Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp cần cải tiến và đổi mới liên tục để tồn tại Hoạt động kiểm soát đóng vai trò then chốt trong việc đo lường kết quả, so sánh với mục tiêu đã đề ra và điều chỉnh sai sót để đạt được kế hoạch Nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang ngày càng chú trọng đến công tác này.
Cũng như các doanh nghiệp của Việt Nam, Công ty TNHH Thương mại
Hasan chú trọng đến công tác tổ chức kiểm soát trong doanh nghiệp chuyên nhập khẩu và phân phối độc quyền thương hiệu mỹ phẩm Valencia Gio của Hàn Quốc Đặc biệt, việc kiểm soát bán hàng cần được nâng cao để đạt được mục tiêu kinh doanh Công ty đã áp dụng hệ thống kiểm soát và quy trình thủ tục bán hàng chặt chẽ, nhưng vẫn gặp nhiều bất cập do các nguyên nhân chủ quan và khách quan.
Xuất phát từ mong muốn góp phần cải tiến công tác kiểm soát tại Công ty TNHH Thương mại Hasan, tôi đã quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện công tác tổ kiểm soát” làm khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài
Trong thời gian qua, nhiều đề tài, luận văn và nghiên cứu khoa học về công tác kiểm soát trong các doanh nghiệp đã được thực hiện tại trường đại học Thương Mại Do thời gian nghiên cứu có hạn, tôi chỉ có thể tìm hiểu một số đề tài cụ thể.
Luận văn tốt nghiệp năm 2007 của sinh viên Mai Tuấn Quang, lớp 39A5B, dưới sự hướng dẫn của TS Nguyễn Thị Bích Loan, tập trung vào việc nghiên cứu công tác kiểm soát tại xí nghiệp may xuất khẩu Thanh Trì Hapro Bài viết đề xuất một số kiến nghị và giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả công tác kiểm soát của công ty.
Công ty TNHH Bích Thủy đang tăng cường kiểm soát hoạt động bán hàng sản phẩm mỹ phẩm, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và đảm bảo chất lượng dịch vụ Luận văn tốt nghiệp năm 2009 của sinh viên Phạm Thị Hường, lớp K41A4, đã đề xuất các giải pháp cụ thể để cải thiện quy trình bán hàng và quản lý sản phẩm.
Nguyễn Quang Trung đã thực hiện nghiên cứu về công tác kiểm soát bán hàng sản phẩm mỹ phẩm tại công ty TNHH Bích Thủy Luận văn này không chỉ phân tích quy trình kiểm soát mà còn đưa ra các kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng của công ty trong lĩnh vực mỹ phẩm.
Luận văn tốt nghiệp năm 2007 của sinh viên Nguyễn Xuân Thái - lớp K39A4, dưới sự hướng dẫn của TS Chu Thị Thủy, đã hệ thống hóa lý thuyết về công tác kiểm soát và nghiên cứu thực trạng kiểm soát tại công ty TNHH nội thất Thành Phát Từ đó, luận văn đề xuất một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty này.
Những luận văn đã khái quát nội dung cơ bản về kiểm soát, nhưng mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng, do đó cần tùy thuộc vào tình hình thực tế để lựa chọn biện pháp phù hợp Trong nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát của công ty TNHH thương mại Hasan”, tôi đồng nhất quan điểm với các công trình trước về nội dung kiểm soát, nhưng công ty TNHH thương mại Hasan có đặc điểm khách hàng và thị trường riêng, yêu cầu đánh giá thực tế phù hợp Hiện tại, chưa có nghiên cứu nào về kiểm soát tại công ty TNHH thương mại Hasan, vì vậy đây là công trình nghiên cứu độc lập, không trùng lặp với các đề tài trước đó.
Mục đích nghiên cứu
Hệ thống hóa các lý luận cơ bản về công tác kiểm soát doanh nghiệp là cần thiết để cung cấp cơ sở khoa học cho việc phân tích thực trạng hiện tại và đưa ra các giải pháp hiệu quả.
Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát tại Công ty TNHH Thương mại Hasan là cần thiết để xác định những điểm mạnh và yếu trong quy trình kiểm soát hiện tại Qua đó, có thể đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả công việc và nâng cao năng lực quản lý Việc thực hiện các giải pháp này không chỉ giúp Công ty tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong công tác kiểm soát.
- Đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát tạiCông ty TNHH Thương mại Hasan.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập các dữ liệu
5.1.1 Phương pháp thu thập các dữ liệu sơ cấp a) Phương pháp điều tra trắc nghiệm
Mục đích của việc thu thập thông tin là để đánh giá công tác kiểm soát của Công ty thông qua những ý kiến và nhận xét của cá nhân được hỏi.
+ Lập mẫu phiếu điều tra trắc nghiệm.
+ Gửi mẫu điều tra trắc nghiệm trên 8 người là CBCVN Phòng Kinh doanh và Phòng
Kế toán của Công ty TNHH Thương mại Hasan đã tiến hành điều tra từ ngày 05/03/2013 đến 15/03/2013, với mục tiêu thu thập lại mẫu điều tra trắc nghiệm đã được điền đầy đủ thông tin.
+ Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm. b) Phương pháp phỏng vấn chuyên gia
- Mục đích: Nhằm thu thập thông tin về công tác kiểm soát hiện tại và những kế hoạch trong tương lai về công tác kiểm soát của công ty.
+ Lập bảng câu hỏi phỏng vấn.
+ Tiến hành phỏng vấn trực tiếp 3 người, bao gồm:
Bà Bùi Thị Duyên - Giám đốc công ty Ông Hoàng Quốc Cường – Phó giám đốc công ty Chị Nguyễn Thị Ngọc – Trưởng phòng kinh doanh
+ Địa điểm phỏng vấn: Tại Công ty TNHH Thương mại Hasan ở số 50, tổ 37, phường Ngọc Hà, quận Ba Đình, Hà Nội.
5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Mục đích của phương pháp này là xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc phân tích và so sánh tình hình hoạt động kiểm soát của Công ty TNHH Thương mại Hasan trong ba năm qua.
Để tiến hành thu thập dữ liệu nội bộ trong 3 năm qua, cần liên hệ với Trưởng các bộ phận kinh doanh và Kế toán Các nguồn dữ liệu quan trọng bao gồm báo cáo bán hàng và báo cáo tài chính của công ty.
Các phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
Dựa trên dữ liệu thứ cấp thu thập từ nhiều nguồn, chúng tôi sử dụng ba phương pháp chính để xử lý thông tin: thống kê, tổng hợp, và phân tích so sánh Qua đó, chúng tôi cung cấp các thông tin và số liệu cần thiết cho việc biên soạn chuyên đề.
Để xử lý dữ liệu hiệu quả, cần áp dụng nguyên lý tư duy đổi mới, phương pháp tiếp cận hệ thống logic, cùng với duy vật biện chứng và duy vật lịch sử Việc kết hợp các phương pháp này với thống kê và phân tích sẽ hỗ trợ nghiên cứu và áp dụng vào môi trường kinh doanh của công ty.
