QUY TRÌNH XUẤT HÀNG
Các nguyên tắc xuất hàng
Để tối ưu hóa quy trình xuất kho, cần lưu ý hai nguyên tắc quan trọng Thứ nhất, không có một chiến lược hay công nghệ quản lý nào phù hợp cho tất cả doanh nghiệp, vì mỗi lĩnh vực và sản phẩm lưu kho đều có đặc thù riêng Thứ hai, việc cải thiện hiệu quả quản lý xuất hàng đòi hỏi sự kết hợp giữa quản lý dữ liệu, cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ kỹ thuật.
Hình 1.1: Quy trình xuất hàng tổng quát
Tổ chức xuất hàng Đóng kiện
Bước 1: Nhận lệnh xuất hàng
Bộ phận kho nhận lệnh xuất hàng từ các đơn vị liên quan và yêu cầu lập Phiếu yêu cầu xuất hàng Đối với vật tư, nguyên vật liệu sản xuất, trưởng bộ phận sản xuất có thẩm quyền lập phiếu, trong khi bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm yêu cầu xuất đối với thành phẩm hoặc mặt hàng kinh doanh của công ty.
Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị xuất hàng đối với một số mặt hàng hoặc vật tư lưu kho nhất định Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề nghị cần được trình lên giám đốc hoặc trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất để được phê duyệt Trong khi đó, đối với hàng bán, bộ phận kế toán và bán hàng có thể tự ký duyệt mà không cần thông qua quản lý cao cấp.
Bước 2: Kiểm tra tồn kho
Kế toán kho sẽ kiểm tra hàng tồn kho sau khi nhận phiếu đề nghị, bao gồm việc kiểm kê hàng hóa và vật tư cần xuất để xác định tính đủ số lượng hàng trong kho Nếu phát hiện thiếu hàng, kế toán kho cần thông báo ngay cho các phòng ban liên quan để kịp thời xử lý, nhập thêm hàng đúng chủng loại và số lượng cần thiết, đồng thời đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng.
Sau khi xác nhận đã bổ sung đầy đủ hàng hóa để xuất kho sẽ chuyển sang bước tiếp theo
Bước 3: Tổ chức xuất hàng
Dựa vào thông tin trên phiếu đề nghị đã được phê duyệt hoặc hóa đơn bán hàng, quản lý kho tiến hành xuất hàng theo yêu cầu Quá trình này bao gồm việc nhặt hàng để chuẩn bị xuất, tối ưu hóa hành trình vận chuyển và soạn thảo các chứng từ cần thiết như phiếu xuất, hóa đơn cùng các thủ tục giấy tờ khác.
Trong quá trình vận chuyển, hàng hóa dễ bị hư hỏng do tác động từ bên ngoài Vì vậy, việc đóng gói hàng hóa theo quy trình và phương pháp hợp lý là rất quan trọng để giảm thiểu tình trạng hư hỏng.
Nhân viên kho có nhiệm vụ lấy hàng và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu, đồng thời kiểm tra chất lượng và tình trạng thực tế của hàng hóa trước khi xuất Họ cũng thực hiện việc bốc xếp hàng hóa lên phương tiện vận tải một cách hiệu quả.
Bước 6: Cập nhật thông tin
Kế toán kho cập nhật nhật ký xuất kho, thủ kho ghi lại thẻ kho và xác định lƣợng tồn kho
Số liệu phải đƣợc thống nhất và ghi nhận chính xác giữa các bên
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý và kiểm soát xuất kho, cần nắm rõ một số nguyên tắc chung dựa trên quy trình xuất hàng tổng quát.
1 Đồng bộ: Kiểm tra chính xác, kịp thời lô hàng xuất cả về số lƣợng lẫn chất lƣợng
2 Song hành: Sử dụng hiệu quả các trang thiết bị, máy móc xếp dỡ và phương tiện vận chuyển trong kho hàng
3 Nhịp nhàng: Bố trí, sắp xếp vị trí xuất hàng hợp lý, không để tình trạng dồn ứ hàng xuất
4 Liên tục: Theo dõi thường xuyên
5 Trực thông: Tổ chức vận chuyển hàng cho khách một cách tập trung, chính xác
6 Phân luồng: Thực hiện tác nghiệp nhịp nhàng, liên tục nhƣng vẫn đảm bảo chất tải đều cho lao động, tuân thủ quy định chế độ làm việc
Các nhân viên có trách nhiệm liên quan đến hoạt động xuất hàng cần tuân thủ các nguyên tắc cụ thể theo từng vị trí công việc để đảm bảo hiệu quả và chính xác trong quy trình làm việc.
Khi xuất hàng, thủ kho phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Chỉ xuất hàng khi có đủ chứng từ pháp lý kèm theo
Chỉ được xuất hàng khi có phiếu xuất kho hoặc yêu cầu đã được phê duyệt theo quy định của tổ chức hoặc doanh nghiệp Việc xuất hàng phải tuân thủ đúng số lượng, chủng loại và danh mục đã được phê duyệt, không được phép xuất vượt quá số lượng này và không được tẩy xóa phiếu dưới bất kỳ hình thức nào.
Phải ghi đầy đủ vào cột số lƣợng thực xuất và cột mã hàng
Cuối ngày thủ kho và kế toán kho đối chiếu số liệu thực tế hàng tồn kho với sổ kế toán hàng tồn kho
Đối với Kế toán kho (Kế toán vật tư)
Khi xuất hàng, kế toán kho phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Mỗi nghiệp vụ phát sinh cần được ghi chép vào thẻ kho, giúp theo dõi quá trình Nhập - Xuất - Tồn kho cho từng loại hàng hóa tại từng kho.
Chỉ xuất phiếu xuất kho khi có chứng từ yêu cầu xuất hàng (Phiếu yêu cầu xuất hàng không được tẩy xóa dưới hình thức nào)
Tính toán, ghi chép vào cột tồn kho trong sổ kế toán
Cuối ngày, kế toán kho và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu hàng tồn kho thực tế với sổ kế toán Nếu phát hiện có sự chênh lệch, kế toán kho sẽ ký xác nhận số liệu tồn kho vào thẻ kho và sổ kế toán theo quy định.
Đối với nhân viên giao nhận
Khi xuất hàng, nhân viên giao nhận phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Phối hợp với các bộ phận khác để tiếp nhận chứng từ và giao hàng cho khách hàng đúng tiến độ;
Báo cáo chi tiết công việc cho phụ trách bộ phận và ban giám đốc hàng tuần;
Ra kho theo dõi quá trình đóng, xếp hàng.
Quy định về xuất hàng
2.1 Quy định chung đối với nhân viên
Yêu cầu xuất hàng có thể đến từ hai nguồn chính: xuất sản xuất, bao gồm xuất phục vụ sản xuất, xuất lắp ráp - tháo ráp và xuất điều chuyển; và xuất bán, được thực hiện theo hóa đơn bán hàng.
