Giáo trình xuất hàng Dành cho bậc Cao đẳng

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - GIÁO TRÌNH HỌC PHẦN: XUẤT HÀNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CNTĐ-CN ngày tháng….năm của……………………………… Tp Hồ Chí Minh, năm 2020 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình Xuất hàng công cụ để sinh viên tiếp cận vấn đề chuyên môn lĩnh vực logistic Nội dung giáo trình giúp ngƣời học nắm bắt đƣợc kiến thức cốt lõi kiến thức kỹ liên quan hoạt động xuất hàng kho nhƣ: Chuẩn bị trƣớc tiến hành xuất hàng? Những chứng từ liên quan xuất hàng; Làm đánh giá, kiểm kê hàng xuất? Giáo trình gồm có chƣơng: Chƣơng 1: Quy trình xuất hàng Chƣơng 2: Các chứng từ liên quan đến xuất hàng Chƣơng 3: Tổ chức xuất hàng Chƣơng 4: Đóng kiện hàng hóa Chƣơng 5: Kiểm tra xuất hàng Trƣớc chƣơng có phần giới thiệu tóm tắt, nhằm giúp ngƣời đọc hình dung trƣớc đƣợc nội dung cụ thể chƣơng Sau chƣơng phần câu hỏi ôn tập tập tình để ngƣời học ơn lại kiến thức áp dụng để giải tình thực tế cụ thể Khi biên soạn giáo trình này, tác giả kế thừa, tiếp thu, tham khảo nhiều tài liệu khác Xin chân thành cảm ơn tác giả trƣớc đặc biệt tác giả có tên danh mục tài liệu tham khảo đƣợc in cuối giáo trình Mặc dù, chúng tơi có nhiều cố gắng nhƣng giáo trình chắn khơng thể tránh khỏi hạn chế Chúng mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp đồng nghiệp em sinh viên để giáo trình đƣợc hồn thiện Tp Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng năm 2020 Biên soạn ThS Lê Thị Hạnh Xuân – ThS Nguyễn Lê Hà Thanh GIỚI THIỆU VỊ TRÍ CỦA HỌC PHẦN I THÔNG TIN CHUNG: - Tên học phần: XUẤT HÀNG - Mã học phần: CNC104390 - Trình độ: Cao Đẳng Áp dụng cho chuyên ngành: Logistic - Số tín chỉ: (Lý thuyết: 15; Thực hành: 30) Số giờ: 45 (Lý thuyết: 15; Thực hành: 30) Loại học phần: Bắt buộc Môn học trƣớc: Quản lý kho bãi; Quản lý trang thiết bị; Bảo quản hàng hóa Điều kiện tiên quyết: không II PHÂN BỐ THỜI LƢỢNG: - Lý thuyết: 15 - Thực hành, Thảo luận, thí nghiệm, Bài tập: 27 - Kiểm tra: Tự học, tự nghiên cứu: 90 III VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA HỌC PHẦN: Vị trí: Học phần thể lực đặc thù đƣợc đào tạo giai đoạn chuyên ngành nhằm cung cấp cho ngƣời học kiến thức chuyên môn cho công việc xuất hàng, làm sở để lĩnh hội thêm lực quản lý hàng hóa Tính chất: Năng lực nhằm giúp cho ngƣời học vận dụng đƣợc kiến thức hoạt động nhƣ phân loại hàng hóa; lập kế hoạch xuất hàng; chuẩn bị địa điểm xuất hàng xử lý tình phát sinh xuất hàng; tính khối lƣợng thể tích hàng hóa Bên cạnh cịn rèn luyện cho ngƣời học thái độ thận trọng nghiêm túc với công việc, tuân thủ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp IV MỤC TIÊU HỌC PHẦN: Kiến thức: - Trình bày đƣợc quy trình xuất hàng chứng từ liên quan đến việc xuất hàng - Liệt kê đƣợc chứng từ liên quan đến việc xuất hàng - Phân loại đƣợc hàng hóa theo nhà cung cấp, đặc tính, thời gian - Trình bày đƣợc phƣơng pháp đóng kiện hàng hóa - Trình bày đƣợc phƣơng pháp kiểm tra, đối chiếu hàng hóa Kỹ năng: - Thực đƣợc công việc xuất hàng - Quản lý đƣợc chứng từ liên quan đến xuất hàng - Lập đƣợc kế hoạch xuất hàng - Chuẩn bị đƣợc địa điểm xuất hàng 3 Năng lực tự chủ trách nhiệm: - Chính xác việc nhập liệu, xử lý thông tin, kiểm tra thông tin chứng từ liên quan - Cẩn thận xác chuyển giao chứng từ - Tƣ lôgic chặt chẽ tổ chức công việc kho - Tuân thủ nghiêm túc qui trình xuất hàng MỤC LỤC Chương QUY TRÌNH XUẤT HÀNG Các nguyên tắc xuất hàng Quy định xuất hàng 2.1 Quy định chung nhân viên 2.2 Quy định trình tự thực 10 Các bƣớc xuất hàng 11 Xử lý tình phát sinh 14 4.1 Những tình phát sinh 14 4.2 Xử lý tình phát sinh 15 Bài tập 15 Chƣơng CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN XUẤT HÀNG 16 Khái niệm chứng từ 16 1.1 Tầm quan trọng chứng từ 16 1.2 Nội dung