1. Phƣơng pháp đóng kiện hàng hóa theo chủng loại, nhà cung cấp, ngày giao hàng
1.2. Phiếu đóng kiện hàng hố
+ Phiếu đóng kiện là một tài liệu bao gồm danh sách đầy đủ các mặt hàng có trong một
kiện hàng gồm: trọng lƣợng, kích thƣớc và số lƣợng đơn vị hàng đƣợc các bộ phận vận chuyển sử dụng để xác định kho cần gửi đi để hồn thành chính xác đơn hàng. Cuối cùng, ngƣời mua hoặc ngƣời nhận đơn đặt hàng sẽ kiểm tra các mặt hàng đã nhận đối chiếu với phiếu đóng kiện để đảm bảo tất cả các mặt hàng đã đặt đã đến nơi.
51 - Đảm bảo rằng mọi thứ đều nằm trong lô hàng. Phản ánh của tất cả các mặt hàng đã đặt hàng và là một hồ sơ của các mặt hàng vật chất đƣợc bao gồm trên danh sách vận chuyển. Ngay sau khi xác minh xong, có thể đặt phiếu đóng kiện in sẵn vào hộp và chuyển đơn hàng đi.
- Theo dõi tất cả các mục trong đơn đặt hàng một cách dễ dàng. Tùy thuộc vào quy mô của đơn đặt hàng và sản phẩm, cũng nhƣ vị trí của các SKU (Stock Keeping Unit: mã hàng hoá) khác nhau giữa các kho khác nhau, đơn đặt hàng có thể cần đƣợc chia thành các lơ hàng riêng biệt (nghĩa là một số mặt hàng đƣợc gửi trong các hộp khác nhau). Nếu một đơn đặt hàng đƣợc trải rộng trên nhiều hộp, một phiếu đóng kiện có thể giúp cả ngƣời bán và ngƣời nhận theo dõi đƣợc.
- Xác định các mục bị hƣ và phân loại các mặt hàng bị hƣ hỏng, cho dù một mặt hàng dễ vỡ bị vỡ khi vận chuyển hay tồn bộ gói hàng bị hƣ hỏng khi vận chuyển. Trƣờng hợp ngoại lệ giao hàng nhƣ thế này xảy ra, nhƣng có một phiếu đóng kiện để dự phịng có thể giúp đẩy nhanh việc hồn lại tiền hoặc gửi lại gói hàng.
- Xác nhận rằng tất cả các mục đã đƣợc nhận, xác định các mặt hàng bị thiếu và đảm bảo rằng mọi thứ đã đặt hàng đã đƣợc nhận.
- Cho phép hải quan ƣớc tính giá trị của lơ hàng. Nếu vận chuyển quốc tế, hải quan có thể sử dụng phiếu đóng kiện để ƣớc tính giá trị của lơ hàng
+ Phiếu đóng kiện cần bao gồm :
- Địa chỉ giao hàng, ngày đặt hàng và thông tin liên hệ: Giống nhƣ trên hóa đơn, thơng tin cơ bản này hữu ích cho các mục đích khai báo nhƣ số đơn đặt hàng, thơng tin liên hệ và nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra với lô hàng trong quá trình vận chuyển. Tất nhiên, nhãn vận chuyển là mặc định cho các hãng vận chuyển, nhƣng trong trƣờng hợp có vấn đề trong q trình vận chuyển, phiếu đóng kiện có thể là một lựa chọn dự phịng hữu ích.
- Danh sách đƣợc chia nhỏ các mặt hàng đã vận chuyển: Nhiều ngƣời mua kiểm tra các mặt hàng họ nhận đƣợc so với danh sách những gì đã đƣợc đặt hàng này để đảm bảo rằng họ đang nhận đƣợc mọi thứ mà họ đã trả tiền. Họ cũng có thể tham khảo email xác nhận của họ, nhƣng có một phiếu đóng kiện tiện dụng có thể đƣợc ƣu tiên hơn đối với một số ngƣời.
- Danh sách phân loại các mặt hàng hết hàng: Cùng với hóa đơn, phiếu đóng kiện sẽ bao gồm các mục hàng của bất kỳ thứ gì đã đƣợc đặt hàng nhƣng chƣa đƣợc vận chuyển để chúng có thể đƣợc sắp xếp lại. Điều này khá hiếm khi không giao tiếp trƣớc khi đơn đặt hàng đƣợc gửi hoặc hoàn thành.
