2.2.1. Kết quả điều tra nghiên cứu các số liệu sơ cấp.
2.2.1.1. Kết quả điều tra trắc nghiệm
Qua điều tra thơng qua hình thức trắc nghiệm và phiều điều tra phỏng vấn ở các bộ phận của khách sạn Fortuna Hanoi. Với 20 phiếu phát ra cho thấy công tác tổ chức mua hàng của khách sạn hiện nay do phòng Thu – Mua của bộ phận kinh doanh đảm nhận. Tồn bộ các cơng việc từ tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp tới thương lượng đặt hàng và thanh toán và giao nhận hàng được phòng Thu – Mua lập kế hoạch một cách chi tiết, đảm bảo cho công tác tổ chức mua hàng được diễn ra thành công và hiệu quả.
Nhân tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi
Hình 2.1. Nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi
Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm
Thơng qua hình 2.1 ở trên ta nhận thấy tất cả các nhân tố trên đều có sự ảnh hưởng nhất định tới công tác tổ chức mua hàng, đặc biệt có hai nhân tố có sự đánh giá
khó khăn là các nhân tố đối thủ cạnh tranh và nhà cung cấp. Trong đó nhân tố đối thủ cạnh tranh có mức độ đánh giá khó khăn là 70% và 30% đánh giá rất khó khăn. ngồi ra Nhân tố có mức đánh giá thuận lợi nhất là nhà quản trị và nhân viên mua hàng là nhân tố có sự đánh giá 60% thuận lợi, 10% rất thuận lợi và 30% bình thường.
Hình thức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi
Hình 2.2: Hình thức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi
Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm
Thơng qua hình 2.2 trên ta nhận thấy, hình thức mua hàng của khách sạn rất đa dạng và nhiều hình thức khác nhau trong đó, mua hàng theo nhà cung cấp có sự đánh giá là 40%, mua hàng theo cơ cấu mặt hàng là 30%, mua theo hợp đồng là 20% và mua theo khu vực thị trường là 10%.
Nguồn thông tin nhà cung cấp
Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm
Thơng qua hình 2.3 về nguồn thơng tin nhà cung cấp ta thấy. thông tin nhà cung cấp qua mối quan hệ truyền thống và nguồn thông tin qua hồ sơ dữ liệu của công ty là hai nguồn thông tin chủ yếu của doanh nghiệp với số phiếu tối đa và độ quan trọng lớn nhất. Tiếp theo là các nguồn thông tin chào hàng từ nhà cung cấp, hội chợ triển lãm, mời thầu, thông qua các phương tiện truyền thơng…
Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm
Thơng qua hình 2.4 ta nhận thấy, tiêu chí đánh giá nhà cung cấp thì tiêu chí chất lượng sản phẩm là quan trọng nhất với số phiếu tối đa. Tiếp theo là giá thành mua, khả năng tài chính của NCC, thời hạn giao hàng, dịch vụ sau bán và dịch vụ bao bì…Như vậy, chúng ta có thể thấy, chất lượng và giá thành là hai tiêu chí quan trọng nhất của TTTM khi lựa chọn NCC.
Tiêu chuẩn lựa chọn nhân viên mua hàng.
Theo nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm
Ta thấy các kỹ năng cần có của nhân viên mua hàng ta thấy kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán và kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh là những nhân tố quan trọng nhất, cùng với đó là các kỹ năng thành thạo tin học văn phòng, kỹ năng kiểm tra chất lượng hàng hóa và kỹ năng làm việc theo nhóm.
Đánh giá hoạt động tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi
Theo nguồn: Phiếu điều tra trắc nghiệm
Ta thấy đánh giá công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi như sau.:
Trong đó cơng tác thương lượng và đặt hàng được đánh giá là tốt nhất với 16 phiếu rất tốt và 4 phiếu tốt. Cơng tác thanh tốn và giao nhân hàng có phiếu đánh giá rất tốt là 13, phiếu đánh giá tốt là 3 và số phiếu đánh giá bình thường là 4. Cơng tác
tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp có số phiếu đánh giá rất tốt là 13, số phiếu đánh giá tốt là 4 và số phiếu đánh giá bình thường là 3
Những khó trở ngại lớn nhất trong mua hàng tại khách sạn Fortuna Hanoi
Theo nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm
Ta thấy những trở ngại khi mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi được đánh giá như sau: Trong đó nhân tố đối thủ cạnh tranh có trở ngại nhất với 80% số phiếu, tiếp theo là chất lượng sản phẩm với 60% số phiếu, nguồn vốn 50% số phiếu, thời hạn giao hàng 45% số phiếu, nhân viên mua hàng 40% số phiếu và cuối cùng là nhân tố giá cả 35% số phiếu.