Bảng 1.1: Quy định chung khi thực hiện xuất hàng Kho
Căn cứ phiếu xuất kho, thực hiện kiểm tra hàng tồn kho:
1 Nếu hàng hóa yêu cầu xuất kho đủ số lƣợng, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho theo đúng nguyên tắc kế toán Thủ kho xuất kho hàng hoá, nhân viên giao nhận ký vào ô người nhận, nhận thêm một phiếu xuất kho, photo thêm một bản
2 Nếu hàng hóa yêu cầu không còn hoặc không đủ số lƣợng tại kho, thủ kho tiến hành báo cho nhân viên phòng kinh doanh
Bước 1 : Kết hợp với thủ kho kiểm tra hàng hoá về các thông số: quy cách, số lƣợng, chất lƣợng, bao bì sản phẩm,…
Bước 2 : Liên hệ kế toán bán hàng để xuất hoá đơn
Nhân viên giao hàng phải thực hiện công tác chuẩn bị giao hàng nhằm đảm bảo yếu tố giao hàng đúng hẹn, đầy đủ, an toàn nhƣ sau:
- Liên hệ với nơi nhận hàng, xác định giờ hẹn, thông tin đường đi với người nhận hàng;
- Liên hệ phương tiện chuyên chở hoặc thuê ngoài để giao hàng cho khách hàng;
- Chuẩn bị các phương án dự phòng khi có sự cố phát sinh như phương tiện bị hư, trời mƣa,…
Khi giao hàng, nhân viên giao nhận và người nhận sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa Khách hàng hoặc người nhận hàng cần ký vào biên bản giao nhận, và người ký phải có văn bản ủy quyền hợp lệ theo quy định pháp luật Đồng thời, nhân viên giao hàng sẽ cung cấp cho người nhận hai liên hoá đơn bán hàng.
Khi xảy ra tranh chấp với khách hàng, nhân viên giao nhận cần liên hệ với phòng kinh doanh để xin ý kiến giải quyết, không được tự ý xử lý hoặc bỏ về.
Nhân viên giao nhận chuyển 01 bản photo biên bản giao nhận hàng, có chữ ký của người nhận hàng cho phòng kinh doanh lưu
2.2 Quy định về trình tự thực hiện
Thời gian hoàn thành đơn hàng xuất trong kho có thể rút ngắn khi tuân thủ quy định về trình tự thực hiện đơn hàng nhƣ sau:
- Xếp hàng lên xe và gửi đi
Để giảm thời gian hoàn thành xuất hàng, có thể áp dụng một số biện pháp hiệu quả như phân chia kho thành khu nhặt hàng và khu bảo quản hàng dự phòng, ứng dụng chọn hàng theo lô, và triển khai hệ thống “Hàng đến với người” giúp hàng được chuyển từ khu lưu trữ đến khu nhặt hàng, trong đó vị trí của nhân viên chọn hàng là cố định.
Quy định về nghiệp vụ:
Lập biểu đồ phương tiện đến kho để xếp hàng
Lựa chọn đơn hàng theo thời gian đến của phương tiện
Chuẩn bị diện tích để xếp hàng lên xe
Chuẩn bị và kiểm tra các chứng từ liên quan đến xuất hàng là rất quan trọng, bao gồm vận đơn hàng, biên bản giao nhận, chứng nhận hàng hóa, hóa đơn xuất hàng và tem bảo hiểm Việc này đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các tài liệu trên đường vận chuyển.
Xếp hàng, chuyển hàng đi
Các bước xuất hàng
Trong bối cảnh dịch vụ lưu trữ và vận chuyển hàng hóa ngày càng phát triển, quy trình xuất hàng cần tuân thủ các quy định cụ thể cho từng loại hình kho Khái niệm kho hàng và trung tâm phân phối có sự khác biệt quan trọng; xuất hàng từ kho hàng thường bao gồm các dịch vụ như bốc xếp, nâng hạ, đóng gói và soạn hàng, đồng thời có thể cung cấp thêm dịch vụ vận chuyển theo yêu cầu Ngược lại, xuất hàng từ trung tâm phân phối chủ yếu diễn ra qua các đơn hàng bán buôn và bán lẻ đã hoàn thiện, thường dưới dạng nguyên đai hoặc nguyên kiện.
Một khía cạnh khác trong hoạt động xuất hàng tại kho là phân chia thành xuất cho hoạt động nội bộ và xuất bán cho đối tác Giáo trình “Xuất hàng” này tập trung nghiên cứu và trình bày quy trình xuất hàng dựa trên mục đích sử dụng.
Các bước xuất hàng cho hoạt động nội bộ:
Hình 1.2: Lưu đồ xuất hàng cho hoạt động nội bộ
Các bước xuất hàng cho hoạt động xuất bán cho đối tác/khách hàng:
Hình 1.3: Lưu đồ xuất hàng cho hoạt động xuất bán đối tác/khách hàng
Nhận phiếu yêu cầu xuất hàng
Soạn hàng Đóng gói/Đóng kiện
Tập kết/Kiểm tra chéo
Giao hàng tại cửa kho
Cập nhật thông tin, lưu hồ sơ
Nhận phiếu yêu cầu xuất hàng
Soạn hàng Đóng gói/Đóng kiện
Tập kết/Kiểm tra chéo
Giao hàng tại kho KH
Cập nhật thông tin, lưu hồ sơ
Bảng 1.2: Bảng tóm tắt các bước thực hiện trong quy trình xuất hàng
Xuất hàng tại kho Nội dung thực hiện
Nhận phiếu yêu cầu xuất hàng
Bước 1: Kế toán kho nhận phiếu yêu cầu xuất kho và xem xét hóa đơn, chứng từ Nhận và kiểm tra hóa đơn, chứng từ nhƣ sau:
Nhân viên giao nhận hàng cần xuất trình hóa đơn và chứng từ hợp lệ theo quy định của Công ty cùng với các chế độ quản lý nhà nước.
Hóa đơn cần phải có đầy đủ chữ ký của người lập và người phụ trách đơn vị, cùng với dấu pháp nhân của công ty Nếu hóa đơn hoặc chứng từ có dấu hiệu tẩy xóa, cần phải có chữ ký và dấu xác nhận bên cạnh để đảm bảo tính hợp pháp.
Bước 2: Xuất phiếu xuất kho
- Kiểm tra nội dung hóa đơn: tên hàng, chủng loại,….Và xuất phiếu xuất kho
Bước 1 trong quy trình soạn hàng là thủ kho cần dựa vào yêu cầu xuất kho để kiểm tra xem các mặt hàng yêu cầu có còn trong kho hay không Việc kiểm tra hàng hóa phải tuân theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out) hoặc FEFO (First Expired, First Out).
Thủ kho có nhiệm vụ xác định vị trí hàng hóa, kiểm tra và đối chiếu thông tin như tên hàng, số lượng, quy cách, lô sản xuất, hạn sử dụng, chất lượng và bao bì sản phẩm trên phiếu xuất kho.
