Giới thiệu sơ bộ về cơ cấu tổ chức của khách sạn Fortuna và chức năng

2.1. Khái quát về khách sạn Fortuna Hanoi

2.1.3.2. Giới thiệu sơ bộ về cơ cấu tổ chức của khách sạn Fortuna và chức năng

năng của các bộ phận:

Khách sạn Hà Nội Fortuna là đơn vị được thành lập từ góp vốn liên doanh giữa 2 công ty ,vốn góp của Cơng ty Chug Investments Pte.Ltd.(Singapore) là

Tổng Giám Đớc Phó Tổng Giám Đớc Bợ phận nhân lực Bộ phận Lễ tân Bộ phận Sales& marketing Bộ phận Tài chính Bộ phận Buồng phịng Bợ phận F&B

70% ,của Công ty Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Thắng Lợi là 30%,HĐQT gồm 5 người tương ứng với tỉ lệ góp vốn,trong đó:

Cơng ty Chng Investments Pte.Ltd: 3 người Công ty ĐT TM và DV Thắng Lợi: 2 người

- Hội đồng quản trị : Là cơ quan cao nhất của liên doanh có quyền quyết định

tồn bộ những vấn đề quan trọng liên quan đến liên doanh

- Ban giám đốc: Gồm 2 người ,Tổng giám đốc là người nước ngồi và Phó tổng

giám đốc là người Việt nam .Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc là người do các bên liên doanh đề cử và được HĐQT bổ nhiệm .Tổng giám đốc là người điều hành công ty liên doanh thay mặt cho cho HĐQT chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật sở tại hoặc bất kì bên thứ 3 nào trong các trường hợp giao dịch ,đàm phán và kí kết hợp đồng nhưng quyết định cuối cùng vẫn là quyết định của HĐQT .Ngồi ra ,Tổng giám đốc có thể ủy quyền cho Phó tổng giám đốc điều hành mọi hoạt động hàng ngày của Công ty Liên doanh.Tổng giám đốc còn có một trợ lí để giải quyết một số thủ tục hành chính

- Bợ phận tài chính: Kế tốn trưởng là người của Liên doanh do Công ty Liên

doanh trả lương và chịu trách nhiệm trước Công ty liên doanh và là người duy nhất của liên doanh làm việc tại khách sạn.

- Bộ phận nhân sự:

Quản lý vấn đề số lượng ,chất lượng ,nhân sự cũng như thực thi vấn đề hành chính của giám đốc nhân sự

Tham mưu cho ban giám đốc về công tác tổ chức ,quản lý nhân lực

Giải quyết các thủ tục hành chính phục vụ cho công tác kinh doanh giao dịch Làm các chế độ tiền lương ,tiền thưởng ,BHXH,BHYT cho đơn vị

Tha mưu phụ trách các vấn đề mua sắm trang thiết bị ,dụng cụ hàng hóa phục vụ cho đơn vị

- Bợ phận kinh doanh:

Quản lí tình hình kinh doanh của khách sạn

Tổ chức ,liên hệ với các tổ chức khách hàng có nhu cầu đặt hàng Bố trí và đặt phòng cho khách theo yêu cầu

Quảng bá hình ảnh cho khách sạn

Bợ phận nhà bếp:Sản xuất ,chế biến các món ăn ,phục vụ cho khách của 3 nhà

hàng trong khách sạn và các nhu cầu khác như có khách đặt ra với những tiêu chuẩn định lượng theo qui định ,đảm bảo chất lượng ,tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm.Nấu ,phục vụ bữa ăn giữa ca ,ca đêm cho cán bộ nhân viên toàn khách sạn.

Bợ phận nhà hàng:tổ chức đón tiếp phục vụ bữa ăn ,chế biến ,phục vụ đò ăn

uống cho khách với chất lượng cao ,phong cách phục vụ lịch sự

- Bợ phận buồng phịng:

Có nhiệm vụ làm vệ sinh dọn dẹp, bố trí sắp xếp phòng ngủ và tất cả các khu vực cơng cộng.Hút bụi, vệ sinh chăm sóc cây cảnh, trực ban các tầng để phục vụ khách khi co nhu cầu.

