1.2 .Các nội dung của công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp
1.2.4 .Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng
2.1. Khái quát về công ty Cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
2.1.5. Môi trường hoạt động kinh doanh
2.1.5.1. Nhân tố thuộc môi trường bên trong DN
Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Với mục tiêu của doanh nghiệp là sản xuất sản phẩm cơ khí, vật tư thiết bị tiêu dùng nhằm thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Vì vậy mà trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp ln khơng ngừng nỗ lực hồn thiện sản phẩm với chất lượng tốt nhất, giá cả hợp lý. Do đó, cơng tác mua hàng ln được chú trọng, nâng cao, và thực hiện có hiệu quả. Nhờ có những chiến lược kinh doanh cụ thể mà doanh nghiệp luôn chủ động được nguồn hàng, đảm bảo lưu thơng hàng hóa, ứng phó được với những tình hình kinh doanh biến động.
Chính sách sản phẩm
Chính sách sản phẩm của Cơng ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy rất đa dạng, phong phú. Doanh nghiệp không chỉ tập trung vào một mặt hàng duy nhất, ngoài các sản phẩm về sắt thép, cịn có các sản phẩm về tơn, ống nhựa. Sản phẩm chủ
chốt của doanh nghiệp là dây thép. Từ đó doanh nghiệp ln có chính sách mua hàng hợp lý, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng.
Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật
Trong những năm gần đây cơng ty liên tục bổ sung thiết bị, máy móc nhằm hồn thiện dây chuyền sản xuất phù hợp với yêu cầu của sản phẩm, phù hợp với quy định của pháp luật: môi trường, PCCC. Đặc biệt công ty đầu tư dây chuền sản xuất dây thép đen 1 ly, lưới thép đen B40 hiện đại. Cơ sở vật chất kỹ thuật được trang bị luân chuyển, hệ thống kho, hệ thống trang thiết bị cũng được quan tâm và hoàn thiện nhằm dự trữ hàng hóa một cách tốt nhất.
Khả năng tài chính của doanh nghiệp
Với vốn điều lệ 9 tỷ đồng, công ty chủ động được trong công tác mua hàng. Khả năng tài chính của doanh nghiệp càng lớn mạnh thì việc tổ chức cơng tác mua hàng có nhiều thuận lợi hơn, không bỏ qua các cơ hội về hàng hóa khi cần thiết, giúp cho hàng hóa lưu thơng ổn định.
Nguồn nhân lực của doanh nghiệp
Nhà quản trị và đội ngũ nhân viên mua hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác mua hàng cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Vì vậy, cơng ty ln lựa chọn những người có phẩm chất, năng lực phù hợp đảm bảo cho công tác mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Ngồi ra, đội ngũ nhân viên mua hàng cũng được tham gia các khóa học ngắn hạn do công ty tổ chức để đảm bảo chuyên môn của mình.
2.1.5.2. Nhân tố thuộc mơi trường bên ngồi DN
Nhà cung cấp
Công tác quản trị mua hàng được công ty Tiến Huy tiến hành tốt với các nhà cung cấp có uy tín và là cung cấp truyền thống của cơng ty. Khi tiến hành mua hàng hóa của các nhà cung ứng mới đều được công ty xem xét, lựa chọn kỹ lưỡng. Các mặt hàng chủ yếu là bột rút thép, dầu diexel, que hàn, dây thép mạ, thép gai lưới…
Công ty tiến hành thương lượng và đặt hàng của nhiều nhà cung cấp. Tuy nhiên mỗi loại mặt hàng công ty chỉ mua của một nhà cung cấp duy nhất. Đây là điểm hạn chế trong trong công tác quản trị mua hàng của công ty bởi rất dễ dẫn đến rủi ro nếu nhà cung cấp này xảy ra vấn đề như không đủ nguồn hàng hay nguồn hàng không đảm bảo đúng yêu cầu.
Nhu cầu của khách hàng là một trong những nhân tố quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến việc mua bán hàng hóa của doanh nghiệp. Khách hàng công ty bao gồm cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nhưng phần lớn là các doanh nghiệp. Vì vậy mà việc đảm bảo uy tín đóng vai trị quan trọng. Khi nhu cầu mua hàng của khách hàng thay đổi thì cơng tác mua hàng doanh nghiệp cũng thay đổi theo.