- Nếu hàng không còn hoặc không đủ số lƣợng, phải báo lại cho phòng kinh doanh
Bước 2: Lập thẻ kho và xuất kho hàng hóa
Thủ kho cần lập phiếu thẻ kho cho các mặt hàng yêu cầu xuất, ký vào phiếu xuất kho theo quy định của công ty Trong quá trình xuất kho, thủ kho phải lấy đúng chủng loại và số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn, phiếu báo lô, sau đó xếp và để riêng từng loại hàng hóa.
Nhân viên kho thực hiện đóng gói/đóng kiện theo yêu cầu
Nhân viên vận chuyển sắp xếp, bảo quản hàng hóa theo quy định vận chuyển để đảm bảo an toàn hàng hóa
Tập kết/Kiểm tra chéo Hoạt động kiểm tra chéo đƣợc thực hiện giữa các đối tƣợng cụ thể sau:
Nhân viên soạn hàng ↔ Quản lý kho Quản lý kho ↔ Người nhận hàng Nhân viên giao hàng ↔ Người nhận hàng
Giao hàng Giao hàng tại kho nội bộ
Thủ kho giao hàng chuyển hàng đúng, đủ chủng loại, số lượng Người nhận hàng phải kiểm tra và nhận hàng tại điểm hẹn giao hàng
Sau khi giao nhận xong hàng hóa, người giao – người nhận ký vào biên bản giao nhận hàng hóa, chứng từ theo quy định
Giao hàng tại kho KH
Nhân viên giao hàng chuyển hàng đúng, đủ chủng loại, số lƣợng Khách hàng phải kiểm tra và nhận hàng tại điểm hẹn giao hàng
Sau khi giao nhận xong hàng hóa, người giao – người nhận ký vào biên bản giao nhận hàng hóa, chứng từ theo quy định
Cập nhật thông tin, lưu hồ sơ Các thủ tục giao hàng, biên bản giao nhận hàng hóa
Số liệu phải đƣợc thống nhất và ghi nhận chính xác giữa các bên.
Xử lý các tình huống phát sinh
4.1 Những tình huống phát sinh
Trường hợp 1: Sai sót hóa đơn, chứng từ
- Thiếu chữ ký, hay thông tin về khách hàng, người nhận trên hoá đơn, biên bản giao nhận
- Không ghi thuế suất: thuế GTGT
- Cột ngày chứng từ ghi không theo đúng quy định dạng ngày/tháng/năm hay ghi sai ngày bán hàng, giao hàng
- Ghi không đầy đủ cột mục theo qui định
- Trình tự lập chứng từ không theo thứ tự quy định
Bảng kê xuất hàng bán ra cần ghi đúng thứ tự số hoá đơn đã sử dụng, không được kê hoá đơn đã hủy và tránh tình trạng kê khai trùng lặp cho cùng một hoá đơn.
- Không lập bảng kê riêng đối với hàng hoá bán ra không chịu thuế GTGT (nhƣ hàng đại lý bán đúng giá)
Trường hợp 2: Sai sót về kê khai thông tin hàng xuất kho
- Dán nhầm hay ghi sai nhãn hàng (sai tên)
- Ghi sai số lƣợng của một lô hàng (thiếu hoặc dƣ), sai thời hạn sử dụng của lô hàng
- Kê khai thông tin không đầy đủ về hàng hóa
- Trình bày thứ tự thông tin, chỉ số hàng hóa sai qui định (ghi chữ nhỏ, ghi ở nơi khó kiểm tra, ghi sai thứ tự)
4.2 Xử lý những tình huống phát sinh
Trường hợp 1: Sai sót hóa đơn, chứng từ
Kế toán bán hàng lưu lại chứng từ ghi sai, lập chứng từ thay thế
Trường hợp 2: Sai sót về kê khai thông tin hàng xuất kho
Thủ kho cần sửa thông tin chính xác trên thẻ kho và nhãn mác Nếu có thông tin sai, không được tẩy xóa mà phải gạch bằng bút màu đỏ và ký xác nhận tại vị trí đã chỉnh sửa.
Bài tập
Để xây dựng quy trình xuất kho hàng hóa hiệu quả, cần tuân thủ quy trình xuất kho và các nguyên tắc chung Đối với mục tiêu xuất kho hàng hóa để bán, quy trình cần bao gồm việc kiểm tra hàng tồn kho, xác nhận đơn hàng và ghi nhận xuất kho Trong khi đó, quy trình xuất kho cho sản xuất yêu cầu xác định số lượng nguyên liệu cần thiết, đảm bảo chất lượng hàng hóa và theo dõi quá trình xuất kho để phục vụ sản xuất kịp thời Việc áp dụng những quy trình này sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động xuất kho, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Câu 2: Lập kế hoạch xử lý tình huống phát sinh sau:
Có hóa đơn lập sai nhƣng chƣa xuất cho khách hàng
Có hóa đơn lập sai và đã xuất cho khách hàng
CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN XUẤT HÀNG
Khái niệm về chứng từ
Theo Nghị định số 165/2018/NĐ-CP, chứng từ là tài liệu phản ánh các sự kiện kinh tế, được lập theo quy định pháp luật Chứng từ không chỉ là căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán mà còn là tài liệu thông tin ban đầu phục vụ cho quản lý Thông tin trong chứng từ được thể hiện qua các thước đo như hiện vật, lao động và giá trị.
Chứng từ có thể tồn tại dưới dạng giấy tờ hoặc ghi nhận điện tử, bao gồm nhiều loại khác nhau Một số chứng từ có giá trị và có thể chuyển nhượng, trong khi những chứng từ khác chỉ phản ánh hoạt động kinh tế của một chủ thể mà không có giá trị chuyển nhượng.
1.1 T ầ m quan tr ọ ng c ủ a ch ứ ng t ừ
Chứng từ, từ góc độ pháp lý, là dấu hiệu vật chất chứng minh các quan hệ pháp lý và sự kiện, là bản văn tự chứng minh sự tồn tại của một sự kiện với các hậu quả pháp lý liên quan Chứng từ kế toán là bằng chứng giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã xảy ra và hoàn thành Nó cũng là căn cứ pháp lý quan trọng để kiểm tra việc thực hiện mệnh lệnh sản xuất, chính sách và chế độ quản lý kinh tế, tài chính, cũng như kiểm tra kế toán.
Chứng từ là đối tượng vật chất mang thông tin dưới hình thức cố định, có mục đích chuyên môn, nhằm mô tả nội dung trong thời gian và không gian.
Chứng từ là công cụ vật chất trong giao tiếp, giúp con người thể hiện và mã hoá thông tin một cách hợp lý Nó đóng vai trò là phương tiện chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế, cung cấp thông tin quan trọng để ghi sổ, từ đó hỗ trợ lãnh đạo trong việc phân loại và tổng hợp kế toán một cách kịp thời và hiệu quả.
