Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Sở Tài nguyên - Môi trường và Nhà đất Hà Nội

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Ngày người ta bắt đầu nói nhiều đén tầm quan trọng Quản trị nhân lực Khi người ta nói đến doanh nghiệp, giám đốc làm ăn thua lỗ, thiếu vốn, thiếu trang thiết bị, thiếu mặt bằng… mà người ta đến người khơng có đủ lực điều hành công việc thiếu trang bị kiến thức quản trị nhân thiếu kinh nghiệm chiến lược người Có thể nói quản trị nhân lực công cụ thiếu tổ chức nào, gắn liền với tổ chức, với việc xếp người vào vị trí định máy tổ chức để đảm bảo khả quản trị, điều hành doanh nghiệp lẫn tương lai Và để đáp ứng điều cơng cụ khơng thể thiếu quản trị nhân lực phải thực hiệu cơng tác phân tích cơng việc Phân tích cơng việc có vai trị vơ quan trọng ảnh hưởng tới tất mặt hoạt động quản trị nhân lực nói riêng tồn tổ chức nói chung Và thời gian 15 tuần thực tập, tiếp xúc làm việc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội, với kiến thức nhìn nhận thực tiễn thấy cơng tác phân tích cơng việc Sở chưa đánh giá mức chưa thật phát huy tác dụng Vì tơi mạnh dạn chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc Sở Tài ngun, Mơi trường Nhà đất Hà Nội” nơi thực tập để phần áp dụng kiến thức học vào áp dụng thực tiễn Sở Tài nguyên, Mơi trường Nhà đất Hà Nội Trong q trình thực viết này, xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Vũ Thị Uyên người hướng dẫn làm việc suốt thời gian qua xin chân thành cảm ơn cán công chức viên chức Sở giúp đỡ nhiều cung cấp thông tin, tài liệu kinh nghiệm thực tế CHƯƠNG I SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI 1 I Nội dung phân tích cơng việc Khái niệm Phân tích cơng việc cơng việc cần phải biết nhà quản trị nhân Phân tích cơng việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị tuyển chọn nhân viên, đặt người vào vào việc khơng biết phân tích cơng việc Mục đích chủ yếu phân tích cơng việc hướng dẫn giải thích cách thức xác định cách chi tiết chức nhiệm vụ chủ yếu công việc cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí người để thực công việc tốt Để hiểu rõ thê phân tích cơng việc phải tìm hiểu định nghĩa liên quan nhiệm vụ,công việc… Nhiệm vụ: biểu thị hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà người lao động cần phải thực Công việc: tất nhiệm vụ, công tác cụ thể mà người lao động cần phải hoàn thành để thực mục tiêu tổ chức Có nhiều khái niệm khác nhau, tác giả khác phân tích cơng việc theo định nghĩa chung phân tích cơng việc q trình thu thập thơng tin liên quan đến cơng việc Phân tích cơng việc xác định kỹ năng, lực trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực cơng việc cách thành cơng Phân tích cơng việc cung cấp thông tin yêu cầu, đặc điểm công việc, làm sở cho việc xây dựng mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chuẩn thực cơng việc Các thơng tin phân tích công việc Các thông tin cần phải thu thập phân tích cơng việc: thơng tin nhiệm vụ cụ thể công việc  Thông tin nhiệm vụ, trách nhiệm, mối quan hệ cần thực thuộc công việc: Các thông tin thu nhập sở công việc thực tế thực cơng việc, phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực công việc, yếu tố thành phần công việc 2  Thông tin máy móc, thiết bị, cơng cụ, ngun vật liệu yêu cầu đặc điểm, tính tác dụng, số lượng, chủng loại máy móc, trang bị dụng cụ sử dụng q trình sử dụng cơng việc  Thơng tin địi hỏi cơng việc người thực bao gồm tất yêu cầu nhân viên thực công việc học vấn, trình độ chun mơn, kỹ năng, kiến thức hiểu biết liên quan đến thực công việc, thuộc tính cá nhân  Các thơng tin điều kiện thực công việc: bao gồm thông tin liên quan đến vấn đề điều kiện làm việc cố gắng thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục Các kết phân tích cơng việc 3.1 Bản mơ tả cơng việc Bản mô tả công việc văn viết giải thích nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc vấn đề có liên quan đến công việc cụ thể Nội dung mô tả công việc:  Phần xác định công việc: Xác định công việc bao gồm thông tin chủ yếu: tên công việc, mã số công việc, người thực cơng việc, phịng