thể chứng từ 16 Một số chứng từ liên quan đến việc xuất hàng 18 2.1 Giới thiệu chứng từ cần cho xuất hàng 18 2.2 Hƣớng dẫn lập loại chứng từ 20 Tính pháp lý chứng từ 25 Bài tập 25 Chƣơng TỔ CHỨC XUẤT HÀNG 26 Phân loại hàng hóa 26 1.1 Phân loại hàng hóa theo quy định nhà nƣớc 26 1.2 Phân loại hàng hóa vào chất hàng hóa 26 Lên kế hoạch xuất hàng chuẩn bị địa điểm xuất hàng 27 2.1 Lên kế hoạch xuất hàng 27 2.2 Chuẩn bị địa điểm xuất hàng 30 Chuẩn bị nhân lực 31 Chuẩn bị chứng từ, hồ sơ, tài liệu 31 Chuẩn bị trang thiết bị, công cụ dụng cụ xuất hàng 32 Bài tập 34 BÀI ĐỌC THÊM 37 BÀI ĐỌC THÊM 40 Chương ĐÓNG KIỆN HÀNG HÓA 50 Phƣơng pháp đóng kiện hàng hóa theo chủng loại, nhà cung cấp, ngày giao hàng 50 1.1 Đóng kiện hàng hóa ? 50 1.2 Phiếu đóng kiện hàng hố 50 1.3 Phƣơng pháp đóng kiện hàng hóa 52 1.4 Quy cách đóng kiện thƣờng dùng vận tải 54 1.4 Đóng kiện gỗ, thùng gỗ, pallet gỗ 54 1.4.2 Đóng kiện hàng thùng carton 56 1.4.3 Đóng kiện bao tải, bao jumbo 57 1.4.4 Đóng kiện chất lỏng 58 Phƣơng pháp đóng kiện hàng hóa theo số lƣợng đặt hàng 58 Bài tập 59 Chƣơng KIỂM TRA XUẤT HÀNG 61 Phƣơng pháp kiểm tra chéo 61 1.1 Kiểm tra chéo nội doanh nghiệp 61 1.2 Kiểm tra chéo trình giao hàng 62 Phƣơng pháp đối chiếu hàng hóa thực với chứng từ xuất 62 Kiểm tra thực tế hàng hóa sau xuất 64 3.1 Đối với việc kiểm tra 64 3.2 Đối với việc kiểm kê 65 Bài tập 68 Chương QUY TRÌNH XUẤT HÀNG Giới thiệu Việc vận hành mơ hình hoạt động phải tuân thủ theo nguyên tắc, quy trình Đặc biệt doanh nghiệp có kho hàng hóa lại phải lƣu ý quy trình quản lý kho hàng - cụ thể quy trình xuất hàng Quy trình địi hỏi chuẩn xác, nhanh chóng, an tồn khoa học Chƣơng giới thiệu nguyên tắc quy định cần tuân thủ trình xuất hàng Mục tiêu Trình bày đƣợc nguyên tắc xuất hàng - Trình bày đƣợc quy định hoạt động xuất hàng Liệt kê bƣớc quy trình xuất hàng Diễn giải cách thức xử lý số tình phát sinh Các nguyên tắc xuất hàng Muốn tối ƣu hóa quy trình xuất kho, có ngun tắc cần nhớ Thứ nhất, khơng có chiến lƣợc, quy trình hay cơng nghệ quản lý phù hợp với tất doanh nghiệp lĩnh vực khác với sản phẩm lƣu kho khác Thứ hai, để cải thiện hiệu quản lý hoạt động xuất hàng cần kết hợp việc quản lý liệu, cải tiến quy trình ứng dụng công nghệ kỹ thuật Nhận lệnh xuất hàng Kiểm tra hàng tồn Tổ chức xuất hàng Đóng kiện Xuất hàng Cập nhật thơng tin Hình 1.1: Quy trình xuất hàng tổng quát Bƣớc 1: Nhận lệnh xuất hàng Bộ phận kho nhận lệnh xuất hàng từ đơn vị chịu trách nhiệm liên quan đến hoạt động đòi hỏi xuất kho Bộ phận yêu cầu phải lập Phiếu yêu cầu, đề nghị xuất hàng (nếu xuất vật tƣ, nguyên vật liệu để sản xuất, lắp ráp trƣởng phận sản xuất có thẩm quyền lập phiếu đề nghị xuất hàng, với thành phẩm mặt hàng kinh doanh cơng ty phận bán hàng có trách nhiệm yêu cầu xuất) Lưu ý: Ban giám đốc ngƣời có thẩm quyền xem xét phê duyệt đề nghị xuất hàng số loại mặt hàng vật tƣ lƣu kho định Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề nghị phải đƣợc trình lên giám đốc trƣởng phận Kế hoạch sản xuất để phê duyệt Đối với hàng bán khơng cần thơng qua quản lý cao cấp mà phận kế tốn, bán hàng tự ký duyệt Bƣớc 2: Kiểm tra tồn kho Kế toán kho sau nhận phiếu đề nghị tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, cụ thể kiểm kê hàng hóa vật tƣ cần xuất để xác định xem số lƣợng kho có đáp ứng đƣợc yêu cầu xuất kho hay không Nếu thiếu hàng cần thơng báo cho phịng ban liên quan để xử lý, nhập thêm hàng chủng loại số lƣợng cần thiết, đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng Sau xác nhận bổ sung đầy đủ hàng hóa để xuất kho chuyển sang bƣớc Bƣớc 3: Tổ chức xuất hàng Căn vào thông tin phiếu đề nghị đƣợc ký duyệt hay hóa đơn bán hàng, quản lý kho tổ chức xuất hàng theo yêu cầu Nhặt hàng để chuẩn bị xuất đồng thời tối ƣu hóa hành trình vận chuyển, soạn thảo