1.2 Nội dung thể hiện trên chứng từ
Yếu tố cơ bản là những thành phần thiết yếu cần có trong mọi chứng từ để chứng minh tính hợp pháp và hợp lệ của chúng Những yếu tố này cũng đảm bảo độ chính xác của thông tin trong nghiệp vụ Các yếu tố cơ bản bao gồm:
Tên chứng từ là yếu tố quan trọng trong quản lý chứng từ, bao gồm các loại như phiếu yêu cầu nhập hàng, phiếu yêu cầu xuất hàng và phiếu xuất kho Tên gọi này giúp phân loại và tổng hợp số liệu một cách hiệu quả, đồng thời được xác định dựa trên nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà chứng từ phản ánh.
Tên và địa chỉ của đơn vị, cá nhân liên quan đến nghiệp vụ kinh tế là yếu tố quan trọng giúp kiểm tra địa điểm phát sinh các nghiệp vụ này Những thông tin này cũng là căn cứ để theo dõi và xác định rõ trách nhiệm của từng bên liên quan đối với các nghiệp vụ kinh tế.
Khi lập các bản chứng từ, việc ghi rõ số chứng từ và ngày, tháng lập là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian mà còn làm căn cứ cho việc ghi chép vào sổ kế toán Thời gian lưu trữ chứng từ và việc hủy bỏ sau khi hết hạn cũng được xác định dựa trên yếu tố này, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra khi cần thiết Số chứng từ đóng vai trò là ký hiệu số thứ tự của chứng từ.
Mọi chứng từ trong nghiệp vụ kinh tế cần ghi tóm tắt nội dung phát sinh để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp Nội dung này phải ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu và không được viết tắt hay tẩy xóa, sửa chữa Khi ghi chép, sử dụng bút mực, và số cũng như chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng; các chỗ trống cần được gạch chéo.
Qui mô chứng từ cần thể hiện đầy đủ số lượng, đơn giá và tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính, tất cả đều được ghi bằng số.
Chứng từ cần có chữ ký của người lập, người duyệt và các cá nhân liên quan, với ít nhất hai chữ ký Chữ ký phải được thực hiện bằng bút mực, không sử dụng mực đỏ hay con dấu, và phải ký trực tiếp trên chứng từ, không được ký qua giấy than Đối với công ty, chứng từ phải có chữ ký của người đại diện hợp pháp, người có quyền và chịu trách nhiệm về mặt pháp lý.
Yếu tố bổ sung là các thành phần được thêm vào để làm rõ một đặc điểm cụ thể trên chứng từ hoặc để cung cấp thêm thông tin và chú thích về chứng từ đó.
Thời gian: lưu hành, lưu trữ và hết hạn để hủy chứng từ (nếu cần)…
Tầm quan trọng của chứng từ:
Tùy thuộc vào từng nghiệp vụ phát sinh, các chứng từ sẽ khác nhau, có thể chỉ cần một văn bản hoặc nhiều loại văn bản đi kèm để tạo thành bộ chứng từ đầy đủ Chứng từ là bằng chứng ghi lại các hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp đưa ra báo cáo chính xác về tình hình hoạt động Quản lý chứng từ hiệu quả không chỉ tránh lãng phí mà còn ngăn chặn gian lận và rò rỉ thông tin cho đối thủ cạnh tranh Do đó, bảo mật thông tin chứng từ là vấn đề quan trọng mà mọi nhà quản lý cần chú ý.
Một số chứng từ liên quan đến việc xuất hàng
2.1 Giới thiệu các chứng từ cần cho xuất hàng
Hình 2.1: Giới thiệu các chứng từ liên quan đến quy trình xuất hàng
Khi xuất hàng, cần dựa vào các chứng từ nguồn như phiếu yêu cầu xuất hàng, thẻ kho, danh mục hàng xuất và phiếu xuất kho Quy trình xuất hàng yêu cầu chuẩn bị các loại chứng từ và chúng sẽ được luân chuyển qua các bước cụ thể để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình xuất hàng.
Bước đầu tiên trong quy trình xuất hàng là bộ phận có nhu cầu phải lập phiếu yêu cầu xuất hàng hoặc lệnh xuất cho vật tư, sản phẩm, hàng hóa cần thiết.
Để quy trình xuất hàng diễn ra suôn sẻ, bước đầu tiên là chuyển lệnh xuất cho Giám đốc hoặc người phụ trách đơn vị để được duyệt Sau khi nhận được sự chấp thuận, thủ kho sẽ dựa vào lệnh xuất để kiểm tra hàng tồn kho và lập thẻ kho, tiếp theo là tạo danh mục hàng hóa xuất.
Bước 4: Thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa theo danh mục hàng xuất; sau đó yêu cầu kế toán vật tƣ lập phiếu xuất kho
Tổ chức xuất hàng Đóng kiện
Phiếu yêu cầu xuất hàng
Danh mục hàng xuất Phiếu lấy hàng
Phiếu đóng gói Phiếu xuất kho
Bước 5: Phiếu xuất kho sau khi được Kế toán trưởng ký duyệt rồi ghi sổ kế toán sẽ trình cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ
Bước 6: Thủ kho nhận lệnh xuất hàng khi chứng từ đã được phê duyệt
Bước 7: Phiếu xuất kho được chia thành 3 liên:
Liên 1 giao cho bên đề nghề xuất nguyên vật liệu
Liên 2 giao cho thủ kho
Liên 3 kẹp với chứng từ gốc ở phòng kế toán lưu trữ bảo quản
Thủ kho bảo quản và lưu giữ chứng từ là phiếu đề nghị xuất hàng, thẻ kho, danh mục hàng xuất, phiếu xuất kho
Tuy nhiên, tùy vào mục đích của mục đích xuất hàng mà bộ chứng từ hoàn chỉnh cần bổ sung các giấy tờ sau:
Hình 2.2: Chứng từ liên quan đến quy trình xuất hàng tại kho nội bộ
Hình 2.3: Chứng từ liên quan đến quy trình xuất hàng tại kho khách hàng
Nhận phiếu yêu cầu xuất hàng Soạn hàng Đóng gói/Đóng kiện Tập kết/Kiểm tra chéo Giao hàng tại cửa kho Cập nhật thông tin, lưu hồ sơ
Nhận phiếu yêu cầu xuất hàng
Soạn hàng Đóng gói/Đóng kiện Tập kết/Kiểm tra chéo Giao hàng tại kho KH Cập nhật thông tin, lưu hồ sơ
Vận đơn Phiếu ký gửi hàng Phiếu giao hàng
2.2 Hướng dẫn lập các loại chứng từ
Hướng dẫn lập phiếu yêu cầu xuất hàng
Phiếu xuất hàng cần ghi rõ bộ phận đề nghị xuất, bộ phận đề nghị, chủng loại hàng hóa, đơn vị tính và số lượng hàng hóa đề nghị xuất Ngoài ra, phiếu cũng phải được ký duyệt theo đúng thẩm quyền và yêu cầu hàng hóa.
