1.2 .Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp
1.2.4 .Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Hạn chế: Công ty chỉ tập trung vào nhà cung cấp truyền thống mà chưa chú trọng
tìm kiếm nhà cung cấp mới. Việc lựa chọn nhà cung cấp cứ theo những đơn hàng trước mà tiến hành. Vì vậy mà cơng ty khơng có cơ sở để so sánh giá cả với nhà cung cấp mới nên có thể cơng ty sẽ phải mua với giá cao hơn hoặc bị ép giá. Công ty cũng chưa có phịng nghiên cứu cơng tác phát triển riêng nên hiệu quả tìm kiếm khơng cao.
Ngun nhân: Cơng ty chưa có nhiều đầu tư cho kế hoạch nghiên cứu thị trường,
việc tìm hiểu về nhà cung cấp mới cũng như nhu cầu của khách hàng còn hạn chế. Việc xác định nhu cầu khách hàng, nghiên cứu thij trường chưa được chú trọng. Việc xác định nhu cầu mua hàng còn bị động trước nhu cầu của khách hàng.
Thương lượng và đặt hàng
Hạn chế: Tuy có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp truyền thống nhưng đôi khi
doanh nghiệp vẫn phải chịu những sức ép về giá từ phía các nhà cung cấp. Đội ngũ nhân viên mua hàng vẫn còn thiếu kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức trong q trình thương lượng nên đơi khi doanh nghiệp vẫn phải nhượng bộ. Việc đặt hàng và xử lý đơn hàng
vẫn còn chậm, chưa chủ động. Chỉ khi doanh nghiệp có đơn hàng với khách hàng thì mới tiến hàng việc đặt hàng nên hiệu quả thương lượng không cao.
Nguyên nhân: Công tác đào tạo, huấn luyện nhân viên mua hàng cịn hạn chế. Cơng
ty vẫn chưa thường xun kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở nhân viên. Chưa chủ động trước nguồn hàng gây ra sức ép về giá và cạnh tranh.
Giao nhận và thanh tốn tiền hàng
Hạn chế: Cơng việc giao hàng của nhà cung cấp vẫn còn hiện tượng giao hàng chậm
cho doanh nghiệp. Hàng hóa nhập về cịn có hiện tượng thiếu số lượng, nhầm mã hàng, chất lượng bị ảnh hưởng… Nhiều khi doanh nghiệp chưa thường xuyên đôn đốc nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, làm giảm hiệu quả công việc, mất thời gian của doanh nghiệp. Khi giao nhận hàng hóa thì doanh nghiệp thường khơng biết cách kiểm tra cho khoa học nên công việc tiến hành kiểm tra mất khá nhiều thời gian.
Hàng hóa trong kho cịn sắp xếp lộn xộn, chưa phân định hàng ở kho nào, chưa được cập nhật kịp thời do vậy mất thời gian sắp xếp, lấy hàng ra khỏi kho.
Nguyên nhân: Việc giao hàng đôi khi chịu ảnh hưởng của yếu tố ngoại cảnh như
thời tiết, vận chuyển... nên giao hàng chậm là không tránh khỏi. Việc theo dõi nhà cung cấp về tình hình sản xuất kinh doanh, thời gian đáp ứng sản phẩm cho doanh nghiệp còn gặp nhiều hạn chế, hầu như chỉ thực hiện được rất ít. Cơng tác quản lý khâu hàng hóa nhận về kho của doanh nghiệp còn chưa tốt, bộ phận kho sắp xếp hàng chưa khoa học.
CHƯƠNG 3
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TIẾN HUY 3.1. Phương hướng hoạt động của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy trong thời gian tới
Trong những năm gần đây, hoạt động kinh doanh của cơng ty có sự tăng trưởng tốt. Các chỉ tiêu về giá vốn hàng bán cũng như doanh thu lợi nhuận đều tăng. Năm 2015, công ty cũng đầu tư trang bị nguồn vốn và thời gian cho công tác đào tạo đội ngũ nhân viên mua hàng, quản lý chặt chẽ các khâu trong công tác mua hàng để đảm bảo cả về số luợng cũng như chất luợng hàng hoá đáp ứng nhu cầu bán ra và dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp.
