STT Các tiêu chuẩn lựa chọn Điểm Cơ sở xem xét
1 Chất lượng - Tất cả các chỉ tiêu đều đáp ứng yêu cầu. - Các chỉ tiêu chính đáp ứng áp ứng yêu cầu - Không đáp ứng 40 40 30 0
Nguồn gốc hàng hố ( nếu có ).
- Kết quả kiểm tra thử nghiệm mẫu ( Do nhà cung ứng cung cấp hoặc do Công ty kiểm nghiệm ). - Phiếu chứng nhận chất lượng hàng hoá.
2 Giá cả và thanh toán
- Tối ưu. - Có thể chấp nhận được. - Không hợp lý 25 25 20 0
-Báo giá của các đơn vị - Tìm hiểu và so sánh giá trên thị trường.
- Hình thức thanh tốn: Thời gian thanh toán,.
3 Khả năng sẵn sàng cung cấp và giao hàng - Đáp ứng hoàn tồn - Có thể chấp nhận được - Không đáp ứng 20 20 15 0
- Cam kết của nhà cung ứng về: Thời gian, địa điểm giao hàng, khả năng cung ứng và phương tiện vận chuyển.
- Năng lực cung cấp của nhà cung ứng
- Các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng.
4 Uy tín: - Có uy tín cao - Có thể chấp nhận được - Khơng 15 15 10 0
- Thơng tin tự tìm hiểu. - Giới thiệu của các đơn vị trung gian.
- Cung cấp từ nhà cung ứng
- Mối quan hệ đã có với Cơng ty.
- Liên tục nâng cao đổi mới
- Giấy phép kinh doanh
5 Cơng nghệ - Cơng nghệ cao - Có thể chấp nhận được - Khơng đáp ứng 15 15 1 0 0
- Tìm kiếm thơng tin - Giấy phép sử dụng công nghê.
- Các tiêu chuẩn quốc tế về công nghệ đang sử dụng - Giấy chứng nhận bảo hành của nhà cung cấp công nghệ
- Liên tục nâng cao đổi mới 6 Sự phản hồi sự cố phát sinh - Nhanh kịp thời - Có thể chấp nhận được - Không đáp ứng 15 15 10 0
- Cam kết của nhà cung cấp về: thời gian, số lượng, chất lượng, chủng loại. - Các tiêu chuẩn quốc tế về công nghệ đang sử dụng - Giấy chứng nhận bảo hành của nhà cung cấp cơng nghệ 7 Phương thức giao nhận hàng - Dễ dàng,nhanh chóng - Có thể chấp nhận được - Khơng đáp ứng 20 15 5 0 - Cách thức giao hàng - Phương tiện , máy móc giao hàng
- Các tiêu chuẩn về an toàn lao động
150
- Ðiểm tối đa cho quá trình đánh giá chọn lựa là 150 - Cách thức lựa chọn:
+ Chọn từ điểm số cao xuống thấp.
+ Nhà cung ứng được chọn phải có số điểm đạt trên 125 điểm. Nếu khơng thì tiếp tục tìm nhà cung ứng.
+ Nếu có nhiều nhà cung ứng cùng đạt một số điểm như nhau, thì chọn nhà cung ứng đáp ứng các yếu tố theo thứ tự ưu tiên đã nêu, sau đó ưu tiên chọn nhà cung ứng có quan hệ lâu dài với Công ty.
Đây là bảng hệ thống tiêu chuẩn mới đầy đủ, chi tiết và cụ thể hơn so với bảng tiêu chuẩn cũ của cơng ty đã nêu. Nó giúp cho cơng ty tìm kiếm ra những nhà cung cấp phù hợp nhất. Hệ thống tiêu chuẩn ,đánh giá rõ ràng, cụ thể , chi tiết hơn nữa lại dễ triển khai thực hiện, cách thức chọn lựa thuận tiện nhanh chóng tìm ra được kết quả mà cơng ty đang mong muốn.
Quy trình lựa chọn nhà cung cấp
Bước 1: Thu thập thông tin về nhà cung ứng:
Công ty thu thập thông tin từ các nhà cung ứng thông qua: - Hệ thống quản cáo trên báo chí truyền thanh, truyền hình. - Catalogue chào hàng của nhà cung ứng.
- Sự giới thiệu của các đơn vị khác có liên quan ...... Bước 2: Lập danh sách các nhà cung ứng ban đầu:
Các nhà cung ứng được cập nhật vào danh sách nhà cung ứng ban đầu, người đánh giá phải thu thập đầy đủ các thơng tin theo biểu mẫu đính kèm.
