II. Giải pháp để xây dựng quy trình phân tích công việc
2. Kiến nghị với phòng Tổ chức Hành chính
Phịng Tổ chức - Hành chính đóng vai trị vơ cùng quan trọng trong q trình phân tích cơng việc là người tham gia trực tiếp xây dựng các kết quả phân tích cơng việc . Phải cử ra người có chun mơn chịu trách nhiệm khởi xướng, tổ chức, thúc đẩy q trình phân tích cơng việc, tìm hiểu để có được các phương pháp thích hợp thu thập thơng tin, xử lý thơng tin cũng như trong q trình tiến hành viết các bản mơ tả cơng việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Và đặc biệt là vấn đề truyền đạt các tài liệu này như thế nào đến các nhân viên. Đó là câu hỏi làm đau đầu các nhà quản lý nhân lực hiện nay. Bởi thực tế các nhà quản lý cấp cao (ban lãnh đạo Sở) phải bận bịu với việc giải quyết các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của mình. Các trưởng phó phịng ban chun mơn chủ yếu phải lo toan các công việc chuyên môn. Khi tuyển thêm một người phụ trách nguồn nhân lực thì người này được giao chịu trách nhiệm về tồn bộ các hoạt động truyền đạt thơng tin. Việc xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc có chất lượng tốt đóng vai trị quan trọng đối với việc quản lý hiệu quả nguồn nhân lực. Tuy nhiên việc truyền đạt những tài liệu này tới tất cả mọi người trong tổ chức thậm chí cịn quan trọng hơn. Ví dụ hãy hình dung một cơng ty nhỏ thuê một nhà tư vấn viết một bản mô tả cơng việc thật hay cho tất cả các vị trí cơng việc của cơng ty nhưng không một ai ngoài nhà quản lý hiểu được các tài liệu này. Liệu khi đó có thể nghĩ rằng những tài liệu này có ích hay khơng?. Câu trả lời tất nhiên là không.
Truyền đạt các kết quả phân tích cơng việc tới nhân viên là một quá trình liên tục, bởi vì các kết quả phân tích cơng việc được cập nhật liên tục. Doanh nghiệp không thể chờ cho đến khi các kết quả phân tích cơng việc được làm xong mới phổ biến chúng tới các nhân viên. Việc truyền đạt các tài liệu này có thể bắt đầu bằng q trình phân tích cơng việc thơng qua việc lôi cuốn các nhân viên tham gia vào phát triển bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối
với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc của họ. Cũng có thể áp dụng một số phương pháp truyền đạt thông tin sau:
Lôi cuốn sự tham gia của nhân viên: Việc lôi cuốn những người đảm nhiệm công việc, những người quản lý trực tiếp của họ và các nhân viên có liên quan khác tham gia vào quá trình phân tích cơng việc là rất quan trọng không chỉ bởi họ là nguồn thơng tin mà cịn do họ là những người sẽ triển khai thực hiện các kết quả phân tích cơng việc đã được xây dựng. Việc lôi cuốn các nhân viên tham gia xây dựng bản phân tích cơng việc và kết quả phân tích cơng việc sẽ giúp họ:
- Hiểu được tài liệu
- Và điều quan trọng hơn cam kết thực hiện các ý tưởng và quy chế được đề ra trong các kết quả phân tích cơng việc.
Sổ tay hướng dẫn: Có thể truyền đạt các kết quả phân tích cơng việc này bằng cách tập hợp tồn bộ các bản mơ tả cơng việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của tất cả các vị trí cơng việc hiện tại (và tương lai) vào trong sổ tay hướng dẫn của doanh nghiệp và cho phép tất cả các nhân viên tiếp cận được chúng.
Bảng thông báo: Bảng thông báo của doanh nghiệp là một phương pháp khác để truyền đạt cho nhân viên. Có thể đưa lên bảng thơng báo các kết quả phân tích cơng việc hoặc bất cứ sự thay đổi nào trong các kết quả phân tích cơng việc. Để thực hiện có hiệu quả việc này, cần phải có các quy tắc về việc sử dụng bảng thơng báo của doanh nghiệp. Bảng thông báo của doanh nghiệp phải được đặt tại các khu vực mà tất cả các nhân viên có thể tiếp cận chúng dễ dàng.
Bản tin: Một số doanh nghiệp thường phân phát bản tin tới tất cả các nhân viên của mình. Bản tin có thể bao gồm các kết quả phân tích cơng việc và nó là một cơng cụ quý báu phục vụ cho việc truyền đạt thông tin đến các nhân viên.
Chương trình định hướng nhân viên: Chương trình này đóng vai trị đặc biệt quan trọng đối với những người mới vào làm việc tại doanh nghiệp. Các chương trình định hướng cũng là một cơng cụ phục vụ cho việc cập nhật những thay đổi trong các kết quả phân tích cơng việc của các nhân viên hiện có.
