Kiểm tra và kiểm kê kho hàng hóa là một biện pháp quan trọng để theo dõi và bảo đảm bảo quản tốt chất lƣợng và số lƣợng hàng hóa, ngăn ngừa những hành động tham ơ, lãng phí, bảo đảm việc ghi chép kế tốn đƣợc chính xác. Do đó, trƣởng bộ phận chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa phải tổ chức và lãnh đạo việc kiểm tra và kiểm kê kho hàng hóa đúng theo chế độ, đúng theo các kỳ hạn với mức độ khác nhau.
Để theo dõi việc kiểm tra và kiểm kê tại kho, thủ kho phải có một sổ kiểm tra và một sổ kiểm kê trong đó có các mục sau: ngày,thời gian, tên ngƣời kiểm tra hoặc kiểm kê, những vấn đề phát hiện,kết quả giải quyết v.v…
3.1. Đối với việc kiểm tra
65 Thủ kho phải thƣờng xuyên kiểm tra chất lƣợng hàng hóa trong kho nhất là những loại hàng cần phải bảo quản theo thể thức đặc biệt.
Nếu thấy có hiện tƣợng ứ đọng hàng hóa phẩm chất kém, hao hụt thì phải báo cáo cho bộ phận kho vận (hoặc vận tải phân phối) kịp thời giải quyết.
Nếu thấy bộ phận kho vận (hoặc vận tải phân phối) chậm giải quyết, thì thủ kho phải báo cáo cho quản lý kho hàng hóa.
Thủ kho phải thƣờng xuyên kiểm tra đối chiếu giữa số tồn kho trong thẻ kho với số hàng hóa thực tế có trong kho theo phƣơng pháp kiểm kê từng phần nghĩa là căn cứ vào số tồn kho trong thẻ kho thủ kho định kế hoạch kiểm kê lần lƣợt các hàng hóa trong kho để cho thẻ kho ln ln phù hợp với hàng hóa thực tế có trong kho. Nếu phát hiện số lƣợng hàng hóa tồn kho và thẻ kho khơng khớp nhau thì phải báo ngay cho bộ phận kế tốn biết để tìm nguyên nhân chênh lệch.
+ Với bộ phận kho vận :
Bộ phận kho vận (hoặc vận tải phân phối) ít nhất một tháng một lần phải kiểm tra tình hình bảo quản hàng hóa tại kho. Đối với những hàng hóa bảo quản theo thể thức đặc biệt thì có chế độ kiểm tra riêng.
Nếu phát hiện có thiết sót trong việc bảo quản thì phải có biện pháp giải quyết về mặt bố trí, tổ chức phƣơng tiện và truy cứu trách nhiệm.
Nếu phát hiện thừa thiếu hàng hóa thì phải lập biên bản báo cáo cho thủ trƣởng đơn vị và cùng với bộ phận kế tốn tìm ngun nhân, truy cứu trách nhiệm và có ý kiến hoặc biện pháp đề nghị thủ trƣởng đơn vị giải quyết.
+ Với bộ phận kế toán : Từng thời kỳ bộ phận kế toán phải kiểm tra việc chấp
hành các thủ tục tập duyệt và chuyển chứng từ xuất nhập hàng hóa để kịp thời hƣớng dẫn giúp đỡ thi hành theo đúng quy định. Hàng tháng bộ phận kế tốn phải kiểm tra tồn bộ cơng việc kế tốn kho nhằm bảo đảm cơng việc kế tốn tiến hành theo đúng chế độ.
3.2. Đối với việc kiểm kê
Ngoài việc kiểm tra thƣờng xuyên từng mặt công tác theo các điều trên, trƣởng bộ phận chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa phải tổ chức kiểm kê tồn diện hàng hóa căn cứ theo quy định kiểm kê tài sản của Bộ Tài chính nhƣ sau:
Nguyên tắc kiểm kê là phải cân, đong, đo, đếm để tìm ra số lƣợng trọng lƣợng của mỗi thứ hàng hóa.