chứng từ kèm (Phiếu xất, hóa đơn, thủ tục giấy tờ khác) Bƣớc 4: Đóng kiện Khi vận chuyển, hàng hóa chịu tác động làm cho hàng hóa bị hƣ hỏng việc đóng kiện hàng hóa theo qui trình cách thức phù hợp giúp cho hàng hóa giảm thiểu đƣợc tình trạng Bƣớc 5: Xuất hàng Nhân viên kho lấy hàng xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lƣợng tình trạng thực tế hàng hóa trƣớc xuất thực bốc xếp lên phƣơng tiện vận tải Bƣớc 6: Cập nhật thơng tin Kế tốn kho cập nhật nhật ký xuất kho, thủ kho ghi lại thẻ kho xác định lƣợng tồn kho Số liệu phải đƣợc thống ghi nhận xác bên Tuy nhiên, dựa quy trình xuất hàng tổng quát có số nguyên tắc chung cần nắm rõ để đảm bảo cơng việc quản lý kiểm sốt xuất kho hiệu là: Đồng bộ: Kiểm tra xác, kịp thời lơ hàng xuất số lƣợng lẫn chất lƣợng Song hành: Sử dụng hiệu trang thiết bị, máy móc xếp dỡ phƣơng tiện vận chuyển kho hàng Nhịp nhàng: Bố trí, xếp vị trí xuất hàng hợp lý, khơng để tình trạng dồn ứ hàng xuất Liên tục: Theo dõi thƣờng xuyên Trực thông: Tổ chức vận chuyển hàng cho khách cách tập trung, xác Phân luồng: Thực tác nghiệp nhịp nhàng, liên tục nhƣng đảm bảo chất tải cho lao động, tuân thủ quy định chế độ làm việc Ngồi ra, nhân viên phụ trách có liên quan đến hoạt động xuất hàng tƣơng ứng với vị trí cơng việc cần tn thủ số nguyên tắc  Đối với Thủ kho Khi xuất hàng, thủ kho phải tuân thủ nguyên tắc sau:  Chỉ xuất hàng có đủ chứng từ pháp lý kèm theo  Chỉ xuất hàng có phiếu xuất kho yêu cầu đƣợc duyệt theo quy định tổ chức/doanh nghiệp Xuất theo số lƣợng, chủng loại, danh mục đƣợc duyệt (không đƣợc xuất vƣợt), không đƣợc tẩy xóa phiếu dƣới hình thức  Phải ghi đầy đủ vào cột số lƣợng thực xuất cột mã hàng Cuối ngày thủ kho kế toán kho đối chiếu số liệu thực tế hàng tồn kho với sổ kế toán hàng tồn kho  Đối với Kế toán kho (Kế toán vật tư) Khi xuất hàng, kế toán kho phải tuân thủ nguyên tắc sau:  Mỗi nghiệp vụ phát sinh phải ghi vào thẻ kho Mỗi thẻ kho đƣợc lập để theo dõi Nhập - Xuất - Tồn kho loại hàng kho  Chỉ xuất phiếu xuất kho có chứng từ yêu cầu xuất hàng (Phiếu yêu cầu xuất hàng khơng đƣợc tẩy xóa dƣới hình thức nào)  Tính tốn, ghi chép vào cột tồn kho sổ kế toán Cuối ngày, kế toán kho thủ kho đối chiếu số liệu thực tế hàng tồn kho với sổ kế tốn hàng tồn kho Nếu có chênh lệch so với thực tế, kế toán kho thực ký xác nhận số liệu tồn kho vào thẻ kho sổ kế toán theo chế độ quy định  Đối với nhân viên giao nhận Khi xuất hàng, nhân viên giao nhận phải tuân thủ nguyên tắc sau:  Phối hợp với phận khác để tiếp nhận chứng từ giao hàng cho khách hàng tiến độ;  Báo cáo chi tiết công việc cho phụ trách phận ban giám đốc hàng tuần;  Ra kho theo dõi q trình đóng, xếp hàng Quy định xuất hàng 2.1 Quy định chung nhân viên VMF Pallet châu Âu Khổ : 1200 mm x 800 mm Dạng hàng hóa : loại hàng hóa Pallet VMF Khổ : 1200 mm x 800 mm Dạng hàng hóa : cơng nghiệp thủy tinh Pallet CP Khổ : 1200 mm x 800 mm Dạng hàng hóa : cơng nghiệp hóa Các khổ pallet thông dụng khác Khổ : 600 mm x 800 mm Khổ : 600 mm x 400 mm Kích thƣớc kiện hàng 40 cm 20 cm Chiều dài : 40 cm Chiều rộng : 23 cm 23 cm Cách tính diện tích Cơng thức tính : Chiều dài x Chiều rộng  Lƣu ý sử dụng đơn vị đo Ví dụ : Diện tích : 200 mm 230 mm 400 mm 55 Sơ đồ xếp hàng lên pallet Định nghĩa: Sơ đồ xếp hàng lên pallet cách xếp kiện hàng lên pallet Chức sơ đồ xếp hàng lên pallet Sơ đồ xếp hàng lên pallet giúp :  tối ƣu diện tích pallet : xếp tối đa kiện hàng lên pallet ;  tạo thành đơn vị hàng hóa ;  cố định hàng hóa tốt vận chuyển kho chuyển cho nhà cung cấp khách hàng  Giảm thời gian bốc hàng, dỡ hàng lƣu hàng  Cải thiện hiệu chuẩn bị đơn hàng + Đặc điểm trình xếp hàng lên pallet hiệu  ếp chéo : kiện hàng cần đƣợc xếp chéo cách để tránh đứt gãy, lỗ hổng hành lanh trống Đứt g y sau tao tác nhiều lần Lỗ hổng Hành lang trống  