Tính cấp thiết của đề tài
Toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đang trở thành xu hướng chủ đạo trên toàn thế giới Việc Việt Nam chính thức gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) đã mở ra nhiều cơ hội cũng như thách thức cho các doanh nghiệp trong nước.
Doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược phù hợp để thích nghi với môi trường kinh doanh đầy thách thức hiện nay Trong bối cảnh hội nhập và biến động phức tạp của nền kinh tế, việc tối đa hóa hiệu quả sản xuất kinh doanh là điều thiết yếu Đặc biệt, nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao hiệu quả của tất cả các nguồn lực khác trong doanh nghiệp, bao gồm cả bộ phận bán hàng.
Lực lượng bán hàng đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng, thực hiện sứ mệnh tiếp xúc, đàm phán và thỏa thuận Hình ảnh doanh nghiệp được phản ánh rõ nét qua thái độ và khả năng làm việc của đội ngũ bán hàng Do đó, việc tổ chức lực lượng bán hàng ngày càng trở nên thiết yếu và là yếu tố quyết định trực tiếp đến thành công của công ty.
Qua quá trình nghiên cứu hoạt động của công ty TNHH Tân Giếng Đáy, tôi nhận thấy rằng tổ chức lực lượng bán hàng tại đây còn nhiều thiếu sót, điều này đã gây ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh của công ty.
Xuất phát từ những điều đã trình bày ở trên, em quyết định chọn đề tài của mình là:
“Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty TNHH Tân Giếng Đáy”
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Trong những năm gần đây, nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng công tác tổ chức LLBH tại các công ty sản xuất ngày càng quan trọng Mặc dù sản phẩm thường được coi là yếu tố hàng đầu, nhưng trong bối cảnh kinh tế hiện nay, LLBH cũng cần được các nhà quản trị chú trọng hơn Việc nghiên cứu sâu về LLBH sẽ giúp có cái nhìn đúng đắn và toàn diện hơn về vai trò của nó trong sự phát triển của doanh nghiệp.
Qua nghiên cứu đề tài, em nhận thấy có những đề tài nghiên cứu tương tự liên quan đến đề tài này:
Vũ Thị Thùy Dương trong bài viết “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị LLBH tại công ty cổ phần dịch vụ trực tuyến FPT Online chi nhánh Hà Nội” đã nghiên cứu lý thuyết về LLBH dựa trên cuốn “Kỹ năng và quản trị bán hàng” Tác giả đã áp dụng lý thuyết này vào cơ cấu tổ chức LLBH của công ty, từ đó chỉ ra những hạn chế hiện tại và đề xuất các phương hướng khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả quản trị.
Nguyễn Thị Hoa Ly nghiên cứu về việc tổ chức và quản lý lao động bảo hiểm (LLBH) cá nhân tại công ty nội thất Thành Phát Tác giả tập trung vào khía cạnh cụ thể và chuyên sâu của LLBH cá nhân, đồng thời đề xuất các phương pháp đào tạo cùng với các chính sách động viên, khích lệ nhằm nâng cao hiệu quả của LLBH cá nhân trong doanh nghiệp.
Nguyễn Lê Vân trong bài viết "Tổ chức và quản lý LLBH của công ty TNHH TM – DV Tân Hòa Phát, thực trạng và giải pháp" đã phân tích các lý thuyết liên quan đến tổ chức và quản lý LLBH thông qua các góc độ quản trị nhân sự và doanh nghiệp Tác giả cũng đã khảo sát thực trạng công tác tổ chức LLBH tại các địa điểm bán hàng của công ty Tân Hòa Phát ở Hà Nội, từ đó nhận diện những khó khăn và hạn chế hiện tại, đồng thời đề xuất các giải pháp khả thi để cải thiện tình hình.
Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Với sự gia tăng nhanh chóng của đô thị hóa, vật liệu xây dựng đóng vai trò quan trọng trong các công trình cầu đường, nhà ở và cao ốc Tuy nhiên, sự đóng băng của ngành bất động sản đã tác động tiêu cực đến ngành vật liệu xây dựng, dẫn đến sự sụt giảm trong kết quả hoạt động của các công ty kinh doanh lĩnh vực này Do đó, nghiên cứu này nhằm mục tiêu phân tích và tìm hiểu những ảnh hưởng của tình hình thị trường đến ngành vật liệu xây dựng.
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH Tân Giếng Đáy.
- Phân tích đánh giá thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH Tân Giếng Đáy.
- Đề xuất giải pháp để hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHHTân Giếng Đáy.
Phương pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp điều tra trắc nghiệm
Mục đích của nghiên cứu này là thu thập thông tin về công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty thông qua các phiếu điều tra đã phát cho các cá nhân và bộ phận liên quan.
Các thức tiến hành phỏng vấn:
- Bước 1: Xây dựng mẫu điều tra
- Bước 2: Phát phiếu cho các đối tượng cần điều tra, tổng số phiếu đã phát là 10
Sau 2 ngày, tiến hành thu hồi các phiếu đã phát, cụ thể là phiếu của từng cá nhân tại bộ phận tương ứng Việc thu hồi sẽ diễn ra tại phòng làm việc của người đó, đồng thời kiểm tra các câu trả lời trên các phiếu đã phát.
Bước 4 trong quy trình là tổng hợp các phiếu điều tra, tập trung vào các nội dung quan trọng như xác định quy mô và định mức lao động, tuyển dụng, đào tạo và tạo động lực cho lực lượng lao động.
Mục đích: Thông qua phương pháp phỏng vấn sẽ giúp tìm hiểu sâu hơn công tác tổ chức LLBH tại công ty.
- Bước 1: Xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn
- Bước 2: Lên danh sách và lịch hẹn các đối tượng muốn phỏng vấn.
- Bước 3: Tiến hành phỏng vấn.
Bước 4 trong quy trình là tổng hợp kết quả phỏng vấn, bao gồm các nội dung quan trọng như xác định quy mô LLBH, định mức LLBH, quy trình tuyển dụng LLBH, đào tạo LLBH và các biện pháp tạo động lực cho LLBH.
5.3 Phương pháp quan sát trực tiếp
Quan sát hoạt động bán hàng của nhân viên công ty TNHH Tân Giếng Đáy nhằm thu thập thông tin sơ cấp một cách tổng quát và khách quan về tổ chức lực lượng bán hàng của công ty Từ đó, đưa ra những nhận xét và kết luận chính xác về hiệu quả hoạt động này.
