- Lựa chọn trang thiết bị, công cụ dụng cụ phù hợp với từng chủng loại hàng hóa trong đơn hàng khi chuẩn bị xuất hàng.
33 - Khi lấy hàng, xử lý hàng và xuất hàng sẽ cần thể hiện khả năng làm chủ các loại thiết bị khác nhau. Khi sử dụng thiết bị và làm quen với chúng, hãy đảm bảo rằng:
+ Đƣợc tập huấn đầy đủ về việc khi nào nên sử dụng các thiết bị khác nhau: Điều này có nghĩa là bạn biết cụ thể thiết bị nào có sẵn để dùng khi lấy và gói hàng, và mục đích sử dụng của từng thiết bị
+ Sử dụng thiết bị một cách an tồn: Điều này có nghĩa là tn thủ quy trình an tồn khi sử dụng thiết bị. Ln luôn kiểm tra thiết bị để đảm bảo thiết bị sẵn sàng hoạt động tốt. Không bao giờ sử dụng thiết bị cho những hoạt động khơng đúng mục đích sử dụng. Đảm bảo sử dụng thiết bị trong ngƣỡng tải và chở. Điều chỉnh thiết bị để không phải dùng sức một cách không cần thiết. Xếp thiết bị gọn gàng tại nơi an toàn.
*. Một số thiết bị bốc xếp thủ cơng
Có thể sẽ sử dụng một số thiết bị bốc xếp thủ công khi lấy hàng trong kho để chuẩn bị xuất. Dƣới đây là ảnh của sáu thiết bị nâng hàng đƣợc sử dụng trong ngành vận tải và kho vận. Một số thiết bị chạy bằng pin, số cịn lại khơng sử dụng pin. Cho dù không thiết bị nào trong số này cần giấy phép để vận hành, bạn phải đƣợc đào tạo kỹ trƣớc khi sử dụng. Dù thuộc loại nào, mỗi thiết bị hƣớng tới mục đích cụ thể và có thể gây hƣ hại hoặc thƣơng tích nghiêm trọng nếu sử dụng không đúng cách.
Bảng 3.2: Công dụng một số thiết bị trong kho
Thiết bị Công dụng
Xe nâng tay thấp chạy điện - đƣợc sử dụng để vận chuyển hàng trên tấm pallet. Mỗi lần chỉ chuyển đƣợc một pallet.
Xe nâng tay thấp/ xe Gom hàng lẻ- đƣợc dùng để Gom các mặt hàng xếp trên sàn kho. Có thể chở hai pallet cạnh nhau cùng một lần.
Xe nâng tay thấp - đƣợc sử dụng để vận chuyển hàng trên tấm pallet. Mỗi lần chỉ chuyển đƣợc một pallet.
34
Thiết bị Công dụng
Xe đẩy tay - đƣợc sử dụng để chuyển hàng khối lƣợng nhỏ từ khu vực này sang khu vực khác, có khả năng di chuyển quanh các khu vực diện tích nhỏ và có thể di chuyển trên
Xe đẩy tay - đƣợc sử dụng để chuyển hàng khối lƣợng nhỏ từ khu vực này sang khu vực khác, có khả năng di chuyển quanh các khu vực diện tích nhỏ và có thể di chuyển trên
Xe nâng tay đƣợc sử dụng để vận chuyển hàng trên tấm pallet. Có thể nâng và hạ hàng từ trên cao xuống
6. Bài tập
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu An Giang, đƣợc thành lập ngày 23/07/1976 và cổ phần hóa ngày 01/01/2008, Angimex là một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực lƣơng thực, vật tƣ nông nghiệp, thƣơng mại dịch vụ, … với ngành hàng chủ lực là lúa, gạo. Hơn 35 năm kinh nghiệm hoạt động kinh doanh, Angimex rất tự hào đã đƣợc các khách hàng khó tính từ các thị trƣờng Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Á, …cũng nhƣ khách hàng trong nƣớc tin tƣởng và chấp nhận.