Những đề xuất của công ty trong việc nâng cao công tác tổ chức mua hàng tại công ty
Một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức mua hàng tại khách sạn Fortuna Hanoi được nhân viên trong khách sạn đề xuất như sau: khách sạn cần chú trọng nâng cao nguồn vốn, khả năng tài chính cho công tác mua hàng. Nghiên cứ thị trường và khách hàng để xây dựng kế hoạch mua hàng cho phù hợp, cải thiện và tăng cường bộ máy quản lý, nâng cao năng lực, trình độ chun mơn cho đội ngũ cán bộ và nhân viên. Đồng thời nên phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau nhất là phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật…
2.2.1.2. Kết quả điều tra phỏng vấn chuyên sâu
Phỏng vấn Chị Huỳnh Thị Kim Thanh – Trưởng phòng kinh doanh
Các mặt hàng cần mua của khách sạn bao gồm:
Không giống như việc mua vật tư tại các công ty, nhà máy sản xuất; trong khách sạn Fortuna Hanoi các loại hàng hoá, vật tư cần mua để phục vụ cho hoạt động kinh doanh gồm có 3 loại chính:
- Loại tài sản cố định: Bộ phận mua hàng quy định các loại hàng hố, vật tư trang thiết bị có trị giá từ 5 triệu đồng trở lên được phân vào nhóm tài sản cố định. Trong khách sạn Fortuna Hanoi việc mua các trang thiết bị, vật tư để thay thế hoặc trang bị thêm cho các bộ phận, hay trang bị trong phòng luôn được chu ý. Các loại hàng như: Ti vi, tủ lạnh, điều hoà, tủ tường trang bị trong phòng hay như máy vi tính phục vụ khách, phục vụ mạng lưới Internet…đều được xếp vào nhóm hàng tài sản cố định. Tại khu vui chơi giải trí gồm : các loại máy móc, trang thiết bị hiện đại như hệ thống chơi tại Hà Nội Superbowl, các máy móc tại phòng tập thể thao, bể bơi...
- Vật dụng mau hỏng: Là những mặt hàng chi phi thấp và thời gian sử dụng ngắn, có thể là đồ dùng một lần. Trong khách sạn Fortuna Hanoi, loại hàng hoá này là chủ yếu, trang bị trong phòng có: Bàn chải, kem đánh răng, khăn mặt, chăn ga gối, rèm cửa, dép lê, các loại đèn điện, hoa tươi, văn phòng phẩm…Tại nhà hàng thì khơng thể thiếu: các loại cốc, các loại ly, bát, đĩa, các loại thực phẩm, rau củ quả chế biến trong bếp.
- Dịch vụ bổ sung: Các tour du lịch, sim thẻ điện thoại, vé máy bay ( theo nhu cầu của khách hàng )
Khách sạn mua hàng theo phương pháp nào và lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa nào cho khách sạn:
Khách sạn mua hàng theo nhu cầu. Tùy theo tình hình kinh doanh của khách sạn ở mỗi thời điểm khác nhau để xác định kế hoạch hàng hóa mua cho cụ thể.
Hiện nay khách sạn có khá nhiều nhà cung cấp, việc duy trì mối quan hệ có uy tín với các nhà cung cấp vẫn được khách sạn quan tâm và làm tốt hơn nữa. Nhà cung cấp chính của khách sạn là các hãng SamSung, hãng LG, hãng Everon, hãng dệt Thái Tuấn, hãng dệt kim Hà Nội và một số nhà cung cấp khác đó là nội thất Nhà Đẹp, tổng cơng ty du lịch Hà Nội...