Kiểm tra, bảo quản các trang thiết bị nội thất, thiết bị vệ sinh trong phòng nghỉ, hành lang, khu vực.

Trong bộ phận này có nhóm giặt là, chuyên giặt là, tẩy quần áo cho khách và đồng phục nhân viên toàn khách sạn.

- Văn phòng tiền sảnh :giám sát mọi hoạt động hàng ngày của lễ tân

- Bộ phận lễ tân :có vị trí quan sát quan trọng trong khách sạn ,trực tiếp đón

khách ra vào khách sạn ,làm các thủ tục khi khách đến và trả phòng khách sạn,hướng dẫn giải quyết các nhu cầu của khách trong thời gian khách ở khách sạn.Bộ phận này gồm:

Nhân viên phục vụ tổng đài: phục vụ về điện thoại trong và ngoài nước cho khách và khách sạn.

Nhân viên thu ngân: chịu trách nhiệm thanh toán các dịch vụ tiêu dùng trong thời gian khách ở khách sạn

Nhân viên hành lý: mang vác hành lí cho khách, đón tiếp,mở cửa cho khách ra vào khách sạn ,bảo vệ cửa chính. Mang vác hành lý của khách đến và rời khách sạn.

- Bộ phận kĩ thuật, bảo dưỡng, bảo trì:

Chịu trách nhiệm về vận hành, bảo quản, sửa chữa toàn bộ trang thiết bị (hệ thống điện, nước, điều hòa …) trong toàn khách sạn

Trực ban 24/24h để giải quyết kịp thời sự cố trong đơn vị

2.1.3.3. Ngành nghề kinh doanh của khách sạn Fortuna Hanoi

Khách sạn Fortuna Hanoi kinh doanh các dịch vụ sau :

* Dịch vụ lưu trú : với 200 phòng và Suites sang trọng, với trang thiết bị hiện

đại phục vụ cho cả kinh doanh, giải trí, ăn uống... Các phòng đẹp và rộng rãi đã được phân loại như: gồm 50 phòng Superior, 66 phòng Classic, 77 phòng Deluxe, 14 phòng Suites.

Classic room: 26m2 Superior Room: 24m2 Deluxe Room: 42m2 Suite Room : 65m2

Phòng rộng rãi, sạch sẽ với bài trí ấn tượng, cửa sổ lớn nhìn ra thành phố.

* Dịch vụ cho thuê phòng họp, phòng tiệc :

Khách sạn Fortuna có các phòng hội nghị từ diện tích nhỏ nhất 20 m2 cho đến 320 m2, Với các trang thiết bị hiện đại sẽ đáp ứng được mọi nhu cầu của quí khách.

Phòng Hoa Lan - Tầng trệt - 110 m2

Phòng họp dành cho giám đốc - Tầng trệt - 20 m2 Phòng họp Palm Cafe - Tầng 2 - 320 m2

Phòng Laguna - Tầng 3 - 50 m2 Vũ trường Sentosa - Tầng 3 - 80 m2 Câu lạc bộ - Tầng 4 - 280 m2

* Dịch vụ vui chơi giải trí :

Hà Nội superbowl: được trang bị các thiết bị hiện đại đạt tiêu chuẩn cao, không khí vui vẻ và phục vụ tận tình.

Spa de place : phòng tập thể thao đạt chất lượng 5 sao tại Hà Nội, nằm trên tầng thứ 19 ở trung tâm thể chất Sky – view, có phòng tắm khống cùng với đội ngũ đám bóp chuyên nghiệp

The Boss interclub.K TV : chỉ có duy nhất CLB đêm dưới tầng ngầm tại Hà Nội.