Bạn hiện là nhân viên kho của công ty Angimex, Thủ kho mới nhận đƣợc lệnh xuất hàng và giao hàng ở cấp trên. Mọi thông tin chi tiết đƣợc liệt kê ở Phụ lục số 3.1.
1. Phân loại hàng hóa cho từng đơn hàng 2. Lập kế hoạch xuất hàng
35
Phụ lục 3.1
PHIẾU YÊU CẦU UẤT H NG Số: 158
Ngày 17 Tháng 12 Năm 20XX
Ngƣời nhận: Nguyễn Văn An Chức vụ: Thủ kho
Lý do xuất hàng: Xuất hàng theo đơn đặt hàng số 18 Thời gian xuất hàng: ngày 18/12/20XX
STT Sản phẩm M ĐV Số lƣợng Ghi chú Theo KH Thực tế 1 Gạo tấm 540 GT540 Tấn 500 500 Giao hàng tại cảng Cát Lái 2 Gạo thơn 4900 GT4900 Tấn 350 350 3 Gạo thơm RPD GTRPD Tấn 600 600 Tổng cộng 1450 1450
Ngƣời lập Ngƣời duyệt (thủ kho) Ngƣời nhận
PHIẾU YÊU CẦU UẤT H NG Số: 159
Ngày 17 Tháng 12 Năm 20XX
Ngƣời nhận: Nguyễn Văn An Chức vụ: Thủ kho
Lý do xuất hàng: Xuất hàng theo đơn đặt hàng số 21 Thời gian xuất hàng: ngày 21/12/20XX
STT Sản phẩm M ĐV Số lƣợng Ghi chú Theo KH Thực tế 1 Gạo tấm 540 GT540 Tấn 400 300 Giao hàng tại kho 2 Gạo thơn 4900 GT4900 Tấn 400 400 3 Gạo thơm RPD GTRPD Tấn 400 400 Tổng cộng 1200 110
36
PHIẾU YÊU CẦU UẤT H NG Số: 160
Ngày 17 Tháng 12 Năm 2019
Ngƣời nhận: Nguyễn Văn An Chức vụ: Thủ kho
Lý do xuất hàng: Xuất hàng theo đơn đặt hàng số 20 Thời gian xuất hàng: ngày 25/12/20XX
STT Sản phẩm M ĐV Số lƣợng Ghi chú Theo KH Thực tế 1 Gạo tấm 540 GT540 Tấn 300 300 Giao hàng tại công ty vận tải Tân Thanh 2 Gạo thơn 4900 GT4900 Tấn 300 300 3 Gạo thơm RPD GTRPD Tấn 300 300 Tổng cộng 900 900
37
B I ĐỌC THÊM 1
QUY TRÌNH L M H NG TẠI CFS – HÀNG UẤT I. QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG
1. Xác định booking
Bao gồm: - Tên chủ hàng
- Ngƣời giao dịch điện thoại: - Cảng dỡ hàng và nơi giao hàng - Số lƣợng kiện hàng và tổng số
- Đơn đặt hàng và số hiệu từng mặt hàng - Loại hàng
- Chủ vỏ
- Tên tàu Feeder/ số chuyế - Thời gian bắt đầu xếp hàng - Thời gian tầu cắt máng - Thời gian tầu chạy
2. Liên lạc với chủ hàng về thời gian hàng về kho 3. Giao hàng
- Chủ hàng giao hàng đến CFS chậm nhất theo thời gian cắt hàng theo thoả thuận. Kho CFS sẽ kiểm tra hàng cẩn thận trƣớc khi nhận hàng. Nếu có các trƣờng hợp sau thì phải có sự đồng ý của Bên thuê kho thì CFS mới đƣợc nhận (phải chụp ảnh hiện trạng hàng hoá).
+ Kiện hàng khơng đƣợc dán băng dính hoặc có biểu hiện dán lại kiện.
+ Kiện hàng hoặc hàng bị hỏng hoặc trong tình trạng kém (xƣớc, thủng, ƣớt…). + Kiện hàng thiếu mã hiệu, mã số…( so với trong booking).