ban địa điểm, người có trách nhiệm ký duyệt… Nên ghi rõ ngày tháng phân tích, điều quan trọng qua bạn biết cần xem xét lại mơ tả vị trí cơng việc  Phần tóm tắt nhiệm vụ trách nhiệm thuộc cơng việc Tóm tắt cơng việc mơ tả tính chất, chức hoạt động công việc, tóm tắt trách nhiệm chung nội dung giúp phân biệt công việc với công việc khác Phần nêu tình trạng cơng việc: cơng nhân viên làm việc tồn thời gian, bán thời gian, làm tạm thời… Các chức nhiệm vụ thiết yếu: Các nhiệm vụ công việc hoạt động tạo nên trách nhiệm hay chức cụ thể công việc Các nhiệm vụ chủ yếu công việc nhiệm vụ mà thực dẫn tới việc hoàn thành tốt trách nhiệm chức vị trí cơng việc Liệt kê chức năng, trách nhiệm chính, sau cần phải giải thích cơng việc cụ thể cần thực nhiệm vụ 3 Ví dụ: Một số nhiệm vụ chủ yếu viên trưởng phòng nhân là: "chọn lựa, đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên cấp dưới" thể sau: - Phát triển tinh thần hợp tác làm việc hiểu biết công việc - Đảm bảo cho nhân viên cấp có đào tạo đặc biệt theo yêu cầu cần thiết công việc - Chỉ đạo việc đào tạo, bao gồm việc giảng dạy, hướng dẫn, giải thích cố vấn cho nhân viên cấp  Các điều kiện làm việc: Điều kiện làm việc: Liệt kê điều kiện làm việc đặc biệt phải làm ca đêm, làm thêm giờ, mức độ tiếng ồn, ô nhiễm, may rủi cơng việc Ngồi cịn liệt kê thêm mối quan hệ: Cần ghi rõ mối quan hệ chủ yếu người thực công việc với người khác doanh nghiệp Trưởng phịng nhân doanh nghiệp có mối quan hệ chủ yếu doanh nghiệp: - Thực báo cáo thường kỳ với phó giám đốc phụ trách nhân - Làm việc với tất uỷ viên hội đồng quản trị doanh nghiệp lãnh đạo phòng ban - Thực lãnh đạo, giám sát việc thực cơng việc phịng nhân - Quan hệ với tổ chức bên ngồi xí nghiệp: văn phịng dịch vụ lao động, nghiệp đồn lao động, sở lao động Các yêu cầu mô tả công việc: Để xây dựng mô tả công việc tốt cần phải đảm bảo yêu cầu sau: - Sắp xếp nhiệm vụ trách nhiệm theo trình tự thực Hãy bắt đầu nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian mang trách nhiệm lớn - Không nên liệt kê tất nhiệm vụ, sử dụng cách diễn đạt “các nhiệm vụ trách nhiệm bản” đoạn đầu kết thúc với câu “thực nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu” - Thể nhiệm vụ riêng biệt cách rõ ràng ngắn gọn Không sử dụng ngôn ngữ chuyên mơn đưa vào ví dụ cụ thể nhiệm vụ lúc 4 - Bản mơ tả cơng việc phải khách quan xác Mơ tả cơng việc theo cách phải thực thực tế Đảm bảo chức danh vị trí cơng việc phản ánh trách nhiệm không hạ thấp người làm việc - Sử dụng từ có tính hành động Nhấn mạnh mà người đảm nhiệm công việc cần phải làm mà không cần phải giải thích quy trình cần áp dụng Ví dụ nhiệm vụ người lễ tân ghi chép hẹn Mô tả công việc cần phải nêu “ghi chép hẹn” “cần phải lưu lại ghi chép hẹn” Tránh dùng từ “cấp thấp” “cấp cao” có thể, không dùng chức danh “quản lý” “giám sát” với công việc mà trách nhiệm đa phần không thuộc lĩnh vực quản lý - Đề cập tới chức danh vị trí người cụ thể Bản mô tả công việc nên đơn giản ngắn gọn, khơng nên rườm rà, dài dịng mô tả công việc không làm tăng tầm quan trọng công việc Các yêu cầu người viết mô tả công việc: Người viết mô tả cơng việc cơng việc phải có hiểu biết rõ ràng trách nhiệm vị trí cơng việc chức vị trí Người cần biết vị trí cơng việc lại quan trọng phịng ban vị trí hỗ trợ cho mục đích mục tiêu tổ chức Các câu hỏi then chốt phải đặt là: - Tại lại có vị trí này? - Tại vị trí lại quan trọng? - Vị trí hỗ trợ cho mục đích mục tiêu doanh nghiệp nào? 3.2 Bản yêu cầu công việc người thực Bản yêu cầu công việc người thực liệt kê yêu cầu công việc người thực hiện, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục đào tạo cần thiết; đặc trưng tinh thần thể lực; yêu cầu cụ thể khác vị trí cơng việc Các cơng việc đa dạng nên yêu cầu công việc đa dạng, phong phú Những yêu cầu chung yêu cầu công việc người thực là: - Trình độ văn hố, chun mơn khố đào tạo qua - Các mơn học chủ yếu khoá đào tạo, kết thi môn học chủ yếu tốt nghiệp 5 - Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ mức độ đọc, nghe viết - Thâm niên cơng tác nghề thành tích đạt - Tuổi đời - Sức khoẻ - Ngoại hình - Năng