Bước 3 : Lập tiêu chí đánh giá:
Để đánh giá nhà cung ứng, công ty xem xét các vần đề liên quan đến nhà cung ứng như bảng 3.1 Các tiêu chuẩn đánh giá,lựa chọn
Bước 4 : Tiến hành đánh giá theo những tiêu chí đã chọn:
- Sau khi xem xét và đánh giá tiềm năng của từng nhà cung ứng, Người được phân công đánh giá sẽ tiến hành phân loại chọn nhà cung ứng dựa vào tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng, các chuẩn mực lựa chọn đánh giá và đánh giá lại.
Bước 5 : Lập danh sách nhà cung ứng chính thức:
- Danh sách các nhà cung ứng được chọn phải thành lập theo thứ tự từ kết quả đánh giá theo biểu mẫu đính kèm quy định này.
Bước 6 : Trình giám đốc duyệt danh sách nhà cung ứng chính thức:
Giám đốc sẽ xem xét tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng, nếu khơng đồng ý thì thực hiện đánh giá lại, nếu đồng ý sẽ phê duyệt cho lập danh sách các nhà cung ứng được lựa chọn
Bước 7 : Lưu hồ sơ:
Danh sách nhà cung ứng được chọn cập nhập thường xuyên và phải duy trì hồ sơ các kết quả đánh giá và mọi hành động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá.
Đây là quy trình lựa chọn cụ thể và rất chi tiết giúp công ty đánh giá cũng như việc chọn cho mình những nhà cung cấp là đúng đắn và hợp lý. Và khi các quy trình này được triển khai sẽ tạo nên tính chuyên nghiệp và thận trọng hơn trong từng khấu tổ chức cũng như hoạt động của các công tác khác. Khi mà yếu tố nhà cung cấp là yếu tố rất quan trọng thì những cơng tác cụ thể và chi tiết như vậy sẽ là những yếu tố tạo lên sự thành công và phát triển bên vững cho công ty.
3.3.1.3 Giải pháp về thương lượng và đặt hàng
a) Quy trình thương lượng Gồm các bước sau :
Bước 1. Tạo bầu khơng khí.
Cần tạo nên bầu khơng khí cởi mở, tin cậy lẫn nhau và thành thật, có thể bắt đầu bằng các câu chuyện về thời tiết, thể thao, phim ảnh, tin trong ngày,…
Bước 2. Thăm dò đối tác.
Cần thăm dị xem đối tác có đáng tin cậy khơng, họ thành ý hợp tác đến mức nào, đánh giá kinh nghiệm, tác phong của đối thủ ngay khi bạn tiếp xúc họ.
Bước 3. Sửa đổi kế hoạch thương lượng.
Sau khi thăm dị, chúng sẽ có những thơng tin chính xác hơn về đối tác. Bước tiếp theo là chúng ta nên thẩm định lại những vấn đề nào mà trước đây bạn chưa rõ, từ đó điều chỉnh lại sách lược của mình.
Bước 4. Đưa ra yêu cầu chính xác.
Hai bên sẽ đưa ra yêu cầu của mình. Yêu cầu của chúng ta phải đặc biệt chính xác. là chúng ta phải đưa ra mức giá bán với đối tác.
Bước 5. Điều chỉnh yêu cầu.
Sau khi đưa ra yêu cầu của cả 2 bên, nếu chưa hợp lý thì cả 2 bên sẽ thương lượng để đưa ra yêu cầu phù hợp nhất.
Bên cạnh đó, để thuyết phục đối tác, chúng ta cần:
Ln giữ bầu khơng khí thoải mái. Chú ý lắng nghe họ.
Tóm tắt ý của họ để xem mình đã hiểu hết ý của họ hay chưa? Bước 6. Đạt thành thỏa thuận và kí hợp đồng.
Trước khi kí kết hợp đồng, chúng ta nên kiểm tra lại tất cả những điều đã thỏa thuận một cách kỹ lưỡng. Tất cả mọi thắc mắc phải được giải quyết. Khi cả 2 bên tỏ ý khơng cịn vấn đề nghi ngờ nào nữa thì bạn nên đề nghị việc ký kết.
