(Luận văn TMU) hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của khách sạn fortuna hanoi

TÓM LƯỢC Tên đề tài “Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi” Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Thủy Lớp: K7- HQ1A1 – Mã SV : 11H100050 - SĐT : 0935798866 Email: nguyenthanhthuy23@yahoo.com.vn Giáo viên hướng dẫn: TS Hoàng Cao Cường Thời gian nghiên cứu đề tài: năm 2013 Mục tiêu nghiên cứu: Thứ nhất: Hệ thống hoá sở lý luận mua hàng, tổ chức mua hàng giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp Thứ hai: Phân tích thực trạng mua hàng, công tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi Thứ ba: Đề x́t số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi Nội dung chính: Chương Một số vấn đề lý luận công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp Chưong Phân tích đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi Chương Đề xuất kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi Kết quả đạt được STT Tên sản phẩm Báo cáo thức khóa luận Đảm bảo tính logic, khoa tốt nghiệp học Số liệu tổng hợp kết quả điều Trung thực, khách quan Số lượng Yêu cầu khoa học tra, khảo sát i LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LỜI CẢM ƠN Với mong muốn tiếp cận vấn đề thực tế chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp, em nhận giúp đỡ nhiệt tình nhà trường, thầy cô giáo Khoa Quản trị doanh nghiệp – Trường ĐH Thương mại, đặc biệt hướng dẫn tận tình, chu đáo thầy giáo TS Hồng Cao Cường Bên cạnh giúp đỡ ban lãnh đạo anh chị em cán công nhân viên khách sạn Fortuna Hanoi Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Hoàng Cao Cường đã tận tình hướng dẫn để em có thể hoàn thành tốt bài khóa luận này Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên khách sạn Fortuna Hanoi đã tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em hoàn thành quá trình thực tập và hoàn thành khóa ḷn tớt nghiệp Do cịn hạn chế thời gian, kiến thức kinh nghiệm thực tế nên khố luận em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận bảo, đóng góp ý kiến thầy giáo để em có thể hoàn thiện nữa đề tài này Em xin chân thành cảm ơn!!! Sinh viên thực hiện Nguyễn Thanh Thủy ii LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com MỤC LỤC TÓM LƯỢC i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ .v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm định nghĩa 1.1.1 Mua hàng 1.1.2 Quản trị mua hàng 1.1.3 Xây dựng kế hoạch mua hàng 1.1.4 Tổ chức triển khai mua hàng doanh nghiệp 1.2.1 Tổ chức thực công tác mua hàng 10 1.2.2 Đánh giá công tác mua hàng 13 1.2.2.1 Đánh giá kết mua hàng .13 1.2.2.2 Đánh giá trình mua hàng 14 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng doanh nghiệp thương mại 15 1.3.1 Môi trường bên doanh nghiệp 15 1.3.2 Mơi trường bên ngồi doanh nghiệp 16 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ GIÁ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA KHÁCH SẠN FORTUNA HANOI 18 2.1 Khái quát khách sạn Fortuna Hanoi 18 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển khách sạn Fortuna Hanoi 18 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ khách sạn 19 2.1.3 Cơ cấu tổ chức khách sạn Fortuna Hanoi .20 2.1.3.1 Sơ đồ cấu tổ chức 20 2.1.3.2 Giới thiệu sơ cấu tổ chức khách sạn Fortuna chức phận: .21 2.1.3.3 Ngành nghề kinh doanh khách sạn Fortuna Hanoi 24 2.1.4 Quy mô vốn kinh doanh khách sạn Fortuna 26 2.1.5 Kết hoạt động kinh doanh khách sạn Fortuna ( năm gần ) 28 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi 29 2.2.1 Kết điều tra nghiên cứu số liệu sơ cấp 29 2.2.1.1 Kết điều tra trắc nghiệm .29 2.2.1.2 Kết điều tra vấn chuyên sâu 33 2.2.2 Kết điều tra nghiên cứu số liệu thứ cấp 36 2.2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi 36 2.2.2.2 Thực trạng đánh giá công tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi 38 2.2.2.3 Thực trạng thực nguyên tắc mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi 39 iii LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2.3 Các kết luận thực trạng công tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi 40 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA KHÁCH SẠN FORTUNA HANOI 45 3.1 Phương hướng hoạt động khách sạn Fortuna Hanoi