Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Sở Tài nguyên - Môi trường và Nhà đất Hà Nội

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƢƠNG I SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUN MƠI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI I Nội dung phân tích cơng việc Khái niệm Các thơng tin phân tích cơng việc Các kết phân tích cơng việc 3.1 Bản mô tả công việc 3.2 Bản yêu cầu công việc người thực 3.3 Bản tiêu chuẩn thực công việc 10 Quan hệ phân tích cơng việc hoạt động quản trị nhân lực khác 11 4.1 Đối với công tác thiết kế công việc 4.2 Đối với kế hoạch hoá nguồn nhân lực 12 4.3 Đối với trình tuyển dụng 12 4.4 Đối với đào tạo phát triển 12 4.5 Đối với đánh giá thực công việc 12 4.6 Đối với thù lao lao động 13 4.7 Đối với quan hệ lao động 13 II Các nhân tố tác động đến phân tích cơng việc phƣơng pháp tiến hành phân tích cơng việc 13 Các nhân tố tác động đến phân tích cơng việc 13 Các phương pháp tiến hành thu thập thơng tin phân tích cơng việc 13 2.1 Quan sát: 14 2.2 Bảng câu hỏi: 14 2.3 Phỏng vấn 15 2.4 Ghi chép kiện quan trọng 16 2.5 Nhật ký công việc 17 2.6 Hội thảo chuyên gia 17 III Các bƣớc tiến hành phân tích cơng việc 17 Xác định công việc cần phải phân tích 17 Lựa chọn phương pháp phân tích 17 Tiến hành thu thập thông tin 18 Sử dụng thông tin thu thập 18 IV Sự cần thiết nghiên cứu cơng tác phân tích cơng việc Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 18 CHƢƠNG II PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC - THỰC TRẠNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN, MÔI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI 20 I Quá trình hình thành phát triển Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 20 Quá trình hình thành phát triển Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội 20 Cơ cấu quản lý 27 2.1 Lãnh đạo Sở 27 2.2 Các phòng ban chuyên môn 27 Đặc điểm nhân lực Sở 31 Một số kết đạt Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội thời gian qua 34 4.1 Thực công tác 37 4.2 Tổ chức thực nhiệm vụ quản lý Nhà nước 38 4.3 Những đề xuất Sở đem lại hiệu cao việc thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực ngành thực 42 4.4 Xây dựng nội quan Sở, Ngành 42 4.5 Tổ chức phong trào thi đua, thực tốt công tác khen thưởng chế độ thông tin báo cáo 42 II Thực trạng phân tích cơng việc Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 43 Q trình phân tích công việc 43 Hệ thống kết phân tích cơng việc 43 2.1 Bản mô tả công việc 43 2.2 Bản yêu cầu công việc người thực 46 2.3 Bản tiêu chuẩn thực công việc 48 Quan hệ phân tích cơng việc hoạt động khác tổ chức 48 3.1 Hoạt động kế hoạch hoá nguồn nhân lực 48 3.2 Thi tuyển nâng ngạch cán công chức 49 3.3 Sử dụng đánh giá cán 49 3.3 Chế độ tiền lương 49 Đánh giá thực trạng cơng tác phân tích cơng việc 50 CHƢƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUN, MÔI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI 54 I Phƣơng hƣớng phát triển Sở thời gian tới 54 Tập trung đạo làm tốt công tác soạn thảo văn pháp quy ban hành văn hướng dẫn thực 55 Quy hoạch kế hoạch sử dụng đất 55 Công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thống kê đất đai hàng năm lập hồ sơ địa 55 Công tác khai thác tiềm lực từ đất 56 Tăng cường công tác quản lý quỹ nhà thuộc Nhà nước quản lý 56 Về công tác thu hồi đất theo quy định Luật đất đai năm 2003 Chỉ thị 05/TTg Thủ tướng Chính phủ 57 Các cơng trình trọng điểm 57 Bảo vệ nâng cao chất lượng môi trường 58 Quản lý hiệu nguồn tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản 58 10 Xây dựng máy quản lý để cải cách hành 58 II Giải pháp để xây dựng quy trình phân tích cơng việc 59 Xây dựng quy trình phân tích cơng việc 59 1.1 Xác định cơng việc cần phân tích 59 1.2 Tiến hành lập bảng hỏi vấn nhân viên 59 1.3 Thu thập thông tin 60 1.4 Xử lý thông tin 60 Xây dựng kết phân tích cơng việc 60 Kiểm tra lại thơng tin kết phân tích cơng việc 65 Duy trì thơng tin công việc 73 III Gắn kết kết phân tích công việc với hoạt động quản trị