5.4 Thu thập các dữ liệu thứ cấp
Để thu thập dữ liệu hiệu quả về hoạt động kinh doanh và công tác tổ chức LLBH, cần thực hiện các bước tổng hợp thông tin từ báo cáo và các nguồn dữ liệu khác.
- Bước 1: Thu thập dữ liệu: Các dữ liệu thứ cấp được thu thập tại các phòng ban, bộ phận như phòng kế toán, phòng kinh doanh…
- Bước 2: Xử lý dữ liệu, tiến hành sắp xếp, phân lại các dữ liệu đã thu thập được.
- Bước 3: Phân tích dữ liệu, lập bảng phân tích dữ liệu và đưa ra nhận xét.
5.5 Phương pháp phân tích dữ liệu
Dựa trên các dữ liệu thu thập được, tiến hành đánh giá và phân tích thông qua phương pháp thống kê miêu tả Quá trình này gồm hai giai đoạn: đầu tiên là lập bảng sắp xếp dữ liệu, sau đó là tính toán và so sánh các chỉ tiêu giữa các năm nghiên cứu.
Kết cấu đề tài
Bài khóa luận tốt nghiệp bao gồm ba chương, bên cạnh phần Lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ, tài liệu tham khảo và phụ lục.
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức lực lượng bán hàng của doanh nghiệp.
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH Tân Giếng Đáy.
Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH Tân Giếng Đáy.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP
Một số khái niệm có liên quan đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng
1.1.1 Khái niệm bán hàng, quản trị bán hàng, tổ chức bán hàng
Bán hàng là một khâu thiết yếu trong quy trình sản xuất kinh doanh, đánh dấu sự khởi đầu của một chu kỳ hoạt động mới Qua hoạt động bán hàng, hàng hóa được chuyển đổi thành tiền, giúp thực hiện vòng chu chuyển vốn trong doanh nghiệp và thúc đẩy lưu thông tiền tệ trong xã hội, từ đó đáp ứng nhu cầu của cộng đồng.
Quản trị bán hàng là quá trình tổng hợp các hoạt động như lập kế hoạch bán hàng, tổ chức thực hiện và kiểm soát quá trình bán hàng, với mục tiêu cuối cùng là đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong hoạt động kinh doanh, bán hàng là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp Lực lượng lao động đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao hiệu quả bán hàng, cả về số lượng lẫn chất lượng dịch vụ Do đó, cần phải xem xét và phân tích lực lượng bán hàng một cách cẩn thận từ nhiều góc độ khác nhau.
Trong cuốn sách "Quản trị doanh nghiệp thương mại," tác giả Phạm Vũ Luận nhấn mạnh vai trò quan trọng của lực lượng bán hàng trong việc thực hiện kế hoạch và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp Lực lượng này không chỉ là nhân tố chủ chốt mà còn là cầu nối thiết yếu giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Theo An Thị Thanh Nhàn trong cuốn sách về quản trị bán lẻ, lực lượng bán hàng bao gồm toàn bộ đội ngũ nhân viên trực tiếp của doanh nghiệp, có trách nhiệm trong việc chào hàng, cung ứng sản phẩm và dịch vụ, cũng như phục vụ và chăm sóc khách hàng.
Theo tác giả James M Comer trong cuốn "Quản trị bán hàng", lực lượng bán hàng của một công ty bao gồm tất cả nhân viên có trách nhiệm trực tiếp trong hoạt động bán hàng.
Theo PGS.TS Lê Quân trong cuốn giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm các cá nhân và tổ chức tham gia trực tiếp vào quá trình bán hàng Đây là lực lượng chủ yếu thực hiện các kế hoạch và mục tiêu bán hàng, đồng thời đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng.
1.1.3 Tổ chức lực lượng bán hàng
Có nhiều phương pháp tiếp cận lực lượng bán hàng, dẫn đến sự đa dạng trong cách định nghĩa công tác tổ chức lực lượng này.
Theo Lê Đăng Đăng trong cuốn "Kỹ năng và quản trị bán hàng", tổ chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại là một hoạt động quan trọng của các nhà quản trị Họ tác động đến lực lượng bán hàng để đạt được mục tiêu của công ty thông qua nỗ lực của nhân viên bán hàng.
Trong cuốn "Sale – guide", tác giả Miracle – Prentice nhấn mạnh rằng việc tổ chức lực lượng bán hàng bao gồm các hoạt động quan trọng của nhà quản trị như xác định cấu trúc và tiêu chuẩn lực lượng bán hàng, tuyển dụng, huấn luyện và đào tạo, cũng như đãi ngộ nhân viên bán hàng Mục tiêu của những hoạt động này là tạo điều kiện và thúc đẩy nhân viên bán hàng đạt được các mục tiêu của công ty.
Theo giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại dịch vụ, tổ chức lực lượng bán hàng bao gồm các công việc chính như xác định quy mô và định mức lực lượng bán, tuyển dụng, huấn luyện và tạo động lực cho đội ngũ bán hàng.
Các nội dung của vấn đề nghiên cứu
1.2.1 Xác định quy mô của lực lượng bán hàng 1.2.1.1 Xác định quy mô lực lượng bán hàng
Xác định quy mô lực lượng bán hàng là quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt nhu cầu về số lượng, chất lượng và thời điểm nhân sự cần thiết cho đội ngũ bán hàng Quá trình này nhằm trả lời ba câu hỏi chính: Doanh nghiệp cần những chức danh bán hàng nào?
Số lượng nhân sự cho từng chức danh bán hàng? Thời điểm cần?
Quy mô lực lượng bán hàng của các công ty thường khác nhau và thường được xác định dựa trên từng sự kiện, chương trình bán hàng hoặc chu kỳ kinh doanh cụ thể.
1.2.1.2 Các căn cứ xác định quy mô định mức bán hàng Để xác định quy mô lực lượng bán hàng, doanh nghiệp dựa vào các căn cứ chính sau:
Để đạt được mục tiêu doanh số bán hàng, việc đảm bảo đủ số lượng và chất lượng lực lượng bán hàng là rất quan trọng Số lượng nhân viên bán hàng có mối liên hệ trực tiếp với doanh thu, vì vậy cần phải đầu tư vào đội ngũ này để gia tăng hiệu quả kinh doanh.
Doanh nghiệp đặt ra mục tiêu phát triển thị trường, điều này đồng nghĩa với việc cần tuyển dụng thêm lực lượng bán hàng Mục tiêu phát triển thị trường càng cao thì yêu cầu về số lượng nhân viên bán hàng cũng tăng lên, đòi hỏi doanh nghiệp phải định biên và mở rộng đội ngũ bán hàng một cách hợp lý.