thời gian tới 45 3.2 Quan điểm khách sạn cách giải vấn đề liên quan đến công tác tổ chức mua hàng .46 3.3 Các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi 47 3.3.1 Tăng cường việc thực nguyên tắc mua hàng 47 3.3.2 Tăng cường linh hoạt chủ động cơng tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp 48 3.3.3 Nâng cao chất lượng thương lượng đặt hàng 49 3.3.4 Hoàn thiện cơng tác giao nhận tốn tiền hảng 50 3.3.5 Cải tiến việc đánh giá kết mua hàng .52 3.3.6 Các giải pháp khác 52 3.4 Kiến nghị với nhà nước ban ngành có liên quan 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM iv LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1: Quy trình tổ chức thực công tác mua hàng doanh nghiệp thương mại 10 Sơ đồ 1.2: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp 12 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức khách sạn ( nguồn phòng nhân khách sạn Foruna ) 21 Bảng 2.1: Cơ cấu vốn kinh doanh khách sạn 26 Bảng 2.2: Nguồn vốn kinh doanh khách sạn Fotuna 26 Bảng 2.3: Phân tích biến động nguồn vốn khách sạn Fortuna 27 Bảng 2.4: Doanh thu khách sạn Fortuna từ năm 2009- 2012 28 Hình 2.1 Nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi 29 Hình thức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi 30 Hình 2.2: Hình thức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi 30 Hình 2.3 Nguồn thông tin nhà cung cấp khách sạn Fortuna Hanoi 30 Hình 2.4: Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp khách sạn Fortuna Hanoi 31 v LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐQT – Hội đồng quản trị BHXH – Bảo hiểm xã hội NXB – Nhà xuất CLB – Câu lạc vi LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong thời kì hội nhập kinh tế quốc tế mở cho kinh tế Việt Nam nhiều hội thách thức Cùng với tốc độ phát triển không ngừng công nghệ, khoa hoạc kỹ thuật, doanh nghiệp ngày phát triển cạnh tranh mạnh mẽ Để đứng vững phát triển thị trường địi hỏi doanh nghiệp phải có phương pháp kinh doanh phù hợp với điều kiện hoàn cảnh kinh tế thị trường đầy biến động Xét góc độ, hình thức doanh nghiệp doanh nghiệp có hoạt động mua hàng Đối với doanh nghiệp thương mại mua hàng hoạt động mua yếu tố đầu vào để cung cấp sản phẩm cho đầu Muốn có sản phẩm đầu tốt trước tiên phải có sản phẩm đầu vào tốt Vì doanh nghiệp cần phải có chiến lược kinh doanh sản phẩm có chất lượng cao, giá phù hợp nhằm tăng sức cạnh tranh thị trường Trong doanh nghiệp dù doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thương mại, dịch vụ có mục đích chung kinh doanh nhằm thu lợi nhuận Lợi nhuận mục tiêu trước mắt, lâu dài thường xuyên doanh nghiệp thương mại Đồng thời doanh nghiệp nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu chi phí đến mức có thể, nâng cao lợi nhuận hoạt động kinh doanh Đối với doanh nghiệp thương mại để tăng lợi nhuận doanh nghiệp có nhiều chiến lược khác nhau, giảm chi phí không cần thiết cách hiệu mà doanh nghiệp nên áp dụng Trong chi phí mua hàng chi phí cắt giảm hoạt động mua hàng tổ chức tốt Thực hoạt động mua hàng doanh nghiệp thương mại thực tốt chi phí mua hàng giảm, chi phí vận chuyển, chi phí dự trữ chi phí khác giảm, đồng thời hàng hóa mua có chất lượng tốt có sức cạnh tranh với sản phẩm đối thủ cạnh tranh Muốn hoạt động mua hàng phải tổ chức cách khoa học, phù hợp với điều kiện doanh nghiệp cải tiến để theo kịp phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ môi trường kinh doanh đầy biến động Các doanh nghiệp cần phải đầu tư cho công tác tổ chức mua hàng, có chiến lược, LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com sách mục tiêu mua hàng rõ ràng nhằm thực công tác mua hàng tốt Mặt khác doanh nghiệp thương mại hoạt động mua hàng quan trọng doanh nghiệp hoạt động cung cấp đầu vào định đầu doanh nghiệp Đầu vào doanh nghiệp đảm bảo góp phần đảm bảo yếu tố đầu đến với khách hàng Hoạt động mua hàng doanh nghiệp thực tốt đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa thường xuyên cho nhu cầu kinh doanh, tránh tình trạng gián đoạn hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Vì doanh nghiệp tổ chức thực mua hàng khơng tốt dẫn đến hàng hóa đến doanh nghiệp bị chậm trễ, hàng hóa khơng quy cách, mẫu mã, chất lượng…do ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khách