- Số lƣợng của mỗi mặt hàng: Để kiểm tra từng mặt hàng riêng lẻ từ phiếu đóng kiện,
tên sản phẩm hoặc SKU là khơng đủ, vì nhiều ngƣời bán đặt hàng nhiều hơn một mặt hàng nhất định. Cột số lƣợng giúp giảm độ dài của danh sách để một phiếu đóng kiện khơng dài vài trang nếu nhiều mặt hàng giống nhau đƣợc đặt hàng.
52
- SKU hoặc UPC (Universal Product Code: mã sản phẩm chung) của từng mặt hàng: SKU hoặc UPC có thể khơng có nhiều ý nghĩa đối với khách hàng, nhƣng con số này là những gì ngƣời bán sử dụng để xác định khoảng không quảng cáo của họ
- Số trƣợt hoặc số PO (Purchase Order: Đơn đặt hàng): Tùy thuộc vào số lƣợng tham chiếu cho đơn đặt hàng, ngƣời gửi hàng và ngƣời mua có thể tham chiếu chéo số PO với số phiếu để đảm bảo đơn hàng đƣợc giao và nhận đúng.
+ Mẫu phiếu đóng kiện:
Ngồi địa chỉ giao hàng, địa chỉ thanh tốn, ngày đặt hàng, số đơn đặt hàng và bất kỳ chi tiết liên quan nào khác ở đầu tài liệu, đây là thịt và khoai tây của phiếu đóng kiện: một danh sách chia thành từng mục những gì đƣợc bao gồm trong lơ hàng và những gì khơng. Ví dụ:
Mã hàng / UPC Mô tả Số lƣợng đặt hàng Số luợng giao hàng
123123 Sản phẩm XYZ 12 12
321321 Sản phẩm ZYX 10 10
456456 Sản phẩm ABC 5 0
Trong ví dụ trên, nhà kho mà đơn đặt hàng này đến có thể đã hết hàng tồn kho cho Sản phẩm ABC và nó sẽ cần đƣợc gửi trong một lô hàng khác, từ một địa điểm khác hoặc sau khi đƣợc bổ sung trong kho đó.
1.3. Phương pháp đóng kiện hàng hóa
+ Đóng kiện cứng
1. Hộp, làm bằng ván ép và gỗ. 2. Đóng thùng.
3. Hộp, làm bằng ván ép và gỗ và đóng thùng với các miếng hấp thụ sốc. 4. Thùng và lon kim loại đầu chặt.
5. Trống và suốt chỉ. Nó đƣợc làm từ kim loại, nhựa, gỗ, thủy tinh, bìa cứng, vật liệu sợi gỗ và bột giấy.
+ Đóng kiện Rigiflex
6. Hộp làm bằng ván sợi.
7. Hộp làm bằng ván sợi sóng có thêm lớp bảo vệ bên trong (tƣờng bên trong, miếng hấp thụ va đập, ván trƣợt vận chuyển)
8. Thùng, thùng, lon nhựa kín đầu có đóng thùng. Nó đƣợc làm từ nhựa, giấy, một số loại bìa cứng, vật liệu polyme.
+ Đóng kiện mềm
9. Túi từ polypropylene và vải dệt thoi. 10. Túi polypropylene, giấy nhiều lớp
53 11. Băng (băng kéo căng, băng keo bong bóng và các loại khác). Nó đƣợc làm bằng vải, băng, giấy, polyme và các vật liệu hỗn hợp
Bảng 4.1. Phân loại hàng hóa đóng kiện
Các loại hàng hóa Loại kiện đƣợc
sử dụng
Hàng dệt, may, hàng dệt kim, da, sản phẩm từ lông thú 6, 9, 10, 1, 2 Vật mang từ tính, pin, thiết bị nhỏ và thiết bị văn phòng (bàn là,
máy sấy thổi, ấm đun nƣớc, hộp mực, điện thoại, máy ảnh, v.v.)
6, 7, 1, 2, 3 Bánh kẹo khô và các sản phẩm rau quả, phụ gia, gia vị, thuốc khô
(thuốc, băng, bông, v.v.) và các sản phẩm y tế.
Phụ tùng nhỏ, phụ kiện, bộ phận linh kiện, đồ gốm nhỏ, đồ chơi, đồng hồ, đồ lƣu niệm, đồ gia dụng, đồ chăm sóc, đồ bằng giấy và bìa cứng.
Bộ đồ ăn bằng kim loại và dùng một lần, dụng cụ thể thao và làm vƣờn (tháo rời), sản phẩm điện, phụ kiện và thức ăn cho động vật, dụng cụ bảo trì trong nhà, đèn, hàng kim loại.
