Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Nghiên cứu về đề tài "Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạt" được thực hiện bởi sinh viên Nguyễn Thị Bông từ khoa Quản trị doanh nghiệp thương mại vào năm 2013 Cùng chủ đề, đề tài "Cải tiến quy trình mua hàng của khách sạn Fortuna Hanoi" do sinh viên Nguyễn Thanh Thủy thực hiện tại khoa Quản trị doanh nghiệp thương mại vào năm 2014 cũng đáng chú ý Ngoài ra, đề tài "Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Điện Stanley" cũng góp phần vào nghiên cứu trong lĩnh vực này.
Đề tài nghiên cứu của sinh viên Vũ Lệ Giang, khoa Quản trị doanh nghiệp thương mại, năm 2014, đã tập trung vào quy trình tổ chức mua hàng từ góc độ tác nghiệp và marketing Nghiên cứu đã đưa ra các giải pháp cải tiến quy trình mua hàng dựa trên ý kiến khách quan thu thập từ phỏng vấn cán bộ nhân viên tại các đơn vị thực tập Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu tại công ty TNHH Trung Hà, nhưng chưa có đề tài nào tập trung vào việc hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại đây Do đó, sinh viên đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng công ty TNHH Trung Hà” để kết hợp kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm từ thực tập nhằm nghiên cứu sâu hơn về thực trạng và giải pháp cho công tác này.
Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà” nhằm đạt được các mục tiêu cơ bản, bao gồm cải thiện quy trình mua hàng, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại bao gồm nhiều lý luận cơ bản, trong đó khái niệm mua hàng đề cập đến quá trình tìm kiếm và thu mua hàng hóa cần thiết Quản trị mua hàng là hoạt động quản lý và điều phối các hoạt động liên quan đến việc mua sắm, nhằm tối ưu hóa chi phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm Ngoài ra, việc lựa chọn và quản lý nhà cung cấp cũng đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Bài viết sẽ phân tích thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Trung Hà, nêu rõ những thành công và hạn chế hiện có Đồng thời, sẽ chỉ ra những khó khăn, vướng mắc trong quy trình tổ chức mua hàng mà công ty cần khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Trong quá trình phân tích thực trạng công tác tổ chức mua hàng, tôi đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Trung Hà.
Phương pháp nghiên cứu
Dữ liệu sơ cấp là loại dữ liệu được thu thập trực tiếp bởi nhà nghiên cứu khi dữ liệu thứ cấp không đủ hoặc không phù hợp để giải quyết các câu hỏi nghiên cứu Việc tự thu thập dữ liệu này nhằm đáp ứng yêu cầu cụ thể của vấn đề nghiên cứu.
* Phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm.
Mục đích của nghiên cứu này là thu thập thông tin về hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thông qua phiếu điều tra trắc nghiệm Các câu hỏi sẽ tập trung vào quy trình tổ chức mua hàng, bao gồm việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng đặt hàng, giao nhận hàng hóa, và thanh toán Mỗi câu hỏi sẽ cung cấp nhiều phương án để người được phỏng vấn có thể lựa chọn.
Phương pháp này giúp cho người trả lời ít tốn thời gian và cũng như thu thập dữ liệu nhanh chóng.
Bước 1: Lập phiếu điều tra:
Phiếu điều tra được xây dựng dựa trên cơ sở các câu hỏi liên quan tới công tác tổ chức mua hàng của công ty TNHH Trung Hà
Bước 2: Phát phiếu điều tra:
Sau khi hoàn thành phiếu điều tra, chúng tôi sẽ tiến hành chọn mẫu và dự kiến phát 20 phiếu cho cán bộ nhân viên trong công ty, chủ yếu là ở phòng kinh doanh, phòng vật tư và các bộ phận liên quan đến tổ chức mua hàng Đồng thời, chúng tôi sẽ sắp xếp lịch để nhận lại phiếu điều tra từ những người được phỏng vấn.
Bước 3: Thu lại phiếu điều tra và xử lý thông tin:
Sau khi phát phiếu điều tra, chúng ta sẽ thu lại phiếu theo thời gian đã hẹn, kiểm tra tính hợp lệ của các phiếu và xử lý thông tin để phục vụ cho việc hoàn thiện nghiên cứu khóa luận.
Mục đích của bài viết này là thu thập thông tin cần thiết về công tác tổ chức mua hàng thông qua phương pháp phỏng vấn Việc phỏng vấn trực tiếp sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về tình hình tổ chức mua hàng của công ty, điều mà phiếu điều tra ít đề cập đến.
Bước đầu tiên trong quá trình phỏng vấn là xây dựng các câu hỏi tập trung vào tổ chức mua hàng và những vấn đề liên quan mà phiếu điều tra không đề cập hoặc chỉ ít đề cập đến.
Bước 2 trong quy trình phỏng vấn là lựa chọn đối tượng phỏng vấn, điều này rất quan trọng để đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của thông tin thu được Dự kiến sẽ phỏng vấn hai người, bao gồm Ông Đoàn Văn Thà, Giám đốc công ty, và Ông Đoàn Văn Luyện, Phó giám đốc.
Bước 3: Tiến hành phỏng vấn: Dựa trên các câu hỏi phỏng vấn, đặt lịch hẹn phỏng vấn với người được phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn.
Bước 4: Ghi chép những nội dung trả lời của người phỏng vấn để phục vụ cho đề tài luận văn.
5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp là thông tin được thu thập bởi người khác, thường được sử dụng cho những mục đích khác với nghiên cứu của chúng ta Nó có thể bao gồm dữ liệu thô, tức là chưa qua xử lý, hoặc dữ liệu đã được xử lý trước đó.
Bước đầu tiên trong quy trình mua hàng là thu thập thông tin và tài liệu liên quan đến tổ chức mua hàng của công ty Bạn có thể tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các phòng chức năng trong công ty, báo chí và internet.
Bước 2 trong quá trình viết khóa luận là xử lý thông tin đã thu thập Bạn cần phân loại và lựa chọn những thông tin phù hợp nhất với đề tài của luận văn để đảm bảo tính chính xác và liên quan.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần tóm tắt, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, và phần mở đầu, khóa luận được cấu trúc thành 3 chương chính.
Chương 1: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức vua hàng trong doanh nghiệp thương mại.
Chương 2 : Phân tích và đánh giá công tác tổ chức mua hàng của công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà
Chương 3 : Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà
TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản có liên quan đến công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Mua hàng là hoạt động kinh tế thể hiện sự trao đổi hàng hóa và tiền tệ giữa người mua và người bán, dựa trên nguyên tắc thỏa thuận để mang lại lợi ích cho cả hai bên Người mua thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng, trong khi người bán có cơ hội bán hàng và thu được tiền.
(GSTS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2010, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Thống
Kê, trang 245) 1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng bao gồm các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát quá trình mua hàng để đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
(TS Dương Hữu Hạnh, năm 2012, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Lao động xã hội, trang 328)
1.1.3.Khái niệm tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp Tác giả Phạm Vũ Luận,(2005) “Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại”
NXB Thống kê,Hà Nội.
Tổ chức triển khai mua hàng bao gồm các bước quan trọng như tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng điều kiện, đặt hàng, cũng như thực hiện giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng.
Trong quá trình tổ chức hoạt động mua sắm, các bước quan trọng bao gồm tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, cũng như giao nhận và thanh toán tiền hàng.
1.1.4.Khái niệm nhà cung cấp
Nhà cung cấp là cá nhân hoặc tổ chức cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho doanh nghiệp, nhận lại tiền hoặc các thỏa thuận khác Họ không giao dịch trực tiếp với người tiêu dùng cuối cùng mà thông qua các doanh nghiệp thương mại hoặc cửa hàng đại lý.