PHIẾU YÊU CẦU XUẤT HÀNG
Xuất cho: ……… Địa chỉ: ……… Điện thoại: ………
Mã hàng Đơn vị tính Số lƣợng Ngày xuất
Người lập phiếu Trưởng bộ phận yêu cầu Giám đốc
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Hướng dẫn lập thẻ kho (Theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài
Chính) Đơn vị: ……… Địa chỉ: ………
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT- BTC Ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
THẺ KHO Ngày lập thẻ:…
– Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tƣ: ………
Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày xuất
Số lƣợng Ký xác nhận của kế toán
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
(Ký, họ tên và đóng dấu)
Hướng dẫn lập danh mục hàng xuất (phiếu lấy hàng)
Thời gian lấy hàng đề cập đến khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất việc thu gom hàng hóa Bên cạnh đó, cần xem xét thứ tự ưu tiên của đơn hàng này so với các đơn hàng khác để đảm bảo hiệu quả trong quá trình xử lý.
Hành trình di chuyển hàng hóa yêu cầu xác định quãng đường cần di chuyển và vị trí của từng kiện hàng Để tối ưu hóa quy trình, cần tìm lối di chuyển nhanh nhất cho thiết bị lấy hàng Bên cạnh đó, cần lưu ý đến cách thức bảo quản hàng hóa, đặc biệt đối với những mặt hàng dễ vỡ hoặc dễ hư hỏng, nên được lấy ra sau cùng để đảm bảo an toàn.
Mã đơn hàng Đơn vị tính
Người lập phiếu Trưởng bộ phận yêu cầu Thủ kho
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Hướng dẫn lập phiếu xuất kho (Theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của
Phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng chứng minh việc xuất kho hàng tồn kho Tài liệu này được lập bởi kế toán hoặc người phụ trách khi có nhu cầu xuất vật tư, sản phẩm hoặc hàng hóa.
Mẫu phiếu xuất kho của Công ty Xây dựng An Thành, mẫu số 02-VT, được ban hành theo Quyết định số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài Chính, có địa chỉ tại Số 30-Yết Kiêu, Hà Nội.
Ngày 05 tháng 11 năm 2019 Số: 01 Nợ TK621
Họ tên người nhận hàng: Võ Anh Ngọc Địa chỉ: Đội kỹ thuật thi công số 1
Lý do xuất kho: Phục vụ xây dựng
Tên, nhãn hiệu,quy cách, phẩm chất vật tƣ
Số lƣợng Đơn giá (đồng/kg)
Theo yêu cầu Thực xuất
Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm năm bảy triệu năm trăm lẻ bốn nghìn năm trăm năm mười đồng
Kèm theo: 1 chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận Thủ Kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bùi Anh Chí Nguyễn Văn Tu Đỗ Minh Võ Anh Ngọc Phạm Duy
Anh Võ Anh Ngọc, thành viên của đội kỹ thuật thi công số 1, đã lập giấy xin lệnh xuất hàng và trình lên thủ trưởng đơn vị là ông Đỗ Minh Mục đích của việc này là để xin lấy nguyên vật liệu cần thiết phục vụ cho quá trình thi công.
Ông Đỗ Minh đã thực hiện lập phiếu xuất kho cho số lượng nguyên vật liệu theo đề xuất của anh Võ Anh Ngọc, và cả hai đã ký vào phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho đƣợc chuyển cho thủ kho tiến hành xuất vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa Sau đó ký vào phiếu xuất kho
- Sau đó phiếu xuất kho được chuyển đến phòng kế toán, kế toán trưởng là ông ký duyệt
- Phiếu xuất kho tiếp tục đƣợc chuyển lên cho giám đốc ký duyệt
- Sau cùng phòng kế toán lưu trữ và bảo quản
Phiếu xuất kho đƣợc chia thành 3 liên:
- Liên 1 giao cho bên đề nghề xuất nguyên vật liệu
- Liên 2 giao cho thủ kho
- Liên 3 kẹp với chứng từ gốc ở phòng kế toán lưu trữ bảo quản
Tính pháp lý của chứng từ
Chứng từ là yếu tố pháp lý quan trọng, chứng minh tính chính xác của số liệu trong tài liệu kế toán Việc thiếu chứng từ sẽ cản trở việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cho đơn vị.
Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra sự thực hiện các mệnh lệnh sản xuất kinh doanh, đảm bảo tính hợp pháp của các nghiệp vụ, đồng thời giúp phát hiện các vi phạm và hành vi lãng phí tài sản trong đơn vị.
Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp và khiếu nại của cơ quan tư pháp, vì chúng là căn cứ pháp lý để kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế Để đảm bảo tính hợp lệ, chứng từ cần phải được ký duyệt bởi người có thẩm quyền, giúp phát hiện sai phạm và xác định trách nhiệm trong các giao dịch tài chính Qua đó, chứng từ không chỉ hỗ trợ việc xử lý các tranh chấp mà còn là cơ sở để giải quyết các khiếu tố phát sinh.
Thứ tư, chứng từ là căn cứ cho việc kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước của đơn vị
Thứ năm, chứng từ là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của các cá nhân, đơn vị.
Bài tập
Câu 1: Liệt kê tên gọi các loại chứng từ cần thiết cho hoạt động xuất hàng?
Câu 2: Lập các loại chứng từ xuất hàng cho một sản phẩm cụ thể tại kho của doanh nghiệp?
TỔ CHỨC XUẤT HÀNG
Phân loại hàng hóa
1.1 Phân loại hàng hóa theo quy định của nhà nước
Phân loại hàng hóa là quá trình xác định tên gọi và mã số của hàng hóa dựa vào các đặc điểm như thành phần, cấu tạo, tính chất lý hóa, công dụng, quy cách đóng gói và các thuộc tính khác Để thực hiện việc phân loại này, cần tham khảo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
1.2 Phân loại hàng hóa căn cứ vào bản chất của hàng hóa
Phân loại hàng hóa, theo Tổng cục Hải quan, là quy trình xác định tên gọi và mã số của hàng hóa dựa trên các yếu tố như đặc điểm, thành phần, cấu tạo, tính chất lý hóa, công dụng, quy cách đóng gói và các thuộc tính khác Quy trình này tuân theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.
Tên thương mại của hàng hóa không luôn trùng với tên gọi theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam Để phân loại chính xác, cần tuân thủ 6 quy tắc tổng quát của Tổ chức Hải quan Thế giới và sử dụng tài liệu hỗ trợ như Chú giải chi tiết Danh mục HS, Tuyển tập ý kiến phân loại của WCO, chú giải bổ sung Danh mục AHTN, và cơ sở dữ liệu về danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.
Khi phân loại hàng hóa, cơ quan Hải quan cần căn cứ vào bản chất của hàng hóa chứ không chỉ dựa vào tên thương mại Việc áp dụng các quy tắc giải thích và tài liệu liên quan là cần thiết để xác định chính xác tên gọi và mã số hàng hóa Nguyên tắc là mỗi mặt hàng chỉ có một mã số duy nhất theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.
Việc phân loại hàng hóa cần dựa vào bản chất của hàng hóa thông qua kết quả phân tích và giám định, cùng với các quy tắc giải thích phân loại để xác định chính xác mã số HS.
