Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức Để thích ứng với môi trường cạnh tranh mới, các doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược phù hợp Đối với công ty thương mại, hoạt động mua hàng đóng vai trò quan trọng, là bước khởi đầu để đảm bảo nguồn đầu vào đầy đủ, kịp thời và chất lượng, đáp ứng nhu cầu khách hàng và kế hoạch kinh doanh.
Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngược với bán hàng.
Bán hàng là quá trình tạo ra nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ một cách có hệ thống, đồng thời nâng cao nhận thức về nhu cầu đó Ngược lại, mua hàng thể hiện việc tạm hoãn hoặc từ chối nhu cầu cho đến khi tìm được điều kiện mua sắm hợp lý Thực chất, mua hàng phản ánh mối quan hệ giữa con người với nhau.
Mua hàng là quá trình mà doanh nghiệp nghiên cứu và thảo luận với nhà cung cấp về điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục giao dịch và thanh toán, đồng thời tổ chức giao nhận và vận chuyển hàng hóa Mục tiêu của hoạt động này là xây dựng nguồn hàng hóa với số lượng và chất lượng phù hợp, đáp ứng nhu cầu dự trữ và bán hàng cho khách hàng, đồng thời tối ưu hóa chi phí.
Trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy, tôi nhận thấy công ty đã chú trọng đến hoạt động mua hàng Tuy nhiên, trong bối cảnh kinh tế hội nhập, công ty gặp nhiều khó khăn trong tổ chức mua hàng do đặc thù là doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng cơ khí, sắt thép, và vật tư thiết bị tiêu dùng Bên cạnh những thách thức này, công ty còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh và phát triển trên thị trường Vì vậy, việc hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng là vấn đề cấp bách đối với Cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy.
Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài
Sau khi nghiên cứu một số công trình về tổ chức mua hàng, đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại Công ty cổ phần Hoàng Thịnh Đạt” của Nguyễn Thị Bông đã chỉ ra những vấn đề và giải pháp nhằm cải thiện quy trình mua hàng Tương tự, Vũ Lệ Giang trong đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn điện Stanley Việt Nam” đã phân tích tình hình hiện tại và những hạn chế trong tổ chức mua hàng của công ty Cuối cùng, đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại Công ty cổ phần ESA” cũng góp phần làm rõ những vấn đề liên quan đến quy trình này.
Bài viết đề cập đến công tác mua hàng tại Công ty cổ phần ESA Việt Nam, nêu ra lý luận chung và thực trạng hiện tại, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình này Ngoài ra, đề tài cũng tập trung vào việc cải thiện tổ chức mua hàng tại khách sạn Fortuna Hà Nội, nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ.
Nội” - Nguyễn Thanh Thủy, K45K7, khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học
Nghiên cứu này đã khám phá lý luận về công tác tổ chức mua hàng và áp dụng hiệu quả vào thực tiễn tại khách sạn Fortuna Hà Nội, từ đó nâng cao quy trình mua sắm và quản lý hàng hóa.
Bài viết này nhằm phân tích và hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Tiến Huy Mặc dù đã có nhiều nghiên cứu về lý luận tổ chức mua hàng, nhưng chưa có công trình nào tập trung vào Tiến Huy Kết hợp kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm từ quá trình thực tập, nghiên cứu này sẽ đi sâu vào thực trạng và đề xuất giải pháp cải tiến quy trình mua hàng tại công ty.
Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy” nhằm làm rõ các mục tiêu cụ thể, bao gồm cải thiện quy trình mua hàng, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Hệ thống hóa các lý luận cơ bản về tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp là nền tảng khoa học cho việc phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp hiệu quả.
Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy là cần thiết để xác định những điểm mạnh và yếu trong quy trình hiện tại Việc này sẽ tạo cơ sở thực tiễn cho việc đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả mua sắm Những giải pháp được đưa ra sẽ nhằm tối ưu hóa quy trình, nâng cao chất lượng hàng hóa và giảm thiểu chi phí, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Để hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy trong thời gian tới, cần đề xuất một số giải pháp và kiến nghị cụ thể Trước hết, công ty nên nâng cao quy trình lựa chọn nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý Thứ hai, việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua sắm sẽ giúp tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian Cuối cùng, cần tăng cường đào tạo nhân viên về kỹ năng thương thảo và quản lý kho để nâng cao hiệu quả làm việc.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập số liệu
Khi thu thập dữ liệu sơ cấp tại doanh nghiệp thực tập, cần lập phiếu điều tra trắc nghiệm và tiến hành phỏng vấn nhân viên trong công ty.
Phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm Mục đích:
Phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm được sử dụng để thu thập thông tin về hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, với các câu hỏi tập trung vào tổ chức quy trình mua sắm Nội dung khảo sát bao gồm việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng đặt hàng, giao nhận hàng hóa, và quy trình thanh toán.
Phiếu điều tra sẽ được thiết kế với 8-10 câu hỏi, mỗi câu sẽ có nhiều phương án trả lời nhằm phù hợp với thực trạng công tác mua hàng của doanh nghiệp.
Bước đầu tiên trong quy trình điều tra là lập phiếu điều tra, được thiết kế dựa trên các câu hỏi liên quan đến tổ chức mua hàng của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy Mỗi câu hỏi sẽ cung cấp nhiều phương án trả lời, cho phép người tham gia lựa chọn bằng cách đánh dấu hoặc khoanh tròn vào đáp án mong muốn.
Bước 2: Phát phiếu điều tra là một quy trình quan trọng, trong đó cần phát khoảng 10 phiếu điều tra cho cán bộ công nhân viên, tập trung chủ yếu ở phòng kinh doanh của công ty.
Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin từ phiếu điều tra Sau khi phát phiếu, hãy lên lịch để thu hồi chúng Tiến hành so sánh tổng số phiếu thu về với số phiếu đã phát ra Từ kết quả thu thập được, tổng hợp và phân tích để đưa ra nhận xét chính xác về dữ liệu điều tra.
Phương pháp phỏng vấn là một công cụ quan trọng để thu thập thông tin chi tiết về quy trình tổ chức mua hàng của công ty, điều mà phiếu điều tra trắc nghiệm thường không đề cập đầy đủ Bằng cách phỏng vấn trưởng phòng kinh doanh và nhân viên mua hàng, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về tình hình và các yếu tố liên quan đến công tác tổ chức mua hàng, từ đó hỗ trợ cho việc cải thiện quy trình này.