khiếu đặc biệt yêu cầu đặc biệt ghi tốc ký, đánh máy Đảm bảo yêu cầu liệt kê mức độ thiết yếu công việc Đôi người ta có xu hướng liệt kê yêu cầu mong muốn yêu cầu thực cần thiết Việc yêu cầu mong muốn có ảnh hưởng tới việc tuyển dụng, đề bạt, tính tốn tiền lương tiền thù lao Khi cần tuyển chọn nhân viên đào tạo, điều xác định thông qua việc nghiên cứu hồ sơ nhân viên, điều tra, trắc nghiệm vấn Tuy nhiên vấn đề trở nên phức tạp cần tuyển chọn nhân viên để đào tạo họ trước họ thức giao thực cơng việc Tuyển chọn nhân viên để đào tạo vào: + Thực phân tích cơng việc xác định nên đánh giá thực công việc nào? (Tiêu chuẩn mẫu để đánh giá) + Xác định yêu cầu, đặc điểm xác cá nhân mà ta dự đốn làm cơng việc thực tốt như: bàn tay khéo léo, trí thơng minh, mức độ nhạy cảm tâm lý + Chọn lựa ứng viên theo yêu cầu doanh nghiệp + Yêu cầu ứng viên làm việc đánh giá việc thực công việc ứng viên + Phân tích mối quan hệ nét yêu cầu việc thực công việc ứng viên Từ rút kết luận cần thiết yêu cầu ứng viên 3.3 Bản tiêu chuẩn thực công việc Bản tiêu chuẩn thực công việc hệ thống tiêu/tiêu chí phản ánh yêu cầu số lượng chất lượng hoàn thành nhiệm vụ quy định mô tả công việc 6 Bản tiêu chuẩn thực công việc thước đo dựa sở kỳ vọng kết công việc vị trí Bản tiêu chuẩn thực công việc sử dụng để đánh giá mức độ hồn thành cơng việc so với kỳ vọng Nói cách khác, tiêu chuẩn đánh giá kết mong muốn đạt người giữ công việc thực tốt công việc Nội dung: Bản tiêu chuẩn thực công việc bao gồm ba phạm trù chất lượng, số lượng suất lao động thời hạn hồn thành cơng việc Ví dụ việc yêu cầu người đánh máy chữ khơng phép có q hai lỗi tả mười trang đánh máy tiêu chuẩn chất lượng Yêu cầu người đánh máy chữ đánh mười một tiêu chuẩn suất Yêu cầu người đánh máy chữ hoàn thành toàn nhiệm vụ cụ thể giao vào lúc hết làm việc ngày thứ sáu tiêu chuẩn thực công việc thời hạn… Các bước tiến hành: Bước việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá hồn thành cơng việc xác định nhiệm vụ quan trọng đo lường vị trí cơng việc Các nhiệm vụ đo lường nhiệm vụ mà kết đầu lượng hố đánh giá định tính Đây nhiệm vụ cần phải hoàn thành khoảng thời gian định Phải xem xét phần trách nhiệm phân tích cơng việc xem xét nhiệm vụ phụ mơ tả, tìm xem nhiệm vụ cụ thể đo lường Một nhiệm vụ cụ thể nhân viên tuyển dụng vấn ứng viên Có thể đặt mục tiêu kỳ vọng cho nhiệm vụ cách sử dụng loại thước đo hay kết hợp ba loại thước đo xác định Các thước đo là: kiểu người nào, có vấn đưa lời mời nhận việc Bước thứ hai xác định tiêu chuẩn kết công việc mức độ thực công việc mà cá nhân có khả đào tạo đầy đủ đạt thực vị trí cơng việc Quan hệ phân tích cơng việc hoạt động quản trị nhân lực khác 4.1 Đối với thiết kế công việc 7 + Dựa vào kết phân tích cơng việc nhà quản lý thiết kế lại cơng việc, có định thiết kế cơng việc để kết hợp công việc với mục tiêu tổ chức tạo động lực công việc 4.2 Đối với kế hoạch hoá nguồn nhân lực + Được sử dụng để mô tả công việc cần người quảng cáo vị trí làm việc + Được sử dụng để xác định kỹ hoạt động lấy để định lựa chọn người vào làm việc cơng ty + Tìm kiếm người nội doanh nghiệp để đưa vào vị trí thiếu, cách so sánh thông tin lao động người với u cầu cơng việc + Thiết lập tiêu chí lựa chọn cho vị trí cơng việc + Định hướng nhân viên công việc cần phải làm 4.3 Đối với trình tuyển dụng + Phân tích cơng việc đưa cơng việc vào cơng tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực lên kế hoạch để lấp đầy chỗ trống + Hiểu biết yêu cầu công việc để phục vụ cho trình hoạch định nguồn nhân lực + Cung cấp thông tin kiến thức kỹ lực có doanh nghiệp + Đưa công việc doanh nghiệp thừa, thiếu nhân lực để người làm cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực đưa giải pháp để giải 4.4 Đối với đào tạo phát triển + Đánh giá nhu cầu đào tạo thông qua xác định hoạt động mà người lao động phải có để thực cơng việc + Thiết kế chương trình đào tạo cho doanh nghiệp dựa kỹ cụ thể cần thiết + Thiết kế chương trình phát triển cá nhân phục vụ cho việc phát triển nhân viên doanh nghiệp 4.5 Đối với đánh giá thực công việc 8 + Là sở yếu tố để hệ thống đánh giá