II. Giải pháp để xây dựng quy trình phân tích cơng việc
2. Xây dựng các kết quả phân tích cơng việc
Hồn thiện bản mơ tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với các chức danh như trên (thiết kế theo phụ lục 1).
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Chức danh: Chuyên viên Tiền lương - Bảo hiểm xã hội 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính
_______________________________________________________________________
Mục đích cơng việc
Theo dõi và thực hiện cơng tác tiền lương, cơng tác phí hàng tháng của Sở, cơng tác Bảo hiểm xã hội, hưu trí, tử tuất, thai sản, ốm đau của cán bộ công chức viên chức Sở và các công tác đột xuất do lãnh đạo phòng giao.
_______________________________________________________________________
Các nhiệm vụ cơ bản
+ Làm lương tháng, quý
+ Làm sổ Bảo hiểm xã hội, báo cáo Bảo hiểm xã hội theo quý với cơ quan Bảo hiểm xã hội
+ Tiến hành chi thai sản, hưu trí, dưỡng sức
+ Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu, lưu giữ giấy tờ của cán bộ công chức viên chức trong Sở.
_______________________________________________________________________
Mô tả chung
Trách nhiệm chính của cơng việc này là hàng tháng, hàng quý tiến hành lập bảng báo cáo lương đến đồng chí Trưởng phịng duyệt và gửi xuống phịng tài vụ chi theo quy định.
Sắp xếp thời gian để có thể lên cơ quan Bảo hiểm xã hội tiến hành làm sổ Bảo hiểm xã hội cho cán bộ công chức viên chức, ghi chép thời gian công tác, lương và số tiền Bảo hiểm xã hội mà cán bộ cơng chức viên chức phải đóng và báo cáo lên cơ quan Bảo hiểm xã hội
Giải thích trực tiếp những thắc mắc của cán bộ công chức viên chức về những vấn đề lương và Bảo hiểm xã hội.
Quản lý hồ sơ cơng chức, sắp xếp hồ sơ theo từng phịng ban, theo trình tự, thơng thường phải bổ sung những thông tin liên quan đến hồ sơ của cán bộ cơng chức viên chức ví dụ như bổ sung các chứng chỉ đào tạo, quyết định nâng lương.
Bảo đảm việc quản lý ngân quỹ, tránh thâm hụt, đảm bảo chi đúng người cần hưởng và chi đủ tránh xảy ra mâu thuẫn.
Cập nhật thông tin vào phần mềm quản trị nhân sự hiện có trong Sở để Sở Nộ vụ có cơ sở cập nhật thơng tin thơng qua mạng nội bộ được kết nối với Sở nội vụ.
Tiếp cận các thông tin, quy định của Nhà nước về vấn đề tiền lương và Bảo hiểm xã hội.
Đóng vai trị liên lạc giữa cán bộ cơng chức với cơ quan Bảo hiểm xã hội.
_______________________ _______________________
Chữ ký của trưởng phòng TC - HC Chữ ký của nhân viên
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Chức danh: Chuyên viên đào tạo và tổ chức 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính
_______________________________________________________________________
Mục đích cơng việc
Hỗ trợ phịng trong cơng tác đào tạo, văn thư, tổ chức, Bảo hiểm xã hội và các công tác đột xuất do Lãnh đạo phòng giao.
_______________________________________________________________________
Các nhiệm vụ cơ bản
+ Phụ trách công tác đào tạo, cử người đi học các lớp chính trị, quản lý hoặc chuyên môn.
+ Soạn và trình ký cá quyết định, cơng văn cử người đi học.
+ Tổ chức, sắp xếp các cơng việc của Sở, của phịng và đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế trong tồn Sở
+ Hỗ trợ cơng tác tiền lương, thưởng, và Bảo hiểm xã hội
_______________________________________________________________________
Mơ tả chung
Trách nhiệm chính của cơng việc này là tổ chức, sắp xếp các lớp đào tạo ngắn hạn và dài hạn về chuyên môn nghiệp vụ theo sự chỉ đạo của cấp trên.
Tổ chức các lớp học dưới sự chỉ đạo của đồng chí phó phịng về ISO trong cơng tác hành chính theo định kỳ.
