Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại sở tài nguyên môi trường và nhà đất hà nội

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƢƠNG I SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI I Nội dung phân tích cơng việc Khái niệm Các thơng tin phân tích cơng việc Các kết phân tích cơng việc 3.1 Bản mô tả công việc 3.2 Bản yêu cầu công việc người thực 11 3.3 Bản tiêu chuẩn thực công việc 12 Quan hệ phân tích cơng việc hoạt động quản trị nhân lực khác 14 4.1 Đối với công tác thiết kế công việc 4.2 Đối với kế hoạch hoá nguồn nhân lực 14 4.3 Đối với trình tuyển dụng 14 4.4 Đối với đào tạo phát triển 15 4.5 Đối với đánh giá thực công việc 15 4.6 Đối với thù lao lao động 15 4.7 Đối với quan hệ lao động 15 II Các nhân tố tác động đến phân tích cơng việc phƣơng pháp tiến hành phân tích cơng việc 15 1 Các nhân tố tác động đến phân tích cơng việc 15 Các phương pháp tiến hành thu thập thông tin phân tích cơng việc 16 2.1 Quan sát: 16 2.2 Bảng câu hỏi: 17 2.3 Phỏng vấn 18 2.4 Ghi chép kiện quan trọng 20 2.5 Nhật ký công việc 20 2.6 Hội thảo chuyên gia 20 III Các bƣớc tiến hành phân tích cơng việc 20 Xác định công việc cần phải phân tích 21 Lựa chọn phương pháp phân tích 21 Tiến hành thu thập thông tin 21 Sử dụng thông tin thu thập 21 IV Sự cần thiết nghiên cứu cơng tác phân tích cơng việc Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 22 CHƢƠNG II PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC - THỰC TRẠNG TẠI SỞ TÀI NGUN, MÔI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI 24 I Quá trình hình thành phát triển Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 24 Quá trình hình thành phát triển Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội 24 Cơ cấu quản lý 32 2.1 Lãnh đạo Sở 32 2.2 Các phòng ban chuyên môn 32 Đặc điểm nhân lực Sở 37 Một số kết đạt Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội thời gian qua 40 4.1 Thực công tác 44 4.2 Tổ chức thực nhiệm vụ quản lý Nhà nước 45 4.3 Những đề xuất Sở đem lại hiệu cao việc thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực ngành thực 50 4.4 Xây dựng nội quan Sở, Ngành 50 4.5 Tổ chức phong trào thi đua, thực tốt công tác khen thưởng chế độ thông tin báo cáo 51 II Thực trạng phân tích cơng việc Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 51 Q trình phân tích cơng việc 51 Hệ thống kết phân tích cơng việc 51 2.1 Bản mô tả công việc 51 2.2 Bản yêu cầu công việc người thực 55 2.3 Bản tiêu chuẩn thực công việc 58 Quan hệ phân tích cơng việc hoạt động khác tổ chức 58 3.1 Hoạt động kế hoạch hoá nguồn nhân lực 58 3.2 Thi tuyển nâng ngạch cán công chức 58 3.3 Sử dụng đánh giá cán 59 3.3 Chế độ tiền lương 59 Đánh giá thực trạng công tác phân tích cơng việc 60 CHƢƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUYÊN, MÔI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI 64 I Phƣơng hƣớng phát triển Sở thời gian tới 64 Tập trung đạo làm tốt công tác soạn thảo văn pháp quy ban hành văn hướng dẫn thực 65 Quy hoạch kế hoạch sử dụng đất 65 Công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thống kê đất đai hàng năm lập hồ sơ địa 66 Công tác khai thác tiềm lực từ đất 66 Tăng cường công tác quản lý quỹ nhà thuộc Nhà nước quản lý 67 Về công tác thu hồi đất theo quy định Luật đất đai năm 2003 Chỉ thị 05/TTg Thủ tướng Chính phủ 67 Các cơng trình trọng điểm 68 Bảo vệ nâng cao chất lượng môi trường 69 Quản lý hiệu nguồn tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản 69 10 Xây dựng máy quản lý để cải cách hành 70 II Giải pháp để xây dựng quy