Tiffin Bistro – bar – coffee : 1 bar café ấm cúng, phục vụ đồ uống và bữa ăn đơn giản. Tại đây cũng phục vụ bữa sáng theo thực đơn Âu, Á

Nhà hàng Trung hoa Sharkfin : gồm 200 chỗ, Phục vụ các món ăn Quảng Đơng, tứ Xun và Nam Á. Ngồi ra còn có bữa Buffe Dimsum vào thứ 7 và bưa buffe Trung Hoa vào tối thứ 7. Nhà hàng cũng có các phòng riêng để phục vụ bưa nếu khách có nhu cầu

Nhà hàng Emmperor: Nhà hàng Nhật, nằm ở tầng 2. Phục vụ những món ăn đặc trưng, mang đậm phong cách Nhật Bản.

Nhà hàng Red Lantern Chinese: phục vụ các món ăn Quảng Đơng Trung Quốc và Sze Chuan...

* Dịch vụ vé máy bay:

Là đại lý vé máy bay cho các hãng hàng không như: Air france, Cathay Pacific, China Airline, China Southern, malaysian Airline, Singapore Airlines, Thai Airlines, Vietnam Airlines, Asiana Airlines, Emirates Airlines, Eva Airlines, Japan Airlines, Korean Airlines…

Các tuyến trong nước: Buôn Ma Thuộc, Đà Lạt, Điện Biên Phủ, hải Phòng, TP.HCM, Huế, Nha Trang, Phú Quốc, Pleiku, Rạch Giá, Vinh…Phí sân bay:

Trong nước: 20.000VND Quốc tế : 10USD

Dịch vụ đưa đón tại sân bay: 150.000VND/lượt

* Và một số dịch vụ khác:

Dịch vụ y tế Dịch vụ giặt là Điểm đỗ xe rộng Phục vụ phòng Dịch vụ trông trẻ Dịch vụ đổi ngoại tệ

Các loại thẻ thanh toán quốc tế được chấp nhận: American express/ Visa/ Master Card…

2.1.4. Quy mô vốn kinh doanh của khách sạn Fortuna

* Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của khách sạn Fortuna Bảng 2.1: Cơ cấu vốn kinh doanh của khách sạn

Đvt: USD

STT Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011

VNĐ VNĐ VNĐ 1 Vốn kinh doanh 26,313,9 42 28,181,945 32,600,987 2 Vốn cố định 12,178,066 13,786,568 15,864,589 3 Vốn lưu động 14,135,876 14,395,377 16,736,398

* Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của khách sạn Fortuna

Bảng 2.2: Nguồn vốn kinh doanh của khách sạn Fotuna

Đvt: USD

Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011

Tổng nguồn vốn 26,313,942

28,18

1,945 32,600,987 Nợ ngắn hạn 1,475,357

1,57

5,891 1,824,934 Nợ dài hạn 203,987

19

7,455 183,205 Nguồn vốn CSH 24,634,598

26,40

8,599 30,592,848 Nguồn vốn thường xuyên 24,838,585

26,60

6,054 30,776,053 Nguồn vốn tạm thời 1,475,357

1,57 5,891 1,824,934 Tỷ trọng NVTX 94.39% 94.41% 94.40% Tỷ trọng NVTT 5.61% 5.59% 5.60% Tỷ trọng NVCSH/NVTX 99.18% 99.26% 99.40% (Nguồn: Phịng Tài Chính – Kế Tốn)

Bảng 2.3: Phân tích biến động nguồn vốn tại khách sạn Fortuna

Đvt: USD

Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 20011 Chênh lệch 202-2010/2009 Chênh lệch 2011/2010 Mức % Mức % 1.Nợ phải trả 1,67 9,344 1,773,346 2,008, 139 94, 002 5.6 0 23 4,793 13.2 4 a.Nợ ngắn hạn 1,47 5,357 1,575,891 1,824, 934 100, 534 6.8 1 24 9,043 15.8 0 b.Nợ dài hạn 20 3,987 197,455 183, 205 (6, 532) - 3.2 0 (1 4,250) -7.22 2.Nguồn VCSH 24,63 4,598 26,408,59 9 30,592, 848 1,774 ,001 7.2 0 4,18 4,249 15.8 4 3.Tổng NV 26,31 3,942 28,181,94 5 32,600, 987 1,868 ,003 7.1 0 4,41 9,042 15.6 8