Soạn thơng báo gửi đến các phịng ban trong Sở khi có các cơng văn đào tạo gửi đến. Sau khi thu thập thông tin, họ tên, chức vụ của những người tham gia sẽ làm quyết
định cử người trình lên Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính và sau đó trình lên Phó Giám đốc Sở duyệt.
Lập kế hoạch chỉ tiêu biên chế hàng năm cho Sở trình lên Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính sau đó trình lên Phó Giám đốc Sở phê duyệt.
Đôn đốc thực hiện nội quy, quy chế làm việc tại cơ quan, phục trách công tác sắp xếp, tổ chức bố trí nơi làm việc, phương tiện làm việc.
Giải quyết thắc mắc về vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội Lưu giữ công văn, quyết đinh, thông báo
Lên lịch công tác tuần cho phòng
_______________________ _______________________
Chữ ký của Trưởng phòng TC - HC Chữ ký của nhân viên
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Chức danh: Chuyên viên phụ trách thi đua khen thưởng 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính
_______________________________________________________________________
Mục đích cơng việc
Thực hiện các công tác dự thảo Hợp đồng lao động, giúp Lãnh đạo phòng trong cơng tác tổng hợp của phịng, cơng tác cải cách hành chính, quy chế dân chủ của ngành, công tác thi đua khen thưởng và các cơng tác đột xuất do Lãnh đạo phịng giao.
_______________________________________________________________________
Các nhiệm vụ cơ bản
+ Soạn thảo các báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm + Dự thảo Hợp đồng lao động
+ Phụ trách công tác thi đua khen thưởng
+ Phụ trách việc thực hiện công tác “một cửa” tại Sở
_______________________________________________________________________
Mô tả chung
Hàng quý, hàng năm soạn thảo các báo cáo cho hoạt động thực hiện được trong Sở trình lên Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính duyệt sau đó trình lên Phó Giám đốc xem xét.
Thơng báo và đơn đốc các phịng ban trong việc báo cáo thành tích cá nhân, thực hiện việc thu thập thông tin để cuối năm làm công tác khen thưởng đối với những cá nhân
Tiến hành soạn thảo các quy chế, quy định về thực hiện công tác “một cửa” trong giải quyết các thủ tục hành chính để áp dụng thực tiễn tại Sở. Kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện cơng tác “một cửa” báo cáo với trưởng phịng Tổ chức - Hành chính.
Tiến hành dự thảo Hợp đồng lao động, cập nhật các thông tin về tiền lương của bộ phận hợp đồng, sử dụng điều chỉnh Hợp đồng lao động.
Giải quyết những thắc mắc của nhân viên về hợp đồng lao động.
Báo cáo trình lên trưởng phịng, Phó Giám đốc về những vi phạm trong Hợp đồng lao động.
Đọc và hiểu chi tiết các văn bản pháp luật của Nhà nước về đất đai và Hợp đồng lao động từ đó ứng dụng vào thực tế trong Sở.
Tiến hành hướng dẫn và giám sát các sinh viên thực tập trong phòng Kiểm tra lại thông tin cụ thể của từng người lao động.
_______________________ _______________________
_______________________
Chữ ký của Trưởng phòng TC - HC Chữ ký của nhân viên
BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƢỜI THỰC HIỆN
1. Chức danh: Chuyên viên Tiền lương - Bảo hiểm xã hội 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính
Trình độ học vấn:
+ Tốt nghiệp đại học
+ Qua các lớp đào tạo ngắn hạn về trình độ lý luận chính trị và trình độ chun mơn nghiệp vụ.
u cầu về kiến thức và kỹ năng
+ Có chứng chỉ tin học văn phịng, đảm bảo có khả năng đánh máy văn bản nhanh và chính xác.
+ Có chứng chỉ Tiếng Anh ( A trở lên).
+ Biết cách sử dụng máy tính và các thiết bị văn phịng khác. + Biết quản lý và lưu trữ hồ sơ
+ Hiểu biết cơ bản về tiền lương, Bảo hiểm xã hội
+ Biết cách tổ chức hành chính văn phịng khoa học và hiệu quả + Khả năng giao tiếp tốt, khả năng đối nội và đối ngoại
+ Hiểu và nắm vững các quy định của pháp luật về vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội.