Năng suất lao động bình quân của nhân viên bán hàng được đo bằng các chỉ số như doanh số, số lượng đại lý, số lượng khách hàng, số hợp đồng và số sản phẩm mà mỗi nhân viên bán hàng đạt được Hạn ngạch (quota) cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên kinh doanh Việc theo dõi và cải thiện các chỉ số này không chỉ giúp nâng cao năng suất mà còn tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp.
Tầm hạn quản lý bán hàng xác định số lượng nhân viên mà một quản lý có thể phụ trách hiệu quả, cũng như quy mô tối đa mà họ có thể đảm nhận Việc xác định tầm hạn này giúp định hình các chức năng quản lý bán hàng một cách hợp lý và hiệu quả.
Trong đó, năng suất lao động bình quân phụ thuộc chủ yếu vào hai yếu tố:
Để đạt được mục tiêu bán hàng, doanh nghiệp cần xem xét trình độ đội ngũ bán hàng của mình Nếu không có đủ thời gian, ngân sách và các điều kiện cần thiết để phát triển một lực lượng bán hàng chất lượng cao, doanh nghiệp có thể tăng quy mô lực lượng bán hàng hiện tại.
Công nghệ bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất bán hàng Các giải pháp thương mại điện tử và tự phục vụ giúp giảm thiểu số lượng nhân viên bán hàng cần thiết, mang lại hiệu quả cao hơn cho doanh nghiệp.
1.2.2 Xác định định mức lực lượng bán hàng 1.2.2.1 Khái niệm Định mức, hay hạn ngạch bán hàng là mức chuẩn về doanh số hoặc kết quả bán hàng đặt ra với mỗi cá nhân hay đơn vị kinh doanh thuộc lực lượng bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
1.2.2.2 Mục đích của xác định định mức bán hàng
Mục đích của việc xác định các định mức của lực lượng bán hàng là:
- Thứ nhất, định mức lực lượng bán hàng được sử dụng làm tiêu chuẩn kiểm soát:
Giám đốc bán hàng không thể dành toàn bộ thời gian để giám sát nhân viên, vì vậy hạn ngạch trở thành công cụ quan trọng giúp quản lý và kiểm soát hiệu quả hoạt động hàng ngày.
Định mức bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng hoàn thành mục tiêu và khích lệ lực lượng bán hàng Việc hoàn thành hạn ngạch không chỉ giúp nhân viên đạt được mục tiêu mà còn mang lại những lợi ích tài chính hấp dẫn Do đó, việc thiết lập hạn ngạch là một phương pháp hiệu quả để khuyến khích nhân viên bán hàng nỗ lực hoàn thiện các chỉ tiêu đã đề ra.
Định mức bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của đội ngũ bán hàng Đây là tiêu chuẩn thiết yếu để xem xét hiệu quả làm việc của nhân viên, và những nhân viên không đạt hạn ngạch sẽ nhận được sự chú ý từ quản lý, bao gồm hướng dẫn và động viên để cải thiện hiệu suất.
1.2.2.3 Phân loại định mức bán hàng
Thông thường, doanh nghiệp thường có một số các định mức bán hàng cơ bản sau:
- Hạn ngạch trên cơ sở kết quả: được thể hiện thông qua:
Khối lượng hàng bán là hạn ngạch thể hiện tổng khối lượng sản phẩm được giao cho một bộ phận cụ thể, được đo lường qua khối lượng bán hoặc doanh thu Hạn ngạch này có thể áp dụng cho cả công ty thương mại và sản xuất.
+ Số lượng khách hàng: loại hạn ngạch này tập trung vào giữ và thu nhận khách hàng.
Là sự phản ánh trực tiếp chiến lược của công ty.
- Các hạn ngạch về tài chính: Có ba dạng hạn ngạch về tài chính:
Lợi nhuận khu vực được tính dựa trên lợi nhuận ròng, tỷ lệ doanh lợi trên tài sản sử dụng hoặc thu nhập còn lại của một khu vực cụ thể Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là không phản ánh chính xác hiệu suất hiện tại của nhân viên, điều này gây khó khăn trong việc phát hiện các chiến lược bán hàng kém hiệu quả hoặc sự thực hiện yếu kém của nhân viên Hơn nữa, nhân viên không kiểm soát được các yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận, dẫn đến việc quản lý khó khăn để đạt được hạn ngạch đề ra.
Tổng lại gộp là phương pháp giúp đảm bảo giới hạn lợi nhuận trong bối cảnh gặp khó khăn về tính toàn lợi nhuận khu vực Phương pháp này khuyến khích nhân viên bán hàng tập trung vào việc bán các sản phẩm có tổng lãi gộp cao hơn, thay vì những sản phẩm dễ bán hơn Tuy nhiên, nó cũng tạo ra áp lực đối với hệ thống kế toán của công ty.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TÂN GIẾNG ĐÁY.15 2.1 Khái quát về công ty TNHH Tân Giếng Đáy
Quá trình hình thành, phát triển
- Tên công ty: Công ty TNHH Tân Giếng Đáy
- Tên giao dịch: Tangiengday company limited.
- Địa chỉ: Thôn Hữu Bằng – Xã Ngọc Xá- Huyện Quế Võ- Tỉnh Bắc Ninh.
- Giám đốc: Nguyễn Ngọc Tuấn.
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: 2102000509
Công ty TNHH Tân Giếng Đáy được thành lập vào ngày 01/02/2004 và chính thức hoạt động từ ngày 01/08/2004 Là một công ty TNHH với hai thành viên trở lên, các thành viên có trách nhiệm đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi vốn cam kết Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán độc lập và tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh.
Chức năng, nhiệm vụ
Công ty được hình thành với các chức năng, nhiệm vụ chính sau đây:
Cung cấp vật tư đầy đủ về số lượng và chất lượng, kèm theo chứng từ hoá đơn hợp lệ, là yếu tố quan trọng để đảm bảo sản xuất diễn ra liên tục, tránh gián đoạn gây thiệt hại cho công ty và xã hội Cần tăng cường giám sát hệ thống sản xuất theo kế hoạch hàng ngày.
Duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm là yếu tố then chốt để xây dựng sự tín nhiệm từ khách hàng, đồng thời đảm bảo việc làm ổn định cho người lao động.
Để tăng cường hiệu quả sản xuất kinh doanh, cần tận dụng triệt để và nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị, đồng thời tuân thủ các điều kiện kỹ thuật nhằm đảm bảo tính bền vững của chúng.