nhân lực Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 74 Với cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực 74 Với công tác tuyển dụng nhân lực định hướng nhân viên 75 Với công tác bố trí nhân lực 75 Với công tác đánh giá thực công việc 75 Với công tác đào tạo phát triển nhân lực 76 Với công tác thù lao lao động 76 IV Kiến nghị 76 Kiến nghị với ban Lãnh đạo Sở 76 Kiến nghị với phịng Tổ chức - Hành 77 Kiến nghị vai trò cán công chức viên chức Sở 78 KẾT LUẬN 80 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 LỜI NĨI ĐẦU Ngày người ta bắt đầu nói nhiều đén tầm quan trọng Quản trị nhân lực Khi người ta nói đến doanh nghiệp, giám đốc làm ăn thua lỗ, thiếu vốn, thiếu trang thiết bị, thiếu mặt bằng… mà người ta đến người khơng có đủ lực điều hành công việc thiếu trang bị kiến thức quản trị nhân thiếu kinh nghiệm chiến lược người Có thể nói quản trị nhân lực công cụ thiếu tổ chức nào, gắn liền với tổ chức, với việc xếp người vào vị trí định máy tổ chức để đảm bảo khả quản trị, điều hành doanh nghiệp lẫn tương lai Và để đáp ứng điều cơng cụ khơng thể thiếu quản trị nhân lực phải thực hiệu cơng tác phân tích cơng việc Phân tích cơng việc có vai trị vơ quan trọng ảnh hưởng tới tất mặt hoạt động quản trị nhân lực nói riêng tồn tổ chức nói chung Và thời gian 15 tuần thực tập, tiếp xúc làm việc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội, với kiến thức nhìn nhận thực tiễn thấy cơng tác phân tích cơng việc Sở chưa đánh giá mức chưa thật phát huy tác dụng Vì tơi mạnh dạn chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội” nơi tơi thực tập để phần áp dụng kiến thức học vào áp dụng thực tiễn Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội Trong trình thực viết này, xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Vũ Thị Uyên người hướng dẫn làm việc suốt thời gian qua xin chân thành cảm ơn cán công chức viên chức Sở giúp đỡ nhiều cung cấp thông tin, tài liệu kinh nghiệm thực tế CHƢƠNG I SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUN MƠI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI I Nội dung phân tích cơng việc Khái niệm Phân tích cơng việc công việc cần phải biết nhà quản trị nhân Phân tích cơng việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị tuyển chọn nhân viên, đặt người vào vào việc khơng biết phân tích cơng việc Mục đích chủ yếu phân tích cơng việc hướng dẫn giải thích cách thức xác định cách chi tiết chức nhiệm vụ chủ yếu công việc cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí người để thực công việc tốt Để hiểu rõ thê phân tích cơng việc phải tìm hiểu định nghĩa liên quan nhiệm vụ,công việc… Nhiệm vụ: biểu thị hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà người lao động cần phải thực Công việc: tất nhiệm vụ, công tác cụ thể mà người lao động cần phải hoàn thành để thực mục tiêu tổ chức Có nhiều khái niệm khác nhau, tác giả khác phân tích cơng việc theo định nghĩa chung phân tích cơng việc q trình thu thập thơng tin liên quan đến cơng việc Phân tích cơng việc xác định kỹ năng, lực trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực cơng việc cách thành cơng Phân tích cơng việc cung cấp thơng tin yêu cầu, đặc điểm công việc, làm sở cho việc xây dựng mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chuẩn thực công việc Các thơng tin phân tích cơng việc Các thơng tin cần phải thu thập phân tích cơng việc: thông tin nhiệm vụ cụ thể công việc  Thông tin nhiệm vụ, trách nhiệm, mối quan hệ cần thực thuộc công việc: Các thông tin thu nhập sở công việc thực tế thực công việc, phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực công việc, yếu tố thành phần công việc  Thơng tin máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu yêu cầu đặc điểm, tính tác dụng, số lượng, chủng loại máy móc, trang bị dụng cụ sử dụng q trình sử dụng cơng việc  Thơng tin địi hỏi cơng việc người thực bao gồm tất yêu cầu nhân viên thực cơng việc học vấn, trình độ chun môn, kỹ năng, kiến thức hiểu biết liên quan đến thực cơng việc, thuộc