Đối với hàng hóa bị hƣ hỏng hoặc phẩm chất kém thì phải kiểm kê và lập phiếu kiểm kê riêng chia ra từng loại mức độ hƣ hỏng hoặc phẩm chất kém ghi rõ nguyên nhân và ngƣời chịu trách nhiệm.
Đối với hàng hóa đang đi trên đƣờngvà hàng hóa do đơn vị khác giữ hộ thì căn cứ vào số lƣợng đã ghi sổ sách để đối chiếu kiển tra chứng từ. Phải lập phiếu kiểm kê riêng cho mỗi loại hàng này căn cứ và sổ sách và kết quả kiểm kê.
66 Để đảm bảo cho công tác kiểm kê định kỳ tiến hành đƣợc tốt, doanh nghiệp phải thành lập một ban kiểm kê hoạt động có tính chất thƣờng xun, phụ trách việc lãnh đạo và định kế hoạch tiến hành công tác kiểm kê. Bản kiểm kê gồm có các thành phần:
- Thủ kho hoặc kế toán kho làm trƣởng ban.
- Phụ trách các bộ phận kế toán, nghiệp vụ, kho vận...làm ủy viên.
Trƣớc khi tiến hành kiểm kê phải có sự chuẩn bị đầy đủ về các mặt sau đây để việc kiểm kê đƣợc nhanh gọn, tốt, không ảnh hƣởng nhiều đến việc nhập xuất kho.
Về thời gian nên tiến hành vào những ngày cuối tháng để tiện cho việc khóa sổ (trừ việc kiểm kê bất thƣờng)
Về mặt sổ sách phải vào sổ sách cho xong và phải đối chiếu và nhất trí giữa số lƣợng tồn kho của kế tốn và của thủ kho.
Bộ phận kế toán phải chuẩn bị đầy đủ và cung cấp cho tổ kiểm kê số lƣợng và giá trị hàng hóa cịn lại theo từng thứ hàng hóa và từng kho khi bắt đầu kiểm kê.
Về mặt dụng cụ, phƣơng tiện phải chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ kiểm kê nhƣ: cân, thƣớc đo và sắp xếp kho cho có ngăn nắp.
Tổ kiểm kê phải kiểm kê tại từng kế hoạch hợp đồng, kiểm kê xong phải lập biên bản và bảng đối chiếu kho sau kiểm kê theo từng kho. Ban kiểm kê phải nghiên cứu các biên bản và bảng đối chiếu sau đó kiểm kê, tìm ngun nhân, quy trách nhiệm, đề ra ý kiến giải quyết ghi vào bảng đối chiếu kho sau kiểm kê để thủ trƣởng đơn vị có căn cứ cụ thể giải quyết tùy từng trƣờng hợp theo quy định của doanh nghiệp.
Các chứng từ liên quan đến kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi xuất
Công ty:................................. Kho hàng:...............
PHIẾU HÀNG HÓA THỪA THIẾU Số:.......... Ký hiệu Tên hàng Quy cách Đơn vị Số lƣợng phải nhận Số lƣợng thực hiện Số lƣợng thừa Số lƣợng thiếu Giá đơn vị Thanh toán Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Cộng:
Nguyên nhân thừa (hoặc thiếu): Ý kiến giải quyết:
Ngày lập phiếu..............
Thủ trƣởng đơn vị Ngƣời nhận hàng(2) Ngƣời giao hàng(2) Ngƣời lập phiếu (1) Nếu là hàng hóa thừa thiếu do kiểm kê thì
67 - Tiêu đề của cột (5) là: số lƣợng theo sổ sách
- Tiêu đề của cột (6) là: số lƣợng theo kiểm kê (2) Nếu là hàng hóa thừa thiếu do kiểm kê thì ghi: Theo biên bản kiểm kê ngày:........
Giải thích:
Phiếu này do bộ phận kế toán lập theo các chứng từ về kiểm nghiệm, kiểm nhận hoặc kiểm kê đã đƣợc duyệt y và giữ lại 01 bản. Và 01 bản chuyển cho thủ kho làm chứng từ nhập xuất kho ghi thẻ kho, ghi xong chuyển trả lại cho kế toán để làm chứng từ ghi sổ, 01 bản chuyển cho bộ phận nghiệp vụ làm chứng từ ghi thống kê và theo dõi.