+ Bất kỳ một trƣờng hợp đặc biệt nào khác xảy ra với kiện hàng.
- Giao hàng đến kho muộn (Sau 05 giờ chiều thứ 7 ) hoặc giao tờ khai Hải Quan muộn, CFS chỉ đƣợc nhận khi đã có bản ” Yêu cầu nhận hàng muộn” của bên thuê kho và đồng ý tiếp nhận của CFS. CFS sẽ nhận hàng vào và xếp phân loại theo mác mác hàng, kích cỡ, kiểu cách hàng, màu sắc… theo hƣớng dẫn của Bên thuê kho là đại diện của chủ hàng. Lập bảng kê hàng hoá (theo chủng loại mẫu mã hàng).
+ CFS sẽ thay mặt Bên thuê kho phát hành chứng từ giao nhận cho bên giao hàng. Chứng từ giao nhận phải có chữ ký của đại diện CFS và đại diện bên giao hàng.
+ Bên chủ hàng phải nộp xác nhận booking, packing list, giấy uỷ quyền (nếu cần) và hồ sơ hải quan khi giao hàng.
38 + Nếu nhiều lô hàng đƣợc dự kiến đóng cùng container và có một hoặc vài lơ hàng phải hoãn lại, CFS phải xin ý kiến Bên thuê kho về việc vẫn tiếp tục đóng những lơ hàng khác vào container để xuất hoặc hỗn lại việc đóng cả container.
4. Đóng hàng
- Bên thuê kho sẽ gửi hƣớng dẫn đóng hàng cho CFS trƣớc một ngày.
- CFS phải đảm bảo năng lực, phƣơng tiện và cơng nhân đóng hàng để kịp xuất tàu.
- CFS phải phối hợp với hải quan và nếu cần phải phối hợp với giám sát của bên thuê kho.
5. Bảo đảm vỏ container đóng hàng
- Bên thuê kho phải bảo đảm rằng hãng tàu bố trí đƣợc vỏ cont tại CFS để đóng hàng theo lịch dự kiến. CFS sẽ tuân theo hƣớng dẫn của Bên thuê kho về hãng tàu và CY hạ hàng. - CFS sẽ phối hợp cùng hãng tàu để đảm bảo vỏ cont sẵn có và trong tình trạng tốt để đóng hàng.
- Bên thuê kho sẽ có thể yêu cầu CFS vận chuyển cont từ bãi khác về đóng hàng. Yêu cầu bằng văn bản có nội dung sau:
+ Số lƣợng container (loại, cỡ) + Chủ vỏ
+ Địa điểm nâng hạ
Bên thuê kho sẽ trả cho CFS các chi phí vận chuyển, nâng hạ.
6. Hải quan kiểm hố
- Chủ hàng chịu trách nhiệm hồn thành thủ tục giấy tờ HQ kiểm hoá và giao nộp hồ sơ HQ hoàn chỉnh cho CFS khi giao hàng.
- Nếu hồ sơ HQ kiểm hố khơng đƣợc giao cho CFS theo đúng thời gian quy định, CFS sẽ khơng chịu trách nhiệm tổ chức kiểm hố đóng ghép cho cont cũng nhƣ việc đƣa cont ra tàu. Trong trƣờng hợp này CFS phải thông báo cho bên thuê kho để book hàng đi tàu khác. - CFS có trách nhiệm tiến hành kiểm hố cho việc đóng ghép hàng xuất. Phí kiểm hố đã bao gồm trong phí CFS miễn là mọi giấy tờ HQ đã giao nộp kịp thời. Nếu giấy tờ hải quan chƣa đủ việc kiểm hố đóng ghép sẽ phát sinh thêm chi phí hoặc khơng thể hiện đƣợc do vi phạm quy trình quản lý của Hải quan.
- CFS sẽ giao nộp tờ khai HQ khi đã hoàn thành thủ tục HQ kiểm hoá cho hãng tàu feeder
7. Giám sát
- CFS phải giám sát việc nhận, lƣu kho, đóng hàng vào cont và xuất cont ra tàu theo chỉ dẫn của Bên thuê kho.