Để xây dựng một buổi phỏng vấn hiệu quả, doanh nghiệp cần tạo ra từ 7 đến 10 câu hỏi Những câu hỏi này nên tập trung vào việc làm nổi bật thực trạng hiện tại trong quy trình tổ chức mua hàng, đồng thời khám phá kế hoạch mua hàng trong tương lai của doanh nghiệp.
Bước 2: Lên kế hoạch hẹn phỏng vấn với giám đốc công ty, ông Phan Tiến Đại, cùng với trưởng phòng kinh doanh và nhân viên mua hàng để đảm bảo quy trình phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Bước 3: Tiến hành phỏng vấn và ghi lại các thông tin cần thiết khi phỏng vấn.
Bài viết phân tích các nhận xét và đánh giá của chuyên gia về quy trình phỏng vấn, từ đó đưa ra kết luận về tình hình tổ chức công tác mua hàng tại công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy Các chuyên gia nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cải thiện quy trình phỏng vấn để nâng cao hiệu quả trong công tác mua hàng Kết quả phân tích cho thấy cần có sự điều chỉnh trong cách thức tổ chức và quản lý để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường và tối ưu hóa quy trình mua sắm.
5.1.2 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp
Phương pháp này tham khảo tài liệu nội bộ của công ty, bao gồm báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm, báo cáo tổng kết tình hình mua hàng và kế hoạch mua sắm tương lai Bên cạnh đó, việc thu thập thông tin từ website và internet cũng được thực hiện để có cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động và chiến lược của công ty.
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức mua hàng của công ty là thu thập thông tin và tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các phòng chức năng trong công ty và các nguồn tài liệu trên internet.
Bước 2: Xử lý thông tin thu thập được: dựa trên những thông tin thu thập được,phân loại, lựa chọn thông tin phù hợp với bài luận văn.
Phương pháp xử lý, phân tích số liệu
Phương pháp so sánh là một kỹ thuật quan trọng trong việc đánh giá sự thay đổi và tăng trưởng của các chỉ số qua các năm Bằng cách đối chiếu các dữ liệu như doanh thu, lợi nhuận và kết quả hoạt động mua hàng, chúng ta có thể nhận diện xu hướng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian.
Phương pháp phân tích tổng hợp là quá trình đánh giá toàn diện các dữ liệu đã thu thập, từ đó tổng hợp thông tin để rút ra những kết luận quan trọng phục vụ cho việc viết luận văn.
Kết cấu đề tài
Kết cấu bài khóa luận bao gồm 3 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp thương mại
Chương 2 tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy, nhằm làm rõ những điểm mạnh và điểm yếu hiện tại Chương 3 sẽ đưa ra các đề xuất và kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức mua hàng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa chi phí cho Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Các khái niệm có liên quan
Mua hàng là hành vi thương mại cơ bản, đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ doanh nghiệp thương mại đến các đơn vị cung cấp.
Mua hàng là hoạt động thiết yếu để tạo ra nguồn lực hàng hóa, từ đó triển khai hiệu quả hệ thống hậu cần Chất lượng và chi phí của hệ thống này chịu ảnh hưởng đáng kể từ quy trình mua hàng.
Mua hàng là hoạt động kinh tế thể hiện mối quan hệ trao đổi hàng hóa và tiền tệ giữa người mua và người bán, dựa trên nguyên tắc thỏa thuận Hoạt động này nhằm mang lại lợi ích cho cả hai bên: người mua thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng, trong khi người bán bán được hàng và thu về lợi nhuận.
(GSTS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2010, Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống
Kê, trang 245) Quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng là một quá trình quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, bao gồm việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát các hoạt động mua sắm Mục tiêu của quá trình này là đảm bảo hiệu quả trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Quản trị mua hàng là một quy trình quan trọng bao gồm các bước như xác định nhu cầu mua sắm, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, thương lượng và đặt hàng, cũng như kiểm tra việc giao nhận hàng hóa.
Quá trình mua hàng là một chu kỳ phức tạp bao gồm việc phân tích các yếu tố liên quan để đưa ra quyết định về sản phẩm, nhà cung cấp, số lượng và giá cả Quy trình này không chỉ lặp đi lặp lại mà còn liên quan đến việc áp dụng các kết quả phân tích trong quản lý và cung ứng.
Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp
Tổ chức triển khai mua hàng bao gồm các bước quan trọng như tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, cùng với việc triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng.
Nhà cung cấp có thể là các đơn vị như nhà sản xuất, đơn vị nhập khẩu, văn phòng đại diện, đơn vị phân phối độc quyền hoặc đơn vị kinh doanh thương mại-dịch vụ, với chức năng chính là cung cấp sản phẩm và hàng hóa.
Tìm kiếm và lựa chọn NCC
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp là quá trình quan trọng mà doanh nghiệp thực hiện để tìm ra những đối tác phù hợp, có khả năng đáp ứng nhu cầu sản phẩm của mình Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng mà còn đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Thương lượng và đàm phán
Thương lượng là quá trình giao dịch mà cả hai bên đều có quyền từ chối kết quả cuối cùng, yêu cầu sự đồng thuận tự nguyện Đây là một quy trình trao đổi, nơi các mục tiêu và điều kiện của giao dịch được thống nhất dựa trên sự chấp nhận của cả hai bên Đàm phán là công cụ thiết yếu để đạt được mong muốn từ phía đối tác, thông qua một quy trình giao tiếp tương tác nhằm đạt được thỏa thuận, trong bối cảnh tồn tại những quyền lợi có thể chia sẻ hoặc đối kháng giữa hai bên.
Giao nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng
Giao nhận hàng hóa là một hoạt động thương mại quan trọng trong khâu lưu thông hàng hóa, liên quan chặt chẽ đến sản xuất và tiêu thụ Người thực hiện giao nhận sẽ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho và thực hiện các thủ tục giấy tờ cần thiết để đảm bảo hàng hóa được giao đúng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng.
Thanh toán tiền hàng là quá trình trả tiền cho nhà cung cấp theo hợp đồng đã ký kết, có thể thực hiện trước hoặc sau khi nhận hàng Hình thức thanh toán có thể là qua thẻ hoặc tiền mặt, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên.
Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp
Sau khi xây dựng kế hoạch mua hàng và chọn phương pháp phù hợp, doanh nghiệp thương mại cần tổ chức thực hiện quy trình mua hàng một cách khoa học và thực tiễn.
