II. Thực trạng phân tích cơng việc tại Sở Tài ngun, Mơi trƣờng và Nhà đất Hà
3. Kiểm tra lại các thông tin trong các kết quả phân tích cơng việc
Các kết quả về cơng việc người phân tích phải chính xác và phải được tất cả những người có liên quan hiểu rõ. Các nhiệm vụ và kỳ vọng có thể được người giám sát hiểu rõ nhưng chúng sẽ chỉ có ý nghĩa và có giá trị sau khi chúng đã được truyền đạt tới các nhân viên có trách nhiệm thi hành các nhiệm vụ này. Người phân tích đã xác định ra các nhiệm vụ chính từ góc độ doanh nghiệp. Đây sẽ là một cơ hội để kiểm tra xem các nhân viên thực hiện nhiệm vụ có hiểu được kỳ vọng của người phân tích hay khơng.
Những người thực hiện việc xem xét đánh giá các kết quả hồn thành cơng việc cần phải rà sốt lại các tài liệu về cơng việc. Điều quan trọng là họ phải hiểu được quan điểm của doanh nghiệp và phải có cơ hội để thể hiện nhận thức của mình về cơng việc. Nếu những người quản lý và giám sát khơng nhất trí với bản mơ tả cơng việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc thì cần phải giải quyết những khác biệt về quan điểm ngay từ giai đoạn này.
Tiếp theo người phân tích hãy thảo luận thơng tin về cơng việc với các nhân viên của mình. Có nhiều yếu tố khác có thể tác động tới khả năng của họ trong việc đáp ứng những kỳ vọng của . Hãy xem xét các vấn đề này trước khi yêu cầu họ phải đạt được các tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc tối ưu.
Hãy truyền đạt các kỳ vọng về công việc một cách rõ ràng và phải đảm bảo rằng hai bên phải hiểu nhau. Cuối mỗi cuộc nói chuyện, nhân viên cần phải biết rằng doanh nghiệp sẽ xác định mức độ hồn thành cơng việc của họ như thế nào xét về phương diện kết quả công việc (sản phẩm tạo ra), lịch trình làm việc, ngân quỹ, hoạt động, hành vi hoặc một sự kết hợp của các yếu tố này hay các yếu tố khác. Sau khi người giám sát và nhân viên đã nhất trí thì cần ghi chép lại các kỳ vọng về kết quả hồn thành cơng việc và giao một bản cho nhân viên.
Trong nhiều trường hợp có thể đạt được sự đồng ý của nhân viên. Tuy vậy, nhà quản lý hoặc giám sát phải chịu trách nhiệm cuối cùng về việc xác định các kỳ vọng về kết quả cơng việc vì người đó có trách nhiệm cơng khai lớn hơn đối với việc phòng ban hay tổ chức thực hiện được các mục đích và mục tiêu đặt ra.
4. Duy trì thơng tin về cơng việc
Các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc lạc hậu hoặc khơng chính xác có thể dẫn đến các quyết định
Cần phải rà soát lại các tài liệu về công việc một cách định kỳ để đảm bảo rằng chúng cịn chính xác và phù hợp. Khi doanh nghiệp phát triển, có thể cần phải có các kỹ năng và khả năng khác trước để hoàn thành cùng những nhiệm vụ như trước đây. Thư ký trước đây phải đánh máy tất cả các văn bản thì từ bây giờ sẽ phải dùng phần mềm xử lý văn bản của máy tính để làm việc đó. Ngày nay nhiều vị trí cơng việc văn phịng địi hỏi mọi người phải sử dụng thư điện tử và máy tính cá nhân và các ngành cơng nghiệp sử dụng các thiết bị chế tạo cũng ngày càng phức tạp. Trong quá trình áp dụng chương trình chuẩn ISO trong cơng tác hành chính thì những vẫn đề này càng phải được áp dụng mạnh mẽ và sâu sát hơn nữa để có thể giải quyết được những khó khăn hiện nay. Những trường hợp cần rà soát lại các tài liệu đó là:
- Bất cứ khi nào có một sự thay đổi được biết đến về chức năng cơng việc. - Khi có phương pháp mới được đưa vào áp dụng.