Hoạt động kinh doanh ổn định, cùng với đó là lượng khách hàng mua sản phẩm của công ty cũng tăng lên. Do đó cơng ty Tiến Huy dự định tiến hành mở rộng thị trường kinh doanh sang các tỉnh lân cận như Hải Phòng, Hưng Yên...Để đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, cạnh tranh được với các đối thủ trên thị trường.
Trong 5 năm tới đây, chiến lược hoạt động của công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy:
+ Mục tiêu về doanh thu: mức tăng trưởng bình quân hàng năm đặt trên 20% so với
năm trước, doanh thu các sản phẩm mới có tốc độ tăng trưởng từ 5%-7% của quý sau so với quý trước đó. Đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định trên toàn thị trường.
+ Mục tiêu về sản phẩm, dịch vụ: dẫn đầu thị trường tỉnh Hải Dương về sản phẩm
sắt thép phục vụ xây dựng, không ngừng nâng cao và cải tiến chất lượng dịch vụ vận chuyển, đáp ứng yêu cầu đa dạng của thị trường và mang lại cho khách hàng sự thỏa mãn khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty.
+ Mục tiêu về định hướng vào khách hàng: đa dạng hóa sản phẩm dựa trên tất cả
những nhu cầu của khách hàng. Phân định rõ các sản phẩm thỏa mãn các phân khúc thị trường mục tiêu.
+ Mục tiêu nhân lực: tăng số lượng cũng như chất lượng lao động qua mỗi năm,
tăng năng suất lao động, tiếp tục các chính sách đào tạo, đãi ngộ chuẩn và tạo môi trường làm việc tốt cho các nhân viên.
+ Mục tiêu thị trường: giữ vững thị trường hiện tại của công ty, củng cố và mở rộng
ra các khu vực thị trường có tiềm năng khai thác lớn hơn.
+ Mục tiêu trách nhiệm xã hội: thực hiện tốt việc đóng góp thuế thu nhập doanh
nghiệp vào Ngân sách nhà nước.
Một số phương hướng hoạt động nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy trong 5 năm tới.
Với nền kinh tế ngày càng phát triển ,cạnh tranh gay gắt, thị trường khách hàng rộng lớn cùng với tình hình kinh doanh đạt kết quả khá tốt như trong thời gian gần đây, công ty Tiến Huy cũng như những công ty kinh doanh thép khác, đã không ngừng cố gắng trong hoạt động kinh doanh với những phương hướng chiến lược lâu dài:
+ Huy động vốn và sử dụng vốn một cách có hiệu quả: nhằm khai thác tốt nguồn
vốn bên trong và bên ngồi của cơng ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy hạn chế sự phụ thuộc vào ngồn vốn vay, tận dụng hiệu quả nguồn vốn tự có.
+ Giảm chi phí kinh doanh: tiết kiệm các chi phí quản lý, chi phí hoạt động sản xuất
nhằm tạo lợi thế trong giá cả các sản phẩm kinh doanh của công ty so với các đối thủ cạnh tranh.
+ Nâng cao chất lượng quản lý, chất lượng nhân viên mua hàng: tổ chức tốt cơng
tác mua hàng, đảm bảo hàng hóa cho hoạt động kinh doanh.
3.2. Quan điểm giải quyết thực trạng công tác tổ chức mua hàng của Công ty cổphần sản xuất và thương mại Tiến Huy phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
Để nâng cao sức cạnh tranh của mình trên thị trường sắt thép và vật liệu cơ khí, cơng ty Tiến Huy đã xác định những định hướng rõ ràng trong phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Hoạt động mua hàng có tầm quan trọng to lớn quan trọng quyết định yếu tố đầu ra của sản phẩm- đó là nhìn nhận về hoạt động mua hàng của công
ty khi nền kinh tế thị trường đầy biến động như hiện nay. Công ty đã nỗ lực phấn đấu và đề ra mục tiêu trong công tác tổ chức mua hàng như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất.
Cần xác định rõ nhu cầu mua hàng của công ty một cách thường xuyên, đầy đủ nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Tăng cường giao tiếp, chủ động quan hệ với các nhà cung cấp, trao đổi thơng tin, tìm các giải pháp kỹ thuật để có sự học hỏi và cải tiến thường xuyên trong khâu thiết kế, vươn tới những sản phẩm hồn thiện. Tạo mơi trường làm việc say mê, sôi nổi, chia sẻ kiến thức chuyên mơn với các đồng nghiệp ở phịng kỹ thuật. Tạo mối quan hệ mật thiết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp để có một mơi trường làm việc tốt nhất cho mọi người trong công ty.