thực + Là mốc để xem xét mức độ hồn thành cơng việc + Là tiêu chí để xem xét mức độ phù hợp hệ thống đánh giá công việc 4.6 Đối với thù lao lao động + Là sở để xây dựng cấu trả công hợp lý công bằng cách đánh giá giá trị cơng việc địi hỏi thực tế người lao động làm 4.7 Đối với quan hệ lao động + Là sở để giải tranh chấp lao động án + Giúp cho quan hệ lao động bớt gay gắt tránh xảy mâu thuẫn II Các nhân tố tác động đến phân tích cơng việc phương pháp tiến hành phân tích cơng việc Các nhân tố tác động đến phân tích cơng việc - Về phía người quản lý: Khi nhà quản lý có quan tâm hay khơng quan tâm đến phân tích cơng việc , hiểu biết tầm quan trọng phân tích cơng việc yếu tố không nhỏ định đến thành cơng hay thất bại phân tích cơng việc Nếu thờ coi phân tích cơng việc việc làm thời gian tốn chi phí nói phân tích cơng việc thất bại từ bước đầu thực - Về phía nhân viên nhân sự: Nhà quản lý người định đến bước phân tích cơng việc chưa phải quan trọng mà điều cịn tuỳ thuộc vào nhân viên nhân người trực tiếp ảnh hưởng đến kết phân tích cơng việc Nhân viên phải người có trách nhiệm, đảm bảo thơng tin xác, có đủ trình độ chun mơn để đảm nhiệm tốt cơng việc Có đầu óc phân tích tổng hợp thông tin thu thập để tạo kết phân tích cơng việc thực có ý nghĩa phát huy hết giá trị thực tế - Về phía người lao động: Ảnh hưởng khơng nhỏ đến tiến trình phân tích cơng việc, nhân viên người cung cấp thông tin cho q trình phân tích, hợp tác trung thực họ tạo điều kiện để phân tích cơng việc có kết xác không tốn nhiều thời gian chi cho việc xác nhận lại thông tin, sửa đổi Các phương pháp tiến hành thu thập thơng tin phân tích cơng việc 9 Việc thu thập thông tin để phân tích cơng việc thường chun gia nhân sự, công nhân, nhân viên trực tiếp thực công việc giám viên trực tiếp tiến hành 2.1 Quan sát Là phương pháp người cán nghiên cứu quan sát hay nhóm người lao động thực công việc ghi lại đầy đủ Phương pháp quan sát trực tiếp có nhiều hữu ích cần thu thập thơng tin để phân tích cơng việc thực chủ yếu tay, chủ yếu cố gắng thể lực công nhân viên sản xuất thực Phương pháp không áp dụng cơng việc có tính chất tình cơng việc y tá phịng cấp cứu hay cơng việc người lao động trí óc Nên thực quan sát theo chu kỳ cơng việc hồn chỉnh Chu kỳ cơng việc thời gian cần thiết cho việc hoàn thành, thực trọn vẹn công việc Sau thu thập thông tin cần vấn nhân viên thực cơng việc để tìm hiểu điều chưa hiểu trình quan sát bổ sung thêm thông tin người quan sát bị bỏ sót Có thể tiến hành quan sát vừa vấn, cách làm nhân viên thực công việc dễ bị hồi hộp bị phá vỡ nhịp điệu làm việc bình thường, làm cho kết quan sát khó xác Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực chi phí thấp Nhược điểm: Khơng mơ tả đầy đủ, sâu sắc công việc 2.2 Bảng câu hỏi Để cho công nhân, nhân viên điền vào bảng câu hỏi có mơ tả quyền hạn, trách nhiệm vấn đề có liên quan đến công việc phương pháp tốt để có thơng tin phân tích cơng việc Yêu cầu phương pháp cần xác định được: - Nên dựa vào bảng câu hỏi, câu hỏi nào? - Cơ cấu câu hỏi sao? Thơng thường thực tế có hai thái cực trái ngược vấn đề câu hỏi là: - Ngồi chức năng, nhiệm vụ chính, cịn u cầu nhân viên nhiều chức năng, nhiệm vụ khác 10 10 BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN Chức danh: Chuyên viên thi đua khen thưởng Nhóm cơng việc: Tổ chức Phịng: Tổ chức hành Bậc lương Người kiểm tra: Trưởng phịng Tổ chức - Hành Trình độ học vấn: + Tốt nghiệp đại học + Qua lớp đào tạo ngắn hạn trình độ lý luận trị trình độ chun mơn nghiệp vụ Yêu cầu kiến thức kỹ + Có chứng tin học văn phịng, đảm bảo có khả đánh máy văn nhanh xác + Có chứng Tiếng Anh ( A trở lên) + Biết cách sử dụng máy tính thiết bị văn phòng khác + Biết quản lý lưu trữ hồ sơ + Hiểu biết tiền lương, Bảo hiểm xã hội, Hợp đồng lao động + Biết cách tổ chức hành văn phịng khoa học hiệu + Khả giao tiếp tốt, khả đối nội đối ngoại + Hiểu nắm vững quy định pháp luật vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội Hợp đồng lao động + Có năm kinh nghiệm trở lên lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ Các yêu cầu thể chất điều kiện làm