- Trong q trình định kỳ xem xét các kết quả hồn thành công việc.
III. Gắn kết các kết quả phân tích cơng việc với các hoạt động quản trị nhân lực tại Sở Tài nguyên, Môi trƣờng và Nhà đất Hà Nội. lực tại Sở Tài nguyên, Môi trƣờng và Nhà đất Hà Nội. lực tại Sở Tài nguyên, Môi trƣờng và Nhà đất Hà Nội.
Các kết quả phân tích cơng việc chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó được truyền đạt tới các nhân viên và được ứng dụng một cách có hiệu quả và hệ thống trong các hoạt động quản trị nhân lực. Lúc đó nó sẽ trở thành cơng cụ cơ bản cho các hoạt động khác, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các công tác kế hoạch hố, cơng tác tuyển dụng, đào tạo….
1. Gắn kết với công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Cơng tác lập kế hoạch hố nguồn nhân lực muốn thành cơng địi hỏi phải thực hiện thật chặt chẽ cơng tác phân tích cơng việc. Hiện nay cơng tác lập kế hoạch nguồn nhân lực tại Sở chưa được quan tâm đúng mức khiến cho số lượng công chức hàng năm càng ngay càng tăng mặc dù khối lượng và chất lượng công việc không được nâng cao. Do đó để tránh tình trạng này xảy ra, cần phải có một sự phân tích cơng việc khoa học, có được bản mơ tả cơng việc, bản u cầu của công việc đối với người thực hiện thực sự có ích để từ đó có thể xác định được cơng việc này cần bao nhiêu người, có thể thay thế hay tuyển thêm người mới. Nếu có thể thay thế sẽ có các quyết định thuyên chuyển hay đề bạt đúng, nếu cần tuyển thêm mới thì hiện tại cơng việc đó cần có số lượng là bao nhiêu, từ đó có thể lập được kế hoạch nguồn nhân lực chính xác tránh tình trạng tốn kém lãng phí khơng cần thiết, tiết kiệm được một khoản ngân sách không nhỏ.
2. Đối với công tác tuyển dụng nhân lực và định hướng nhân viên
Việc ứng dụng các bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là một khâu khơng thể thiếu trong q trình tuyển dụng nhân lực đúng và đáp ứng được u cầu. Khi có một vị trí cơng việc cần tuyển người cần phải xem xét bản mơ tả cơng việc để có thể phần nào đó giúp các ứng viên có thể hình dung được cơng việc cần phải làm, có bản u cầu của cơng việc đối với người thực hiện giúp xác định những tiêu chuẩn có phù hợp với yêu cầu hay không. Điều này không những giúp cho các ứng viên giúp ứng viên có thể giảm bớt chi phí mà cịn góp phần cho Sở có thể giảm được những khoản không cần thiết, thời gian bỏ ra để tiến hành việc sàng lọc thông tin, tiến hành phỏng vấn… Và đặc biệt là có thể tuyển được đúng người đúng việc, chất lượng công tác tuyển dụng được tăng lên tránh tình trạng chỉ dựa vào kinh nghiệm của các cán bộ tuyển dụng xảy ra việc dựa vào ý kiến cá nhân chủ quan. Giúp nhân viên mới định hướng được cơng việc của mình trong tương lai, không mất thời gian của người hướng dẫn phải chỉ bảo.
3. Đối với cơng tác bố trí nhân lực
Phân tích cơng việc chỉ thực sự phát huy được hết vai trị của nó khi các kết quả phân tích cơng việc ứng dụng vào thực tế để có thể sắp xếp đúng người, đúng việc và đúng trình đơ từ đó sẽ hạn chế được tình trạng cơng việc chồng chéo, gây mất đồn kết và rối loạn tổ chức. Thơng qua các kết quả phân tích cơng việc chúng ta có thể biết được trong cơng việc này cần địi hỏi những người như thế nào, u cầu về trình độ chun mơn ra sao, từ đó có thể rà sốt lại trong tổ chức Sở xem xét những người đáp ứng yêu cầu để sắp xếp vào vị trí cơng việc đó.