Các mặt hàng trong bao bì tiêu dùng cứng: vật liệu hồn thiện, văn phịng phẩm, hóa chất gia dụng và ơ tơ, sản phẩm ảnh, sơn, các vật liệu bôi trơn khác nhau
6, 7, 1, 2, 3 Các mặt hàng thực phẩm (trừ dạng nhũ tƣơng và yêu cầu điều kiện
vận chuyển đặc biệt), thuốc, nƣớc hoa và các sản phẩm làm đẹp, đồ uống, đồ gia dụng vừa và lớn
1, 2, 3, 7 Các mặt hàng trong bao bì tiêu dùng dễ vỡ: vật liệu hồn thiện, văn
phịng phẩm, hóa chất gia dụng và ơ tơ, sản phẩm ảnh, sơn, các vật liệu bôi trơn khác nhau.
1, 2, 3 Thiết bị vệ sinh (buồng tắm, bồn tắm, bồn cầu, bồn rửa, v.v.), vật
liệu bề mặt, đồ sứ và sành sứ, đèn chùm, tất cả các loại thiết bị (năng lƣợng, công nghiệp, điện, cửa hàng, y tế, máy tập thể dục, dụng cụ công nghiệp), điện trạm và đơn vị điện, máy công cụ, cơ chế, máy trò chơi.
Đồ nội thất (tháo rời), gỗ công nghiệp (tấm, ván ép), cửa ra vào, tấm nhựa làm bảng điều khiển, cửa sổ, ngƣỡng cửa sổ, các chi tiết và linh kiện của máy, các vật dụng bằng kim loại (tấm, thanh dải, mặt cắt dạng cuộn, thanh trơn, ống) , cửa sổ, nâng hạ, xe có động cơ, pin khơng có chất điện phân, nhạc cụ.
54
Các loại hàng hóa Loại kiện đƣợc
sử dụng
đƣợc làm bằng bột nhúng và bê tơng hồn thiện, đá, đất sét, thủy tinh và thạch cao.
Bất kỳ sản phẩm lỏng nào, không nguy hiểm 4, 8
Vật liệu dạng bột và hạt khô, vật liệu dạng hạt, củ cây 10
Cáp, đầu nối, dây và dây điện 5
Tổng hợp tải trọng trên 15 pallet trở lên, không yêu cầu điều kiện
vận chuyển đặc biệt. 11
Vải sơn, thảm trong vòng trên mặt làm việc cốt lõi bên trong; guốc, ống nhựa; cáp và đầu nối trong cuộn dây; Các bể chứa bằng nhựa và kim loại cho chất lỏng từ 100 lít trở lên.
Khơng có kiện
Hình 1.1. Đóng kiện hàng hố theo chủng loại
1.4. Quy cách đóng kiện thường dùng trong vận tải
1.4. 1. Đóng kiện gỗ, thùng gỗ, pallet gỗ
Đây là hình thức bảo quản hàng hóa an tồn nhất. Đối với các loại máy móc giá trị cao, việc đóng kiện giảm tối đa trầy xƣớc. Giúp cho việc nâng hạ hàng hóa lên xe một cách dễ dàng.
Đóng gỗ có dạng đóng thùng kín bằng ván, giảm trầy xƣớc tốt nhất. Ngoài ra giảm nguy cơ, chuột bọ cắn phá dây điện bên trong các thiết bị. Trƣớc khi đóng thùng gỗ, hàng hóa bên trong sẽ đƣợc bao bọc, chèn lót hình thức vận chuyển. Nếu chuyển bằng đƣờng bộ, đƣờng sắt cần chèn chống va đập, rơi vỡ.
Đóng kiện gỗ dạng khung: đảm bảo an tồn cho hàng, giảm ma sát gây trầy xƣớc Khơng an tồn tuyệt đối nhƣ thùng gỗ nhƣng vẫn đảm bảo hàng tránh các va chạm Đóng pallet: dành cho các hàng nguyên kiện, gọn, chống thấm nƣớc.
55
Pallet châu Âu Khổ : 1200 mm x 800 mm Dạng hàng hóa :
mọi loại hàng hóa
Pallet VMF Khổ : 1200 mm x 800 mm Dạng hàng hóa :
cơng nghiệp thủy tinh
Pallet CP
Khổ : 1200 mm x 800 mm Dạng hàng hóa :
cơng nghiệp hóa
Các khổ pallet thơng dụng khác Khổ : 600 mm x 800 mm
Khổ : 600 mm x 400 mm
Kích thƣớc kiện hàng
Cách tính diện tích
Cơng thức tính : Chiều dài x Chiều rộng
Lƣu ý luôn sử dụng cùng đơn vị đo.