3. Kiến nghị về vai trị của cán bộ cơng chức viên chức tại Sở
Phải tạo điều kiện để phòng Tổ chức - hành chính có thể thực hiện được nhiệm vụ xây dựng nên các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Xét cho cùng thì người phụ trách quản lý nguồn nhân lực không thể hiểu hết các công việc của từng nhân viên trong Sở bằng những người giám sát trực tiếp hay các trưởng phó phịng ban. Và các trưởng phó phịng ban là những người biết nhiều hơn về thực trạng đặc điểm của công việc trong Sở phải chịu trách nhiệm cung cấp thông tin đầu vào và thông tin phản hồi và thực hiện theo các văn bản kết quả phân tích cơng việc. Sau khi các kết quả phân tích cơng việc đã được xây dựng xong thì các trưởng phó phịng ban có thể sử dụng chúng như là cơng cụ để quản lý nhân viên và truyền đạt những kết quả phân tích cơng việc này là rất quan trọng. Trong quá trình này, sự hiểu biết và cộng tác giữa những người quản lý đóng vai trị then chốt cho sự thành cơng.
KẾT LUẬN
Như vậy ta có thể khẳng định công tác phân tích cơng việc là cơng tác không thể thiếu được của tất cả các tổ chức và nó đặc biệt phát huy tác dụng trong các cơ quan chính quyền Nhà nước mà cụ thể là tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội khi phân tích cơng việc được thực sự quan tâm và được ứng dụng vào thực tiễn, được ban Lãnh đạo Sở, được các phòng ban chức năng và được các cán bộ công chức viên chức trong Sở hiểu hết được tầm quan trọng và thực hiện nghiêm túc.
Phân tích cơng việc khơng phải là công việc của riêng một tổ chức nào, của doanh nghiệp nào mà là công cụ của tất cả các cơ quan. Phân tích cơng việc sẽ đẩy nhanh được tiến độ thực hiện công việc, phát huy được tính cơng bằng, tạo được mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ doanh nghiệp, từ đó sẽ góp phần thúc đẩy tổ chức phát triển hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình quản trị nhân lực - Th.S Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân - NXB Lao động xã hội năm 2004.
2. Quản trị nguồn nhân lực - Trần Kim Dung - NXB Thống kê năm 2005 3. Quản trị nhân sự - Nguyễn Hữu Thân - NXB Thống kê năm 2003 4. Quản trị nhân sự - Nguyên Thanh Hội - NXB Hà Nội năm 1998 5. Bài giảng của Th.S Vũ Thị Uyên năm 2005
6. Quyết định số 4529/TNMTNĐ-TCHC về việc thực hiện tổng điều tra, khảo sát, đánh giá đội ngũ Cán bộ cơng chức hành chính Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội giai đoạn 2003-2005
7. Quyết định số 722/TNMTNĐ. KH Về việc Giao nhiệm vụ thực hiện chỉ tiêu Kế hoạch năm 2006 của Ngành Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất.
8. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Phịng Tổ chức - Hành chính năm 2003.
9. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Phòng Kế hoạch tổng hợp.
10. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Phịng Chính sách.
11. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Phòng Quản Đăng ký thống kê và đo đạc bản đồ
12. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Phịng quản lý địa chính nhà đất
13. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Ban 61/CP
14. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Ban 60/CP
15. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU .................................................................................................. 1
CHƢƠNG I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUN MƠI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI .................................................................................................... 6
I. Nội dung phân tích cơng việc ................................................................... 6
1. Khái niệm ............................................................................................... 6
2. Các thơng tin trong phân tích cơng việc ............................................. 7
3. Các kết quả phân tích cơng việc ........................................................... 8
3.1. Bản mô tả công việc......................................................................... 8
3.2. Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện ...................... 11
3.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc ............................................... 12
4. Quan hệ của phân tích cơng việc đối với hoạt động quản trị nhân lực khác .......................................................................................................... 14
4.1 Đối với công tác thiết kế công việc .................................................. 9
4.2. Đối với kế hoạch hoá nguồn nhân lực .......................................... 14
4.3. Đối với quá trình tuyển dụng ......................................................... 14
4.4. Đối với đào tạo và phát triển ......................................................... 15
4.5. Đối với đánh giá thực hiện công việc ............................................ 15
4.6. Đối với thù lao lao động ................................................................ 15
4.7. Đối với quan hệ lao động .............................................................. 15
II. Các nhân tố tác động đến phân tích cơng việc và các phƣơng pháp tiến hành phân tích cơng việc ........................................................................... 15
2. Các phương pháp tiến hành thu thập thơng tin phân tích cơng việc .. 16
2.1. Quan sát: ........................................................................................ 16
2.2. Bảng câu hỏi: ................................................................................. 17
2.3 Phỏng vấn ....................................................................................... 18
2.4. Ghi chép các sự kiện quan trọng ................................................... 20
2.5. Nhật ký công việc ........................................................................... 20
2.6 Hội thảo chuyên gia ........................................................................ 20
III. Các bƣớc tiến hành phân tích cơng việc ............................................ 20
1. Xác định các công việc cần phải phân tích ........................................ 21
2. Lựa chọn phương pháp phân tích ...................................................... 21
3. Tiến hành thu thập thơng tin .............................................................. 21
4. Sử dụng thông tin thu thập ................................................................. 21