Phương pháp lý luận kết hợp với thực tiễn giúp hệ thống hóa và làm rõ các khái niệm, đồng thời liên kết chặt chẽ với thực trạng phát triển của công ty và các chính sách của Nhà nước.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận gồm có 3 chương:
Chương I: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác kiểm soát trong doanh nghiệp thương mại
Chương II: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát của công ty TNHH Thương mại Hasan
Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát của công tyTNHH Thương mại Hasan
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Các khái niệm có liên quan
1.1.1 Khái niệm về kiểm soát
Kiểm soát là quá trình đánh giá kết quả thực hiện và so sánh với tiêu chuẩn đã đề ra Quá trình này giúp phát hiện các sai lệch và nguyên nhân của chúng, từ đó thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo kết quả cuối cùng đạt được mục tiêu đã xác định.
- Kiểm soát vừa là một quá trình kiểm tra các chỉ tiêu, vừa là việc theo dõi các ứng xử của đối tượng.
Kiểm soát không chỉ áp dụng cho các hoạt động đã diễn ra mà còn bao gồm cả việc quản lý các hoạt động hiện tại và những hoạt động dự kiến trong tương lai.
Trong quá trình kiểm soát, hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả là nhận thức và phản ứng của người kiểm soát cũng như đối tượng kinh doanh Điều này thể hiện qua việc nhà quản trị cần trả lời các câu hỏi liên quan đến quy trình kiểm soát.
+ Kiểm soát như thế nào?
+ Chờ đợi thấy cái gì ở kiểm soát?
- Kiểm soát thường hướng vào các mục đích sau:
Để đảm bảo kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu đã xác định, cần xác định rõ những kết quả theo các kế hoạch đã xây dựng và dự đoán những biến động trong hoạt động của tổ chức.
Phát hiện sai lệch, thiếu sót và nguyên nhân trong hoạt động giúp kịp thời điều chỉnh để nâng cao hiệu quả Đồng thời, việc nhận diện cơ hội và phòng ngừa rủi ro là rất quan trọng Đảm bảo rằng các nguồn lực trong tổ chức được sử dụng hiệu quả sẽ góp phần tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất.
1.1.2 Vai trò của công tác kiểm soát
Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức
Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức.
Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường.
Kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả cao.
Kiểm soát tạo thuận lợi thực hiện tốt việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức.
Kiểm soát là một hệ thống phản hồi thiết yếu trong quản trị, giúp các nhà quản trị nắm bắt thực trạng tổ chức và xác định các vấn đề cần giải quyết Nhờ vào hệ thống này, họ có thể chủ động tìm ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
1.1.3 Nguyên tắc của công tác kiểm soát
Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả
Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng
Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan
Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý
Nội dung của công tác kiểm soát
1.2.1 Quy trình kiểm soát trong doanh nghiệp thương mại 1.2.1.1 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
Tiêu chuẩn kiểm soát là các chỉ tiêu quan trọng để thực hiện nhiệm vụ, giúp đo lường và đánh giá hiệu quả thực tế của các hoạt động.
Khi xác định các tiêu chuẩn kiểm soát cần thực hiện theo các quy tắc sau đây:
Tiêu chuẩn và mục tiêu
Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên
Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp
Tiêu chuẩn và trách nhiệm
Sử dụng các tiêu chuẩn định tính
1.2.1.2 Đo lường kết quả hoạt động
Dựa trên các tiêu chuẩn đã được xác định, tiến hành đo lường các hoạt động hiện tại hoặc đã hoàn thành, và dự đoán các hoạt động sắp diễn ra để phát hiện sự sai lệch và nguy cơ không đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Yêu cầu đối với đo lường kết quả:
+ Hữu ích + Có độ tin cậy cao + Không lạc hậu + Tiết kiệm
- Các phương pháp đo lường kết quả
Phương pháp quan sát các dữ kiện tập trung vào việc sử dụng các số liệu định lượng, chẳng hạn như thống kê tài chính và kế toán, để đánh giá kết quả thực hiện một cách chính xác.
+ Sử dụng các dấu hiệu báo trước: Phương pháp này được thực hiện dựa vào những
“triệu chứng” báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện công việc
Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân là phương pháp hiệu quả để nắm bắt tình hình thực hiện công việc từ đối tượng kiểm soát Phương pháp này cho phép người thực hiện có cái nhìn rõ ràng và chân thực về quá trình làm việc, từ đó đưa ra những đánh giá chính xác hơn.
+ Dự báo: Phương pháp này được thực hiện dựa trên những nhận định, phán đoán về kết quả thực hiện công việc
+ Điều tra: Phương pháp này được tiến hành bằng cách xây dựng các phiếu điều tra để thăm dò ý kiến của các đối tượng có liên quan
1.2.1.3 So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát
Dựa trên kết quả đo lường, cần so sánh hiệu suất hoạt động với các tiêu chuẩn đã được thiết lập Qua đó, có thể nhận diện những sai lệch giữa kết quả thực tế và tiêu chuẩn, đồng thời xác định nguyên nhân gây ra những sai lệch này.
- Sau đó tiến hành thông báo:
Các nhà quản trị cấp trên có liên quan
Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan
Đối tượng bị kiểm soát + Nội dung thông báo
Kết quả kiểm soát bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực hiện công việc
Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng
Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn + Yêu cầu khi thông báo
1.2.1.4 Tiến hành hoạt động điều chỉnh
- Các hoạt động điều chỉnh + Điều chỉnh mục tiêu dự kiến + Điều chỉnh chương trình hành động + Tiến hành những hành động dự phòng + Không hành động gì cả
- Yêu cầu đối với hoạt động điều chỉnh + Nhanh chóng, kịp thời
+ Điều chỉnh với “liều lượng” thích hợp
+ Điều chỉnh phải hướng tới kết quả
1.2.2 Phân loại kiểm soát trong doanh nghiệp 1.2.2.1 Phân loại theo thời gian tiến hành kiểm soát
Kiểm soát trước là quá trình được thực hiện trước khi công việc bắt đầu, nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể phát sinh và cản trở quá trình thực hiện công việc.
Kiểm soát trong là quá trình giám sát diễn ra trong suốt thời gian thực hiện công việc, nhằm mục đích giảm thiểu các vấn đề có thể phát sinh và cản trở tiến độ công việc khi chúng xuất hiện.
- Kiểm soát sau: là kiểm soát được tiến hành sau khi công việc được hoàn thành nhằm điều chỉnh các vấn đề đã xảy ra.
1.2.2.2 Phân loại theo tần suất của các cuộc kiểm soát
- Kiểm soát liên tục: là kiểm soát được tiến hành thường xuyên ở mọi thời điểm đối với đối tượng kiểm soát.
- Kiểm soát định kỳ: là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong mỗi thời kỳ nhất định.
- Kiểm soát đột xuất: là kiểm soát được tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không theo kế hoạch.
