Tạo mối quan hệ mật thiết giữa các phòng ban trong công ty để tạo môi trường làm việc thoải mái, gắn kết cho các nhân viên làm việc trong công ty
Việc đánh giá công tác tổ chức mua hàng cần phải được tiến hành thường xuyên, khách quan và khoa học, cần có những tiêu chuẩn đánh giá cụ thể, để từ đó tìm ra hạn chế cần khắc phục cũng như ưu điểm cần phát huy.
Cần đầu tư thêm cho nhân lực mua hàng. Đào tạo, bồi dưỡng những kỹ năng còn yếu và thiếu của nhân viên mới cũng như nhân viên cũ. Nhằm tạo ra đội ngũ nhân viên mua hàng có trách nhiệm, có chun mơn và hiệu quả công việc cao
3.3. Các đề xuất giải pháp, kiến nghị nhằm góp phần hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà chức mua hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Trung Hà
3.3.1. Một số giải pháp
3.3.3.1. Giải pháp trong cơng tác tìm nhà nhà cung cấp
Bảng 3.1 : Danh sách hồ sơ nhà cung cấp mới
STT Tên nhà cung cấp Liên Hệ Địa Chỉ Dịch vụ / sản phẩm
1 T & T (04) 37545015 Dịch Vọng, Cầu giấy,Hà Nội Xi Măng - Sản Xuất và Kinh Doanh
2 VICEM (04) 8512425 228 Lê Duẩn,Hà Nội Xi Măng - Sản Xuất và
Kinh Doanh 3 Chinfon Hải Phòng (04) 39430235 279B Đội Cấn, Ba Đình,Hà
Nội
Xi Măng - Sản Xuất và Kinh Doanh
4 Hà Tiên 1 (04) 39425683 Cửa Nam, Q. Hoàn Kiếm,Hà Nội
Xi Măng - Sản Xuất và Kinh Doanh
5 Tiên Sơn Hà Tây (04) 37850147 Từ Liêm,Hà Nội Xi Măng - Sản Xuất và Kinh Doanh
6 Phúc Sơn (0320) 3824812 Thị Trấn Phú Thư, Kinh Môn,Hải Dương
Xi Măng - Sản Xuất và Kinh Doanh
7 Tân Hoàng Giang (04) 38800021, , Đông Anh,Hà Nội Thép – Nhà sản xuất thép 8 Công nghiệp Hà Nội (04) 85892918, Đức Giang, Long Biên,Hà
Nội
Thép – Nhà sản xuất thép 9 Thép Việt Nam (04) 38561767 91 Láng Hạ, Q. Đống Đa,Hà
Nội
Thép – Nhà sản xuất thép 10 Tâm Dung (04) 39616729 Đức Giang, Long Biên,Hà
Nội
Thép – Nhà sản xuất thép 11 Thanh Bình HTC (04) 38771887 Q. Long Biên,Hà Nội Thép – Nhà sản xuất thép 12 NS Bluescope Việt
Nam
(04) 39350993 Q. Hoàn Kiếm,Hà Nội Thép – Nhà sản xuất thép
Trên đây là bảng danh sách các nhà cung cấp mới mà công ty nên triển khai áp dụng. Dẫu biết rằng doanh nghiệp đang có khá nhiều thuận lợi khi mua hàng của nhà cung cấp truyền thống. Tuy nhiên công ty không nên áp dụng quan điểm về các nhà cung cấp truyền thống một cách cứng nhắc. Phải cần thêm nhiều những nhà cung cấp dự phịng, vì trong kinh doanh khơng ai biết trước và chắc chắn được điều gì cả, vì vậy cần có những phương án tối ưu khác trong tay để có thể chủ động trước những rủi ro có thể xảy ra. Ưu điểm khơng chỉ về số lượng nhà cung cấp nhiều hơn về số lượng 12 nhà cung cấp, chất lượng và uy tín cũng được đảm bảo hơn, mà một ưu điểm nữa là những nhà cung cấp mới này có vị trí gần với cơng ty hơn chủ yếu là trên địa bàn hà nội , thuận tiện việc trao đổi ,thời gian giao hàng tiết kiệm và kịp thời hơn, chi phí vận chuyển cũng giảm đi đáng kể vì số lượng mua hàng của cơng ty là tương đối nhiều và lớn.
3.3.1.2 Giải pháp trong công tác lựa chọn nhà cung cấp
Bảng 3.2 : Hệ thống đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp mới
STT Các tiêu chuẩn lựa chọn Điểm Cơ sở xem xét
1 Chất lượng - Tất cả các chỉ tiêu đều đáp ứng yêu cầu. - Các chỉ tiêu chính đáp ứng áp ứng yêu cầu - Khơng đáp ứng 40 40 30 0
Nguồn gốc hàng hố ( nếu có ).