Cần thiết phải tổ chức cơng tác mua hàng theo đúng như quy trình đã đề ra trong ISO 9001- 2000, để có được hiệu quả tốt nhất.
Chủ động tìm kiếm thêm nhà cung cấp mới nhằm có nhiều cơ hội kinh doanh cũng như tránh những rủi ro có thể xảy ra do nhà cung cấp cũ mang đến. Cố gắng thực hiện tốt các nguyên tắc mua hàng mà doanh nghiệp đã đề ra.
Việc đánh giá công tác tổ chức mua hàng cần phải được tiến hành thường xuyên, khách quan và khoa học, cần có những tiêu chuẩn đánh giá cụ thể, để từ đó tìm ra hạn chế cần khắc phục cũng như ưu điểm cần phát huy.
Đầu tư thêm cho vấn đề nhân lực, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực của công ty, tạo ra đội ngũ nhân viên mua hàng tốt hơn nữa. Trước hết công ty phải xem nhân viên đang yếu về cái gì để có thể đào tạo, bồi dưỡng và có chế độ đãi ngộ tốt nhất.
3.3. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng của Công tycổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
3.3.1. Tăng cường chủ động trong cơng tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Ngồi việc duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống để đảm bảo việc giao hàng hiệu quả, cơng ty cần tăng cường tìm kiếm và tạo lập mối quan hệ với nhà cung cấp mới. Từ đó tìm ra nhà cung cấp tối ưu có thể cung cấp hàng hóa cho cơng ty với chất lượng cao, giá thành hợp lý, kịp về mặt thời gian.
Việc mua hàng, đặc biệt chú ý tới cơng tác tìm kiếm nhà cung cấp, ngày nay với sự phát triển của thương mại điện tử thì hoạt động này trở nên dễ dàng hơn với các doanh nghiệp kinh doanh đều có website riêng nhằm giới thiệu sản phẩm của họ và thông tin liên lạc. Công ty không phải gặp mặt giao dịch trực tiếp như trước, mà có thể tìm kiếm thơng tin từ internet và dùng thư điện tử để giao dịch. Mặc dù vậy, công ty Tiến Huy vẫn chưa biết tận dụng thương mại điện tử vào hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Do đó cơng ty cần tăng cường tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp thơng qua mạng internet để có thể tiết kiệm chi phí giao dịch, khả năng nắm bắt thơng tin nhanh nhạy chính xác hơn.
Sau mỗi lần mua hàng hoặc sau một thời gian hoạt động công ty cần đánh giá và lựa chọn lại các nhà cung cấp. Có sự đánh giá bản thân nhà cung cấp đồng thời so sánh với các nhà cung cấp khác của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần đề ra một hệ thống các tiêu chuẩn để đánh giá nhà cung cấp cho rõ ràng, khoa học trước khi lựa chọn, để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất với doanh nghiệp, có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể áp dụng bảng đánh giá theo thang điểm để đánh giá đối với từng nhà cung cấp của doanh nghiệp mình như sau:
Bảng 3.1: Bảng đánh giá đối với từng nhà cung cấp
STT CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ THU THẬPNỘI DUNG HỆ SỐ ĐIỂM ĐIỂM*HỆ SỐ
1 Chất lượng sản phẩm 5
2 Giá bán 4
3 Điều kiện thanh tốn 3
4 Khả năng cung cấp hàng hóa 4
5 Chính sách hỗ trợ 2
6 Thời gian giao hàng 3
Tổng cộng 21
Điểm trung bình = (Tổng điểm* Hệ số ) / tổng hệ số
Sau khi có được điểm trung bình doanh nghiệp tiến hành so sánh lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
3.3.2. Nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đặt hàng
Công ty thực hiện nhiều cuộc thương lượng đàm phán nhưng việc thương lượng đặt hàng đôi khi không mang lại hiệu quả như mong muốn. Để đạt được hiệu quả công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:
Trình độ chun mơn, kỹ năng ký kết hợp đồng của nhân viên mua hàng còn kém. Cơng ty cần có kế hoạch cụ thể đào tạo chun mơn, kỹ năng mua hàng cần có cho nhân viên. Thường xuyên tổ chức các buổi nói chuyện để trau dồi kinh nghiệm cho nhân viên.