tính cá nhân  Các thông tin điều kiện thực công việc: bao gồm thông tin liên quan đến vấn đề điều kiện làm việc cố gắng thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục Các kết phân tích cơng việc 3.1 Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc văn viết giải thích nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc vấn đề có liên quan đến cơng việc cụ thể Nội dung mô tả công việc:  Phần xác định công việc: Xác định công việc bao gồm thông tin chủ yếu: tên công việc, mã số cơng việc, người thực cơng việc, phịng ban địa điểm, người có trách nhiệm ký duyệt… Nên ghi rõ ngày tháng phân tích, điều quan trọng qua bạn biết cần xem xét lại mơ tả vị trí cơng việc  Phần tóm tắt nhiệm vụ trách nhiệm thuộc cơng việc Tóm tắt cơng việc mơ tả tính chất, chức hoạt động cơng việc, tóm tắt trách nhiệm chung nội dung giúp phân biệt công việc với công việc khác Phần nêu tình trạng cơng việc: cơng nhân viên làm việc toàn thời gian, bán thời gian, làm tạm thời… Các chức nhiệm vụ thiết yếu: Các nhiệm vụ công việc hoạt động tạo nên trách nhiệm hay chức cụ thể công việc Các nhiệm vụ chủ yếu công việc nhiệm vụ mà thực dẫn tới việc hoàn thành tốt trách nhiệm chức vị trí cơng việc Liệt kê chức năng, trách nhiệm chính, sau cần phải giải thích công việc cụ thể cần thực nhiệm vụ Ví dụ: Một số nhiệm vụ chủ yếu viên trưởng phòng nhân là: "chọn lựa, đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên cấp dưới" thể sau: - Phát triển tinh thần hợp tác làm việc hiểu biết công việc - Đảm bảo cho nhân viên cấp có đào tạo đặc biệt theo yêu cầu cần thiết công việc - Chỉ đạo việc đào tạo, bao gồm việc giảng dạy, hướng dẫn, giải thích cố vấn cho nhân viên cấp  Các điều kiện làm việc: Điều kiện làm việc: Liệt kê điều kiện làm việc đặc biệt phải làm ca đêm, làm thêm giờ, mức độ tiếng ồn, nhiễm, may rủi cơng việc Ngồi cịn liệt kê thêm mối quan hệ: Cần ghi rõ mối quan hệ chủ yếu người thực công việc với người khác ngồi doanh nghiệp Trưởng phịng nhân doanh nghiệp có mối quan hệ chủ yếu doanh nghiệp: - Thực báo cáo thường kỳ với phó giám đốc phụ trách nhân - Làm việc với tất uỷ viên hội đồng quản trị doanh nghiệp lãnh đạo phòng ban - Thực lãnh đạo, giám sát việc thực công việc phòng nhân - Quan hệ với tổ chức bên ngồi xí nghiệp: văn phịng dịch vụ lao động, nghiệp đoàn lao động, sở lao động Các yêu cầu mô tả công việc: Để xây dựng mô tả công việc tốt cần phải đảm bảo yêu cầu sau: - Sắp xếp nhiệm vụ trách nhiệm theo trình tự thực Hãy bắt đầu nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian mang trách nhiệm lớn - Không nên liệt kê tất nhiệm vụ, sử dụng cách diễn đạt “các nhiệm vụ trách nhiệm bản” đoạn đầu kết thúc với câu “thực nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu” - Thể nhiệm vụ riêng biệt cách rõ ràng ngắn gọn Không sử dụng ngơn ngữ chun mơn đưa vào ví dụ cụ thể nhiệm vụ lúc - Bản mô tả công việc phải khách quan xác Mơ tả cơng việc theo cách phải thực thực tế Đảm bảo chức danh vị trí cơng việc phản ánh trách nhiệm không hạ thấp người làm việc - Sử dụng từ có tính hành động Nhấn mạnh mà người đảm nhiệm cơng việc cần phải làm mà khơng cần phải giải thích quy trình cần áp dụng Ví dụ nhiệm vụ người lễ tân ghi chép hẹn Mô tả công việc cần phải nêu “ghi chép hẹn” “cần phải lưu lại ghi chép hẹn” Tránh dùng từ “cấp thấp” “cấp cao” có thể, khơng dùng chức danh “quản lý” “giám sát” với công việc mà trách nhiệm đa phần không thuộc lĩnh vực quản lý - Đề cập tới chức danh vị trí người cụ thể Bản mô tả công việc nên đơn giản ngắn gọn, không nên rườm rà, dài dịng mơ tả cơng việc khơng làm tăng tầm quan trọng công việc Các yêu cầu người viết mô tả công việc: Người viết mơ tả cơng việc cơng việc phải có hiểu biết rõ ràng trách nhiệm vị trí cơng việc chức vị trí Người cần biết vị trí cơng việc lại quan trọng phòng ban vị trí hỗ trợ cho mục đích mục tiêu tổ chức Các câu hỏi then chốt phải đặt là: - Tại lại có vị trí này? - Tại vị trí lại quan trọng? - Vị trí hỗ trợ cho mục đích mục tiêu doanh nghiệp nào? 3.2 Bản yêu cầu công