Đối thủ cạnh tranh
Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp cùng kinh doanh các sản phẩm cơ khí, vật liệu sắt thép như cơng ty Tiến Huy. Cạnh tranh trên thị trường gay gắt cả về giá cả cũng như chất lượng sản phẩm. Vì vậy mà cơng tác mua hàng càng quan trọng để phục vụ tốt nhất nhu cầu khách hàng, giữ được khách hàng trung thành cho doanh nghiệp.
Môi trường kinh tế chính trị
Các chính sách, luật pháp, hiến pháp, quy định của nhà nước, đều tác động trực tiếp và ảnh hưởng sâu sắc đến công tác mua hàng của cơng ty Tiến Huy. Doanh nghiệp dựa trên các chính sách về sản phẩm, chính sách thuế, chính sách về giải quyết các tranh chấp để tiến hành công tác tổ chức mua hàng hiệu quả.
2.1.6. Kết quả hoạt động kinh doanh trong ba năm từ năm 2013 – 2015 của Công tycổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy từ năm 2013 đến năm 2015 Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Năm So sánh 2013 2014 2015 2014/2013 2015/2014 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ(%) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 45.479 43.030 45.684 -2.449 94,61 2.654 106,17
Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0 0 0 0 0
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp
dịch vụ 45.479 43.030 45.684 -2.449 94,61 2.654 106,17
Giá vốn hàng bán 43.015 40.949 42.977 -2.066 95,2 2.028 104,95
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp
dịch vụ 2.464 2.081 2.707 -0.383 84,46 0.626 130,08
Doanh thu hoạt động tài chính 4 27 16 23 675 -11 59,26
Chi phí tài chính 438 397 478 -41 90,64 81 120,4
Trong đó: chi phí lãi vay 438 397 478 -41 90,64 81 120,4
Chi phí quản lý kinh doanh 1.901 1.539 2.034 -0.362 80,96 0.495 132,16
Lợi nhuần thuần từ hoạt động kinh doanh 129 172 211 43 133,33 39 122,67
Thu nhập khác 0 0 0 0 0 0 0
Chi phí khác 0 0 0 0 0 0 0
Lợi nhuận khác 0 0 0 0 0 0 0
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 129 172 211 43 133,33 39 122,67
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 32 38 46 6 118,75 8 121,05
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 97 134 165 37 138,14 31 123,13
Các khoản doanh thu, giá vốn hàng bán và lợi nhuận gộp của công ty năm 2014 đều giảm so với năm 2013. Tuy nhiên, các khoản chi phí của cơng ty giảm nhiều dẫn đến lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp năm 2014 vẫn tăng 37 triệu đồng so với năm 2013. Đến năm 2015, doanh thu tăng 2.654 triệu đồng so với năm 2014. Mặc dù giá vốn hàng bán và chi phí năm 2015 đều tăng nhưng do tăng không nhiều nên lợi nhuận tăng từ 134 triệu đồng năm 2014 lên 165 triệu đồng năm 2015. Hoạt động kinh doanh của công ty tương đối ổn định nhưng công ty cần nỗ lực để đạt được doanh thu lớn hơn trong tương lai.
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức mua hàng của Công ty cổ phầnsản xuất và thương mại Tiến Huy sản xuất và thương mại Tiến Huy
2.2.1. Thực trạng về cơng tác tìm kiếm nhà cung cấp của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
Hiện nay cơng ty có khá nhiều nhà cung cấp, việc duy trì mối quan hệ có uy tín với các nhà cung cấp vẫn được doanh nghiệp quan tâm và làm tốt hơn nữa. Các nhà cung cấp chính cho cơng ty đó là cơng ty TNHH Hiền Huy Bắc Ninh, công ty cổ phần dây lưới thép Nam Định, cơng ty cổ phần Kim Tín... Do có các nhà cung cấp truyền thống như vậy nên công ty không mất nhiều cơng sức, thời gian, chi phí cho việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.
Tuy nhiên khi hàng hóa trên thị trường khan hiếm thì các nhà cung cấp vẫn có gây khó dễ đối với doanh nghiệp. Do trình độ quản lý cũng như đội ngũ nhân viên mua hàng của doanh nghiệp vẫn cịn có những hạn chế nên đã gây ra những tổn thất nhất định cho doanh nghiệp. Việc tìm kiếm nhà cung cấp của Cơng ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy như sau:
Phân loại nhà cung cấp:
+ Dựa trên giá trị hàng mua công ty Tiến Huy phân loại thành nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ.