( PGS.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê )
1.1.5 Khái niệm tìm kiếm nhà cung cấp
Doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu thông tin về các nhà cung cấp trên thị trường trong nước và quốc tế, bao gồm các yếu tố như thương hiệu, uy tín, chất lượng giao hàng, chất lượng nguồn hàng và chất lượng dịch vụ.
( PGS.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê )
1.1.6 Khái niệm lựa chọn nhà cung cấp
Quá trình lựa chọn nhà cung cấp là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được kế hoạch và mục tiêu Doanh nghiệp cần tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp trên thị trường trong nước và quốc tế trước khi đưa ra quyết định.
( PGS.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê
1.1.7 Khái niệm thương lượng, đăt hàng
Thương lượng với nhà cung cấp là quá trình giao dịch và đàm phán giữa người mua và người bán nhằm đạt được thỏa thuận có lợi cho cả hai bên Đây là giai đoạn quan trọng trong quy trình mua hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của hoạt động mua sắm.
Đặt hàng là kết quả của quá trình thương lượng giữa doanh nghiệp thương mại và nhà cung cấp, diễn ra chủ yếu qua các hình thức như hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng và thư đặt hàng Trong đó, hợp đồng mua bán được coi là hình thức quan trọng nhất, với tính pháp lý cao nhất.
( PGS.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê )
1.1.8 Khái niệm giao nhận và thanh toán tiên mua hàng
Giao nhận hàng là quá trình quan trọng bao gồm việc thúc giục và tổ chức giao nhận thông qua giám sát và theo dõi Để đảm bảo chất lượng dịch vụ, cần thực hiện cẩn trọng các bước kiểm tra như: xác minh chủng loại và mẫu mã hàng hóa, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa, cùng với việc đối chiếu hóa đơn thanh toán.
Thanh toán tiền mua hàng sẽ được thực hiện dựa trên các yếu tố như phương thức và hình thức thanh toán, thời hạn, loại đồng tiền sử dụng, cùng với các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận và ghi nhận.
Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
( PGS.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê )
1.2.Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.2.1 Tổ chức thực hiện công tác mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.2.1.1 Tìm kiếm nhà cung cấp a) Phân loại nhà cung cấp
Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, trong đó có 3 cách phân loại nhà cung cấp theo các hình thức sau:
Theo giá trị hàng mua:
Nhà cung cấp chính là nguồn cung cấp hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng khối lượng mà doanh nghiệp mua để phục vụ khách hàng Sự ổn định và khối lượng hàng hóa từ nhà cung cấp này ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình mua sắm của doanh nghiệp, do đó cần được theo dõi và quản lý thường xuyên để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Nhà cung cấp phụ là những nhà cung cấp mà giá trị hàng hóa mua vào chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng khối lượng hàng hóa Khối lượng hàng hóa từ nguồn này không ảnh hưởng đáng kể đến kế hoạch mua sắm và doanh số bán trong tương lai, đặc biệt là đối với các nguồn hàng mới.
Theo tính chất quan hệ:
Nhà cung cấp truyền thống là những doanh nghiệp đã duy trì mối quan hệ mua bán lâu dài, tạo dựng sự hiểu biết lẫn nhau giữa hai bên Mối quan hệ này giúp giảm thiểu mức độ rủi ro trong quá trình mua hàng, mang lại sự tin cậy cho cả hai phía.
Nhà cung cấp mới là những doanh nghiệp chưa có hoặc có ít mối quan hệ thương mại với nhà cung cấp này, do đó cần nhiều thông tin hơn để đưa ra quyết định Thông thường, doanh nghiệp sẽ thực hiện một số hợp đồng mua hàng nhỏ nhằm thăm dò và đánh giá năng lực cũng như chất lượng của nhà cung cấp.
Theo phạm vi địa lý:
Nhà cung cấp trong nước là những đơn vị có văn phòng tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu thông tin cần thiết về họ và quy trình mua hàng Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tình hình cung cấp hàng hóa dựa trên các hợp đồng đã ký kết, từ đó nâng cao hiệu quả trong quản lý nguồn cung.
Nhà cung cấp nước ngoài là nguồn hàng nhập khẩu quan trọng cho doanh nghiệp, có thể được ký kết trực tiếp hoặc thông qua trung gian Để tìm kiếm nhà cung cấp, doanh nghiệp cần khai thác các nguồn thông tin đa dạng và đáng tin cậy.
Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp là một phần quan trọng trong việc quản lý dữ liệu, được hình thành từ quá trình lưu trữ thông tin về các nhà cung cấp đã từng hợp tác Nguồn này không chỉ đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp mà còn bao gồm các hồ sơ nhà cung cấp được lưu trữ, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chính xác về mối quan hệ với các đối tác.
• Nguồn thông tin đại chúng: bao gồm các nguồn thông tin từ báo, tạp chí chuyên ngành hay các phương tiện truyền hình, internet,…
Các doanh nghiệp có thể thu thập thông tin từ các nhà cung cấp thông qua nhiều nguồn khác nhau như thư chào hàng, catalog quảng cáo, hoặc trực tiếp từ đại diện bán hàng tại hội chợ và triển lãm Sau khi thu thập thông tin, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá và xử lý dữ liệu về các nhà cung cấp theo các nguyên tắc đã đề ra Hồ sơ nhà cung cấp cần bao gồm những thông tin cơ bản để đảm bảo việc quản lý và lựa chọn nhà cung cấp hiệu quả.
Tên hiệu của nhà cung cấp
Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh
Phạm vi hoạt động theo thị trường.
Chất lượng sản phẩm dịch vụ
Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ trên thị trường.
Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ.
Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp.
1.2.1.2 Lựa chọn nhà cung cấp a) Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp: Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
Chất lượng nhà cung cấp là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn đối tác kinh doanh, thường được thể hiện qua các tiêu chuẩn chất lượng đạt được như ISO và huy chương tại hội chợ Đánh giá chất lượng nhà cung cấp giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa luôn đạt tiêu chuẩn cao.
Thời hạn giao hàng là khoảng thời gian mà nhà cung cấp thực hiện giao hàng kể từ khi nhận đơn đặt hàng từ doanh nghiệp Để đánh giá nhà cung cấp dựa trên thời hạn giao hàng, cần xem xét các yếu tố như tính đảm bảo của thời gian giao hàng, tần suất giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn, nguyên nhân của việc giao hàng chậm và trách nhiệm của nhà cung cấp trong trường hợp giao hàng không đúng thời gian.
Giá thành hàng mua bao gồm giá mua, chi phí mua hàng và điều kiện thanh toán Để đánh giá giá thành mua hàng, doanh nghiệp cần xem xét giá thị trường, chi phí vận chuyển, thuế và các ưu đãi trong thanh toán Mục tiêu là tìm nhà cung cấp có giá bán thấp nhất nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Khả năng sản xuất của nhà cung cấp là yếu tố quan trọng đảm bảo tính liên tục và chất lượng hàng hóa Điều này bao gồm chất lượng trang thiết bị, năng lực nhân sự, tổ chức sản xuất hiệu quả, hệ thống kiểm tra chất lượng chặt chẽ, và điều kiện làm việc hợp lý.
Dịch vụ sau bán hàng và bảo trì đóng vai trò quan trọng sau khi doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp Khi xảy ra sự cố với hàng hóa, nhà cung cấp cần có quy trình bảo hành hiệu quả để đáp ứng kịp thời Chất lượng dịch vụ bảo trì, bao gồm tốc độ và hiệu quả, sẽ ảnh hưởng lớn đến sự hài lòng của khách hàng và quyết định lựa chọn nhà cung cấp trong tương lai.
