Chứng từ, tài liệu liên quan đến kiện hàng và sản phẩm là nhằm cung cấp thông tin liên quan cho ngƣời xử lý. Chứng từ, tài liệu không chỉ bao gồm các thông tin về đặc điểm kiện hàng mà cịn cho biết các thơng tin khác, ví dụ nhƣ ngƣời sở hữu sản phẩm/ hàng hóa hoặc xuất xứ của hàng hóa. Chứng từ gồm có:
- Số và mã định danh hàng hóa
- Bảng kê hàng hóa, phiếu lấy hàng, giấy tờ chuyển hàng, phiếu xuất kho và mã vạch - Hƣớng dẫn vận hành, tiêu chí thực hiện và giấy tờ giới thiệu
- Tiêu chí kỹ thuật của thiết bị do nhà sản xuất cung cấp - Hƣớng dẫn/đơn hàng của khách hàng và/hoặc nhà cung cấp
32 Chứng từ, tài liệu phụ thuộc vào quy định của cơ quan của bạn cũng nhƣ các chính sách và quy trình thủ tục áp dụng. Bạn cần biết nội dung, mục đích và vai trò của từng chứng từ đối với công việc của bạn. Thời điểm then chốt mà bạn sẽ cần sử dụng giấy tờ là khi nhận một kiện hàng hoặc sản phẩm, di chuyển hàng trong khu vực lƣu kho hoặc gửi hàng hoặc sản phẩm.
Bảng 3.1: Bảng mô tả ý nghĩa các loại chứng từ
Chứng từ Ý nghĩa/định nghĩa
Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng là một tài liệu thƣơng mại và ƣu đãi chính thức đầu tiên do ngƣời mua cấp cho ngƣời bán cho biết loại, số lƣợng và giá thỏa thuận cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
Phiếu đóng gói Thơng tin về đơn hàng cũng nhƣ các sản phẩm và mặt hàng bao gồm trong đó
Phiếu lấy hàng Đơn hàng hoặc yêu cầu từ khách hàng về một/các sản phẩm cụ thể
Phiếu xuất kho
Là văn bản đƣợc lập để theo dõi chi tiết số lƣợng vật tƣ, công cụ, dụng cụ đã xuất cho các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng, làm căn cứ để hạch tốn chi phí và kiểm tra sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tƣ.
Vận đơn
Tên gọi đầy đủ của vận đơn là Vận tải đơn. Hiểu một cách đơn giản là một tờ phiếu ghi nhận lại các thông tin liên quan tới hoạt động vận chuyển hàng hóa, giống nhƣ một tờ phiếu biên nhận thông thƣờng.
Phiếu ký gửi hàng Thỏa thuận giữa các bên về việc mua bán hàng hóa Phiếu giao hàng Mô tả và cho biết số lƣợng hàng nhận
Phiếu tổng hợp Giấy tờ đƣợc sử dụng để kiểm tra số lƣợng hàng dự kiến hiện có trong kho hay khơng
Giấy tờ kiểm kê
Là một văn bản ghi chép về số lƣợng cụ thể hàng đang đƣợc cất giữ và vị trí của chúng. Chứng từ này bao gồm các thông tin nhƣ tên mặt hàng, kích cỡ, số lƣợng, số lƣợng hiện có, mức dự trữ tối thiểu, và giá bán lẻ và giá vốn
Hố đơn Cho biết thơng tin về việc bán hàng