hàng doanh nghiệp Ngược lại công tác tổ chức mua hàng thực tốt đảm bảo hàng hóa giao thời hạn Trong thời gian thực tập công ty TNHH Khách Sạn Fortuna Hà Nội em nhận thấy công ty trọng đến hoạt động mua hàng, công tác tổ chức mua hàng đạt hiệu định Tuy nhiên môi trường kinh doanh đầy thách thức cơng ty gặp nhiều khó khăn công tác tổ chức mua hàng, từ khâu lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng với nhà cung cấp khâu giao nhận hàng hóa…Đồng thời với khó khăn gặp phải doanh nghiệp cịn tồn nhiều hạn chế cần phải hoàn thiện để nâng cao sức cạnh tranh phát triển thị trường Với đặc điểm kinh doanh doanh nghiệp chủ yếu sản phẩm thiết bị điện nhập nước ngồi, nên chịu nhiều ảnh hưởng mơi trường vĩ mô môi trường vi mô, việc mua hàng công việc quan trọng định thành cơng cơng ty Do vấn đề hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp vấn đề quan trọng doanh nghiệp vấn đề cấp bách cần giải doanh nghiệp nói chung khách sạn Fortuna Hanoi nói riêng Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài Cùng nghiên cứu đề tài có số cơng trình đây: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com  Đề tài: “ Nâng cao chất lượng công tác tổ chức mua hàng công ty TNHH thiết bị điện Việt Á” – sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Tuyết – khoa Quản trị doanh nghiệp thương mại - năm 2010 Kết đạt mặt nội dung: Luận văn làm rõ vấn đề lý luận công tác tổ chức mua hàng công ty TNHH thiết bị điện Việt Á, phân tích thực trạng với số liệu thu thập từ công ty đưa nhiều giải pháp cụ thể, hợp lý nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức mua hàng công ty TNHH thiết bị điện Việt Á Đây luận văn thành công sinh viên sâu phân tích thực trạng cơng ty đưa nhiều giải pháp cụ thể, hợp lý nhằm góp phần nâng cao chất lượng cơng tác tổ chức mua hàng công ty TNHH thiết bị điện Việt Á  Đề tài: “ Cải tiến quy trình mua hàng cơng ty thương mại tài Hồng Hà” – sinh viên thực hiện: Đồn Thị Chi – lớp K41 khoa Quản trị doanh nghiệp thương mại – năm 2010 Kết đạt mặt nội dung: Sinh viên Đồn Thị Chi phân tích rõ ràng nguồn sở liệu sơ cấp thứ cấp công ty thương mại tài Hồng Hà đưa giải pháp nhằm cải thiện quy trình mua hàng cơng ty Tuy nhiên thực trạng quy trình mua hàng cơng ty nêu rõ nên giải pháp đưa chưa hợp lý chặt chẽ  Đề tài: “ Hồn thiện tổ chức mua hàng cơng ty cổ phần Thái Dương” – Sinh viên thực hiện: Phan Thu hiền – Khoa Kinh Doanh Thương Mại – năm 2010 Kết đạt mặt nội dung: Đây luận văn đánh giá thành cơng sinh viên Phan Thu Hiền phân tích công tác tổ chức mua hàng công ty cổ phần Thái Dương đưa giải pháp nhằm hồn thiện thiếu sót Tuy nhiên sinh viên bổ sung thêm bảng tổng hợp kết điều tra trắc nghiệm giúp cho kết nghiên cứu tăng thêm tính xác khoa học Nhìn chung đề tài nghiên cứu trước giải lý luận quản trị mua hàng, sở tiếp cận góc độ tác nghiệp góc độ marketing việc áp dụng lý luận vào nghiên cứu thực tế đơn vị thực tập Các cơng trình nghiên cứu trước đưa biện pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản trị mua hàng công ty LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tuy nhiên thực trạng giải pháp mà đề tài trước đưa theo ý kiến chủ quan tác giả nghiên cứu được, chưa có tính thực tiễn sâu sắc chưa biết kết hợp tìm hiểu ý kiến, tình hình doanh nghiệp thơng qua cán nhân viên công ty Chưa nghiên cứu cụ thể thông qua phương pháp nghiên cứu phương pháp điều tra trắc nghiệm hay vấn chuyên gia Như thấy, có đề tài nghiên cứu công tác tổ chức mua hàng, nhiên đề tài bạn Nguyễn Thị Tuyết đề tài Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp năm gần Điều thấy hầu hết bạn sinh viên quan tâm tới vấn đề tổ chức mua hàng hoạt động quản trị mua hàng doanh nghiệp Cũng đề tài khó mẻ Đồng thời bên cạnh đó, chưa có cơng trình nghiên cứu về: “ Hồn thiện cơng tác mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi” Chính vậy, thơng qua qua trình học tập ghế nhà trường với địi hỏi cấp thiết tình hình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thúc em lựa chọn đề tài làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Mục đích nghiên cứu Thơng qua việc nghiên cứu đề tài: “ Hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi ” nhằm đạt số mục tiêu