Lên kế hoạch xuất hàng và chuẩn bị địa điểm xuất hàng
2.1 Lên kế hoạch xuất hàng
- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
- Xác định nội dung công việc 1W (what)
- Xác định 3W: where, when, who
- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
- Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
- Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
- Xác định nguồn lực thực hiện 5M
Hình 3.1 Qui trình lập kế hoạch
Bước 1: Xác định mục tiêu yêu cầu xuất hàng (Why)
Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
- Yêu cầu của xuất hàng là gì?
- Nó có ý nghĩa nhƣ thế nào bộ phận kho hàng?
- Hậu quả nếu không thực hiện xuất hàng đúng yêu cầu?
Bước 2: Xác định nội dung công việc xuất hàng (What?)
Nội dung công việc xuất hàng là gi?
Các bước tiến hành xuất hàng
Bước 3: Xác định 3W trong xuất hàng
Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
- Công việc xuất hàng thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Kiểm tra những công đoạn nào?…
When: Công việc xuất hàng thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
- Để xác định đƣợc thời hạn xuất hàng của từng đơn hàng, xác định đƣợc mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc
- Có 4 loại công việc khác nhau:
+ Công việc quan trọng và khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng nhƣng khẩn cấp,
+ Công việc quan trọng nhƣng không khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp
Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
Bước 4: Xác định phương pháp 1h
H là how bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện việc xuất hàng là gì ?
- Tiêu chuẩn xuất hàng nhƣ thế nào?
- Cách thức vận hành máy móc trong khi xuất hàng nhƣ thế nào?
Bước 5: Xác định phương pháp kiểm soát (Control)
Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:
- Công việc xuất hàng có những đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu tiêu chí để kiểm soát toàn bộ quá trình xuất hàng?
Bước 6: Xác định phương pháp kiểm tra (check)
Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra
- Tần suất kiểm tra nhƣ thế nào?
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
Bước 7: Xác định nguồn lực (5M)
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
- Machine = máy móc/công nghệ
- Method = phương pháp làm việc
* Một số mẫu kế hoạch thường dùng
+ Mẫu Kế hoạch xuất theo ngày
QUẢN LÝ DANH SÁCH KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC
Ngày bắt đầu: Ngày báo cáo:
Stt Phụ trách Đầu việc Danh sách công việc Bắt đầu
Chi tiết công việc 1 Chi tiết công việc 2 Chi tiết công việc 3 Chi tiết công việc 4
+ Mẫu Kế hoạch xuất theo tuần
KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC THEO TUẦN
Stt Nộ dung công việc Ghi chú
+ Mẫu Kế hoạch xuất theo tháng
KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TRONG THÁNG Phòng ban: Người thực hiện:
Stt Nội dung công việc Người thực hiện
Kết quả Ghi chú Bắt đầu Kết thúc
+ Mẫu Kế hoạch chi tiết
Việc cần làm Ƣu tiên Trạng thái Ngày bắt đầu
Việc 2 Gấp Chƣa bắt đầu 100
Việc 3 Rất gấp Hoàn thành 100
Việc 4 Không gấp Chƣa bắt đầu 50
2.2 Chuẩn bị địa điểm xuất hàng
Đảm bảo có đủ diện tích mặt bằng để tiếp nhận và giao nhận hàng hóa theo yêu cầu Nếu mặt bằng hạn chế, cần lên kế hoạch chia nhỏ quá trình xuất hàng thành nhiều đợt.
Liên hệ với khách hàng để xác nhận các thông tin quan trọng như địa điểm giao hàng (theo hợp đồng), thời gian giao hàng và người nhận hàng Nếu hợp đồng không quy định rõ địa điểm, cần tuân thủ theo quy định của Luật thương mại.
+ Trường hợp hàng hoá là vật gắn liền với đất đai thì bên bán phải giao hàng tại nơi có hàng hoá đó;
+ Trường hợp trong hợp đồng có quy định về vận chuyển hàng hoá thì bên bán có nghĩa vụ giao hàng cho người vận chuyển đầu tiên;
Trong trường hợp hợp đồng không quy định về vận chuyển hàng hóa, nếu tại thời điểm ký kết hợp đồng, các bên đã biết rõ địa điểm kho chứa hàng, nơi xếp hàng hoặc nơi sản xuất, chế tạo hàng hóa, thì bên bán có trách nhiệm giao hàng tại các địa điểm đó.
Trong trường hợp không có thỏa thuận khác, bên bán có trách nhiệm giao hàng tại địa điểm kinh doanh của mình Nếu bên bán không có địa điểm kinh doanh, hàng hóa phải được giao tại nơi cư trú của bên bán theo thông tin xác định tại thời điểm ký kết hợp đồng mua bán.
Khi vận chuyển hàng hóa cồng kềnh, cần xác định công cụ bốc dỡ phù hợp và kiểm tra xem công cụ nào đã có sẵn tại địa điểm giao hàng để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi.
- Kiểm tra mặt bằng, đường đi đến nơi giao hàng để tính toán phương tiện vận chuyển phù hợp
Chuẩn bị nhân lực
Phải đảm bảo những người có trách nhiệm liên quan đến xuất hàng phải có mặt để không ảnh hưởng đến kế hoạch xuất kho, gồm :
- Thủ kho, kế toán kho
- Người chuẩn bị hàng hóa (lấy hàng, đóng gói)
- Người bốc xếp, vận chuyển
Chuẩn bị chứng từ, hồ sơ, tài liệu
Chứng từ và tài liệu liên quan đến kiện hàng cung cấp thông tin quan trọng cho người xử lý, bao gồm đặc điểm kiện hàng, thông tin về người sở hữu và xuất xứ hàng hóa Những chứng từ này đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý và theo dõi sản phẩm.
- Số và mã định danh hàng hóa
- Bảng kê hàng hóa, phiếu lấy hàng, giấy tờ chuyển hàng, phiếu xuất kho và mã vạch
- Hướng dẫn vận hành, tiêu chí thực hiện và giấy tờ giới thiệu
- Tiêu chí kỹ thuật của thiết bị do nhà sản xuất cung cấp
- Hướng dẫn/đơn hàng của khách hàng và/hoặc nhà cung cấp
- Bản kê khai hàng hóa nguy hiểm và Phiếu dữ liệu an toàn (nếu có)
Chứng từ và tài liệu phụ thuộc vào quy định của cơ quan và các chính sách, quy trình thủ tục áp dụng Bạn cần hiểu rõ nội dung, mục đích và vai trò của từng chứng từ trong công việc Thời điểm quan trọng để sử dụng giấy tờ là khi nhận hàng, di chuyển hàng trong kho hoặc gửi hàng hóa.
Bảng 3.1: Bảng mô tả ý nghĩa các loại chứng từ
Đơn đặt hàng là tài liệu thương mại chính thức mà người mua gửi cho người bán, thông báo về loại, số lượng và giá cả đã thỏa thuận cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
Phiếu đóng gói Thông tin về đơn hàng cũng nhƣ các sản phẩm và mặt hàng bao gồm trong đó
Phiếu lấy hàng Đơn hàng hoặc yêu cầu từ khách hàng về một/các sản phẩm cụ thể
Văn bản này được sử dụng để theo dõi số lượng vật tư, công cụ và dụng cụ đã được xuất cho các bộ phận trong doanh nghiệp Nó đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán chi phí và kiểm tra việc sử dụng, cũng như thực hiện định mức tiêu hao vật tư.