1.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp
Để trả lời câu hỏi về đối tượng mua hàng, doanh nghiệp cần tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm kiếm ở đâu và thực hiện điều này như thế nào.
Phân loại nhà cung cấp: Có nhiều cách phân loại nhưng trong đó có 3 cách phân loại theo các hình thức sau:
Nhà cung cấp có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau Đầu tiên, theo giá trị hàng mua, có hai loại nhà cung cấp: nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ Thứ hai, dựa trên tính chất quan hệ, chúng ta có nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới Cuối cùng, theo phạm vi địa lý, nhà cung cấp được chia thành nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài.
Doanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng thông qua nhiều nguồn thông tin khác nhau, bao gồm các hình thức như mạng lưới quan hệ, hội chợ thương mại, trang web thương mại điện tử và các nền tảng trực tuyến chuyên ngành.
+ Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
+ Thông qua hội chợ, triển lãm.
+ Thông qua đơn thư chào hàng.
+ Thông qua hội nghị khách hàng.
Doanh nghiệp cũng tìm kiếm nhà cung cấp thông qua thông tin nội bộ, được thu thập từ việc lưu trữ dữ liệu về các nhà cung cấp đã từng hợp tác.
Hồ sơ nhà cung cấp cần bao gồm các thông tin quan trọng như tên hiệu, chức năng và nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, cũng như lĩnh vực hoạt động Ngoài ra, chất lượng sản phẩm, uy tín của doanh nghiệp và khả năng tài chính cũng là những yếu tố quyết định trong việc đánh giá nhà cung cấp.
Lập hồ sơ nhà cung cấp
Sau khi thu thập thông tin về nhà cung cấp, doanh nghiệp tiến hành đánh giá và xử lý dữ liệu theo các nguyên tắc đã đề ra Hồ sơ nhà cung cấp cần bao gồm những thông tin cơ bản cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
+ Tên hiệu của nhà cung cấp+ Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh+ Phạm vi hoạt động theo thị trường
+ Chất lượng sản phẩm dịch vụ + Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm + Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ + Khả năng tài chính
+ Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp
1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp
Khi lựa chọn nhà cung cấp, cần áp dụng nguyên tắc “không nên chỉ có một nhà cung cấp” một cách sáng tạo Việc nghiên cứu kỹ lưỡng và toàn diện các nhà cung cấp là cần thiết để đưa ra quyết định chính xác, đồng thời đánh giá khả năng hiện tại và tiềm năng của họ trong việc cung ứng hàng hóa Lựa chọn nhà cung cấp dựa trên giá cả và chi phí vận tải thấp có thể ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm, từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Do đó, việc lựa chọn nhà cung cấp là rất quan trọng đối với các nhà quản trị.
Nguyên tắc lựa chọn nhà cung cấp
Qua việc phân tích các yếu tố tác động đến cung ứng, doanh nghiệp có thể so sánh và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp Các nguyên tắc lựa chọn cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo sự hiệu quả trong quá trình cung ứng.
Việc lựa chọn quá ít nhà cung cấp có thể mang lại lợi thế về giá cả cho doanh nghiệp nhờ vào số lượng mua lớn, giúp hình thành mối quan hệ khách hàng truyền thống Tuy nhiên, điều này cũng tiềm ẩn rủi ro cao, vì nếu nhà cung cấp gặp vấn đề trong việc cung cấp hàng hóa, doanh nghiệp có thể không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, dẫn đến nguy cơ bị ép giá.
Lựa chọn nhiều nhà cung cấp giúp giảm rủi ro và tránh bị ép giá, nhưng cũng hạn chế khả năng thương lượng giá do mua số lượng ít, khiến doanh nghiệp khó trở thành đối tác lâu dài Điều này dẫn đến sự không ổn định về giá cả và chất lượng Do đó, các nhà quản trị cần đưa ra lựa chọn hợp lý để cân bằng giữa rủi ro và lợi ích.
Doanh nghiệp nên xem xét việc tìm kiếm nhà cung cấp mới cho những mặt hàng hiện có chỉ khi các nhà cung cấp hiện tại không còn đáp ứng được sự hài lòng Nguyên tắc là: "Nếu nhà cung cấp vẫn làm cho chúng ta hài lòng, hãy tiếp tục mua hàng từ họ."
Khi doanh nghiệp đưa hàng hóa mới vào danh mục kinh doanh hoặc cần tìm kiếm nhà cung cấp mới, việc nghiên cứu kỹ lưỡng các nhà cung cấp là rất quan trọng.
Phương pháp để lựa chọn:
Xây dựng hàng loạt các chỉ tiêu và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để có quyết định lựa chọn.
Dựa trên danh sách đã lập, tiến hành lựa chọn nhà cung cấp phù hợp theo các tiêu chí khác nhau, nhằm đạt được mục tiêu mua hàng đã xác định.
Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp:
+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thương trường (so với các nhà cung cấp khác)
+ Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển
Khả năng tài chính của các nhà cung cấp rất quan trọng, vì nó phản ánh sự ổn định và tiềm năng phát triển của họ Một số nhà cung cấp đang ở trong giai đoạn phát triển với tình hình tài chính lành mạnh, trong khi những nhà khác có thể đang phải đối mặt với khó khăn tài chính và thua lỗ.
Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp thương mại
1.3.1 Nhân tố bên trong doanh nghiệp 1.3.1.1 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Chiến lược kinh doanh là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xác định hướng đi, kế hoạch và mục tiêu, từ đó tận dụng cơ hội và tạo lợi thế cạnh tranh Việc xây dựng chiến lược đúng đắn không chỉ giúp doanh nghiệp đối mặt với thách thức mà còn hỗ trợ hiệu quả cho công tác tổ chức mua hàng Tùy thuộc vào từng giai đoạn phát triển, chiến lược kinh doanh sẽ có sự điều chỉnh, kéo theo sự thay đổi trong quy trình tổ chức mua hàng của doanh nghiệp.
Trong quá trình kinh doanh, việc xây dựng một chính sách sản phẩm rõ ràng và hợp lý là điều cần thiết Chính sách này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công cho doanh nghiệp.
Chính sách sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc xác định cơ cấu sản phẩm phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó hướng dẫn doanh nghiệp về các sản phẩm cần mua, bán, cùng với số lượng, chất lượng, giá cả và thủ tục mua hàng Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối thiểu hóa chi phí và đảm bảo quy trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.