sau:  Tóm lược số lý luận tổ chức mua hàng doanh nghiệp thương mại  Phân tích thực trạng cơng tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi áp dụng, thành cơng yếu kém, khó khăn vướng mắc công tác tổ chức mua hàng cần tháo gỡ  Đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi Phạm vi nghiên cứu đề tài  Về mặt không gian: Đề tài nghiên cứu công tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com  Việc đánh giá công tác tổ chức mua hàng cần phải tiến hành thường xuyên khách quan khoa học đảm bảo phân minh rõ ràng đóng góp nhân viên  Cần đầu tư thêm cho nhân lực mua hàng Đào tạo, bồi dưỡng kỹ yếu thiếu nhân viên nhân viên cũ Nhằm tạo đội ngũ nhân viên mua hàng có trách nhiệm, có chun mơn hiệu cơng việc cao 3.3 Các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi 3.3.1 Tăng cường việc thực nguyên tắc mua hàng Để trình mua hàng diễn thuận lợi đảm bảo thực nguyên tắc mua hàng có vai trị vơ quan trọng, việc thực áp dụng nguyên tắc mua hàng giúp cho khách sạn giảm bớt rủi ro xảy tạo dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, cụ thể sau: Thứ nhất: Mua hàng nhiều nhà cung cấp: Mặt hàng kinh doanh khách sạn đa dạng phong phú, tùy theo phận việc tìm kiếm lựa chọn nhiều nhà cung cấp cung ứng hàng hóa điều tất yếu Giúp cho khách sạn đủ nguồn hàng đảm bảo nhu cầu bán ra, giảm thiểu tối đa rủi ro mua hàng Để tìm kiếm nhiều nhà cung cấp mới, khách sạn cần phân bổ kiện toàn lại máy nhân phận thu – mua, có thêm nhân để đảm nhận nhiệm vụ chức phịng Thu- Mua nghiên cứu thơng tin thị trường bao gồm tìm kiếm nhà cung cấp Từ có trường hợp có sản phẩm nên nhà cung cấp có sách khuyến mại giá cả…để tạo dựng uy tín với khách sạn Đó hội kinh doanh khách sạn có thêm danh mục nhà cung cấp với giá cả, chất lượng đảm bảo tính cạnh tranh Thứ hai: Luôn giữ chủ động trước nhà cung cấp: Để chiến thắng thị trường doanh nghiệp khơng thể để đối tác thấy nhu cầu cần thiết Điều tạo bị động cho doanh nghiệp vơ tình tạo chủ động cho đối tác nắm bắt nhu cầu Do khách sạn cần để nhà cung cấp tự tìm đến với khách sạn Để làm điều khách sạn cần quan tâm tới việc đưa thông tin mặt hàng kinh doanh khách sạn kênh thông tin trang Web khách sạn, kênh 48 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com quảng bá khác Từ nhận thư chào hàng từ đối tác Tạo hội kinh doanh cho khách sạn Bên cạnh chủ động đó, chủ động đàm phán linh hoạt ứng xử với đối tác để giữ gìn mối quan hệ bền vững tin tưởng lẫn Thứ ba: Đảm bảo tương quan quyền lợi bên: Suy cho doanh nghiệp hoạt động mục đích sau thu lợi nhuận để phát triển Đối tác Chình thế, hợp đồng ký kết làm ăn cần dựa nguyên tắc bình đẳng hai bên có lợi Khi hai bên tìm thấy điểm chung cơng việc kinh doanh việc làm ăn dễ dàng Việc quan hệ làm ăn với nhà cung cấp vậy, tương quan quyền lợi đảm bảo lúc nhà cung cấp thực người bạn đối tác với khách sạn thời điểm lúc khó khăn Chính thế, cơng tác thương lượng cần phải biết hài hịa lợi ích bên, tạo thoải mái đàm phán tin tưởng lẫn Cần ý tới khâu ảnh hưởng tới quyền lợi hai bên thương lượng đàm phán toán tiền hàng mua Đảm bảo quyền lợi hài hòa điều kiện cho mối quan hệ với nhà cung cấp trở nên thân thiết tạo dựng lịng tin uy tín với nhà cung cấp 3.3.2 Tăng cường linh hoạt chủ động cơng tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp Với việc mở rộng thêm danh mục nhà cung cấp, khách sạn cần chủ động công tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp không dừng lại nhà cung cấp Thực tế nguồn hàng chủ yếu khách sạn Fortuna Hanoi nhà cung cấp truyền thống Tuy mối quan hệ với nhà cung cấp tốt đẹp thuận lợi Đơn cử khách sạn yên tâm hàng hóa sản phẩm chất lượng, thời gian giao hàng, tiết kiệm chi phí tìm kiếm mới, đặc biệt tin tưởng hỗ trợ lẫn gặp khó khăn Nhưng mơi trường kinh doanh ln biến động, khách sạn cần có phịng ngừa rủi ro xảy kể rủi ro có mức độ thấp Dù nhà cung cấp truyền thống mang lại cho khách sạn yên tâm nhà cung cấp mới, khách sạn không nên áp dụng quan điểm nhà cung cấp cách cứng nhắc thiếu linh hoạt Khách sạn cần có phương hướng tìm kiếm nhà cung cấp cho mặt hàng kinh doanh Để có hội tốt cần phải biết tìm chấp nhận 49 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com rủi ro Rủi ro kèm theo hội Khách sạn nên tìm kiếm