việc + Có sức khoẻ tốt đáp ứng khả ngồi làm việc khoảng thời gian dài 65 65 BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Chức danh: Chuyên viên Tiền lương - Bảo hiểm xã hội Nhóm cơng việc: Tổ chức Phịng: Tổ chức hành Bậc lương Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành Các hoạt động Tiêu chuẩn chất lượng Tiêu chuẩn thời gian công việc Đánh máy văn thực Đảm bảo xác, trình Tốc độ soạn thảo 60 từ/phút bày rõ ràng dễ hiều Lập kế hoạch tiền lương Đầy đủ, xác, khoa Phải hồn thành cơng việc học trước tháng để có kế hoạch thu chi đầy đủ Lưu trữ hồ sơ Chuẩn bị công văn, giấy tờ Đảm bảo việc tìm kiếm sau Thực hàng tháng, nhanh chóng thuận tiện xếp theo thứ tự Nội dung xác Trong ngày Quan hệ đối nội đối Tạo mối quan hệ tốt ngoại đẹp theo phận trách nhiệm giao Làm số bảo hiểm xã hội Gọn gàng, sẽ, Hàng tháng phải cập nhật xác, rõ ràng tỉ mỉ thông tin Quản lý ngân quỹ An tồn, khơng thâm hụt Cập nhật thơng tin Nhanh chóng, xác Hàng tháng đầy đủ 66 66 BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Chức danh: Chuyên viên đào tạo tổ chức Nhóm cơng việc: Tổ chức Phịng: Tổ chức hành Bậc lương Người kiểm tra: Trưởng phịng Tổ chức - Hành Các hoạt động Tiêu chuẩn chất lượng Tiêu chuẩn thời gian công việc Đánh máy văn thực Đảm bảo xác, trình Tốc độ soạn thảo 60 từ/phút bày rõ ràng dễ hiều Lập kế hoạch đào tạo Đúng người, trình độ Phải hồn thành cơng việc cần đào tạo trước tháng để có kế hoạch tổ chức đào tạo Lưu trữ công văn giấy tờ Chuẩn bị cơng văn, giấy tờ Đảm bảo việc tìm kiếm sau Thực hàng tháng, nhanh chóng thuận tiện xếp theo thứ tự Nội dung xác Trong ngày Quan hệ đối nội đối Tạo mối quan hệ tốt ngoại đẹp theo phận trách nhiệm giao Cập nhật thơng tin Nhanh chóng, xác Hàng tháng đầy đủ Tổ chức lớp học Hiệu tiết kiệm chi Chuẩn bị trược tháng phí 67 67 BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Chức danh: Chuyên viên thi đua khen thưởng Nhóm cơng việc: Tổ chức Phịng: Tổ chức hành Bậc lương Người kiểm tra: Trưởng phịng Tổ chức - Hành Các hoạt động Tiêu chuẩn chất lượng Tiêu chuẩn thời gian công việc Đánh máy văn thực Đảm bảo xác, trình Tốc độ soạn thảo 60 từ/phút bày rõ ràng dễ hiều Lưu trữ công văn giấy tờ Chuẩn bị công văn, giấy tờ Đảm bảo việc tìm kiếm sau Thực hàng tháng, nhanh chóng thuận tiện xếp theo thứ tự Nội dung xác Trong ngày Quan hệ đối nội đối Tạo mối quan hệ tốt ngoại đẹp theo phận trách nhiệm giao Cập nhật thông tin Nhanh chóng, xác Hàng tháng đầy đủ Hợp đồng lao động Đầy đủ, rõ ràng cụ thể Cuối năm Thi đua khen thưởng Đúng người, tiêu Hàng tháng, hàng quý hàng năm 68 68 Kiểm tra lại thông tin kết phân tích cơng việc Các kết cơng việc người phân tích phải xác phải tất người có liên quan hiểu rõ Các nhiệm vụ kỳ vọng người giám sát hiểu rõ chúng có ý nghĩa có giá trị sau chúng truyền đạt tới nhân viên có trách nhiệm thi hành nhiệm vụ Người phân tích xác định nhiệm vụ từ góc độ doanh nghiệp Đây hội để kiểm tra xem nhân viên thực nhiệm vụ có hiểu kỳ vọng người phân tích hay khơng Những người thực việc xem xét đánh giá kết hồn thành cơng việc cần phải rà sốt lại tài liệu công việc Điều quan trọng họ phải hiểu quan điểm doanh nghiệp phải có hội để thể nhận thức cơng việc Nếu người quản lý giám sát khơng trí với mơ tả cơng việc, yêu cầu công việc người thực tiêu chuẩn thực công việc cần phải giải khác biệt quan điểm từ giai đoạn Tiếp theo người phân tích thảo luận thơng tin cơng việc với nhân viên Có nhiều yếu tố khác tác động tới khả họ việc đáp ứng kỳ vọng Hãy xem xét vấn đề trước yêu cầu họ phải đạt tiêu chuẩn đánh giá kết công việc tối ưu Hãy truyền đạt kỳ vọng công việc cách rõ ràng phải đảm bảo hai bên phải hiểu Cuối nói chuyện, nhân viên cần phải biết doanh nghiệp xác định mức độ hồn thành cơng việc họ xét phương diện kết cơng việc (sản phẩm tạo ra), lịch trình làm việc, ngân quỹ, hoạt động, hành vi kết hợp yếu tố hay yếu tố khác Sau người giám sát nhân viên trí cần ghi chép lại kỳ vọng kết hồn thành cơng việc giao cho nhân viên Trong nhiều trường hợp đạt đồng ý nhân viên Tuy vậy, nhà quản lý giám sát phải chịu trách nhiệm cuối việc xác định kỳ vọng kết cơng việc