- CFS phải bố trí ít nhất 01 giao nhận để nhận hàng vào kho và ít nhất 02 giao nhận khi đóng hàng từ kho vào cont (01 ở cửa kho và 01 ở cửa cont).
II. BÁO CÁO
- Cuối ngày CFS fax bản copy chứng từ giao nhận trong ngày cho Bên thuê kho.
- CFS gửi báo cáo kiểm kê hàng ngày cho bên thuê kho 09 giờ sáng hôm sau. Báo cáo phải thể hiện việc luân chuyển hàng hố trong ngày hơm trƣớc.
39 - Căn cứ báo cáo kiểm kê, bên thuê kho tính tốn để ra lệnh đóng hàng vào cont để tránh việc đóng hàng tập trung quá nhiều vào ngày trƣớc ngày tàu ra.
- CFS phải gửi bản tổng kiểm kê hàng hoá lƣu kho cho bên thuê kho 02 ngày trƣớc khi bất kỳ 01 tàu nào có cont dự định xuất từ CFS khởi hành.
- Khi đóng hàng xong 01 cont hàng/ lơ hàng/ CFS phải gửi bản báo cáo kết quả đóng hàng cho Bên thuê kho vào 09 giờ sáng hơm sau ngày đóng hàng.
III. CƠNG VIỆC KHAI THÁC
- Nếu bên thuê kho yêu cầu CFS làm các công việc. + Kiểm tra mã hàng.
+ Dán nhãn. + Phân loại hàng. + Đóng gói lại.
+ Các tác nghiệp khác liên quan đến dịch vụ CFS.
- Bên thuê kho sẽ phải có yêu cầu bằng văn bản gửi cho CFS trƣớc 01 ngày và hạn chót là trƣớc khi tàu chạy 03 ngày, chi phí do hai bên thoả thuận.
IV. KẾ HOẠCH ĐỘT UẤT
- Nếu hàng không đƣợc đƣa tới kho 03 giờ trƣớc hạn chót theo quy định (cut off), CFS phải liên lạc với chủ hàng. Nếu chủ hàng báo hàng không đến đúng giờ, CFS phải gọi điện ngay cho bên thuê kho.
- Nếu hàng đến muộn hơn hạn chót quy định, CFS sẽ khơng chịu trách nhiệm việc hàng nhỡ tàu. CFS vẫn nhận hàng và thông báo cho bên thuê kho việc hàng đến muộn để bố trí đi tàu sau.
- Nếu chủ vỏ không cung cấp vỏ cont kịp thời theo quy định, CFS phải thông báo cho bên thuê kho.
- Nếu chủ hàng muốn lấy hàng xuất đi từ kho CFS về kho chủ hàng phải có văn bản yêu cầu của Bên thuê kho trƣớc khi xuất hàng. Trong trƣờng hợp đó, 01 bảng kê giao hàng và chứng từ giao nhận phải đƣợc lập và có chữ ký của Bên thuê kho và đại diện chủ hàng.
40
B I ĐỌC THÊM 2 1. Tập hợp thông tin
Bạn cần biết nhiều nhất có thể về kiện hàng hoặc hàng hóa. Quy trình tập hợp thơng tin rất quan trọng, vì thơng tin về một kiện hàng hoặc hàng hóa cụ thể khơng phải đến từ một nguồn duy nhất. Bạn phải tìm hiểu thơng tin về hàng hóa hoặc kiện hàng. Các thơng tin này có thể tìm kiểm ở:
- Nhãn/ký hiệu và các yêu cầu bốc xếp - Chứng từ, tài liệu liên quan
- Hệ thống kiểm kê.