(Nguồn: Phịng Tài Chính – Kế Tốn)

* Nhận xét :

Qua phân tích ở trên ta thấy khách sạn Fortuna là một đơn vị có tính độc lập về mặt tài chính và có tính ổn định về nguồn tài trợ, tỷ trọng nợ phải trả rất nhỏ và hầu như tất cả tài sản đều được tài trợ bằng nguồn vốn an tồn đó là nguồn vốn chủ sở hữu, khách sạn không phải chịu áp lực về khả năng thanh tốn do có nguồn vốn chủ sỏ hữu lớn -> tình hình tài chính của khách sạn rất lành mạnh tuy nhiên điều đó đồng nghĩa với việc hiệu quả sử dụng vốn chưa cao.

2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn Fortuna ( trong 3 nămgần đây ) gần đây )

Bảng 2.4: Doanh thu của khách sạn Fortuna từ năm 2009- 2012

Năm So sánh 2009 2010 2011 2012 2011/201 0 2012/201 1 số tiền (USD) số tiền (USD) số tiền (USD) số tiền (USD) số tiền (USD) số tiền (USD) KD buồng 7720948 1113600 0 1889600 0 2343868 2 7760000 4542682 KD ăn và uống 4208452 9516000 1310500 0 1336386 2 3589000 258862 Điện thoại,Fax 601479 923910 817000 876000 -106,910 59000 Giặt là 250072 214240 1887000 2015000 1672760 128000 Thu khác 547709 374920 281000 268018 -93920 -12982 Trung tâm thể thao 12000 Nâng cấp sửa chữa 18000 1964713 9 19629139 Tổng doanh thu 1334066 0 2339000 0 3500400 0 5960870 1 11614000 24604701

(Nguồn: Phịng Tài Chính – Kế Tốn)

* Nhận xét :

Nhìn vào bảng thống kê doanh thu của khách sạn từ năm 2009 đến năm 2012 ta có thể thấy, tổng doanh thu của khách sạn tăng dần theo từng năm, phần lớn là doanh thu từ dịch vụ buồng phòng và các dịch vụ ở trung tâm thể thao, ăn uống.

Đặc biệt là dịch vụ của trung tâm thể thao thì doanh thu tăng vọt, do nhu cầu giữ gìn và nâng cao sức khỏe của khách hàng ngày càng tăng. Không chỉ các khách lưu trú tại khách sạn sử dụng dịch vụ mà còn có cả khách bên ngồi mua thẻ tập theo tháng tại đây.

Các dịch vụ như điện thoại, fax, thu khác thì doanh thu có giảm so với trước do nhu cầu của khách không cao.

Khách sạn cần tập trung hơn vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ, cũng như tìm hiểu, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng để đáp ứng được tốt nhất các yêu cầu của khách hàng về các dịch vụ này.

2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng của kháchsạn Fortuna Hanoi sạn Fortuna Hanoi

2.2.1. Kết quả điều tra nghiên cứu các số liệu sơ cấp.

2.2.1.1. Kết quả điều tra trắc nghiệm

Qua điều tra thơng qua hình thức trắc nghiệm và phiều điều tra phỏng vấn ở các bộ phận của khách sạn Fortuna Hanoi. Với 20 phiếu phát ra cho thấy công tác tổ chức mua hàng của khách sạn hiện nay do phòng Thu – Mua của bộ phận kinh doanh đảm nhận. Tồn bộ các cơng việc từ tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp tới thương lượng đặt hàng và thanh toán và giao nhận hàng được phòng Thu – Mua lập kế hoạch một cách chi tiết, đảm bảo cho công tác tổ chức mua hàng được diễn ra thành công và hiệu quả.