1.2.2.3 Phân loại theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát
Kiểm soát toàn bộ là quá trình đánh giá và giám sát tất cả các lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, các khâu và các cấp trong tổ chức, nhằm xác định mức độ thực hiện các mục tiêu chung một cách tổng quát.
- Kiểm soát bộ phận: là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực hoạt động, từng bộ phận, từng khâu, từng cấp.
- Kiểm soát cá nhân: là kiểm soát được thực hiện đối với từng con người cụ thể trong tổ chức.
1.2.2.4 Phân loại theo đối tượng kiểm soát
Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật là quá trình đánh giá tình hình cơ sở vật chất của tổ chức, bao gồm việc xem xét thực trạng nhà xưởng, máy móc và thiết bị Việc này giúp đảm bảo rằng các yếu tố kỹ thuật được duy trì và cải thiện, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Kiểm soát con người là quá trình đánh giá các yếu tố như năng lực, tính cách, kết quả công việc, tinh thần trách nhiệm và mức độ thỏa mãn trong công việc Việc này giúp xác định hiệu suất làm việc và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả.
- Kiểm soát thông tin: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá chất lượng thông tin trong hoạt động của tổ chức.
- Kiểm soát tài chính: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình tài chính của tổ chức như đánh giá ngân sách, công nợ….
Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát
1.3.1 Các nhân tố vĩ mô
Các yếu tố pháp luật
Mỗi quốc gia có bộ luật riêng, và đặc điểm hệ thống pháp luật phụ thuộc vào trình độ phát triển kinh tế Các yếu tố pháp luật ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động kinh tế và xã hội trong nước, do đó, chúng cũng tác động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Kiểm soát trong doanh nghiệp cần tuân thủ pháp luật, đặc biệt là kiểm soát nhân sự, không thể vượt ra ngoài khuôn khổ pháp lý của từng quốc gia.
Các yếu tố về văn hóa xã hội
Các yếu tố văn hóa xã hội của mỗi quốc gia đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành bản sắc dân tộc riêng biệt Sự độc đáo của bản sắc này ảnh hưởng đến các yếu tố kiểm soát, giúp chúng phù hợp hơn với đặc trưng văn hóa của từng quốc gia.
Các xu hướng vận động của các yếu tố văn hóa xã hội thường xuyên phản ánh tác động từ các điều kiện kinh tế và khoa học Những xu hướng này cũng có ảnh hưởng lớn đến việc kiểm soát trong xã hội.
Các yếu tố kinh tế
- Hệ thống tài chính ngân hàng
Hệ thống tài chính ngân hàng đang phát triển mạnh mẽ và ảnh hưởng trực tiếp đến các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại Ở quốc gia có hệ thống tài chính thông thoáng và dễ dàng, doanh nghiệp sẽ tiếp cận nguồn vốn tốt hơn, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển kinh doanh Ngược lại, khi hệ thống tài chính ngân hàng bất ổn, vai trò kiểm soát sẽ bị ảnh hưởng và hoạt động của doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn.
- Nguồn lực tài nguyên và giá cả
Các quốc gia có nguồn nhân lực dồi dào thường có giá sản phẩm thấp hơn, điều này giúp hoạt động sản xuất và kinh doanh trở nên thuận lợi hơn Nhờ đó, công tác kiểm soát giá cả cũng trở nên ít bị áp lực hơn.
- Sự ổn định về giá trị của đồng tiền
Các quốc gia có sự ổn định về tiền tệ thường dễ dàng hơn trong việc kiểm soát hoạt động kinh doanh so với những nước có tình hình tiền tệ không ổn định.
Các yếu tố khoa học công nghệ
Khoa học công nghệ có mối quan hệ chặt chẽ với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cải thiện hiệu quả sản xuất và kiểm soát Sự phát triển của công nghệ cao không chỉ tạo ra công cụ hiện đại cho công tác kiểm soát mà còn nâng cao trình độ công nghiệp hóa, mở rộng quy mô và tiết kiệm chi phí sản xuất Khi chất lượng sản phẩm được đồng bộ và cải thiện, doanh nghiệp sẽ có sự tự tin hơn trong công tác kiểm soát, từ đó giảm thiểu chi phí kiểm soát và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Tình hình chính trị xã hội của mỗi quốc gia có tác động lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các quốc gia có chính trị ổn định thường tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất và kinh doanh, trong khi những quốc gia có tình hình chính trị bất ổn sẽ gặp khó khăn hơn trong công tác kiểm soát và quản lý.
1.3.2 Các nhân tố vi mô
Năng lực tài chính của doanh nghiệp được thể hiện qua vốn kinh doanh, lượng tiền mặt, ngoại tệ và cơ cấu vốn, những yếu tố này cần được doanh nghiệp quản lý để đảm bảo sự cân bằng và phát triển Cơ cấu vốn hợp lý là yếu tố then chốt để hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu hiệu quả Nếu doanh nghiệp có quá nhiều vốn nhưng thiếu lao động, hoặc ngược lại, sẽ dẫn đến sự phát triển không bền vững Vốn đóng vai trò quan trọng trong sản xuất và quyết định tốc độ tăng trưởng sản lượng của doanh nghiệp.
Vốn là yếu tố quan trọng phản ánh sức mạnh của doanh nghiệp, thông qua khả năng huy động và phân phối hiệu quả các nguồn vốn vào kinh doanh Sự quản lý hiệu quả các nguồn vốn được thể hiện qua các chỉ tiêu tài chính cụ thể.
- Tỷ lệ tái đầu tư về lợi nhuận
- Khả năng trả nợ ngắn hạn và dài hạn
- Các tỷ lệ về khả năng sinh lời
Vốn là một yếu tố rất quan trọng trong hoạt động sx kinh doanh vì thế nó ảnh hưởng rất nhiều trong công tác kiểm soát của doanh nghiệp.
Trong lĩnh vực thương mại – dịch vụ và xuất nhập khẩu, con người là yếu tố quyết định cho sự thành công của doanh nghiệp Năng lực và sự lựa chọn đúng đắn của con người giúp khai thác hiệu quả các nguồn lực như vốn, tài sản và công nghệ Do đó, vai trò của yếu tố con người trong việc kiểm soát hoạt động kinh doanh là rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Trình độ tổ chức quản lý
Mỗi doanh nghiệp là một hệ thống liên kết chặt chẽ, hướng tới mục tiêu chung Để đạt được mục tiêu, doanh nghiệp cần có trình độ tổ chức và quản lý tương ứng Khả năng tổ chức và quản lý này dựa trên quan điểm tổng hợp, tập trung vào mối liên hệ tương tác giữa các bộ phận, từ đó tạo nên sức mạnh thực sự cho doanh nghiệp.