- Kết quả kiểm tra thử nghiệm mẫu ( Do nhà cung ứng cung cấp hoặc do Công ty kiểm nghiệm ). - Phiếu chứng nhận chất lượng hàng hoá.
2 Giá cả và thanh toán
- Tối ưu. - Có thể chấp nhận được. - Không hợp lý 25 25 20 0
-Báo giá của các đơn vị - Tìm hiểu và so sánh giá trên thị trường.
- Hình thức thanh tốn: Thời gian thanh tốn,.
3 Khả năng sẵn sàng cung cấp và giao hàng - Đáp ứng hoàn toàn - Có thể chấp nhận được - Không đáp ứng 20 20 15 0
- Cam kết của nhà cung ứng về: Thời gian, địa điểm giao hàng, khả năng cung ứng và phương tiện vận chuyển.
- Năng lực cung cấp của nhà cung ứng
- Các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng.
4 Uy tín: - Có uy tín cao - Có thể chấp nhận được - Không 15 15 10 0
- Thông tin tự tìm hiểu. - Giới thiệu của các đơn vị trung gian.
- Cung cấp từ nhà cung ứng
- Mối quan hệ đã có với Cơng ty.
- Liên tục nâng cao đổi mới
- Giấy phép kinh doanh
5 Công nghệ - Công nghệ cao - Có thể chấp nhận được - Khơng đáp ứng 15 15 1 0 0
- Tìm kiếm thơng tin - Giấy phép sử dụng công nghê.
- Các tiêu chuẩn quốc tế về công nghệ đang sử dụng - Giấy chứng nhận bảo hành của nhà cung cấp công nghệ
- Liên tục nâng cao đổi mới 6 Sự phản hồi sự cố phát sinh - Nhanh kịp thời - Có thể chấp nhận được - Khơng đáp ứng 15 15 10 0
- Cam kết của nhà cung cấp về: thời gian, số lượng, chất lượng, chủng loại. - Các tiêu chuẩn quốc tế về công nghệ đang sử dụng - Giấy chứng nhận bảo hành của nhà cung cấp công nghệ 7 Phương thức giao nhận hàng - Dễ dàng,nhanh chóng - Có thể chấp nhận được - Không đáp ứng 20 15 5 0 - Cách thức giao hàng - Phương tiện , máy móc giao hàng
- Các tiêu chuẩn về an tồn lao động
150
- Ðiểm tối đa cho q trình đánh giá chọn lựa là 150 - Cách thức lựa chọn:
+ Chọn từ điểm số cao xuống thấp.
+ Nhà cung ứng được chọn phải có số điểm đạt trên 125 điểm. Nếu khơng thì tiếp tục tìm nhà cung ứng.
+ Nếu có nhiều nhà cung ứng cùng đạt một số điểm như nhau, thì chọn nhà cung ứng đáp ứng các yếu tố theo thứ tự ưu tiên đã nêu, sau đó ưu tiên chọn nhà cung ứng có quan hệ lâu dài với Cơng ty.
Đây là bảng hệ thống tiêu chuẩn mới đầy đủ, chi tiết và cụ thể hơn so với bảng tiêu chuẩn cũ của cơng ty đã nêu. Nó giúp cho cơng ty tìm kiếm ra những nhà cung cấp phù hợp nhất. Hệ thống tiêu chuẩn ,đánh giá rõ ràng, cụ thể , chi tiết hơn nữa lại dễ triển khai thực hiện, cách thức chọn lựa thuận tiện nhanh chóng tìm ra được kết quả mà cơng ty đang mong muốn.
Quy trình lựa chọn nhà cung cấp
Bước 1: Thu thập thông tin về nhà cung ứng:
Công ty thu thập thông tin từ các nhà cung ứng thông qua: - Hệ thống quản cáo trên báo chí truyền thanh, truyền hình. - Catalogue chào hàng của nhà cung ứng.
- Sự giới thiệu của các đơn vị khác có liên quan ...... Bước 2: Lập danh sách các nhà cung ứng ban đầu:
Các nhà cung ứng được cập nhật vào danh sách nhà cung ứng ban đầu, người đánh giá phải thu thập đầy đủ các thơng tin theo biểu mẫu đính kèm.
Bước 3 : Lập tiêu chí đánh giá:
Để đánh giá nhà cung ứng, công ty xem xét các vần đề liên quan đến nhà cung ứng như bảng 3.1 Các tiêu chuẩn đánh giá,lựa chọn
Bước 4 : Tiến hành đánh giá theo những tiêu chí đã chọn:
- Sau khi xem xét và đánh giá tiềm năng của từng nhà cung ứng, Người được phân công đánh giá sẽ tiến hành phân loại chọn nhà cung ứng dựa vào tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng, các chuẩn mực lựa chọn đánh giá và đánh giá lại.