IV. Sự cần thiết nghiên cứu cơng tác phân tích cơng việc tại Sở Tài ngun, Mơi trƣờng và Nhà đất Hà Nội ................................................... 22
CHƢƠNG II. PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC - THỰC TRẠNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN, MÔI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI ................................. 24
I. Quá trình hình thành phát triển của Sở Tài ngun, Mơi trƣờng và Nhà đất Hà Nội ................................................................................................... 24
1. Quá trình hình thành phát triển của Sở Tài ngun, Mơi trường và Nhà đất Hà Nội ........................................................................................ 24
2. Cơ cấu quản lý ..................................................................................... 32
2.1 Lãnh đạo Sở .................................................................................... 32
2.2. Các phịng ban chun mơn .......................................................... 32
4. Một số kết quả đạt được của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà
Nội trong thời gian qua ........................................................................... 40
4.1. Thực hiện công tác ........................................................................ 44
4.2. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước ............................. 45
4.3. Những đề xuất của Sở đem lại hiệu quả cao trong việc thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực do ngành thực hiện. ....................................... 50
4.4. Xây dựng nội bộ cơ quan Sở, Ngành ............................................. 50
4.5. Tổ chức phong trào thi đua, thực hiện tốt công tác khen thưởng và chế độ thông tin báo cáo....................................................................... 51
II. Thực trạng phân tích cơng việc tại Sở Tài ngun, Mơi trƣờng và Nhà đất Hà Nội ................................................................................................... 51
1 .Q trình phân tích cơng việc............................................................. 51
2. Hệ thống các kết quả phân tích cơng việc .......................................... 51
2.1 Bản mô tả công việc ........................................................................ 51
2.2. Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện ...................... 55
2.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc ............................................... 58
3. Quan hệ của phân tích cơng việc đối với các hoạt động khác trong tổ chức .......................................................................................................... 58
3.1. Hoạt động kế hoạch hoá nguồn nhân lực ...................................... 58
3.2. Thi tuyển và nâng ngạch cán bộ công chức .................................. 58
3.3. Sử dụng và đánh giá cán bộ .......................................................... 59
3.3. Chế độ tiền lương .......................................................................... 59
4. Đánh giá thực trạng cơng tác phân tích cơng việc ............................ 60
CHƢƠNG III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG
TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUN, MƠI TRƢỜNG VÀ NHÀ ĐẤT
HÀ NỘI ........................................................................................................... 64
I. Phƣơng hƣớng phát triển của Sở trong thời gian tới ...................... 64
1. Tập trung chỉ đạo làm tốt công tác soạn thảo văn bản pháp quy và ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện ................................................ 65
2. Quy hoạch kế hoạch sử dụng đất ....................................................... 65
3. Công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thống kê đất đai hàng năm và lập hồ sơ địa chính ............................................................ 66
4. Cơng tác khai thác tiềm lực từ đất ...................................................... 66
5. Tăng cường công tác quản lý quỹ nhà thuộc Nhà nước quản lý ..... 67
6. Về công tác thu hồi đất theo quy định của Luật đất đai năm 2003 và Chỉ thị 05/TTg của Thủ tướng Chính phủ ............................................. 67
7. Các cơng trình trọng điểm .................................................................. 68
8. Bảo vệ nâng cao chất lượng môi trường ............................................ 69
9. Quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản ..... 69
10. Xây dựng bộ máy quản lý để cải cách hành chính .......................... 70
II. Giải pháp để xây dựng quy trình phân tích cơng việc ....................... 70
1. Xây dựng quy trình phân tích cơng việc............................................. 70
1.1. Xác định cơng việc cần phân tích .................................................. 70
1.2. Tiến hành lập bảng hỏi và phỏng vấn đối với từng nhân viên ...... 71
1.3. Thu thập thông tin .......................................................................... 71
1.4. Xử lý thông tin ............................................................................... 71
2. Xây dựng các kết quả phân tích cơng việc ......................................... 72
4. Duy trì thơng tin về cơng việc ............................................................. 92
III. Gắn kết các kết quả phân tích cơng việc với các hoạt động quản trị nhân lực tại Sở Tài nguyên, Môi trƣờng và Nhà đất Hà Nội. ................ 92
1. Với công tác kế hoạch hố nguồn nhân lực ...................................... 93
2. Với cơng tác tuyển dụng nhân lực và định hướng nhân viên ........... 93
3. Với cơng tác bố trí nhân lực ............................................................... 93
4. Với công tác đánh giá thực hiện công việc ........................................ 94
5. Với công tác đào tạo và phát triển nhân lực ...................................... 94
6. Với công tác thù lao lao động ............................................................. 95
IV. Kiến nghị ............................................................................................... 95
1. Kiến nghị với ban Lãnh đạo Sở .......................................................... 95
2. Kiến nghị với phòng Tổ chức - Hành chính ...................................... 96
3. Kiến nghị về vai trị của cán bộ cơng chức viên chức tại Sở............. 98
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 99