Khả năng tài chính của nhà cung cấp là yếu tố quan trọng để đánh giá xem họ có đang trong giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay không, hay đang gặp khó khăn và thua lỗ Việc lựa chọn nhà cung cấp cần dựa trên các phương pháp đánh giá cụ thể để đảm bảo sự hợp tác bền vững và hiệu quả.
Khi lựa chọn nhà cung cấp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc “không nên chỉ có một nhà cung cấp”.
Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặt hàng :
Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.3.1 Môi trường bên trong doanh nghiệp 1.3.1.1 Mục tiêu chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Chiến lược kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, giúp quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả Nó cung cấp định hướng rõ ràng và mục tiêu cụ thể, cho phép doanh nghiệp nắm bắt cơ hội trên thị trường và tạo ra lợi thế cạnh tranh Bằng cách sử dụng nguồn lực hạn chế một cách tối ưu, chiến lược kinh doanh góp phần vào việc đạt được kết quả cao và ảnh hưởng lớn đến quá trình mua hàng.
Khi doanh nghiệp áp dụng chính sách mua hàng hợp lý, họ có thể xác định phương hướng rõ ràng cho hoạt động mua sắm, từ đó tiết kiệm chi phí và giảm thiểu lãng phí không cần thiết Để xây dựng một kế hoạch mua hàng chi tiết và hiệu quả, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi quan trọng liên quan đến nhu cầu và chiến lược mua sắm.
- Mua cái gì? Để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết được nhu cầu của khách hàng cần gì ?
- Mua khi nào? Xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lý nhất và đúng thời điểm nhất ?
- Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh nghiệp cần ?
Giá cả của sản phẩm luôn biến động theo tình hình thị trường, vì vậy việc mua hàng với mức giá thấp hơn có thể giúp tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần xác định chính xác mức tiêu thụ hàng hóa để lập kế hoạch mua sắm hợp lý, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng.
1.3.1.3 Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại là yếu tố quan trọng phản ánh thực lực của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình mua hàng Doanh nghiệp có cơ sở vật chất tốt sẽ nhanh chóng nắm bắt thông tin và tận dụng cơ hội mua sắm hiệu quả, từ đó nâng cao sức cạnh tranh so với đối thủ Ngược lại, cơ sở vật chất kém sẽ làm mất đi cơ hội kinh doanh và ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển của doanh nghiệp.
1.3.1.4 Khả năng tài chính của doanh nghiệp
Vốn là yếu tố thiết yếu cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực mua hàng Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công tác mua sắm của doanh nghiệp Khi doanh nghiệp có khả năng tài trợ tài chính đầy đủ và kịp thời, quá trình mua hàng sẽ diễn ra nhanh chóng và thuận lợi Ngược lại, nếu khả năng huy động vốn hạn chế, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ những cơ hội kinh doanh quan trọng.
1.3.1.5 Nguồn nhân lực phục vụ công tác mua hàng của doanh nghiệp
Nhân viên mua hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, vì việc mua hàng phụ thuộc nhiều vào con người Do đó, việc tuyển chọn nhân viên thu mua là một khâu thiết yếu Một nhân viên thu mua giỏi cần đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định để đảm bảo hiệu quả công việc.
Nhân viên thu mua cần có kiến thức phong phú về hàng hóa kinh doanh, bao gồm sự hiểu biết sâu sắc về các sản phẩm mà họ phụ trách Điều này giúp họ thực hiện công việc hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm bắt kịp thời tình hình biến động trên thị trường về nhu cầu và giá cả.
Có khả năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi cho đàm phán kinh doanh
Tuyển dụng nhân viên mua hàng là một bước quan trọng trong quy trình phát triển doanh nghiệp Việc lựa chọn một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp và có kinh nghiệm mang lại lợi thế cạnh tranh đáng kể cho công ty.
Nhà quản trị mua hàng đóng vai trò quyết định trong sự thành công của quá trình mua sắm Họ cần hiểu rõ về nhân viên của mình, đánh giá khả năng của từng người để xác định ai có tiềm năng thực hiện mua hàng hiệu quả Việc nắm bắt thông tin này giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định đúng đắn, nâng cao tỷ lệ thành công trong hoạt động mua sắm.
1.3.2.Môi trường bên ngoài doanh nghiệp 1.3.2.1 Nhà cung cấp
Nhà cung cấp đóng vai trò quyết định trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục và hiệu quả Sự khả năng đáp ứng nhu cầu của nhà cung cấp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh Do đó, việc lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp cần được thực hiện dựa trên các nguyên tắc cụ thể để đảm bảo tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.
Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối ưu và để tránh bị ép giá
Cần theo dõi thường xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của người cung ứng.
1.3.2.2 Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bán Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường là sự cạnh tranh về giá Để thắng được đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, để từ đó đưa ra được chính sách giá phù hợp cho công ty mình
1.3.2.3 Nhu cầu thị trường và khách hàng
Doanh nghiệp mua hàng dựa vào nhu cầu của khách hàng, vì khách hàng là trung tâm trong mọi hoạt động kinh doanh Nhu cầu thị trường đóng vai trò quyết định trong kế hoạch mua hàng, do đó, sự thay đổi trong nhu cầu tiêu dùng sẽ ảnh hưởng đến tốc độ bán hàng và dẫn đến biến đổi trong quy trình mua hàng.
Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ đang thay đổi sản phẩm và ảnh hưởng đến nhu cầu của người tiêu dùng, từ đó tác động đến quyết định mua hàng của doanh nghiệp Với công nghệ hiện đại, doanh nghiệp có nhiều thuận lợi trong tổ chức quy trình mua sắm, giúp việc mua hàng diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm chi phí hơn.
1.3.2.5 Cơ quan quản lý nhà nước
Các doanh nghiệp hiện nay phải tuân thủ sự kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước và hoạt động theo các chính sách, quy định, hiến pháp và luật pháp Đặc biệt, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần linh hoạt nắm bắt tình hình thay đổi, vì quy định pháp luật của mỗi quốc gia có sự khác biệt Việc không chú ý và nắm vững các quy định này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TRUNG HÀ
Khái quát về công ty Trách nhiệm hữu hạn Trung Hà
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Trung Hà chính thức hoạt động vào ngày 15 tháng 08 năm 2001.
Công ty TNHH Trung Hà không ngừng cải tiến kinh doanh để tối đa hóa tiềm năng sản xuất Từ việc chủ yếu nhập khẩu nguyên vật liệu, công ty đã phát triển khả năng tự sản xuất một số sản phẩm riêng, qua đó nâng cao chất lượng sản phẩm và uy tín doanh nghiệp.
Năm 2002: Đưa vào hoạt động phân xưởng sản xuất xi măng đen.
Năm 2004: Hoàn thành thêm phân xưởng sản xuất cát vàng.
Năm 2005: Công ty bắt đầu bắt đầu sản xuất khuôn gỗ cốt pha.
Năm 2007: Hoàn thành thêm phân xưởng sản xuất xi măng trắng.
Năm 2013: Hoàn thành nhà máy sản xuất số 2.
Sau 15 năm hoạt động và phát triển, Trung Hà đã gặt hái được khá nhiều thành công,xây dựng được danh tiếng của mình trong lĩnh vực vận tải đường thủy nội địa,đường bộ và kinh doanh nhiên, vật liệu Đáp ứng tối đa và kịp thời cho các công trình xây dựng cũng như nhu cầu khách hàng về vận chuyển hàng hóa, sản phẩm.Với phương châm kinh doanh “ Chất lượng tốt nhất – Hiệu quả cao nhất “ Công ty đã và đang trên đà phát triển, mở rộng ra thị trường các tỉnh, thành phố khác trong nước, trong khu vực và trên thế giới.