Tối ƣu diện tích pallet : phải giảm tối đa phần thiếu tránh phần thừa Phần thiếu Phần thừa  Đảm bảo thể tích trọng lƣợng hàng hóa : kiện hàng nặng xếp dƣới kiện hàng nhẹ, kiện hàng tích nhỏ xếp kiện hành tích lớn 1.4.2 Đóng kiện hàng thùng carton Đây hình thức đóng kiện phổ biến đơn vị sản xuất, kinh doanh Hàng đóng thùng carton dày mỏng tùy vào loại hàng Hàng vải, may mặc, hàng nhẹ, đóng thùng bình thƣờng Hàng máy móc, đóng thùng carton cần thùng dày, thùng chất liệu nhựa Đảm bảo chồng lên hàng khơng bị ảnh hƣởng 56 Hình 1.2 Đóng thùng carton Ngồi đóng thùng carton cần chèn lót xốp bên hàng giá trị cao Để cố định hàng, bốc xếp lên xuống không bị vỡ Chèn lót xốp, nhựa, vải, vật liệu an toàn cố định hàng bên Một số hạt xốp đƣợc sử dụng rộng rãi để bảo quản hàng dễ vỡ vận chuyển 1.4.3 Đóng kiện bao tải, bao jumbo Đây phƣơng pháp đóng kiện phổ biến cho mặt hàng dạng bột, hạt, Bao tải dày đảm bảo thất hàng Do hàng đóng bao chủ yếu hàng nặng, bốc vác cực Không phải nhẹ tay nên chất lƣợng bao ảnh hƣởng đến hàng bên Kế đƣờng may bao cần kiểm tra kỹ trƣớc vận chuyển Hình 1.3 Đóng hàng bao tải 57 1.4.4 Đóng kiện chất lỏng Các chất lỏng đƣợc đóng kiện tùy phận chứa Các thùng nhựa đảm bảo niêm phong chặt nắp, để nằm khơng bị rị rỉ nƣớc Các phuy hóa chất nhựa đƣợc kiểm tra kỹ nắp vòi, rò rỉ tránh ảnh hƣởng hàng xung quanh Các chất lỏng chứa lu, vại, chai đƣợc đóng kiện gỗ có chèn lót tránh đổ vỡ Ngồi chất lỏng nhƣ dầu nhớt cịn đƣợc đóng can, thùng phuy kim loại Hình 1.4 Đóng chất lỏng tank, thùng phuy Phƣơng pháp đóng kiện hàng hóa theo số lƣợng đặt hàng Căn số lƣợng đặt hàng, phải tính tốn việc đóng gói đảm bảo: - Phù hợp với kích thƣớc phƣơng tiện vận chuyển (tàu biển, máy bay, xe tải, hàng rời, container…) , hạn chế tạo khoảng trống xếp hàng lên phƣơng tiện vận chuyển - Tiết kiệm chi phí bốc dỡ hàng hóa : Ví dụ nhƣ container có 20 kiện, đóng pallet cont vịng giờ, ngày dỡ đƣợc cont nhƣng nhƣ container có 1000 kiện bốc rời 1,5 – giờ/container ngày dỡ đƣợc cont hàng) - Dễ dàng kiểm đếm giao nhận - Dán nhãn để truy xuất đƣợc thông tin ca sản xuất, số máy, quản đốc,… để khiếu nại với bên bán hay nhà sản xuất sản phẩm bị lỗi, đổi trả; tìm đƣợc kiện, bao, pallet chứa đựng hàng 58 Bài tập Bạn nhân viên kho hàng công ty Unilever Dựa vào phụ lục 4.1 4.2 bạn hãy: Lựa chọn phƣơng pháp đóng kiện phù hợp với qui cách hàng hóa? Căn phiếu yêu cầu xuất hàng, xuất hàng cho đại lý? Phụ lục 4.1 BẢNG DANH MỤC HÀNG HÓA NHẬP KHO TÊN HÀNG MÃ HÀNG QUY CÁCH ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƢỢNG BỘT GIẶT OMO (HƢƠNG NGÀN HOA) ONH1 300gr gói 150 BỘT GIẶT OMO (HƢƠNG NGÀN HOA) ONH2 900gr gói 180 BỘT GIẶT OMO (HƢƠNG NGÀN HOA) ONH3 3,2 kg gói 300 BỘT GIẶT OMO (HƢƠNG NGÀN HOA) ONH4 4,8 kg gói 250 BỘT GIẶT OMO (TINH DẦU THƠM) ODT1 300gr gói 200 BỘT GIẶT OMO (TINH DẦU THƠM) ODT2 900gr gói 415 BỘT GIẶT OMO (TINH DẦU THƠM) ODT3 3,2 kg gói 300 BỘT GIẶT OMO (TINH DẦU THƠM) OCF4 4,8 kg gói 400 BỘT GIẶT OMO (COMFORT) OCF1 300gr gói 300 10 BỘT GIẶT OMO (COMFORT) OCF2 900gr gói 500 11 BỘT GIẶT OMO (COMFORT) OCF3 3,2 kg gói 450 12 BỘT GIẶT OMO (COMFORT) OCF4 4,8 kg gói 200 13 BỘT GIẶT OMO MATIC (CỬA TRÊN) OMT1 300gr gói 300 14 BỘT GIẶT OMO MATIC (CỬA TRÊN) OMT2 900gr gói 250 15 BỘT GIẶT OMO MATIC (CỬA TRÊN) OMT3 3,2 kg gói 200 16 BỘT GIẶT OMO MATIC (CỬA TRÊN) OMT4 4,8 kg gói 415 STT 59 Phụ lục 4.2 PHIẾU YÊU CẦU UẤT H NG Ngày Ngƣời nhận: Nguyễn Văn An Chức vụ: Thủ kho 17 Tháng 12 Số:160 Năm 20XX Lý xuất hàng: Xuất hàng theo đơn đặt hàng số 20 Thời gian xuất hàng: ngày 25/12/20XX STT Sản phẩm BỘT GIẶT OMO (HƢƠNG NGÀN HOA) BỘT GIẶT OMO (HƢƠNG NGÀN HOA) M ĐV ONH1 Số lƣợng Theo KH Thực tế GÓI 35 35 ONH2 GÓI 20 20 BỘT GIẶT OMO (HƢƠNG NGÀN HOA) ONH3 GÓI 40 40 BỘT GIẶT OMO (HƢƠNG NGÀN HOA) ONH4 GÓI 53 53 BỘT GIẶT OMO (TINH DẦU