1.1. Kiểm tra chéo trong nội bộ doanh nghiệp
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phƣơng pháp quản lý của nhiều cơng ty cịn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ đƣợc quản lý theo kiểu gia đình, cịn những cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dƣới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mơ hình này đều dựa trên sự tin tƣởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.
Thiết lập một hệ thống kiểm soát chéo trong nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn khơng quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lƣợng sản phẩm...),
Bảo vệ tài sản khỏi bị hƣ hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính;
Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng nhƣ các quy định của luật pháp;
Đảm bảo sử dụng tối ƣu các nguồn lực và đạt đƣợc mục tiêu đặt ra;
Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tƣ, cổ đơng và gây dựng lịng tin đối với họ.
Trong kinh doanh thƣờng nhật, quy trình kiểm sốt chéo hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời. Bộ phận bán hàng sẽ là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng. Để công việc này đƣợc thuận tiện, bạn nên quy định rõ ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý. Sau đó các nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trƣởng phịng hoặc một phó phịng đƣợc uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên: phịng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc
62 việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba đƣợc chuyển sang phịng kế tốn để ghi vào sổ sách và theo dõi cơng nợ.
Về phía các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát chéo trong nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty. Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc nhƣ: xây dựng một mơi trƣờng văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập,…
Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phịng ban, nhiều cơng ty cịn lập thêm phịng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chƣa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.
Ở các công ty lớn trên thế giới, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính phụ trách, cịn đối với các cơng ty nhỏ thì chính giám đốc điều hành sẽ thực hiện
1.2. Kiểm tra chéo quá trình giao hàng
Việc giao hàng đƣợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm gián đoạn, ảnh hƣởng tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Do đó, cần có qui trình kiểm tra, giám sát tồn bộ q trình giao nhận hàng giữa doanh nghiệp sản suất và khách hàng về việc có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không. Cụ thể:
Kiểm tra số lƣợng: căn cứ vào hợp đồng mua bán, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lƣợng. Nếu khơng có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng.
Kiểm tra chất lƣợng: căn cứ vào hợp đồng mua bán và đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu mã, chất lƣợng. Nếu phát hiện hàng hố và đơn hàng khơng phù hợp nhƣ hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo ngay cho ngƣời cung cấp.
Sau khi làm thủ tục xuất hàng hố xong ngƣời quản lí kho hàng kí vào biên bản xuất hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho khách hàng, đến đây quá trình xuất hàng kết thúc.