2. Xác định hàng hóa
Để xác định hàng hóa bạn cần sử dụng tất cả những thông tin đã thu thập và đánh giá xem hàng hóa là gì để có thể đƣa ra quyết định về cách thức cất giữ, quay vòng và/hoặc gửi phù hợp nhất. Khi xác định hàng hóa, bạn cần tn thủ các chính sách và quy trình thủ tục tại nơi làm việc. Để hỗ trợ bạn thực hiện nhiệm vụ này, chính sách hoặc quy trình tại nơi làm việc có thể yêu cầu bạn:
- Kiểm tra hàng khi nhập kho - Kiểm tra hàng khi xuất kho
- Đánh dấu các đặc tính của hàng hố trên phiếu kiểm tra
- Quét mã vạch để chuyển thông tin vào hệ thống theo dõi (điều này cũng sẽ cho bạn biết các thơng tin cụ thể về hàng hố).
* Mơ tả hàng hóa cho các đồng nghiệp trong cơ quan
Khi làm việc trong lĩnh vực logistics hoặc kho vận, bạn làm việc theo nhóm và hỗ trợ hoặc cung cấp dịch vụ cho cả khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài. Khách hàng bên ngoài là những tổ chức hoặc cá nhận trả tiền để sử dụng dịch vụ hoặc mua hàng hóa của bạn. Đó có thể là một cửa hàng phân phối chính, hoặc thậm chí là một nhân viên sửa chữa tại địa phƣơng.
Khách hàng nội bộ là những thành viên khác trong nhóm, đồng nghiệp cũng nhƣ các nhà thầu hoặc các cá nhân khác có liên hệ trực tiếp với tổ chức nơi bạn làm việc. Trong lĩnh vực logistics hoặc kho vận, khách hàng nội bộ có thể bao gồm các cơng nhân khác, ngƣời chuyên chở hoặc nhân viên vệ sinh theo hợp đồng.
Khi làm việc với một nhóm, bạn cần thƣờng xun trao đổi với các cơng nhân khác về đặc điểm của hàng hóa, tác động của những đặc điểm này tới vị trí, độ an tồn và việc lƣu kho hàng hóa. Điều này địi hỏi bạn phải giao tiếp hiệu quả, do bất kỳ thơng tin sai lệch nào sẽ có thể dẫn đến việc mắc lỗi, từ đó dẫn đến các vấn đề và rủi ro an tồn. Bạn sẽ cần cung cấp thơng tin về:
- An tồn: Thơng tin cho khách hàng nội bộ về bất kỳđặc tính nào có thể gây ra rủi ro trong quá trình di chuyển và lƣu kho. Ví dụ, hàng dễ cháy, rất nặng, hoặc có một số
41 độc tính khác. Đồng thời, bạn cũng cần thơng tin về việc hàng bị lỗi hay có vấn đề nào khác.
- Vị trí: Cung cấp bất kỳthơng tin nào có thể ảnh hƣởng tới vị trí lƣu kho của hàng hóa. Đó có thể là thơng tin rằng hàng cần kiểm soát nhiệt độ (hàng phải đƣợc cất trong tủ mát hoặc trong tủ đông) hoặc hàng hóa hoặc hàng sẽ đƣợc gửi đi sau một khoảng thời gian ngắn nên cần phải cất ở vị trí dễ tiếp cận.
- Cất giữ: bao gồm các thông tin ảnh hƣởng tới việc một hàng hóa hoặc hàng có thể xếp chồng lên nhau hay khơng và bất kỳu cầu quay vịng nào. Bạn cần thơng tin cho khách hàng nội bộ nếu đó là hàng nguy hiểm và cần để tách riêng (để riêng) khỏi các loại hàng hóa khác vì lý do an tồn.
3. Xác định đặc điểm của một hàng hóa/kiện hàng
Đặc điểm thực tế của hàng hóa hoặc kiện hàng có thể khác nhau đáng kể tùy theo nơi bạn làm việc. Ví dụ, ở kho chứa thực phẩm, bạn có thể sẽ làm việc với các hàng hóa địi hỏi phải đƣợc kiểm sốt nhiệt độ (nhƣ hàng hóa đơng lạnh hoặc bảo quản mát) cũng nhƣ các hàng hóa chất lỏng hoặc dạng bột có khối lƣợng lớn. Bạn cần hiểu rõ các đặc điểm