+ Có 2 năm kinh nghiệm trở lên trong vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội.
Các yêu cầu về thể chất và điều kiện làm việc
+ Có sức khoẻ tốt đáp ứng được khả năng ngồi làm việc trong một khoảng thời gian dài.
BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƢỜI THỰC HIỆN
1. Chức danh: Chuyên viên Đào tạo và tổ chức 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính
Trình độ học vấn:
+ Tốt nghiệp đại học
+ Qua các lớp đào tạo ngắn hạn về trình độ lý luận chính trị và trình độ chun mơn nghiệp vụ.
Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng
+ Có chứng chỉ tin học văn phịng, đảm bảo có khả năng đánh máy văn bản nhanh và chính xác.
+ Có chứng chỉ Tiếng Anh ( A trở lên).
+ Biết cách sử dụng máy tính và các thiết bị văn phòng khác. + Biết quản lý và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ
+ Hiểu biết cơ bản về tiền lương, Bảo hiểm xã hội
+ Biết cách tổ chức hành chính văn phịng khoa học và hiệu quả + Khả năng giao tiếp tốt, khả năng đối nội và đối ngoại
+ Hiểu và nắm vững các quy định của pháp luật về vấn đề đào tạo, tiền lương và Bảo hiểm xã hội
+ Có 2 năm kinh nghiệm trở lên trong chuyên môn nghiệp vụ
Các yêu cầu về thể chất và điều kiện làm việc
+ Có sức khoẻ tốt đáp ứng được khả năng ngồi làm việc trong một khoảng thời gian dài.
BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƢỜI THỰC HIỆN
1. Chức danh: Chuyên viên thi đua khen thưởng 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính
Trình độ học vấn:
+ Tốt nghiệp đại học
+ Qua các lớp đào tạo ngắn hạn về trình độ lý luận chính trị và trình độ chun mơn nghiệp vụ.
Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng
+ Có chứng chỉ tin học văn phịng, đảm bảo có khả năng đánh máy văn bản nhanh và chính xác.
+ Có chứng chỉ Tiếng Anh ( A trở lên).
+ Biết cách sử dụng máy tính và các thiết bị văn phịng khác. + Biết quản lý và lưu trữ hồ sơ
+ Hiểu biết cơ bản về tiền lương, Bảo hiểm xã hội, Hợp đồng lao động + Biết cách tổ chức hành chính văn phịng khoa học và hiệu quả
+ Khả năng giao tiếp tốt, khả năng đối nội và đối ngoại
+ Hiểu và nắm vững các quy định của pháp luật về vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội và Hợp đồng lao động.
+ Có 2 năm kinh nghiệm trở lên trong lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ.
Các yêu cầu về thể chất và điều kiện làm việc
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
1. Chức danh: Chuyên viên Tiền lương - Bảo hiểm xã hội 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính Các hoạt động Tiêu chuẩn về chất lượng
công việc
Tiêu chuẩn về thời gian thực hiện
Đánh máy văn bản Đảm bảo chính xác, trình bày rõ ràng dễ hiều.
Tốc độ soạn thảo 60 từ/phút
Lập kế hoạch tiền lương Đầy đủ, chính xác, khoa học
Phải hồn thành cơng việc trước 1 tháng để có kế hoạch thu chi đầy đủ
Lưu trữ hồ sơ Đảm bảo việc tìm kiếm sau này nhanh chóng thuận tiện
Thực hiện hàng tháng, sắp xếp theo thứ tự.
Chuẩn bị cơng văn, giấy tờ Nội dung chính xác Trong ngày
Quan hệ đối nội và đối ngoại
Tạo được mối quan hệ tốt đẹp theo đúng phận sự và trách nhiệm được giao
Làm số bảo hiểm xã hội Gọn gàng, sạch sẽ, chính xác, rõ ràng và tỉ mỉ
Hàng tháng phải cập nhật thông tin
Quản lý ngân quỹ An tồn, khơng thâm hụt
Cập nhật thơng tin Nhanh chóng, chính xác và đầy đủ
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
1. Chức danh: Chuyên viên đào tạo và tổ chức 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính
Các hoạt động Tiêu chuẩn về chất lượng công việc
Tiêu chuẩn về thời gian thực hiện
Đánh máy văn bản Đảm bảo chính xác, trình bày rõ ràng dễ hiều.