người có trách nhiệm cơng khai lớn việc phịng ban hay tổ chức thực mục đích mục tiêu đặt Duy trì thơng tin cơng việc 69 69 Các mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực tiêu chuẩn thực công việc lạc hậu khơng xác dẫn đến định sai nhiều hoạt động quản lý nguồn nhân lực đề bạt, tuyển chọn tuyển dụng Cần phải rà sốt lại tài liệu cơng việc cách định kỳ để đảm bảo chúng xác phù hợp Khi doanh nghiệp phát triển, cần phải có kỹ khả khác trước để hoàn thành nhiệm vụ trước Thư ký trước phải đánh máy tất văn từ phải dùng phần mềm xử lý văn máy tính để làm việc Ngày nhiều vị trí cơng việc văn phịng địi hỏi người phải sử dụng thư điện tử máy tính cá nhân ngành công nghiệp sử dụng thiết bị chế tạo ngày phức tạp Trong trình áp dụng chương trình chuẩn ISO cơng tác hành đề phải áp dụng mạnh mẽ sâu sát để giải khó khăn Những trường hợp cần rà sốt lại tài liệu là: - Bất có thay đổi biết đến chức công việc - Khi có phương pháp đưa vào áp dụng - Trong trình định kỳ xem xét kết hồn thành cơng việc III Gắn kết kết phân tích cơng việc với hoạt động quản trị nhân lực Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội Các kết phân tích cơng việc thực có ý nghĩa truyền đạt tới nhân viên ứng dụng cách có hiệu hệ thống hoạt động quản trị nhân lực Lúc trở thành công cụ cho hoạt động khác, tạo điều kiện thuận lợi để thực công tác kế hoạch hố, cơng tác tuyển dụng, đào tạo… Gắn kết với cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực Cơng tác lập kế hoạch hố nguồn nhân lực muốn thành cơng địi hỏi phải thực thật chặt chẽ cơng tác phân tích cơng việc Hiện công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực Sở chưa quan tâm mức khiến cho số lượng công chức hàng năm tăng khối lượng chất lượng công việc không nâng cao Do để tránh tình trạng xảy ra, cần phải có phân tích cơng việc khoa học, có mơ tả cơng việc, u cầu công việc người thực thực có ích để từ xác định cơng việc cần người, thay hay tuyển thêm người Nếu thay có định thuyên chuyển hay đề bạt đúng, 70 70 cần tuyển thêm cơng việc cần có số lượng bao nhiêu, từ lập kế hoạch nguồn nhân lực xác tránh tình trạng tốn lãng phí khơng cần thiết, tiết kiệm khoản ngân sách không nhỏ Đối với công tác tuyển dụng nhân lực định hướng nhân viên Việc ứng dụng mô tả công việc yêu cầu công việc người thực khâu khơng thể thiếu q trình tuyển dụng nhân lực đáp ứng yêu cầu Khi có vị trí cơng việc cần tuyển người cần phải xem xét mô tả công việc để phần giúp ứng viên hình dung cơng việc cần phải làm, có yêu cầu công việc người thực giúp xác định tiêu chuẩn có phù hợp với yêu cầu hay không Điều giúp cho ứng viên giúp ứng viên giảm bớt chi phí mà cịn góp phần cho Sở giảm khoản không cần thiết, thời gian bỏ để tiến hành việc sàng lọc thông tin, tiến hành vấn… Và đặc biệt tuyển người việc, chất lượng công tác tuyển dụng tăng lên tránh tình trạng dựa vào kinh nghiệm cán tuyển dụng xảy việc dựa vào ý kiến cá nhân chủ quan Giúp nhân viên định hướng công việc tương lai, khơng thời gian người hướng dẫn phải bảo Đối với công tác bố trí nhân lực Phân tích cơng việc thực phát huy hết vai trị kết phân tích cơng việc ứng dụng vào thực tế để xếp người, việc trình từ hạn chế tình trạng cơng việc chồng chéo, gây đồn kết rối loạn tổ chức Thông qua kết phân tích cơng việc biết cơng việc cần địi hỏi người nào, u cầu trình độ chun mơn sao, từ rà sốt lại tổ chức Sở xem xét người đáp ứng yêu cầu để xếp vào vị trí cơng việc Đối với công tác đánh giá thực công việc Hiện công tác đánh giá thực công việc Sở chưa thực thường xuyên toàn diện mà dừng lại việc hàng năm xét thi đua khen thưởng cán công chức viên chức việc đánh giá mang tính chất chung chung, cào Do đó, việc áp dụng kết phân tích cơng việc vào đánh giá thực công việc cần thiết Kết phân tích cơng việc công việc cần phải đánh giá xem nhân viên thực công việc giao chưa, họ thực tiêu chí để đánh giá việc thực cơng việc, khối lượng, chất 71 71 lượng, thời gian hoàn thành cơng việc Từ đó, đưa định thù lao, khen thưởng kỷ luật đắn Việc phải tiến hành hàng tháng, hàng quý,…Từ giải bất bình người lao động, thúc đẩy người lao động làm việc tốt