việc người thực Bản yêu cầu công việc người thực liệt kê yêu cầu công việc người thực hiện, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục đào tạo cần thiết; đặc trưng tinh thần thể lực; yêu cầu cụ thể khác vị trí cơng việc Các công việc đa dạng nên yêu cầu công việc đa dạng, phong phú Những yêu cầu chung yêu cầu công việc người thực là: - Trình độ văn hố, chun mơn khố đào tạo qua - Các mơn học chủ yếu khố đào tạo, kết thi môn học chủ yếu tốt nghiệp - Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ mức độ đọc, nghe viết - Thâm niên công tác nghề thành tích đạt - Tuổi đời - Sức khoẻ - Ngoại hình - Năng khiếu đặc biệt yêu cầu đặc biệt ghi tốc ký, đánh máy Đảm bảo yêu cầu liệt kê mức độ thiết yếu công việc Đôi người ta có xu hướng liệt kê yêu cầu mong muốn yêu cầu thực cần thiết Việc yêu cầu mong muốn có ảnh hưởng tới việc tuyển dụng, đề bạt, tính tốn tiền lương tiền thù lao Khi cần tuyển chọn nhân viên đào tạo, điều xác định thông qua việc nghiên cứu hồ sơ nhân viên, điều tra, trắc nghiệm vấn Tuy nhiên vấn đề trở nên phức tạp cần tuyển chọn nhân viên để đào tạo họ trước họ thức giao thực công việc Tuyển chọn nhân viên để đào tạo vào: + Thực phân tích cơng việc xác định nên đánh giá thực công việc nào? (Tiêu chuẩn mẫu để đánh giá) + Xác định yêu cầu, đặc điểm xác cá nhân mà ta dự đốn làm cơng việc thực tốt như: bàn tay khéo léo, trí thông minh, mức độ nhạy cảm tâm lý + Chọn lựa ứng viên theo yêu cầu doanh nghiệp + Yêu cầu ứng viên làm việc đánh giá việc thực công việc ứng viên + Phân tích mối quan hệ nét yêu cầu việc thực công việc ứng viên Từ rút kết luận cần thiết yêu cầu ứng viên 3.3 Bản tiêu chuẩn thực công việc Bản tiêu chuẩn thực công việc hệ thống tiêu/tiêu chí phản ánh yêu cầu số lượng chất lượng hoàn thành nhiệm vụ quy định mô tả công việc 10 Kiểm tra lại thông tin kết phân tích cơng việc Các kết cơng việc người phân tích phải xác phải tất người có liên quan hiểu rõ Các nhiệm vụ kỳ vọng người giám sát hiểu rõ chúng có ý nghĩa có giá trị sau chúng truyền đạt tới nhân viên có trách nhiệm thi hành nhiệm vụ Người phân tích xác định nhiệm vụ từ góc độ doanh nghiệp Đây hội để kiểm tra xem nhân viên thực nhiệm vụ có hiểu kỳ vọng người phân tích hay khơng Những người thực việc xem xét đánh giá kết hoàn thành cơng việc cần phải rà sốt lại tài liệu công việc Điều quan trọng họ phải hiểu quan điểm doanh nghiệp phải có hội để thể nhận thức công việc Nếu người quản lý giám sát khơng trí với mơ tả cơng việc, yêu cầu công việc người thực tiêu chuẩn thực cơng việc cần phải giải khác biệt quan điểm từ giai đoạn Tiếp theo người phân tích thảo luận thông tin công việc với nhân viên Có nhiều yếu tố khác tác động tới khả họ việc đáp ứng kỳ vọng Hãy xem xét vấn đề trước yêu cầu họ phải đạt tiêu chuẩn đánh giá kết công việc tối ưu Hãy truyền đạt kỳ vọng công việc cách rõ ràng phải đảm bảo hai bên phải hiểu Cuối nói chuyện, nhân viên cần phải biết doanh nghiệp xác định mức độ hồn thành cơng việc họ xét phương diện kết công việc (sản phẩm tạo ra), lịch trình làm việc, ngân quỹ, hoạt động, hành vi kết hợp yếu tố hay yếu tố khác Sau người giám sát nhân viên trí cần ghi chép lại kỳ vọng kết hồn thành cơng việc giao cho nhân viên Trong nhiều trường hợp đạt đồng ý nhân viên Tuy vậy, nhà quản lý giám sát phải chịu trách nhiệm cuối việc xác định kỳ vọng kết cơng việc người có trách nhiệm cơng khai lớn việc phòng ban hay tổ chức thực mục đích mục tiêu đặt Duy trì thơng tin cơng việc Các mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực tiêu chuẩn thực cơng việc lạc hậu khơng xác dẫn đến định sai nhiều hoạt động quản lý nguồn nhân lực đề bạt, tuyển chọn tuyển dụng 73 Cần phải rà soát lại tài liệu công việc cách định kỳ để đảm bảo chúng cịn xác phù hợp Khi doanh nghiệp phát triển, cần phải có kỹ khả khác trước để hoàn thành nhiệm vụ trước Thư ký trước phải đánh máy tất văn từ phải dùng phần mềm xử lý văn máy tính để làm việc Ngày nhiều vị trí cơng việc văn phòng đòi hỏi người phải sử dụng thư điện tử máy tính cá nhân ngành