Ví dụ : VMF 40 cm 20 cm 23 cm Chiều dài : 40 cm Chiều rộng : 23 cm 400 mm 200 mm 230 mm Diện tích :
56
Sơ đồ xếp hàng lên pallet
Định nghĩa: Sơ đồ xếp hàng lên pallet là cách sắp xếp các kiện hàng lên pallet. Chức năng của sơ đồ xếp hàng lên pallet
Sơ đồ xếp hàng lên pallet giúp :
tối ƣu diện tích pallet : xếp tối đa kiện hàng lên pallet ; tạo thành một đơn vị hàng hóa ;
cố định hàng hóa tốt hơn khi vận chuyển trong kho hoặc chuyển cho nhà cung cấp và khách hàng
Giảm thời gian bốc hàng, dỡ hàng và lƣu hàng. Cải thiện hiệu quả chuẩn bị đơn hàng.
+ Đặc điểm của quá trình xếp hàng lên pallet hiệu quả
ếp chéo nhau : các kiện hàng cần đƣợc xếp chéo nhau đúng cách để tránh đứt
gãy, lỗ hổng và hành lanh trống.
Đứt g y sau khi tao tác
nhiều lần Lỗ hổng Hành lang trống
Tối ƣu diện tích của pallet : phải giảm tối đa phần thiếu và tránh phần thừa.
Phần thiếu Phần thừa
Đảm bảo thể tích và trọng lƣợng của hàng hóa : kiện hàng nặng xếp dƣới kiện
hàng nhẹ, kiện hàng có thể tích nhỏ xếp trên kiện hành có thể tích lớn.
1.4.2. Đóng kiện hàng bằng thùng carton
Đây là hình thức đóng kiện phổ biến ở các đơn vị sản xuất, kinh doanh. Hàng đóng thùng carton dày mỏng tùy vào loại hàng. Hàng vải, may mặc, hàng nhẹ, đóng thùng bình thƣờng. Hàng máy móc, đóng thùng carton cần thùng dày, hoặc thùng chất liệu nhựa. Đảm bảo khi chồng lên nhau hàng khơng bị ảnh hƣởng.
57
Hình 1.2. Đóng thùng carton
Ngồi ra đóng thùng carton cần chèn lót xốp bên trong đối với hàng giá trị cao. Để cố định hàng, khi bốc xếp lên xuống khơng bị vỡ. Chèn lót xốp, nhựa, vải, hoặc bất cứ vật liệu an toàn cố định hàng bên trong. Một số hạt xốp cũng đƣợc sử dụng rộng rãi để bảo quản các hàng dễ vỡ khi vận chuyển.
1.4.3. Đóng kiện bằng bao tải, bao jumbo
Đây là phƣơng pháp đóng kiện phổ biến cho các mặt hàng dạng bột, hạt, bơng. Bao tải càng dày thì càng đảm bảo ít thất thốt hàng. Do hàng đóng bao chủ yếu hàng nặng, bốc vác cực. Không phải nhẹ tay nên chất lƣợng bao ảnh hƣởng đến hàng bên trong. Kế đó đƣờng may bao cũng cần kiểm tra kỹ trƣớc khi vận chuyển.
58
1.4.4. Đóng kiện chất lỏng
Các chất lỏng đƣợc đóng kiện tùy bộ phận chứa nó. Các thùng nhựa đảm bảo niêm phong chặt nắp, để nằm khơng bị rị rỉ nƣớc. Các phuy hóa chất nhựa đƣợc kiểm tra kỹ nắp vòi, rò rỉ tránh ảnh hƣởng hàng xung quanh. Các chất lỏng chứa trong lu, vại, chai đƣợc đóng kiện gỗ có chèn lót tránh đổ vỡ. Ngoài ra chất lỏng nhƣ dầu nhớt cịn đƣợc đóng trong can, thùng phuy kim loại.
Hình 1.4. Đóng chất lỏng trong tank, thùng phuy
2. Phƣơng pháp đóng kiện hàng hóa theo số lƣợng đặt hàng
Căn cứ số lƣợng đặt hàng, phải tính tốn việc đóng gói đảm bảo:
- Phù hợp với kích thƣớc của phƣơng tiện vận chuyển (tàu biển, máy bay, xe tải, hàng rời, container…) , hạn chế tạo ra khoảng trống khi xếp hàng lên phƣơng tiện vận chuyển.