nhà cung cấp mua thí điểm mặt hàng nhận định đánh giá kết Từ có thêm nhà cung cấp có uy tín tạo cạnh tranh nhà cung cấp tạo thuận lợi cho khách sạn giá cả, chất lượng, điều kiện giao nhận hàng hóa Thơng qua mua hàng thí điểm từ có kế hoạch mua hàng nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu mua khách sạn Bên cạnh đó, khách sạn cần có hệ thống tiêu chuẩn để đánh giá nhà cung cấp thật rõ ràng, khoa học khách quan Khách sạn áp dụng thang điểm dựa tiêu chí như: chất lượng hàng hóa, khả cung cấp hàng hóa, điều kiện bảo hành bảo quản, thời gian giao hàng, thời gian hợp tác với khách sạn… Từ đánh giá đưa kết với nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu mua hàng khách sạn 3.3.3 Nâng cao chất lượng thương lượng đặt hàng Công tác thương lượng đặt hàng công việc vô quan trọng nhằm tạo điều khoản giao nhận toán hàng mua cách có lợi với tương quan quyền lợi hai bên Tiến hành công việc đòi hỏi nhân viên mua hàng cần am hiểu chun mơn, đặc tính kỷ thuật hàng hóa, có đoán nghệ thuật giao tiếp cao… Vì thương lượng đàm phán với nhà cung cấp cần “ Luôn giữ chủ động trước nhà cung cấp” “ đảm bảo tương quan quyền lợi hai bên” hai ngun tắc bất di bất dịch thương lượng đàm phán với nhà cung cấp Để tiến hành thương lượng, đàm phán đặt hàng với nhà cung cấp nhân viên mua hàng cần có hiểu biết chất lượng hàng hóa, đặc tính kỷ thuật, mẫu mã hàng hóa sản phẩm…Tiếp đến phải tìm hiểu kỹ yếu tố văn hóa, phong tục tập qn, tình hình trị xã hội, quy định, luật pháp, hiến pháp, sách nhà nước sản phẩm hàng hóa Bên cạnh đó, nhân viên mua hàng phải am hiểu hệ thống vận tải đảm bảo thời gian giao nhận hàng hóa để đáp ứng nhu cầu mua hàng khách sạn Cuối phải hiểu nhà cung cấp lịch sử hình thành phát triển nhà cung cấp, thương hiệu, kinh nghiệm, uy tín nhà 50 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com cung cấp ngành hàng kinh doanh Chỉ hiểu rõ vấn đề thương lượng, đàm phán đặt hàng đảm bảo thành công cho khách sạn Đồng thời, việc đào tạo bố trí nhân mua hàng thương lượng đàm phán vô quan trọng Cần tổ chức buổi nói chuyện trao đổi kinh nghiệm chun mơn cho nhân viên mua hàng Nâng cao kỹ giao tiếp, kỹ thuyết phục, vốn kiến thức chuyên môn luôn cập nhật Người chịu trách nhiệm đàm phán cần phải có lĩnh, hiểu biết có kinh nghiệm, có khả đốn nhạy bén thương lượng đàm phán Khi tiến hành thỏa thuận xong, khách sạn đến ký kết hợp đồng Ký kết hợp đồng việc thức hóa cam kết đàm phán, đồng thời chứng cho mối quan hệ làm ăn giải vấn đề sau Chính việc ký kết hợp đồng đòi hỏi cận thận tỉ mỉ điều khoản hợp đồng Để có hợp đồng đảm bảo an tồn, đảm bảo lợi ích hai bên Khách sạn cần quan tâm tới điều khoản giá vấn đề phát sinh trình thực hợp đồng, điều khoản phải rõ ràng minh bạch Và vai trò nhiệm vụ bên xảy rủi ro Tránh tình trạng khơng kịp phản ứng bị động xử lý rủi ro giao nhận hàng hóa Do tính chất quan trọng việc ký kết hợp đồng việc ký kết hợp đồng với đơn hàng lớn cần có tham khảo ý kiến nhân viên mua hàng trưởng phòng Thu – Mua, thơng qua nhân viên mua học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm, hạn chế bất lợi thực hợp đồng mua hàng nhà cung cấp 3.3.4 Hồn thiện cơng tác giao nhận tốn tiền hảng  Hồn thiện công tác giao nhận hàng Đây nghiệp vụ quan trọng công tác tổ chức mua hàng Hoạt động nhận hàng thực cách trình tự tránh sai sót xảy Khi khách sạn nhận hàng hóa vận chuyển tới kho dự trữ cán nhân viên mua hàng trước tiên cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ có liên quan để xuất trình nhận hàng hóa, giám bớt thời gian chi phí cho hai bên Cần kiểm tra xác thơng tin số lượng hàng hóa, chất lượng, tên hàng, mã hàng, nhà cung cấp…So với hợp đồng mua hàng Trong trình nhận hàng cần kiểm tra thương 51 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com xuyên liên tục mẫu hàng đòi hỏi chất lượng mẫu mã giá trị cao Từ xem xét theo dõi có biện pháp kịp thời Cơng việc địi hỏi nhân viên phải người có kinh nghiệm giao nhận hàng hóa, cần bố trí nhân viên có kinh nghiệm nhân viên để vừa giúp công việc tiến hành an tồn vừa giúp nhân viên học hỏi nhiều kinh nghiệm quý báu Bên cạnh đó, cơng tác giao nhận hàng hóa cần ý tới công tác bốc dỡ hàng xuống kho, khâu thường xuyên xảy lỗi ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa Từ việc bốc phương pháp nào, kê hàng điểm hợp lý không gian nhanh chóng lấy hàng khơng ảnh hưởng tới chất lượng, tất phải ý Khách sạn nên tổ chức phận bốc dỡ chuyên nghiệp am hiểu hàng hóa cần bảo quản cách bốc dỡ hợp lý Cũng có quản lý tốt tránh tình trạng mát ảnh hưởng tới quan hệ làm ăn với nhà cung cấp  Hồn thiện cơng tác tốn tiền hàng mua Do quan hệ với nhiều nhà cung cấp nên việc đảm bảo toán tiền hàng mua nhanh chóng kịp thời theo hợp đồng ký kết công việc quan trọng đòi hỏi thận trọng Đây khâu định mối quan hệ làm ăn hai bên nên cần tuân thủ nguyên tắc toán đảm bảo kịp thời cho nhà cung cấp Hiện khách sạn sử dụng phương pháp toán tiền mặt toán tiền gửi ngân hàng tùy thuộc vào hợp đồng ký với nhà cung cấp Thông thường với hình thức tốn với nhà cung cấp tiền mặt với nhà phân phối Hà Nội Và theo yêu cầu toán tiền mặt họ, hàng tháng bên nhà cung cấp qua khách sạn tiến hành tốn cơng nợ Vì vậy, tốn hình thức tiền mặt cần đảm bảo xác thận trọng giao tiếp ứng xử với nhà cung cấp Thơng thường phận kế tốn chịu trách nhiệm tính tốn cơng nợ nhà cung cấp dựa theo số liệu nhân viên mua hàng Chình vậy, nhân viên mua hàng cần có tổng hợp số liệu kịp thời xác đảm bảo nhanh chóng cho phận khác Nhân viên mua hàng cần rèn luyện kỹ sử dụng phần mềm văn phòng kỹ dụng máy tính để đảm bảo cho cơng việc thực tốt 52 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Việc toán tiền hàng mua hình thức tiền gửi ngân hàng tiến hành giống trên, nhiên việc nhà cung cấp khách sạn khơng gặp khoảng cách địa lý bên nhà cung cấp mong muốn tốn hình thức Thơng qua tài khoản tiền gửi Ngân hàng trung gian để thực nghĩa vụ toán Chính vậy, việc thực tốn cần có chuận bị chu đáo giấy tờ liên quan, số tài khoản bên nhà cung cấp, gửi tiền theo VNĐ hay USD….Nhân viên mua hàng cần có chuẩn bị liên lạc trước sau toán, đảm bảo tiết kiệm thời gian chi phí cho doanh nghiệp 3.3.5 Cải tiến việc đánh giá kết mua hàng Khách sạn cần cải tiến công tác đánh giá kết mua hàng nhân viên phịng Thu- Mua Khơng ngừng cải tiến tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hàng hóa Với hệ thống đánh giá kết mua hàng khách sạn dừng lại việc đánh giá cách tổng thể chưa thể đánh giá cách khoa học khách quan với khách thể tổng thể Chính vây, cần đưa tiêu chuẩn đánh giá bản, tiêu chuẩn đánh giá chưa cụ thể hóa chi tiết Việc đánh giá cần phải tiến hành cách thường xuyên sau lần mua hàng, sau kỳ kinh doanh… Bên cạnh đó, việc đánh giá nhà cung cấp cần quan tâm cho dù nhà cung cấp hay nhà cung cấp truyền thống Qua lần mua cần có đánh giá tốt hay xấu để rút kinh nghiệm cho lần mua hàng sau Việc đánh giá kết mua hàng việc thực xong việc mua hàng đánh giá Mà cần có đánh giá khâu từ tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp tới đánh giá công tác thương lượng đặt hàng đánh giá việc giao nhận toán Chỉ cơng tác mua hàng thực thực có hiệu đảm bảo thành cơng theo nhu cầu mua hàng doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng khách hàng .3.3.6 Các giải pháp khác  Có kế hoạch dự trù ngân sách cho hoạt động mua hàng khách sạn Đảm bảo kịp thời vốn cho hoạt động mua hàng, cách huy động nguồn vốn lưu động, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu mua hàng nhu cầu tiêu dùng khách hàng tận dụng kịp thời hội kinh doanh 53 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com  Đảm bảo công tác tiến hành hoạt động mua hàng thuận lợi không chồng chéo Từ việc nghiên cứu thị trường khách sạn có nhìn nhiều phía chuẩn xác nhu cầu cạnh tranh xu hướng tiêu dùng để đáp ứng cho hoạt động kinh doanh khách sạn  Đầu tư nguồn vốn, tài cho cơng tác tổ chức mua hàng, thơng qua hình thức nâng cao chất lượng hệ thống sở vất chất kỷ thuật phòng Thu – Mua nhà kho dự trữ…Cải thiện tình hình sử dụng nguồn vốn để đảm bảo vốn thường xuyên cho hoạt động kinh doanh khách sạn  Cần có sách đãi ngộ nhân hoạt động mua hàng, tình hình thực tế cho thấy, phận Thu – mua có thay đổi lớn nhân sự, cần có biện pháp kích thích hăng say làm việc đãi ngỗ lương, trợ cấp đãi ngộ phi tài Tạo nên kích thích hạn chế số lượng nhân viên mua hàng nghỉ việc 3.4 Kiến nghị với nhà nước ban ngành có liên quan Quá trình hoạt động kinh doanh khách sạn Fortuna Hanoi không chịu ảnh hưởng nhân tố