cơng nghiệp sử dụng thiết bị chế tạo ngày phức tạp Trong trình áp dụng chương trình chuẩn ISO cơng tác hành đề phải áp dụng mạnh mẽ sâu sát để giải khó khăn Những trường hợp cần rà sốt lại tài liệu là: - Bất có thay đổi biết đến chức cơng việc - Khi có phương pháp đưa vào áp dụng - Trong trình định kỳ xem xét kết hồn thành cơng việc III Gắn kết kết phân tích cơng việc với hoạt động quản trị nhân lực Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội Các kết phân tích cơng việc thực có ý nghĩa truyền đạt tới nhân viên ứng dụng cách có hiệu hệ thống hoạt động quản trị nhân lực Lúc trở thành cơng cụ cho hoạt động khác, tạo điều kiện thuận lợi để thực công tác kế hoạch hố, cơng tác tuyển dụng, đào tạo… Gắn kết với cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực Cơng tác lập kế hoạch hoá nguồn nhân lực muốn thành cơng địi hỏi phải thực thật chặt chẽ cơng tác phân tích cơng việc Hiện cơng tác lập kế hoạch nguồn nhân lực Sở chưa quan tâm mức khiến cho số lượng công chức hàng năm tăng khối lượng chất lượng cơng việc khơng nâng cao Do để tránh tình trạng xảy ra, cần phải có phân tích cơng việc khoa học, có mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực thực có ích để từ xác định cơng việc cần người, thay hay tuyển thêm người Nếu thay có định thuyên chuyển hay đề bạt đúng, cần tuyển thêm cơng việc cần có số lượng bao nhiêu, từ lập kế hoạch nguồn nhân lực xác tránh tình trạng tốn lãng phí khơng cần thiết, tiết kiệm khoản ngân sách không nhỏ 74 Đối với công tác tuyển dụng nhân lực định hướng nhân viên Việc ứng dụng mô tả công việc yêu cầu công việc người thực khâu thiếu trình tuyển dụng nhân lực đáp ứng yêu cầu Khi có vị trí cơng việc cần tuyển người cần phải xem xét mơ tả cơng việc để phần giúp ứng viên hình dung cơng việc cần phải làm, có u cầu công việc người thực giúp xác định tiêu chuẩn có phù hợp với yêu cầu hay không Điều giúp cho ứng viên giúp ứng viên giảm bớt chi phí mà cịn góp phần cho Sở giảm khoản không cần thiết, thời gian bỏ để tiến hành việc sàng lọc thông tin, tiến hành vấn… Và đặc biệt tuyển người việc, chất lượng công tác tuyển dụng tăng lên tránh tình trạng dựa vào kinh nghiệm cán tuyển dụng xảy việc dựa vào ý kiến cá nhân chủ quan Giúp nhân viên định hướng cơng việc tương lai, không thời gian người hướng dẫn phải bảo Đối với cơng tác bố trí nhân lực Phân tích cơng việc thực phát huy hết vai trị kết phân tích cơng việc ứng dụng vào thực tế để xếp người, việc trình từ hạn chế tình trạng cơng việc chồng chéo, gây đoàn kết rối loạn tổ chức Thơng qua kết phân tích cơng việc biết cơng việc cần đòi hỏi người nào, yêu cầu trình độ chun mơn sao, từ rà sốt lại tổ chức Sở xem xét người đáp ứng yêu cầu để xếp vào vị trí cơng việc Đối với cơng tác đánh giá thực công việc Hiện công tác đánh giá thực công việc Sở chưa thực thường xuyên toàn diện mà dừng lại việc hàng năm xét thi đua khen thưởng cán công chức viên chức việc đánh giá mang tính chất chung chung, cào Do đó, việc áp dụng kết phân tích cơng việc vào đánh giá thực cơng việc cần thiết Kết phân tích cơng việc công việc cần phải đánh giá xem nhân viên thực công việc giao chưa, họ thực tiêu chí để đánh giá việc thực công việc, khối lượng, chất lượng, thời gian hồn thành cơng việc Từ đó, đưa định thù lao, khen thưởng kỷ luật đắn Việc phải tiến hành hàng tháng, hàng quý,…Từ 75 giải bất bình người lao động, thúc đẩy người lao động làm việc tốt Đối với công tác đào tạo phát triển nhân lực Do đặc thù Sở lao động hành nghiệp, công tác đào tạo Sở dừng lại cử cán nghiên cứu trung tâm nước nước ngồi Và khơng tiến hành hình thức đào tạo khác kể đào tạo lại Do đó, việc áp dụng kết phân tích cơng việc vào cơng tác khơng có Chính vậy, thời gian tới việc áp dụng kết phân tích công việc vào công tác đào tạo phát triển nhân lực cần thiết xác định người lao động cần phải đào tạo, phải đào tạo, đào tạo Khi tránh lãng phí cho việc đào tạo khơng cần thiết gây Đối với công tác thù lao lao động Thông qua mô tả công việc, người quản lý đánh giá mức độ phức tạp công