2.1. Lên kế hoạch xuất hàng
- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why) - Xác định nội dung công việc 1W (what)
- Xác định 3W: where, when, who
- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
- Xác định phƣơng pháp kiểm soát – 1C (control) - Xác định phƣơng pháp kiểm tra – 1C (check) - Xác định nguồn lực thực hiện 5M
28
Bƣớc 1: Xác định mục tiêu yêu cầu xuất hàng (Why)
Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là: - Yêu cầu của xuất hàng là gì?
- Nó có ý nghĩa nhƣ thế nào bộ phận kho hàng?
- Hậu quả nếu không thực hiện xuất hàng đúng yêu cầu?
Bƣớc 2: Xác định nội dung công việc xuất hàng (What?)
Nội dung công việc xuất hàng là gi? Các bƣớc tiến hành xuất hàng.
Bƣớc 3: Xác định 3W trong xuất hàng Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
- Công việc xuất hàng thực hiện tại đâu? - Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Kiểm tra những công đoạn nào?…
When: Công việc xuất hàng thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
- Để xác định đƣợc thời hạn xuất hàng của từng đơn hàng, xác định đƣợc mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
- Có 4 loại cơng việc khác nhau: + Cơng việc quan trọng và khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng nhƣng khẩn cấp, + Công việc quan trọng nhƣng không khẩn cấp, + Công việc không quan trọng và khơng khẩn cấp.
Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
- Ai làm việc đó - Ai kiểm tra - Ai hổ trợ.
- Ai chịu trách nhiệm…
Bƣớc 4: Xác định phƣơng pháp 1h
H là how bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hƣớng dẫn thực hiện việc xuất hàng là gì ? - Tiêu chuẩn xuất hàng nhƣ thế nào?
- Cách thức vận hành máy móc trong khi xuất hàng nhƣ thế nào?
Bƣớc 5: Xác định phƣơng pháp kiểm soát (Control)
Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến: - Cơng việc xuất hàng có những đặc tính gì? - Làm thế nào để đo lƣờng đặc tính đó?
29 - Có bao nhiêu tiêu chí để kiểm sốt tồn bộ q trình xuất hàng?
Bƣớc 6: Xác định phƣơng pháp kiểm tra (check)
Phƣơng pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau: - Có những bƣớc cơng việc nào cần phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra nhƣ thế nào? - Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
Bƣớc 7: Xác định nguồn lực (5M)
Nguồn lực bao gồm các yếu tố: - Man = nguồn nhân lực. - Money = Tiền bạc.
- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng. - Machine = máy móc/cơng nghệ.
- Method = phƣơng pháp làm việc.
*. Một số mẫu kế hoạch thƣờng dùng + Mẫu Kế hoạch xuất theo ngày
QUẢN LÝ DANH SÁCH KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC
Ngày bắt đầu: .......................................................................................................................... Ngày báo cáo: ..........................................................................................................................
Stt Phụ trách Đầu việc Danh sách cơng việc Bắt
đầu
Hồn thành
Báo cáo
Chi tiết công việc 1 Chi tiết công việc 2 Chi tiết công việc 3 Chi tiết công việc 4
+ Mẫu Kế hoạch xuất theo tuần
KẾ HOẠCH CƠNG VIỆC THEO TUẦN
Stt Nộ dung cơng việc Ghi chú
Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6
30 Thứ 7
Chủ nhật
+ Mẫu Kế hoạch xuất theo tháng
KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC TRONG THÁNG
Phòng ban:................................................................................................................................ Ngƣời thực hiện: .....................................................................................................................
Stt Nội dung công việc Ngƣời
thực hiện Thời gian Kết quả Ghi chú Bắt đầu Kết thúc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …
+ Mẫu Kế hoạch chi tiết
KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC
Việc cần làm Ƣu tiên Trạng thái Ngày bắt
đầu Ngày kết thúc % hoàn thành Việc 1 Gấp Đang làm 100
Việc 2 Gấp Chƣa bắt đầu 100
Việc 3 Rất gấp Hoàn thành 100
Việc 4 Không gấp Chƣa bắt đầu 50
Việc 5 Gấp Đang làm 100
…
31 - Đảm bảo mặt bằng đủ để tập kết và giao nhận khối lƣợng hàng hóa theo yêu cầu. Trƣờng hợp mặt bằng chật hẹp, phải tính tốn để chia việc xuất hàng thành nhiều lƣợt.
- Liên hệ với khách để xác nhận: địa điểm (đối chiếu với hợp đồng), thời gian giao hàng, ngƣời nhận hàng, …. Nếu hợp đồng không quy định rõ địa điểm thì áp dụng theo quy định của Luật thƣơng mại:
+ Trƣờng hợp hàng hoá là vật gắn liền với đất đai thì bên bán phải giao hàng tại nơi có hàng hố đó;
+ Trƣờng hợp trong hợp đồng có quy định về vận chuyển hàng hố thì bên bán có nghĩa vụ giao hàng cho ngƣời vận chuyển đầu tiên;
+ Trƣờng hợp trong hợp đồng khơng có quy định về vận chuyển hàng hoá, nếu vào thời điểm giao kết hợp đồng, các bên biết đƣợc địa điểm kho chứa hàng, địa điểm xếp hàng hoặc nơi sản xuất, chế tạo hàng hố thì bên bán phải giao hàng tại địa điểm đó;
- Trong các trƣờng hợp khác, bên bán phải giao hàng tại địa điểm kinh doanh của bên bán, nếu khơng có địa điểm kinh doanh thì phải giao hàng tại nơi cƣ trú của bên bán đƣợc xác định tại thời điểm giao kết hợp đồng mua bán
- Nếu hàng hóa cồng kềnh, cần bốc dỡ bằng cơng cụ thì xác định lại cần chở theo cơng cụ nào, cơng cụ nào đã có sẵn tại địa điểm giao hàng.
- Kiểm tra mặt bằng, đƣờng đi đến nơi giao hàng để tính tốn phƣơng tiện vận chuyển phù hợp