1.3.1.3 Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp, bao gồm máy móc, thiết bị, kho bãi, có ảnh hưởng lớn đến hoạt động mua hàng Sự đầy đủ của cơ sở vật chất không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua sắm mà còn đảm bảo khả năng dự trữ hiệu quả cho doanh nghiệp.
1.3.1.4 Khả năng tài chính của doanh nghiệp
Khả năng tài chính là yếu tố quyết định cho mọi hoạt động kinh doanh, bao gồm cả tổ chức mua hàng Doanh nghiệp có nguồn tài chính dồi dào sẽ tổ chức mua hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, từ đó nâng cao uy tín Ngược lại, doanh nghiệp với nguồn vốn hạn hẹp sẽ gặp khó khăn trong việc mua hàng, dễ dàng bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
1.3.1.5 Nguồn nhân lực của doanh nghiệp
Nhà quản trị và đội ngũ nhân viên mua hàng đóng vai trò quan trọng trong tổ chức quy trình mua sắm, từ việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp cho đến thương lượng, đặt hàng, giao nhận và thanh toán Sở hữu một đội ngũ nhân viên mua hàng có kiến thức sâu về sản phẩm và hiểu rõ mục tiêu chiến lược kinh doanh cùng các chính sách kinh tế, pháp luật liên quan sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
1.3.2 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 1.3.2.1 Nhà cung cấp
Nhà cung cấp đóng vai trò then chốt trong việc duy trì lưu thông hàng hóa, đảm bảo uy tín của doanh nghiệp với khách hàng Sự nhanh chóng và kịp thời trong việc đáp ứng nhu cầu hàng hóa từ nhà cung cấp sẽ có tác động tích cực đến hoạt động kinh doanh Trong quy trình tổ chức mua hàng, việc gặp gỡ trực tiếp với nhà cung cấp là rất quan trọng Áp dụng một cách sáng tạo và linh hoạt các nguyên tắc mua hàng, đồng thời xây dựng mối quan hệ làm ăn bền vững với nhà cung cấp là yếu tố quyết định cho sự thành công.
1.3.2.2 Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng
Khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tiêu dùng sản phẩm của doanh nghiệp, từ đó giúp doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận và phát triển Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng, chất lượng và giá cả hàng hóa mà doanh nghiệp nhập về Khi nhu cầu của khách hàng thay đổi, hoạt động mua hàng của doanh nghiệp cũng cần điều chỉnh theo Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu nhu cầu và thị hiếu của khách hàng để xây dựng chính sách mua hàng hiệu quả.
Trong môi trường kinh doanh, việc cạnh tranh về giá cả và chất lượng sản phẩm là điều không thể tránh khỏi Doanh nghiệp cần theo dõi sự thay đổi của đối thủ cạnh tranh để tránh mất khách hàng và giảm sút hoạt động kinh doanh Sự hiện diện của đối thủ giúp doanh nghiệp xác định vị trí của mình trên thị trường, từ đó thúc đẩy quá trình hoàn thiện và phát triển liên tục.
Doanh nghiệp cần duy trì sự cạnh tranh về giá cả và chất lượng sản phẩm, điều này ảnh hưởng đáng kể đến quy trình tổ chức mua hàng Do đó, việc tổ chức mua hàng cần được thực hiện một cách hiệu quả nhất để đáp ứng yêu cầu thị trường.
1.3.2.4 Môi trường kinh tế chính trị
Các yếu tố kinh tế như tỷ giá hối đoái, thị trường tài chính, chính sách tài khóa và văn hóa tiêu dùng đều có ảnh hưởng đáng kể đến quy trình tổ chức mua hàng của doanh nghiệp.
Các chính sách và quy định pháp luật về kinh tế của nhà nước có tác động lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nhà nước không chỉ định hướng phát triển kinh tế mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Thông qua các chính sách pháp luật liên quan đến sản phẩm, thuế và giải quyết tranh chấp, doanh nghiệp có thể tổ chức mua hàng hợp pháp và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TIẾN HUY
Khái quát về công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy được thành lập vào ngày 24 tháng 2 năm 2006 theo giấy chứng nhận kinh doanh số 0403000390 của Sở Kế Hoạch
Và Đầu Tư tỉnh Hải Dương đã cấp.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TIẾN HUY
Mã số thuế: 0800304399 Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Đông Trại, xã Đồng Quang, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương Điện thoại: 03203531190 Fax: 03203531117
Vốn điều lệ: 9000.000.000đ ( viết bằng chữ: chín tỷ đồng )
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đa dạng, bao gồm sản xuất và mua bán các mặt hàng như gò, hàn cơ khí, vật tư thiết bị điện tiêu dùng, sắt, thép lưới, thép cuộn, thép cây, thép ống, tôn tấm, tôn cuộn, que hàn, ống nhựa, nhựa PVC, sơn các loại, và phế liệu Ngoài ra, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, và hạ tầng cơ sở đô thị, cũng như cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ trong nước.
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy hiện có vốn điều lệ 9 tỷ đồng và đã trải qua 9 năm phát triển mạnh mẽ Từ một doanh nghiệp nhỏ với nguồn vốn hạn chế và cơ sở vật chất thiếu thốn, công ty đã trở thành một đơn vị vững mạnh trong ngành xây dựng Đội ngũ nhân viên hiện tại gồm 50 người, trong đó có nhiều kỹ thuật viên dày dạn kinh nghiệm Cơ sở vật chất và trang thiết bị của công ty đã được đầu tư hiện đại, đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất.
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy đang mở rộng thị trường chế tạo sản phẩm từ sắt thép, nhằm tăng doanh thu và cải thiện hiệu quả kinh tế, đồng thời góp phần tạo ra nhiều việc làm cho người lao động.
Nhờ những cố gắng và nỗ lực của mình, công ty đang dần khẳng định được vị thế và niềm tin trên thị trường.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Chức năng:
Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm cơ khí, sắt thép, vật tư thiết bị tiêu dùng, đồng thời thực hiện nhiều hoạt động kinh doanh khác Chúng tôi cam kết đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất, nhằm đạt được các mục tiêu phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Giải quyết tốt các mối quan hệ bên trong nội bộ doanh nghiệp cũng như mối quan hệ giữa doanh nghiệp với bên ngoài.
- Hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu của thị trường;
Chúng tôi cam kết thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với khách hàng về sản phẩm và dịch vụ, đồng thời giải quyết hợp lý các mối quan hệ lợi ích với các đối tác kinh doanh dựa trên nguyên tắc bình đẳng và lợi ích chung.