Tốc độ soạn thảo 60 từ/phút
Lập kế hoạch đào tạo Đúng người, đúng trình độ cần đào tạo
Phải hồn thành cơng việc trước 1 tháng để có kế hoạch tổ chức đào tạo
Lưu trữ công văn giấy tờ Đảm bảo việc tìm kiếm sau này nhanh chóng thuận tiện
Thực hiện hàng tháng, sắp xếp theo thứ tự.
Chuẩn bị công văn, giấy tờ Nội dung chính xác Trong ngày
Quan hệ đối nội và đối ngoại
Tạo được mối quan hệ tốt đẹp theo đúng phận sự và trách nhiệm được giao
Cập nhật thông tin Nhanh chóng, chính xác và đầy đủ
Hàng tháng
Tổ chức các lớp học Hiệu quả và tiết kiệm chi phí
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
1. Chức danh: Chuyên viên thi đua khen thưởng 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính
Các hoạt động Tiêu chuẩn về chất lượng công việc
Tiêu chuẩn về thời gian thực hiện
Đánh máy văn bản Đảm bảo chính xác, trình bày rõ ràng dễ hiều.
Tốc độ soạn thảo 60 từ/phút
Lưu trữ công văn giấy tờ Đảm bảo việc tìm kiếm sau này nhanh chóng thuận tiện
Thực hiện hàng tháng, sắp xếp theo thứ tự.
Chuẩn bị công văn, giấy tờ Nội dung chính xác Trong ngày
Quan hệ đối nội và đối ngoại
Tạo được mối quan hệ tốt đẹp theo đúng phận sự và trách nhiệm được giao
Cập nhật thơng tin Nhanh chóng, chính xác và đầy đủ
Hàng tháng
Hợp đồng lao động Đầy đủ, rõ ràng và cụ thể Cuối mỗi năm
Thi đua khen thưởng Đúng người, đúng chỉ tiêu Hàng tháng, hàng quý và hàng năm
3. Kiểm tra lại các thông tin trong các kết quả phân tích cơng việc
Các kết quả về cơng việc người phân tích phải chính xác và phải được tất cả những người có liên quan hiểu rõ. Các nhiệm vụ và kỳ vọng có thể được người giám sát hiểu rõ nhưng chúng sẽ chỉ có ý nghĩa và có giá trị sau khi chúng đã được truyền đạt tới các nhân viên có trách nhiệm thi hành các nhiệm vụ này. Người phân tích đã xác định ra các nhiệm vụ chính từ góc độ doanh nghiệp. Đây sẽ là một cơ hội để kiểm tra xem các nhân viên thực hiện nhiệm vụ có hiểu được kỳ vọng của người phân tích hay không.
Những người thực hiện việc xem xét đánh giá các kết quả hồn thành cơng việc cần phải rà sốt lại các tài liệu về cơng việc. Điều quan trọng là họ phải hiểu được quan điểm của doanh nghiệp và phải có cơ hội để thể hiện nhận thức của mình về cơng việc. Nếu những người quản lý và giám sát khơng nhất trí với bản mơ tả cơng việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc thì cần phải giải quyết những khác biệt về quan điểm ngay từ giai đoạn này.
Tiếp theo người phân tích hãy thảo luận thơng tin về cơng việc với các nhân viên của mình. Có nhiều yếu tố khác có thể tác động tới khả năng của họ trong việc đáp ứng những kỳ vọng của . Hãy xem xét các vấn đề này trước khi yêu cầu họ phải đạt được các tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc tối ưu.
Hãy truyền đạt các kỳ vọng về công việc một cách rõ ràng và phải đảm bảo rằng hai bên phải hiểu nhau. Cuối mỗi cuộc nói chuyện, nhân viên cần phải biết rằng doanh nghiệp sẽ xác định mức độ hồn thành cơng việc của họ như thế nào xét về phương diện kết quả công việc (sản phẩm tạo ra), lịch trình làm việc, ngân quỹ, hoạt động, hành vi hoặc