Đào tạo và nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo chế độ chính sách và cải thiện chất lượng cuộc sống cho người lao động trong công ty.
Để nâng cao hiệu quả sản xuất, cần nghiêm túc tuân thủ quy trình công nghệ và tránh tình trạng làm ẩu Việc bố trí lao động hợp lý và khuyến khích tinh thần tự giác của từng cá nhân là rất quan trọng Đồng thời, cần có chính sách khen thưởng cho những công nhân có tay nghề cao và sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong sản xuất.
Ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH Tân Giếng Đáy
Các loại sản phẩm chính của công ty là:
- Gạch lót các loại: NT 250 x 250, NT 300 x 300
- Gạch xây dựng các loại: GR 60 - 2T, GR150 - 6T, GR60 - 4T.
- Các sản phẩm ngói được sản xuất trên dây chuyền Tuylen.
Cơ cấu bộ máy tổ chức
Cán bộ các phòng ban chức năng có quyền chỉ đạo các vấn đề chuyên môn đối với các bộ phận cấp dưới.
Hội đồng thành viên của công ty bao gồm 4 thành viên là những người đã góp vốn thành lập Nhiệm vụ chính của hội đồng là thảo luận, thống nhất và đưa ra các quyết định chiến lược quan trọng cho sự phát triển của công ty Ngoài ra, hội đồng còn có trách nhiệm kiểm soát vốn, phân chia lợi nhuận và xử lý các trường hợp thua lỗ.
Chủ tịch hội đồng quản trị là người có quyền quyết định cuối cùng trong quản lý công ty, dựa trên sự đồng thuận của hội đồng thành viên Người này cũng chịu trách nhiệm pháp lý đối với mọi hoạt động của công ty.
Giám đốc điều hành là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm chỉ đạo tất cả các hoạt động và chịu trách nhiệm pháp lý về mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh theo ngành nghề của công ty.
Phòng kế hoạch kỹ thuật là bộ phận chủ chốt trong việc xây dựng và triển khai các kế hoạch sản xuất Nơi đây đảm nhận trách nhiệm về các vấn đề kỹ thuật và thực hiện công tác kiểm tra, giám sát quá trình sản xuất tại các phân xưởng.
- Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm về các hoạt động tổ chức hành chính, các vấn đề liên quan tới công nhân viên.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt động liên quan đến quá trình kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm Nhiệm vụ của phòng bao gồm giám sát hoạt động của các đại lý bán hàng cũng như quản lý đội ngũ nhân viên trong phòng kinh doanh, đảm bảo hiệu quả trong quá trình kinh doanh.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý công tác kế toán tại công ty, bao gồm điều hành, thực hiện các nhiệm vụ kế toán và quản lý kho vật tư Phòng này có trách nhiệm hỗ trợ Giám đốc trong việc đưa ra các quyết định tài chính chính xác, phù hợp với điều kiện phát triển của công ty.
- Đội xe vận tải: Là nơi phụ trách đội xe vận tải công ty, có nhiệm vụ vận chuyển nguyên vật liệu, san lấp mặt bằng.
- Các phân xưởng: Mỗi phân xưởng gồm có một quản đốc phân xưởng, tổ trưởng, nhân viên kinh tế và công nhân.
Bộ máy quản lý của công ty được sắp xếp hợp lý, với sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, đảm bảo quy trình hoạt động diễn ra một cách thống nhất và hiệu quả.
Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Tâng Giếng Đáy
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính – Công ty TNHH Tân Giếng Đáy) Đại lý Bán hàng
Bộ phận Sx nhà máy Bộ phận VP công ty Đội xe Vận tải
KT VP Đội vận tải
Môi trường hoạt động kinh doanh
Môi trường chung bao gồm các yếu tố tự nhiên, kinh tế, khoa học công nghệ, văn hóa xã hội, pháp luật chính trị và môi trường hội nhập quốc tế, tất cả đều có thể ảnh hưởng đến hoạt động của các công ty, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất Bên cạnh đó, môi trường đặc thù còn bao gồm đối thủ cạnh tranh, là những tổ chức, doanh nghiệp cung cấp sản phẩm tương tự hoặc có khả năng thay thế cho hàng hóa của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phân chia các đối thủ cạnh tranh thích hợp để có biện pháp đối phó thích hợp:
- Các doanh nghiệp khác đưa ra sản phẩm, dịch vụ cho cùng một khách hàng ở mức giá tương tự.
- Các doanh nghiệp cùng kinh doanh một hay một số loại sản phẩm
- Các doanh nghiệp cùng cạnh tranh để kiếm lời của một nhóm khách hàng nhất định
Khách hàng đóng vai trò quyết định trong sự thành công hay thất bại của một công ty, vì không doanh nghiệp nào có thể tồn tại mà không có khách hàng Do đó, bên cạnh việc thu hút khách hàng mới, việc duy trì sự trung thành của khách hàng hiện tại luôn là chiến lược quan trọng của mọi công ty.
Môi trường bên trong bao gồm những nhân tố sau:
Trong hoạt động bán hàng, lực lượng bán hàng là yếu tố quyết định, và hiệu quả bán hàng phụ thuộc vào trình độ cùng kỹ năng của nhân viên Năm 2012, công ty TNHH Tân Giếng Đáy có 17 nhân viên bán hàng, với gần 80% trong số họ đạt trình độ đại học trở lên, cho thấy chất lượng đầu vào của đội ngũ nhân sự rất cao, đáp ứng tốt tiến độ công việc.
Sản phẩm là yếu tố then chốt quyết định khả năng đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty Hiện nay, công ty sở hữu một cơ cấu sản phẩm đa dạng, bao gồm nhiều loại mặt hàng khác nhau.
- Gạch lót các loại: NT 250 x 250, NT 300 x 300
- Gạch xây dựng các loại: GR 60 - 2T, GR150 - 6T, GR60 - 4T.
- Các sản phẩm ngói được sản xuất trên dây chuyền Tuylen.
Kỹ thuật và công nghệ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty, ảnh hưởng trực tiếp đến sự sáng tạo sản phẩm và mở ra cơ hội thị trường mới Các phát minh mới không chỉ thay đổi thói quen tiêu dùng mà còn tạo ra xu hướng mới, dẫn đến sự ra đời của nhiều sản phẩm mới thay thế cho các sản phẩm cũ.
Văn hóa doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là văn hóa giao tiếp hay kinh doanh mà là bản sắc của tổ chức Nó không chỉ nằm ở những khẩu hiệu treo trên tường mà còn phản ánh giá trị, niềm tin và chuẩn mực trong hành vi của từng thành viên Công ty đang nỗ lực hoàn thiện và phát triển những nét văn hóa độc đáo riêng cho mình.
Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm 2010 - 2012
Trong những năm gần đây, công ty đã đạt được sự ổn định trong hoạt động sản xuất kinh doanh, không ngừng phát triển và không chỉ bảo toàn được vốn mà còn ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể.
Năm 2011, công ty đạt tổng doanh thu 35.56 tỷ đồng, tăng 4.22 tỷ đồng, tương đương 13.47% so với năm 2010 Sang năm 2012, doanh thu tiếp tục tăng nhưng với tốc độ chậm hơn, chỉ đạt 1.84% Sự chậm lại này là điều dễ hiểu do năm 2012 ghi nhận khủng hoảng kinh tế toàn cầu và Việt Nam.
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tân Giếng Đáy trong ba năm 2010, 2011, 2012
STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
2 Tổng số vốn kinh doanh Tỷ 42,5 47.2 49
4 Lợi nhuận trước thuế Tỷ 1,857186 3,957941 3,258611
5 Thu nhập BQLĐ/tháng Nghìn đồng 2.000 2.300 2.700
(Nguồn: Phòng kế toán – công ty TNHH Tân Giếng Đáy)
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công
Công ty TNHH Tân Giếng Đáy đã tiến hành nghiên cứu thực trạng tổ chức lực lượng bán hàng thông qua việc khảo sát bằng bảng câu hỏi phỏng vấn và phiếu điều tra trắc nghiệm Số phiếu phát ra là 10 và tất cả 10 phiếu thu về đều hợp lệ.
Kết quả điều tra cho thấy 100% người tham gia khảo sát nhận định rằng việc hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng là rất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động bán hàng cũng như tổng thể hoạt động kinh doanh.
Sơ đồ 2.2 Đánh giá mức độ quan trong của các khâu trong công tác tổ chức
Trong tổ chức lực lượng bán hàng, 40% nhân viên cho rằng việc tạo động lực bán hàng là quan trọng nhất, giúp cải thiện cuộc sống vật chất và tinh thần, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Công tác xác định định mức và huấn luyện lực lượng bán hàng được đánh giá ngang nhau với 20% phiếu bầu cho mỗi công tác Chỉ 10% số người cho rằng xác định quy mô lực lượng bán hàng là quan trọng nhất, và 10% khác chọn công tác tuyển dụng.
2.2.1 Công tác xác định quy mô của lực lượng bán hàng tại công ty TNHH Tân Giếng Đáy
Sơ đồ 2.3 Ảnh hưởng của công tác xác định quy mô lực lượng bán hàng tới công tác tổ chức LLBH tại công ty TNHH Tân Giếng Đáy
Theo khảo sát, 20% người tham gia cho rằng việc xác định quy mô lực lượng bán hàng rất quan trọng, 30% cho rằng có ảnh hưởng lớn, và 30% cảm thấy có ảnh hưởng khá Chỉ 20% còn lại cho rằng ảnh hưởng là ít hoặc không có Do đó, công ty cần thận trọng trong việc xác định quy mô lực lượng bán hàng, vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến các khâu như định mức bán hàng, tuyển dụng, huấn luyện và đãi ngộ Tuy nhiên, 80% nhân viên cho rằng quy mô lực lượng bán hàng tại công ty TNHH Tân Giếng Đáy không phù hợp với quy mô công ty Công ty xác định quy mô lực lượng bán hàng dựa trên mục tiêu doanh số và năng suất lao động bình quân, theo chu kỳ kinh doanh.
Bảng 2.2: Kết cấu lực lượng bán hàng công ty TNHH Tân Giếng Đáy năm 2011- 2012
- Đại học và cao đẳng 8 53.3% 10 58.8% +1 +12.5
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính – Công ty TNHH Tân Giếng Đáy)
Bảng số liệu cho thấy sự chênh lệch giới tính trong lực lượng bán hàng của công ty, với số lượng nhân viên nữ nhiều hơn nam 3 người Điều này tạo ra cả lợi thế và nhược điểm; trong khi nhân viên nữ thường khéo léo và dễ dàng chiếm được cảm tình của khách hàng, họ cũng phải đối mặt với khó khăn khi đi công tác xa hoặc tham gia các sự kiện giao lưu Do đó, nhiệm vụ của các nhân viên nam thường nặng nề hơn.
Công ty đang trẻ hóa lực lượng bán hàng bằng cách tuyển dụng nhân viên trong độ tuổi từ 20-25, nhóm tuổi này mang lại nhiệt huyết, cống hiến và sức sáng tạo cao Đồng thời, 29.4% nhân viên ở độ tuổi 25-35 và 23.5% ở độ tuổi 35-45 cũng đóng góp đáng kể vào đội ngũ Mặc dù chỉ có 11.8% nhân viên trên 45 tuổi, họ lại giữ vai trò quan trọng trong việc phát triển và đào tạo thế hệ kế tiếp nhờ vào kiến thức và kinh nghiệm phong phú tích lũy qua nhiều năm làm việc.
Vào năm 2012, tỷ lệ nhân viên được đào tạo tại các trường đại học và cao đẳng đã đạt 58.8%, tăng 12.5% so với năm 2011, cho thấy sự cải thiện tích cực trong lực lượng bán hàng của công ty Tuy nhiên, số lượng nhân viên bán hàng có trình độ trên đại học vẫn không thay đổi, duy trì ở mức 2 người.
2.2.2 Công tác xác định định mức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH Tân Giếng Đáy
Theo kết quả điều tra, tất cả nhân viên bán hàng đều xác nhận công ty đã giao định mức bán hàng cụ thể cho vị trí của họ Hình thức giao định mức được thực hiện theo kiểu từ trên xuống, dựa trên khối lượng bán hàng tính theo triệu đồng/tháng Tuy nhiên, định mức này chưa thực sự phù hợp với năng lực và khả năng của nhân viên, điều này có thể dễ dàng nhận thấy trong sơ đồ sau.
Sơ đồ 2.4: Đánh giá áp lực của định mức bán
Theo khảo sát, 80% nhân viên cho rằng định mức công ty giao cho họ vượt quá khả năng làm việc cá nhân Trong số đó, 20% cảm thấy nhiệm vụ quá lớn, 20% cho rằng định mức lớn, và 40% chọn mức khá lớn Chỉ 10% nhân viên cảm thấy định mức hoàn toàn phù hợp với khả năng của mình, trong khi 10% còn lại tin rằng họ có thể thực hiện tốt hơn nhiều so với nhiệm vụ được giao.