chủ quan mà chịu tác động nhân tố khách quan nữa, cố gắng nỗ lực khách sạn khơng thực bị ảnh hưởng không tốt từ môi trường vĩ mơ khơng có hỗ trợ từ phía Nhà nước quan chức Kinh tế phát triển cần có can thiệp Nhà nước nhằm tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh, bình đẳng Sự thắng lợi hay thất bại khách sạn phụ thuộc không nhỏ vào điều tiết, sách, quy định Nhà nước Do để thực mục tiêu, phương hướng thời gian tới cơng ty cần đưa số kiến nghị Nhà nước để hoạt động kinh doanh đạt hiệu cao hơn:  Nhà nước cần có biện pháp ổn định giá loại nguyên liệu đầu vào nước nhập khẩu, nhằm giúp công ty ổn đinh đầu vào, tăng cường hiệu hoạt động sản xuất  Ổn định kinh tế vĩ mô: đưa tiêu mức tăng trưởng kinh tế phù hợp với khả Việt Nam, đồng thời đảm bảo tỷ lệ lạm phát mức tốt cho kinh tế nước ta, hạn chế biến động mạnh tỷ giá hối đoái giúp khách sạn 54 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com khâu nhập mà không ảnh hưởng đến hoạt động xuất khầu Mặt khác phủ phải áp dụng sách điều hành kinh tế vĩ mô cách linh hoạt hiệu quả, không nên cứng nhắc mà ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp  Giảm bớt thủ tục hải quan rườm rà gây khó khăn cho khách sạn q trình nhập khẩu, vừa thúc đẩy phát triển vận tải hàng hải, vừa giúp công ty dễ dàng nhanh chóng nhập máy móc thiết bị, nguyên liệu đầu vào nhập từ nước phục vụ hoạt động kinh doanh Ngoài nhà nước cần phải có biện pháp phịng chống xử lý nghiêm tình trạng tiêu cực quan hải quan  Hệ thống ngân hàng cần tạo điều kiện cho doanh nghiệp kinh doanh khách sạn việc vay vốn mở rộng quy mô mạng lưới kinh doanh, đưa tỷ lệ mức lãi xuất ưu đãi, sách tín dụng ưu đãi, cho khách sạn nhằm tạo điều kiện cho khách sạn thu hút vốn đầu tư cho việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh 55 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Phạm Cơng Đồn Nguyễn Cảnh Lịch(2004), Kinh tế doanh Nghiệp thương mại, NXB thống kê, Hà Nội Hoàng Minh Đường Nguyễn thừa Lộc(2005), Giáo trình quản trị doanh nghiệp thương mại, NXB lao động xã hội, Hà Nội Dương Hữu Hạnh(2009), Quản trị doanh nghiệp , NXB lao động xã hội, Hà Nội Trần Minh Nhật(2004), Phương án tối ưu quản trị kinh doanh, NXB văn hóa thơng tin, Hà Nội Đồng Thanh Phương(2007), Quản trị doanh nghiệp, NXB thống kê, Hà Nội Trương Đoàn Thể(2005), Giáo trình quản trị sản xuất tác nghiệp, NXB lao động xã hội, Hà Nội Bản thảo giảng quản trị doanh nghiệp thương mại(2008), Trường Đại học Thương Mại, Hà Nội Báo cáo kết hoạt động kinh doanh công khách sạn Fortuna Hanoi từ năm 2009- 2012 Các website: www.google.com.vn www.quantri.com.vn www.fortunahotel.com.vn 56 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM Họ tên: Nguyễn Thanh Thủy Lớp K7 HQ1A1 Khoa Quản trị doanh nghiệp thương mại Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Đơn vị thực tập: Khách Sạn Fortuna Hanoi Kính gửi: Ơng (Bà) ……………………………………………… Chức vụ: ………………………………………………………… Em xin chân thành cám ơn quý công ty tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian em thực tập quý công ty Để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập hồn thành luận văn tốt nghiệp mình, em kính đề nghị q Ơng Bà vui lịng cho biết thơng tin sau: Công tác xây dựng kế hoạch mua hàng công ty quan tâm mức độ nào?  Thường xuyên  Chỉ phận chuyên trách  Chỉ phận kế hoạch  Tùy thuộc vào thị trường có nhu cầu lên kế hoạc để mua Căn vào đặc điểm kinh doanh cơng ty nay, theo Ơng bà cơng ty nên tiến hành mua hàng theo hình thức tốt nhất?  Mua theo cấu mặt hàng  Mua theo hợp đồng  Mua theo khu vực thị trường Mua theo nhà cung cấp LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Xin ông bà cho biết cơng ty tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp dựa vào nguồn thông tin nào? Đánh dấu vào phương án lựa chọn cho mức độ ưu tiên từ đến n theo thứ tự giảm dần ST T Lựa Nguồn thông tin chọ n Các mối quan hệ với NCC truyền thống Các thông tin nhà cung cấp lưu trữ hồ sơ công ty Các thư chào hàng nhà cung cấp Hội chợ triển lãm giới thiệu sản phẩm Hồ sơ dự thầu NCC Báo, tạp chí… Vơ tuyến truyền hình, đài, mạng internet Qua người quen giới thiệu Đại diện NCC giới thiệu sản phẩm Thứ tự độ quan trọng Khi lựa chọn nhà cung cấp doanh nghiệp thường vào tiêu