Đối với công tác đào tạo phát triển nhân lực Do đặc thù Sở lao động hành nghiệp, cơng tác đào tạo Sở dừng lại cử cán nghiên cứu trung tâm nước nước Và khơng tiến hành hình thức đào tạo khác kể đào tạo lại Do đó, việc áp dụng kết phân tích cơng việc vào cơng tác khơng có Chính vậy, thời gian tới việc áp dụng kết phân tích cơng việc vào cơng tác đào tạo phát triển nhân lực cần thiết xác định người lao động cần phải đào tạo, phải đào tạo, đào tạo Khi tránh lãng phí cho việc đào tạo không cần thiết gây Đối với công tác thù lao lao động Thông qua mơ tả cơng việc, người quản lý đánh giá mức độ phức tạp công việc, đánh giá tầm quan trọng công việc Sở để tính thưởng phụ cấp khoa học xác Thơng qua mơ tả cơng việc, yêu cầu công việc người thực đưa tiêu chí rõ ràng từ xác định mức tiền thưởng cho nhân viên Nếu kết hợp phân tích công việc với đánh giá thực công việc tốt tạo nên hệ thống trả công hợp lý cơng Như thấy phân tích cơng việc áp dụng hiệu tất mặt hoạt động quản trị nhân lực Sở góp phần làm cho hoạt động trở nên nhịp nhàng trôi chảy Điều phần giúp cải thiện tình trạng cấu tổ chức cồng kềnh không hiệu Sở IV Kiến nghị Kiến nghị với ban Lãnh đạo Sở Quan điểm Lãnh đạo Sở thực có ý nghĩa định đến thành công hay thất bại phân tích cơng việc Tuỳ theo cách nhìn nhận họ tầm quan trọng phân tích cơng việc Sở, phân tích cơng việc có trọng hay khơng Vì phân tích cơng việc phát huy tác dụng thực trở thành cơng cụ quản trị nhân lực Lãnh đạo Sở nên quan tâm đến q trình phân tích 72 72 cơng việc tạo điều kiện để phịng Tổ chức - Hành phịng ban khác thực cơng tác sau thu kết phân tích cơng việc có ý kiến đóng góp, có thị người đầu việc thực theo kết phân tích cơng việc tạo từ nhân viên theo gương làm cho máy Sở hoạt động trôi chảy hơn, nhịp nhàng Kiến nghị với phịng Tổ chức - Hành Phịng Tổ chức - Hành đóng vai trị vơ quan trọng q trình phân tích cơng việc người tham gia trực tiếp xây dựng kết phân tích cơng việc Phải cử người có chun mơn chịu trách nhiệm khởi xướng, tổ chức, thúc đẩy trình phân tích cơng việc, tìm hiểu để có phương pháp thích hợp thu thập thơng tin, xử lý thơng tin q trình tiến hành viết mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chuẩn thực công việc Và đặc biệt vấn đề truyền đạt tài liệu đến nhân viên Đó câu hỏi làm đau đầu nhà quản lý nhân lực Bởi thực tế nhà quản lý cấp cao (ban lãnh đạo Sở) phải bận bịu với việc giải vấn đề liên quan đến nhiệm vụ Các trưởng phó phịng ban chun mơn chủ yếu phải lo toan công việc chuyên môn Khi tuyển thêm người phụ trách nguồn nhân lực người giao chịu trách nhiệm toàn hoạt động truyền đạt thông tin Việc xây dựng mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chuẩn thực công việc có chất lượng tốt đóng vai trị quan trọng việc quản lý hiệu nguồn nhân lực Tuy nhiên việc truyền đạt tài liệu tới tất người tổ chức chí cịn quan trọng Ví dụ hình dung cơng ty nhỏ thuê nhà tư vấn viết mô tả công việc thật hay cho tất vị trí cơng việc cơng ty khơng nhà quản lý hiểu tài liệu Liệu nghĩ tài liệu có ích hay khơng? Câu trả lời tất nhiên khơng Truyền đạt kết phân tích cơng việc tới nhân viên trình liên tục, kết phân tích cơng việc cập nhật liên tục Doanh nghiệp chờ kết phân tích cơng việc làm xong phổ biến chúng tới nhân viên Việc truyền đạt tài liệu bắt đầu q trình phân tích cơng việc thơng qua việc lôi nhân viên tham gia vào phát triển mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chuẩn thực cơng việc họ Cũng áp dụng số phương pháp truyền đạt thông tin sau: 73 73  Lôi tham gia nhân viên: Việc lôi người đảm nhiệm công việc, người quản lý trực tiếp họ nhân viên có liên quan khác tham gia vào trình phân tích cơng việc quan trọng khơng họ nguồn thơng tin mà cịn họ người triển khai thực kết phân tích cơng việc xây dựng Việc lôi nhân viên tham gia xây dựng phân tích cơng việc kết phân tích công việc giúp họ: - Hiểu tài liệu - Và điều quan trọng cam kết thực ý tưởng quy chế đề kết phân tích cơng việc  Sổ tay hướng dẫn: Có thể truyền đạt kết phân tích cơng việc cách tập hợp tồn mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chuẩn thực cơng việc tất vị trí