Vận đơn, hay còn gọi là Vận tải đơn, là một tài liệu ghi nhận thông tin quan trọng liên quan đến hoạt động vận chuyển hàng hóa, tương tự như một phiếu biên nhận thông thường.
Phiếu ký gửi hàng Thỏa thuận giữa các bên về việc mua bán hàng hóa
Phiếu giao hàng Mô tả và cho biết số lƣợng hàng nhận
Phiếu tổng hợp Giấy tờ đƣợc sử dụng để kiểm tra số lƣợng hàng dự kiến hiện có trong kho hay không
Văn bản ghi chép hàng hóa là tài liệu quan trọng để theo dõi số lượng cụ thể và vị trí lưu trữ của hàng hóa Chứng từ này cung cấp thông tin chi tiết về tên mặt hàng, kích cỡ, số lượng hiện có, mức dự trữ tối thiểu, cũng như giá bán lẻ và giá vốn, giúp quản lý kho hiệu quả và đảm bảo cung ứng kịp thời.
Hoá đơn Cho biết thông tin về việc bán hàng
Chuẩn bị trang thiết bị, công cụ dụng cụ xuất hàng
- Lựa chọn trang thiết bị, công cụ dụng cụ phù hợp với từng chủng loại hàng hóa trong đơn hàng khi chuẩn bị xuất hàng
Khi thực hiện quy trình lấy hàng, xử lý hàng và xuất hàng, việc thành thạo các loại thiết bị khác nhau là vô cùng quan trọng Để sử dụng thiết bị hiệu quả và nhanh chóng làm quen với chúng, bạn cần đảm bảo rằng mình nắm vững cách vận hành và kiểm soát các công cụ này.
Được đào tạo bài bản về thời điểm sử dụng các thiết bị khác nhau giúp bạn hiểu rõ các thiết bị có sẵn để lấy và đóng gói hàng hóa, cũng như mục đích cụ thể của từng thiết bị.
Sử dụng thiết bị an toàn là rất quan trọng, bao gồm việc tuân thủ quy trình an toàn và kiểm tra thiết bị trước khi sử dụng để đảm bảo chúng hoạt động tốt Không nên sử dụng thiết bị cho các mục đích không đúng, và cần đảm bảo rằng chúng được sử dụng trong ngưỡng tải và chở an toàn Hơn nữa, điều chỉnh thiết bị để tránh sử dụng sức một cách không cần thiết và luôn xếp gọn gàng thiết bị tại nơi an toàn.
* Một số thiết bị bốc xếp thủ công
Trong quá trình lấy hàng trong kho để xuất, có thể sử dụng một số thiết bị bốc xếp thủ công Dưới đây là sáu thiết bị nâng hàng phổ biến trong ngành vận tải và kho vận, bao gồm cả thiết bị chạy bằng pin và không chạy bằng pin Mặc dù không cần giấy phép để vận hành, người sử dụng phải được đào tạo kỹ lưỡng trước khi sử dụng Mỗi thiết bị đều có mục đích cụ thể và có thể gây hư hại hoặc thương tích nghiêm trọng nếu không được sử dụng đúng cách.
Bảng 3.2: Công dụng một số thiết bị trong kho
Xe nâng tay thấp chạy điện - đƣợc sử dụng để vận chuyển hàng trên tấm pallet Mỗi lần chỉ chuyển đƣợc một pallet
Xe nâng tay thấp/ xe Gom hàng lẻ- đƣợc dùng để Gom các mặt hàng xếp trên sàn kho Có thể chở hai pallet cạnh nhau cùng một lần
Xe nâng tay thấp - đƣợc sử dụng để vận chuyển hàng trên tấm pallet Mỗi lần chỉ chuyển đƣợc một pallet
Xe đẩy tay là thiết bị lý tưởng để vận chuyển hàng hóa có khối lượng nhỏ từ vị trí này sang vị trí khác Với thiết kế gọn nhẹ, xe có khả năng di chuyển linh hoạt trong các không gian hạn chế, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình vận chuyển.
Xe đẩy tay là công cụ lý tưởng để vận chuyển hàng hóa khối lượng nhỏ giữa các khu vực, giúp di chuyển linh hoạt trong không gian hạn chế Sản phẩm này phù hợp cho việc di chuyển hàng hóa trong các khu vực có diện tích nhỏ, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả trong công việc.
Xe nâng tay đƣợc sử dụng để vận chuyển hàng trên tấm pallet Có thể nâng và hạ hàng từ trên cao xuống
Bài tập
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu An Giang (Angimex), thành lập ngày 23/07/1976 và cổ phần hóa vào ngày 01/01/2008, là một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực lương thực và vật tư nông nghiệp, đặc biệt nổi bật với ngành hàng chủ lực là lúa, gạo Với hơn 35 năm kinh nghiệm, Angimex tự hào được khách hàng khó tính từ các thị trường Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Á và khách hàng trong nước tin tưởng và lựa chọn.
Nhân viên kho của công ty Angimex vừa nhận lệnh xuất hàng và giao hàng từ cấp trên Tất cả thông tin chi tiết liên quan được trình bày trong Phụ lục số 3.1.
1 Phân loại hàng hóa cho từng đơn hàng
2 Lập kế hoạch xuất hàng
3 Chuẩn bị địa điểm xuất hàng
PHIẾU YÊU CẦU UẤT H NG Số: 158
Người nhận: Nguyễn Văn An
Lý do xuất hàng: Xuất hàng theo đơn đặt hàng số 18
Thời gian xuất hàng: ngày 18/12/20XX
STT Sản phẩm M ĐV Số lƣợng Ghi chú
1 Gạo tấm 540 GT540 Tấn 500 500 Giao hàng tại cảng Cát Lái
3 Gạo thơm RPD GTRPD Tấn 600 600
Người lập Người duyệt (thủ kho) Người nhận
PHIẾU YÊU CẦU UẤT H NG Số: 159
Người nhận: Nguyễn Văn An
Lý do xuất hàng: Xuất hàng theo đơn đặt hàng số 21
Thời gian xuất hàng: ngày 21/12/20XX
STT Sản phẩm M ĐV Số lƣợng Ghi chú
1 Gạo tấm 540 GT540 Tấn 400 300 Giao hàng tại kho
3 Gạo thơm RPD GTRPD Tấn 400 400
Người lập Người duyệt (thủ kho) Người nhận
PHIẾU YÊU CẦU UẤT H NG Số: 160
Người nhận: Nguyễn Văn An
Lý do xuất hàng: Xuất hàng theo đơn đặt hàng số 20
Thời gian xuất hàng: ngày 25/12/20XX
STT Sản phẩm M ĐV Số lƣợng Ghi chú
1 Gạo tấm 540 GT540 Tấn 300 300 Giao hàng tại công ty vận tải Tân Thanh
3 Gạo thơm RPD GTRPD Tấn 300 300
Người lập Người duyệt (thủ kho) Người nhận
QUY TRÌNH L M H NG TẠI CFS – HÀNG UẤT
- Người giao dịch điện thoại:
- Cảng dỡ hàng và nơi giao hàng
- Số lƣợng kiện hàng và tổng số
- Đơn đặt hàng và số hiệu từng mặt hàng
- Tên tàu Feeder/ số chuyế
- Thời gian bắt đầu xếp hàng
- Thời gian tầu cắt máng
2 Liên lạc với chủ hàng về thời gian hàng về kho
Chủ hàng cần giao hàng đến CFS đúng thời gian cắt hàng đã thỏa thuận Trước khi nhận hàng, kho CFS sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng Trong trường hợp kiện hàng không được dán băng dính hoặc có dấu hiệu dán lại, CFS chỉ được phép nhận hàng khi có sự đồng ý của Bên thuê kho, kèm theo việc chụp ảnh hiện trạng hàng hóa.