Sơ đồ 2.5 Định mức doanh thu tại công ty TNHH Tâng Giếng Đáy từ năm 2010 – 2012
(Nguồn: Phòng kinh doanh – công ty TNHH Tân Giếng Đáy)
Từ năm 2010 đến 2011, tổng định mức công ty giao cho nhân viên bán hàng đã tăng 1.1 tỷ đồng, tương đương 3.4% Tuy nhiên, đến năm 2012, định mức này lại không có sự thay đổi nào Nguyên nhân chủ yếu là do công ty không muốn mạo hiểm trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế, vì nếu tăng định mức, áp lực lên lực lượng bán hàng sẽ gia tăng, ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý và hiệu quả công việc của họ.
2.2.3 Công tác tuyển dụng lực lượng bán hàng tại công ty TNHH Tân Giếng Đáy
Từ năm 2010 đến 2012, công ty đã tuyển thêm 2 nhân viên bán hàng mỗi năm để thực hiện các chiến lược đã đề ra Do nhu cầu tuyển dụng thấp, công ty chỉ đăng tin trên báo địa phương và thông qua giới thiệu của nhân viên, giúp tiết kiệm chi phí nhưng hạn chế về số lượng và chất lượng ứng viên Quy trình tuyển dụng bao gồm 2 vòng: đánh giá hồ sơ và phỏng vấn trực tiếp, được thực hiện cẩn thận để đảm bảo chất lượng đầu vào cho lực lượng bán hàng Kết quả khảo sát cho thấy 60% nhân viên đánh giá lực lượng bán hàng mới phù hợp với tiêu chí tuyển dụng, trong khi 40% còn lại cho rằng ở mức tạm ổn.
Sơ đồ 2.6 Tiêu chuẩn tuyển dụng của công ty TNHH Tân Giếng Đáy
Theo khảo sát từ các nhân viên bán hàng, tiêu chuẩn tuyển dụng quan trọng nhất của công ty là trình độ học vấn, với 60% nhân viên cho rằng ứng viên cần được đào tạo chuyên môn tại các trường đại học, cao đẳng hoặc trung cấp Trong khi đó, 20% nhân viên nhấn mạnh kinh nghiệm làm việc ở các vị trí bán hàng là yếu tố ưu tiên hàng đầu, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo Ngoại hình và tính cách của ứng viên được 10% nhân viên đánh giá là quan trọng, vì nhân viên bán hàng cần gây thiện cảm với khách hàng qua giao tiếp và ứng xử Cuối cùng, 10% số nhân viên còn lại cho rằng các yếu tố như sức khỏe, nơi sống và mối quan hệ xã hội cũng cần được nhà tuyển dụng lưu tâm.
2.2.4 Công tác huấn luyện lực lượng bán hàng tại công ty TNHH Tân Giếng Đáy
Sơ đồ 2.7 Đánh giá hiệu quả công tác đào tạo lực lượng bán hàng tại công ty
Theo khảo sát, chỉ có 10% nhân viên đánh giá rất tốt về hiệu quả huấn luyện lực lượng bán hàng tại công ty 20% cho rằng công tác này đạt mức tốt, trong khi 40% chọn mức độ khá, cho thấy đây là mức độ phổ biến nhất Ngoài ra, 20% nhân viên đánh giá hiệu quả ở mức bình thường và 10% còn lại cho rằng việc huấn luyện không đạt yêu cầu.
Công ty hiện đang áp dụng hình thức đào tạo chủ yếu là kèm cặp kết hợp với tự nghiên cứu cho nhân viên mới Mỗi nhân viên mới sẽ được một nhân viên có kinh nghiệm hướng dẫn, đặc biệt trong thời gian cao điểm kinh doanh, giúp họ hiểu rõ hơn về quy trình làm việc, thị trường và đặc điểm khách hàng Tuy nhiên, do lực lượng bán hàng còn mỏng và công việc nhiều, việc đào tạo thường bị lơ là, dẫn đến sự hòa nhập chậm của nhân viên mới Mặc dù nhân viên được đào tạo về kiến thức và kỹ năng, nhưng một số kiến thức không thiết yếu như chứng khoán hay thị trường tiêu dùng vẫn yêu cầu nhân viên tự tìm hiểu Công ty chỉ tuyển 1-2 nhân viên mới mỗi năm, do đó, chi phí đào tạo là khá nhỏ.
2.2.5 Công tác tạo động lực cho lực lượng bán hàng tại công ty TNHH Tân Giếng Đáy
Việc tạo động lực cho nhân viên tại công ty hiện nay dựa trên nhu cầu của họ, với các chương trình đãi ngộ rõ ràng như chế độ nghỉ phép, thưởng lễ tết và các sự kiện quan trọng Môi trường làm việc thân thiện và thoải mái giúp xây dựng mối liên kết chặt chẽ giữa các nhân viên Các nhà quản trị luôn lắng nghe ý kiến đóng góp và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên, trong khi đồng nghiệp hỗ trợ nhau, nâng cao năng suất làm việc Kết quả khảo sát cho thấy 60% nhân viên hài lòng với mức đãi ngộ, trong khi số còn lại cho rằng mức đãi ngộ là chấp nhận được.
Sơ đồ2.8 Mức lương trung bình của nhân viên bộ phận bán hàng từ năm 2010 – 2012
(Nguồn: Phòng kế toán – công ty TNHH Tân Giếng Đáy)
Các kết luận thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty
Công ty đã hình thành một đội ngũ nhân viên bán hàng đa dạng về độ tuổi, mang lại sự kết hợp hoàn hảo giữa kinh nghiệm thị trường và sự trẻ trung Đội ngũ này không chỉ năng động, nhiệt tình mà còn sở hữu sức sáng tạo mạnh mẽ, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Lực lượng bán hàng của công ty có trình độ cao với hơn 70% nhân viên có bằng đại học trở lên, được đào tạo chuyên nghiệp Các nhà quản trị nhận thức rõ tầm quan trọng của việc tổ chức lực lượng bán hàng, vì vậy họ rất chú trọng vào việc hoàn thiện công tác này Toàn bộ nhân viên đều đồng thuận rằng việc cải thiện tổ chức lực lượng bán hàng sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Mặc dù số lượng nhân viên tuyển dụng hàng năm không nhiều và quy trình tuyển chọn còn hạn chế, nhưng việc này được thực hiện một cách cẩn thận và hiệu quả Điều này giúp tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng nhân viên được tuyển dụng cao.