Khách sạn thường lựa chọn nhà cung cấp truyền thống hay thường xuyên thay đổi nhà cung cấp mới
Khách sạn ln có quan hệ làm ăn tốt với các nhà cung cấp chính và truyền thống, nên khi mua hàng khách sạn thường quan hệ với nhưng nhà cung cấp đã làm ăn lâu dài. Chỉ khi, hàng hóa sản phẩm mới chưa có trên thị trường, giá cả, chất lượng và những nhà cung cấp chính không thể đáp ứng được những tiêu chuẩn đề ra thì khách sạn mới tiến hàng tìm kiếm nhà cung cấp mới.
Khách sạn có gặp khó khăn gì trong việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp hay khơng?
Nói chung cơng tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp của khách sạn diễn ra khá tốt và thuận lợi. Bởi khách sạn với nhà cung cấp có mối quan hệ làm ăn rất bền chặt và hiểu nhau. Do có mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống như vậy nên khách sạn không mất nhiều thời gian cơng sức, chi phí cho việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp trong mỗi lần mua hàng cũng như gặp ít khó khăn hơn trong cơng tác tìm kiếm và lựa chọn.
Khi hàng hóa trên thực tế khan hiếm hoặc có sự biến động về giá cả thì nhà cung ứng của khách sạn ơng bà có gây khó khăn gì đối với khách sạn hay khơng?
Khi hàng hóa trên thị trường khan hiếm thì các nhà cung cấp vẫn có gây khó dễ đối với khách sạn. Do trình độ quản lý cũng như đội ngũ nhân viên mua hàng của khách sạn vẫn còn có những hạn chế nên đã gây ra những tổn thất nhất định cho khách sạn. Khách sạn đang đưa ra nhiều giải pháp như thường xuyên chủ động quan tâm đến nhà cung ứng, không tập trung mua hàng của một số nhà cung ứng mà cần biết xem xét những nhà cung ứng khác để chủ động lựa chọn hàng hóa khi có tình trạng khan hiếm hàng hóa. Đồng thời khách sạn cũng thường xuyên đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên mua hàng.
Công tác thương lượng với nhà cung cấp của khách sạn được diễn ra dưới hình thức:
Việc thương lượng với nhà cung cấp được diễn ra dưới cả ba hình thức đó là thương lượng gặp gỡ trực tiếp, qua điện thoại và qua email. Rất ít khi nhân viên mua hàng gặp gỡ trực tiếp với nhà cung cấp. Khi thương lượng với nhà cung cấp chúng tôi luôn đặt chất lượng sản phẩm, giá thành và thời hạn giao hàng làm nhân tố chủ yếu,
cùng với đó là tài chính của nhà cung cấp, điều kiện kĩ thuật của nhà cung cấp, điều kiện thanh tốn, điều kiện hợp đồng…
Cơng tác giao nhận hàng và thanh tốn tiền mua hàng:
Cơng tác giao nhận hàng được diễn ra tại kho của khách sạn, tại đó sẽ có nhân viên mua hàng tiến hành nhận hàng và kiểm tra chất lượng hàng hóa nhận về, thông thường nhân viên mua hàng của khách sạn là nhân viên của phòng kinh doanh, phòng cung ứng còn việc ký hợp đồng là do trưởng phòng kinh doanh.
Đồng thời đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngồi thì thơng thường doanh nghiệp thường thanh tốn theo phương thức tín dụng chứng từ LC, với ngân hàng đại diện là ngân hàng VIB Bank chi nhánh Láng Hạ. Còn hàng hóa mua trong nước thì thanh tốn theo hình thức trả trực tiếp.
Khi tiến hành giao nhận hàng và thanh tốn tiền hàng thì khách sạn thường gặp phải một số khó khăn như: khó khăn về hàng hóa nhận về có thể bị sai xót, khơng đúng như trong hợp đồng, hóa đơn thanh tốn tiền hàng đơi khi vẫn có sự nhầm lẫn… Khi đó khách sạn thường xuyên phải chủ động trong việc thúc giục nhà cung cấp giao hàng trước khi thời hạn giao hàng đến, điều này đã làm cho nhà cung ứng quan tâm nhiều hơn đến vấn đề cung cấp hàng hóa cho khách sạn.