việc, đánh giá tầm quan trọng cơng việc Sở để tính thưởng phụ cấp khoa học xác Thơng qua mô tả công việc, yêu cầu cơng việc người thực đưa tiêu chí rõ ràng từ xác định mức tiền thưởng cho nhân viên Nếu kết hợp phân tích cơng việc với đánh giá thực công việc tốt tạo nên hệ thống trả công hợp lý công Như thấy phân tích cơng việc áp dụng hiệu tất mặt hoạt động quản trị nhân lực Sở góp phần làm cho hoạt động trở nên nhịp nhàng trôi chảy Điều phần giúp cải thiện tình trạng cấu tổ chức cồng kềnh không hiệu Sở IV Kiến nghị Kiến nghị với ban Lãnh đạo Sở Quan điểm Lãnh đạo Sở thực có ý nghĩa định đến thành cơng hay thất bại phân tích cơng việc Tuỳ theo cách nhìn nhận họ tầm quan trọng phân tích cơng việc Sở, phân tích cơng việc có trọng hay khơng Vì phân tích cơng việc phát huy tác dụng thực trở thành cơng cụ quản trị nhân lực Lãnh đạo Sở nên quan tâm đến trình phân tích cơng việc tạo điều kiện để phịng Tổ chức - Hành phịng ban khác thực công tác sau thu kết phân tích cơng việc có ý kiến đóng 76 góp, có thị người đầu việc thực theo kết phân tích cơng việc tạo từ nhân viên theo gương làm cho máy Sở hoạt động trôi chảy hơn, nhịp nhàng Kiến nghị với phịng Tổ chức - Hành Phịng Tổ chức - Hành đóng vai trị vơ quan trọng q trình phân tích cơng việc người tham gia trực tiếp xây dựng kết phân tích cơng việc Phải cử người có chun mơn chịu trách nhiệm khởi xướng, tổ chức, thúc đẩy q trình phân tích cơng việc, tìm hiểu để có phương pháp thích hợp thu thập thông tin, xử lý thông tin trình tiến hành viết mơ tả cơng việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chuẩn thực công việc Và đặc biệt vấn đề truyền đạt tài liệu đến nhân viên Đó câu hỏi làm đau đầu nhà quản lý nhân lực Bởi thực tế nhà quản lý cấp cao (ban lãnh đạo Sở) phải bận bịu với việc giải vấn đề liên quan đến nhiệm vụ Các trưởng phó phịng ban chun mơn chủ yếu phải lo toan công việc chuyên môn Khi tuyển thêm người phụ trách nguồn nhân lực người giao chịu trách nhiệm toàn hoạt động truyền đạt thông tin Việc xây dựng mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chuẩn thực cơng việc có chất lượng tốt đóng vai trò quan trọng việc quản lý hiệu nguồn nhân lực Tuy nhiên việc truyền đạt tài liệu tới tất người tổ chức chí cịn quan trọng Ví dụ hình dung công ty nhỏ thuê nhà tư vấn viết mô tả công việc thật hay cho tất vị trí cơng việc cơng ty khơng ngồi nhà quản lý hiểu tài liệu Liệu nghĩ tài liệu có ích hay khơng? Câu trả lời tất nhiên không Truyền đạt kết phân tích cơng việc tới nhân viên trình liên tục, kết phân tích cơng việc cập nhật liên tục Doanh nghiệp chờ kết phân tích cơng việc làm xong phổ biến chúng tới nhân viên Việc truyền đạt tài liệu bắt đầu q trình phân tích công việc thông qua việc lôi nhân viên tham gia vào phát triển mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chuẩn thực công việc họ Cũng áp dụng số phương pháp truyền đạt thông tin sau:  Lôi tham gia nhân viên: Việc lôi người đảm nhiệm công việc, người quản lý trực tiếp họ nhân viên có liên quan khác tham gia vào q trình phân tích cơng việc quan trọng không họ nguồn thông tin 77 mà họ người triển khai thực kết phân tích cơng việc xây dựng Việc lôi nhân viên tham gia xây dựng phân tích cơng việc kết phân tích cơng việc giúp họ: - Hiểu tài liệu - Và điều quan trọng cam kết thực ý tưởng quy chế đề kết phân tích cơng việc  Sổ tay hướng dẫn: Có thể truyền đạt kết phân tích cơng việc cách tập hợp tồn mơ tả cơng việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chuẩn thực công việc tất vị trí cơng việc (và tương lai) vào sổ tay hướng dẫn doanh nghiệp cho phép tất nhân viên tiếp cận chúng  Bảng thông báo: Bảng thông báo doanh nghiệp phương pháp khác để truyền đạt cho nhân viên Có thể đưa lên bảng thơng báo kết phân tích cơng việc thay đổi kết phân tích cơng việc Để thực có hiệu việc này, cần phải có quy tắc việc sử dụng bảng thông báo doanh nghiệp Bảng thông báo doanh nghiệp phải đặt khu vực mà tất nhân viên tiếp cận chúng dễ dàng  Bản tin: Một số doanh nghiệp thường phân phát tin tới tất