II. Giải pháp để xây dựng quy trình phân tích cơng việc
2. Xây dựng các kết quả phân tích cơng việc
Hồn thiện bản mơ tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với các chức danh như trên (thiết kế theo phụ lục 1).
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Chức danh: Chuyên viên Tiền lương - Bảo hiểm xã hội 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính
______________________________________________________________
Mục đích cơng việc
Theo dõi và thực hiện cơng tác tiền lương, cơng tác phí hàng tháng của Sở, cơng tác Bảo hiểm xã hội, hưu trí, tử tuất, thai sản, ốm đau của cán bộ công chức viên chức Sở và các cơng tác đột xuất do lãnh đạo phịng giao.
______________________________________________________________
Các nhiệm vụ cơ bản
+ Làm lương tháng, quý
+ Làm sổ Bảo hiểm xã hội, báo cáo Bảo hiểm xã hội theo quý với cơ quan Bảo hiểm xã hội
+ Tiến hành chi thai sản, hưu trí, dưỡng sức
+ Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu, lưu giữ giấy tờ của cán bộ công chức viên chức trong Sở.
______________________________________________________________
Trách nhiệm chính của cơng việc này là hàng tháng, hàng quý tiến hành lập bảng báo cáo lương đến đồng chí Trưởng phịng duyệt và gửi xuống phịng tài vụ chi theo quy định.
Sắp xếp thời gian để có thể lên cơ quan Bảo hiểm xã hội tiến hành làm sổ Bảo hiểm xã hội cho cán bộ công chức viên chức, ghi chép thời gian công tác, lương và số tiền Bảo hiểm xã hội mà cán bộ cơng chức viên chức phải đóng và báo cáo lên cơ quan Bảo hiểm xã hội
Giải thích trực tiếp những thắc mắc của cán bộ công chức viên chức về những vấn đề lương và Bảo hiểm xã hội.
Quản lý hồ sơ công chức, sắp xếp hồ sơ theo từng phịng ban, theo trình tự, thơng thường phải bổ sung những thơng tin liên quan đến hồ sơ của cán bộ cơng chức viên chức ví dụ như bổ sung các chứng chỉ đào tạo, quyết định nâng lương.
Bảo đảm việc quản lý ngân quỹ, tránh thâm hụt, đảm bảo chi đúng người cần hưởng và chi đủ tránh xảy ra mâu thuẫn.
Cập nhật thông tin vào phần mềm quản trị nhân sự hiện có trong Sở để Sở Nộ vụ có cơ sở cập nhật thơng tin thơng qua mạng nội bộ được kết nối với Sở nội vụ.
Tiếp cận các thông tin, quy định của Nhà nước về vấn đề tiền lương và Bảo hiểm xã hội.
Đóng vai trị liên lạc giữa cán bộ cơng chức với cơ quan Bảo hiểm xã hội. ____________________ ____________________ Chữ ký của trưởng phòng TC - HC Chữ ký của nhân viên
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Chức danh: Chuyên viên đào tạo và tổ chức 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính
______________________________________________________________
Mục đích cơng việc
Hỗ trợ phịng trong cơng tác đào tạo, văn thư, tổ chức, Bảo hiểm xã hội và các công tác đột xuất do Lãnh đạo phòng giao.
______________________________________________________________
Các nhiệm vụ cơ bản
+ Phụ trách công tác đào tạo, cử người đi học các lớp chính trị, quản lý hoặc chun mơn.
+ Soạn và trình ký cá quyết định, cơng văn cử người đi học.
+ Tổ chức, sắp xếp các cơng việc của Sở, của phịng và đơn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế trong tồn Sở
+ Hỗ trợ cơng tác tiền lương, thưởng, và Bảo hiểm xã hội
______________________________________________________________
Mơ tả chung
Trách nhiệm chính của cơng việc này là tổ chức, sắp xếp các lớp đào tạo ngắn hạn và dài hạn về chuyên môn nghiệp vụ theo sự chỉ đạo của cấp trên.
Tổ chức các lớp học dưới sự chỉ đạo của đồng chí phó phịng về ISO trong cơng tác hành chính theo định kỳ.
Soạn thơng báo gửi đến các phịng ban trong Sở khi có các cơng văn đào tạo gửi đến. Sau khi thu thập thông tin, họ tên, chức vụ của những người tham gia sẽ làm quyết định cử người trình lên Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính và sau đó trình lên Phó Giám đốc Sở duyệt.
Lập kế hoạch chỉ tiêu biên chế hàng năm cho Sở trình lên Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính sau đó trình lên Phó Giám đốc Sở phê duyệt.
Đôn đốc thực hiện nội quy, quy chế làm việc tại cơ quan, phục trách công tác sắp xếp, tổ chức bố trí nơi làm việc, phương tiện làm việc.