Ban lãnh đạo doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng như bộ phận đầu não, chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược kinh doanh và đề ra mục tiêu cho doanh nghiệp Họ cũng giám sát và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch đã được thiết lập Trình độ quản lý kinh doanh của ban lãnh đạo có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp hợp lý không chỉ phát huy trí tuệ và tinh thần đoàn kết của tất cả thành viên, mà còn đảm bảo quá trình ra quyết định trong sản xuất kinh doanh diễn ra nhanh chóng và chính xác Một cơ cấu tổ chức đúng đắn tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh, giúp doanh nghiệp ứng phó linh hoạt với biến đổi của môi trường kinh doanh và nắm bắt cơ hội một cách hiệu quả nhất.
Chính vì thế các yếu tố về trình độ quản lý tác động đến công tác kiểm soát của doanh nghiệp rất mạnh mẽ.
Cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp, bao gồm tài sản cố định như thiết bị và nhà xưởng, đóng vai trò quan trọng trong việc huy động nguồn lực cho hoạt động kinh doanh Doanh nghiệp sở hữu cơ sở vật chất hiện đại và đầy đủ sẽ dễ dàng hơn trong việc nắm bắt thông tin và nâng cao hiệu quả kiểm soát.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HASAN
Khái quát về công ty TNHH Thương mại Hasan
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Thương mại HASAN, được thành lập vào ngày 03/09/2009, chuyên nhập khẩu và phân phối độc quyền thương hiệu mỹ phẩm nổi tiếng Valencia Gio từ Hàn Quốc.
- Nhà sản xuất: BLM Cosmetic Co., Ltd Korea
- Loại hình: công ty TNHH
- Tài khoản số: 10410000057192 tại Ngân hàng TMCP Nam Việt – 104 Chi nhánh HN
- Trụ sở chính: Số 50, tổ 37, phường Ngọc Hà, quận Ba Đình, Hà Nội
- Website: www.hasanvn.com www.valenciagio.vn
Mỹ phẩm Valencia Gio, một công ty trẻ mới hoạt động được 4 năm, đã nhanh chóng chiếm được lòng tin của người tiêu dùng, đặc biệt là phái đẹp, nhờ vào chất lượng sản phẩm vượt trội.
Valencia Gio, với sứ mệnh "Nâng tầm vẻ đẹp", cung cấp giải pháp làm đẹp toàn diện cho phụ nữ, giúp họ trở nên đẹp hơn, tinh tế hơn, tự tin hơn và thành công hơn Sản phẩm của Valencia Gio bao gồm các dòng làm sạch, dưỡng da, đặc trị, chăm sóc cơ thể và trang điểm, ứng dụng các thành phần ưu việt và công nghệ tiên tiến nhằm mang lại hiệu quả tối ưu trong việc chăm sóc vẻ đẹp cho phái đẹp.
Tất cả sản phẩm của Valencia Gio đều được chứng nhận chất lượng an toàn cho da bởi Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA), Hàn Quốc (KFDA) và Bộ Y tế Việt Nam, đảm bảo không gây kích ứng cho người sử dụng.
Valencia Gio đã nhận được sự ủng hộ mạnh mẽ từ người tiêu dùng Việt Nam nhờ vào chất lượng sản phẩm tốt, phù hợp với làn da, thiết kế sang trọng và giá cả hợp lý Hiện tại, hệ thống phân phối của Valencia Gio đã phủ sóng toàn quốc với các cửa hàng thương hiệu và đội ngũ chuyên viên tư vấn mỹ phẩm chuyên nghiệp.
Công ty Hasan, với phương châm "Chỉ mang đến các giá trị đích thực cho đối tác và người tiêu dùng", đã khẳng định thương hiệu Valencia Gio trên thị trường và phát triển hệ thống phân phối, đại lý rộng khắp toàn quốc.
Sự tin tưởng của khách hàng đối với sản phẩm của công ty trong nhiều năm qua là động lực quan trọng, thúc đẩy công ty nỗ lực cung cấp những sản phẩm chất lượng cao hơn và dịch vụ tốt hơn.
Mục tiêu chiến lược của Hasan là đáp ứng nhu cầu làm đẹp của khách hàng, mở rộng sản xuất và cung cấp sản phẩm làm đẹp, nâng cao chất lượng dịch vụ và phát triển các lĩnh vực kinh doanh mới.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh của công ty 2.1.2.1 Chức năng của công ty
Công ty hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập và tự chủ tài chính, có tư cách pháp nhân, được phép mở tài khoản tại ngân hàng nhà nước và sử dụng con dấu riêng theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức sản xuất và kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký với các cơ quan chức năng của nhà nước.
- Thực hiện đúng quy định của bộ lao động thương binh và xã hội về việc ký kết các hợp đồng lao động.
- Tìm kiếm, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của công ty
Xây dựng và thực hiện hiệu quả kế hoạch kinh doanh với mục tiêu phát triển bền vững, hướng tới việc gia tăng doanh thu năm sau cao hơn năm trước Đồng thời, công ty cam kết thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước bằng cách nộp các khoản thuế thu nhập doanh nghiệp đúng hạn, góp phần vào ngân sách quốc gia.
Để thực hiện hiệu quả chính sách cán bộ và tiền lương, cần chú trọng vào công tác quản lý lao động, đảm bảo công bằng trong thu nhập Đồng thời, việc bồi dưỡng nhân viên để nâng cao kỹ năng và nghiệp vụ là rất quan trọng.
- Thực hiện tốt những cam kết trong hợp đồng kinh tế với các đối tác, quan hệ tốt tạo uy tín với khách hàng.
Mục tiêu chiến lược của công ty là đáp ứng nhu cầu làm đẹp của khách hàng, mở rộng hoạt động kinh doanh và cung cấp sản phẩm làm đẹp chất lượng cao Công ty cam kết nâng cao dịch vụ và phát triển các lĩnh vực kinh doanh mới để phục vụ tốt hơn cho khách hàng.
2.1.2.3 Ngành nghề kinh doanh của công ty
- Phân phối mỹ phẩm và các sản phẩm làm đẹp
- Dịch vụ chăm sóc sắc đẹp
2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
Ban giám đốc: bao gồm Giám đốc và Phó giám đốc
Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất trong công ty, có trách nhiệm chỉ đạo và điều hành tất cả các hoạt động của doanh nghiệp Họ định hướng và triển khai các hoạt động chính cho các phòng ban chức năng nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Bộ phận này chủ yếu tập trung vào việc phát triển hoạt động kinh doanh và giao dịch với khách hàng, đồng thời xây dựng chiến lược kinh doanh nhằm cạnh tranh hiệu quả với đối thủ Họ cũng tiến hành các hoạt động ký kết hợp đồng mua bán với khách hàng.
Bộ phận kinh doanh bao gồm: trưởng phòng kinh doanh phụ trách chung và các nhân viên kinh doanh tại Hà Nội và các tỉnh.
Bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi các đơn hàng, xuất – nhập hàng hóa tại kho.
Theo dõi và giám sát hoạt động tài chính của công ty, thực hiện chế độ hạch toán và ghi sổ kế toán theo quy định nhà nước, tổng hợp báo cáo tài chính và nắm bắt thông tin kinh tế, đồng thời quản lý chặt chẽ vốn kinh doanh.
