh doanh

3.1.1 Đường lối tư tưởng, quan điểm kinh doanh

Bước vào thương trường kinh doanh cũng như bước vào chiến trường Vìvậy, để có thể đứng vững trong nền kinh tế cạnh tranh với các dịch vụ kháctrong và ngoài nước Yêu cầu đặt ra là thử thách lớn đối với công ty TNHH Dịch

vụ và Thương mại Bảo Châu Công ty cần phải xây dựng cho mình một đườnglối, tư tưởng chiến lược kinh doanh vừa độc lập, vừa hội nhập vừa sáng tạo vàtriệt để nhất Tư tưởng hòa nhập mà không hòa tan Chính vì thế mà công ty vàphòng kinh doanh coi tư tưởng kinh doanh và tư duy quản trị là linh hồn củamột công ty cũng như của cả một nền kinh thương

Xây dựng một chiến lược kinh doanh cho tư tưởng ấy cần phải hội tụ đủ 4yếu tố, gồm mục tiêu chiến lược; phạm vi chiến lược; lợi thế cạnh tranh; cáchoạt động chiến lược và năng lực cốt lõi

3.1.2 Tư tưởng, quan điểm của phòng kinh doanh và công ty

Tư tưởng định hướng xác định đối tác khách hàng là hướng đến nhu cầucung ứng và sử dụng dịch vụ , sản phẩm trong nước và nước ngoài như Mỹ, TâyBan Nha, Idia, Lào, Cam Pu Chia, các nước trung đông

Công ty mong muốn trở thành một công ty chuyên cung cấp và phân phốisản phẩm với đa dạng loại hàng hóa như chè, gỗ, kim loại, than, thủ công mỹnghệ, mỹ phẩm…

Các hoạt động định hướng xây dựng vị trí cho công ty với thương hiệu uytín, chất lượng

Coi trọng tư tưởng hoạt động kinh doanh là để đem lại nhu cầu hành phúcđến cho mọi nhà

Quan điểm : “ coi khách hàng là bạn hàng duy trì sự thành công của côngty” Do vậy công ty luôn mong muốn xây dựng hệ thống chức năng làm việc

nhằm phục vụ tối đa lợi ích của khách hàng Coi lợi nhuận của kinh doanh là lợinhuận thứ hai sau uy tín và sự thỏa mãn dịch vụ của khách hàng.

Với khách hàng, tư tưởng kinh doanh là được phục vụ, được đáp ứng chokhách hàng, giữ khách hơn giữ sản phẩm, tạo sự tin tưởng, an toàn, đảm bảo

Khẳng định để thành công trong kinh doanh cần phải theo đuổi lợi nhuậnmang tính chiên lược lâu dài Tư tưởng kinh doanh là nguồn cung ứng và phânphối sản phẩm phục vụ lợi ích cho chính bản thân mình và gia đình, xã hội

Mục tiêu phát triển và có vị thế trong thị trường công ty đã gắn hoạt độngkinh doanh của mình với hoạt động chung của thị trường mọi nỗ lực của công

ty cần được liên kết lại thành một thể thống nhất để thành công trong kinhdoanh đòi hỏi tất cả các bộ phận phải có sự nỗ lực và liên kết chặt chẽ Theo họ,sản phẩm tạo ra không phải là nhiệm vụ của riêng của bộ phận bán hàng mànhiệm vụ của tất cả các bộ phận tác nghiệp

3.1.3 Mục tiêu chiến lược trong công tác phân tích công việc

Tiến hành hoạt động công tác phân tích công việc, phòng kinh doanh nóiriêng và công ty nói chung nhằm hướng đến mục tiêu trong kinh doanh và trongquản trị nhân lực:

Xây dựng hệ thống và thiết kế bộ máy nhân sự làm việc chuyên môn,kiểm tra và xây dựng lại bộ máy nhân sự trong phòng kinh doanh phù hợp vớiđặc điểm yêu cầu công việc và phương hướng phát triển mới của công ty

Hoạch định nhân lực dựa trên sự phân tích giá trị những công việc đem lạihiệu quả chính cho kinh doanh Có thể thêm hoặc bớt nhân sự sao cho thích hợpvới cơ cấu phòng ban và hệ thống chức năng

Phân tích công việc tại phòng kinh doanh hướng đến mục tiêu phân tích