CÔNG TY TNHH TRUNG HÀ, hay còn gọi là Trung Ha Company Limited, được viết tắt là Trung Ha Co., Ltd, là một trong những doanh nghiệp nổi bật trong lĩnh vực của mình.
Mã số thuế : 2300215169 Địa chỉ trụ sở chính :Thôn Hoàng Kênh, xã Trung Kênh, huyện Lương Tài,
Văn phòng đại diện :Số 41 khu 6, phường Đáp Cầu, thành phố Bắc Ninh, tỉnh
Người đại diên: Đoàn Văn Thà – Giám đốc
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp
Kinh doanh vật liệu xây dựng, kinh doanh vận tải đường thủy nội địa và vận tải đường bộ, kinh doanh than, chất đốt, thép.
Nghiên cứu nhu cầu và khả năng của khách hàng là yếu tố quan trọng để xây dựng chiến lược phát triển công ty Điều này giúp định hình kế hoạch dài hạn và hàng năm về sản xuất và kinh doanh, đảm bảo rằng doanh nghiệp đáp ứng được mong đợi của thị trường.
Tổ chức nghiên cứu nhằm nâng cao năng suất lao động thông qua việc áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và cải tiến công nghệ Chất lượng sản phẩm được cải thiện để phù hợp với thị hiếu của khách hàng, từ đó mở rộng thị phần Điều này giúp công ty phát triển bền vững, nâng cao uy tín và đạt hiệu quả kinh doanh tốt hơn.
Cung cấp và đáp ứng nhu của khách hàng, mang tới cho khách hàng sự hài lòng về chất lượng, thời gian và giá thành sản phẩm dịch vụ.
Chấp hành pháp luật nhà nước và thực hiện chính sách quản lý hiệu quả tiền vốn, vật tư tài sản là rất quan trọng Cần hạch toán kinh tế đúng cách để bảo toàn và phát triển vốn, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với nhà nước.
Chúng tôi cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản trong hợp đồng kinh tế với đối tác trong và ngoài nước Đồng thời, chúng tôi quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên theo quy định pháp luật và chính sách của nhà nước, chăm sóc đời sống người lao động, tạo điều kiện làm việc thuận lợi và đảm bảo vệ sinh môi trường, phân phối công việc hợp lý dựa trên năng lực lao động.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
( Nguồn : Phòng nhân sự - công ty Trung Hà )
Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng nhân sự
Phòng hành chính tổng hợp
Phòng tổ chức nhân sự
Phòng quản lý dự án
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Trung Hà
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận
Giám đốc công ty là đại diện hợp pháp của công ty, đứng đầu bộ máy quản lý và có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Ngoài ra, giám đốc còn phải thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định pháp luật.
Phó giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc công ty, trực tiếp chỉ đạo các hoạt động nghiệp vụ và quản lý các bộ phận trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng mới, duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại và thực hiện nghiên cứu thị trường để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phòng kế toán : có chức năng tính toán sổ sách về tài chính của công ty, đồng thời tính toán trả lương cho nhân viên.
Phòng tổ chức nhân sự: tuyển dụng, đào tạo , bồi dưỡng và phát triển nhân sự cho công ty.
Phòng hành chính tổng hợp: chịu trách nhiệm về lương ,thưởng, chi phí công tác của công ty
Phòng quản lý dự án : đấu thầu,tiếp quản, quản lý các dự án của công ty
Phòng thi công: trực tiếp thi công các dự án công trình của công ty
2.1.4 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của công ty
Ngành nghề kinh doanh chính : Kinh doanh vật liệu xây dựng ( xi măng, thép,)
Ngoài ra: kinh doanh vận tải đường thủy nội địa và vận tải đường bộ,xây dựng các công trình dân dụng và công trình giao thông thủy lợi.
2.1.5 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong ba năm từ 2013-2015 Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm liên tiếp
Chênh lệch Tỷ lệ Chênh lệch Tỷ lệ
3 Doanh thu thuần 112.215 141.723 129.578 29.508 26,3 (12.145) (8,57) 4.Giá vốn hàng bán 75.545 87.924 80.650 12.379 16,38 (7.274) (8,27) 5.Lợi nhuận gộp
6.Doanh thu hoạt động tài chính 12.790 22.665 17.390 9.875 83,35 (5.275) 25,64 7.Chi phí tài chính 3.550 9.170 6.975 5.620 215.12 (2.195) (30,14)
8.Chi phí quản lý kinh doanh 365 415 386 50 35,56 (29) (20,54)
9 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 45.545 66.879 58.957 21.334 46,84 (7.922) (11,84)
14.Chi phí thuếthu nhập doanh nghiệp 7.583 11.054 9.794 3.471 45,77 (1.260) (11,38)
Theo bảng số liệu 2.1, kết quả kinh doanh của Công ty Trung Hà đã có những thay đổi đáng kể trong ba năm qua.
Theo bảng số liệu 2.1, lợi nhuận hàng năm của Công ty tăng mặc dù nguồn vốn giảm Điều này cho thấy sự biến động trong ban quản trị và cổ đông, dẫn đến sự giảm nguồn vốn trong năm 2013 và 2014 Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn phát triển mạnh mẽ, thu hút nhiều hợp đồng và khách hàng, giúp lợi nhuận tiếp tục tăng qua các năm.
Trong ba năm qua, doanh thu của công ty đã có sự biến động đáng kể Năm 2014, doanh thu tăng 24,42% so với năm 2013, nhưng đến năm 2015 lại giảm 8,68% so với năm trước Mặc dù có sự sụt giảm trong năm 2015, công ty vẫn thu hút được nhiều khách hàng mới, cho thấy xu hướng tăng trưởng doanh thu, điều này là dấu hiệu tích cực cho sự phát triển bền vững của công ty.
Lợi nhuận của công ty qua 3 năm cũng thấy có những biến chuyển tích cực.
Có thể thấy năm 2014 lợi nhuận sau thuế của công ty tăng 45,76% đồng so với năm trước
Năm 2013 và 2015, mặc dù có sự giảm sút nhẹ, nhưng không đáng kể so với tình hình kinh tế chung, cụ thể là giảm 11,38% so với năm 2014 Sự phát triển này đến từ các chiến lược và công tác quản trị đúng đắn của công ty Công ty luôn nỗ lực tìm kiếm thị trường mới và đào tạo chuyên môn để nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên, đồng thời bảo trì và cải tiến cơ sở hạ tầng cùng thiết bị máy móc.
2.1.6 Ảnh hưởng nhân tố môi trường đến công tác tổ chức mua hàng của công ty 2.6.1.1 Nhân tố môi trường bên trong
Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty là tập trung vào khách hàng, cung cấp những sản phẩm cải tiến nhằm đáp ứng nhu cầu của họ Trong những năm qua, công ty đã không ngừng nỗ lực nâng cao chất lượng sản phẩm để mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà
Mọi hoạt động tổ chức mua hàng chủ yếu dựa vào đơn đặt hàng từ khách hàng Trên thị trường hiện nay, có nhiều doanh nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng, trong đó công ty tư nhân Cường Tráng là đối thủ cạnh tranh hàng đầu của công ty Trung Hà, bên cạnh các công ty như Hoàng Châu và Hoàng Thịnh Để cạnh tranh hiệu quả, ban lãnh đạo công ty luôn nỗ lực tối đa trong mọi khâu tổ chức, đặc biệt là trong công tác mua hàng.
Công ty luôn nỗ lực theo kịp những đổi mới công nghệ để nâng cao hiệu quả công việc và tạo dựng uy tín với khách hàng Ví dụ, công nghệ tự động giải nhựa đường cho phép máy móc tự động nghiền và trộn nguyên liệu chỉ với việc đổ đá và nhớt thải vào máy, giúp tối ưu hóa quy trình Bên cạnh đó, xe nâng tự động hỗ trợ bốc dỡ hàng hóa một cách gọn gàng và hiệu quả Nhờ vào những thiết bị hiện đại này, việc tổ chức mua sắm hàng hóa trở nên đơn giản hơn.