Phân tích thực trạng công tác kiểm soát của công ty TNHH TM Hasan
2.2.1 Đánh giá chung về thực trạng công tác kiểm soát của công ty TNHH
Hệ thống kiểm soát tại công ty TNHH TM Hasan, giống như nhiều doanh nghiệp khác, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động toàn diện Mục tiêu của công tác kiểm soát là xây dựng thói quen làm việc cho các phòng, bộ phận, đảm bảo guồng máy công ty hoạt động liên tục và nâng cao tính chính xác, kịp thời trong việc nộp báo cáo.
Công ty áp dụng nguyên tắc kiểm soát dựa trên báo cáo từ các phòng kinh doanh, tài chính kế toán và nhân sự Giám đốc sẽ kiểm tra tính đầy đủ và đúng hạn của các báo cáo này Nếu phát hiện lỗi thuộc về bộ phận nào, giám đốc sẽ lập biên bản có xác nhận của trưởng phòng và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.
Công ty TNHH TM Hasan thực hiện công tác kiểm soát một cách hiệu quả và liên tục, đồng hành cùng các hoạt động kinh doanh Nguyên tắc kiểm soát chủ yếu mà công ty áp dụng là sự kết nối chặt chẽ giữa công việc kiểm soát và các mục tiêu thực tiễn, phù hợp với quy mô của công ty nhỏ mới thành lập Nhờ vào công tác kiểm soát này, công ty đã phát hiện nhiều lỗi hệ thống trong các bộ phận và kịp thời điều chỉnh, đồng thời đôn đốc nhắc nhở việc hoàn thành kế hoạch đề ra.
Công ty chuyên phân phối và kinh doanh, vì vậy doanh số và chất lượng phục vụ khách hàng là hai yếu tố quan trọng nhất để đánh giá, khen thưởng và xử phạt nhân viên.
Công ty đặt ra mục tiêu doanh số cho từng bộ phận và cửa hàng hàng tháng Những bộ phận hoặc cửa hàng đạt 100% doanh số trở lên sẽ được xếp loại A và nhận thưởng 2% tổng doanh số Nếu đạt từ 80% đến 90%, sẽ được xếp loại B và nhận thưởng 1.5% Tuy nhiên, những đơn vị có doanh số dưới 80% sẽ không được thưởng, và đặc biệt, cửa hàng có doanh số dưới 50% sẽ bị phạt tùy theo lý do dẫn đến doanh số thấp.
Công ty đặt ra tiêu chuẩn cao cho nhân viên, yêu cầu tốt nghiệp cao đẳng trở lên, ưu tiên chuyên ngành kinh tế, và tuân thủ quy định nội bộ Nhân viên bán hàng sẽ bị trừ lương nếu hàng hóa bị mất Phòng nhân sự cần tuyển dụng nhân viên có trình độ và kỹ năng phù hợp cho từng vị trí Phòng kinh doanh phải đổi mới phương pháp, triển khai chương trình hỗ trợ doanh số và tìm kiếm khách hàng để tối đa hóa doanh thu Phòng tài chính kế toán theo dõi chi phí phát sinh, dự trù chi phí cho đơn hàng và nộp báo cáo hàng ngày.
Công ty thực hiện kiểm soát liên tục và nghiêm ngặt tất cả các hoạt động, với việc đầu tư xây dựng quy trình kiểm soát bán hàng hoàn chỉnh Các tiêu chuẩn kiểm soát bao gồm doanh số bán hàng, số lượng đơn đặt hàng, quan hệ khách hàng, lợi nhuận từ bán hàng và lợi nhuận từ đơn hàng.
Hoạt động kiểm soát của công ty hiện vẫn còn nhiều hạn chế, và công ty đang tích cực nghiên cứu nhằm tìm ra giải pháp toàn diện cho vấn đề này.
Trong thời gian tới, công ty sẽ triển khai các định hướng cụ thể để nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát, nhằm biến hoạt động mua hàng thành một yếu tố hữu ích, góp phần vào sự thành công trong sản xuất và kinh doanh.
2.2.2 Nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát của công ty TNHH TM Hasan 2.2.2.1 Nhân tố bên ngoài
Nền kinh tế Việt Nam đã có nhiều chuyển biến tích cực trong những năm gần đây, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Do đó, bộ phận bán hàng và quản lý bán hàng cần đánh giá tình hình kinh tế để xây dựng các chiến lược bán hàng hiệu quả và phù hợp với môi trường kinh doanh hiện tại.
Mặc dù có những quy định pháp lý hạn chế hoạt động quản trị, các công ty và ngành nghề vẫn có thể xây dựng nền tảng và nguyên tắc làm việc cho nhà quản trị bán hàng Các nhà quản lý cần xem xét chuẩn mực đạo đức cá nhân, so sánh với nguyên tắc của công ty, đối thủ và khách hàng Hệ thống pháp lý phù hợp sẽ hỗ trợ nhà quản trị trong việc kiểm soát hoạt động bán hàng hiệu quả hơn.
Chính phủ ban hành nhiều văn bản pháp luật, bao gồm luật doanh nghiệp, luật thương mại và luật thuế, cùng với các nghị định liên quan đến quảng cáo và nhãn hàng hóa Những quy định này xác định rõ ràng các loại hàng hóa mà doanh nghiệp được phép kinh doanh, yêu cầu về chất lượng hàng hóa và mức độ kiểm soát đối với chúng.
Nghĩa vụ của doanh nghiệp, doanh nghiệp được quyền lợi gì.
Các doanh nghiệp cần phải tính toán cẩn thận những hạn chế, khuyến khích và ràng buộc khi đưa ra quyết định kinh doanh của mình.
Yếu tố văn hóa đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát bán hàng, ảnh hưởng sâu sắc đến hành vi của người tiêu dùng Nền văn hóa là yếu tố quyết định cơ bản nhất trong mong muốn và hành vi của mỗi cá nhân, trong khi các nhánh văn hóa nhỏ hơn tạo ra những đặc điểm riêng biệt và mức độ hòa nhập xã hội cho các thành viên Sự đa dạng của các nhánh văn hóa hình thành những khúc thị trường quan trọng, từ đó các chuyên gia marketing thường thiết kế sản phẩm và chương trình marketing phù hợp với nhu cầu của từng nhóm khách hàng.
Nhân tố bên ngoài tác động đến tất cả các doanh nghiệp, không chỉ riêng một doanh nghiệp nào Doanh nghiệp không thể kiểm soát hoặc loại bỏ những ảnh hưởng này, mà chỉ có thể chấp nhận và xây dựng các chiến lược phù hợp để tồn tại và phát triển trong môi trường đó.
Các kết luận về thực trạng công tác kiểm soát của công ty TNHH TM Hasan
Quá trình kiểm soát cơ bản bao gồm các bước đánh giá thực hiện nhiệm vụ và giáo dục, nhằm phát hiện những điểm còn yếu Qua đó, chúng tôi xác định nhân sự có khả năng để đề bạt lên chức vụ cao hơn và xây dựng phương án đào tạo cho những nhân sự còn yếu kém.