THƠM) ODT1 GÓI 19 19 BỘT GIẶT OMO (TINH DẦU THƠM) ODT2 GÓI 20 20 Ngƣời lập Ngƣời duyệt (thủ kho) Ghi GIAO ĐẾN CỬA HÀNG TẠP HÓA HÙNG ANH Ngƣời nhận 60 Chƣơng KIỂM TRA XUẤT HÀNG Giới thiệu Trong trình đảm bảo sản phẩm phù hợp sẵn sàng gửi đi, cần tiến hành kiểm tra sản phẩm để đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn chất lƣợng Đây trình liên tục đƣợc thực số thời điểm định q trình nhận, lƣu kho, đóng gói, lấy gửi hàng Mục tiêu - Thực phƣơng kiểm tra chéo - Trình bày đƣợc phƣơng pháp kiểm tra, đối chiếu hàng hóa Phƣơng pháp kiểm tra chéo 1.1 Kiểm tra chéo nội doanh nghiệp Một thực trạng phổ biến phƣơng pháp quản lý nhiều cơng ty cịn lỏng lẻo, cơng ty nhỏ đƣợc quản lý theo kiểu gia đình, cịn cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dƣới mà thiếu kiểm tra đầy đủ Cả hai mơ hình dựa tin tƣởng cá nhân thiếu quy chế thông tin kiểm tra chéo phận để phòng ngừa gian lận Thiết lập hệ thống kiểm soát chéo nội xác lập chế giám sát mà bạn khơng quản lý lòng tin, mà quy định rõ ràng nhằm: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lƣợng sản phẩm ), Bảo vệ tài sản khỏi bị hƣ hỏng, mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài chính; Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy công ty nhƣ quy định luật pháp; Đảm bảo sử dụng tối ƣu nguồn lực đạt đƣợc mục tiêu đặt ra; Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tƣ, cổ đơng gây dựng lịng tin họ Trong kinh doanh thƣờng nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán thủ kho cần thiết tách rời Bộ phận bán hàng nơi thống giá với khách đặt hàng Để công việc đƣợc thuận tiện, bạn nên quy định rõ ràng khung giá cho nhân viên bán hàng tự phải trình giám đốc quản lý Sau nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho Trên tờ phiếu bắt buộc phải có chữ ký trƣởng phịng phó phịng đƣợc uỷ quyền thủ kho xuất hàng ký vào Tờ phiếu có ba liên: phịng bán hàng giữ liên để theo dõi, đôn đốc 61 việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba đƣợc chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách theo dõi cơng nợ Về phía nhà quản lý cơng ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành giám sát hệ thống kiểm soát chéo nội cho phù hợp với mục tiêu công ty Để hệ thống vận hành tốt, nhà quản lý cần tuân thủ số nguyên tắc nhƣ: xây dựng mơi trƣờng văn hóa trọng đến liêm chính, đạo đức nghề nghiệp với quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn quyền lợi; xác định rõ hoạt động tiềm ẩn nguy rủi ro cao; thành viên cơng ty phải tn thủ hệ thống kiểm sốt nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra giám sát; tiến hành định kỳ biện pháp kiểm tra độc lập,… Ngoài việc thiết lập quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo hệ thống phịng ban, nhiều cơng ty cịn lập thêm phịng kiểm tra kiểm tốn nội ban kiểm soát với nhiệm vụ phát sai sót ban điều hành, kiểm tra hợp đồng có thủ tục, đủ điều kiện chƣa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp rủi ro Ở công ty lớn giới, kiểm sốt nội giám đốc tài phụ trách, cịn cơng ty nhỏ giám đốc điều hành thực 1.2 Kiểm tra chéo trình giao hàng Việc giao hàng đƣợc thực sở hợp đồng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm gián đoạn, ảnh hƣởng tới hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Do đó, cần có qui trình kiểm tra, giám sát tồn q trình giao nhận hàng doanh nghiệp sản suất khách hàng việc có thực điều kiện ghi hợp đồng không Cụ thể: Kiểm tra số lƣợng: vào hợp đồng mua bán, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lƣợng Nếu khơng có sai sót kí vào biên nhận hàng Kiểm tra chất lƣợng: vào hợp đồng mua bán đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu mã, chất lƣợng Nếu phát hàng hoá đơn hàng không phù hợp nhƣ hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên báo cho ngƣời cung cấp Sau làm thủ tục xuất hàng hoá xong ngƣời quản lí kho hàng kí vào biên xuất hàng, kho giữ bản, kế toán giữ bản, gửi cho khách hàng, đến trình xuất hàng kết thúc Phƣơng pháp đối chiếu hàng hóa thực với chứng từ xuất Thủ kho vào phiếu xuất kho bảo đảm xuất số lƣợng nhƣ chất lƣợng hàng hóa Nếu phiếu xuất kho quy định khơng sát với tình hình hàng hóa kho thủ kho phải đề nghị làm lại phiếu xuất kho khác, tuyệt đối không đƣợc tự sửa chữa giao hàng hóa khác thay 62 Với phiếu xuất kho, nguyên tắc xuất hàng hóa phải liên tục, không nên kéo dài nhiều ngày chồng chéo hai tháng Khi giao hàng hóa xong, thủ kho ngƣời nhận hàng phải ký vào phiếu xuất kho, đồng thời phải ghi đóng dấu mực đỏ phiếu xuất kho “hàng giao xong” Căn vào phiếu xuất kho, chậm ngày hôm sau, thủ kho ghi vào cột xuất thẻ kho chuyển giao phiếu xuất kho cho phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ Bộ phận kho giao nhận hàng phải kiểm soát phiếu xuất kho để xem số thực xuất có với số yêu cầu xuất thứ hàng, số lƣợng trọng lƣợng ghi phiếu xuất kho Phƣơng pháp đối chiếu hàng hóa thực xuất với chứng từ xuất có hai dạng: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ Theo dõi thƣờng xuyên, liên tục, có hệ Khơng theo dõi phản ánh thƣờng xun, Nội dung thống Phản ánh tình hình xuất, tồn hàng tồn kho Giá trị hàng xuất tính đƣợc thời điểm kỳ liên tục Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ cuối kỳ, không phản ánh nhập - xuất kỳ Giá trị hàng xuất kỳ tới cuối kỳ tính đƣợc Số lƣợng hàng xuất kho kỳ = Số lƣợng hàng tồn kho đầu kỳ + Số lƣợng hàng nhập kho kỳ - Số lƣợng hàng tồn kho cuối kỳ Chứng từ sử dụng Phiếu xuất kho Tƣơng tự nhƣ phƣơng pháp KKTX, Biên kiểm kê vật tƣ, hàng hoá nhiên đến cuối kỳ kế toán nhận chứng từ nhập xuất hàng hoá từ thủ kho, kiểm tra phân loại chứng từ theo loại, ghi giá hạch tốn Ƣu điểm Có thể xác định đánh giá số lƣợng Giảm khối lƣợng ghi chép giá trị hàng tồn kho vào thời Giảm bớt cồng kềnh việc ghi điểm khác DN có nhu cầu chép vào sổ kiểm tra Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thƣờng xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh chóng kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Giảm tình trạng sai sót việc ghi 63 Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ chép quản lý Tăng khối lƣợng ghi chép ngày, gây áp lực cho ngƣời làm công tác kế Nhƣợc điểm Cơng việc kế tốn dồn vào cuối kỳ Cơng việc kiểm tra khơng thƣờng xun tốn Tuy nhiên, nhƣợc điểm đƣợc tình hình nhập, xuất kho liên tục khắc phục doanh nghiệp tin học gây hạn chế chức kiểm tra hố cơng tác kế tốn kế tốn quản lý Khó phát sai sót kiểm kê hàng thực tế nhập kho không trùng với ghi sổ kế toán Đối tƣợng áp dụng Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên Phƣơng pháp áp dụng với doanh thƣờng áp dụng cho đơn vị sản nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị xuất (cơng nghiệp, xây lắp .) thấp, số lƣợng lớn, nhiều chủng loại, đơn vị thƣơng nghiệp kinh doanh quy cách…và đơn vị sản xuất sản mặt hàng có giá trị lớn nhƣ máy móc, phẩm, hàng hố thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lƣợng cao Chú ý: Trong doanh nghiệp (một đơn vị kế toán) đƣợc áp dụng hai phƣơng pháp đối chiếu hàng hóa thực xuất với chứng từ xuất: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên phƣơng pháp kiểm kê định kỳ Việc lựa chọn phƣơng đối chiếu hàng hóa thực xuất với chứng từ xuất áp dụng doanh nghiệp phải vào đặc điểm, tính chất, số lƣợng, chủng loại vật tƣ, hàng hoá yêu cầu quản lý để có vận dụng thích hợp phải đƣợc thực quán niên độ kế tốn Việc lựa chọn đƣợc phƣơng pháp thích hợp giúp cho cơng tác kế tốn đƣợc thuận lợi hơn, mang tính xác cao cho doanh nghiệp Kiểm tra thực tế hàng hóa sau xuất Kiểm tra kiểm kê kho hàng hóa biện pháp quan trọng để theo dõi