Trong q trình thương lượng phải ln giữ thế chủ động với nhà cung cấp, đề cập vào đúng nội dung mà mình cần thương lượng với nhà cung cấp. Người tham gia thương lượng phải chủ động đưa ra một mức giá cạnh tranh mà nhà cung cấp có thể chấp nhận được. Do vậy, địi hỏi nhân viên mua hàng, người trực tiếp đứng ra đàm phán phải nắm vững thơng tin liên quan hàng hóa, thơng tin thị trường đối thủ cạnh tranh và chính sách ưu đãi giá cả của nhà cung cấp khác. Từ đó mới đưa ra yêu cầu với nhà cung cấp hiện tại. Doanh nghiệp cần chủ động về nhu cầu mua hàng, chủ động trong công tác lên kế hoạch, giảm bớt những giấy tờ và thủ tục khơng cần thiết, nhanh chóng xử lý các giấy tờ một cách khoa học, khẩn trương, tránh tình trạng mất thời gian trong các khâu thủ tục, hồ sơ, giấy tờ mua hàng. Khơng nên bố trí cơng việc một cách chồng chéo giữa các phịng ban. Công ty nên đầu tư sử dụng phầm mềm quản lý mua hàng. Sử dụng phần mềm giúp công ty tiết kiệm được thời gian, chi phí chi trả cho nhân viên. Do hệ thống phần mềm có thể thực hiện được các cơng tác từ việc lập phiếu yêu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng mua hàng, xác nhận hàng đã giao và thanh toán.
3.3.3. Thực hiện tốt hơn nữa cơng tác giao nhận và thanh tốn tiền hàng
Nhìn chung việc kiểm tra, theo dõi giao nhận hàng hóa của cơng ty thực hiện khá tốt. Công ty cũng khá chú trọng công tác này. Tuy nhiên việc kiểm tra, kiểm soát, theo dõi cần tiến hành chu đáo, chặt chẽ hơn. Nhân viên giao nhận cần nắm được một số vấn đề để làm công tác giao nhận tốt hơn như địa điểm thời gian giao nhận, các hóa đơn giao hàng, điều kiện giao hàng... Việc kiểm tra giao nhận hàng và thanh toán tiền hàng phải do một bộ phận cán bộ và nhân viên nhiều kinh nghiệm, có kiến thức chun mơn, có kỹ năng
nghề nghiệp, tránh tình trạng hàng nhập về bị sai xót về kỹ thuật mà đến tận khi bán hàng cho khách mới nhận ra lỗi thì sẽ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Bộ phận kho cần tiến hành sắp xếp hàng hóa trong kho cho hợp lý, tránh tình trạng lộn xộn, bừa bãi làm mất thời gian nhận hàng về kho của nhân viên mua hàng.
3.3.4. Tăng cường chú trọng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng
Công ty cần quan tâm hơn nữa đến công tác nghiên cứu và dự báo nhu cầu thị trường, thu thập các thơng tin về thị trường để có thể xác định được nhu cầu của khách hàng trong tương lai, chủ động hơn trong công tác mua hàng. Công ty cần xây dựng kế hoạch mua hàng cụ thể và phù hợp với tình hình và đặc điểm kinh doanh của mình.
Trước tiên cơng ty cần phải phân loại nhu cầu mua hàng để đưa ra các phương án khác nhau phù hợp với đặc điểm của từng loại hàng hóa. Trong cơng ty Tiến Huy thì nhu cầu về mua các mặt hàng sắt thép được phân thành hai loại đó là: nhu cầu mua các sản phẩm sắt thép, vật liệu nhằm bán lẻ cho khách hàng cá nhân và sắt thép, vật liệu để bán cho khách hàng là tổ chức. Công ty nên xác định rõ nhu cầu cho từng mặt hàng theo nhu cầu của khách hàng, dự đốn càng chính xác bao nhiêu thì doanh nghiệp càng dễ dàng hơn trong công tác chuẩn bị mua hàng. Để làm được điều này thì cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận với nhau nhất là bộ phận kinh doanh, bộ