chuẩn sau đây? STT Các tiêu chuẩn Chất lượng sản phẩm Thời gian giao hàng Giá thành hàng mua Khả kỹ thuật nhà cung cấp Khả sản xuất NCC Khả tài NCC Dịch vụ sau bán dịch vụ bảo trì Lựa chọn Thứ tự độ quan trọng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Theo ông bà nhân viên mua hàng cần có kỹ nào? Đánh dấu vào kỹ cần thiết xếp thứ tự độ quan trọng tiêu chí (với quan trọng giảm dần đến tiêu chí n cần có chọn) ST Cần Các kỹ T thiết Kỹ giao tiếp Kỹ đàm phán Kỹ lập kế hoạch kinh doanh Kỹ làm việc theo nhóm Thu thập xử lý thông tin Tiếng Anh đạt chuẩn TOEIC tương đương 450 điểm Khai thác thông tin internet Thành thạo tin học văn phịng Kỹ kiểm tra chất lượng hàng hóa 10 Kỹ giải vấn đề 11 Kỹ khác Thứ tự độ quan trọng Ông bà đánh giá nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức mua hàng doanh nghiệp STT Nhân tố Mức độ đánh giá Rất thuận lợi Thuận lợi Bình thường Khó khăn Rất khó khăn Chiến lược kinh doanh Nhà quản trị nhân viên mua hàng Nhà cung cấp Đối thủ cạnh tranh Khách hàng Tài LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Ông bà đánh giá hoạt động tổ chức mua hàng công ty?( theo mức độ sau: 1: tốt; 2: tốt ; 3: bình thương ; 4: yếu ; 5: kém) Stt Hoạt động Mức độ đánh giá 1( tốt) 2( tốt) 3(bình 4(yếu) 5(kém) thường) Tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp Giao nhận toán tiền hàng Thương lượng đặt hàng Theo ơng bà khó khăn trở ngại lớn mua hàng doanh nghiệp gì?  Nguồn vốn  Giá  Đối thủ cạnh tranh  Chất lượng sản phẩm  Thời hạn giao hàng  Nhân viên mua hàng Ơng bà có đề xuất để nâng cao công tác tổ chức mua hàng công ty? XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN! BẢNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Họ tên: Nguyễn Thanh Thủy Lớp K7 HQ1A1 Khoa Quản trị doanh nghiệp thương mại Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Đơn vị thực tập: Khách sạn Fortuna Hanoi Kính gửi: Ơng (Bà) ……………………………………………… Chức vụ: ………………………………………………………… Em xin chân thành cám ơn quý công ty tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian em thực tập quý công ty Để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập hồn thành luận văn tốt nghiệp mình, em kính đề nghị q Ơng Bà vui lịng cho biết thơng tin sau: Xin ơng (bà) vui lịng cho biết mặt hàng thiết yếu mà khách sạn cần mua ? Xin ơng (bà) vui lịng cho biết khách sạn mua hàng theo phương pháp mua hàng nào? Xin ơng (bà) vui lịng cho biết khách sạn ông bà mua hàng chủ yếu nhà cung cấp nào? Xin ơng (bà) vui lịng cho biết khách sạn thường lựa chọn nhà cung cấp truyền thống hay thường xuyên thay đổi nhà cung cấp mới? Xin ơng (bà) cho biết khách sạn có gặp khó khăn việc tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp hay không? Xin ông (bà) vui lịng cho biết hàng hóa thực tế khan có biến động giá nhà cung ứng khách sạn ơng bà có gây khó khăn khách sạn hay khơng? Nếu có khách sạn ơng bà khắc phục điều nào? Xin ơng bà cho biết công tác thương lượng với nhà cung cấp khách sạn diễn hình thức nào? Xin ông bà cho biết nội dung đàm phán với nhà cung cấp gì? LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 Xin ông bà cho biết công tác giao nhận hàng nhà cung cấp thường diễn đâu? 11 Xin ông (bà) vui lòng cho biết việc giao nhận hàng toán tiền mua hàng khách sạn thường gặp phải khó khăn gì? khách sạn khắc phục khó khăn nào? 12 Xin ơng (bà) vui lòng cho biết triển vọng mua hàng công ty thời gian tới? 13 Xin ông (bà) vui lòng cho biết phương hướng nâng cao chất lượng công tác mua hàng doanh nghiệp thời gian tới? LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... trạng công tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi 36 2.2.2.2 Thực trạng đánh giá công tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi 38 2.2.2.3 Thực trạng thực nguyên tắc mua hàng. .. công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp  Chương 2: Phân tích đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi  Chương 3: Đề xuất kiến nghị hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng. .. nội dung công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp 1.2.1 Tổ chức thực công tác mua hàng Sau xây dựng kế hoạch mua hàng, lựa chọn phương pháp mua hàng phù hợp DNTM tổ chức thực cơng tác mua hàng theo