bảo đảm bảo quản tốt chất lƣợng số lƣợng hàng hóa, ngăn ngừa hành động tham ơ, lãng phí, bảo đảm việc ghi chép kế tốn đƣợc xác Do đó, trƣởng phận chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa phải tổ chức lãnh đạo việc kiểm tra kiểm kê kho hàng hóa theo chế độ, theo kỳ hạn với mức độ khác Để theo dõi việc kiểm tra kiểm kê kho, thủ kho phải có sổ kiểm tra sổ kiểm kê có mục sau: ngày,thời gian, tên ngƣời kiểm tra kiểm kê, vấn đề phát hiện,kết giải v.v… 3.1 Đối với việc kiểm tra + Với thủ kho 64 Thủ kho phải thƣờng xuyên kiểm tra chất lƣợng hàng hóa kho loại hàng cần phải bảo quản theo thể thức đặc biệt Nếu thấy có tƣợng ứ đọng hàng hóa phẩm chất kém, hao hụt phải báo cáo cho phận kho vận (hoặc vận tải phân phối) kịp thời giải Nếu thấy phận kho vận (hoặc vận tải phân phối) chậm giải quyết, thủ kho phải báo cáo cho quản lý kho hàng hóa Thủ kho phải thƣờng xuyên kiểm tra đối chiếu số tồn kho thẻ kho với số hàng hóa thực tế có kho theo phƣơng pháp kiểm kê phần nghĩa vào số tồn kho thẻ kho thủ kho định kế hoạch kiểm kê lần lƣợt hàng hóa kho thẻ kho ln ln phù hợp với hàng hóa thực tế có kho Nếu phát số lƣợng hàng hóa tồn kho thẻ kho khơng khớp phải báo cho phận kế tốn biết để tìm nguyên nhân chênh lệch + Với phận kho vận : Bộ phận kho vận (hoặc vận tải phân phối) tháng lần phải kiểm tra tình hình bảo quản hàng hóa kho Đối với hàng hóa bảo quản theo thể thức đặc biệt có chế độ kiểm tra riêng Nếu phát có thiết sót việc bảo quản phải có biện pháp giải mặt bố trí, tổ chức phƣơng tiện truy cứu trách nhiệm Nếu phát thừa thiếu hàng hóa phải lập biên báo cáo cho thủ trƣởng đơn vị với phận kế tốn tìm ngun nhân, truy cứu trách nhiệm có ý kiến biện pháp đề nghị thủ trƣởng đơn vị giải + Với phận kế toán : Từng thời kỳ phận kế toán phải kiểm tra việc chấp hành thủ tục tập duyệt chuyển chứng từ xuất nhập hàng hóa để kịp thời hƣớng dẫn giúp đỡ thi hành theo quy định Hàng tháng phận kế toán phải kiểm tra tồn cơng việc kế tốn kho nhằm bảo đảm cơng việc kế tốn tiến hành theo chế độ 3.2 Đối với việc kiểm kê Ngoài việc kiểm tra thƣờng xuyên mặt công tác theo điều trên, trƣởng phận chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa phải tổ chức kiểm kê tồn diện hàng hóa theo quy định kiểm kê tài sản Bộ Tài nhƣ sau: Nguyên tắc kiểm kê phải cân, đong, đo, đếm để tìm số lƣợng trọng lƣợng thứ hàng hóa Đối với hàng hóa bị hƣ hỏng phẩm chất phải kiểm kê lập phiếu kiểm kê riêng chia loại mức độ hƣ hỏng phẩm chất ghi rõ nguyên nhân ngƣời chịu trách nhiệm Đối với hàng hóa đƣờngvà hàng hóa đơn vị khác giữ hộ vào số lƣợng ghi sổ sách để đối chiếu kiển tra chứng từ Phải lập phiếu kiểm kê riêng cho loại hàng sổ sách kết kiểm kê 65 Để đảm bảo cho công tác kiểm kê định kỳ tiến hành đƣợc tốt, doanh nghiệp phải thành lập ban kiểm kê hoạt động có tính chất thƣờng xuyên, phụ trách việc lãnh đạo định kế hoạch tiến hành công tác kiểm kê Bản kiểm kê gồm có thành phần: - Thủ kho kế toán kho làm trƣởng ban - Phụ trách phận kế toán, nghiệp vụ, kho vận làm ủy viên Trƣớc tiến hành kiểm kê phải có chuẩn bị đầy đủ mặt sau để việc kiểm kê đƣợc nhanh gọn, tốt, không ảnh hƣởng nhiều đến việc nhập xuất kho Về thời gian nên tiến hành vào ngày cuối tháng để tiện cho việc khóa sổ (trừ việc kiểm kê bất thƣờng) Về mặt sổ sách phải vào sổ sách cho xong phải đối chiếu trí số lƣợng tồn kho kế toán thủ kho Bộ phận kế toán phải chuẩn bị đầy đủ cung cấp cho tổ kiểm kê số lƣợng giá trị hàng hóa cịn lại theo thứ hàng hóa kho bắt đầu kiểm kê Về mặt dụng cụ, phƣơng tiện phải chuẩn bị đầy đủ dụng cụ kiểm kê nhƣ: cân, thƣớc đo xếp kho cho có ngăn nắp Tổ kiểm kê phải kiểm kê kế hoạch hợp đồng, kiểm kê xong phải lập biên bảng đối chiếu kho sau kiểm kê theo kho Ban kiểm kê phải nghiên cứu biên bảng đối chiếu sau kiểm kê, tìm nguyên nhân, quy trách