Chúng tôi cam kết không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên, đồng thời chú trọng bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hóa cũng như chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao hiệu quả làm việc trong công ty.
- Bảo toàn và tăng trưởng vốn, mở rộng kinh doanh;
- Bảo vệ môi trường, bảo vệ sản xuất, bảo đảm an ninh, an toàn và trật tự xã hội;
- Chấp hành pháp luật, thực hiện chế độ hạch toán thống kê thống nhất và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước.
2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức của công ty cổ phần sản xuất và thương mại
( Nguồn: Bộ phận hành chính, nhân sự )
Giám đốc là người đại diện pháp nhân của Công ty, đảm nhận trách nhiệm pháp lý cao nhất và lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh Họ có nghĩa vụ chịu trách nhiệm trước pháp luật và Công ty về việc điều hành và quản lý các hoạt động của Công ty.
Phó Giám đốc có nhiệm vụ nhận chỉ đạo từ Giám đốc và được uỷ quyền khi Giám đốc vắng mặt Vai trò của Phó Giám đốc bao gồm việc đại diện cho Giám đốc trong việc theo dõi và quản lý trực tiếp các đơn vị sản xuất của Công ty.
Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế hàng ngày Họ tiếp nhận hóa đơn từ các giao dịch bán hàng và mua hàng của tổ kinh doanh, đồng thời thực hiện kiểm kê tài sản, hàng hóa, nguyên vật liệu và thành phẩm của công ty Ngoài ra, bộ phận này còn theo dõi toàn bộ tài sản hiện có và cung cấp thông tin đầy đủ về hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
Phân tích toàn bộ chi phí sản xuất và kết quả kinh doanh trong kỳ để xác định các biện pháp tối ưu giúp doanh nghiệp phát triển bền vững Mục tiêu là đạt hiệu quả cao với chi phí tối thiểu, đồng thời tăng cường tích lũy tái đầu tư và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tin học, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế theo pháp luật về kế toán.
Văn phòng Xưởng sản xuất
Bộ phận kinh doanh Bộ phận kế toán Bộ phận sản xuất
Hành chính, nhân sự Bộ phận bán hàng
Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty Họ đề xuất các chiến lược hiệu quả nhằm phát triển doanh nghiệp và tìm kiếm, tiếp cận khách hàng mới.
Bộ phận hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức bộ máy và quản lý sản xuất của công ty Họ chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ cán bộ công nhân, điều động, sắp xếp và tuyển dụng lao động nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Bộ phận sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ sản xuất, thực hiện các yêu cầu từ giám đốc và phó giám đốc Nhiệm vụ chính của bộ phận này là sản xuất các mặt hàng đa dạng từ sắt thép, nhựa ống và các vật liệu khác.
Bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm nhập mua hàng theo chỉ đạo của giám đốc, vận chuyển hàng hóa và thành phẩm đến khách hàng ở các địa phương khác nhau, đồng thời thực hiện việc ghi nhận hóa đơn theo quy định pháp luật.
Công ty chuyên đăng ký kinh doanh trong các lĩnh vực xây lắp, dịch vụ, sản xuất và thương mại, hiện đang tập trung chủ yếu vào sản xuất và thương mại Công ty sản xuất các mặt hàng cơ khí và vật tư thiết bị điện tiêu dùng, với dây chuyền sản xuất hiện đại cho dây thép đen 1 ly và lưới thép đen B40 Ngoài ra, công ty còn mua bán các sản phẩm như sắt, thép lưới, thép cuộn, thép cây, thép ống, tôn tấm, tôn cuộn, que hàn, ống nhựa, nhựa PVC, sơn các loại và phế liệu.
2.1.5 Môi trường hoạt động kinh doanh 2.1.5.1 Nhân tố thuộc môi trường bên trong DN
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
2.2.1 Thực trạng về công tác tìm kiếm nhà cung cấp của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
Hiện nay, công ty duy trì mối quan hệ uy tín với nhiều nhà cung cấp, điều này được doanh nghiệp đặc biệt quan tâm Các nhà cung cấp chính bao gồm công ty TNHH Hiền Huy Bắc Ninh, công ty cổ phần dây lưới thép Nam Định và công ty cổ phần Kim Tín Nhờ vào các nhà cung cấp truyền thống này, công ty tiết kiệm được thời gian, chi phí và công sức trong việc tìm kiếm và lựa chọn đối tác cung cấp.
Khi hàng hóa trên thị trường khan hiếm, các nhà cung cấp có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp Trình độ quản lý và đội ngũ nhân viên mua hàng của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy còn hạn chế, dẫn đến những tổn thất nhất định Do đó, việc tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp là rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phân loại nhà cung cấp:
+ Dựa trên giá trị hàng mua công ty Tiến Huy phân loại thành nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ.
Công ty phân loại nhà cung cấp thành hai loại: nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới, dựa trên tính chất quan hệ Đối với các mặt hàng thường xuyên kinh doanh, công ty sẽ lựa chọn mua từ nhà cung cấp truyền thống Ngược lại, đối với các mặt hàng mới hoặc những mặt hàng mà nhà cung cấp truyền thống không đáp ứng được, công ty sẽ tìm kiếm nhà cung cấp mới.
Bảng 2.2: Nguồn thông tin tìm kiếm nhà NCC của công ty
STT Nguồn thông tin Số phiếu Tỷ lệ %
1 Các mối quan hệ với các NCC truyền thống 9/10 90
2 Các thông tin về nhà cung cấp được lưu trữ tại hồ sơ công ty
3 Các thư chào hàng của nhà cung cấp 4/10 40
4 Qua người quen giới thiệu 4/10 40
5 Vô tuyến truyền hình, đài, mạng Internet 3/10 30
6 Đại diện nhà cung cấp đi giới thiệu sản phẩm 2/10 20
7 Hội chợ triển lãm và giới thiệu sản phẩm 0/10 0
8 Hồ sơ dự thầu của các nhà cung cấp 0/10 0
( Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra trắc nghiệm )
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy tìm kiếm nhà cung cấp chủ yếu dựa vào mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống, chiếm 90% kết quả từ phiếu điều tra trắc nghiệm Bên cạnh đó, thông tin về nhà cung cấp được lưu trữ tại hồ sơ công ty cũng đóng góp 80% vào quá trình tìm kiếm.