trình phân tích cơng việc 70 Xây dựng quy trình phân tích cơng việc 70 1.1 Xác định công việc cần phân tích 70 1.2 Tiến hành lập bảng hỏi vấn nhân viên 71 1.3 Thu thập thông tin 71 1.4 Xử lý thông tin 71 Xây dựng kết phân tích cơng việc 72 Kiểm tra lại thông tin kết phân tích cơng việc 77 4 Duy trì thơng tin cơng việc 92 III Gắn kết kết phân tích cơng việc với hoạt động quản trị nhân lực Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 92 Với cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực 93 Với công tác tuyển dụng nhân lực định hướng nhân viên 93 Với cơng tác bố trí nhân lực 93 Với công tác đánh giá thực công việc 94 Với công tác đào tạo phát triển nhân lực 94 Với công tác thù lao lao động 95 IV Kiến nghị 95 Kiến nghị với ban Lãnh đạo Sở 95 Kiến nghị với phòng Tổ chức - Hành 96 Kiến nghị vai trị cán cơng chức viên chức Sở 98 KẾT LUẬN 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 102 LỜI NÓI ĐẦU Ngày người ta bắt đầu nói nhiều đén tầm quan trọng Quản trị nhân lực Khi người ta nói đến doanh nghiệp, giám đốc làm ăn thua lỗ, thiếu vốn, thiếu trang thiết bị, thiếu mặt bằng… mà người ta đến người khơng có đủ lực điều hành cơng việc thiếu trang bị kiến thức quản trị nhân thiếu kinh nghiệm chiến lược người Có thể nói quản trị nhân lực công cụ thiếu tổ chức nào, gắn liền với tổ chức, với việc xếp người vào vị trí định máy tổ chức để đảm bảo khả quản trị, điều hành doanh nghiệp lẫn tương lai Và để đáp ứng điều cơng cụ khơng thể thiếu quản trị nhân lực phải thực hiệu cơng tác phân tích cơng việc Phân tích cơng việc có vai trị vơ quan trọng ảnh hưởng tới tất mặt hoạt động quản trị nhân lực nói riêng tồn tổ chức nói chung Và thời gian 15 tuần thực tập, tiếp xúc làm việc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội, với kiến thức nhìn nhận thực tiễn thấy cơng tác phân tích cơng việc Sở chưa đánh giá mức chưa thật phát huy tác dụng Vì tơi mạnh dạn chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội” nơi tơi thực tập để phần áp dụng kiến thức học vào áp dụng thực tiễn Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội Trong trình thực viết này, xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Vũ Thị Uyên người hướng dẫn làm việc suốt thời gian qua xin chân thành cảm ơn cán công chức viên chức Sở giúp đỡ nhiều cung cấp thông tin, tài liệu kinh nghiệm thực tế CHƢƠNG I SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUN MƠI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI I Nội dung phân tích cơng việc Khái niệm Phân tích cơng việc cơng việc cần phải biết nhà quản trị nhân Phân tích cơng việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị tuyển chọn nhân viên, đặt người vào vào việc phân tích cơng việc Mục đích chủ yếu phân tích cơng việc hướng dẫn giải thích cách thức xác định cách chi tiết chức nhiệm vụ chủ yếu công việc cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí người để thực công việc tốt Để hiểu rõ thê phân tích cơng việc phải tìm hiểu định nghĩa liên quan nhiệm vụ,công việc… Nhiệm vụ: biểu thị hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà người lao động cần phải thực Công việc: tất nhiệm vụ, công tác cụ thể mà người lao động cần phải hoàn thành để thực mục tiêu tổ chức Có nhiều khái niệm khác nhau, tác giả khác phân tích cơng việc theo định nghĩa chung phân tích cơng việc q trình thu thập thơng tin liên quan đến cơng việc Phân tích cơng việc xác định kỹ năng, lực trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực cơng việc cách thành cơng Phân tích cơng việc cung cấp thơng tin yêu