Cơ quan quản lý nhà nước có vai trò quan trọng trong việc định hình các chính sách, luật pháp, hiến pháp và quy định, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động mua hàng của Trung Hà Những quy định này không chỉ tạo ra khung pháp lý mà còn tác động sâu sắc đến quy trình và chiến lược mua sắm của doanh nghiệp.
Đối với Trung Hà, việc mua hàng chủ yếu từ các công ty trong nước, do đó các quy định về xuất xứ, hóa đơn GTGT, cũng như luật và chính sách là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quy trình mua sắm.
2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà
2.2.1 Thực trạng công tác tìm kiếm nhà cung cấp a, Phân loại nhà cung cấp
Nhà cung cấp của Trung Hà chủ yếu là trong nước, và công ty đã phân loại nhà cung cấp dựa trên giá trị hàng mua Các nhà cung cấp của Trung Hà bao gồm những nhà cung cấp chính và phụ, giúp tối ưu hóa quy trình tổ chức mua hàng.
Bảng 2.2 : Phân loại nhà cung cấp
Tên NCC Địa chỉ Ngành nghề kinh doanh chủ yếu Điểm mạnh Điểm yếu
Sản xuất và kinh doanh xi măng
Vị trí gần, giao hàng đúng hẹn, chất lượng hàng tốt,giá hợp lý
Không kịp thời với những đơn hàng nhỏ , lẻ
Thanh Hóa Sản Xuất và kinh doanh xi măng Giá hợp lý, chất lượng hàng tốt Thời gian giao hàng đôi khi còn chậm, chưa kịp thời
Sản xuất và kinh doanh xi măng
Chất lượng tốt, giá cả hợp lý, giao hàng đúng hẹn Đáp ứng đơn hàng phát sinh không được kịp thời
Thái Nguyên Kinh doanh và phân phối thép
Giá hợp lý,chất lượng tốt, giá cả hop lý, đúng hẹn
Không kịp thời với những đơn hàng nhỏ , lẻ
Hồ Chí Minh Kinh doanh và phân phối thép Chất lượng tốt, , giao hàng đúng hẹn, giá hợp lý
Không kịp thời với những đơn hàng nhỏ , lẻ
Kinh doanh và phân phối thép
Chất lượng tốt, , giao hàng đúng hẹn
Giá cả không được ổn định như NCC khác
(Nguồn : Số liệu phòng vật tư – công ty Trung Hà)
Giá trị hàng mua của công ty được thể hiện cụ thể trong bảng 2.2
Bảng 2.3: Giá trị hàng mua theo nhà cung cấp Đơn vị: Triệu đồng
II Nhà cung cấp phụ
(Nguồn: Số liệu phòng vật tư- công ty Trung Hà)
Giá trị hàng mua của Trung Hà đã tăng lên từ năm 2013 đến năm 2014, đặc biệt là từ các nhà cung cấp khu vực phía Bắc như xi măng Hoàng Thạch và thép Hòa Phát Sự gia tăng này cho thấy công ty đang chú trọng đến việc hợp tác với các nhà cung cấp gần gũi, nhằm đảm bảo nguồn nguyên liệu nhanh chóng và giảm chi phí vận chuyển, qua đó góp phần giảm chi phí sản xuất.
Năm 2014, tỷ lệ mua hàng của doanh nghiệp đạt 131,39% so với năm 2013, với các nhà cung cấp chính như Hoàng Thạch đạt 139,82%, Hòa Phát 125,87% và thép Thái Nguyên 127,31% Sự gia tăng này chủ yếu do nhu cầu xây dựng rầm rộ cho các công trình đường xá, trường học và nhà ở Năm 2015, tỷ lệ mua hàng giảm xuống còn 90,36% do ngành xây dựng có dấu hiệu chững lại, với các nhà cung cấp phụ như Nghi Sơn giảm còn 73,93% trong khi An Kiệt tăng lên 140,02% Các nhà cung cấp chính cũng ghi nhận sự giảm sút, như Hoàng Thạch chỉ đạt 78,06%, Hòa Phát 83,98% và thép Thái Nguyên 91,32% Nguyên nhân chủ yếu là do sự giảm dần của các công trình lớn, chuyển sang các dự án vừa và nhỏ.
Bảng 2.4: Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp
STT Nguồn thông tin Số phiếu chọn Tỷ lệ (%)
1 Các mối quan hệ với các chi nhánh trong công ty 15 30
2 Hồ sơ của các nhà cung cấp được lưu trữ tại công ty
3 Các thư chào hàng của nhà cung cấp 8 16
4 Hội chợ triển lãm và giới thiệu sản phẩm 4 8
5 Hồ sơ dự thầu của nhà cung cấp 3 6
6 Báo, tạp chí, truyền hình, internet… 2 4
7 Qua người quen giới thiệu 2 4
8 Đại diện nhà cung cấp đi giới thiệu sản phẩm 4 8
Theo bảng 2.4, nguồn thông tin chính của công ty chủ yếu đến từ các mối quan hệ với các chi nhánh và hồ sơ lưu trữ nội bộ Công ty xây dựng mối liên kết chặt chẽ với các nhà cung cấp cụ thể, tạo ra các mối quan hệ làm ăn lâu dài Trong tổng số 50 phiếu chọn, số phiếu dành cho nguồn thông tin này cho thấy tầm quan trọng của nó trong hoạt động của công ty.
Trong một khảo sát về cách thức tìm kiếm thông tin, "các mối quan hệ với các chi nhánh trong công ty" đứng đầu với 15 phiếu chọn, tiếp theo là "hồ sơ của các nhà cung cấp được lưu trữ tại công ty" với 12 phiếu chọn Việc tìm kiếm thông tin qua người quen chỉ đạt 2 phiếu chọn, trong khi các thư chào từ nhà cung cấp nhận được 8 phiếu chọn Điều này cho thấy công ty rất thận trọng và chọn lọc, chủ yếu dựa vào các mối quan hệ kinh doanh thân thiết và hồ sơ nhà cung cấp đã được lưu trữ tại công ty.
Bảng 2.5 : Danh sách hồ sơ các nhà cung cấp
STT Tên nhà cung cấp Liên Hệ Địa Chỉ Dịch vụ / sản phẩm
1 Hoàng Thạch (0320) 3821092 Thị Trấn Minh Tân, Kinh
Xi Măng - Sản Xuất và Kinh Doanh
2 Bỉm Sơn (037) 3824242 Phường Ba Đình, TX Bỉm
Sơn,Thanh Hóa Xi Măng -
Sản Xuất và Kinh Doanh
3 Nghi Sơn (037) 3862013 Xã Hải Thượng, Huyện Tĩnh
Gia,Thanh Hóa Xi Măng -
Sản Xuất và Kinh Doanh
4 Cẩm Phả (033) 3721998 Km6 P Cẩm Thạch, TX
Cẩm Phả,Quốc Lộ 18A,Quảng Ninh
Xi Măng - Sản Xuất và Kinh Doanh
34 Đại Cồ Việt, Quận Hai Bà Trưng, TP Hà Nội
Thép -Sản xuất và kinh doanh
Phường Cam Giá, TP.Thái Nguyên, Thái Nguyên
Thép -Sản xuất và kinh doanh
( Nguồn : phòng kinh doanh-công ty Trung Hà ) 2.2.2 Thực trạng công tác lựa chọn nhà cung cấp của công ty
Sự tác động của các yếu tố môi trường nội bộ và ngoại bộ đến quy trình tổ chức mua hàng của công ty Trung Hà được minh họa rõ ràng trong bảng 2.6.