Việc tìm kiếm nhà cung cấp có thể thực hiện qua nhiều kênh khác nhau, bao gồm thư chào hàng từ nhà cung cấp, giới thiệu từ người quen, tìm kiếm trên Internet, và đại diện nhà cung cấp giới thiệu sản phẩm Tuy nhiên, công ty không tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, hồ sơ dự thầu, cũng như báo và tạp chí.
Lập hồ sơ nhà cung cấp là quy trình quan trọng của công ty Tiến Huy, chủ yếu dựa vào các nhà cung cấp trong nước, giúp việc thu thập thông tin trở nên dễ dàng hơn so với nhà cung cấp nước ngoài Doanh nghiệp tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững và lâu dài với các nhà cung cấp Khi tiếp nhận nhà cung cấp mới, công ty thực hiện lưu trữ và lập hồ sơ theo các tiêu chí quy định, bao gồm tên hiệu, chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, chất lượng sản phẩm và uy tín nhãn hiệu.
Bảng 2.3: Các nhà cung cấp của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
STT Tên nhà cung cấp Mặt hàng cung cấp
1 Công ty trách nhiệm hữu hạn Hiền Huy Bắc
2 Công ty cổ phần dây lưới thép Nam Định Dây thép mạ kẽm, thép gai, lưới B40, lưới hàn, lưới lục giác
3 Công ty cổ phần Kim Tín Que hàn
4 Công ty TNHH MTV Long Nhật Dầu diexel
5 Công ty cổ phần thương mại Thái Hưng Thép D6.5
6 Công ty cổ phần SMC Hà Nội Thép D6.5
( Nguồn: Bộ phận kinh doanh )
2.2.2 Thực trạng về công tác lựa chọn nhà cung cấp của Công ty cổ phấn sản xuất và thương mại Tiến Huy
Bảng 2.4: Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp của công ty
STT Các tiêu chuẩn Số phiếu Tỷ lệ %
4 Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp 5/10 50
5 Khả năng sản xuất của NCC 5/10 50
6 Khả năng tài chính của NCC 3/10 30
7 Dịch vụ sau bán và dịch vụ bảo trì 3/10 30
( Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra trắc nghiệm )
Công ty Tiến Huy chú trọng vào mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp, đánh giá dựa trên chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ sau bán hàng và khả năng tài chính của họ Tiêu chí hàng đầu trong việc lựa chọn nhà cung cấp là chất lượng và thời hạn giao hàng, chiếm 90% số phiếu, vì khách hàng luôn là ưu tiên hàng đầu Nếu nhà cung cấp không giao hàng đúng hạn, công ty có thể mất cơ hội kinh doanh và uy tín Ngoài ra, giá thành hàng hóa cũng quan trọng, chiếm 70% số phiếu trong khảo sát.
Theo kết quả khảo sát, 100% phiếu bầu cho rằng công ty Tiến Huy áp dụng nguyên tắc "nên mua hàng từ nhiều nhà cung cấp", điều này giúp công ty giảm thiểu rủi ro trong quá trình mua sắm và giảm áp lực về giá cả.
Giám đốc sẽ quyết định chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với các yêu cầu của công ty sau khi xem xét báo cáo lựa chọn nhà cung cấp.
2.2.3 Thực trạng về công tác thương lượng và đặt hàng của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
Sau khi xác định nhà cung cấp phù hợp, công ty Tiến Huy tiến hành thương lượng và đặt hàng nhằm ký kết hợp đồng mua bán với đối tác.
Công ty Tiến Huy thực hiện thương lượng hàng hóa chủ yếu qua điện thoại và email, do nhà cung cấp truyền thống chiếm ưu thế Các nhà cung cấp như Công ty cổ phần dây lưới thép Nam Định, Công ty cổ phần thương mại Thái Hưng, và Công ty cổ phần Kim Tín thường được thương lượng qua các hình thức này Ngược lại, với các nhà cung cấp mới như Công ty TNHH Thuận Tiến và Công ty cổ phần SMC Hà Nội, công ty ưu tiên gặp gỡ trực tiếp để trao đổi.
- Thương lượng về giá cả, chất lượng, mẫu mã tiêu chuẩn kỹ thuật
Trong quá trình thương lượng về phương thức thanh toán, công ty có thể lựa chọn các hình thức như trả ngay, chuyển khoản hoặc tín dụng chứng từ Đồng thời, công ty cũng luôn xác định rõ ràng thời hạn thanh toán với nhà cung cấp để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong giao dịch.
Thời gian và địa điểm giao hàng cho sản phẩm sắt thép, vật liệu cơ khí và thiết bị tiêu dùng của công ty chủ yếu diễn ra tại kho chứa của công ty.
Các điều kiện bảo hành quy định rằng nếu mặt hàng nhà cung cấp giao không đúng yêu cầu của công ty, sản phẩm có thể được đổi trả trong vòng 15 ngày Tuy nhiên, thực tế cho thấy quy trình bảo hành giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp thường diễn ra chậm chạp, dẫn đến việc nhiều doanh nghiệp bỏ lỡ thời gian bảo hành và không được hưởng dịch vụ bảo hành từ hãng.
Mặc dù công ty thường xuyên mua hàng từ những nhà cung cấp truyền thống, công tác thương lượng và đàm phán với họ vẫn chưa được chú trọng Các nội dung của cuộc thương lượng thường lặp lại theo mô típ của những lần trước, dẫn đến thiếu sự đổi mới và hiệu quả trong quan hệ cung ứng.
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TIẾN HUY
Phương hướng hoạt động của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến
Trong những năm gần đây, hoạt động kinh doanh của công ty có sự tăng trưởng tốt.
Trong năm 2015, công ty ghi nhận sự tăng trưởng về giá vốn hàng bán, doanh thu và lợi nhuận Để nâng cao hiệu quả hoạt động, công ty đã đầu tư vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên mua hàng và quản lý chặt chẽ quy trình mua sắm, nhằm đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa đáp ứng nhu cầu bán ra cũng như dự trữ của doanh nghiệp.
Công ty Tiến Huy đang có hoạt động kinh doanh ổn định và lượng khách hàng mua sản phẩm ngày càng tăng Để đáp ứng nhu cầu khách hàng và cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ, công ty dự định mở rộng thị trường sang các tỉnh lân cận như Hải Phòng và Hưng Yên.