Nhân tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi

Hình 2.1. Nhân tố ảnh hưởng đến cơng tác tổ chức mua hàng khách sạn Fortuna Hanoi

Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm

Thơng qua hình 2.1 ở trên ta nhận thấy tất cả các nhân tố trên đều có sự ảnh hưởng nhất định tới cơng tác tổ chức mua hàng, đặc biệt có hai nhân tố có sự đánh giá

khó khăn là các nhân tố đối thủ cạnh tranh và nhà cung cấp. Trong đó nhân tố đối thủ cạnh tranh có mức độ đánh giá khó khăn là 70% và 30% đánh giá rất khó khăn. ngồi ra Nhân tố có mức đánh giá thuận lợi nhất là nhà quản trị và nhân viên mua hàng là nhân tố có sự đánh giá 60% thuận lợi, 10% rất thuận lợi và 30% bình thường.

Hình thức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi

Hình 2.2: Hình thức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi

Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm

Thơng qua hình 2.2 trên ta nhận thấy, hình thức mua hàng của khách sạn rất đa dạng và nhiều hình thức khác nhau trong đó, mua hàng theo nhà cung cấp có sự đánh giá là 40%, mua hàng theo cơ cấu mặt hàng là 30%, mua theo hợp đồng là 20% và mua theo khu vực thị trường là 10%.

Nguồn thông tin nhà cung cấp

Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm

Thơng qua hình 2.3 về nguồn thơng tin nhà cung cấp ta thấy. thông tin nhà cung cấp qua mối quan hệ truyền thống và nguồn thông tin qua hồ sơ dữ liệu của công ty là hai nguồn thông tin chủ yếu của doanh nghiệp với số phiếu tối đa và độ quan trọng lớn nhất. Tiếp theo là các nguồn thông tin chào hàng từ nhà cung cấp, hội chợ triển lãm, mời thầu, thơng qua các phương tiện truyền thơng…

Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm

Thơng qua hình 2.4 ta nhận thấy, tiêu chí đánh giá nhà cung cấp thì tiêu chí chất lượng sản phẩm là quan trọng nhất với số phiếu tối đa. Tiếp theo là giá thành mua, khả năng tài chính của NCC, thời hạn giao hàng, dịch vụ sau bán và dịch vụ bao bì…Như vậy, chúng ta có thể thấy, chất lượng và giá thành là hai tiêu chí quan trọng nhất của TTTM khi lựa chọn NCC.

Tiêu chuẩn lựa chọn nhân viên mua hàng.

Theo nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm

Ta thấy các kỹ năng cần có của nhân viên mua hàng ta thấy kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán và kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh là những nhân tố quan trọng nhất, cùng với đó là các kỹ năng thành thạo tin học văn phòng, kỹ năng kiểm tra chất lượng hàng hóa và kỹ năng làm việc theo nhóm.

Đánh giá hoạt động tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi

Theo nguồn: Phiếu điều tra trắc nghiệm

Ta thấy đánh giá công tác tổ chức mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi như sau.:

Trong đó cơng tác thương lượng và đặt hàng được đánh giá là tốt nhất với 16 phiếu rất tốt và 4 phiếu tốt. Cơng tác thanh tốn và giao nhân hàng có phiếu đánh giá rất tốt là 13, phiếu đánh giá tốt là 3 và số phiếu đánh giá bình thường là 4. Cơng tác

tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp có số phiếu đánh giá rất tốt là 13, số phiếu đánh giá tốt là 4 và số phiếu đánh giá bình thường là 3

Những khó trở ngại lớn nhất trong mua hàng tại khách sạn Fortuna Hanoi

Theo nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm

Ta thấy những trở ngại khi mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi được