Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho bảo đảm xuất đúng số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng hàng hóa. Nếu phiếu xuất kho quy định khơng sát với tình hình hàng hóa trong kho thì thủ kho phải đề nghị làm lại phiếu xuất kho khác, tuyệt đối không đƣợc tự sửa chữa hoặc giao hàng hóa khác thay thế.
63 Với một phiếu xuất kho, nguyên tắc xuất hàng hóa là phải liên tục, khơng nên kéo dài nhiều ngày và chồng chéo giữa hai tháng.
Khi giao hàng hóa xong, thủ kho và ngƣời nhận hàng phải ký vào phiếu xuất kho, đồng thời phải ghi hoặc đóng dấu bằng mực đỏ trên phiếu xuất kho “hàng đã giao xong”.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, chậm nhất là ngày hôm sau, thủ kho ghi vào cột xuất của thẻ kho và chuyển giao phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ.
Bộ phận kho hoặc giao nhận hàng phải kiểm soát các phiếu xuất kho để xem số thực xuất có đúng với số yêu cầu xuất về thứ hàng, số lƣợng và trọng lƣợng đã ghi trong phiếu xuất kho.
Phƣơng pháp đối chiếu hàng hóa thực xuất với chứng từ xuất có hai dạng:
Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ
Nội dung
Theo dõi thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống.
Phản ánh tình hình xuất, tồn của hàng tồn kho.
Giá trị hàng xuất có thể tính đƣợc ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ.
Không theo dõi phản ánh thƣờng xuyên, liên tục
Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh nhập - xuất trong kỳ.
Giá trị hàng xuất trong kỳ tới cuối kỳ mới tính đƣợc.
Số lƣợng hàng xuất kho trong kỳ = Số lƣợng hàng tồn kho đầu kỳ + Số lƣợng hàng nhập kho trong kỳ - Số lƣợng hàng tồn kho cuối kỳ Chứng từ sử dụng
Phiếu xuất kho.
Biên bản kiểm kê vật tƣ, hàng hoá.
Tƣơng tự nhƣ phƣơng pháp KKTX, tuy nhiên đến cuối kỳ kế toán mới nhận chứng từ nhập xuất hàng hoá từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng loại, ghi giá hạch tốn.
Ƣu điểm
Có thể xác định đánh giá về số lƣợng và giá trị hàng tồn kho vào từng thời điểm khác nhau nếu DN có nhu cầu kiểm tra
Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thƣờng xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh chóng kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi
Giảm khối lƣợng ghi chép
Giảm bớt sự cồng kềnh của việc ghi chép vào sổ
64
Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ
chép và quản lý
Nhƣợc điểm
Tăng khối lƣợng ghi chép hằng ngày, gây áp lực cho ngƣời làm cơng tác kế tốn. Tuy nhiên, nhƣợc điểm này đƣợc khắc phục khi doanh nghiệp tin học hoá cơng tác kế tốn.
Cơng việc kế toán dồn vào cuối kỳ. Cơng việc kiểm tra khơng thƣờng xun trong tình hình nhập, xuất kho là liên tục sẽ gây hạn chế chức năng kiểm tra của kế tốn trong quản lý.
Khó phát hiện sai sót nếu khi kiểm kê hàng thực tế nhập kho khơng trùng với ghi sổ kế tốn.
Đối tƣợng áp dụng
Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên thƣờng áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp. . .) và các đơn vị thƣơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn nhƣ máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lƣợng cao. . .
Phƣơng pháp này áp dụng với doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, số lƣợng lớn, nhiều chủng loại, quy cách…và các đơn vị sản xuất sản phẩm, hàng hoá.
Chú ý: Trong một doanh nghiệp (một đơn vị kế toán) chỉ đƣợc áp dụng một trong hai phƣơng pháp đối chiếu hàng hóa thực xuất với chứng từ xuất: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên hoặc phƣơng pháp kiểm kê định kỳ. Việc lựa chọn phƣơng đối chiếu hàng hóa thực xuất với chứng từ xuất áp dụng tại doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lƣợng, chủng loại vật tƣ, hàng hoá và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải đƣợc thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán. Việc lựa chọn đƣợc phƣơng pháp thích hợp sẽ giúp cho cơng tác kế tốn đƣợc thuận lợi hơn, mang tính chính xác cao cho doanh nghiệp.