Việc xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát và mục tiêu kế hoạch cho năm mới được thực hiện ngay từ đầu năm, dựa trên những thành công của các năm trước Công ty tiến hành kiểm soát liên tục và thiết lập các mục tiêu cụ thể, giúp nhà quản trị nhận diện ưu nhược điểm của từng nhân viên Điều này cho phép nhà quản trị bán hàng có cái nhìn tổng quát và cụ thể về tình hình kinh doanh của công ty, từ đó có phương pháp điều chỉnh phù hợp.
Công tác thông báo kiểm soát được thực hiện nhanh chóng và kịp thời dưới sự chỉ đạo của công ty, giúp thích nghi với sự thay đổi của thị trường Nhờ đó, các chỉ tiêu kế hoạch cơ bản được hoàn thành tốt, công tác quản lý được củng cố, công ăn việc làm ổn định, và các phong trào thi đua được duy trì và phát huy hiệu quả.
Hệ thống kiểm soát bán hàng hoạt động liên tục và định kỳ, giúp nhà quản trị theo dõi hiệu quả bán hàng của nhân viên và đánh giá kết quả kinh doanh của công ty.
Công ty đã chủ động theo dõi diễn biến giá cả thị trường trong từng kỳ kinh doanh, từ đó thiết lập cơ chế phù hợp cho từng khách hàng, mang lại hiệu quả tối ưu Nhờ vậy, lượng khách hàng ngày càng tăng và mở rộng, đồng thời chất lượng phục vụ cũng được cải thiện đáng kể.
Phòng quản lý nhân sự chịu trách nhiệm giám sát tình hình sử dụng lao động trong toàn công ty, với cơ cấu tổ chức tinh gọn và tinh thần làm việc có trách nhiệm cao Công tác quản lý tiền lương và công nợ được thực hiện nghiêm túc, tuân thủ quy tắc và đạt hiệu quả cao.
Phương pháp kiểm soát liên tục giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, với việc thực hiện kiểm soát định kỳ Nhờ đó, công ty duy trì hoạt động bán hàng liên tục, không bị gián đoạn.
Dù công ty đã nỗ lực thực hiện đầy đủ các hoạt động, bao gồm cả bán hàng, nhưng vẫn không thể tránh khỏi sai sót Do đó, mục tiêu của công ty là tăng cường công tác kiểm soát Thực tế cho thấy không có hệ thống kiểm soát nào hoàn hảo, nguyên nhân có thể đến từ yếu tố bên ngoài, sự điều khiển của con người, hoặc những sai sót mà công ty chưa nhận diện được.
Trong quá trình kiểm soát, nhiều mục tiêu đề ra không phù hợp với thực tế, dẫn đến việc hệ thống tiêu chuẩn kiểm soát vẫn mang tính định tính Điều này khiến thông tin thu được không chính xác và không kịp thời.
Công ty cần thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát trong hoạt động bán hàng để cải thiện hiệu quả làm việc Hiện tại, thông tin và chế độ báo cáo giữa các cấp và phòng ban chưa được thực hiện một cách thường xuyên và đồng bộ Đặc biệt, phòng kinh doanh gặp khó khăn do một số nhân viên bán hàng thiếu tính chuyên nghiệp, hoạt động chăm sóc khách hàng chưa đạt yêu cầu, và thông tin khách hàng chưa được quản lý một cách hệ thống.
Cần có kế hoạch điều chỉnh hiệu quả hơn dựa trên kết quả hoạt động kinh doanh hiện tại Công tác tiếp thị khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ còn hạn chế, đồng thời việc tư vấn cho khách hàng sử dụng sản phẩm cũng chưa đạt yêu cầu Đội ngũ tiếp thị hiện tại không đủ về số lượng và yếu kém về chất lượng, cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Một số nhân viên còn thiếu ý thức tổ chức kỷ luật và gặp khó khăn trong việc giải quyết công việc Việc kiểm soát lực lượng bán hàng quá chặt chẽ có thể gây cảm giác không thoải mái cho nhân viên, và nếu quản lý không hiệu quả, điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động bán hàng.
Sự cạnh tranh khốc liệt giữa các công ty mỹ phẩm nội địa và sự xâm nhập của các thương hiệu nước ngoài đang gia tăng Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do thiếu vốn đầu tư, điều này ảnh hưởng đến khả năng mở rộng thị trường và khai thác khách hàng tiềm năng.
Công tác nghiên cứu thị trường của công ty chưa được thực hiện một cách sâu sắc, dẫn đến việc thiếu các biện pháp khai thác thông tin chính xác từ đối thủ cạnh tranh và bị động trước những biến động của thị trường Điều này khiến công ty không kịp thời nắm bắt và tận dụng các cơ hội để nâng cao khối lượng tiêu thụ sản phẩm Khi khối lượng tiêu thụ tăng lên, sẽ tạo ra tâm lý tích cực cho nhân viên bán hàng, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho công tác kiểm soát bán hàng.
Dịch vụ khách hàng hiện nay cần được cải thiện về chất lượng và thái độ phục vụ, trong khi đội ngũ nhân viên bán hàng vẫn chưa kịp thời nắm bắt nhu cầu biến động của thị trường.
Phương hướng hoạt động của công ty TNHH TM Hasan trong thời gian tới
3.1.1 Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Dựa trên tình hình kinh doanh hiện tại và nghiên cứu xu hướng phát triển của thị trường nội địa, công ty đã xác định một số chiến lược kinh doanh quan trọng cho thời gian tới.
Công ty đang nỗ lực nâng cao uy tín và thương hiệu mỹ phẩm Valencia Gio để thu hút nhiều khách hàng hơn và mở rộng hoạt động kinh doanh ra khắp cả nước Kế hoạch hiện tại bao gồm củng cố thị trường miền Bắc, mở rộng sang miền Trung và miền Nam, cùng với việc phát triển thị trường tại các tỉnh lẻ Công ty cũng đang tiến hành nghiên cứu thị trường nhằm đảm bảo kế hoạch mang lại hiệu quả cao nhất và xác định hướng đi phù hợp cho các sản phẩm.
Đối với thị trường miền Bắc:
Hà Nội là thị trường trọng điểm của công ty, chiếm phần lớn lượng hàng hóa tiêu thụ Trong những năm qua, công ty đã nâng cao thị phần và mở rộng ra các vùng lân cận, tạo dựng uy tín và thương hiệu Để tiếp tục phát triển, công ty cần giữ vững thị phần tại khu vực này, làm nền tảng cho việc mở rộng quy mô Việc khai thác tiềm năng của các thị trường lân cận sẽ giúp thu hút khách hàng và chiếm lĩnh thị trường đối thủ Qua đó, công ty mong muốn củng cố thương hiệu tại miền Bắc, nâng cao nhận diện trong mắt khách hàng lớn nhỏ.