cầu, đặc điểm công việc, làm sở cho việc xây dựng mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chuẩn thực công việc Các thông tin phân tích cơng việc Các thơng tin cần phải thu thập phân tích cơng việc: thơng tin nhiệm vụ cụ thể công việc  Thông tin nhiệm vụ, trách nhiệm, mối quan hệ cần thực thuộc công việc: Các thông tin thu nhập sở công việc thực tế thực công việc, phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực cơng việc, yếu tố thành phần công việc  Thông tin máy móc, thiết bị, cơng cụ, ngun vật liệu yêu cầu đặc điểm, tính tác dụng, số lượng, chủng loại máy móc, trang bị dụng cụ sử dụng trình sử dụng cơng việc  Thơng tin địi hỏi công việc người thực bao gồm tất yêu cầu nhân viên thực cơng việc học vấn, trình độ chun mơn, kỹ năng, kiến thức hiểu biết liên quan đến thực cơng việc, thuộc tính cá nhân  Các thông tin điều kiện thực công việc: bao gồm thông tin liên quan đến vấn đề điều kiện làm việc cố gắng thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục Các kết phân tích cơng việc 3.1 Bản mơ tả công việc Bản mô tả công việc văn viết giải thích nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc vấn đề có liên quan đến công việc cụ thể Nội dung mô tả công việc:  Phần xác định công việc: Xác định công việc bao gồm thông tin chủ yếu: tên công việc, mã số công việc, người thực cơng việc, phịng ban địa điểm, người có trách nhiệm ký duyệt… Nên ghi rõ ngày tháng phân tích, điều quan trọng qua bạn biết cần xem xét lại mơ tả vị trí cơng việc  Phần tóm tắt nhiệm vụ trách nhiệm thuộc cơng việc Tóm tắt cơng việc mơ tả tính chất, chức hoạt động cơng việc, tóm tắt trách nhiệm chung nội dung giúp phân biệt công việc với cơng việc khác Phần nêu tình trạng cơng việc: cơng nhân viên làm việc tồn thời gian, bán thời gian, làm tạm thời… Các chức nhiệm vụ thiết yếu: Các nhiệm vụ công việc hoạt động tạo nên trách nhiệm hay chức cụ thể công việc Các nhiệm vụ chủ yếu công việc nhiệm vụ mà thực dẫn tới việc hoàn thành tốt trách nhiệm chức vị trí cơng việc Liệt kê chức năng, trách nhiệm chính, sau cần phải giải thích công việc cụ thể cần thực nhiệm vụ Ví dụ: Một số nhiệm vụ chủ yếu viên trưởng phòng nhân là: "chọn lựa, đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên cấp dưới" thể sau: - Phát triển tinh thần hợp tác làm việc hiểu biết công việc - Đảm bảo cho nhân viên cấp có đào tạo đặc biệt theo yêu cầu cần thiết công việc - Chỉ đạo việc đào tạo, bao gồm việc giảng dạy, hướng dẫn, giải thích cố vấn cho nhân viên cấp  Các điều kiện làm việc: Điều kiện làm việc: Liệt kê điều kiện làm việc đặc biệt phải làm ca đêm, làm thêm giờ, mức độ tiếng ồn, ô nhiễm, may rủi cơng việc Ngồi cịn liệt kê thêm mối quan hệ: Cần ghi rõ mối quan hệ chủ yếu người thực công việc với người khác ngồi doanh nghiệp Trưởng phịng nhân doanh nghiệp có mối quan hệ chủ yếu doanh nghiệp: - Thực báo cáo thường kỳ với phó giám đốc phụ trách nhân - Làm việc với tất uỷ viên hội đồng quản trị doanh nghiệp lãnh đạo phòng ban - Thực lãnh đạo, giám sát việc thực cơng việc phịng nhân - Quan hệ với tổ chức bên ngồi xí nghiệp: văn phịng dịch vụ lao động, nghiệp đoàn lao động, sở lao động Các yêu cầu mô tả công việc: Để xây dựng mô tả công việc tốt cần phải đảm bảo yêu cầu sau: - Sắp xếp nhiệm vụ trách nhiệm theo trình tự thực Hãy bắt đầu nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian mang trách nhiệm lớn - Không nên liệt kê tất nhiệm vụ, sử dụng cách diễn đạt “các nhiệm vụ trách nhiệm bản” đoạn đầu kết thúc với câu “thực nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu” - Thể