Trong 5 năm tới đây, chiến lược hoạt động của công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy:
Mục tiêu doanh thu của chúng tôi là đạt mức tăng trưởng bình quân hàng năm trên 20% so với năm trước Đồng thời, doanh thu từ các sản phẩm mới dự kiến sẽ tăng trưởng từ 5% đến 7% trong quý tiếp theo so với quý trước, nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định trên toàn thị trường.
Mục tiêu của công ty là trở thành nhà cung cấp hàng đầu tại tỉnh Hải Dương về sản phẩm sắt thép phục vụ xây dựng Chúng tôi cam kết không ngừng nâng cao và cải tiến chất lượng dịch vụ vận chuyển, nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường và mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ của mình.
Mục tiêu định hướng vào khách hàng là đa dạng hóa sản phẩm để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng Cần phân định rõ các sản phẩm nhằm thỏa mãn các phân khúc thị trường mục tiêu.
Mục tiêu nhân lực là nâng cao cả số lượng và chất lượng lao động hàng năm, tăng cường năng suất làm việc, tiếp tục triển khai các chính sách đào tạo và đãi ngộ hợp lý, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên.
Mục tiêu của công ty là duy trì vị thế vững chắc trên thị trường hiện tại, đồng thời củng cố và mở rộng sang các khu vực thị trường có tiềm năng phát triển lớn hơn.
+ Mục tiêu trách nhiệm xã hội: thực hiện tốt việc đóng góp thuế thu nhập doanh nghiệp vào Ngân sách nhà nước.
Trong 5 năm tới, Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy sẽ tập trung vào việc hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng thông qua việc tối ưu hóa quy trình cung ứng, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời áp dụng công nghệ thông tin để cải thiện hiệu quả quản lý Công ty cũng sẽ chú trọng vào việc đào tạo nhân viên để nâng cao kỹ năng và kiến thức trong lĩnh vực mua sắm, từ đó tăng cường khả năng đàm phán và xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp Thêm vào đó, việc nghiên cứu thị trường và phân tích xu hướng tiêu dùng sẽ giúp Tiến Huy đưa ra các quyết định mua hàng chính xác và kịp thời, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển mạnh mẽ và cạnh tranh ngày càng khốc liệt, Công ty Tiến Huy, cùng với các doanh nghiệp thép khác, đang nỗ lực không ngừng để nâng cao hiệu quả kinh doanh Với thị trường khách hàng rộng lớn và kết quả kinh doanh khả quan trong thời gian gần đây, công ty đã xác định các phương hướng chiến lược lâu dài nhằm duy trì và phát triển vị thế trên thị trường.
Huy động và sử dụng vốn hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy khai thác tối đa nguồn vốn từ cả bên trong lẫn bên ngoài Điều này không chỉ hạn chế sự phụ thuộc vào nguồn vốn vay mà còn tối ưu hóa việc sử dụng nguồn vốn tự có của công ty.
Giảm chi phí kinh doanh là một chiến lược quan trọng giúp công ty tiết kiệm chi phí quản lý và chi phí hoạt động sản xuất, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh về giá cả sản phẩm so với đối thủ.
+ Nâng cao chất lượng quản lý, chất lượng nhân viên mua hàng: tổ chức tốt công tác mua hàng, đảm bảo hàng hóa cho hoạt động kinh doanh.
Quan điểm giải quyết thực trạng công tác tổ chức mua hàng của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
Để nâng cao sức cạnh tranh trong thị trường sắt thép và vật liệu cơ khí, công ty Tiến Huy đã xác định rõ ràng phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh Hoạt động mua hàng đóng vai trò quan trọng, quyết định đến đầu ra sản phẩm, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế thị trường đầy biến động hiện nay Công ty đã nỗ lực phấn đấu và đề ra mục tiêu cụ thể trong tổ chức mua hàng nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, công ty cần thường xuyên xác định rõ nhu cầu mua hàng, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường và các hoạt động kinh doanh.
Tăng cường giao tiếp và chủ động thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp là yếu tố quan trọng để trao đổi thông tin và tìm kiếm giải pháp kỹ thuật Việc này giúp học hỏi và cải tiến liên tục trong thiết kế, hướng tới sản phẩm hoàn thiện hơn Đồng thời, tạo ra một môi trường làm việc đầy đam mê và sôi nổi, nơi mà kiến thức chuyên môn được chia sẻ giữa các đồng nghiệp trong phòng kỹ thuật Cuối cùng, xây dựng mối quan hệ gắn bó giữa các phòng ban sẽ tạo ra một môi trường làm việc tốt nhất cho tất cả mọi người trong công ty.
Cần thiết phải tổ chức công tác mua hàng theo đúng như quy trình đã đề ra trong ISO 9001- 2000, để có được hiệu quả tốt nhất
Chủ động tìm kiếm nhà cung cấp mới giúp doanh nghiệp mở rộng cơ hội kinh doanh và giảm thiểu rủi ro từ nhà cung cấp cũ Đồng thời, cần thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc mua hàng đã được đề ra để đảm bảo hiệu quả trong quá trình cung ứng.
Việc đánh giá công tác tổ chức mua hàng cần được thực hiện thường xuyên và khách quan, với các tiêu chuẩn cụ thể để nhận diện hạn chế và ưu điểm Đầu tư vào nhân lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là cần thiết để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên mua hàng Công ty cần xác định rõ những điểm yếu của nhân viên để có kế hoạch đào tạo và chế độ đãi ngộ phù hợp nhất.
Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của Công
cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
3.3.1 Tăng cường chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Để đảm bảo giao hàng hiệu quả, công ty không chỉ duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống mà còn cần tích cực tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp mới Việc này giúp công ty xác định được nhà cung cấp tối ưu, mang lại hàng hóa chất lượng cao với giá cả hợp lý và thời gian giao hàng đúng hẹn.
Việc mua hàng hiện nay đã trở nên dễ dàng hơn nhờ sự phát triển của thương mại điện tử, với các doanh nghiệp có website riêng để giới thiệu sản phẩm và thông tin liên lạc Thay vì gặp mặt trực tiếp, công ty có thể tìm kiếm thông tin và giao dịch qua email Tuy nhiên, công ty Tiến Huy vẫn chưa tận dụng hiệu quả thương mại điện tử trong hoạt động mua sắm Do đó, công ty cần tăng cường tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp qua internet để tiết kiệm chi phí giao dịch và nâng cao khả năng nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và chính xác hơn.