nhiệm, đề ý kiến giải ghi vào bảng đối chiếu kho sau kiểm kê để thủ trƣởng đơn vị có cụ thể giải tùy trƣờng hợp theo quy định doanh nghiệp Các chứng từ liên quan đến kiểm tra thực tế hàng hóa sau xuất Công ty: Kho hàng: PHIẾU HÀNG HÓA THỪA THIẾU Số: Ký hiệu Tên hàng Quy Đơn cách vị Số lƣợng Số lƣợng Số Số lƣợng lƣợng phải nhận thực thừa thiếu vị Giá đơn Thanh toán Ghi 10 11 Cộng: Nguyên nhân thừa (hoặc thiếu): Ý kiến giải quyết: Ngày lập phiếu Thủ trƣởng đơn vị Ngƣời nhận hàng(2) Ngƣời giao hàng(2) (1) Nếu hàng hóa thừa thiếu kiểm kê Ngƣời lập phiếu 66 - Tiêu đề cột (5) là: số lƣợng theo sổ sách - Tiêu đề cột (6) là: số lƣợng theo kiểm kê (2) Nếu hàng hóa thừa thiếu kiểm kê ghi: Theo biên kiểm kê ngày: Giải thích: Phiếu phận kế tốn lập theo chứng từ kiểm nghiệm, kiểm nhận kiểm kê đƣợc duyệt y giữ lại 01 Và 01 chuyển cho thủ kho làm chứng từ nhập xuất kho ghi thẻ kho, ghi xong chuyển trả lại cho kế toán để làm chứng từ ghi sổ, 01 chuyển cho phận nghiệp vụ làm chứng từ ghi thống kê theo dõi Phiếu mẫu dùng cho trƣờng hợp thừa gạch bỏ cột số lƣợng thiếu, thiếu gạch bỏ cột số lƣợng thừa Chú ý: Phiếu không dùng cho trƣờng hợp số lƣợng thực nhận số lƣợng phải nhận nhập kho Do cột số (7) số lƣợng thiếu dùng cho trƣờng hợp có chênh lệch thiếu kiểm tra đƣợc duyệt y xuất kho Công ty: BẢNG ĐỐI PHIẾU KHO SAU KIỂM KẾ Số: Bắt đầu kiểm kê từ ngày: Kiểm kê xong ngày: Ký hiệu Tên hàng Quy cách Đơn vị Tồn kho theo sổ Tồn kho theo kiểm sách kê SL Số tiền SL Số tiền SL Số tiền SL Số tiền Nguyên nhân thừa thiếu ý kiến giải 10 11 12 13 Thừa Thiếu Cộng Ngày lập phiếu Hội đồng kiểm kê ký xác nhận Người lập bảng Giải thích: Bảng ngƣời phụ trách kiểm kê lập vào số liệu kiểm kê số liệu sổ sách Phiếu lập làm 03 bản: 01 chuyển cho thủ kho; 01 chuyển cho phận kế toán; 01 lƣu hội đồng kiểm kê 67 Mẫu kiểm kê hàng hoá kho Ngày kiểm đếm Họ tên Vị trí Mã hàng A.23 343 A.25 327 B.31 435 Đơn vị Mô tả Túi 500g nho Số lƣợng Số lƣợng báo cáo đếm thực tế Chênh lệch Túi 74 74 Túi 300g hạt sô-cô-la Túi 122 121 -1 Túi bột mỳ 1kg Túi 435 435 xuntan Bài tập TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH GIAO THƠNG 6, Tổng công ty 90 nhà nƣớc, đơn vị mạnh chun ngành xây dựng cơng trình giao thơng trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải Hiện bạn thời gian thử việc vị trí nhân viên kho, cấp trực tiếp bạn anh X - trƣởng kho Để hƣớng dẫn bạn làm quen với công việc, anh X giao cho bạn file hồ sơ excel số lƣợng hàng hóa có kho (file quản lý kho hàng số đƣờng link : http://thuthuatphanmem.vn/file-quan-ly-kho-nhap-xuat-ton-trenexcel/) u cầu bạn tìm hiểu thơng tin, nêu phƣơng pháp kiểm kê hàng hóa phù hợp thực trình kiểm kê Cho biết có bao nhiều loại mặt hàng kho? Số lƣợng loại đầu kỳ? Số lƣợng hàng xuất kỳ? Số lƣợng hàng tồn cuối kỳ? Nêu phƣơng pháp kiểm kê phù hợp? Thực bảng đối chiếu kiểm kê theo mẫu 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO Đoàn Thị Hồng Vân, Logistic vấn đề bản, NXB Lao Động – Xã Hội, 2018 Lê Thị Thanh Hải, Giáo trình Kế toán Doanh nghiệp Dịch vụ, NXB Giáo dục Việt Nam, 2016 Phan Thanh Lam, Cẩm nang Quản trị kho hàng, NXB Phụ nữ, 2014 Tài liệu tập huấn APEFE Tài liệu tập huấn Aus4skills - HẾT 69 ... động nội xuất bán cho đối tác Giáo trình ? ?Xuất hàng? ?? nghiên cứu trình bày theo hƣớng xuất hàng theo mục đích 11 Các bước xuất hàng cho hoạt động nội bộ: Nhận phiếu yêu cầu xuất hàng Soạn hàng Đóng... cho xuất hàng Nhận lệnh xuất hàng Phiếu yêu cầu xuất hàng Kiểm tra hàng tồn Thẻ kho Tổ chức xuất hàng Danh mục hàng xuất Đóng kiện Danh mục hàng xuất Phiếu lấy hàng Xuất hàng Cập nhật thơng tin... Giao hàng cửa kho Cập nhật thơng tin, lƣu hồ sơ Hình 1.2: Lƣu đồ xuất hàng cho hoạt động nội Các bước xuất hàng cho hoạt động xuất bán cho đối tác/khách hàng: Nhận phiếu yêu cầu xuất hàng Soạn hàng