nhiệm vụ riêng biệt cách rõ ràng ngắn gọn Không sử dụng ngơn ngữ chun mơn đưa vào ví dụ cụ thể nhiệm vụ lúc - Bản mơ tả cơng việc phải khách quan xác Mơ tả cơng việc theo cách phải thực thực tế Đảm bảo chức danh vị trí cơng việc phản ánh trách nhiệm không hạ thấp người làm việc - Sử dụng từ có tính hành động Nhấn mạnh mà người đảm nhiệm công việc cần phải làm mà không cần phải giải thích quy trình cần áp dụng Ví dụ nhiệm vụ người lễ tân ghi chép hẹn Mô tả công việc cần phải nêu “ghi chép hẹn” “cần phải lưu lại ghi chép hẹn” Tránh dùng từ “cấp thấp” “cấp cao” có thể, khơng dùng chức danh “quản lý” “giám sát” với công việc mà trách nhiệm đa phần không thuộc lĩnh vực quản lý - Đề cập tới chức danh vị trí người cụ thể Bản mô tả công việc nên đơn giản ngắn gọn, khơng nên rườm rà, dài dịng mô tả công việc không làm tăng tầm quan trọng công việc Các yêu cầu người viết mô tả công việc: 10 việc phòng ban hay tổ chức thực mục đích mục tiêu đặt Duy trì thông tin công việc Các mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực tiêu chuẩn thực công việc lạc hậu khơng xác dẫn đến định sai nhiều hoạt động quản lý nguồn nhân lực đề bạt, tuyển chọn tuyển dụng Cần phải rà soát lại tài liệu công việc cách định kỳ để đảm bảo chúng cịn xác phù hợp Khi doanh nghiệp phát triển, cần phải có kỹ khả khác trước để hoàn thành nhiệm vụ trước Thư ký trước phải đánh máy tất văn từ phải dùng phần mềm xử lý văn máy tính để làm việc Ngày nhiều vị trí cơng việc văn phịng địi hỏi người phải sử dụng thư điện tử máy tính cá nhân ngành công nghiệp sử dụng thiết bị chế tạo ngày phức tạp Trong trình áp dụng chương trình chuẩn ISO cơng tác hành đề phải áp dụng mạnh mẽ sâu sát để giải khó khăn Những trường hợp cần rà soát lại tài liệu là: - Bất có thay đổi biết đến chức công việc - Khi có phương pháp đưa vào áp dụng - Trong trình định kỳ xem xét kết hồn thành cơng việc III Gắn kết kết phân tích cơng việc với hoạt động quản trị nhân lực Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội Các kết phân tích cơng việc thực có ý nghĩa truyền đạt tới nhân viên ứng dụng cách có hiệu hệ thống hoạt động quản trị nhân lực Lúc trở thành công cụ cho hoạt động khác, tạo điều kiện thuận lợi để thực cơng tác kế hoạch hố, cơng tác tuyển dụng, đào tạo… 92 Gắn kết với công tác kế hoạch hố nguồn nhân lực Cơng tác lập kế hoạch hố nguồn nhân lực muốn thành cơng địi hỏi phải thực thật chặt chẽ cơng tác phân tích cơng việc Hiện công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực Sở chưa quan tâm mức khiến cho số lượng công chức hàng năm tăng khối lượng chất lượng công việc khơng nâng cao Do để tránh tình trạng xảy ra, cần phải có phân tích cơng việc khoa học, có mơ tả cơng việc, yêu cầu công việc người thực thực có ích để từ xác định công việc cần người, thay hay tuyển thêm người Nếu thay có định thuyên chuyển hay đề bạt đúng, cần tuyển thêm cơng việc cần có số lượng bao nhiêu, từ lập kế hoạch nguồn nhân lực xác tránh tình trạng tốn lãng phí khơng cần thiết, tiết kiệm khoản ngân sách không nhỏ Đối với công tác tuyển dụng nhân lực định hướng nhân viên Việc ứng dụng mô tả công việc yêu cầu công việc người thực khâu khơng thể thiếu q trình tuyển dụng nhân lực đáp ứng yêu cầu Khi có vị trí cơng việc cần tuyển người cần phải xem xét mô tả công việc để phần giúp ứng viên hình dung cơng việc cần phải làm, có u cầu cơng việc người thực giúp xác định tiêu chuẩn có phù hợp với yêu cầu hay không Điều giúp cho ứng viên giúp ứng viên giảm bớt chi phí mà cịn góp phần cho Sở giảm khoản khơng cần thiết, thời gian