+ Kiện hàng hoặc hàng bị hỏng hoặc trong tình trạng kém (xước, thủng, ướt…)
+ Kiện hàng thiếu mã hiệu, mã số…( so với trong booking)
+ Bất kỳ một trường hợp đặc biệt nào khác xảy ra với kiện hàng
Giao hàng đến kho muộn sau 17 giờ thứ Bảy hoặc giao tờ khai Hải Quan muộn, CFS chỉ nhận hàng khi có "Yêu cầu nhận hàng muộn" từ bên thuê kho và sự đồng ý tiếp nhận của CFS CFS sẽ tiến hành nhận hàng, phân loại theo mác hàng, kích cỡ, kiểu dáng và màu sắc theo hướng dẫn của bên thuê kho, đại diện cho chủ hàng, đồng thời lập bảng kê hàng hóa theo chủng loại và mẫu mã hàng.
CFS sẽ đại diện cho Bên thuê kho trong việc phát hành chứng từ giao nhận cho bên giao hàng Chứng từ này cần phải có chữ ký của cả đại diện CFS và đại diện bên giao hàng để đảm bảo tính hợp lệ.
+ Bên chủ hàng phải nộp xác nhận booking, packing list, giấy uỷ quyền (nếu cần) và hồ sơ hải quan khi giao hàng
Nếu nhiều lô hàng dự kiến được đóng chung trong một container và có một hoặc vài lô hàng phải hoãn lại, CFS cần xin ý kiến từ Bên thuê kho về việc có nên tiếp tục đóng những lô hàng khác vào container để xuất hay hoãn lại việc đóng toàn bộ container.
- Bên thuê kho sẽ gửi hướng dẫn đóng hàng cho CFS trước một ngày
- CFS phải đảm bảo năng lực, phương tiện và công nhân đóng hàng để kịp xuất tàu
- CFS phải phối hợp với hải quan và nếu cần phải phối hợp với giám sát của bên thuê kho
5 Bảo đảm vỏ container đóng hàng
Bên thuê kho cần đảm bảo rằng hãng tàu sắp xếp vỏ cont tại CFS để thực hiện việc đóng hàng theo lịch trình đã định CFS sẽ tuân thủ hướng dẫn của Bên thuê kho liên quan đến hãng tàu và địa điểm CY để hạ hàng.
- CFS sẽ phối hợp cùng hãng tàu để đảm bảo vỏ cont sẵn có và trong tình trạng tốt để đóng hàng
- Bên thuê kho sẽ có thể yêu cầu CFS vận chuyển cont từ bãi khác về đóng hàng Yêu cầu bằng văn bản có nội dung sau:
+ Số lƣợng container (loại, cỡ)
Bên thuê kho sẽ trả cho CFS các chi phí vận chuyển, nâng hạ
- Chủ hàng chịu trách nhiệm hoàn thành thủ tục giấy tờ HQ kiểm hoá và giao nộp hồ sơ
HQ hoàn chỉnh cho CFS khi giao hàng
Nếu hồ sơ HQ kiểm hoá không được gửi cho CFS đúng thời hạn, CFS sẽ không chịu trách nhiệm tổ chức kiểm hoá và đưa container ra tàu Trong tình huống này, CFS cần thông báo cho bên thuê kho để sắp xếp việc vận chuyển hàng đi tàu khác.
CFS chịu trách nhiệm thực hiện kiểm hoá cho quá trình đóng ghép hàng xuất Phí kiểm hoá đã được bao gồm trong phí CFS, miễn là tất cả giấy tờ hải quan được nộp đúng thời hạn Nếu giấy tờ hải quan chưa đầy đủ, việc kiểm hoá đóng ghép có thể phát sinh thêm chi phí hoặc không thể thực hiện được do vi phạm quy trình quản lý của Hải quan.
- CFS sẽ giao nộp tờ khai HQ khi đã hoàn thành thủ tục HQ kiểm hoá cho hãng tàu feeder
- CFS phải giám sát việc nhận, lưu kho, đóng hàng vào cont và xuất cont ra tàu theo chỉ dẫn của Bên thuê kho
CFS cần bố trí tối thiểu một giao nhận để tiếp nhận hàng vào kho và ít nhất hai giao nhận khi đóng hàng từ kho vào container, với một giao nhận tại cửa kho và một giao nhận tại cửa container.
- Cuối ngày CFS fax bản copy chứng từ giao nhận trong ngày cho Bên thuê kho
CFS gửi báo cáo kiểm kê hàng ngày cho bên thuê kho vào lúc 09 giờ sáng hôm sau, trong đó báo cáo phải thể hiện rõ ràng việc luân chuyển hàng hóa diễn ra trong ngày hôm trước.
Dựa trên báo cáo kiểm kê, bên thuê kho cần lập kế hoạch để đóng hàng vào container một cách hợp lý, nhằm tránh tình trạng đóng hàng dồn vào ngày trước khi tàu khởi hành.
CFS cần gửi bản tổng kiểm kê hàng hóa lưu kho cho bên thuê kho ít nhất 02 ngày trước khi bất kỳ tàu nào có container dự định xuất phát từ CFS.
Sau khi hoàn tất việc đóng gói một container hàng, lô hàng hoặc CFS, bên đóng hàng cần gửi báo cáo kết quả cho bên thuê kho trước 09 giờ sáng của ngày hôm sau.
III CÔNG VIỆC KHAI THÁC
- Nếu bên thuê kho yêu cầu CFS làm các công việc
+ Các tác nghiệp khác liên quan đến dịch vụ CFS
Bên thuê kho cần gửi yêu cầu bằng văn bản cho CFS ít nhất 01 ngày trước khi tàu khởi hành, với thời hạn cuối cùng là 03 ngày trước khi tàu chạy Chi phí sẽ được hai bên thỏa thuận.
IV KẾ HOẠCH ĐỘT UẤT