Thị trường miền Trung và Nam Việt Nam đang được doanh nghiệp chú trọng nghiên cứu để mở rộng xâm nhập, nhờ vào tiềm năng tiêu thụ lớn Mục tiêu chính là cung cấp hàng hóa chất lượng cao cho các cửa hàng và công ty bán lẻ trong nước Việc tiếp cận thành công thị trường này không chỉ giúp tăng doanh thu mà còn nâng cao lợi nhuận, thương hiệu và uy tín của công ty trên thị trường.
Công ty đang xây dựng một hệ thống kênh phân phối hoàn chỉnh với các cửa hàng và quầy hàng trải dài khắp cả nước Định hướng trong tương lai là mở rộng thêm nhiều chi nhánh và cửa hàng tại các thành phố và tỉnh lẻ, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu mua sắm của khách hàng.
Đẩy mạnh cải cách và đổi mới hoạt động doanh nghiệp là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý Chính sách nhân sự và sắp xếp lại cán bộ, nhân viên tại các phòng ban và cửa hàng cần được điều chỉnh phù hợp với quy mô và hình thức hoạt động của công ty, cũng như điều kiện thị trường Việc này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa bộ máy công ty, đồng thời áp dụng các phương pháp quản trị mới để đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả trong công tác quản lý.
Để nâng cao uy tín và thương hiệu của công ty trên thị trường, chúng tôi sẽ tập trung vào việc thu hút nhiều khách hàng hơn Điều này sẽ giúp mở rộng thị trường sản phẩm của công ty ra khắp các tỉnh thành trong nước.
Tiếp tục khai thác nguồn vốn từ cả bên trong lẫn bên ngoài để mở rộng quy mô kinh doanh Để giảm chi phí phát sinh, cần duy trì và nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng, thực hành tiết kiệm trong mọi lĩnh vực, và kiểm soát tốt định mức tồn kho hàng hóa và vật tư.
Công ty cam kết nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn cho nhân viên bán hàng để thúc đẩy hoạt động kinh doanh và tiêu thụ hàng hóa Chúng tôi nỗ lực tạo đủ việc làm, đảm bảo đời sống và nâng cao thu nhập cho người lao động, đồng thời thực hiện đầy đủ quyền lợi vật chất và tinh thần theo quy định của luật lao động Ngoài ra, công ty sẽ tiếp tục phát huy các hình thức đào tạo đa dạng nhằm đảm bảo chính sách giáo dục và huấn luyện cho nhân viên đạt giá trị thực tiễn cao.
3.1.2 Mục tiêu kinh doanh của công ty
Dựa trên những thành tựu đã đạt được trong các năm trước, đặc biệt là năm 2012, cùng với các dự báo và đánh giá về tình hình kinh doanh, công ty đã xác định một số mục tiêu cơ bản cho năm 2013.
- Đẩy mạnh hơn nữa hoạt động bán hàng, kiểm soát bán hàng, ngày càng đi vào đồng bộ các hoạt động trong công ty.
- Bao phủ thị trường miền Bắc và tiếp tục mở rộng thị trường ra các tỉnh.
- Hoàn thiện công tác tuyển dụng, đào tạo và bố trí nhân viên, trong đó đặc biệt quan tâm đến công tác đào tạo NVBH.
- Xây dựng môi trường làm việc an toàn, văn minh, đảm bảo sức khỏe cho nhân viên.
- Đạt mức doanh thu hiệu quả trong công tác kinh doanh nói chung và hoạt động bán hàng nói riêng
+ Về Doanh thu: tăng 1,5 lần so với năm 2012.
+ Công ty phấn đấu lợi nhuận tăng 1,5 lần so với năm 2012.
+ Chi phí tăng nhưng với tốc độ chậm bằng 0,5 lần so với năm 2012.
Bảng 3.1 Kế hoạch cho năm 2013 Đơn vị tính: triệu đồng
Chỉ tiêu Thực hiện năm 2012 Thực hiện năm 2013 (đ)
3.1.3 Định hướng và các yêu cầu kiểm soát của công ty trong thời gian tới
Để giảm chi phí phát sinh, việc duy trì và nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng đồng bộ là rất quan trọng Đồng thời, thực hành tiết kiệm trong mọi lĩnh vực và kiểm soát tốt định mức tồn kho cũng là những biện pháp hàng đầu cần được thực hiện.
- Khai thác các nguồn vốn từ bên trong cũng như bên ngoài để mở rộng quy mô kinh doanh.
Áp dụng các công nghệ và phương pháp mới vào quản lý tổ chức bán hàng là cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc Việc tiếp thu và sử dụng các biện pháp, giải pháp hiện đại sẽ hỗ trợ tích cực cho công tác quản lý bán hàng, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất.
Kiểm soát chặt chẽ hoạt động bán hàng là yếu tố then chốt để đạt được mục tiêu chung của công ty Việc đánh giá thường xuyên quy trình kiểm soát này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn góp phần tăng cường giá trị thương hiệu trên thị trường.
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng cường hoạt động tiêu thụ, công ty cần thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn cũng như nghiệp vụ bán hàng cho nhân viên.
Để nâng cao hiệu quả kiểm soát, cần tăng cường các hoạt động kiểm soát nhằm hoàn thiện quy trình, đảm bảo các bước thực hiện diễn ra một cách dễ dàng, chính xác và tiết kiệm chi phí.
Quan điểm hoàn thiện công tác kiểm soát của công ty TNHH TM Hasan
Việc kiểm soát hiệu quả là yếu tố then chốt giúp công ty đạt được các mục tiêu đề ra, đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và mở ra nhiều cơ hội thị trường Qua đó, công ty có khả năng thích nghi nhanh chóng, nắm bắt tâm lý khách hàng tốt hơn so với đối thủ, từ đó thực hiện các điều chỉnh và cải tiến sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của thị trường Điều này không chỉ tạo dựng uy tín mà còn khẳng định thương hiệu công ty trong lòng khách hàng.
Hoạt động kiểm soát hiệu quả là vũ khí mạnh mẽ giúp công ty vượt trội hơn so với đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực Nó cho phép công ty nắm bắt thông tin thị trường một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời phát hiện những phẩm chất cần thiết của nhân viên để nâng cao hiệu quả bán hàng Qua đó, công ty có thể nhanh chóng nhận diện và khắc phục những điểm hạn chế của nhân viên, đảm bảo quá trình bán hàng diễn ra thuận lợi và thu hút nhiều khách hàng hơn.
Nâng cao năng lực cán bộ quản lý và tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra chuyên môn là cần thiết để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty Việc kiểm soát chặt chẽ từng hoạt động của các bộ phận sẽ góp phần nâng cao hiệu suất làm việc Đồng thời, xây dựng đội ngũ lao động với phương thức và phong cách làm việc hiệu quả sẽ tạo ra môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự phát triển bền vững cho công ty.
Gắn công tác kiểm soát của doanh nghiệp với chính sách, phương thức kinh doanh của công ty trong từng thời kỳ.