4. Đối với công tác đánh giá thực hiện công việc
Hiện nay công tác đánh giá thực hiện công việc trong Sở chưa được thực hiện thường xuyên và toàn diện mà mới chỉ dừng lại ở việc hàng năm xét thi đua khen thưởng đối với cán bộ công chức viên chức và việc đánh giá này mang tính chất chung chung, cào bằng. Do đó, việc áp dụng các kết quả phân tích cơng việc vào đánh giá thực hiện công việc là rất cần thiết. Kết quả phân tích cơng việc sẽ chỉ ra được các công việc nào chúng ta cần phải đánh giá xem các nhân viên đã thực hiện đúng công việc được giao chưa, họ thực hiện như thế nào và các tiêu chí để đánh giá việc thực hiện công việc, về khối lượng, chất lượng, thời gian hồn thành cơng việc. Từ đó, sẽ đưa ra được quyết định thù lao, khen thưởng và kỷ luật đúng đắn. Việc này phải được tiến hành hàng tháng, hàng quý,…Từ đó
sẽ giải quyết được những bất bình của người lao động, thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn.
5. Đối với công tác đào tạo và phát triển nhân lực
Do đặc thù của Sở là lao động hành chính sự nghiệp, cơng tác đào tạo của Sở chỉ dừng lại ở cử cán bộ đi nghiên cứu tại các trung tâm trong nước và nước ngồi. Và khơng tiến hành bất cứ hình thức đào tạo nào khác kể cả đào tạo lại. Do đó, việc áp dụng các kết quả của phân tích cơng việc vào cơng tác này hầu như là khơng có. Chính vì vậy, trong thời gian tới việc áp dụng các kết quả của phân tích cơng việc vào cơng tác đào tạo và phát triển nhân lực là rất cần thiết vì khi đó chúng ta sẽ xác định đúng người lao động nào cần phải đào tạo, tại sao phải đào tạo, đào tạo như thế nào. Khi thực hiện như vậy sẽ tránh được sự lãng phí cho việc đào tạo khơng cần thiết gây ra.
6. Đối với công tác thù lao lao động
Thông qua bản mô tả cơng việc, người quản lý có thể đánh giá được mức độ phức tạp của công việc, đánh giá được tầm quan trọng của mỗi cơng việc trong Sở để có thể tính thưởng và phụ cấp khoa học và chính xác. Thơng qua bản mơ tả cơng việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện có thể đưa ra được các tiêu chí rõ ràng từ đó có thể xác định mức tiền thưởng cho nhân viên. Nếu kết hợp giữa phân tích cơng việc với đánh giá thực hiện công việc tốt sẽ tạo nên được hệ thống trả cơng hợp lý và cơng bằng.
Như vậy có thể thấy phân tích cơng việc có thể được áp dụng rất hiệu quả trên tất cả các mặt hoạt động quản trị nhân lực trong Sở sẽ góp phần làm cho hoạt động này trở nên nhịp nhàng và trơi chảy hơn. Điều này sẽ một phần nào đó có thể giúp cải thiện được tình trạng cơ cấu tổ chức cồng kềnh không hiệu quả hiện nay ở trong Sở.
IV. Kiến nghị
1. Kiến nghị với ban Lãnh đạo Sở
Quan điểm của Lãnh đạo Sở thực sự có ý nghĩa rất quyết định đến sự thành cơng hay thất bại của phân tích cơng việc. Tuỳ theo cách nhìn nhận của họ về tầm quan trọng của phân tích cơng việc hiện nay ở trong Sở, thì phân tích cơng việc có được chú trọng hay khơng. Vì vậy để cho phân tích cơng việc phát huy được tác dụng thực sự của nó và trở thành cơng cụ của quản trị nhân lực thì Lãnh đạo Sở nên quan tâm đến q trình phân tích cơng việc tạo điều kiện để phịng Tổ chức - Hành chính và các phịng ban khác thực hiện công tác này và sau khi thu được các kết quả phân tích cơng việc sẽ có những ý kiến đóng
góp, có những chỉ thị và là người đi đầu trong việc thực hiện theo các kết quả phân tích cơng việc đã được tạo ra từ đó các nhân viên sẽ theo gương làm cho bộ máy của Sở hoạt động trôi chảy hơn, nhịp nhàng hơn.