công việc (và tương lai) vào sổ tay hướng dẫn doanh nghiệp cho phép tất nhân viên tiếp cận chúng  Bảng thông báo: Bảng thông báo doanh nghiệp phương pháp khác để truyền đạt cho nhân viên Có thể đưa lên bảng thông báo kết phân tích cơng việc thay đổi kết phân tích cơng việc Để thực có hiệu việc này, cần phải có quy tắc việc sử dụng bảng thông báo doanh nghiệp Bảng thông báo doanh nghiệp phải đặt khu vực mà tất nhân viên tiếp cận chúng dễ dàng  Bản tin: Một số doanh nghiệp thường phân phát tin tới tất nhân viên Bản tin bao gồm kết phân tích cơng việc cơng cụ q báu phục vụ cho việc truyền đạt thông tin đến nhân viên  Chương trình định hướng nhân viên: Chương trình đóng vai trị đặc biệt quan trọng người vào làm việc doanh nghiệp Các chương trình định hướng cơng cụ phục vụ cho việc cập nhật thay đổi kết phân tích cơng việc nhân viên có Kiến nghị vai trị cán công chức viên chức Sở Phải tạo điều kiện để phịng Tổ chức - hành thực nhiệm vụ xây dựng nên mô tả công việc, tiêu chuẩn thực công việc, yêu cầu công việc người thực Xét cho người phụ trách quản lý nguồn 74 74 nhân lực hiểu hết công việc nhân viên Sở người giám sát trực tiếp hay trưởng phó phịng ban Và trưởng phó phịng ban người biết nhiều thực trạng đặc điểm công việc Sở phải chịu trách nhiệm cung cấp thông tin đầu vào thông tin phản hồi thực theo văn kết phân tích cơng việc Sau kết phân tích cơng việc xây dựng xong trưởng phó phịng ban sử dụng chúng cơng cụ để quản lý nhân viên truyền đạt kết phân tích cơng việc quan trọng Trong trình này, hiểu biết cộng tác người quản lý đóng vai trị then chốt cho thành công 75 75 KẾT LUẬN Như ta khẳng định cơng tác phân tích công việc công tác thiếu tất tổ chức đặc biệt phát huy tác dụng quan quyền Nhà nước mà cụ thể Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội phân tích cơng việc thực quan tâm ứng dụng vào thực tiễn, ban Lãnh đạo Sở, phịng ban chức cán cơng chức viên chức Sở hiểu hết tầm quan trọng thực nghiêm túc Phân tích cơng việc công việc riêng tổ chức nào, doanh nghiệp mà công cụ tất quan Phân tích cơng việc đẩy nhanh tiến độ thực công việc, phát huy tính cơng bằng, tạo mối quan hệ tốt đẹp nội doanh nghiệp, từ góp phần thúc đẩy tổ chức phát triển 76 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình quản trị nhân lực - Th.S Nguyễn Vân Điềm PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân NXB Lao động xã hội năm 2004 Quản trị nguồn nhân lực - Trần Kim Dung - NXB Thống kê năm 2005 Quản trị nhân - Nguyễn Hữu Thân - NXB Thống kê năm 2003 Quản trị nhân - Nguyên Thanh Hội - NXB Hà Nội năm 1998 Bài giảng Th.S Vũ Thị Uyên năm 2005 Quyết định số 4529/TNMTNĐ-TCHC việc thực tổng điều tra, khảo sát, đánh giá đội ngũ Cán công chức hành Sở Tài ngun, Mơi trường Nhà đất Hà Nội giai đoạn 2003-2005 Quyết định số 722/TNMTNĐ KH Về việc Giao nhiệm vụ thực tiêu Kế hoạch năm 2006 Ngành Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Phịng Tổ chức - Hành năm 2003 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Phòng Kế hoạch tổng hợp 10 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Phịng Chính sách 11 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Phòng Quản Đăng ký thống kê đo đạc đồ 12 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Phòng quản lý địa nhà đất 13 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Ban 61/CP 14 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Ban 60/CP 15 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập 77 77 78 78 MỤC LỤC 79 79 ... Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội Quá trình hình thành phát triển Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội thành lập theo định số 101/2003/QĐ-UB Uỷ... ban nhân dân Thành phố Hà Nội vào định số 45/2003/QĐ-TTg Thủ tướng phủ việc thành lập Ngành Tài nguyên môi trường Tiền thân Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội Sở Địa Nhà đất Hà Nội, sau sát... lý hồ sơ nhà đất thuộc sở hữu Nhà nước Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất giao quản lý; đăng kiểm loại hợp đồng nhà dụng nhà đất, quản lý quỹ nhà tự quản quan Trung ương Hà Nội, quỹ nhà phục vụ