Hình thức đào tạo kèm cặp tại công ty giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với công việc và học hỏi kinh nghiệm trực tiếp từ người kèm cặp Điều này không chỉ phát huy tốt năng lực mà còn nâng cao trình độ của nhân viên Chất lượng đào tạo nhân viên tại công ty được đánh giá là khá tốt.
Công ty luôn chú trọng đến công tác đãi ngộ, mang lại hiệu quả cao trong việc giữ chân nhân viên và tạo sự thoải mái về vật chất lẫn tinh thần Đặc biệt, chính sách này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn thúc đẩy sự đoàn kết giữa các nhân viên bán hàng và toàn bộ nhân viên trong công ty Trong 3 năm qua, không có nhân viên nào rời bỏ vị trí bán hàng vì lý do không hài lòng với chế độ đãi ngộ.
2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân
Quy mô lực lượng bán hàng hiện tại không đủ để đáp ứng mục tiêu phát triển của công ty, đặc biệt khi công ty có kế hoạch mở rộng kinh doanh Khi thị trường ngày càng lớn, số lượng nhân viên bán hàng cần phải tăng lên để phù hợp với nhu cầu Việc điều chỉnh định mức cho từng nhân viên là cần thiết để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả Nếu quy mô lực lượng bán hàng quá nhỏ trong khi định mức lại quá cao so với khả năng của nhân viên, sẽ tạo ra áp lực lớn, dẫn đến giảm hiệu quả làm việc đáng kể.
Công ty cần mở rộng công tác tuyển dụng ra bên ngoài để tăng tính đa dạng cho đội ngũ bán hàng, giúp tạo ra môi trường làm việc năng động và hòa đồng Việc dựa vào mối quan hệ quen biết trong tuyển dụng có thể làm giảm tính cạnh tranh và động lực làm việc của nhân viên, đồng thời cản trở sự phát triển cá nhân Nếu tiếp tục theo hình thức này, công ty sẽ bỏ lỡ nhiều ứng viên tài năng, những người có khả năng đóng góp tích cực cho sự phát triển của tổ chức.
Nhân viên bán hàng cần có những đặc điểm đặc trưng như tính linh hoạt trong công việc và khả năng giao tiếp tốt Bên cạnh đó, việc đào tạo cơ bản là rất quan trọng, vì tích lũy kinh nghiệm trong lĩnh vực này thường đòi hỏi thời gian và sự kiên nhẫn.
Trong công ty, việc chỉ sử dụng hình thức đào tạo kèm cặp là chưa đủ Cần bổ sung thêm các phương pháp đào tạo khác như gửi nhân viên đi học, đào tạo qua máy tính và tổ chức các lớp học để nâng cao hiệu quả đào tạo.
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TÂN GIẾNG ĐÁY
Phương hướng hoạt động của công ty TNHH Tân Giếng Đáy trong thời gian tới
Trong những năm qua, nhờ sự nỗ lực của toàn thể công nhân viên, sản phẩm của công ty đã khẳng định được vị thế vững chắc trên thị trường Thương hiệu “Tân Giếng Đáy” ngày càng quen thuộc trong các công trình xây dựng Để duy trì lòng tin của khách hàng, công ty đã xác định phương hướng phát triển cho tương lai.
- Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã, nâng cao sản phẩm lên tầm quốc tế.
Công ty cần hoàn thiện hệ thống dây chuyền và trang thiết bị sản xuất để nâng cao hiệu quả Hiện tại, việc đổi mới công nghệ và máy móc vẫn chưa được thực hiện đồng bộ, dẫn đến việc chỉ hoàn thành một số khâu cơ bản trong quy trình sản xuất.
Công ty sẽ tập trung vào việc nghiên cứu và mở rộng thị trường trong thời gian tới Để đạt được mục tiêu này, công ty dự kiến đầu tư vào các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, và tham gia các hội chợ, triển lãm nhằm giới thiệu sản phẩm đến với những thị trường tiềm năng.
Để nâng cao chất lượng hệ thống, công ty cần tiếp tục đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công nhân viên, giúp họ cải thiện sự hiểu biết và khả năng áp dụng các cải tiến Đồng thời, cần đầu tư vào cơ sở vật chất cho bộ phận bán hàng và nâng cao trình độ nhân viên thông qua việc cử một số người đi học tập ở nước ngoài.
Tăng cường hợp tác và liên doanh với doanh nghiệp nước ngoài là giải pháp quan trọng để cải thiện cấu trúc sản phẩm, từ đó thích ứng với nhu cầu tiêu dùng và nâng cao hiệu quả tiêu thụ Biện pháp này không chỉ mở rộng thị trường mà còn hỗ trợ công tác bán hàng lâu dài, gia tăng khả năng bán hàng cho đội ngũ nhân viên.
Quan điểm giải quyết thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH Tân Giếng Đáy
Để nâng cao hiệu quả tuyển dụng lực lượng bán hàng, cần chú trọng đến việc thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao và xây dựng các chương trình dài hạn nhằm phục vụ cho tương lai Đồng thời, hoàn thiện công tác đào tạo lực lượng bán hàng sẽ giúp công ty xây dựng một đội ngũ mạnh, làm chủ thị trường, hạn chế tối đa việc mất thị phần cho đối thủ và mở rộng thị phần của công ty.
Để thu hút và giữ chân nhân lực có trình độ, công ty cần xây dựng chế độ đãi ngộ nhân viên hấp dẫn hơn, từ đó gắn kết họ với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Bố trí lực lượng bán hàng hợp lý là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình bán hàng diễn ra hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí Việc phối hợp đồng bộ giữa tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng và đãi ngộ nhân lực sẽ nâng cao hiệu quả quản trị bán hàng và tổ chức lực lượng bán hàng.
Các đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty TNHH Tân Giếng Đáy
3.3.1 Tiếp tục điều chỉnh quy mô, cơ cấu LLBH một cách hợp lý
Công ty TNHH Tân Giếng Đáy hiện đang có quy mô lớn và theo định hướng phát triển, cần mở rộng LLBH để đáp ứng mục tiêu doanh số và thị trường Để mở rộng kinh doanh, LLBH sẽ phải đối mặt với nhiều áp lực công việc, vì vậy công ty cần áp dụng chính sách điều chỉnh quy mô LLBH một cách linh hoạt và nhanh chóng thích ứng với tình hình kinh doanh Quy mô LLBH không chỉ được xác định từ trên xuống mà còn cần có sự đóng góp từ dưới lên Việc điều chỉnh quy mô LLBH có thể thực hiện qua nhiều phương pháp khác nhau.