Đây là quy trình thương lượng rất chi tiết đầy đủ và thận trọng hơn so với quy trình mà cơng ty đang áp dụng. Với quy trình cũ đang áp dụng cơng ty đã khơng quan tâm nó một cách chi tiết và cẩn thận khi các quy trình thương lượng diễn ra rất đơn giản phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của người đàm phán. Công ty ln phải giữ được vị trí chủ động, nếu khơng sẽ rất dễ dẫn đến những điều khoản bất lợi cho cơng ty. Vì vậy tất cả phải được chuẩn bị theo một kế hoạch, trình tự cụ thể nếu khơng muốn mắc phải những rủi ro cho cơng ty mình.
b) Quy trình đặt hàng
Bước 1.: Xác định thời điểm và số lượng đặt hàng : cần xác định mức tồn kho tối
đa và tối thiểu, từ sẽ xác định được thời điểm và số lượng đặt hàng.
Bước 2 : Lên đơn đặt hàng: Ghi rõ ràng và cụ thể từng loại hàng hóa cần nhập,số
lượng,chủng loại, mẫu mã..
Bước 3 : Kiểm tra và duyệt đơn hàng : Sau khi liệt kê danh mục các mặt hàng câng
nhập. Giám sát sẽ xem xét kiểm tra lại đơn hàng sau đó sẽ trình lên Phó giám đốc hay Giám đốc ký duyệt.
Bước 4 : Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp : Đơn hàng sau đã ký duyệt sẽ được gửi
cho nhà cung cấp .
Quy trình đơn giản nhưng cơng ty nên áp dụng và cần có một quy trình như vây. Khơng nên thực hiện nó một cách sơ sài và qua loa , tất cả phải theo trình tự, vừa đảm bảo cho những đơn hàng ít bị sai xót vừa tạo nên tính chuyên nghiệp và quy củ cho nhân viên thực hiện. Vì phí vận chuyển cũng như bốc, dỡ là công ty phải chịu nếu không biết cách sắp xếp cũng như cân đối nguồn hàng thì phí tổn là khơng hề nhỏ. Vì vậy cơng ty cần một quy trình cụ thể cho cơng tác này để đảm bảo tính quy củ , chuyên nghiệp cũng như giảm thiểu các chi phí phát sinh.
3.3.1.4 Giải pháp về giao nhận và thanh toán tiền hàng
Bước 1: Kiểm tra về mặt chủng loại , mẫu mã, cơ sở,..kiểm tra đúng chủng loại như trong đơn hàng mình cần chưa? , mẫu mã chuẩn không ?...
Bước 2 : Kiểm tra chất lượng hàng hóa.. : Ở đây cơng ty cần tuyển 1 giám sát chuyên ngành về chất lượng mặt hàng này để đảm bảo cho những hàng hóa đó là chuẩn xác về chất lượng.
Bước 3: Kiểm tra số lượng hàng hóa : Cơng viêc này giám sát cùng nhân viên kiểm hàng kiểm tra căn cứ vào hoá đơn mua hàng, giám sát sẽ cho nhân viên kiểm hàng nên kiểm tra đếm số lượng sau đó giám sát sẽ lên và kiểm tra lần cuối cùng trước khi cho bên giao hàng bốc giỡ hàng hóa và xếp vào kho
Bước 4 : Kiểm tra hóa đơn thanh tốn tiền mua hàng : Giám sát sẽ kiểm tra các số liệu trong hóa đơn : số lượng, chất lượng, mẫu mã, tiền thanh toán…xem đã phù hợp với những gì đã kiểm tra chưa? Hóa đơn có con dấu , chữ ký đúng của nhà cung cấp mà mình đã ký kết chưa?.Và sau đó là ký nhận và đóng con dấu
Quy trình nhấn mạnh vào độ chính xác trong từng khâu từng bước để đảm bảo rằng những sai xót về số lượng và đặt biệt là chất lượng khơng cịn xảy ra ngồi ý muốn nữa. Vì trong bước mà cơng ty đang thực hiện thì các khâu trong từng bước chưa có sự chú trọng và quan tâm cần thiết, biểu hiện như vẫn còn những sự cố khơng đáng có xảy ra : thiếu về số lượng, sai về mẫu mã, chủng loại.. mà công ty vẫn hay gặp
- Phương thức thanh tốn :
Cơng ty nên mở L/C tại ngân hàng trong nước cụ thể có thể là ngân hàng Argribank chi nhánh Bắc Ninh, nơi gần với trụ sở chính cơng ty, và sẽ dề dàng khắc phục hơn trong việc gặp sai xót. Vì một số đơn hàng của công ty vận chuyển theo đường biển nên việc thanh toán và các thủ tục để thanh tốn cần sự chính xác cao. Vì vậy khi thanh tốn bằng L/C cơng ty cần lưu ý:
Cơng ty nên mở L/C tại ngân hàng của Việt Nam , gần nơi đặt trị sở là tốt nhất, vì nếu chọn ngân hàng nước ngồi để mở L/C, cơng ty sẽ phải ứng tiền trước, phải trả phí mở L/C bằng ngoại tệ gây đọng vốn ở nước ngoài, và rất nhiều thủ tục phức tạp mà công ty phải gánh chịu. Bên cạnh đó, khi gặp sai sót thì sẽ dễ dàng hơn trong việc xử lý, khắc phục.