Giải quyết thắc mắc về vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội Lưu giữ công văn, quyết đinh, thông báo
Lên lịch công tác tuần cho phòng
____________________ ____________________ Chữ ký của Trưởng phòng TC - HC Chữ ký của nhân viên
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Chức danh: Chuyên viên phụ trách thi đua khen thưởng 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính
______________________________________________________________
Mục đích cơng việc
Thực hiện các cơng tác dự thảo Hợp đồng lao động, giúp Lãnh đạo phịng trong cơng tác tổng hợp của phịng, cơng tác cải cách hành chính, quy chế dân chủ của ngành, cơng tác thi đua khen thưởng và các công tác đột xuất do Lãnh đạo phòng giao.
______________________________________________________________
Các nhiệm vụ cơ bản
+ Soạn thảo các báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm + Dự thảo Hợp đồng lao động
+ Phụ trách công tác thi đua khen thưởng
+ Phụ trách việc thực hiện công tác “một cửa” tại Sở
______________________________________________________________
Mô tả chung
Hàng quý, hàng năm soạn thảo các báo cáo cho hoạt động thực hiện được trong Sở trình lên Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính duyệt sau đó trình lên Phó Giám đốc xem xét.
Thông báo và đôn đốc các phòng ban trong việc báo cáo thành tích cá nhân, thực hiện việc thu thập thông tin để cuối năm làm công tác khen thưởng đối với những cá nhân và tập thể xuất sắc.
Tiến hành soạn thảo các quy chế, quy định về thực hiện công tác “một cửa” trong giải quyết các thủ tục hành chính để áp dụng thực tiễn tại Sở. Kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện công tác “một cửa” báo cáo với trưởng phòng Tổ chức - Hành chính.
Tiến hành dự thảo Hợp đồng lao động, cập nhật các thông tin về tiền lương của bộ phận hợp đồng, sử dụng điều chỉnh Hợp đồng lao động.
Giải quyết những thắc mắc của nhân viên về hợp đồng lao động.
Báo cáo trình lên trưởng phịng, Phó Giám đốc về những vi phạm trong Hợp đồng lao động.
Đọc và hiểu chi tiết các văn bản pháp luật của Nhà nước về đất đai và Hợp đồng lao động từ đó ứng dụng vào thực tế trong Sở.
Tiến hành hướng dẫn và giám sát các sinh viên thực tập trong phịng Kiểm tra lại thơng tin cụ thể của từng người lao động.
____________________ ____________________
____________________
Chữ ký của Trưởng phòng TC - HC Chữ ký của nhân viên
BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƢỜI THỰC HIỆN
1. Chức danh: Chuyên viên Tiền lương - Bảo hiểm xã hội 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính
Trình độ học vấn:
+ Tốt nghiệp đại học
+ Qua các lớp đào tạo ngắn hạn về trình độ lý luận chính trị và trình độ chun mơn nghiệp vụ.
Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng
+ Có chứng chỉ tin học văn phịng, đảm bảo có khả năng đánh máy văn bản nhanh và chính xác.
+ Có chứng chỉ Tiếng Anh ( A trở lên).
+ Biết cách sử dụng máy tính và các thiết bị văn phòng khác. + Biết quản lý và lưu trữ hồ sơ
+ Hiểu biết cơ bản về tiền lương, Bảo hiểm xã hội
+ Biết cách tổ chức hành chính văn phịng khoa học và hiệu quả + Khả năng giao tiếp tốt, khả năng đối nội và đối ngoại
+ Hiểu và nắm vững các quy định của pháp luật về vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội.
+ Có 2 năm kinh nghiệm trở lên trong vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội.
Các yêu cầu về thể chất và điều kiện làm việc
+ Có sức khoẻ tốt đáp ứng được khả năng ngồi làm việc trong một khoảng thời gian dài.
BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƢỜI THỰC HIỆN
1. Chức danh: Chuyên viên Đào tạo và tổ chức 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính
Trình độ học vấn:
+ Tốt nghiệp đại học
+ Qua các lớp đào tạo ngắn hạn về trình độ lý luận chính trị và trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng
+ Có chứng chỉ tin học văn phịng, đảm bảo có khả năng đánh máy văn bản nhanh và chính xác.
+ Có chứng chỉ Tiếng Anh ( A trở lên).
+ Biết cách sử dụng máy tính và các thiết bị văn phịng khác. + Biết quản lý và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ
+ Hiểu biết cơ bản về tiền lương, Bảo hiểm xã hội
+ Biết cách tổ chức hành chính văn phịng khoa học và hiệu quả + Khả năng giao tiếp tốt, khả năng đối nội và đối ngoại
+ Hiểu và nắm vững các quy định của pháp luật về vấn đề đào tạo, tiền lương và Bảo hiểm xã hội
+ Có 2 năm kinh nghiệm trở lên trong chuyên mơn nghiệp vụ
+ Có sức khoẻ tốt đáp ứng được khả năng ngồi làm việc trong một khoảng thời gian dài.
BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƢỜI THỰC HIỆN
1. Chức danh: Chuyên viên thi đua khen thưởng 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính
Trình độ học vấn:
+ Tốt nghiệp đại học
+ Qua các lớp đào tạo ngắn hạn về trình độ lý luận chính trị và trình độ chun môn nghiệp vụ.
Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng
+ Có chứng chỉ tin học văn phịng, đảm bảo có khả năng đánh máy văn bản nhanh và chính xác.
+ Có chứng chỉ Tiếng Anh ( A trở lên).
+ Biết cách sử dụng máy tính và các thiết bị văn phòng khác. + Biết quản lý và lưu trữ hồ sơ
+ Hiểu biết cơ bản về tiền lương, Bảo hiểm xã hội, Hợp đồng lao động + Biết cách tổ chức hành chính văn phịng khoa học và hiệu quả
+ Khả năng giao tiếp tốt, khả năng đối nội và đối ngoại
+ Hiểu và nắm vững các quy định của pháp luật về vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội và Hợp đồng lao động.
+ Có 2 năm kinh nghiệm trở lên trong lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ.
+ Có sức khoẻ tốt đáp ứng được khả năng ngồi làm việc trong một khoảng thời gian dài.
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
1. Chức danh: Chuyên viên Tiền lương - Bảo hiểm xã hội 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính Các hoạt động Tiêu chuẩn về chất
lượng công việc
Tiêu chuẩn về thời gian thực hiện
Đánh máy văn bản Đảm bảo chính xác, trình bày rõ ràng dễ hiều.
Tốc độ soạn thảo 60 từ/phút
Lập kế hoạch tiền lương Đầy đủ, chính xác, khoa học
Phải hồn thành cơng việc trước 1 tháng để có kế hoạch thu chi đầy đủ Lưu trữ hồ sơ Đảm bảo việc tìm kiếm
sau này nhanh chóng thuận tiện
Thực hiện hàng tháng, sắp xếp theo thứ tự.
Chuẩn bị cơng văn, giấy tờ
Nội dung chính xác Trong ngày
Quan hệ đối nội và đối ngoại
Tạo được mối quan hệ tốt đẹp theo đúng phận sự và trách nhiệm được giao
Làm số bảo hiểm xã hội Gọn gàng, sạch sẽ, chính xác, rõ ràng và tỉ mỉ
Hàng tháng phải cập nhật thông tin
Quản lý ngân quỹ An tồn, khơng thâm hụt Cập nhật thơng tin Nhanh chóng, chính xác
và đầy đủ
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
1. Chức danh: Chuyên viên đào tạo và tổ chức 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính
Các hoạt động Tiêu chuẩn về chất lượng công việc
Tiêu chuẩn về thời gian thực hiện
Đánh máy văn bản Đảm bảo chính xác, trình bày rõ ràng dễ hiều.
Tốc độ soạn thảo 60 từ/phút
Lập kế hoạch đào tạo Đúng người, đúng trình độ cần đào tạo
Phải hồn thành cơng việc trước 1 tháng để có kế hoạch tổ chức đào tạo Lưu trữ công văn giấy tờ Đảm bảo việc tìm kiếm
sau này nhanh chóng thuận tiện
Thực hiện hàng tháng, sắp xếp theo thứ tự.
Chuẩn bị công văn, giấy tờ
Nội dung chính xác Trong ngày
Quan hệ đối nội và đối ngoại
Tạo được mối quan hệ tốt đẹp theo đúng phận sự và trách nhiệm được giao
Cập nhật thông tin Nhanh chóng, chính xác và đầy đủ
Hàng tháng
Tổ chức các lớp học Hiệu quả và tiết kiệm chi phí
Chuẩn bị trược một tháng
BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
1. Chức danh: Chuyên viên thi đua khen thưởng 2. Nhóm cơng việc: Tổ chức
3. Phịng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương
5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính
Các hoạt động Tiêu chuẩn về chất lượng công việc
Tiêu chuẩn về thời gian thực hiện
Đánh máy văn bản Đảm bảo chính xác, trình bày rõ ràng dễ hiều.
Tốc độ soạn thảo 60 từ/phút
Lưu trữ công văn giấy tờ Đảm bảo việc tìm kiếm sau này nhanh chóng thuận tiện
Thực hiện hàng tháng, sắp xếp theo thứ tự.
Chuẩn bị công văn, giấy tờ
Nội dung chính xác Trong ngày
Quan hệ đối nội và đối ngoại
Tạo được mối quan hệ tốt đẹp theo đúng phận sự và trách nhiệm được giao
Cập nhật thơng tin Nhanh chóng, chính xác và đầy đủ
Hàng tháng
thể
Thi đua khen thưởng Đúng người, đúng chỉ tiêu
Hàng tháng, hàng quý và hàng năm