Bảng 2.6: Nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của công ty TNHH Trung Hà
STT Nhân tố ảnh hưởng Số phiếu chọn Tỷ lệ (%)
Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 100 100
1 Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty 35 35
3 Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật 15 15
4 Khả năng tài chính của công ty 30 30
5 Nguồn nhân lực phục vụ công tác mua hàng 8 8
Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 100 100
Từ bảng 2.6 ta có những nhận xét nhu sau:
Các nhân tố bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng lớn đến công tác tổ chức mua hàng, trong đó mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty chiếm 50% với 50 phiếu chọn trong tổng số 100 phiếu Mục tiêu này không chỉ là đích đến mà còn là định hướng cho mọi hoạt động và chiến lược của công ty Đứng thứ hai là khả năng tài chính, chiếm 30% với 30 phiếu chọn, cho thấy rằng tài chính là điều kiện quan trọng để triển khai và thực hiện các chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp.
Khi xác định mua sắm, việc tìm hiểu nhu cầu thị trường và khách hàng là rất quan trọng, bao gồm việc lựa chọn loại mặt hàng, mẫu mã và chủng loại Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch và chính sách tổ chức mua hàng hiệu quả Trong các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng, "khách hàng" chiếm tỷ lệ cao nhất với 35%, trong khi "nhà cung cấp" đứng thứ hai với 30%.
- Dưới đây là bảng thông tin điều tra về các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp của công ty TNHH Trung Hà
Bảng 2.7: Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
STT Tiêu thức đánh giá Số phiếu chọn Tỷ lệ (%)
6 Sự phản hồi đối với sự cố phát sinh 3 6
7 Uy tín nhà cung cấp 4 8
8 Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng yêu cầu công ty
Chất lượng sản phẩm là tiêu chí quan trọng nhất trong việc lựa chọn nhà cung cấp, chiếm 48% ý kiến của những người được khảo sát Công ty chủ yếu mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất cho các đại lý cấp 1 và các công trình lớn, do đó yêu cầu về chất lượng sản phẩm rất nghiêm ngặt Bên cạnh đó, yếu tố giá bán và thời hạn giao hàng cũng đóng vai trò quan trọng, lần lượt chiếm 22% và 10%, ảnh hưởng đến chi phí sản xuất và đảm bảo cung cấp đủ nguyên liệu, tránh gián đoạn hoạt động sản xuất.
Công ty đã thực hiện tốt việc lựa chọn nhà cung cấp theo nguyên tắc đa dạng hóa, tuy nhiên vẫn còn tồn tại trong việc phát triển nhà cung cấp mới Việc chú trọng phát triển nhà cung cấp mới là cần thiết để tạo ra cơ hội mới, giảm áp lực về giá cả và các thỏa thuận từ những nhà cung cấp hiện tại.
Bảng 2.8 : Đánh giá nhà cung cấp được chọn – mặt hàng xi măng
Nhà cung cấp Tiêu chuẩn
Hoàng Thạch Nghi Sơn Bỉm Sơn Điểm Trọng số Điểm*
Trọng số Điểm Trọng số Điểm* Trọng số
2 Giá bán,phương thức thanh toán
3 Uy tín nhà cung cấp 8 0,2 1,6 7 0,2 1,4 8 0,2 1,6
4 Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng yêu cầu công ty
Công ty Trung Hà sẽ quyết định chọn nhà cung cấp có tổng điểm cao nhất làm nhà cung cấp chính Theo bảng 2.8, hai nhà cung cấp chính được lựa chọn là công ty Hoàng Thạch và công ty Bỉm Sơn, trong khi công ty Nghi Sơn sẽ là nhà cung cấp phụ.
Bảng 2.9 : Đánh giá nhà cung cấp được chọn - mặt hàng thép
Nhà cung cấp Tiêu chuẩn
Hòa Phát Thái Nguyên An kiệt Điểm Trọng số Điểm*
Trọng số Điểm Trọng số Điểm
* Trọng số Điểm Trọng số Điểm* Trọng số
2 Giá bán, phương thức thanh toán 8 0,2 1,6 8 0,2 1,6 6 0,2 1,2
3 Uy tín nhà cung cấp 8 0,2 1,6 8 0,2 1,6 6 0,2 1,2
4 Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng yêu cầu công ty
Các kết luận thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà
Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:
Việc xây dựng mối quan hệ bền vững và tin cậy với nhà cung cấp giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong mua sắm, tạo sự an tâm trong giao dịch Doanh nghiệp không cần tốn thời gian tìm kiếm nguồn hàng mới, mà có thể tập trung vào các giao dịch với nhà cung cấp truyền thống, từ đó dành nhiều thời gian hơn cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh.
Việc thương lượng và đặt hàng:
Thương lượng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp thường được thực hiện đơn giản qua điện báo, email hoặc fax, hạn chế việc gặp gỡ trực tiếp Điều này không chỉ giúp giảm thiểu thời gian di chuyển mà còn tiết kiệm chi phí không cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng của công ty.
Việc tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng:
Quá trình giao nhận và thanh toán của công ty được thực hiện thành công nhờ đội ngũ nhân viên và giám sát chuyên môn cao Không có sai sót lớn nào xảy ra, do nhân viên làm việc với thái độ tập trung và trách nhiệm, từ đó tránh được xung đột giữa các bên Điều này góp phần tạo dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp.
II.3.2 Hạn chế và nguyên nhân của hạn chế
Công ty Trung Hà gặp khó khăn trong việc tìm kiếm nhà cung cấp mới, chủ yếu dựa vào các mối quan hệ với những nhà cung cấp truyền thống mà chưa chú trọng đến việc đầu tư thời gian và chi phí cho quá trình này.
Nguyên nhân chính là công ty chưa đầu tư đủ cho kế hoạch nghiên cứu thị trường, dẫn đến việc hiểu biết về nhà cung cấp mới và nhu cầu khách hàng còn hạn chế Hơn nữa, công tác xác định nhu cầu mua thường mang tính bị động, không theo kịp với nhu cầu thực tế của khách hàng.
Khi lựa chọn nhà cung cấp, nhiều doanh nghiệp thường gặp khó khăn do thiếu hệ thống đánh giá khoa học và hợp lý Việc đánh giá nhà cung cấp thường dựa trên các tiêu chuẩn chung chung, dẫn đến sự không rõ ràng và thiếu minh bạch trong quy trình lựa chọn Điều này có thể làm giảm hiệu quả trong việc tìm kiếm và hợp tác với các nhà cung cấp phù hợp.
Công ty chưa chú trọng đến các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp, dẫn đến việc xác định tiêu chí đánh giá còn hời hợt và thiếu sự quan tâm cần thiết Điều này khiến cho quá trình lựa chọn nhà cung cấp trở nên chung chung, không hợp lý và tốn nhiều thời gian.
Việc thương lượng và đặt hàng:
Trong quá trình đàm phán, Trung Hà gặp phải một số hạn chế khiến doanh nghiệp phải chịu thiệt thòi, đặc biệt do đội ngũ nhân viên thương lượng còn thiếu kỹ năng Hơn nữa, kiến thức về kinh tế, chính trị và văn hóa-xã hội của nhân viên cũng còn hạn chế, dẫn đến việc đôi khi phải nhượng bộ trước nhà cung cấp.
Trình độ quản lý của đội ngũ cán bộ mua hàng còn nhiều hạn chế, dẫn đến việc không thường xuyên đôn đốc và nhắc nhở nhân viên Hơn nữa, nhiều nhân viên tốt nghiệp từ các trường khối kinh tế nhưng thiếu kiến thức chuyên sâu về kỹ thuật sản phẩm, gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Việc tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng:
Dịch vụ giao hàng của nhà cung cấp vẫn gặp phải tình trạng chậm trễ, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp Ngoài ra, hàng hóa nhập về thường thiếu số lượng, sai mã hàng và chất lượng không đảm bảo Doanh nghiệp cũng chưa có quy trình kiểm tra khoa học khi nhận hàng, dẫn đến việc kiểm tra mất nhiều thời gian.