Để xác định số lượng nhân viên bán hàng cần thiết, phương pháp xây dựng yêu cầu phân tích chi tiết các hoạt động mà một nhân viên bán hàng thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Sau đó, ước lượng tổng số nỗ lực cần thiết của công ty để phục vụ thị trường sẽ được chia cho số giờ làm việc của nhân viên bán hàng Phương pháp này cho phép xác định chính xác số lượng nhân viên cần thiết cho từng giai đoạn kinh doanh, tuy nhiên, nó cũng có nhược điểm là phức tạp và tốn nhiều thời gian.
Để xác định số lượng nhân viên bán hàng, công ty có thể áp dụng phương pháp kỳ kinh doanh Phương pháp này dựa trên việc ước lượng doanh số bán hàng kỳ vọng tăng thêm cho từng kỳ, dựa vào sự phát triển quy mô của công ty Sau đó, doanh số kỳ vọng này sẽ được chia cho doanh số mà một nhân viên bán hàng có thể đạt được.
Kết quả thu được khi nhân với số lượng nhân viên bán hàng hiện tại sẽ giúp xác định mức LLBH cần thiết cho kỳ kinh doanh Phương pháp này phù hợp với công ty trong việc xác định quy mô LLBH dựa trên tiêu chí khối lượng bán hàng nhằm đạt được mục tiêu phát triển thị trường.
3.3.2 Xác định định mức bán hàng phù hợp với quy mô thực tế của lực lượng bán hàng Định mức mà công ty giao xuống cho mỗi nhân viên bán hàng luôn gây rất nhiều áp lực cho họ, vì vậy công ty cần phải xác định định mức lực lượng bán hàng dựa trên quy mô thực tế của LLBH chứ không phải căn cứ theo quy mô của công ty. Để định mức được doanh số giao cho nhân viên bán hàng, công ty cần khảo sát và dự báo doanh số tiêu thụ của từng của hàng đại lý, kết hợp với tình hình cụ thể của môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, qua đó đưa ra các phương án lưu kho, sản xuất cũng như giao định mức phù hợp với nhân viên bán Công ty có thể xác định định mức LLBH theo phương pháp SMART như sau:
Để đạt được hiệu quả trong công việc, định mức giao cho nhân viên cần phải cụ thể và rõ ràng cho từng cá nhân Điều này giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình, cũng như phương pháp thực hiện để hoàn thành mục tiêu đề ra.
Để đảm bảo tính đo lường được, định mức bán hàng cần phải được thể hiện bằng con số cụ thể, bất kể việc xác định hạn ngạch là định lượng hay định tính.
Định mức bán hàng cần được thiết lập sao cho vừa sức với lực lượng bán hàng, không quá dễ dàng nhưng cũng không quá khó khăn đến mức không thể đạt được Mục tiêu này phải đủ hấp dẫn để khuyến khích tinh thần và ý chí của nhân viên trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Định mức xác định cần phải dựa trên các nguồn lực hiện có của công ty, đồng thời phải có dự báo chính xác về thị trường và phù hợp với phương hướng phát triển của doanh nghiệp.
- Giới hạn thời gian: Định mức đặt ra cần phải được xác định khoảng thời gian rõ ràng, cụ thể cho LLBH hoàn thành định mức.
Công ty nên tăng cường hoạt động bán hàng thông qua các đại lý phân phối, vì các nhà phân phối địa phương hiểu rõ nhu cầu sản phẩm tại khu vực của họ Khi ký kết hợp đồng đại lý, họ sẽ có trách nhiệm tiêu thụ các sản phẩm của công ty, phù hợp với kế hoạch sản xuất và kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn.
Công ty cần cải thiện chính sách hỗ trợ tài chính, phương tiện và động viên tinh thần cho nhân viên để họ có thể hoàn thành định mức công việc Các hình thức hỗ trợ bao gồm phương tiện đi lại, phương tiện liên lạc và tư vấn về cách tiếp cận cũng như thuyết phục khách hàng trong từng trường hợp cụ thể.
3.3.3 Hoàn thiện chính sách tuyển dụng lực lượng bán hàng
Sơ đồ 3.1 Đề xuất quy trình tuyển dụng cho công ty
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Thành lập hội đồng tuyển dụng
Thu thập và xử lý hồ sơ ứng viên
Kiểm tra tư duy, trình độ ứng viên
Hiện nay, quy trình tuyển dụng của công ty còn quá đơn giản so với quy mô và mục tiêu phát triển, vì vậy cần xây dựng một quy trình chuyên nghiệp, chi tiết hơn cho từng vị trí bán hàng Điều này không chỉ giúp lựa chọn nhân viên phù hợp mà còn thu hút nhân lực chất lượng cao Công ty cũng nên mở rộng phạm vi tuyển dụng và tăng cường truyền thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng như báo chí, đài phát thanh Bắc Ninh, truyền hình và internet để đa dạng hóa ứng viên và không bỏ sót những tài năng tiềm năng.
Đánh giá sau mỗi đợt tuyển dụng là rất quan trọng để nhận diện những thành công và hạn chế, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm cho toàn bộ quy trình tuyển dụng Điều này không chỉ áp dụng cho bộ phận bán hàng mà còn cho tất cả các bộ phận khác trong công ty.
Công ty cần chú trọng không chỉ vào việc tuyển dụng nhân viên chính thức mà còn phải quan tâm đến đội ngũ bán hàng bên ngoài như đại lý và cộng tác viên Đây là lực lượng bán hàng quan trọng, ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh Do đó, việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn cho đại lý và cộng tác viên là cần thiết Hơn nữa, trong quá trình tuyển chọn, doanh nghiệp cần xem xét vị trí, địa điểm và đặc điểm kinh doanh để thuận lợi cho việc tiếp xúc với khách hàng và tăng doanh số bán hàng.
Các nhà tuyển dụng cần theo dõi các xu hướng và nghiên cứu mới về tuyển dụng nhân sự toàn cầu Nghiên cứu của Đại học Harvard năm 2011 cho thấy, các công ty thành công thường xuyên tuyển dụng hơn là chỉ khi có vị trí trống, với 31% giám đốc nhân sự luôn tìm kiếm và sẵn sàng tuyển dụng khi phát hiện tài năng Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc các nhà quản trị phải chuyên nghiệp trong quá trình tuyển dụng lực lượng bán hàng.
3.3.4 Xây dựng một chương trình huấn luyện linh hoạt hơn cho lực lượng bán hàng