Bước 5 : Lập danh sách nhà cung ứng chính thức:
- Danh sách các nhà cung ứng được chọn phải thành lập theo thứ tự từ kết quả đánh giá theo biểu mẫu đính kèm quy định này.
Bước 6 : Trình giám đốc duyệt danh sách nhà cung ứng chính thức:
Giám đốc sẽ xem xét tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng, nếu khơng đồng ý thì thực hiện đánh giá lại, nếu đồng ý sẽ phê duyệt cho lập danh sách các nhà cung ứng được lựa chọn
Bước 7 : Lưu hồ sơ:
Danh sách nhà cung ứng được chọn cập nhập thường xuyên và phải duy trì hồ sơ các kết quả đánh giá và mọi hành động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá.
Đây là quy trình lựa chọn cụ thể và rất chi tiết giúp công ty đánh giá cũng như việc chọn cho mình những nhà cung cấp là đúng đắn và hợp lý. Và khi các quy trình này được triển khai sẽ tạo nên tính chuyên nghiệp và thận trọng hơn trong từng khấu tổ chức cũng như hoạt động của các công tác khác. Khi mà yếu tố nhà cung cấp là yếu tố rất quan trọng thì những cơng tác cụ thể và chi tiết như vậy sẽ là những yếu tố tạo lên sự thành công và phát triển bên vững cho công ty.
3.3.1.3 Giải pháp về thương lượng và đặt hàng
a) Quy trình thương lượng Gồm các bước sau :
Bước 1. Tạo bầu khơng khí.
Cần tạo nên bầu khơng khí cởi mở, tin cậy lẫn nhau và thành thật, có thể bắt đầu bằng các câu chuyện về thời tiết, thể thao, phim ảnh, tin trong ngày,…
Bước 2. Thăm dò đối tác.
Cần thăm dị xem đối tác có đáng tin cậy khơng, họ thành ý hợp tác đến mức nào, đánh giá kinh nghiệm, tác phong của đối thủ ngay khi bạn tiếp xúc họ.
Bước 3. Sửa đổi kế hoạch thương lượng.
Sau khi thăm dị, chúng sẽ có những thơng tin chính xác hơn về đối tác. Bước tiếp theo là chúng ta nên thẩm định lại những vấn đề nào mà trước đây bạn chưa rõ, từ đó điều chỉnh lại sách lược của mình.
Bước 4. Đưa ra u cầu chính xác.
Hai bên sẽ đưa ra yêu cầu của mình. Yêu cầu của chúng ta phải đặc biệt chính xác. là chúng ta phải đưa ra mức giá bán với đối tác.
Bước 5. Điều chỉnh yêu cầu.
Sau khi đưa ra yêu cầu của cả 2 bên, nếu chưa hợp lý thì cả 2 bên sẽ thương lượng để đưa ra yêu cầu phù hợp nhất.
Bên cạnh đó, để thuyết phục đối tác, chúng ta cần:
Ln giữ bầu khơng khí thoải mái. Chú ý lắng nghe họ.
Tóm tắt ý của họ để xem mình đã hiểu hết ý của họ hay chưa? Bước 6. Đạt thành thỏa thuận và kí hợp đồng.
Trước khi kí kết hợp đồng, chúng ta nên kiểm tra lại tất cả những điều đã thỏa thuận một cách kỹ lưỡng. Tất cả mọi thắc mắc phải được giải quyết. Khi cả 2 bên tỏ ý khơng cịn vấn đề nghi ngờ nào nữa thì bạn nên đề nghị việc ký kết.
Đây là quy trình thương lượng rất chi tiết đầy đủ và thận trọng hơn so với quy trình mà cơng ty đang áp dụng. Với quy trình cũ đang áp dụng cơng ty đã khơng quan tâm nó một cách chi tiết và cẩn thận khi các quy trình thương lượng diễn ra rất đơn giản phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của người đàm phán. Công ty luôn phải giữ được vị trí chủ động, nếu khơng sẽ rất dễ dẫn đến những điều khoản bất lợi cho cơng ty. Vì vậy tất cả phải được chuẩn bị theo một kế hoạch, trình tự cụ thể nếu khơng muốn mắc phải những rủi ro cho cơng ty mình.
b) Quy trình đặt hàng
Bước 1.: Xác định thời điểm và số lượng đặt hàng : cần xác định mức tồn kho tối
đa và tối thiểu, từ sẽ xác định được thời điểm và số lượng đặt hàng.