Nguyên nhân: Giám sát và nhân viên đôi khi chủ quan và kiểm tra còn hời hợt.
Công tác quản lý khâu hàng hóa nhận về kho của doanh nghiệp còn chưa tốt, bộ phận kho sắp xếp hàng chưa khoa học
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
Phương hướng hoạt động của công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà trong thời gian tới
3.1.1.Mục tiêu hoạt động của công ty TNHH Trung Hà
- Tích cực sản xuất, tăng doanh thu hàng năm của công ty từ 10% – 12%.
- Mở rộng thị trường nhà cung cấp sang các quốc gia khác chứ không chỉ tập trung vào khu vực phía bắc.
- Hàng năm, tổ chức các khóa đào tạo nâng cao khả năng chuyên môn nghiệp vụ cho 5% tổng số nhân viên.
- Duy trì hệ thống chất lượng hoạt động thực hiện hiệu quả theo ISO 9002.
- Nhập thêm dây chuyền sản xuất xi măng trắng để mở rộng sản xuất.
3.1.2 Phương hướng hoạt động của công ty TNHH Trung Hà những năm tới Để thực hiện được các mục tiêu trong thời gian tới, công ty TNHH Trung Hà đã đề ra những phương hướng cụ thể như sau:
- Tiếp tục duy trì và phát triển hoạt động mua hàng nhằm đảm bảo cung cấp đúng, đủ, kịp thời nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất.
- Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty thông qua các chương trình đào tạo.
- Mở rộng thị trường, tìm kiếm đối tác mới nhằm đa dạng hóa đối tác, tránh phụ thuộc vào các đối tác lớn.
- Nắm bắt cơ hội, tận dụng tối đa điểm mạnh của công ty để nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng.
Quan điểm giải quyết vấn đề công tác tổ chức mua hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà
3.2.1 Quan điểm của công ty TNHH Trung Hà
Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn, công ty cần xác định rõ và liên tục nhu cầu mua hàng của mình, từ đó đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường.
Tiếp tục duy trì và cải thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống, đồng thời mở rộng tìm kiếm các nhà cung cấp mới nhằm lựa chọn sản phẩm phù hợp với kế hoạch đã đề ra.
Để duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài và tin cậy giữa khách sạn và nhà cung cấp, cần chú trọng vào việc giữ gìn sự tin tưởng lẫn nhau Đồng thời, tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên mua hàng sẽ giúp họ dễ dàng chia sẻ và học hỏi kinh nghiệm, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
3.2.2.Quan điểm của tác giả
Tạo dựng mối quan hệ gắn bó giữa các phòng ban trong công ty là yếu tố quan trọng giúp xây dựng một môi trường làm việc thoải mái và đoàn kết, từ đó nâng cao sự hài lòng và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Đánh giá quy trình tổ chức mua hàng là một hoạt động cần được thực hiện thường xuyên, khách quan và có tính khoa học Việc này đòi hỏi phải có các tiêu chuẩn đánh giá cụ thể nhằm phát hiện những hạn chế cần khắc phục và những ưu điểm cần phát huy.
Để nâng cao hiệu quả công việc trong bộ phận mua hàng, cần đầu tư vào nguồn nhân lực bằng cách đào tạo và bồi dưỡng các kỹ năng còn thiếu cho cả nhân viên mới và cũ Điều này sẽ giúp hình thành một đội ngũ nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có trách nhiệm và đạt hiệu suất cao trong công việc.
Các đề xuất giải pháp, kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức
3.3.1 Một số giải pháp 3.3.3.1 Giải pháp trong công tác tìm nhà nhà cung cấp
Bảng 3.1 : Danh sách hồ sơ nhà cung cấp mới
STT Tên nhà cung cấp Liên Hệ Địa Chỉ Dịch vụ / sản phẩm
1 T & T (04) 37545015 Dịch Vọng, Cầu giấy,Hà Nội Xi Măng - Sản Xuất và
2 VICEM (04) 8512425 228 Lê Duẩn,Hà Nội Xi Măng - Sản Xuất và
3 Chinfon Hải Phòng (04) 39430235 279B Đội Cấn, Ba Đình,Hà
Xi Măng - Sản Xuất và Kinh Doanh
4 Hà Tiên 1 (04) 39425683 Cửa Nam, Q Hoàn Kiếm,Hà
Xi Măng - Sản Xuất và Kinh Doanh
5 Tiên Sơn Hà Tây (04) 37850147 Từ Liêm,Hà Nội Xi Măng - Sản Xuất và
6 Phúc Sơn (0320) 3824812 Thị Trấn Phú Thư, Kinh
Xi Măng - Sản Xuất và Kinh Doanh
7 Tân Hoàng Giang (04) 38800021, , Đông Anh,Hà Nội Thép – Nhà sản xuất thép
8 Công nghiệp Hà Nội (04) 85892918, Đức Giang, Long Biên,Hà
Thép – Nhà sản xuất thép
9 Thép Việt Nam (04) 38561767 91 Láng Hạ, Q Đống Đa,Hà
Thép – Nhà sản xuất thép
10 Tâm Dung (04) 39616729 Đức Giang, Long Biên,Hà
Thép – Nhà sản xuất thép
11 Thanh Bình HTC (04) 38771887 Q Long Biên,Hà Nội Thép – Nhà sản xuất thép
(04) 39350993 Q Hoàn Kiếm,Hà Nội Thép – Nhà sản xuất thép
( Nguồn : Danh sách các doanh nghiệp vàng-thitruong.com.vn )
Công ty nên xem xét áp dụng danh sách các nhà cung cấp mới để tăng cường tính linh hoạt trong hoạt động mua sắm Mặc dù việc hợp tác với nhà cung cấp truyền thống mang lại nhiều thuận lợi, nhưng việc duy trì quan điểm cứng nhắc có thể hạn chế sự phát triển Cần có thêm các nhà cung cấp dự phòng để chủ động ứng phó với những rủi ro không lường trước trong kinh doanh Lợi ích từ việc mở rộng số lượng nhà cung cấp lên đến 12 không chỉ giúp đảm bảo chất lượng và uy tín mà còn tạo thuận lợi về vị trí địa lý, đặc biệt là ở khu vực Hà Nội Điều này giúp tiết kiệm thời gian giao hàng, giảm chi phí vận chuyển, và nâng cao hiệu quả hoạt động mua sắm của công ty.
3.3.1.2 Giải pháp trong công tác lựa chọn nhà cung cấp
Bảng 3.2 : Hệ thống đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp mới
STT Các tiêu chuẩn lựa chọn Điểm Cơ sở xem xét
- Tất cả các chỉ tiêu đều đáp ứng yêu cầu.
- Các chỉ tiêu chính đáp ứng áp ứng yêu cầu
Nguồn gốc hàng hoá ( nếu có ).
- Kết quả kiểm tra thử nghiệm mẫu ( Do nhà cung ứng cung cấp hoặc do Công ty kiểm nghiệm ).
- Phiếu chứng nhận chất lượng hàng hoá.
2 Giá cả và thanh toán
- Có thể chấp nhận được.
-Báo giá của các đơn vị
- Tìm hiểu và so sánh giá trên thị trường.
3 Khả năng sẵn sàng cung cấp và giao hàng
- Có thể chấp nhận được
- Cam kết của nhà cung ứng về: Thời gian, địa điểm giao hàng, khả năng cung ứng và phương tiện vận chuyển.