Việc giám sát đội ngũ lãnh đạo trong công ty quy hoạch là rất quan trọng, nhằm đảm bảo việc bố trí và sắp xếp lao động phù hợp với chuyên môn và nghiệp vụ Điều này không chỉ tạo điều kiện cho người lao động phát huy tối đa khả năng sáng tạo mà còn đáp ứng tốt hơn nhu cầu kinh doanh của công ty.
Các giải pháp chủ yếu để hoàn thiện công tác kiểm soát
3.3.1 Hoàn thiện công tác xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát Kết hợp tiêu chuẩn định tính và định lượng trong kiểm soát
Công ty hiện đang áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng tốt, nhưng với việc mở rộng quy mô, cần điều chỉnh các tiêu chuẩn này cho phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.
Công ty cần thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng bao gồm năng suất làm việc, chất lượng công việc, đạo đức và tác phong của nhân viên Việc lựa chọn các tiêu chuẩn này phải hợp lý, có cơ sở khoa học và phù hợp với các mục tiêu như doanh thu, lợi nhuận và chi phí Nhà quản trị nên kết hợp nhiều tiêu chuẩn thay vì chỉ tập trung vào một tiêu chuẩn duy nhất để đảm bảo việc thực hiện mục tiêu diễn ra thuận lợi Việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát không chỉ giúp dễ dàng trong công tác kiểm soát mà còn ảnh hưởng đến các bộ phận khác như kiểm soát đơn hàng, kho hàng, và quản lý tồn kho.
Các công ty nên kết hợp tiêu chuẩn định tính và định lượng trong quá trình kiểm soát hoạt động kinh doanh Thông thường, các yếu tố định tính như mức độ thỏa mãn nhu cầu khách hàng, dịch vụ bổ sung và trình độ văn minh thương mại thường bị bỏ qua do khó khăn trong việc đánh giá Tuy nhiên, những yếu tố này cung cấp thông tin quan trọng và có ý nghĩa sâu sắc cho doanh nghiệp, đặc biệt trong công tác kiểm soát Việc kết hợp cả hai loại tiêu chuẩn này giúp công ty có cái nhìn tổng quan hơn về kết quả đạt được và cung cấp thông tin chính xác, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định cho các hoạt động kinh doanh tiếp theo.
Không nên đặt ra quá nhiều tiêu chuẩn, vì điều này có thể khiến người quản lý dễ bị phân tâm và bỏ qua những yếu tố quan trọng Do đó, cần lựa chọn những tiêu chuẩn phù hợp nhất để thể hiện toàn bộ doanh nghiệp, kết hợp giữa tiêu chuẩn định tính và định lượng một cách hợp lý.
3.3.2 Hoàn thiện công tác đo lường và phân tích kết quả kiểm soát 3.3.2.1 Hoàn thiện công tác đo lường kết quả
Hiện tại, công ty chỉ sử dụng phương pháp đo lường thông qua tiếp xúc, trong khi các phương pháp khác chưa được chú ý đầy đủ Để nâng cao hiệu quả trong công tác đo lường kết quả kiểm soát, công ty cần kết hợp áp dụng thêm các phương pháp khác.
Phương pháp đo lường mang lại hiệu quả cao cho hoạt động kinh doanh của công ty, vì kết quả được thể hiện qua các con số đánh giá Việc áp dụng phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian và công sức, tuy nhiên, đánh giá cần được thực hiện thường xuyên và không thay đổi người kiểm soát để đảm bảo tính chính xác và nhất quán.
- Phương pháp đo lường thông qua tiếp xúc trực tiếp với các cá nhân
Phương pháp này giúp nhà quản trị nhanh chóng nhận diện các vấn đề, dù là tiềm năng hay hiện hữu, thông qua việc quan sát sự hài lòng của nhân viên qua cử chỉ và biểu cảm Điều này cho phép quản lý hiểu rõ hơn về nhu cầu và nguyện vọng của nhân viên, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp mà không vi phạm quy định công ty Tuy nhiên, phương pháp này cũng có thể không hiệu quả, vì nhân viên có thể không chia sẻ thật lòng do lo sợ bị đánh giá tiêu cực Do đó, nhà quản trị cần khéo léo và cẩn trọng để tạo môi trường thoải mái cho nhân viên, khuyến khích họ bày tỏ ý kiến một cách trung thực.
- Phương pháp đo lường bằng dự báo
Phương pháp này giúp nhà quản trị phản ứng nhanh chóng và chính xác với các vấn đề có thể xảy ra trong tương lai, từ đó giảm thiểu sự bất ngờ và cho phép họ có những hành động phản ứng kịp thời trước khi sự việc xảy ra.
Song để hoạt động đo lường có thể đem lại hiệu quả cao thì đòi hỏi công ty cũng cần đảm bảo những yêu cầu sau:
Để thực hiện việc điều chỉnh, công ty cần đầu tư chi phí, thời gian và công sức Vì vậy, việc đảm bảo đạt được kết quả mong đợi là rất quan trọng, nhằm từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Đảm bảo sự tin cậy là ưu tiên hàng đầu của các công ty, vì nếu các biện pháp đo lường không chính xác, hoạt động điều chỉnh có thể không hiệu quả và gây tổn thất cho doanh nghiệp.
Để đảm bảo hiệu quả, các biện pháp đo lường cần phải được cập nhật thường xuyên; nếu không, việc điều chỉnh sau này sẽ trở nên vô nghĩa và thông tin thu thập được sẽ mất giá trị.
3.3.2.2 Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng
Nhà quản trị sử dụng báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, hàng quý hoặc hàng tuần để đánh giá hiệu quả bán hàng Điều này giúp họ nắm bắt tình hình kinh doanh và tiêu thụ hàng hóa theo từng thời kỳ và khu vực thị trường, từ đó có thể điều chỉnh chiến lược kịp thời Công ty cần thiết lập quy trình kiểm soát kết quả bán hàng dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau nhằm đảm bảo đánh giá chính xác nhất về hiệu quả hoạt động bán hàng.
Công ty hiện đang áp dụng các phương thức đánh giá khá hiệu quả, tuy nhiên vẫn chưa đạt được mức tối ưu Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty cần bổ sung thêm một số phương pháp đánh giá khác nhằm hoàn thiện quy trình và hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động kinh doanh.
Thu thập và nghiên cứu thông tin về hàng hóa và chất lượng của các sản phẩm tương tự là cần thiết để cung cấp dữ liệu hỗ trợ cho việc cạnh tranh hiệu quả trên thị trường mà công ty đang tham gia.
Đánh giá mức độ cạnh tranh của đối thủ và xu hướng thị trường là yếu tố quan trọng để xác định số lượng và chủng loại sản phẩm, từ đó nâng cao khả năng phát triển sản phẩm Việc này giúp doanh nghiệp xây dựng các chiến lược cạnh tranh hiệu quả, tăng thị phần, đồng thời nâng cao uy tín, hình ảnh và thương hiệu công ty.
- Tăng cường hoạt động xúc tiến quảng bá sản phẩm tới các khu vực thị trường trọng điểm.