+ Dựa vào tính chất quan hệ công ty phân loại thành nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới. Với mặt hàng mà cơng ty thường xun kinh doanh thì sẽ mua của những nhà cung cấp truyền thống. Còn với mặt hàng mới kinh doanh hoặc mặt hàng mà
nhà cung cấp truyền thống không đáp ứng được thì cơng ty tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp mới.
Bảng 2.2: Nguồn thơng tin tìm kiếm nhà NCC của công ty
STT Nguồn thông tin Số phiếu Tỷ lệ %
1 Các mối quan hệ với các NCC truyền thống 9/10 90 2 Các thông tin về nhà cung cấp được lưu trữ tại
hồ sơ công ty
8/10 80
3 Các thư chào hàng của nhà cung cấp 4/10 40
4 Qua người quen giới thiệu 4/10 40
5 Vơ tuyến truyền hình, đài, mạng Internet 3/10 30 6 Đại diện nhà cung cấp đi giới thiệu sản phẩm 2/10 20 7 Hội chợ triển lãm và giới thiệu sản phẩm 0/10 0
8 Hồ sơ dự thầu của các nhà cung cấp 0/10 0
9 Báo, tạp chí 0/10 0
( Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra trắc nghiệm )
Nguồn thơng tin tìm kiếm nhà cung cấp: Dựa trên kết quả phiếu điều tra trắc nghiệm, công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp chủ yếu dựa trên các mối quan hệ với NCC truyền thống chiếm tỷ lệ 90% số phiếu, thông tin NCC được lưu trữ tại hồ sơ công ty đứng thứ hai chiếm tỷ lệ 80% số phiếu. Ngồi ra việc tìm kiếm nhà cung cấp cịn qua thư chào hàng của nhà cung cấp, qua người quen giới thiệu, mạng Internet và đại diện nhà cung cấp đi giới thiệu sản phẩm. Cịn việc tìm kiếm nhà cung cấp thơng qua hội chợ triển lãm giới thiệu sản phẩm, hồ sơ dự thầu của nhà cung cấp, báo và tạp chí thì khơng được cơng ty tiến hành.
Lập hồ sơ nhà cung cấp: Các sản phẩm của công ty Tiến Huy chủ yếu nhập từ các nhà cung cấp trong nước nên việc tìm hiểu thu thập thơng tin nhà cung cấp đơn giản hơn so với nhà cung cấp nước ngồi. Do đó chủ yếu việc lập hồ các nhà cung cấp của doanh nghiệp được dựa trên nguyên tắc dựa trên mối quan hệ hợp tác bền vững và lâu dài. Nhà cung cấp mới thì doanh nghiệp tiến hành lưu trữ và lập hồ sơ theo quy định của cơng ty về các tiêu chí được thiết lập, nguồn thơng tin chính…Các thơng tin về nhà cung cấp
được cơng ty lưu trữ bao gồm tên hiệu nhà cung cấp, chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, chất lượng sản phẩm, uy tín nhãn hiệu...
Bảng 2.3: Các nhà cung cấp của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Tiến Huy
STT Tên nhà cung cấp Mặt hàng cung cấp
1 Công ty trách nhiệm hữu hạn Hiền Huy Bắc Ninh
Bột rút thép 2 Công ty cổ phần dây lưới thép Nam Định Dây thép mạ kẽm, thép
gai, lưới B40, lưới hàn, lưới lục giác
3 Cơng ty cổ phần Kim Tín Que hàn
4 Cơng ty TNHH MTV Long Nhật Dầu diexel
5 Công ty cổ phần thương mại Thái Hưng Thép D6.5
6 Công ty cổ phần SMC Hà Nội Thép D6.5
( Nguồn: Bộ phận kinh doanh )
2.2.2. Thực trạng về công tác lựa chọn nhà cung cấp của Công ty cổ phấn sản xuất vàthương mại Tiến Huy thương mại Tiến Huy
Bảng 2.4: Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp của công ty
STT Các tiêu chuẩn Số phiếu Tỷ lệ %
1 Chất lượng sản phẩm 9/10 90
2 Thời gian giao hàng 9/10 90
3 Giá thành hàng mua 7/10 70
4 Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp 5/10 50
5 Khả năng sản xuất của NCC 5/10 50
6 Khả năng tài chính của NCC 3/10 30
7 Dịch vụ sau bán và dịch vụ bảo trì 3/10 30
( Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra trắc nghiệm )
cả, chất lượng, thời gian giao hàng, dịch vụ sau bán hàng...cũng như khả năng sản xuất, khả năng tài chính của nhà cung cấp đó. Tiêu chí hàng đầu mà cơng ty đưa ra để lựa chọn nhà cung cấp chính là chất lượng và thời hạn giao hàng của nhà cung cấp chiếm 90% số phiếu bởi vì với cơng ty khách hàng là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Nếu hàng hóa có chất lượng tốt, nhưng nhà cung cấp khơng giao được kịp thời cho doanh nghiệp thì có thể làm bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp cũng như làm mất uy tín của doanh nghiệp. Yếu tố giá thành hàng mua cũng là yếu tố quan trọng khi chiếm 70% số phiếu điều tra.