bỏ để tiến hành việc sàng lọc thông tin, tiến hành vấn… Và đặc biệt tuyển người việc, chất lượng công tác tuyển dụng tăng lên tránh tình trạng dựa vào kinh nghiệm cán tuyển dụng xảy việc dựa vào ý kiến cá nhân chủ quan Giúp nhân viên định hướng công việc tương lai, khơng thời gian người hướng dẫn phải bảo Đối với công tác bố trí nhân lực 93 Phân tích cơng việc thực phát huy hết vai trò kết phân tích cơng việc ứng dụng vào thực tế để xếp người, việc trình từ hạn chế tình trạng cơng việc chồng chéo, gây đồn kết rối loạn tổ chức Thơng qua kết phân tích cơng việc biết cơng việc cần địi hỏi người nào, yêu cầu trình độ chun mơn sao, từ rà sốt lại tổ chức Sở xem xét người đáp ứng u cầu để xếp vào vị trí cơng việc Đối với cơng tác đánh giá thực công việc Hiện công tác đánh giá thực công việc Sở chưa thực thường xuyên toàn diện mà dừng lại việc hàng năm xét thi đua khen thưởng cán công chức viên chức việc đánh giá mang tính chất chung chung, cào Do đó, việc áp dụng kết phân tích cơng việc vào đánh giá thực công việc cần thiết Kết phân tích cơng việc công việc cần phải đánh giá xem nhân viên thực công việc giao chưa, họ thực tiêu chí để đánh giá việc thực cơng việc, khối lượng, chất lượng, thời gian hồn thành cơng việc Từ đó, đưa định thù lao, khen thưởng kỷ luật đắn Việc phải tiến hành hàng tháng, hàng quý,…Từ giải bất bình người lao động, thúc đẩy người lao động làm việc tốt Đối với công tác đào tạo phát triển nhân lực Do đặc thù Sở lao động hành nghiệp, cơng tác đào tạo Sở dừng lại cử cán nghiên cứu trung tâm nước nước Và khơng tiến hành hình thức đào tạo khác kể đào tạo lại Do đó, việc áp dụng kết phân tích cơng việc vào cơng tác khơng có Chính vậy, thời gian tới việc áp dụng kết phân tích cơng việc vào cơng tác đào tạo phát triển nhân lực cần thiết xác định người lao động cần phải đào tạo, 94 phải đào tạo, đào tạo Khi tránh lãng phí cho việc đào tạo không cần thiết gây Đối với công tác thù lao lao động Thông qua mơ tả cơng việc, người quản lý đánh giá mức độ phức tạp công việc, đánh giá tầm quan trọng công việc Sở để tính thưởng phụ cấp khoa học xác Thơng qua mơ tả công việc, yêu cầu công việc người thực đưa tiêu chí rõ ràng từ xác định mức tiền thưởng cho nhân viên Nếu kết hợp phân tích cơng việc với đánh giá thực cơng việc tốt tạo nên hệ thống trả công hợp lý cơng Như thấy phân tích cơng việc áp dụng hiệu tất mặt hoạt động quản trị nhân lực Sở góp phần làm cho hoạt động trở nên nhịp nhàng trôi chảy Điều phần giúp cải thiện tình trạng cấu tổ chức cồng kềnh không hiệu Sở IV Kiến nghị Kiến nghị với ban Lãnh đạo Sở Quan điểm Lãnh đạo Sở thực có ý nghĩa định đến thành công hay thất bại phân tích cơng việc Tuỳ theo cách nhìn nhận họ tầm quan trọng phân tích cơng việc Sở, phân tích cơng việc có trọng hay khơng Vì phân tích cơng việc phát huy tác dụng thực trở thành cơng cụ quản trị nhân lực Lãnh đạo Sở nên quan tâm đến q trình phân tích cơng việc tạo điều kiện để phịng Tổ chức - Hành phịng ban khác thực cơng tác sau thu kết phân tích cơng việc có ý kiến đóng góp, có thị người đầu việc thực theo kết phân tích cơng việc tạo từ nhân viên theo gương làm cho máy Sở hoạt động trôi chảy hơn, nhịp nhàng 95 Kiến nghị với phịng Tổ chức - Hành Phịng Tổ chức - Hành đóng vai trị vơ quan trọng q trình phân tích cơng việc người tham gia trực tiếp xây dựng kết phân tích cơng việc Phải cử người có chun mơn chịu trách nhiệm khởi xướng, tổ chức, thúc đẩy trình phân tích cơng việc, tìm hiểu để có phương pháp thích hợp thu thập thơng tin, xử lý thơng tin q trình tiến hành viết mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chuẩn thực công việc Và đặc biệt vấn đề truyền đạt tài liệu đến nhân viên Đó câu hỏi làm đau đầu nhà quản lý nhân lực Bởi thực tế nhà quản lý cấp cao (ban lãnh đạo Sở) phải bận bịu với việc giải vấn đề liên quan đến nhiệm vụ Các trưởng phó phịng ban chun mơn chủ yếu phải lo toan công việc chuyên môn Khi tuyển thêm người phụ trách nguồn nhân lực người giao chịu trách nhiệm toàn hoạt động truyền đạt thông tin Việc xây dựng mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chuẩn thực công việc có chất lượng tốt đóng vai trị quan trọng việc quản lý hiệu nguồn nhân lực Tuy nhiên việc truyền đạt tài liệu tới tất người tổ chức chí cịn quan trọng Ví dụ hình dung cơng ty nhỏ thuê nhà tư vấn viết mô tả công việc thật hay cho tất vị trí cơng việc cơng ty khơng nhà quản lý hiểu tài liệu Liệu nghĩ tài liệu có ích hay khơng? Câu trả lời tất nhiên khơng Truyền đạt kết phân tích cơng việc tới nhân viên trình liên tục, kết phân tích cơng việc cập nhật liên tục Doanh nghiệp chờ kết phân tích cơng việc làm xong phổ biến chúng tới nhân viên Việc truyền đạt tài liệu bắt đầu q trình phân tích cơng việc thơng qua việc lôi nhân viên tham gia vào phát triển mô tả công việc, yêu cầu công việc đối 96 với người thực hiện, tiêu chuẩn thực cơng việc họ Cũng áp dụng số phương pháp truyền đạt thông tin sau:  Lôi tham gia nhân viên: Việc lôi người đảm nhiệm công việc, người quản lý trực tiếp họ nhân viên có liên quan khác tham gia vào q trình phân tích cơng việc quan trọng khơng họ nguồn thơng tin mà cịn họ người triển khai thực kết phân tích cơng việc xây dựng Việc lôi nhân viên tham gia xây dựng phân tích cơng việc kết phân tích cơng việc giúp họ: - Hiểu tài liệu - Và điều quan trọng cam kết thực ý tưởng quy chế đề kết phân tích cơng việc  Sổ tay hướng dẫn: Có thể truyền đạt kết phân tích cơng việc cách tập hợp tồn mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chuẩn thực cơng việc tất vị trí cơng việc (và tương lai) vào sổ tay hướng dẫn doanh nghiệp cho phép tất nhân viên tiếp cận chúng  Bảng thông báo: Bảng thông báo doanh nghiệp phương pháp khác để truyền đạt cho nhân viên Có thể đưa lên bảng thơng báo kết phân tích công việc thay đổi kết phân tích cơng việc Để thực có hiệu việc này, cần phải có quy tắc việc sử dụng bảng thông báo doanh nghiệp Bảng thông báo doanh nghiệp phải đặt khu vực mà tất nhân viên tiếp cận chúng dễ dàng  Bản tin: Một số doanh nghiệp thường phân phát tin tới tất nhân viên Bản tin bao gồm kết phân tích cơng việc cơng cụ q báu phục vụ cho việc truyền đạt thông tin đến nhân viên 97  Chương trình định hướng nhân viên: Chương trình đóng vai trị đặc biệt quan trọng người vào làm việc doanh nghiệp Các chương trình định hướng cơng cụ phục vụ cho việc cập nhật thay đổi kết phân tích cơng việc nhân viên có Kiến nghị vai trị cán công chức viên chức Sở Phải tạo điều kiện để phịng Tổ chức - hành thực nhiệm vụ xây dựng nên mô tả công việc, tiêu chuẩn thực công việc, yêu cầu công việc người thực Xét cho người phụ trách quản lý nguồn nhân lực hiểu hết công việc nhân viên Sở người giám sát trực tiếp hay trưởng phó phịng ban Và trưởng phó phịng ban người biết nhiều thực trạng đặc điểm công việc Sở phải chịu trách nhiệm cung cấp thông tin đầu vào thông tin phản hồi thực theo văn kết phân tích cơng việc Sau kết phân tích cơng việc xây dựng xong trưởng phó phịng ban sử dụng chúng cơng cụ để quản lý nhân viên truyền đạt kết phân tích cơng việc quan trọng Trong trình này, hiểu biết cộng tác người quản lý đóng vai trị then chốt cho thành