- Năng lực cung cấp của nhà cung ứng
- Các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng.
- Có thể chấp nhận được
- Thông tin tự tìm hiểu.
- Giới thiệu của các đơn vị trung gian.
- Cung cấp từ nhà cung ứng
- Mối quan hệ đã có với Công ty.
- Liên tục nâng cao đổi mới
- Có thể chấp nhận được
- Giấy phép sử dụng công nghê.
- Các tiêu chuẩn quốc tế về công nghệ đang sử dụng
- Giấy chứng nhận bảo hành của nhà cung cấp công nghệ
- Liên tục nâng cao đổi mới
6 Sự phản hồi sự cố phát sinh
- Có thể chấp nhận được
- Cam kết của nhà cung cấp về: thời gian, số lượng, chất lượng, chủng loại.
- Các tiêu chuẩn quốc tế về công nghệ đang sử dụng
- Giấy chứng nhận bảo hành của nhà cung cấp công nghệ
7 Phương thức giao nhận hàng
- Có thể chấp nhận được
- Phương tiện , máy móc giao hàng
- Các tiêu chuẩn về an toàn lao động
- Ðiểm tối đa cho quá trình đánh giá chọn lựa là 150
+ Chọn từ điểm số cao xuống thấp.
+ Nhà cung ứng được chọn phải có số điểm đạt trên 125 điểm Nếu không thì tiếp tục tìm nhà cung ứng.
Khi nhiều nhà cung ứng có điểm số tương đương, ưu tiên lựa chọn nhà cung ứng dựa trên các yếu tố đã được xác định, tiếp theo là những nhà cung ứng có mối quan hệ lâu dài với công ty Hệ thống tiêu chuẩn mới này không chỉ đầy đủ và chi tiết hơn so với tiêu chuẩn cũ mà còn giúp công ty tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp một cách hiệu quả Các tiêu chí đánh giá rõ ràng và cụ thể, cùng với quy trình triển khai dễ dàng, giúp công ty nhanh chóng đạt được kết quả mong muốn trong việc lựa chọn nhà cung ứng.
Quy trình lựa chọn nhà cung cấp
Bước 1: Thu thập thông tin về nhà cung ứng:
Công ty thu thập thông tin từ các nhà cung ứng thông qua:
- Hệ thống quản cáo trên báo chí truyền thanh, truyền hình.
- Catalogue chào hàng của nhà cung ứng.
- Sự giới thiệu của các đơn vị khác có liên quan
Bước 2: Lập danh sách các nhà cung ứng ban đầu:
Các nhà cung ứng được thêm vào danh sách ban đầu, và người đánh giá cần thu thập đầy đủ thông tin theo mẫu đính kèm.
Bước 3: Thiết lập tiêu chí đánh giá nhà cung ứng là rất quan trọng Công ty cần xem xét các vấn đề liên quan đến nhà cung ứng, bao gồm các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn được trình bày trong bảng 3.1.
Bước 4 : Tiến hành đánh giá theo những tiêu chí đã chọn:
Sau khi đánh giá tiềm năng của các nhà cung ứng, người phụ trách sẽ tiến hành phân loại và chọn lựa nhà cung ứng dựa trên tiêu chuẩn và các tiêu chí đánh giá đã được thiết lập.
Bước 5 : Lập danh sách nhà cung ứng chính thức:
- Danh sách các nhà cung ứng được chọn phải thành lập theo thứ tự từ kết quả đánh giá theo biểu mẫu đính kèm quy định này.
Bước 6 : Trình giám đốc duyệt danh sách nhà cung ứng chính thức:
Giám đốc sẽ đánh giá tiêu chuẩn của nhà cung ứng; nếu không đồng ý, sẽ tiến hành đánh giá lại Nếu đồng ý, giám đốc sẽ phê duyệt danh sách các nhà cung ứng được lựa chọn.
Danh sách nhà cung ứng được cập nhật thường xuyên và yêu cầu duy trì hồ sơ kết quả đánh giá cùng các hành động cần thiết Quy trình lựa chọn chi tiết này giúp công ty đánh giá và chọn nhà cung cấp phù hợp, từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp và cẩn trọng trong tổ chức và hoạt động Với tầm quan trọng của nhà cung cấp, các công tác cụ thể như vậy đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững cho công ty.
3.3.1.3 Giải pháp về thương lượng và đặt hàng a) Quy trình thương lượng Gồm các bước sau :
Bước 1 Tạo bầu không khí
Để xây dựng một bầu không khí cởi mở và tin cậy, chúng ta có thể bắt đầu bằng những câu chuyện giản dị về thời tiết, thể thao, phim ảnh hoặc các tin tức trong ngày.
Bước 2 Thăm dò đối tác
Khi bắt đầu hợp tác, việc thăm dò độ tin cậy của đối tác là rất quan trọng Bạn cần đánh giá thành ý hợp tác của họ, cũng như xem xét kinh nghiệm và tác phong làm việc của đối thủ ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên.
Bước 3 Sửa đổi kế hoạch thương lượng
Sau khi thực hiện thăm dò, chúng ta sẽ thu thập được thông tin chính xác hơn về đối tác Tiếp theo, cần thẩm định lại những vấn đề chưa rõ ràng trước đó để điều chỉnh sách lược một cách hiệu quả hơn.
Bước 4 Đưa ra yêu cầu chính xác
Cả hai bên sẽ trình bày yêu cầu của mình một cách rõ ràng và chính xác Điều này đặc biệt quan trọng để chúng ta có thể đưa ra mức giá bán hợp lý cho đối tác.
Bước 5 Điều chỉnh yêu cầu
Sau khi đưa ra yêu cầu của cả 2 bên, nếu chưa hợp lý thì cả 2 bên sẽ thương lượng để đưa ra yêu cầu phù hợp nhất.
Bên cạnh đó, để thuyết phục đối tác, chúng ta cần:
Luôn giữ bầu không khí thoải mái.
Tóm tắt ý của họ để xem mình đã hiểu hết ý của họ hay chưa?
Bước 6 Đạt thành thỏa thuận và kí hợp đồng
Trước khi ký kết hợp đồng, cần kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các thỏa thuận và giải quyết mọi thắc mắc Khi cả hai bên đã đồng ý và không còn nghi ngờ, hãy tiến hành ký kết Quy trình thương lượng nên được thực hiện một cách chi tiết và cẩn thận hơn so với quy trình hiện tại của công ty, vốn thường đơn giản và phụ thuộc vào kinh nghiệm của người đàm phán Công ty cần giữ vị trí chủ động để tránh những điều khoản bất lợi, do đó, mọi thứ phải được chuẩn bị theo một kế hoạch và trình tự cụ thể nhằm giảm thiểu rủi ro cho công ty.
Để quản lý hiệu quả quy trình đặt hàng, bước đầu tiên là xác định thời điểm và số lượng đặt hàng Việc này bao gồm việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu, từ đó giúp bạn quyết định thời điểm thích hợp và số lượng hàng cần đặt.
Bước 2 : Lên đơn đặt hàng: Ghi rõ ràng và cụ thể từng loại hàng hóa cần nhập,số lượng,chủng loại, mẫu mã
Bước 3: Kiểm tra và duyệt đơn hàng là quy trình quan trọng trong việc quản lý hàng hóa Sau khi lập danh sách các mặt hàng cần nhập, giám sát sẽ tiến hành kiểm tra lại đơn hàng Cuối cùng, đơn hàng sẽ được trình lên Phó giám đốc hoặc Giám đốc để ký duyệt.
Bước 4: Gửi đơn hàng đã được ký duyệt cho nhà cung cấp Quy trình này đơn giản nhưng rất quan trọng, vì vậy công ty nên áp dụng và thiết lập quy trình tương tự để đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý đơn hàng.