Theo kết quả điều tra trắc nghiệm 100% số phiếu cho rằng công ty Tiến Huy cũng đã dựa trên nguyên tắc “ nên mua hàng của nhiều nhà cung cấp ” giúp công ty tránh được rủi ro trong công tác mua hàng cũng như áp lực về giá cả.
Giám đốc sau khi xem xét bản báo cáo lựa chọn nhà cung cấp, sẽ quyết định lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất những yêu cầu mà công ty đặt ra.
2.2.3. Thực trạng về công tác thương lượng và đặt hàng của Công ty cổ phần sản xuấtvà thương mại Tiến Huy và thương mại Tiến Huy
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, công ty Tiến Huy tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến ký kết hợp đồng mua bán với họ.
Thương lượng: Công ty Tiến Huy thực hiện việc thương lượng hàng hóa thơng qua
các hình thức gặp gỡ trực tiếp, thơng qua điện thoại, email. Vì nhà cung cấp thường xuyên của công ty là nhà cung cấp truyền thống nên hình thức gặp gỡ trực tiếp ít hơn so với thương lượng thông qua điện thoại, email. Hình thức thương lượng qua email, điện thoại thường tiến hành với các NCC truyền thống là Công ty cổ phần dây lưới thép Nam Định, Công ty cổ phần thương mại Thái Hưng, Cơng ty cổ phần Kim Tín. Cịn với các nhà cung cấp mới như Công ty TNHH Thuận Tiến, Công ty cổ phần SMC Hà Nội, công ty thường trao đổi trực tiếp. Các vấn đề công ty thương lượng:
- Thương lượng về giá cả, chất lượng, mẫu mã tiêu chuẩn kỹ thuật
- Thương lượng về phương thức thanh tốn có thể là trả ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ... và công ty luôn xác định rõ thời hạn thanh toán với nhà cung cấp.
- Thời gian và địa điểm giao hàng: do sản phẩm cơng ty là sắt thép, vật liệu cơ khí, thiết bị tiêu dùng nên địa điểm giao hàng chủ yếu là tại kho chứa của công ty.
- Các điều kiện bảo hành: nếu mặt hàng nhà cung cấp giao không đúng yêu cầu của cơng ty thì sẽ được đổi trả trong vịng 15 ngày. Tuy nhiên trên thực tế việc bảo hành giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp có tiến hành làm nhưng thủ tục thường rất chậm so với thông tin nên phần lớn đã bỏ qua khoảng thời gian cho phép bảo hành và vì vậy đã khơng được hưởng dịch vụ bảo hành của hãng.
Tuy vậy công tác thương lượng và đàm phán với nhà cung cấp chưa được chú trọng và quan tâm nhiều do công ty thường xuyên mua hàng với những nhà cung cấp truyền thống, các nội dung của cuộc thương lượng đều là theo mơ típ của những lần trước. Thơng thường người tiến hành đàm phán với nhà cung cấp tại doanh nghiệp trong các cuộc đàm phán về mua hàng là trưởng phòng cung ứng hoặc nhân viên mua hàng có kinh nghiệm. Đối với những nhà cung cấp trong nước thì việc thương lượng, đàm phán tiến hành dễ dàng hơn do khơng gặp nhiều khó khăn về khơng gian cũng như thời gian, các