cơng 98 KẾT LUẬN Như ta khẳng định cơng tác phân tích cơng việc công tác thiếu tất tổ chức đặc biệt phát huy tác dụng quan quyền Nhà nước mà cụ thể Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội phân tích cơng việc thực quan tâm ứng dụng vào thực tiễn, ban Lãnh đạo Sở, phòng ban chức cán công chức viên chức Sở hiểu hết tầm quan trọng thực nghiêm túc Phân tích cơng việc khơng phải công việc riêng tổ chức nào, doanh nghiệp mà công cụ tất quan Phân tích cơng việc đẩy nhanh tiến độ thực cơng việc, phát huy tính công bằng, tạo mối quan hệ tốt đẹp nội doanh nghiệp, từ góp phần thúc đẩy tổ chức phát triển 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình quản trị nhân lực - Th.S Nguyễn Vân Điềm PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân - NXB Lao động xã hội năm 2004 Quản trị nguồn nhân lực - Trần Kim Dung - NXB Thống kê năm 2005 Quản trị nhân - Nguyễn Hữu Thân - NXB Thống kê năm 2003 Quản trị nhân - Nguyên Thanh Hội - NXB Hà Nội năm 1998 Bài giảng Th.S Vũ Thị Uyên năm 2005 Quyết định số 4529/TNMTNĐ-TCHC việc thực tổng điều tra, khảo sát, đánh giá đội ngũ Cán cơng chức hành Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội giai đoạn 2003-2005 Quyết định số 722/TNMTNĐ KH Về việc Giao nhiệm vụ thực tiêu Kế hoạch năm 2006 Ngành Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Phòng Tổ chức - Hành năm 2003 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Phòng Kế hoạch tổng hợp 10 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Phịng Chính sách 11 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Phòng Quản Đăng ký thống kê đo đạc đồ 12 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Phòng quản lý địa nhà đất 13 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Ban 61/CP 100 14 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập Ban 60/CP 15 Quyết định Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội việc thành lập 101 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƢƠNG I SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI I Nội dung phân tích công việc Khái niệm Các thơng tin phân tích cơng việc Các kết phân tích công việc 3.1 Bản mô tả công việc 3.2 Bản yêu cầu công việc người thực 11 3.3 Bản tiêu chuẩn thực công việc 12 Quan hệ phân tích cơng việc hoạt động quản trị nhân lực khác 14 4.1 Đối với công tác thiết kế công việc 4.2 Đối với kế hoạch hoá nguồn nhân lực 14 4.3 Đối với trình tuyển dụng 14 4.4 Đối với đào tạo phát triển 15 4.5 Đối với đánh giá thực công việc 15 4.6 Đối với thù lao lao động 15 4.7 Đối với quan hệ lao động 15 II Các nhân tố tác động đến phân tích cơng việc phƣơng pháp tiến hành phân tích cơng việc 15 Các nhân tố tác động đến phân tích công việc 15 102 Các phương pháp tiến hành thu thập thơng tin phân tích công việc 16 2.1 Quan sát: 16 2.2 Bảng câu hỏi: 17 2.3 Phỏng vấn 18 2.4 Ghi chép kiện quan trọng 20 2.5 Nhật ký công việc 20 2.6 Hội thảo chuyên gia 20 III Các bƣớc tiến hành phân tích cơng việc 20 Xác định công việc cần phải phân tích 21 Lựa chọn phương pháp phân tích 21 Tiến hành thu thập thông tin 21 Sử dụng thông tin thu thập 21 IV Sự cần thiết nghiên cứu cơng tác phân tích cơng việc Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 22 CHƢƠNG II PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC - THỰC TRẠNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN, MÔI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI 24 I Quá trình hình thành phát triển Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 24 Quá trình hình thành phát