3.3.1.5. Các giải pháp khác
Có kế hoạch về dự trù ngân sách cho hoạt động mua hàng trong công ty, đảm bảo huy động đầy đủ nguồn vốn lưu động, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu mua hàng khi cần
thiết, tránh tình trạng thiếu vốn đầu tư cho hoạt động mua hàng, làm bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh của công ty.
Công ty nên trang bị cho mình hệ thống trang thiết bị hiện đại nhằm mục đích phục vụ cho việc thu thập, xử lý và lưu trữ các thông tin, đặc biệt là hệ thống máy tính, máy chủ, sử dụng những phần mềm phục vụ tốt nhất cho việc lưu trữ và xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động mua hàng.
Đầu tư hơn nữa nguồn vốn, tài chính cho cơng tác tổ chức mua hàng, đầu tư nâng cao chất lượng hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật cho kho, nhà xưởng. Cải thiện tình hình tài chính (khả năng sinh lời, khả năng thanh tốn bằng tiền mặt, khả năng trả nợ, tín dụng và khả năng vay vốn…) để đảm bảo vốn thường xuyên cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3.3.2. Kiến nghị với Nhà nước và ban ngành liên quan
- Nhà nước cần có các biện pháp ổn định giá cả các loại nguyên liệu đầu vào trong nước cũng như nhập khẩu, nhằm giúp công ty ổn đinh đầu vào, tăng cường hiệu quả hoạt động sản xuất.
- Ổn định kinh tế vĩ mô: đưa ra chỉ tiêu mức tăng trưởng kinh tế phù hợp với khả năng của Việt Nam, đồng thời đảm bảo tỷ lệ lạm phát ở mức tốt nhất cho nền kinh tế nước ta, hạn chế sự biến động quá mạnh của tỷ giá hối đối như vậy sẽ giúp cơng ty trong khâu nhập khẩu mà không ảnh hưởng đến hoạt động xuất khầu.
- Giảm bớt các thủ tục hải quan rườm rà gây khó khăn cho các cơng ty trong q trình nhập khẩu cũng như xuất khẩu, vừa thúc đẩy sự phát triển của vận tải hàng hải, vừa giúp công ty dễ dàng và nhanh chóng nhập khẩu các máy móc thiết bị, cũng như các nguyên liệu đầu vào nhập khẩu từ nước ngoài về phục vụ hoạt động sản xuất.
- Hệ thống các ngân hàng cũng cần tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong việc vay vốn mở rộng quy mô và mạng lưới kinh doanh, đưa ra tỷ lệ mức lãi xuất ưu đãi, chính sách tín dụng ưu đãi, cho các doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thu hút vốn đầu tư cho việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.
KẾT LUẬN
Cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa là sự nghiệp của tồn dân, của mọi thành phần kinh tế nhằm đưa Việt Nam thành một nước có cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, có cơ cấu kinh tế hợp lý, quan hệ sản xuất tiến bộ phù hợp với sự phát triển của lực lượng sản xuất, nguồn lực con người được phát huy tối đa, xây dựng lên một đất nước giàu mạnh, một xã hội cơng bằng, văn minh. Mục tiêu hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp cũng chính là góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày càng vững vàng hơn trong cuộc cạnh tranh gay gắt của thị trường. Đây cũng là điều kiện để thúc đẩy tăng trưởng và phát triển kinh tế, hồn thành cơng cuộc cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Cơng ty TNHH Trung Hà là một công ty sản xuất, thường xuyên mua nguyên vật liệu phục vụ cho công tác này. Công ty luôn nỗ lực phát huy mọi khả năng, tận dụng mọi nguồn lực để để hoạt động mua hàng ngày càng hoàn thiện hơn. Với sự cố gắng khai thác những khía cạnh khác nhau của hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Trung Hà, đề tài