Phiếu này một mẫu dùng cho 2 trƣờng hợp khi thừa thì gạch bỏ cột số lƣợng thiếu, khi thiếu thì gạch bỏ cột số lƣợng thừa.
Chú ý: Phiếu không dùng cho trƣờng hợp số lƣợng thực nhận ít hơn số lƣợng phải nhận khi nhập kho. Do đó cột số (7) số lƣợng thiếu chỉ dùng cho trƣờng hợp có chênh lệch thiếu khi kiểm tra và đã đƣợc duyệt y xuất kho.
Công ty:....................................
BẢNG ĐỐI PHIẾU KHO SAU KIỂM KẾ Số:..........
Bắt đầu kiểm kê từ ngày:....... Kiểm kê xong ngày:........
Ký hiệu Tên hàng Quy cách Đơn vị Tồn kho theo sổ sách Tồn kho theo kiểm kê Thừa Thiếu Nguyên nhân thừa thiếu và ý kiến giải quyết SL Số tiền SL Số tiền SL Số tiền SL Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Cộng Ngày lập phiếu..............
Hội đồng kiểm kê ký xác nhận Người lập bảng
Giải thích:
Bảng này do ngƣời phụ trách kiểm kê lập căn cứ vào số liệu kiểm kê và số liệu trên sổ sách.
Phiếu lập làm 03 bản: 01 bản chuyển cho thủ kho; 01 bản chuyển cho bộ phận kế toán; 01 bản lƣu ở hội đồng kiểm kê.
68
Mẫu kiểm kê hàng hoá trong kho Ngày kiểm đếm
Họ tên
Vị trí Mã hàng Mô tả Đơn vị Số lƣợng
trong báo cáo
Số lƣợng đếm thực tế
Chênh lệch
A.23 343 Túi 500g nho
xuntan Túi 74 74 0
A.25 327 Túi 300g hạt sô-cô-la Túi 122 121 -1
B.31 435 Túi bột mỳ 1kg Túi 435 435 0
4. Bài tập
TỔNG CƠNG TY XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH GIAO THƠNG 6, là một trong những Tổng cơng ty 90 của nhà nƣớc, một đơn vị mạnh chun ngành xây dựng cơng trình giao thơng trực thuộc Bộ Giao thơng Vận tải.
Hiện tại bạn đang trong thời gian thử việc vị trí là nhân viên kho, cấp trên trực tiếp của bạn là anh X - trƣởng kho. Để hƣớng dẫn bạn làm quen với công việc, anh X đã giao cho bạn file hồ sơ trên excel về số lƣợng hàng hóa hiện có trong kho (file quản lý kho hàng số 4 trong đƣờng link : http://thuthuatphanmem.vn/file-quan-ly-kho-nhap-xuat-ton-tren- excel/). Yêu cầu bạn tìm hiểu thơng tin, nêu ra phƣơng pháp kiểm kê hàng hóa phù hợp và thực hiện quá trình kiểm kê.
1. Cho biết có bao nhiều loại mặt hàng trong kho? 2. Số lƣợng từng loại ở đầu kỳ?
3. Số lƣợng hàng xuất trong kỳ? 4. Số lƣợng hàng còn tồn cuối kỳ? 5. Nêu phƣơng pháp kiểm kê phù hợp?
69
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đoàn Thị Hồng Vân, Logistic những vấn đề cơ bản, NXB Lao Động – Xã Hội, 2018 2. Lê Thị Thanh Hải, Giáo trình Kế tốn Doanh nghiệp Dịch vụ, NXB Giáo dục Việt Nam, 2016
3. Phan Thanh Lam, Cẩm nang Quản trị kho hàng, NXB Phụ nữ, 2014 4. Tài liệu tập huấn của APEFE
5. Tài liệu tập huấn của Aus4skills