- Tiết kiệm chi phí bốc dỡ hàng hóa : Ví dụ nhƣ container có 20 kiện, đóng pallet thì có thể 1 cont trong vòng 1 giờ, 1 ngày dỡ đƣợc 8 cont nhƣng nếu nhƣ container có 1000 kiện bốc rời thì có thể mất 1,5 – 2 giờ/container và 1 ngày chỉ dỡ đƣợc 4 cont hàng).
- Dễ dàng kiểm đếm trong giao nhận.
- Dán nhãn để có thể truy xuất đƣợc thơng tin ca sản xuất, số máy, quản đốc,… để có thể khiếu nại với bên bán hay nhà sản xuất nếu sản phẩm bị lỗi, có thể đổi trả; tìm đƣợc kiện, bao, pallet chứa đựng hàng.
59
3. Bài tập
Bạn hiện đang là nhân viên kho hàng của công ty Unilever. Dựa vào phụ lục 4.1 và 4.2 bạn hãy:
1. Lựa chọn phƣơng pháp đóng kiện phù hợp với qui cách của hàng hóa? 2. Căn cứ phiếu yêu cầu xuất hàng, hãy xuất hàng cho đại lý?
Phụ lục 4.1
BẢNG DANH MỤC HÀNG HÓA NHẬP KHO
STT TÊN HÀNG MÃ HÀNG QUY CÁCH ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƢỢNG
1. BỘT GIẶT OMO (HƢƠNG NGÀN HOA) ONH1 300gr gói 150
2. BỘT GIẶT OMO (HƢƠNG NGÀN HOA) ONH2 900gr gói 180
3. BỘT GIẶT OMO (HƢƠNG NGÀN HOA) ONH3 3,2 kg gói 300
4. BỘT GIẶT OMO (HƢƠNG NGÀN HOA) ONH4 4,8 kg gói 250
5. BỘT GIẶT OMO (TINH DẦU THƠM) ODT1 300gr gói 200
6. BỘT GIẶT OMO (TINH DẦU THƠM) ODT2 900gr gói 415
7. BỘT GIẶT OMO (TINH DẦU THƠM) ODT3 3,2 kg gói 300
8. BỘT GIẶT OMO (TINH DẦU THƠM) OCF4 4,8 kg gói 400
9. BỘT GIẶT OMO (COMFORT) OCF1 300gr gói 300
10. BỘT GIẶT OMO (COMFORT) OCF2 900gr gói 500
11. BỘT GIẶT OMO (COMFORT) OCF3 3,2 kg gói 450
12. BỘT GIẶT OMO (COMFORT) OCF4 4,8 kg gói 200
13. BỘT GIẶT OMO MATIC (CỬA TRÊN) OMT1 300gr gói 300
14. BỘT GIẶT OMO MATIC (CỬA TRÊN) OMT2 900gr gói 250
15. BỘT GIẶT OMO MATIC (CỬA TRÊN) OMT3 3,2 kg gói 200
60
Phụ lục 4.2
PHIẾU YÊU CẦU UẤT H NG Số:160
Ngày 17 Tháng 12 Năm 20XX
Ngƣời nhận: Nguyễn Văn An Chức vụ: Thủ kho
Lý do xuất hàng: Xuất hàng theo đơn đặt hàng số 20 Thời gian xuất hàng: ngày 25/12/20XX
STT Sản phẩm M ĐV Số lƣợng Ghi chú
Theo KH Thực tế
1 BỘT GIẶT OMO
(HƢƠNG NGÀN HOA) ONH1 GÓI 35 35
GIAO ĐẾN CỬA HÀNG TẠP HÓA
HÙNG ANH. 2 BỘT GIẶT OMO
(HƢƠNG NGÀN HOA) ONH2 GÓI 20 20
3 BỘT GIẶT OMO
(HƢƠNG NGÀN HOA) ONH3 GÓI 40 40
4 BỘT GIẶT OMO
(HƢƠNG NGÀN HOA) ONH4 GÓI 53 53
5 BỘT GIẶT OMO (TINH
DẦU THƠM) ODT1 GÓI 19 19
6 BỘT GIẶT OMO (TINH
DẦU THƠM) ODT2 GÓI 20 20
61
Chƣơng 5
KIỂM TRA XUẤT HÀNG
Giới thiệu
Trong quá trình đảm bảo các sản phẩm phù hợp và sẵn sàng gửi đi, cần tiến hành kiểm tra