Bước 2 : Lên đơn đặt hàng: Ghi rõ ràng và cụ thể từng loại hàng hóa cần nhập,số
lượng,chủng loại, mẫu mã..
Bước 3 : Kiểm tra và duyệt đơn hàng : Sau khi liệt kê danh mục các mặt hàng câng
nhập. Giám sát sẽ xem xét kiểm tra lại đơn hàng sau đó sẽ trình lên Phó giám đốc hay Giám đốc ký duyệt.
Bước 4 : Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp : Đơn hàng sau đã ký duyệt sẽ được gửi
cho nhà cung cấp .
Quy trình đơn giản nhưng cơng ty nên áp dụng và cần có một quy trình như vây. Khơng nên thực hiện nó một cách sơ sài và qua loa , tất cả phải theo trình tự, vừa đảm bảo cho những đơn hàng ít bị sai xót vừa tạo nên tính chun nghiệp và quy củ cho nhân viên thực hiện. Vì phí vận chuyển cũng như bốc, dỡ là công ty phải chịu nếu không biết cách sắp xếp cũng như cân đối nguồn hàng thì phí tổn là khơng hề nhỏ. Vì vậy cơng ty cần một quy trình cụ thể cho cơng tác này để đảm bảo tính quy củ , chuyên nghiệp cũng như giảm thiểu các chi phí phát sinh.
3.3.1.4 Giải pháp về giao nhận và thanh toán tiền hàng
Bước 1: Kiểm tra về mặt chủng loại , mẫu mã, cơ sở,..kiểm tra đúng chủng loại như trong đơn hàng mình cần chưa? , mẫu mã chuẩn khơng ?...
Bước 2 : Kiểm tra chất lượng hàng hóa.. : Ở đây cơng ty cần tuyển 1 giám sát chuyên ngành về chất lượng mặt hàng này để đảm bảo cho những hàng hóa đó là chuẩn xác về chất lượng.
Bước 3: Kiểm tra số lượng hàng hóa : Cơng viêc này giám sát cùng nhân viên kiểm hàng kiểm tra căn cứ vào hoá đơn mua hàng, giám sát sẽ cho nhân viên kiểm hàng nên kiểm tra đếm số lượng sau đó giám sát sẽ lên và kiểm tra lần cuối cùng trước khi cho bên giao hàng bốc giỡ hàng hóa và xếp vào kho
Bước 4 : Kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng : Giám sát sẽ kiểm tra các số liệu trong hóa đơn : số lượng, chất lượng, mẫu mã, tiền thanh toán…xem đã phù hợp với những gì đã kiểm tra chưa? Hóa đơn có con dấu , chữ ký đúng của nhà cung cấp mà mình đã ký kết chưa?.Và sau đó là ký nhận và đóng con dấu
Quy trình nhấn mạnh vào độ chính xác trong từng khâu từng bước để đảm bảo rằng những sai xót về số lượng và đặt biệt là chất lượng khơng cịn xảy ra ngồi ý muốn nữa. Vì trong bước mà cơng ty đang thực hiện thì các khâu trong từng bước chưa có sự chú trọng và quan tâm cần thiết, biểu hiện như vẫn còn những sự cố khơng đáng có xảy ra : thiếu về số lượng, sai về mẫu mã, chủng loại.. mà công ty vẫn hay gặp
- Phương thức thanh tốn :
Cơng ty nên mở L/C tại ngân hàng trong nước cụ thể có thể là ngân hàng Argribank chi nhánh Bắc Ninh, nơi gần với trụ sở chính cơng ty, và sẽ dề dàng khắc phục hơn trong việc gặp sai xót. Vì một số đơn hàng của công ty vận chuyển theo đường biển nên việc thanh toán và các thủ tục để thanh tốn cần sự chính xác cao. Vì vậy khi thanh tốn bằng L/C công ty cần lưu ý:
Công ty nên mở L/C tại ngân hàng của Việt Nam , gần nơi đặt trị sở là tốt nhất, vì nếu chọn ngân hàng nước ngồi để mở L/C, công ty sẽ phải ứng tiền trước, phải trả phí mở L/C bằng ngoại tệ gây đọng vốn ở nước ngoài, và rất nhiều thủ tục phức tạp mà cơng ty phải gánh chịu. Bên cạnh đó, khi gặp sai sót thì sẽ dễ dàng hơn trong việc xử lý, khắc phục.
3.3.1.5. Các giải pháp khác
Có kế hoạch về dự trù ngân sách cho hoạt động mua hàng trong công ty, đảm bảo huy động đầy đủ nguồn vốn lưu động, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu mua hàng khi cần
thiết, tránh tình trạng thiếu vốn đầu tư cho hoạt động mua hàng, làm bỏ lỡ mất cơ hội