Đánh giá cơng tác mua hàng:
Hiện nay khách sạn đã và đang áp dụng quy trình làm việc theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2000, mọi thủ tục và công việc đều áp dụng theo quy trình trong hồ sơ tài liệu của khách sạn. Do đó sau khi mua hàng về, bao giờ khách sạn cũng tiến hành đánh giá công tác mua hàng, đánh giá kết quả hàng mua cũng như quy trình mua hàng xem đã đạt được gì, chưa đạt được cái gì? Việc tiến hành đánh giá này được trưởng phòng cung ứng và trưởng phòng kinh doanh tiến hành đánh giá. Tuy nhiên việc đánh giá công tác mua hàng mới chỉ dừng lại ở đánh giá những thông tin và chỉ tiêu cơ bản
Phỏng vấn ơng Nguyễn Quốc Túy – Phó giám đốc khách sạn
Triển vọng mua hàng của công ty trong thời gian tới và các phương hướng nâng cao chất lượng công tác mua hàng của khách sạn trong thời gian tới:
“Năm 2012 là năm diễn ra nhiều sự kiện trọng đại cũng như là năm nền kinh tế nước nhà có nhiều khó khăn. Tuy nhiên cùng với thương hiệu của khách sạn Fortuna Hanoi đang ngày một lớn mạnh, khách sạn có nhiều cơ hội để phát triển. Hiện nay có
nhiều khách hàng đã đặt hàng trước với khách sạn, số lượng phòng được đặt trước luôn kín lịch hàng tháng, các dịch vụ như tổ chức hội nghị, hội thảo, tiệc cưới được khách hàng đặt lịch trước 6 tháng, nhà hàng và các dịch vụ vui chơi giải trí ln đơng khách. Vì vậy khách sạn ln ln quan tâm đến chất lượng phục vụ để khách hàng cảm thấy hài lòng khi sủ dụng dịch vụ của khách sạn và ln có cảm giác thoải mái nhất. Do đó khách sạn đã và đang có những kế hoạch mua hàng phù hợp, nhu cầu mua hàng của năm 2013 đã được chúng tôi xác định là khá lớn”
Tuy nhiên thời gian tới do triển vọng mua hàng của khách là khá lớn, công tác mua hàng của khách sạn còn gặp khá nhiều khó khăn, nên do đó khách sạn cần phải có những phương hướng để nâng cao chất lượng công tác mua hàng. Khách sạn cần thực hiện sát sao hơn quy trình mua hàng, chủ động hơn trong cơng tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, nâng cao hơn nữa chuyên môn, kiến thức cho nhân viên mua hàng…”
Ngoài ra khách sạn xây dựng kế hoạch mua hàng cần được xây dựng một cách khoa học, cụ thể, chi tiết cho hàng hóa và phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn. Hàng tháng phải xây dựng kế hoạch mua hàng cho khách sạn để chủ động hơn về nguồn hàng, công tác tổ chức mua…”
2.2.2. Kết quả điều tra nghiên cứu các số liệu thứ cấp.
2.2.2.1. Thực trạng công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi Cơng tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp khách sạn Fortuna được tiến hành theo các bước :
Bước 1: Tìm kiếm nhà cung cấp
Sau khi khách sạn xác định chính xác tên, loại hàng, số lượng... cần mua bộ phận mua hàng tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp. Tùy thuộc vào loại hàng hóa và nguồn gốc x́t xứ thì bộ phận tổ chức mua hàng sẽ tiến hàng tìm nhà cung cấp cho phù hợp. Nhằm tìm đúng và chúng nhà cấp tránh bị lãng phí nguồn tài chính và thời gian.Nguồn thơng tin tìm kiếm nhà cung cấp của khách sạn dựa vào nguồn thông tin nội bộ là chủ yếu, thông dụng nhất là các thông tin về nhà cung cấp đã và đang làm ăn lâu dài khách sạn, nguồn thông tin này được lưu trữ dưới dạng hồ sơ dữ liệu nên cơng tác tìm kiếm cũng như lựa chọn được thực hiện khá dễ dàng. Dựa trên tiêu chí giá trị hàng mua, khách sạn dựa trên những hồ sơ lưu trữ và lựa chọn đầu tiên là các nhà
cung cấp có thể cung cấp được những sản phẩm bánh kẹo mà khách sạn có nhu cầu mua hay khơng, sau đó mới xét tới các nhà cung cấp mới. Bên cạnh đó, khách sạn cũng ln có những phương pháp thu thập thông tin từ các nguồn như hội chợ triễn lãm, báo đài, internet… Từ những nguồn thông tin trên, khách sạn trực tiếp xem xét và