nhân viên Bản tin bao gồm kết phân tích cơng việc cơng cụ quý báu phục vụ cho việc truyền đạt thông tin đến nhân viên  Chương trình định hướng nhân viên: Chương trình đóng vai trị đặc biệt quan trọng người vào làm việc doanh nghiệp Các chương trình định hướng công cụ phục vụ cho việc cập nhật thay đổi kết phân tích cơng việc nhân viên có Kiến nghị vai trị cán cơng chức viên chức Sở Phải tạo điều kiện để phòng Tổ chức - hành thực nhiệm vụ xây dựng nên mô tả công việc, tiêu chuẩn thực công việc, yêu cầu công việc người thực Xét cho người phụ trách quản lý nguồn nhân lực hiểu hết công việc nhân viên Sở người giám sát trực tiếp hay trưởng phó phịng ban Và trưởng phó phịng ban người biết nhiều thực trạng đặc điểm công việc Sở phải chịu trách nhiệm 78 cung cấp thông tin đầu vào thông tin phản hồi thực theo văn kết phân tích cơng việc Sau kết phân tích cơng việc xây dựng xong trưởng phó phịng ban sử dụng chúng công cụ để quản lý nhân viên truyền đạt kết phân tích cơng việc quan trọng Trong trình này, hiểu biết cộng tác người quản lý đóng vai trị then chốt cho thành cơng 79 KẾT LUẬN Như ta khẳng định cơng tác phân tích cơng việc cơng tác khơng thể thiếu tất tổ chức đặc biệt phát huy tác dụng quan quyền Nhà nước mà cụ thể Sở Tài nguyên, Mơi trường Nhà đất Hà Nội phân tích công việc thực quan tâm ứng dụng vào thực tiễn, ban Lãnh đạo Sở, phòng ban chức cán công chức viên chức Sở hiểu hết tầm quan trọng thực nghiêm túc Phân tích cơng việc công việc riêng tổ chức nào, doanh nghiệp mà công cụ tất quan Phân tích cơng việc đẩy nhanh tiến độ thực công việc, phát huy tính cơng bằng, tạo mối quan hệ tốt đẹp nội doanh nghiệp, từ góp phần thúc đẩy tổ chức phát triển 80 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình quản trị nhân lực - Th.S Nguyễn Vân Điềm PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân NXB Lao động xã hội năm 2004 Quản trị nguồn nhân lực - Trần Kim Dung - NXB Thống kê năm 2005 Quản trị nhân - Nguyễn Hữu Thân - NXB Thống kê năm 2003 Quản trị nhân - Nguyên Thanh Hội - NXB Hà Nội năm 1998 Bài giảng Th.S Vũ Thị Uyên năm 2005 Quyết định số 4529/TNMTNĐ-TCHC việc thực tổng điều tra, khảo sát, đánh giá đội ngũ Cán công chức hành Sở Tài ngun, Mơi trường Nhà đất Hà Nội giai đoạn 2003-2005 Quyết định số 722/TNMTNĐ KH Về việc Giao nhiệm vụ thực tiêu Kế hoạch năm 2006 Ngành Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Phịng Tổ chức - Hành năm 2003 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Phòng Kế hoạch tổng hợp 10 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Phịng Chính sách 11 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Phòng Quản Đăng ký thống kê đo đạc đồ 12 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Phòng quản lý địa nhà đất 13 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Ban 61/CP 14 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Ban 60/CP 15 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập 81 82 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƢƠNG I SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUN MÔI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI I Nội dung phân tích cơng việc Khái niệm Các thông tin phân tích cơng việc Các kết phân tích cơng việc 3.1 Bản mô tả công việc 3.2 Bản yêu cầu công việc người thực 3.3 Bản tiêu chuẩn thực công việc 10 Quan hệ phân tích cơng việc hoạt động quản trị nhân lực khác 11 4.1 Đối với công tác thiết kế công việc 4.2 Đối với kế hoạch hoá nguồn nhân lực 12 4.3 Đối với trình tuyển dụng 12 4.4 Đối với đào tạo phát triển 12 4.5 Đối với đánh giá thực công việc 12 4.6 Đối với thù lao lao động 13 4.7 Đối với quan hệ lao động 13 II Các nhân tố tác động đến phân tích cơng việc phƣơng pháp tiến hành phân tích cơng việc 13 Các nhân tố tác động đến phân tích cơng việc 13 Các phương pháp tiến hành thu thập thơng tin phân tích cơng việc 13 2.1 Quan sát: 14 2.2 Bảng câu hỏi: 14 83 2.3 Phỏng vấn 15 2.4 Ghi chép kiện quan trọng 16 2.5 Nhật ký công việc 17 2.6 Hội thảo chuyên gia 17 III Các bƣớc tiến hành