Sau mỗi lần mua sắm hoặc sau một thời gian hoạt động, công ty cần tiến hành đánh giá và lựa chọn lại các nhà cung cấp Quá trình này bao gồm việc tự đánh giá nhà cung cấp hiện tại và so sánh với các nhà cung cấp khác để đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn rõ ràng và khoa học để đánh giá nhà cung cấp, nhằm lựa chọn được đối tác phù hợp nhất có khả năng đáp ứng nhu cầu Việc áp dụng bảng đánh giá theo thang điểm cho từng nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chính xác hơn trong quá trình lựa chọn.
Bảng 3.1: Bảng đánh giá đối với từng nhà cung cấp
STT CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ NỘI DUNG
THU THẬP HỆ SỐ ĐIỂM ĐIỂM*
4 Khả năng cung cấp hàng hóa 4
Tổng cộng 21 Điểm trung bình = (Tổng điểm* Hệ số ) / tổng hệ số
( Nguồn: Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại )
Sau khi có được điểm trung bình doanh nghiệp tiến hành so sánh lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
3.3.2 Nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đặt hàng
Công ty thường xuyên tham gia vào các cuộc thương lượng, tuy nhiên, việc đàm phán đặt hàng không phải lúc nào cũng đạt được kết quả như kỳ vọng Để nâng cao hiệu quả thương lượng, công ty cần thực hiện một số biện pháp nhất định.
Trình độ chuyên môn, kỹ năng ký kết hợp đồng của nhân viên mua hàng còn kém.
Công ty cần xây dựng một kế hoạch đào tạo chi tiết về chuyên môn và kỹ năng mua hàng cho nhân viên Việc tổ chức thường xuyên các buổi hội thảo và nói chuyện sẽ giúp nâng cao kinh nghiệm và kiến thức cho đội ngũ nhân viên.
Trong quá trình thương lượng, việc giữ thế chủ động với nhà cung cấp là rất quan trọng Người tham gia cần xác định rõ nội dung cần thương lượng và đưa ra mức giá cạnh tranh mà nhà cung cấp có thể chấp nhận Nhân viên mua hàng phải nắm vững thông tin về hàng hóa, thị trường đối thủ và chính sách giá của các nhà cung cấp khác để đưa ra yêu cầu hợp lý với nhà cung cấp hiện tại.
Doanh nghiệp cần chủ động trong việc quản lý nhu cầu mua hàng và lên kế hoạch hiệu quả, giảm thiểu giấy tờ và thủ tục không cần thiết Việc xử lý hồ sơ mua hàng cần được thực hiện một cách khoa học và nhanh chóng để tránh lãng phí thời gian Đồng thời, công ty nên tránh bố trí công việc chồng chéo giữa các phòng ban Đầu tư vào phần mềm quản lý mua hàng là giải pháp tối ưu, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho nhân viên Phần mềm này có khả năng thực hiện toàn bộ quy trình từ lập phiếu yêu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng, đến xác nhận giao hàng và thanh toán.
3.3.3 Thực hiện tốt hơn nữa công tác giao nhận và thanh toán tiền hàng
Việc kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng hóa của công ty diễn ra khá tốt, nhưng cần được thực hiện chu đáo và chặt chẽ hơn Nhân viên giao nhận cần nắm rõ địa điểm, thời gian giao nhận, hóa đơn và điều kiện giao hàng để cải thiện hiệu quả công việc Quy trình kiểm tra giao nhận và thanh toán nên được thực hiện bởi đội ngũ cán bộ và nhân viên có kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và kỹ năng nghề nghiệp, nhằm tránh sai sót kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp khi hàng hóa đến tay khách hàng.
Bộ phận kho cần sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý để tránh tình trạng lộn xộn và bừa bãi, nhằm tiết kiệm thời gian cho nhân viên mua hàng khi nhận hàng về kho.
3.3.4 Tăng cường chú trọng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng
Công ty cần chú trọng vào việc nghiên cứu và dự báo nhu cầu thị trường để xác định chính xác nhu cầu của khách hàng trong tương lai Việc thu thập thông tin thị trường sẽ giúp công ty chủ động hơn trong công tác mua hàng Đồng thời, công ty nên xây dựng kế hoạch mua hàng cụ thể, phù hợp với tình hình và đặc điểm kinh doanh của mình.
Công ty Tiến Huy cần phân loại nhu cầu mua hàng để phát triển các phương án phù hợp với từng loại sản phẩm Nhu cầu mua sắt thép được chia thành hai loại: sản phẩm bán lẻ cho khách hàng cá nhân và sắt thép cung cấp cho tổ chức Việc xác định rõ nhu cầu cho từng mặt hàng dựa trên yêu cầu của khách hàng giúp doanh nghiệp chuẩn bị mua hàng hiệu quả hơn Để đạt được điều này, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, đặc biệt là giữa bộ phận kinh doanh và sản xuất, nhằm cung cấp số liệu dự đoán chính xác về thị trường Nhu cầu mua hàng còn phụ thuộc vào lượng bán ra và tồn kho, do đó, cần nghiên cứu kỹ lưỡng từng yếu tố liên quan.
Để tối ưu hóa quy trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin, công ty cần trang bị đầy đủ thiết bị và thông tin cần thiết Quan trọng hơn, việc nâng cao năng lực chuyên môn và khả năng nắm bắt tình hình thị trường của đội ngũ cán bộ và nhân viên mua hàng là yếu tố then chốt để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động này.
3.3.5 Cần có công tác đánh giá kết quả mua hàng
Công ty Tiến Huy vẫn chưa chú trọng vào công tác đánh giá kết quả mua hàng.
Công ty cần theo dõi và ghi chép các tiêu chuẩn của nhà cung cấp, xác định điều kiện đạt và chưa đạt để đưa ra biện pháp khắc phục Sau khi đánh giá, cần phản hồi cho nhà cung cấp về những thiếu sót để xem khả năng khắc phục của họ Nếu nhà cung cấp không thể cải thiện, doanh nghiệp nên xem xét tìm kiếm nhà cung cấp khác phù hợp hơn.
Cần thực hiện đánh giá công tác mua hàng ở tất cả các giai đoạn để kịp thời điều chỉnh quy trình Việc đánh giá sau mỗi khâu giúp phát hiện và khắc phục vấn đề, tránh tổn thất lớn cho doanh nghiệp và nhà cung cấp Kiểm tra thường xuyên không chỉ giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro mà còn rút ra bài học kinh nghiệm, từ đó có biện pháp hiệu quả hơn trong tương lai.