2. Kiến nghị với phòng Tổ chức - Hành chính
Phịng Tổ chức - Hành chính đóng vai trị vơ cùng quan trọng trong q trình phân tích cơng việc là người tham gia trực tiếp xây dựng các kết quả phân tích cơng việc . Phải cử ra người có chun mơn chịu trách nhiệm khởi xướng, tổ chức, thúc đẩy q trình phân tích cơng việc, tìm hiểu để có được các phương pháp thích hợp thu thập thơng tin, xử lý thông tin cũng như trong q trình tiến hành viết các bản mơ tả cơng việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Và đặc biệt là vấn đề truyền đạt các tài liệu này như thế nào đến các nhân viên. Đó là câu hỏi làm đau đầu các nhà quản lý nhân lực hiện nay. Bởi thực tế các nhà quản lý cấp cao (ban lãnh đạo Sở) phải bận bịu với việc giải quyết các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của mình. Các trưởng phó phịng ban chun mơn chủ yếu phải lo toan các công việc chuyên môn. Khi tuyển thêm một người phụ trách nguồn nhân lực thì người này được giao chịu trách nhiệm về tồn bộ các hoạt động truyền đạt thông tin. Việc xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc có chất lượng tốt đóng vai trị quan trọng đối với việc quản lý hiệu quả nguồn nhân lực. Tuy nhiên việc truyền đạt những tài liệu này tới tất cả mọi người trong tổ chức thậm chí cịn quan trọng hơn. Ví dụ hãy hình dung một cơng ty nhỏ th một nhà tư vấn viết một bản mô tả công việc thật hay cho tất cả các vị trí cơng việc của cơng ty nhưng khơng một ai ngoài nhà quản lý hiểu được các tài liệu này. Liệu khi đó có thể nghĩ rằng những tài liệu này có ích hay khơng?. Câu trả lời tất nhiên là không.
Truyền đạt các kết quả phân tích cơng việc tới nhân viên là một quá trình liên tục, bởi vì các kết quả phân tích cơng việc được cập nhật liên tục. Doanh nghiệp không thể chờ cho đến khi các kết quả phân tích cơng việc được làm xong mới phổ biến chúng tới các nhân viên. Việc truyền đạt các tài liệu này có thể bắt đầu bằng q trình phân tích cơng việc thông qua việc lôi cuốn các nhân viên tham gia vào phát triển bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của họ. Cũng có thể áp dụng một số phương pháp truyền đạt thông tin sau:
Lôi cuốn sự tham gia của nhân viên: Việc lôi cuốn những người đảm nhiệm công việc, những người quản lý trực tiếp của họ và các nhân viên có liên quan khác tham
mà còn do họ là những người sẽ triển khai thực hiện các kết quả phân tích cơng việc đã được xây dựng. Việc lôi cuốn các nhân viên tham gia xây dựng bản phân tích cơng việc và kết quả phân tích cơng việc sẽ giúp họ:
- Hiểu được tài liệu
- Và điều quan trọng hơn cam kết thực hiện các ý tưởng và quy chế được đề ra trong các kết quả phân tích cơng việc.
Sổ tay hướng dẫn: Có thể truyền đạt các kết quả phân tích cơng việc này bằng cách tập hợp tồn bộ các bản mơ tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của tất cả các vị trí cơng việc hiện tại (và tương lai) vào trong sổ tay hướng dẫn của doanh nghiệp và cho phép tất cả các nhân viên tiếp cận được chúng.
Bảng thông báo: Bảng thông báo của doanh nghiệp là một phương pháp khác để truyền đạt cho nhân viên. Có thể đưa lên bảng thơng báo các kết quả phân tích cơng việc hoặc bất cứ sự thay đổi nào trong các kết quả phân tích cơng việc. Để thực hiện có hiệu quả việc này, cần phải có các quy tắc về việc sử dụng bảng thông báo của doanh nghiệp. Bảng thông báo của doanh nghiệp phải được đặt tại các khu vực mà tất cả các nhân