triển Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội 24 Cơ cấu quản lý 32 2.1 Lãnh đạo Sở 32 2.2 Các phòng ban chuyên môn 32 Đặc điểm nhân lực Sở 37 103 Một số kết đạt Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội thời gian qua 40 4.1 Thực công tác 44 4.2 Tổ chức thực nhiệm vụ quản lý Nhà nước 45 4.3 Những đề xuất Sở đem lại hiệu cao việc thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực ngành thực 50 4.4 Xây dựng nội quan Sở, Ngành 50 4.5 Tổ chức phong trào thi đua, thực tốt công tác khen thưởng chế độ thông tin báo cáo 51 II Thực trạng phân tích cơng việc Sở Tài ngun, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 51 Q trình phân tích cơng việc 51 Hệ thống kết phân tích cơng việc 51 2.1 Bản mô tả công việc 51 2.2 Bản yêu cầu công việc người thực 55 2.3 Bản tiêu chuẩn thực công việc 58 Quan hệ phân tích cơng việc hoạt động khác tổ chức 58 3.1 Hoạt động kế hoạch hoá nguồn nhân lực 58 3.2 Thi tuyển nâng ngạch cán công chức 58 3.3 Sử dụng đánh giá cán 59 3.3 Chế độ tiền lương 59 Đánh giá thực trạng công tác phân tích cơng việc 60 CHƢƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG 104 TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUN, MÔI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI 64 I Phƣơng hƣớng phát triển Sở thời gian tới 64 Tập trung đạo làm tốt công tác soạn thảo văn pháp quy ban hành văn hướng dẫn thực 65 Quy hoạch kế hoạch sử dụng đất 65 Công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thống kê đất đai hàng năm lập hồ sơ địa 66 Công tác khai thác tiềm lực từ đất 66 Tăng cường công tác quản lý quỹ nhà thuộc Nhà nước quản lý 67 Về công tác thu hồi đất theo quy định Luật đất đai năm 2003 Chỉ thị 05/TTg Thủ tướng Chính phủ 67 Các cơng trình trọng điểm 68 Bảo vệ nâng cao chất lượng môi trường 69 Quản lý hiệu nguồn tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản 69 10 Xây dựng máy quản lý để cải cách hành 70 II Giải pháp để xây dựng quy trình phân tích cơng việc 70 Xây dựng quy trình phân tích cơng việc 70 1.1 Xác định công việc cần phân tích 70 1.2 Tiến hành lập bảng hỏi vấn nhân viên 71 1.3 Thu thập thông tin 71 1.4 Xử lý thông tin 71 Xây dựng kết phân tích cơng việc 72 Kiểm tra lại thông tin kết phân tích cơng việc 77 105 Duy trì thơng tin cơng việc 92 III Gắn kết kết phân tích cơng việc với hoạt động quản trị nhân lực Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội 92 Với cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực 93 Với công tác tuyển dụng nhân lực định hướng nhân viên 93 Với cơng tác bố trí nhân lực 93 Với công tác đánh giá thực công việc 94 Với công tác đào tạo phát triển nhân lực 94 Với công tác thù lao lao động 95 IV Kiến nghị 95 Kiến nghị với ban Lãnh đạo Sở 95 Kiến nghị với phòng Tổ chức - Hành 96 Kiến nghị vai trị cán cơng chức viên chức Sở 98 KẾT LUẬN 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 102 106 ... THIỆN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI I Nội dung phân tích cơng việc Khái niệm Phân tích cơng việc cơng việc cần phải biết nhà quản trị nhân Phân tích. .. II PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC - THỰC TRẠNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN, MÔI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI I Quá trình hình thành phát triển Sở Tài nguyên, Môi trƣờng Nhà đất Hà Nội Quá trình hình thành phát triển Sở. .. tướng phủ việc thành lập Ngành Tài nguyên môi trường Tiền thân Sở Tài nguyên, Môi trường Nhà đất Hà Nội Sở Địa Nhà đất Hà Nội, sau sát nhập với quỹ môi trường để tạo nên Sở Chức nhiệm vụ Sở không