phân tích cơng việc 17 Xác định cơng việc cần phải phân tích 17 Lựa chọn phương pháp phân tích 17 Tiến hành thu thập thông tin 18 Sử dụng thông tin thu thập 18 IV Sự cần thiết nghiên cứu cơng tác phân tích cơng việc Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 18 CHƢƠNG II PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC - THỰC TRẠNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN, MÔI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI 20 I Quá trình hình thành phát triển Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 20 Quá trình hình thành phát triển Sở Tài ngun, Mơi trường Nhà đất Hà Nội 20 Cơ cấu quản lý 27 2.1 Lãnh đạo Sở 27 2.2 Các phòng ban chuyên môn 27 Đặc điểm nhân lực Sở 31 Một số kết đạt Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội thời gian qua 34 4.1 Thực công tác 37 4.2 Tổ chức thực nhiệm vụ quản lý Nhà nước 38 4.3 Những đề xuất Sở đem lại hiệu cao việc thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực ngành thực 42 4.4 Xây dựng nội quan Sở, Ngành 42 84 4.5 Tổ chức phong trào thi đua, thực tốt công tác khen thưởng chế độ thông tin báo cáo 42 II Thực trạng phân tích cơng việc Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 43 Quá trình phân tích cơng việc 43 Hệ thống kết phân tích cơng việc 43 2.1 Bản mô tả công việc 43 2.2 Bản yêu cầu công việc người thực 46 2.3 Bản tiêu chuẩn thực công việc 48 Quan hệ phân tích cơng việc hoạt động khác tổ chức 48 3.1 Hoạt động kế hoạch hoá nguồn nhân lực 48 3.2 Thi tuyển nâng ngạch cán công chức 49 3.3 Sử dụng đánh giá cán 49 3.3 Chế độ tiền lương 49 Đánh giá thực trạng công tác phân tích cơng việc 50 CHƢƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUYÊN, MÔI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI 54 I Phƣơng hƣớng phát triển Sở thời gian tới 54 Tập trung đạo làm tốt công tác soạn thảo văn pháp quy ban hành văn hướng dẫn thực 55 Quy hoạch kế hoạch sử dụng đất 55 Công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thống kê đất đai hàng năm lập hồ sơ địa 55 Công tác khai thác tiềm lực từ đất 56 Tăng cường công tác quản lý quỹ nhà thuộc Nhà nước quản lý 56 85 Về công tác thu hồi đất theo quy định Luật đất đai năm 2003 Chỉ thị 05/TTg Thủ tướng Chính phủ 57 Các cơng trình trọng điểm 57 Bảo vệ nâng cao chất lượng môi trường 58 Quản lý hiệu nguồn tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản 58 10 Xây dựng máy quản lý để cải cách hành 58 II Giải pháp để xây dựng quy trình phân tích cơng việc 59 Xây dựng quy trình phân tích cơng việc 59 1.1 Xác định cơng việc cần phân tích 59 1.2 Tiến hành lập bảng hỏi vấn nhân viên 59 1.3 Thu thập thông tin 60 1.4 Xử lý thông tin 60 Xây dựng kết phân tích cơng việc 60 Kiểm tra lại thông tin kết phân tích cơng việc 65 Duy trì thơng tin công việc 73 III Gắn kết kết phân tích cơng việc với hoạt động quản trị nhân lực Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 74 Với cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực 74 Với công tác tuyển dụng nhân lực định hướng nhân viên 75 Với công tác bố trí nhân lực 75 Với công tác đánh giá thực công việc 75 Với công tác đào tạo phát triển nhân lực 76 Với công tác thù lao lao động 76 IV Kiến nghị 76 Kiến nghị với ban Lãnh đạo Sở 76 Kiến nghị với phịng Tổ chức - Hành 77 Kiến nghị vai trị cán cơng chức viên chức Sở 78 86 KẾT LUẬN 80 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 87 ... trƣờng Nhà đất Hà Nội Quá trình hình thành phát triển Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội thành lập theo định số 101/2003/QĐ-UB Uỷ ban nhân dân Thành... Hà Nội vào định số 45/2003/QĐ-TTg Thủ tướng phủ việc thành lập Ngành Tài nguyên môi trường Tiền thân Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội Sở Địa Nhà đất Hà Nội, sau sát nhập với quỹ mơi trường. .. lý nhà nước tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài ngun khống sản, mơi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc, đồ, quản lý nhà công sở địa bàn thành phố Hà Nội Sở Tài nguyên, Môi trường nhà đất Hà Nội